prosedur pengendalian projek-projek kecil …o)09 - pgdalian... · sebutharga. 25. sediakan jadual...
TRANSCRIPT
PROSEDUR
OPERASI
NO. RUJUKAN
: PK.PPAS(O)09
NO. KELUARAN
: 01
PENGENDALIAN
PROJEK-PROJEK KECIL PEMBANGUNAN
NO. PINDAAN
: 00
TARIKH KUATKUASA
: 01/06/2017
MUKA SURAT : 1/29
PROSEDUR PENGENDALIAN PROJEK-PROJEK KECIL
PEMBANGUNAN PK.PPAS(O)09
NAMA
T/TANGAN
TARIKH
DISEDIAKAN
OLEH
NORAZHAN SAHLAN
Pustakawan
NORELMIN SAPUAN Penolong Pustakawan
01/06/2017
DISEMAK OLEH
NIHAYAH HJ EBNI HAJAR
Pengurus Kualiti
01/06/2017
DILULUSKAN
OLEH
MASTURA HJ MUHAMAD
Pengarah PPAS
01/06/2017
PROSEDUR
OPERASI
NO. RUJUKAN
: PK.PPAS(O)09
NO. KELUARAN
: 01
PENGENDALIAN
PROJEK-PROJEK KECIL PEMBANGUNAN
NO. PINDAAN
: 00
TARIKH KUATKUASA
: 01/06/2017
MUKA SURAT : 2/29
REKOD PINDAAN Adalah menjadi tanggungjawab pemegang dokumen ini untuk memastikan salinan dokumen
ini sentiasa dikemaskini dengan memasukkan semua pindaan-pindaan yang dinyatakan di
dalamnya.
HALAMAN DIPINDA Tarikh No. Para Muka Surat Bentuk Pindaan Diluluskan
PROSEDUR
OPERASI
NO. RUJUKAN
: PK.PPAS(O)09
NO. KELUARAN
: 01
PENGENDALIAN
PROJEK-PROJEK KECIL PEMBANGUNAN
NO. PINDAAN
: 00
TARIKH KUATKUASA
: 01/06/2017
MUKA SURAT : 3/29
BIL KANDUNGAN MUKA SURAT 1. Objektif 4
2. Skop 4
3. Rujukan 4 – 5
4. Isu-Isu Risiko 5
5. Definisi 5 – 9
6. Singkatan 9
7. Tindakan dan Tanggungjawab 10 – 16
8. Carta Aliran Kerja 17 - 27
9. Rekod Kualiti 28
10. Lampiran 29
PROSEDUR
OPERASI
NO. RUJUKAN
: PK.PPAS(O)09
NO. KELUARAN
: 01
PENGENDALIAN
PROJEK-PROJEK KECIL PEMBANGUNAN
NO. PINDAAN
: 00
TARIKH KUATKUASA
: 01/06/2017
MUKA SURAT : 4/29
1. OBJEKTIF Prosedur ini menyediakan garispanduan bagi memastikan
perancangan, pelaksanaan, pemantauan dan penilaian projek-
projek kecil pembangunan selaras dengan Enakmen PPAS dan
dasar-dasar kerajaan.
2. SKOP Prosedur ini terpakai di Bahagian Pembangunan dan
Penyelenggaraan bagi pelaksanaan dan pengendalian projek
pembangunan perpustakaan yang tidak melebihi RM500,000.00.
3. RUJUKAN 3.1 MK.PPAS.01
Seksyen 6.1
- -
Manual Kualiti MS ISO 9001:2015
Tindakan untuk menangani aspek –aspek risiko
Seksyen 7.1.1 - Maklumat Perolehan
Seksyen 7.1.5 - Verifikasi ke atas Perolehan
Seksyen 8.4
Seksyen 8.5.1
Seksyen 8.7
- - -
Kawalan Keatas Produk Yang Dibekalkan Oleh
Pembekal Luaran
Kawalan Penyampaian Perkhidmatan
Kawalan Penghasilan Output Perkhidmatan
Yang Tidak Memenuhi Spesifikasi
3.2 Arahan Perbendaharaan
3.4 Standard Ruang Lantai Perpustakaan Awam
PROSEDUR
OPERASI
NO. RUJUKAN
: PK.PPAS(O)09
NO. KELUARAN
: 01
PENGENDALIAN
PROJEK-PROJEK KECIL PEMBANGUNAN
NO. PINDAAN
: 00
TARIKH KUATKUASA
: 01/06/2017
MUKA SURAT : 5/29
3.5
3.6
3.7
Surat Pekeliling Perbendaharaan 1PP(PK 2.1)
Seksyen Perbendaharaan yang berkaitan yang dikeluarkan dari
semasa ke
semasa oleh pihak Perbendaharaan dan diterima pakai oleh
PPAS.
