prosedur kajian semula pengurusan pk.ppas(p)07 - …p)07 - mksp.pdf · prosedur ini adalah untuk...
TRANSCRIPT
PROSEDUR
PENGURUSAN
NO. RUJUKAN
: PK.PPAS(P)07
NO. KELUARAN
: 01
KAJIAN SEMULA PENGURUSAN
NO. PINDAAN
: 00
TARIKH KUATKUASA
: 01/06/2017
MUKA SURAT
: 1/ 14
PROSEDUR KAJIAN SEMULA PENGURUSAN
PK.PPAS(P)07
NAMA T/TANGAN TARIKH
DISEDIAKAN OLEH
NIHAYAH HJ EBNI HAJAR Pustakawan
SHARIFAH NOR ASIKIN BT SYED
MOHD PISAL Penolong Pustakawan
01/06/2017
DISEMAK OLEH NIHAYAH HJ EBNI HAJAR Pengurus Kualiti 01/06/2017
DILULUSKAN OLEH MASTURA HJ MUHAMAD Pengarah PPAS 01/06/2017
PROSEDUR
PENGURUSAN
NO. RUJUKAN
: PK.PPAS(P)07
NO. KELUARAN
: 01
KAJIAN SEMULA PENGURUSAN
NO. PINDAAN
: 00
TARIKH KUATKUASA
: 01/06/2017
MUKA SURAT
: 2/ 14
REKOD PINDAAN Adalah menjadi tanggungjawab pemegang dokumen ini untuk memastikan salinan dokumen ini sentiasa dikemaskini dengan memasukkan semua pindaan-pindaan yang dinyatakan di dalamnya
HALAMAN DIPINDA Tarikh No. Para Muka Surat Bentuk Pindaan Diluluskan
PROSEDUR
PENGURUSAN
NO. RUJUKAN
: PK.PPAS(P)07
NO. KELUARAN
: 01
KAJIAN SEMULA PENGURUSAN
NO. PINDAAN
: 00
TARIKH KUATKUASA
: 01/06/2017
MUKA SURAT
: 3/ 14
BIL KANDUNGAN MUKA SURAT
1. Objektif 4
2. Skop 4
3. Rujukan 4
4. Isu-Isu Risiko 4
5. Definisi 5
6. Singkatan 5
7. Tindakan dan Tanggungjawab 6 – 9
8. Carta Aliran Kerja 10 – 11
9. Rekod Kualiti 12 – 13
10. Lampiran 14
PROSEDUR
PENGURUSAN
NO. RUJUKAN
: PK.PPAS(P)07
NO. KELUARAN
: 01
KAJIAN SEMULA PENGURUSAN
NO. PINDAAN
: 00
TARIKH KUATKUASA
: 01/06/2017
MUKA SURAT
: 4/ 14
1. OBJEKTIF Prosedur ini adalah untuk memastikan penilaian berterusan dibuat
ke atas Sistem Pengurusan Kualiti supaya ianya sentiasa
berkesan dan dilaksanakan dengan memenuhi keperluan
standard. Ia juga memastikan tindakan pembetulan, pencegahan
dan penambahbaikan dilaksanakan dari semasa ke semasa.
2. SKOP Prosedur ini digunapakai oleh pengurusan PPAS semasa
mengendalikan Mesyuarat Kajian Semula Pengurusan mengikut
kekerapan yang ditetapkan dan mengambil tindakan susulan untuk
mempastikan penyelenggaraan Sistem Pengurusan Kualiti yang
berkesan dan berterusan.
3. RUJUKAN 3.1 MK.PPAS.01 - Manual Kualiti MS ISO 9001:2015
Seksyen 5.1 - Komitmen pengurusan
Seksyen 6.2 - Objektif kualiti
Seksyen 9.3 - Kajian semula pengurusan
4. ISU – ISU RISIKO 4.1 Kesilapan dalam membuat keputusan
4.2 Laporan yang tidak menyeluruh
PROSEDUR
PENGURUSAN
NO. RUJUKAN
: PK.PPAS(P)07
NO. KELUARAN
: 01
KAJIAN SEMULA PENGURUSAN
NO. PINDAAN
: 00
TARIKH KUATKUASA
: 01/06/2017
MUKA SURAT
: 5/ 14
5. DEFINISI 5.1 Mesyuarat Kajian Semula Pengurusan (MKSP)
Kajian Semula Pengurusan ialah Mesyuarat Pengurusan
PPAS yang dipengerusikan oleh Pengarah dan dianggotai
oleh semua Ketua Seksyen, Ketua Bahagian atau wakilnya.
5.2 Pengurus Kualiti
Pegawai yang dipertanggungjawabkan untuk melaras segala
aktiviti-aktiviti Sistem Pengurusan Kualiti PPAS.
