prosedur pengurusan aset pk.ppas(p)11p)11 - pengurusan... · f. kehilangan & hapus kira 30....
TRANSCRIPT
PROSEDUR
PENGURUSAN
NO. RUJUKAN
: PK.PPAS(P)11
NO. KELUARAN
: 01
PENGURUSAN ASET
NO. PINDAAN
: 00
TARIKH KUATKUASA
: 01/06/2017
MUKA SURAT
: 1/21
PROSEDUR PENGURUSAN ASET
PK.PPAS(P)11 NAMA T/TANGAN TARIKH
DISEDIAKAN OLEH
ROSELIN BT A. RAZAK Akauntan
NORHALIDZA BT MOHD. NOR
Penolong Pegawai Tadbir
01/06/2017
DISEMAK OLEH NIHAYAH HJ EBNI HAJAR Pengurus Kualiti 01/06/2017
DILULUSKAN OLEH MASTURA HJ MUHAMAD Pengarah PPAS 01/06/2017
PROSEDUR
PENGURUSAN
NO. RUJUKAN
: PK.PPAS(P)11
NO. KELUARAN
: 01
PENGURUSAN ASET
NO. PINDAAN
: 00
TARIKH KUATKUASA
: 01/06/2017
MUKA SURAT
: 2/21
REKOD PINDAAN Adalah menjadi tanggungjawab pemegang dokumen ini untuk memastikan salinan dokumen ini sentiasa dikemaskini dengan memasukkan semua pindaan-pindaan yang dinyatakan di dalamnya
HALAMAN DIPINDA Tarikh No. Para Muka
Surat Bentuk Pindaan Diluluskan
PROSEDUR
PENGURUSAN
NO. RUJUKAN
: PK.PPAS(P)11
NO. KELUARAN
: 01
PENGURUSAN ASET
NO. PINDAAN
: 00
TARIKH KUATKUASA
: 01/06/2017
MUKA SURAT
: 3/21
BIL KANDUNGAN MUKA SURAT 1. Objektif 4
2. Skop 4
3. Rujukan 4
4. Isu-Isu Risiko 4
5. Definisi 5 – 6
6. Singkatan 6
7. Tindakan dan Tanggungjawab 7 – 11
8. Carta Aliran Kerja 12 - 19
9. Rekod Kualiti 20
10. Lampiran 21
PROSEDUR
PENGURUSAN
NO. RUJUKAN
: PK.PPAS(P)11
NO. KELUARAN
: 01
PENGURUSAN ASET
NO. PINDAAN
: 00
TARIKH KUATKUASA
: 01/06/2017
MUKA SURAT
: 4/21
1. OBJEKTIF Prosedur ini menyediakan garis panduan dalam urusan
pengendalian pengurusan asset yang meliputi rekod/ daftar
bekalan untuk kegunaan PPAS dengan mematuhi peraturan yang
telah ditetapkan dalam Pekeliling Perbendaharaan – Tatacara
Pengurusan Aset Alih Kerajaan.
2. SKOP Prosedur ini digunapakai oleh kakitangan Unit Pengurusan Aset
dalam melaksanakan tugas pendaftaran, semakan dan verifikasi
aset sehingga aset dilupuskan.
3. RUJUKAN 3.1 MK.PPAS.01 – Manual Kualiti MS ISO 9001:2015
Seksyen 7.1.3 – Infrastruktur
3.2 Tatacara Pengurusan Aset Alih Kerajaan : 1 Pekeliling
Perbendaharaan Am 2.1
4. ISU-ISU RISIKO
4.1 Perubahan kedudukan aset dari lokasi yang ditetapkan
tanpa kebenaran
PROSEDUR
PENGURUSAN
NO. RUJUKAN
: PK.PPAS(P)11
NO. KELUARAN
: 01
PENGURUSAN ASET
NO. PINDAAN
: 00
TARIKH KUATKUASA
: 01/06/2017
MUKA SURAT
: 5/21
5. DEFINISI 5.1 Aset
Bermaksud harta benda kepunyaan atau milikan atau di
bawah kawalan jabatan yang dibeli atau yang di sewa beli
dengan wang kerajaan, yang diterima melalui sumbangan
atau hadiah atau diperolehi melalui proses perundangan.
5.2 Aset Alih Bermaksud aset yang boleh dipindahkan dari satu tempat ke
satu tempat yang lain secara mudah termasuk aset alih yang
dibekalkan bersekali dengan penyediaan bangunan atau
infrastruktur lain.