Akta Prosedur Kewangan 1957.
4. ISU-ISU RISIKO 4.1 Kelewatan kontraktor menyiapkan projek mengikut jadual
dan spesifikasi yang telah ditetap dan dipersetujui.
4.2 Masalah kerjasama dan komunikasi dengan jabatan lain
yang berkaitan.
4.3 Kakitangan tiada kepakaran dalam bidang teknikal.
4.4 Dokumen tidak lengkap
5. DEFINISI
5.1 Perolehan Melalui Sebutharga
Perolehan produk bahan dan kerja-kerja yang bernilai tidak
melebihi RM500,000.00.
5.2 Jawatankuasa Pembuka Sebutharga Jawatankuasa yang membuka tawaran sebutharga dan
ahlinya yang dilantik oleh Pengarah PPAS
PROSEDUR
OPERASI
NO. RUJUKAN
: PK.PPAS(O)09
NO. KELUARAN
: 01
PENGENDALIAN
PROJEK-PROJEK KECIL PEMBANGUNAN
NO. PINDAAN
: 00
TARIKH KUATKUASA
: 01/06/2017
MUKA SURAT : 6/29
5.3 Jawatankuasa Sebutharga Jawatankuasa yang memilih dan memutuskan keputusan
tawaran sebutharga dan ahli- ahlinya dilantik oleh Lembaga
Pengarah PPAS
5.4 Jawatankuasa Penilaian Sebutharga
Jawatankuasa Penilaian Sebutharga adalah jawatankuasa
yang menilai sebutharga dan membuat perbandingan antara
satu tawaran penyebutharga dengan tawaran penyebutharga
yang lain dan ahlinya dilantik oleh Pengarah PPAS
5.5 Perolehan Terus
Perolehan sesuatu bekalan/ perkhidmatan yang berjumlah
setiap pesanan sehingga RM20,000.00.
5.5.1 Bekalan/ Perkhidmatan i. Nilai perolehan sehingga RM20,000 setahun bagi setiap
jenis item boleh dipelawa daripada mana-mana
pembekal/ syarikat.
ii. Pembekal berdaftar/ tidak berdaftar dengan Kem.
Kewangan (MOF) (Bumiputera/ bukan Bumiputera)
iii. Kajian pasaran hendaklah dibuat dengan mendapatkan
sekurang-kurangnya 3 tawaran harga daripada pembekal
tempatan
PROSEDUR
OPERASI
NO. RUJUKAN
: PK.PPAS(O)09
NO. KELUARAN
: 01
PENGENDALIAN
PROJEK-PROJEK KECIL PEMBANGUNAN
NO. PINDAAN
: 00
TARIKH KUATKUASA
: 01/06/2017
MUKA SURAT : 7/29
5.5.2 Kerja (Tidak Melibatkan Struktur Asal Bangunan) Kaedah lantikan terus hanya ditetapkan bagi perolehan
kerja. Kerja – kerja yang bernilai tidak melebihi
RM20,000 boleh dibuat secara lantikan terus di
kalangan kontraktor Gred G1 yang berdaftar dengan
CIDB dan mempunyai Sijil Perolehan Kerja Kerajaan
(SPKK) dan Sijil Taraf Bumiputera (STB)
5.6 Sebutharga Perolehan sesuatu bekalan/ perkhidmatan yang bernilai
melebihi RM20,000 hingga RM500,000.
5.6.1 Bekalan/ Perkhidmatan i. Nilai perolehan melebihi RM20,000 hingga RM50,000
setahun bagi setiap jenis item boleh dipelawa dikalangan
tiga (3) pembekal tempatan yang berdaftar dengan
Kementerian Kewangan Malaysia (MOF) (Bumiputera/
bukan Bumiputera)
ii.Lebih RM50,000 hingga RM100,000 sebutharga di
kalangan sekurang-kurangnya lima (5) pembekal/ syarikat
bertaraf Bumiputera yang berdaftar dengan Kementerian
Kewangan Malaysia (MOF) dalam bidang berkaitan.