6. SINGKATAN MKSP - Mesyuarat Kajian Semula Pengurusan
PQ - Pengurus Kualiti
PPAS - Perbadanan Perpustakaan Awam Selangor
BPSM - Bahagian Pembangunan Sumber Manusia
KP - Ketua Program
KB - Ketua Bahagian
JPK - Jawatankuasa Pengurusan Kualiti
PROSEDUR
PENGURUSAN
NO. RUJUKAN
: PK.PPAS(P)07
NO. KELUARAN
: 01
KAJIAN SEMULA PENGURUSAN
NO. PINDAAN
: 00
TARIKH KUATKUASA
: 01/06/2017
MUKA SURAT
: 6/ 14
7. TINDAKAN DAN TANGGUNGJAWAB TINDAKAN T/JAWAB
1. MKSP diadakan sekurang-kurangnya 2 kali setahun.
2. Bincang dengan Pengarah bagi menetapkan tarikh,
masa dan agenda
PQ
3. Arahkan PQ bagi menyediakan laporan dan maklumat
berikut untuk dibentangkan pada MKSP.
a. Perkara berbangkit daripada MKSP yang lepas;
b. Susulan Pemeriksaan Audit luar yang lepas;
c. Kesesuaian Dasar Kualiti dan Objektif Kualiti
kepada kehendak semasa;
d. Penilaian prestasi ke atas objektif kualiti Sistem
Pengurusan Kualiti berasaskan pencapaian
Objektif Kualiti;
e. Laporan audit dalaman;
f. Laporan dan Penilaian keberkesanan Latihan;
g. Laporan prestasi pembekal;
h. Maklumbalas pelanggan termasuk aduan
pelanggan;
i. Laporan Pengurusan Risiko
Pengarah
PROSEDUR
PENGURUSAN
NO. RUJUKAN
: PK.PPAS(P)07
NO. KELUARAN
: 01
KAJIAN SEMULA PENGURUSAN
NO. PINDAAN
: 00
TARIKH KUATKUASA
: 01/06/2017
MUKA SURAT
: 7/ 14
TINDAKAN T/JAWAB
j. Tindakan perubahan yang memberi kesan kepada
sistem kualiti;
k. Status tindakan pembetulan dan pencegahan; dan
l. Cadangan-cadangan penambahbaikan.
m. Laporan Bacaan Suhu & Kelembapan
n. Pindaan dokumen
Pengarah
4. Sediakan maklumbalas-maklumbalas seperti di para 3
(a – n) dan kemukakan kepada PQ.
PQ
5. Semak maklumbalas atau laporan yang dikemukakan
untuk pembentangan.
PQ
6. Sedia dan edarkan surat panggilan mesyuarat beserta
salinan laporan yang akan dibentangkan dalam
MKSP.
PQ
7. Uruskan persediaan mesyuarat.
8. Pengerusikan mesyuarat. Pengarah
9. Bentangkan laporan-laporan seperti di para 3 (a – n)
dalam mesyuarat.
PQ
PROSEDUR
PENGURUSAN
NO. RUJUKAN
: PK.PPAS(P)07
NO. KELUARAN
: 01
KAJIAN SEMULA PENGURUSAN
NO. PINDAAN
: 00
TARIKH KUATKUASA
: 01/06/2017
MUKA SURAT
: 8/ 14
TINDAKAN T/JAWAB
10. Bincangkan laporan-laporan yang telah dibentangkan
oleh PQ dan putuskan tindakan yang merangkumi
perkara perkara berikut:
a. Penambahbaikan ke atas Sistem Pengurusan Kualiti
PPAS ke atas proses-proses yang terlibat;
b. Penambahbaikan produk dan perkhidmatan berkaitan
dengan keperluan pelanggan; dan
c. Keperluan sumber-sumber.
JPK
11. Sediakan minit untuk semakan PQ dan pengesahan
Pengarah.
PQ
12. Semak dan luluskan minit. Pengarah/ PQ
13. Edarkan minit mesyuarat yang telah diluluskan oleh
Pengarah.
PQ
14. Laksanakan tindakan pembetulan, tindakan
pencegahan dan penambahbaikan berdasarkan
keputusan yang dibuat dalam mesyuarat
KP/ KB
15. Pantau ke atas semua tindakan pembetulan dan
pencegahan yang diperlukan. Pastikan tindakan
pembetulan adalah berkesan
PQ
PROSEDUR
PENGURUSAN
NO. RUJUKAN
: PK.PPAS(P)07
NO. KELUARAN
: 01
KAJIAN SEMULA PENGURUSAN
NO. PINDAAN
: 00
TARIKH KUATKUASA
: 01/06/2017
MUKA SURAT
: 9/ 14
TINDAKAN T/JAWAB
16. Sediakan laporan mengenai semua tindakan
pencegahan dan penambahbaikan dan serahkan
kepada PQ.
