PROSEDUR PENGURUSAN

NO. RUJUKAN

: PK.PPAS(P)13

NO. KELUARAN

: 01

LATIHAN

NO. PINDAAN

: 00

TARIKH KUATKUASA

: 01/06/2017

MUKA SURAT

: 1/ 15

PROSEDUR LATIHAN PK.PPAS(P)13

NAMA

T/TANGAN

TARIKH

DISEDIAKAN OLEH

SABARIAH SAYUTI

Pustakawan

NAZALEEZA HASSAN Penolong Pustakawan

01/06/2017

DISEMAK OLEH

NIHAYAH HJ EBNI HAJAR Pengurus Kualiti

01/06/2017

DILULUSKAN OLEH

MASTURA HAJI MUHAMAD

Pengarah PPAS

01/06/2017

PROSEDUR PENGURUSAN

NO. RUJUKAN

: PK.PPAS(P)13

NO. KELUARAN

: 01

LATIHAN

NO. PINDAAN

: 00

TARIKH KUATKUASA

: 01/06/2017

MUKA SURAT

: 2/ 15

REKOD PINDAAN Adalah menjadi tanggungjawab pemegang dokumen ini untuk memastikan salinan dokumen ini sentiasa dikemaskini dengan memasukkan semua pindaan-pindaan yang dinyatakan di dalamnya.

HALAMAN DIPINDA Tarikh No. Para Muka surat Bentuk Pindaan Diluluskan

PROSEDUR PENGURUSAN

NO. RUJUKAN

: PK.PPAS(P)13

NO. KELUARAN

: 01

LATIHAN

NO. PINDAAN

: 00

TARIKH KUATKUASA

: 01/06/2017

MUKA SURAT

: 3/ 15

BIL KANDUNGAN MUKA SURAT

1. Objektif 4

2. Skop 5

3. Rujukan 5

4. Isu-Isu Risiko 5

5. Definisi 6

6. Singkatan 6 – 7

7. Tindakan dan Tanggungjawab 8 – 10

8. Carta Aliran Kerja 11 - 13

9. Rekod Kualiti 14

10. Lampiran 15

PROSEDUR PENGURUSAN

NO. RUJUKAN

: PK.PPAS(P)13

NO. KELUARAN

: 01

LATIHAN

NO. PINDAAN

: 00

TARIKH KUATKUASA

: 01/06/2017

MUKA SURAT

: 4/ 15

1.0 OBJEKTIF 1.1 Untuk memberi garis panduan bagi memastikan kakitangan

mendapatkan latihan dalaman dan luaran untuk

meningkatkan tahap intelektual, emosi, kerohanian dan

teknikal.

1.2 Untuk mengenalpasti tahap ketrampilan dan kecekapan

kakitangan supaya dapat diberi latihan yang sewajarnya.

1.3 Untuk mempertingkat prestasi kakitangan dan organisasi.

1.4 Untuk memberi perkhidmatan yang cemerlang bagi

memenuhi keperluan pelanggan.

1.5 Untuk memastikan setiap kakitangan dapat menghadiri

sekurang-kurangnya 3 hari setahun bergantung kepada

kewangan jabatan dalam bidang latihan yang berikut :

i. Latihan Kompetensi (Umum dan Khusus)

ii. Latihan yang merangkumi aspek intelektual,

kerohanian, emosi dan teknikal.

iii. Seminar/Forum/Bengkel/Simposium berorientasikan

bidang latihan.

iv. Mewakili Jabatan atau Kementerian ke mana-mana

pertandingan kemahiran (Internship).

v. Penglibatan sebagai Hakim atau Panel Pengadil

dalam Pertandingan Kemahiran peringkat

Kebangsaan/ Antarabangsa.

PROSEDUR PENGURUSAN

NO. RUJUKAN

: PK.PPAS(P)13

NO. KELUARAN

: 01

LATIHAN

NO. PINDAAN

: 00

TARIKH KUATKUASA

: 01/06/2017

MUKA SURAT

: 5/ 15

2.0 SKOP Prosedur ini digunapakai oleh pengurusan PPAS bagi merancang

keperluan latihan, melaksana latihan kakitangan PPAS.