PROSEDUR
OPERASI
NO. RUJUKAN
: PK.PPAS(O)09
NO. KELUARAN
: 01
PENGENDALIAN
PROJEK-PROJEK KECIL PEMBANGUNAN
NO. PINDAAN
: 00
TARIKH KUATKUASA
: 01/06/2017
MUKA SURAT : 8/29
iii.Lebih RM100,000 hingga RM500,000 sebutharga
sekurang-kurangnya lima (5) pembekal/ syarikat yang
berdaftar dengan Kementerian Kewangan Malaysia (MOF)
(terbuka kepada Bumiputera/ bukan Bumiputera). Syarikat
pembuat/ pembekal bertaraf Bumiputera hendaklah diberi
keutamaan.
5.6.2 Perolehan Kerja-kerja Kecil (Tidak Melibatkan Struktur Asal Bangunan)
i. Nilai perolehan sehingga RM20,000 setahun bagi setiap
jenis item boleh dipelawa daripada mana-mana pembekal/
syarikat .Lantikan Terus- Kelas Gred G1 & berdaftar
dengan CIDB & mempunyai sijil Perolehan Kerja
Kerajaan(SPKK)
ii. Lebih RM20,000 hingga RM200,000 sebutharga di
kalangan sekurang-kurangnya lima (5) kontraktor
tempatan/ daerah Gred G1 yang berdaftar dengan
Lembaga Pembangunan Industri pembinaan Malaysia
(CIDB) dan mempunyai Sijil Perolehan Kerja Kerajaan
(SPKK) mengikut kategori dan pengkhususan yang
berkenaan.
iii. Lebih RM200,000 hingga RM500,000 sebutharga di
kalangan sekurang-kurangnya lima (5) kontraktor tempatan
Gred G2 yang berdaftar dengan Sijil Perolehan Kerja
PROSEDUR
OPERASI
NO. RUJUKAN
: PK.PPAS(O)09
NO. KELUARAN
: 01
PENGENDALIAN
PROJEK-PROJEK KECIL PEMBANGUNAN
NO. PINDAAN
: 00
TARIKH KUATKUASA
: 01/06/2017
MUKA SURAT : 9/29
Kerajaan (SPKK) dan Lembaga Pembangunan Industri
Pembinaan Malaysia (CIDB).
iv. Maksud kontraktor tempatan G1 adalah kontraktor yang
berdaftar dengan CIDB di daerah berkenaan. Sekiranya
bilangan kontraktor di daerah berkenaan tidak mencukupi,
kontraktor di daerah berhampiran/ sempadan boleh
dipelawa
5.7 Tender Perolehan sesuatu bekalan/ perkhidmatan/ kerja yang
melibatkan perbelanjaan tahunan atau sesuatu kontrak
bernilai melebihi dari RM500,000.
6. SINGKATAN PPAS - Perbadanan Perpustakaan Awam Selangor
PBGN - Pembangunan &Penyelenggaraan
KEW - Bahagian Kewangan
J/KS - Jawatankuasa Sebutharga
J/KPS - Jawatankuasa Pembuka Sebutharga
J/KP - Jawatankuasa Penilaian
KB - Ketua Bahagian
PP - Penolong Pustakawan
PemP - Pembantu Pustakawan
PROSEDUR
OPERASI
NO. RUJUKAN
: PK.PPAS(O)09
NO. KELUARAN
: 01
PENGENDALIAN
PROJEK-PROJEK KECIL PEMBANGUNAN
NO. PINDAAN
: 00
TARIKH KUATKUASA
: 01/06/2017
MUKA SURAT : 10/29
7. TINDAKAN DAN TANGGUNGJAWAB TINDAKAN T/JAWAB
BANGUNAN BARU A. Penerimaan Permohonan
1. Terima permohonan/ cadangan daripada EXCO, Adun, dan
NGO pembinaan perpustakaan baru.
2. Semak permohonan/ cadangan.
3. Minta KB kaji permohonan/ cadangan.
Pengarah
4. Beri maklumbalas kepada pemohon KB B. Perancangan 5. Bincang dengan KB projek perpustakaan berdasarkan
peruntukan yang telah disahkan.