5.3 Harta Modal a) Harta Modal (Aset Alih Dipermodalkan)
Aset Alih yang harga perolehan asalnya RM2,000
(Ringgit Malaysia Dua Ribu) atau lebih setiap satu unit.
b) Aset Alih Bernilai Rendah (Aset Alih Tidak
Dipermodalkan)
Aset Alih yang harga perolehan asalnya kurang
daripada RM2,000 (Ringgit Malaysia Dua Ribu) setiap
unit.
PROSEDUR
PENGURUSAN
NO. RUJUKAN
: PK.PPAS(P)11
NO. KELUARAN
: 01
PENGURUSAN ASET
NO. PINDAAN
: 00
TARIKH KUATKUASA
: 01/06/2017
MUKA SURAT
: 6/21
5.4 Pelupusan Satu proses untuk mengeluarkan aset dari milikan, kawalan,
simpanan dan rekod mengikut kaedah yang ditetapkan.
6. SINGKATAN
PPAS - Perbadanan Perpustakaan Awam Selangor
RATU - Perpustakaan Raja Tun Uda, Shah Alam
UPA - Unit Pengurusan Aset
KBPP - Ketua Bahagian Pentadbiran & Pengurusan
KB - Ketua Bahagian
PT - Pembantu Tadbir
PTA - Pegawai Penerima Aset
PPA - Pegawai Pemeriksa Aset
LPPA - Lembaga Pemeriksa Pelupusan Aset
USP - Urus Setia Pelupusan
JKP - Jawatankuasa Penyiasat
USKHK - Urus Setia Kehilangan & Hapus Kira
USTT - Urusetia Tindakan Tatatertib
PAset - Pegawai Aset
PIT - Pegawai IT
PROSEDUR
PENGURUSAN
NO. RUJUKAN
: PK.PPAS(P)11
NO. KELUARAN
: 01
PENGURUSAN ASET
NO. PINDAAN
: 00
TARIKH KUATKUASA
: 01/06/2017
MUKA SURAT
: 7/21
7. TINDAKAN DAN TANGGUNGJAWAB TINDAKAN T/JAWAB
A. PENDAFTARAN ASET ALIH 1. Terima aset bersama-sama punca maklumat:-
(a) Aset yang dibeli:-
i. Pesanan Rasmi Kerajaan
ii. Nota Serahan
iii. Invois
iv. Dokumen Kontrak
v. Kad Jaminan
vi. Manual Pengguna
vii. Dokumen lain yang berkaitan
PAset
2. Periksa fizikal aset berdasarkan spesifikasi yang ditetapkan.
a. Jika memuaskan : teruskan dengan tindakan no.3
b. Jika tidak memuaskan: isi Borang Kew.PA-1 dan hantar
borang beserta aset kepada pembekal.
PTA
3. Tentukan kumpulan aset mengikut kategori berikut:-
a) Harta Modal Alih
b) Aset Alih Bernilai Rendah
B. PENDAFTARAN ASET ALIH KERAJAAN 4 Sediakan Daftar Harta Modal KEW.PA-2 dan Daftar Aset Alih
Bernilai Rendah KEW. PA-3
PAset
PROSEDUR
PENGURUSAN
NO. RUJUKAN
: PK.PPAS(P)11
NO. KELUARAN
: 01
PENGURUSAN ASET
NO. PINDAAN
: 00
TARIKH KUATKUASA
: 01/06/2017
MUKA SURAT
: 8/21
TINDAKAN T/JAWAB
5. Sediakan Senarai Daftar Harta Modal KEW.PA-4 dan
Senarai Daftar Aset Alih Bernilai Rendah KEW.PA-5
6. Labelkan nombor siri pendaftaran pada aset.
7. Tempatkan aset di lokasi yang telah ditentukan
PT
8. Sediakan Senarai Aset Alih Kerajaan Kew.PA-7 dalam dua
salinan, satu salinan disimpan oleh PAset dan satu disimpan
di lokasi aset.
PAset
C. PENGGUNAAN, PENYIMPANAN & PEMERIKSAAN 9. Guna aset mengikut peraturan yang telah ditetapkan.
10. Dapatkan kelulusan Pengarah untuk aset yang dibawa keluar
11. Simpan aset di tempat yang selamat dan sentiasa dikawal
selia.
Semua
KB
12. Periksa aset sekurang-kurangnya sekali setahun dari segi:
12.1 Fizikal
12.2 Rekod
12.3 Penempatan
PPA
13. Hantar Laporan Pemeriksaan Harta Modal KEW.PA-10,
KEW.PA-11 dan Sijil Tahunan Pemeriksaan Harta Modal dan
Aset Alih Bernilai Rendah KEW.PA-12 kepada Pengarah
untuk semakan dan pengesahan.