3.0 RUJUKAN 3.1 MK.PPAS.01 - Manual Kualiti MS ISO 9001:2015

Seksyen 6.1 - Penyediaan Bagi Mengendalikan

Risiko & Kepelbagaian Perkhidmatan

Seksyen 7.2 - Kompeten

3.2 Dasar Pengurusan dan Perkhidmatan Sumber Manusia

(Artikel 2. Dasar Pengambilan, Pelantikan, Pengesahan dan

Penamatan Perkhidmatan)

3.3 Pekeliling Perbendaharaan dan Surat Pekeliling

Perbendaharaan yang berkaitan yang dikeluarkan oleh

Kementerian Kewangan Malaysia dari masa ke semasa.

3.4 Pekeliling Perkhidmatan dan Surat Pekeliling Perkhidmatan

yang berkaitan yang dikeluarkan oleh Jabatan Perkhidmatan

Awam dari masa ke semasa.

4.0 ISU – ISU RISIKO 4.1. Kekurangan Bajet tahunan

4.2. Pembatalan Senarai Peserta Kursus

PROSEDUR PENGURUSAN

NO. RUJUKAN

: PK.PPAS(P)13

NO. KELUARAN

: 01

LATIHAN

NO. PINDAAN

: 00

TARIKH KUATKUASA

: 01/06/2017

MUKA SURAT

: 6/ 15

5.0 DEFINISI 5.1 Latihan

Semua jenis kursus, seminar dan bengkel sama ada

berbentuk akademik, pengetahuan atau kemahiran yang

merangkumi aspek intelektual, emosional, teknikal & spiritual

(kerohanian).

5.2 Latihan Dalaman Sebarang kursus atau latihan yang dianjurkan oleh PPAS

sama ada di dalam kawasan atau di luar kawasan pejabat

PPAS.

5.3 Latihan Luaran Sebarang kursus atau latihan sama ada yang dianjurkan

oleh lain-lain institusi latihan kerajaan ataupun swasta sama

ada di dalam atau di luar negeri.

6.0 SINGKATAN PPAS - Perbadanan Perpustakaan Awam Selangor

KB - Ketua Bahagian

PSM - Bahagian Pembangunan Sumber Manusia

PP - Penolong Pustakawan

PemP - Pembantu Pustakawan

LAT - Latihan

PROSEDUR PENGURUSAN

NO. RUJUKAN

: PK.PPAS(P)13

NO. KELUARAN

: 01

LATIHAN

NO. PINDAAN

: 00

TARIKH KUATKUASA

: 01/06/2017

MUKA SURAT

: 7/ 15

KEW - Bahagian Kewangan

PTPO - Pembantu Tadbir (Perkeranian/Operasi)

PO - Pembantu Operasi

HRMIS - Sistem Maklumat Pengurusan Sumber Manusia

JPA - Jabatan Perkhidmatan Awam

TNA - Training Need Analysis

POL - Pelan Operasi Latihan

LO - Local Order

PROSEDUR PENGURUSAN

NO. RUJUKAN

: PK.PPAS(P)13

NO. KELUARAN

: 01

LATIHAN

NO. PINDAAN

: 00

TARIKH KUATKUASA

: 01/06/2017

MUKA SURAT

: 8/ 15

7. TINDAKAN DAN TANGGUNGJAWAB

TINDAKAN T/JAWAB

A. Perancangan Latihan 1. Mengenal pasti keperluan latihan bagi kakitangan

PPAS berdasarkan:

i. Kajian Keperluan Latihan (Training Need

Analysis)

ii. Maklumbalas Penilaian Kursus

iii. Perbincangan dengan pengurusan atasan

iv. Permohonan kakitangan (Rujuk Lampiran 1).

2. Menyedia dan membentangkan Laporan TNA untuk

pengesahan Pengarah.

3. Menyediakan Pelan Operasi Latihan (POL) untuk

kelulusan.

4. Menyediakan Takwim Perancangan Latihan Tahunan.

KB/PP

5. Menyediakan Pelan Operasi Latihan (POL) untuk

kelulusan.

6. Menyediakan Menyediakan Takwim Perancangan

Latihan Tahunan.

KB

PP

B. Latihan Anjuran PPAS 7. Mengenalpasti tempat latihan/ peserta/ penceramah/

konsultan (mengikut keperluan)

8. Membentangkan kertas cadangan dan sebut harga dari

konsultan. (sekiranya latihan memerlukan khidmat

PP

PROSEDUR PENGURUSAN

NO. RUJUKAN

: PK.PPAS(P)13

NO. KELUARAN

: 01

LATIHAN

NO. PINDAAN

: 00

TARIKH KUATKUASA

: 01/06/2017

MUKA SURAT

: 9/ 15

TINDAKAN T/JAWAB

konsultan) kepada Pengarah.