Pengarah
6. Rancang dan sediakan cadangan projek perpustakaan
berdasarkan format - Lampiran PK.PPAS(O)09(L1).
7. Sediakan kertas cadangan projek pembangunan termasuk
belanjawan. (Format Kertas Cadangan Projek yang disahkan
oleh Pengarah, Diluluskan oleh Lembaga Pengarah)
8. Bincang dengan Pengarah dan perhalusi kertas cadangan
KB
9. Kaji kertas cadangan untuk dibawa ke dalam Mesyuarat
Lembaga Pengarah untuk kelulusan.
Pengarah
C. Melaksanakan Projek Pembangunan 10. Arahkan KB untuk menyediakan spesifikasi kerja dan
anggaran kos berdasarkan peruntukan yang diluluskan.
Pengarah
PROSEDUR
OPERASI
NO. RUJUKAN
: PK.PPAS(O)09
NO. KELUARAN
: 01
PENGENDALIAN
PROJEK-PROJEK KECIL PEMBANGUNAN
NO. PINDAAN
: 00
TARIKH KUATKUASA
: 01/06/2017
MUKA SURAT : 11/29
TINDAKAN T/JAWAB 11. Sediakan spesifikasi kerja dan anggaran kos.
12. Sediakan draf sebutharga dan majukan kepada Pengarah
untuk kaji dan kelulusan.
KB
13. Terima kelulusan daripada Pengarah
14. Arahkan PP untuk menyediakan dokumen tawaran
sebutharga.
KB
15. Sediakan dokumen tawaran sebutharga.
16. Kemukakan dokumen tawaran sebutharga kepada KB untuk
semakan.
PP
17. Semak dokumen tawaran sebutharga. KB
18. Sediakan senarai nama-nama pembekal yang dicadangkan
untuk dipanggil sebutharga dan kemukakan kepada Pengarah
PPAS untuk kelulusan.
19. Sediakan Borang Sebutharga PPAS (Kew) 215, (Rujuk
lampiran PK.PPAS(O)09(L3)).
20. Daftarkan sebutharga seperti berikut ;
a. Nombor sebutharga
b. Tajuk sebutharga
c. Tarikh hantar
d. Tarikh tutup dan masa tutup.
21. Dapatkan tandatangan KB di surat panggilan sebutharga
kepada pembekal.
PP
PROSEDUR
OPERASI
NO. RUJUKAN
: PK.PPAS(O)09
NO. KELUARAN
: 01
PENGENDALIAN
PROJEK-PROJEK KECIL PEMBANGUNAN
NO. PINDAAN
: 00
TARIKH KUATKUASA
: 01/06/2017
MUKA SURAT : 12/29
TINDAKAN T/JAWAB 22. Buka peti sebutharga pada tarikh dan masa yang telah
ditetapkan.
23. Kodkan dengan nombor bersiri semua borang sebutharga
yang diterima.
24. Tandatangan ringkas pada mukasurat pertama setiap Borang
Sebutharga.
25. Sediakan Jadual Pembuka Sebutharga (Lampiran
PK.PPAS(O)09(L4)) dengan senaraikan setiap sebutharga
yang diterima.
J/KPS
26. Buat penilaian dengan menilai sebutharga dan membuat
perbandingan antara satu tawaran penyebutharga
27. Sediakan Minit Mesyuarat Jawatankuasa Penilaian Sebutharga
J/KP
28. Tetapkan tarikh Mesyuarat Jawatankuasa Sebutharga/
Kewangan
Pengarah
29. Buat penilaian dengan memilih tawaran yang terbaik dan
berpatutan, berdasarkan kos perolehan dan keuntungan
kepada kerajaan dan sediakan syor pembekal yang dipilih.
30. Pastikan maklumat keputusan Mesyuarat J/KS disimpan
selamat.
J/KS
31. Sediakan Minit Mesyuarat dan keputusan Mesyuarat J/KS
32. Sediakan surat tawaran kepada pembekal yang berjaya dan
surat Setuju Terima
PP
PROSEDUR
OPERASI
NO. RUJUKAN
: PK.PPAS(O)09
NO. KELUARAN
: 01
PENGENDALIAN
PROJEK-PROJEK KECIL PEMBANGUNAN
NO. PINDAAN
: 00
TARIKH KUATKUASA
: 01/06/2017
MUKA SURAT : 13/29
TINDAKAN T/JAWAB 33. Catatkan syarikat yang berjaya dan jumlah tawaran dalam
Buku Daftar Sebutharga.