PPA
14. Kemukakan KEW.PA-12 yang telah disemak dan disahkan
kepada Perbendaharaan Negeri Selangor.
KBPP
PROSEDUR
PENGURUSAN
NO. RUJUKAN
: PK.PPAS(P)11
NO. KELUARAN
: 01
PENGURUSAN ASET
NO. PINDAAN
: 00
TARIKH KUATKUASA
: 01/06/2017
MUKA SURAT
: 9/21
TINDAKAN T/JAWAB D. PENYELENGGARAAN 15. Rekodkan butir penyelenggaraan jika ada ke dalam Daftar
Penyelenggaraan Harta Modal KEW.PA-14.
16. Selia dan pantau penyelenggaraan supaya berkesan dan kos
efektif.
PAset
E. PELUPUSAN ASET ALIH KERAJAAN 17. Kenal pasti aset yang perlu dilupuskan dan kemukakan
kepada USP.
Semua
KB 18. Dapatkan PEP KEW.PA-16 daripada JKR untuk kenderaan
dan daripada PIT bagi komputer (jika perlu).
USP
19. Sediakan maklumat aset dalam Borang Laporan Lembaga
Pemeriksa KEW.PA-17.
20. Jalankan pemeriksaan aset dan mengesyorkan kaedah
pelupusan yang sesuai.
21. Tandatangan KEW.PA-17 dan kemukakan kepada USP.
LP
22. Semak KEW.PA-17 dan pastikan dokumen pelupusan
lengkap.
23. Kemukakan kepada Pengarah untuk kelulusan.
USP
24. Luluskan pelupusan. Pengarah 25. Maklumkan keputusan pelupusan kepada pemohon.
26. Laksanakan pelupusan mengikut kelulusan.
27. Sediakan Sijil Pelupusan
USP
PROSEDUR
PENGURUSAN
NO. RUJUKAN
: PK.PPAS(P)11
NO. KELUARAN
: 01
PENGURUSAN ASET
NO. PINDAAN
: 00
TARIKH KUATKUASA
: 01/06/2017
MUKA SURAT
: 10/21
TINDAKAN T/JAWAB 28. Kemukakan Sijil Pelupusan KEW.PA-19 kepada Pengarah
untuk tandatangan.
29. Kemaskini rekod daftar aset.
USP
F. KEHILANGAN & HAPUS KIRA 30. Laporkan kehilangan aset kepada KB berkenaan dan pihak
polis dalam tempoh 24 jam dari waktu kehilangan diketahui.
Peg.
Berkaitan
31. Sediakan laporan awal KEW.PA-28 dan hantar laporan awal
tersebut beserta salinan Laporan Polis kepada Pengarah
dalam tempoh 2 hari bekerja.
KB Berkaitan
32. Lantik JKP secara bertulis dalam tempoh 2 minggu dari
tarikh Laporan Awal ditandatangani oleh KB Berkenaan.
Pengarah
33. Jalankan siasatan dengan segera.
34. Sediakan Laporan Akhir KEW.PA-30 dan kemukakan kepada
Urus Setia Kehilangan dan Hapuskira dalam masa 2 bulan
dari tarikh perlantikan.
JKP
35. Semak Laporan Akhir dan kemukakan kepada Pengarah
untuk mendapatkan syor dan ulasan.
USKHK
36. Syor tindakan hapuskira aset seperti berikut :-
i. Dengan surcaj atau tatatertib atau kedua-duanya
sekali; atau
ii. Tanpa surcaj atau tatatertib
Pengarah
37. Maklumkan keputusan kepada KB Berkenaan dan USTT. USKHK
PROSEDUR
PENGURUSAN
NO. RUJUKAN
: PK.PPAS(P)11
NO. KELUARAN
: 01
PENGURUSAN ASET
NO. PINDAAN
: 00
TARIKH KUATKUASA
: 01/06/2017
MUKA SURAT
: 11/21
TINDAKAN T/JAWAB 38. Laksanakan keputusan. USTT
39. Rekod kelulusan hapuskira dalam Daftar Harta Modal/ Aset
Alih Bernilai Rendah
PT
40. Sediakan Sijil Hapuskira KEW.PA-31 dan dapatkan
tandatangan Pengarah.
41. Sediakan dan kemukakan Laporan Tahunan Tindakan
Surcaj/ Tatatertib KEW.PA-32 kepada Perbendaharaan
Negeri Selangor.