KP/ KB
17. Selaraskan laporan dan cadangan-cadangan
penambahbaikan untuk dibentangkan dalam MKSP
akan datang.
PQ
PROSEDUR
PENGURUSAN
NO. RUJUKAN
: PK.PPAS(P)07
NO. KELUARAN
: 01
KAJIAN SEMULA PENGURUSAN
NO. PINDAAN
: 00
TARIKH KUATKUASA
: 01/06/2017
MUKA SURAT
: 10/ 14
8. CARTA ALIRAN KERJA TINDAKAN T/ JAWAB
PQ - Tetapkan Mesyuarat
Pengarah - Arahkan PQ sediakan Maklumbalas &Laporan
PQ - Sediakan Maklumbalas/Laporan
PQ - Semak Maklumbalas/Laporan yang disediakan
- Memadai?
PQ
- Edarkan Panggilan Mesyuarat
- Uruskan Penyediaan Mesyuarat
Pengarah - Pengerusikan Mesyuarat
PQ - Bentangkan Laporan
MULA
A
Ya
Tidak
PROSEDUR
PENGURUSAN
NO. RUJUKAN
: PK.PPAS(P)07
NO. KELUARAN
: 01
KAJIAN SEMULA PENGURUSAN
NO. PINDAAN
: 00
TARIKH KUATKUASA
: 01/06/2017
MUKA SURAT
: 11/ 14
TINDAKAN T/ JAWAB
JPK - Bincangkan Laporan
PQ - Sediakan Minit
Pengarah/PQ - Semak dan luluskan minit
PQ - Edarkan Minit
KP/KB
- Laksanakan Tindakan
PK - Pantau semua tindakan
KP/KB
- Sedia Laporan
PQ
- Selaras Laporan dan cadangan
penambahbaikan
TAMAT
A
PROSEDUR
PENGURUSAN
NO. RUJUKAN
: PK.PPAS(P)07
NO. KELUARAN
: 01
KAJIAN SEMULA PENGURUSAN
NO. PINDAAN
: 00
TARIKH KUATKUASA
: 01/06/2017
MUKA SURAT
: 12/ 14
9. REKOD KUALITI Bil Jenis Rekod Lokasi Tempoh
Penyimpanan
9.1
9.2
9.3
9.4
9.5
9.6
Fail Audit Dalaman
(No. Fail: PA 3/35(7))
Fail Tindakan Pembetulan dan
Pencegahan
(No. Fail: PA 3/35(4))
Fail Kajian Semula Pengurusan
(No. Fail: PA 3/35(1))
Fail Aduan dan Maklum balas
Pelanggan
(No. Fail: PA 3/ 35(3))
Fail Senarai Pembekal
(No. Fail: PA 6/ 15)
Fail Latihan Dalaman
(No. Fail: PA 3/ 17.6 A)
Bilik Ketua Audit
Dalaman
Bilik Fail Utama
Bilik Fail Utama
Bilik Fail Utama
Bahagian-bahagian
Berkenaan
BPSM
5 Tahun
5 Tahun
5 Tahun
5 Tahun
5 Tahun
5 Tahun
PROSEDUR
PENGURUSAN
NO. RUJUKAN
: PK.PPAS(P)07
NO. KELUARAN
: 01
KAJIAN SEMULA PENGURUSAN
NO. PINDAAN
: 00
TARIKH KUATKUASA
: 01/06/2017
MUKA SURAT
: 13/ 14
Bil Jenis Rekod Lokasi Tempoh Penyimpanan
9.7
9.8
Fail Latihan Luaran
(No. Fail: PA 3/ 17.6 B)
Fail Kawalan Dokumen Kualiti
(No. Fail: PA 3/35(2))
BPSM
Bilik Fail Utama
5 Tahun
5 Tahun
PROSEDUR
PENGURUSAN
NO. RUJUKAN
: PK.PPAS(P)07
NO. KELUARAN
: 01
KAJIAN SEMULA PENGURUSAN
NO. PINDAAN
: 00
TARIKH KUATKUASA
: 01/06/2017
MUKA SURAT
: 14/ 14
10. LAMPIRAN
Bil. Jenis Lampiran Lampiran
10.1 Contoh Format Minit Mesyuarat Kajian Semula
Pengurusan
PK.PPAS(P)07(L1)
10.2 Contoh Borang Tindakan Pembetulan/
Pencegahan
PK.PPAS(P)07(L2)
10.3
Contoh Panggilan Mesyuarat
PK.PPAS(P)07(L3)