34. Sediakan Borang Pesanan Kerajaan untuk tandatangan
Pengarah dan edarkan kepada pembekal.
PP
D. Pemantauan dan Penilaian Projek Pembangunan 35. Pantau pelaksanaan projek mengikut keperluan dan kemajuan
kerja.
36. Sediakan laporan kemajuan projek
PP
37. Buat pemeriksaan apabila projek siap
38. Sediakan senarai semak kerja yang tidak lengkap dan tidak
memenuhi spesifikasi (Rujuk Lampiran PK.PPAS(O)09(L4))
PemP
39. Sediakan borang kerja siap dan penyerahan bangunan untuk
diisi oleh pembekal. (Rujuk Lampiran PK.PPAS(O)09(L5))
40. Terima penyerahan bangunan oleh pembekal.
41. Menyediakan surat penyerahan bangunan.
KB
42. Kemukakan surat penyerahan bangunan kepada KEW/P dan
salinan kepada PSM PPAS. (Rujuk lampiran
PK.PPAS(O)09(L6))
PP
BANGUNAN SEDIA ADA A. Penerimaan Permohonan 43. Terima permohonan/ cadangan pembinaan perpustakaan
baru.
44. Semak permohonan/ cadangan.
Pengarah
PROSEDUR
OPERASI
NO. RUJUKAN
: PK.PPAS(O)09
NO. KELUARAN
: 01
PENGENDALIAN
PROJEK-PROJEK KECIL PEMBANGUNAN
NO. PINDAAN
: 00
TARIKH KUATKUASA
: 01/06/2017
MUKA SURAT : 14/29
TINDAKAN T/JAWAB 45. Minta KB kaji permohonan/ cadangan. Pengarah
46. Beri maklumbalas kepada pemohon KB B. Perancangan 47. Bincang dengan KB projek perpustakaan dan merancang
peruntukan mengikut keperluan.
Pengarah
48. Rancang dan sediakan cadangan projek perpustakaan.
49. Sediakan kertas cadangan projek pembangunan termasuk
belanjawan.
50. Bincang dengan Pengarah dan halusi kertas cadangan
KB
51. Kaji kertas cadangan untuk kelulusan
52. Arahkan KB untuk meneliti kembali kertas cadangan projek jika
terdapat pindaan.
Pengarah
C. Melaksanakan Projek Pembangunan 53. Arahkan KB untuk menyediakan spesifikasi kerja dan
anggaran kos berdasarkan keperluan yang diluluskan.
54. Sediakan spesifikasi kerja dan anggaran kos.
55. Mohon peruntukan daripada kerajaan Negeri.
56. Terima maklumbalas daripada kerajaan Negeri.
57. Jika peruntukan diluluskan/ disediakan, rujuk tindakan 13-28
KB
58. Failkan dokumen jika peruntukan tidak diluluskan/ disediakan PP/ PemP 59. Sediakan senarai nama-nama pembekal yang dicadangkan
untuk dipanggil sebutharga dan kemukakan kepada Pengarah
PPAS untuk kelulusan.
PP
PROSEDUR
OPERASI
NO. RUJUKAN
: PK.PPAS(O)09
NO. KELUARAN
: 01
PENGENDALIAN
PROJEK-PROJEK KECIL PEMBANGUNAN
NO. PINDAAN
: 00
TARIKH KUATKUASA
: 01/06/2017
MUKA SURAT : 15/29
TINDAKAN T/JAWAB 60. Sediakan Borang Sebutharga PPAS (Kew) 215, (Rujuk
Lampiran PK.PPAS(O)09(L3)).
61. Daftarkan sebutharga seperti berikut ;
a. Nombor sebutharga
b. Tajuk sebutharga
c. Tarikh hantar
d. Tarikh tutup dan masa tutup.
62. Dapatkan tandatangan KB di surat panggilan sebutharga
kepada pembekal.
PP
63. Buka peti sebutharga pada tarikh dan masa yang telah
ditetapkan.
64. Kodkan dengan nombor bersiri semua borang sebutharga
yang diterima.
65. Tandatangan ringkas pada mukasurat pertama setiap Borang
Sebutharga.