PAset
PROSEDUR
PENGURUSAN
NO. RUJUKAN
: PK.PPAS(P)11
NO. KELUARAN
: 01
PENGURUSAN ASET
NO. PINDAAN
: 00
TARIKH KUATKUASA
: 01/06/2017
MUKA SURAT
: 12/21
8. CARTA ALIRAN KERJA
A. PENERIMAAN ASET ALIH TINDAKAN T/JAWAB
PPT/ KB - Terima aset bersama punca maklumat
KB
- Lakukan pemeriksaan aset
- Memuaskan?
PAset - Tentukan kumpulan aset
TAMAT
Ya
Tidak Pulangkan kepada pembekal
MULA
PROSEDUR
PENGURUSAN
NO. RUJUKAN
: PK.PPAS(P)11
NO. KELUARAN
: 01
PENGURUSAN ASET
NO. PINDAAN
: 00
TARIKH KUATKUASA
: 01/06/2017
MUKA SURAT
: 13/21
B. PENDAFTARAN ASET ALIH KERAJAAN
TINDAKAN T/JAWAB
PT - Sediakan Daftar Harta Modal & Daftar Inventori
PPT - PT -
Cop pengesahan pendaftaran aset Sediakan senarai Daftar Harta Modal dan Daftar Inventori
- Labelkan nombor siri pendaftaran pada aset
- PAset -
Tempatkan aset di lokasi. Sediakan Senarai Aset Alih Kerajaan
MULA
TAMAT
PROSEDUR
PENGURUSAN
NO. RUJUKAN
: PK.PPAS(P)11
NO. KELUARAN
: 01
PENGURUSAN ASET
NO. PINDAAN
: 00
TARIKH KUATKUASA
: 01/06/2017
MUKA SURAT
: 14/21
C. PENGGUNAAN, PENYIMPANAN & PEMERIKSAAN
TINDAKAN T/JAWAB
Semua KB -
Guna aset mengikut peraturan yang ditetapkan
- Dapatkan kelulusan Pengarah untuk aset yang dibawa keluar
- Simpan aset di tempat selamat. PPA - PPA - KB KEW -
Periksa aset sekali setahun Hantar KEW.PA-10, KEW.PA11 dan KEW.PA-12 kepada Pengarah untuk semakan dan pengesahan Kemukakan KEW.PA-12 yang telah disahkan kepada Perbendaharaan Negeri Selangor
MULA
TAMAT
PROSEDUR
PENGURUSAN
NO. RUJUKAN
: PK.PPAS(P)11
NO. KELUARAN
: 01
PENGURUSAN ASET
NO. PINDAAN
: 00
TARIKH KUATKUASA
: 01/06/2017
MUKA SURAT
: 15/21
D. PENYELENGGARAAN TINDAKAN T/JAWAB
PAset -
Rekodkan butir penyelenggaraan ke dalam KEW.PA-14
- Selia dan pantau penyelenggaraan
MULA
TAMAT
PROSEDUR
PENGURUSAN
NO. RUJUKAN
: PK.PPAS(P)11
NO. KELUARAN
: 01
PENGURUSAN ASET
NO. PINDAAN
: 00
TARIKH KUATKUASA
: 01/06/2017
MUKA SURAT
: 16/21
E. PELUPUSAN ASET ALIH KERAJAAN TINDAKAN T/JAWAB
Semua KB - Kenal pasti aset yang perlu dilupuskan.
USP - Dapatkan PEP KEW.PA-16 (jika perlu) LP -
-
-
USP - Pengarah -
Sediakan maklumat aset dalam borang KEW.PA-17 Jalankan pemeriksaan dan syor kaedah pelupusan. Lengkapkan laporan, tandatangan dan kemukakan kepada USP Semak laporan dan pastikan dokumen sokongan disertakan Lengkap? Luluskan pelupusan
Ya
Tidak
Kembalikan kepada LP
MULA
A
PROSEDUR
PENGURUSAN
NO. RUJUKAN
: PK.PPAS(P)11
NO. KELUARAN
: 01
PENGURUSAN ASET
NO. PINDAAN
: 00
TARIKH KUATKUASA
: 01/06/2017
MUKA SURAT
: 17/21
E. PELUPUSAN ASET ALIH KERAJAAN (Sambungan) TINDAKAN T/JAWAB
USP - Maklumkan keputusan pelupusan kepada pemohon - Laksanakan pelupusan mengikut keputusan - Sediakan Sijil Pelupusan KEW.PA-19
- Kemukakan Sijil Pelupusan kepada Pengarah untuk ditandatangani
PT - Kemaskini rekod daftar aset.