9. Mengeluarkan pengesahan dan surat tawaran kepada

konsultan.

10. Mengeluarkan surat tawaran kepada peserta

berdasarkan kompetensi.

11. Memohon Pesanan Kerajaan (LO) untuk pembayaran

pakej latihan/penginapan & makanan/penceramah).

12. Menyediakan kelengkapan latihan (peralatan dan nota)

13. Melaksanakan latihan, memantau pelaksanaan kursus

oleh penceramah/konsultan dan dan mengedarkan

Borang Penilaian Kursus Dalam dan Luar Negara

(Rujuk Lampiran 2).

14. Menguruskan pembayaran pakej latihan.

15. Menyediakan Laporan Analisa Kursus untuk tujuan

penambahbaikan dan kemukakan kepada Ketua

Bahagian untuk makluman dan tindakan selanjutnya.

16. Mengemaskini rekod kehadiran latihan.

17. Mengedarkan Borang Penilaian Keberkesanan Kursus

(Rujuk Lampiran 3) selepas 3 Bulan latihan diadakan.

Penilaian kursus dilakukan bagi kursus yang 1 hari atau

lebih bagi kursus yang berkaitan tugas.

18. Menerima dan menganalisa Borang Penilaian

Keberkesanan Kursus.

PP

PROSEDUR PENGURUSAN

NO. RUJUKAN

: PK.PPAS(P)13

NO. KELUARAN

: 01

LATIHAN

NO. PINDAAN

: 00

TARIKH KUATKUASA

: 01/06/2017

MUKA SURAT

: 10/ 15

TINDAKAN T/JAWAB

19. Menyediakan Laporan Keberkesanan Kursus dan

kemukakan kepada KB untuk makluman dan tindakan.

PP

C. Latihan Anjuran Agensi Luar 20. Menerima dan menilai

i. Tawaran latihan daripada penyedia khidmat

latihan

ii. Permohonan oleh kakitangan PPAS

iii. Pencalonan oleh Ketua Jabatan

Bagi kakitangan PPAS untuk menghadiri latihan

anjuran agensi luar.

21. Menyediakan permohonan untuk kelulusan menghadiri

latihan berdasarkan kos yang diterima.

KB

22. Menghantar butiran peserta kepada penganjur.

23. Memohon Pesanan Kerajaan (LO) untuk pembayaran

pakej.

24. Menguruskan pembayaran latihan.

PP

25. Mengedarkan Borang Penilaian Keberkesanan Kursus

kepada KB (Rujuk Lampiran 3) selepas 3 Bulan latihan

diadakan. Penilaian kursus dilakukan bagi kursus yang

1 hari atau lebih bagi kursus yang berkaitan tugas.

26. Menyediakan laporan keberkesanan kursus kepada KB

untuk makluman dan tindakan selanjutnya.

PP

PROSEDUR PENGURUSAN

NO. RUJUKAN

: PK.PPAS(P)13

NO. KELUARAN

: 01

LATIHAN

NO. PINDAAN

: 00

TARIKH KUATKUASA

: 01/06/2017

MUKA SURAT

: 11/ 15

8. CARTA ALIRAN KERJA A. PROSEDUR PENGENDALIAN LATIHAN

TINDAKAN T/JAWAB

1. Tentu kompetensi dan rancang latihan berdasarkan

kepada keperluan kakitangan melalui: i. Pelan Operasi Latihan (POL)

ii. Arahan/Cadangan Pengurusan

2. Sediakan maklumat-maklumat berikut:

i. Jenis-jenis kursus

ii. Tarikh dan tempat

iii. Bilangan peserta

3. Kemukakan cadangan latihan dalaman kepada

Pengarah (P) untuk mendapatkan kelulusan.

4. Menimbang dan meluluskan cadangan jadual latihan

dalaman.