66. Sediakan Jadual Pembuka Sebutharga (Lampiran
PK.PPAS(O)09(L4)) dengan senaraikan setiap sebutharga
yang diterima.
J/KPS
67. Buat penilaian dengan menilai sebutharga dan membuat
perbandingan antara satu tawaran penyebutharga
68. Sediakan Minit Mesyuarat Jawatankuasa Penilaian Sebutharga
J/KP
69. Tetapkan tarikh Mesyuarat Jawatankuasa Sebutharga/
Kewangan
Pengarah
PROSEDUR
OPERASI
NO. RUJUKAN
: PK.PPAS(O)09
NO. KELUARAN
: 01
PENGENDALIAN
PROJEK-PROJEK KECIL PEMBANGUNAN
NO. PINDAAN
: 00
TARIKH KUATKUASA
: 01/06/2017
MUKA SURAT : 16/29
TINDAKAN T/JAWAB 70. Buat penilaian dengan memilih tawaran yang terbaik dan
berpatutan, berdasarkan kos perolehan dan keuntungan
kepada kerajaan dan sediakan syor pembekal yang dipilih.
J/KS
71. Sediakan Minit Mesyuarat dan keputusan Mesyuarat J/KS PP
72. Sediakan surat tawaran kepada pembekal yang berjaya dan
surat Setuju Terima
PP
73. Tandatangan surat tawaran dan surat makluman kepada
pembekal.
Pengarah
74. Catatkan syarikat yang berjaya dan jumlah tawaran dalam
Buku Daftar Sebutharga.
75. Sediakan Borang Pesanan Kerajaan untuk tandatangan
Pengarah dan edarkan kepada pembekal.
PP
76. Buat pemeriksaan apabila projek siap
77. Sediakan senarai semak kerja yang tidak lengkap dan tidak
memenuhi spesifikasi (Rujuk Lampiran PK.PPAS(O)09(L4))
78. Pastikan tindakan diambil oleh pembekal terhadap kerja-kerja
yang tidak memenuhi spesifikasi dilakukan dengan sempurna.
79. Sediakan borang kerja siap dan penyerahan bangunan untuk
diisi oleh pembekal. (Rujuk Lampiran PK.PPAS(O)09(L5))
80. Terima penyerahan bangunan oleh pembekal.
81. Arahkan PP menyediakan surat penyerahan bangunan.
KB
82. Kemukakan surat penyerahan bangunan kepada KEW/P dan salinan kepada PSM PPAS. (Rujuk lampiran PK.PPAS(O)09(L6))
PP
PROSEDUR
OPERASI
NO. RUJUKAN
: PK.PPAS(O)09
NO. KELUARAN
: 01
PENGENDALIAN
PROJEK-PROJEK KECIL PEMBANGUNAN
NO. PINDAAN
: 00
TARIKH KUATKUASA
: 01/06/2017
MUKA SURAT : 17/29
8. CARTA ALIRAN KERJA
BANGUNAN BARU A. Penerimaan Permohonan
TINDAKAN T/JAWAB
Pengarah
- Terima permohonan / cadangan
- Semak permohonan / cadangan
- Kaji permohonan / cadangan
KB - Beri maklumbalas kepada pemohon
MULA
TAMAT
PROSEDUR
OPERASI
NO. RUJUKAN
: PK.PPAS(O)09
NO. KELUARAN
: 01
PENGENDALIAN
PROJEK-PROJEK KECIL PEMBANGUNAN
NO. PINDAAN
: 00
TARIKH KUATKUASA
: 01/06/2017
MUKA SURAT : 18/29
B. Perancangan
TINDAKAN T/JAWAB
Pengarah - Bincang dengan KB projek perpustakaan
KB - Rancang dan sediakan kertas cadangan projek untuk kelulusan Pengarah
Ya
- Diluluskan? - Bincang dan perhalusi kertas cadangan
- Terima kertas cadangan yang diluluskan
MULA
TAMAT
Tidak
PROSEDUR
OPERASI
NO. RUJUKAN
: PK.PPAS(O)09
NO. KELUARAN
: 01
PENGENDALIAN
PROJEK-PROJEK KECIL PEMBANGUNAN
NO. PINDAAN
: 00
TARIKH KUATKUASA
: 01/06/2017
MUKA SURAT : 19/29
C. Melaksanakan Projek Pembangunan TINDAKAN T/JAWAB
KB - Sediakan spesifikasi kerja dan anggaran kos
- Sediakan draf sebutharga
- Mohon kelulusan draf sebutharga
Ya
- Diluluskan?