A
TAMAT
PROSEDUR
PENGURUSAN
NO. RUJUKAN
: PK.PPAS(P)11
NO. KELUARAN
: 01
PENGURUSAN ASET
NO. PINDAAN
: 00
TARIKH KUATKUASA
: 01/06/2017
MUKA SURAT
: 18/21
F. KEHILANGAN DAN HAPUSKIRA TINDAKAN T/JAWAB
Semua Peg Berkenaan - Laporkan kehilangan kepada KB & polis
KB Berkenaan - Sediakan laporan KEW.PA-28
Pengarah - Lantik JKP JKP - Siasat dan sediakan laporan Akhir serta kemukakan kepada USKHK
USKHK - Semak laporan dan kemukakan kepada Pengarah untuk syor dan ulasan.
Pengarah - Syor tindakan hapuskira aset USKHK - Maklumkan keputusan kepada KB Berkenaan dan USTT.
A MULA
A
PROSEDUR
PENGURUSAN
NO. RUJUKAN
: PK.PPAS(P)11
NO. KELUARAN
: 01
PENGURUSAN ASET
NO. PINDAAN
: 00
TARIKH KUATKUASA
: 01/06/2017
MUKA SURAT
: 19/21
B. PELUPUSAN ASET ALIH KERAJAAN (Sambungan)
TINDAKAN T/JAWAB
USTT - Laksanakan keputusan
PT - Rekod kelulusan hapuskira dalam Daftar Harta Modal / Inventori.
PAset - Sediakan Sijil Hapus Kira dan Dapatkan tandatangan Pengarah.
- Sediakan dan kemukakan laporan KEW.PA-32 kepada Perbendaharaan Selangor.
TAMAT
A
PROSEDUR
PENGURUSAN
NO. RUJUKAN
: PK.PPAS(P)11
NO. KELUARAN
: 01
PENGURUSAN ASET
NO. PINDAAN
: 00
TARIKH KUATKUASA
: 01/06/2017
MUKA SURAT
: 20/21
9. REKOD KUALITI
Bil Jenis Rekod
Lokasi Tempoh Penyimpanan
9.1
9.2
9.3
9.4
9.5
9.6
9.7
9.8
Daftar Harta Modal Kew. PA-2
Daftar Inventori Kew. PA-3
Senarai Daftar Harta Modal Kew.PA-4
Senarai Daftar Inventori Kew. PA-5
Senarai Aset Alih Kerajaan Kew PA-7
Fail Pengurusan Aset PA 5/30
Fail Akuan Penerimaan Bahan PA 6/23
Fail Pengurusan Risiko
KEW/P
KEW/P
KEW/P
KEW/P
KEW/P
KEW/P
KEW/P
KEW/P
5 – 7 tahun
5 – 7 tahun
5 – 7 tahun
5 – 7 tahun
5 – 7 tahun
5 – 7 tahun
5 – 7 tahun
5 – 7 tahun
PROSEDUR
PENGURUSAN
NO. RUJUKAN
: PK.PPAS(P)11
NO. KELUARAN
: 01
PENGURUSAN ASET
NO. PINDAAN
: 00
TARIKH KUATKUASA
: 01/06/2017
MUKA SURAT
: 21/21
10. LAMPIRAN Bil. Jenis Lampiran Lampiran 10.1 Contoh Daftar Harta Modal (KEW. PA-2) PK.PPAS(P)11(L1)
10.2 Contoh Daftar Inventori (KEW. PA-3) PK.PPAS(P)11(L2)
10.3 Contoh Senarai Daftar Harta Modal (KEW.PA-4) PK.PPAS(P)11(L3)
10.4 Contoh Senarai Daftar Inventori (KEW.PA-5) PK.PPAS(P)11(L4)
10.5 Contoh Senarai Aset (KEW.PA-7) PK.PPAS(P)11(L5)
10.6 Contoh Laporan Pemeriksaan Harta Modal
(KEW.PA-10)
PK.PPAS(P)11(L6)
10.7 Contoh Laporan Pemeriksaan Inventori
(KEW.PA-11)
PK.PPAS(P)11(L7)
10.8 Contoh Sijil Tahunan Pemeriksaan Harta Modal
dan Inventori (KEW.PA-12)
PK.PPAS(P)11(L8)
10.9 Contoh PEP (KEW.PA-16) PK.PPAS(P)11(L9)
10.10 Contoh Borang Laporan Lembaga Pemeriksa
(KEW.PA-17)
PK.PPAS(P)11(L10)
10.11
Contoh Sijil Pelupusan Aset Alih kerajaan
(KEW.PA-19)
PK.PPAS(P)11(L11)