5. Terima kelulusan cadangan Jadual Latihan Dalaman.

6. Edarkan jadual latihan kepada KB di setiap Bahagian.

TAMAT

PROSEDUR PENGURUSAN

NO. RUJUKAN

: PK.PPAS(P)13

NO. KELUARAN

: 01

LATIHAN

NO. PINDAAN

: 00

TARIKH KUATKUASA

: 01/06/2017

MUKA SURAT

: 12/ 15

B. PELAKSANAAN KURSUS DALAMAN

TINDAKAN T/JAWAB

Sebelum kursus 1. Buat persediaan sebelum kursus yang meliputi:

a) Tempahan tempat kursus

b) Jadual kursus

c) Melantik penceramah luar / dalam

d) Surat panggilan kepada peserta Semasa Kursus 2. Rekod kehadiran peserta kursus.

3. Edar Borang Penilaian Kursus Dalam and luar Negara

kepada peserta kursus seperti di Lampiran 1.

4. Mengeluarkan sijil kepada peserta pada hari terakhir kursus.

Selepas Kursus 5. Buat laporan Kursus berdasarkan Borang Penilaian

Kursus Dalam dan Luar Negara oleh peserta kursus bagi

tujuan penambahbaikan kursus.

6. Kemukakan laporan maklumbalas kepada KB PSM mengenai kursus yang dijalankan.

7. Edar borang Penilaian Keberkesanan Kursus selepas

tiga bulan menghadiri kursus seperti di Lampiran 3

kepada KB bagi setiap kakitangan yang berkursus.

8. Menerima Borang Penilaian Keberkesanan Kursus

kepada KB berkenaan.

9. Mengemukakan Laporan Penilaian Kursus kepada KB PSM.

PROSEDUR PENGURUSAN

NO. RUJUKAN

: PK.PPAS(P)13

NO. KELUARAN

: 01

LATIHAN

NO. PINDAAN

: 00

TARIKH KUATKUASA

: 01/06/2017

MUKA SURAT

: 13/ 15

C. PELAKSANAAN KURSUS LUARAN

TINDAKAN T/JAWAB

1. Terima jadual / program latihan dari agensi luar..

2. Edar maklumat kursus yang berkaitan kepada KB

berkaitan bidang tugas.

3. Terima Pencalonan daripada Bahagian yang berkaitan.

4. Sediakan Minit Kelulusan dari Pengarah untuk

pencalonan mengikuti latihan/kursus yang melibatkan kos.

5. Kemukakan permohonan kursus kepada agensi

penganjur.

6. Menerima pengesahan / keputusan pencalonan

daripada agensi penganjur.

7. Memohon Pesanan Kerajaan (LO) untuk pembayaran pakej.

8. Memaklumkan calon pesertayang terlibat

9. Mengemukakan Laporan Penilaian Kursus Dalam dan Luar negara kepada KB PSM.

10. Mengedarkan Borang Penilaian Keberkesanan Kursus

kepada KB.

11. Menyediakan laporan keberkesanan kursus kepada KB untuk

makluman dan tindakan selanjutnya.

1

B

2

3

4

5

6

7

8

9

10

11

TAMAT

PROSEDUR PENGURUSAN

NO. RUJUKAN

: PK.PPAS(P)13

NO. KELUARAN

: 01

LATIHAN

NO. PINDAAN

: 00

TARIKH KUATKUASA

: 01/06/2017

MUKA SURAT

: 14/ 15

9. REKOD KUALITI

Bil Jenis Rekod Lokasi Tempoh

Penyimpanan

9.1 Fail Kursus Dalaman

PPAS.500-5/1/2017

Bilik Fail,

Tingkat 3,

Perpustakaan

Raja Tun Uda,

Shah Alam

5 tahun

9.2

Fail Kursus Luaran

PPAS.500-5/2/2017

5 tahun

9.3

Fail Peribadi

PA 2.2 / (no fail kakitangan)

Sepanjang

Perkhidmatan

9.4

Fail Pengurusan Risiko

5 Tahun

PROSEDUR PENGURUSAN

NO. RUJUKAN

: PK.PPAS(P)13

NO. KELUARAN

: 01

LATIHAN

NO. PINDAAN

: 00

TARIKH KUATKUASA

: 01/06/2017

MUKA SURAT

: 15/ 15

10. LAMPIRAN Bil. Jenis Lampiran Lampiran 10.1

10.2

10.3

Borang Permohonan Latihan

Borang Penilaian Kursus

Borang Penilaian Keberkesanan Kursus

PK.PPAS(P)13(L1)

PK.PPAS(P)13(L2)

PK.PPAS(P)13(L3)