PP - Sediakan dokumen tawaran sebutharga
- Semak dokumen tawaran sebutharga
- Sediakan senarai nama pembekal
- Sediakan borang sebutharga
MULA
Tidak
A
PROSEDUR
OPERASI
NO. RUJUKAN
: PK.PPAS(O)09
NO. KELUARAN
: 01
PENGENDALIAN
PROJEK-PROJEK KECIL PEMBANGUNAN
NO. PINDAAN
: 00
TARIKH KUATKUASA
: 01/06/2017
MUKA SURAT : 20/29
C. Melaksanakan Projek Pembangunan (sambungan) TINDAKAN T/JAWAB
- Keluarkan surat tawaran sebutharga dan spesifikasi kerja kepada pembekal
PP/ PemP - Terima sebutharga yang dihantar
- Buka tawaran sebutharga
- Sediakan Borang Jadual Buka Sebutharga untuk MJS
- Buat penilaian sebutharga
- Sediakan minit Mesyuarat Jawatankuasa Penilaian Sebutharga
- Tetapkan tarikh Mesyuarat Jawatankuasa Sebutharga
KB - Terima keputusan MJS
A A
A
PROSEDUR
OPERASI
NO. RUJUKAN
: PK.PPAS(O)09
NO. KELUARAN
: 01
PENGENDALIAN
PROJEK-PROJEK KECIL PEMBANGUNAN
NO. PINDAAN
: 00
TARIKH KUATKUASA
: 01/06/2017
MUKA SURAT : 21/29
C. Melaksanakan Projek Pembangunan (sambungan)
TINDAKAN T/JAWAB
- Sediakan surat tawaran kepada pembekal & keputusan mesyuarat
- Surat tawaran kepada pembekal yang berjaya
- Rekod jumlah tawaran dalam Buku Daftar Sebutharga
A A
TAMAT
PROSEDUR
OPERASI
NO. RUJUKAN
: PK.PPAS(O)09
NO. KELUARAN
: 01
PENGENDALIAN
PROJEK-PROJEK KECIL PEMBANGUNAN
NO. PINDAAN
: 00
TARIKH KUATKUASA
: 01/06/2017
MUKA SURAT : 22/29
D. Pemantauan dan Penilaian Projek Pembangunan TINDAKAN T/JAWAB
PP - Pantau pelaksanaan projek
- Sediakan Laporan Kemajuan Projek
KB - Buat pemeriksaan fizikal
Ya
- Tidak lengkap dan tidak memenuhi spesifikasi
- Sediakan borang kerja siap & penyerahan bangunan
- Terima penyerahan bangunan oleh pembekal
- Sediakan surat penyerahan bangunan
PP - Penyerahan bangunan kepada KEW/P
MULA
Tidak
TAMAT
PROSEDUR
OPERASI
NO. RUJUKAN
: PK.PPAS(O)09
NO. KELUARAN
: 01
PENGENDALIAN
PROJEK-PROJEK KECIL PEMBANGUNAN
NO. PINDAAN
: 00
TARIKH KUATKUASA
: 01/06/2017
MUKA SURAT : 23/29
BANGUNAN SEDIA ADA
A. Penerimaan Permohonan
TINDAKAN T/JAWAB
Pengarah - Terima permohonan / cadangan
- Semak permohonan / cadangan
- Kaji permohonan / cadangan
KB - Beri maklumbalas kepada pemohon
MULA
TAMAT
PROSEDUR
OPERASI
NO. RUJUKAN
: PK.PPAS(O)09
NO. KELUARAN
: 01
PENGENDALIAN
PROJEK-PROJEK KECIL PEMBANGUNAN
NO. PINDAAN
: 00
TARIKH KUATKUASA
: 01/06/2017
MUKA SURAT : 24/29
B. Perancangan
TINDAKAN T/JAWAB
Pengarah - Bincang dengan KB projek perpustakaan
KB - Rancang dan sediakan kertas cadangan projek untuk kelulusan Pengarah
Ya
- Diluluskan?
- Terima kertas cadangan yang diluluskan
MULA
Tidak
TAMAT
PROSEDUR
OPERASI
NO. RUJUKAN
: PK.PPAS(O)09
NO. KELUARAN
: 01
PENGENDALIAN
PROJEK-PROJEK KECIL PEMBANGUNAN
NO. PINDAAN
: 00
TARIKH KUATKUASA
: 01/06/2017
MUKA SURAT : 25/29
C. Melaksanakan Projek Pembangunan TINDAKAN T/JAWAB
KB - Sediakan spesifikasi kerja dan anggaran kos berdasarkan keperluan
- Mohon peruntukan daripada Kerajaan Negeri
Ya
- Diluluskan?
PemP - Sediakan dokumen tawaran sebutharga
- Keluarkan surat tawaran sebutharga dan spesifikasi kerja kepada pembekal
PemP - Terima sebutharga yang dihantar
- Buka tawaran sebutharga
- Sediakan Borang Jadual Buka Sebutharga untuk MJS
MULA
A
Tidak Fail
PROSEDUR
OPERASI
NO. RUJUKAN
: PK.PPAS(O)09
NO. KELUARAN
: 01
PENGENDALIAN
PROJEK-PROJEK KECIL PEMBANGUNAN
NO. PINDAAN
: 00
TARIKH KUATKUASA
: 01/06/2017
MUKA SURAT : 26/29
C. Melaksanakan Projek Pembangunan (sambungan) TINDAKAN T/JAWAB
KB - Terima keputusan MJS
- Surat tawaran kepada pembekal yang Berjaya
- Rekodkan jumlah tawaran
- Buat pemeriksaan projek
- Terima penyerahan bangunan
A
TAMAT
PROSEDUR
OPERASI
NO. RUJUKAN
: PK.PPAS(O)09
NO. KELUARAN
: 01
PENGENDALIAN
PROJEK-PROJEK KECIL PEMBANGUNAN
NO. PINDAAN
: 00
TARIKH KUATKUASA
: 01/06/2017
MUKA SURAT : 27/29
D. Pemantauan dan Penilaian Projek Pembangunan
TINDAKAN T/JAWAB
PemP - Pantau pelaksanaan projek
- Sediakan Laporan Kemajuan Projek
KB - Buat pemeriksaan fizikal
Ya
- Tidak lengkap dan tidak memenuhi spesifikasi
- Terima penyerahan bangunan oleh pembekal
PemP - Penyerahan bangunan kepada KEW/P
MULA
Tidak
TAMAT
PROSEDUR
OPERASI
NO. RUJUKAN
: PK.PPAS(O)09
NO. KELUARAN
: 01
PENGENDALIAN
PROJEK-PROJEK KECIL PEMBANGUNAN
NO. PINDAAN
: 00
TARIKH KUATKUASA
: 01/06/2017
MUKA SURAT : 28/29
9. REKOD KUALITI
Bil. Jenis Rekod Lokasi Tempoh Penyimpanan
9.1
9.2
9.3
Fail Projek Pembangunan
(No. Fail – PA 3.12 / 4)
Fail Sebutharga
(No. Fail – PA 3.12 / 19)
Fail Pengurusan Risiko
(No Fail –PA 3.12 / 20
PBGN
PBGN
PBGN
5 tahun
5 tahun
5 Tahun
PROSEDUR
OPERASI
NO. RUJUKAN
: PK.PPAS(O)09
NO. KELUARAN
: 01
PENGENDALIAN
PROJEK-PROJEK KECIL PEMBANGUNAN
NO. PINDAAN
: 00
TARIKH KUATKUASA
: 01/06/2017
MUKA SURAT : 29/29
10. LAMPIRAN
Bil. Jenis Lampiran Lampiran
10.1
10.2
10.3
10.4
10.5
10.6
10.7
Contoh Surat Tawaran Sebutharga
Contoh Borang Jadual Buka Sebutharga
Contoh Surat Tawaran Kerja
Contoh Borang Laporan Kerosakan
Contoh Borang Perakuan Serahan Kerja Siap
Contoh Borang Penyerahan Bangunan
Format Kertas Cadangan Projek
PK.PPAS(O)09(L1)
PK.PPAS(O)09(L2)
PK.PPAS(O)09(L3)
PK.PPAS(O)09(L4)
PK.PPAS(O)09(L5
PK.PPAS(O)09(L6)
PK.PPAS(O)09(L7)