PROSEDUR OPERASI

NO. RUJUKAN

: PK.PPAS(O)02

NO. KELUARAN

: 01

PENERIMAAN DAN PEMERIKSAAN BAHAN

PERPUSTAKAAN

NO. PINDAAN

: 00

TARIKH KUATKUASA

: 01/06/2017

MUKA SURAT : 1/14

PROSEDUR PENERIMAAN DAN PEMERIKSAAN

BAHAN PERPUSTAKAAN PK.PPAS(O)02

NAMA

T/TANGAN

TARIKH

DISEDIAKAN OLEH

SITI SALIHA MOHAMED SAID

Penolong Pustakawan

01/06/2017

DISEMAK OLEH

NIHAYAH HJ EBNI HAJAR

Pengurus Kualiti

01/06/2017

DILULUSKAN OLEH

MASTURA BT HJ MUHAMAD

Pengarah PPAS

01/06/2017

PROSEDUR OPERASI

NO. RUJUKAN

: PK.PPAS(O)02

NO. KELUARAN

: 01

PENERIMAAN DAN PEMERIKSAAN BAHAN

PERPUSTAKAAN

NO. PINDAAN

: 00

TARIKH KUATKUASA

: 01/06/2017

MUKA SURAT : 2/14

REKOD PINDAAN Adalah menjadi tanggungjawab pemegang dokumen ini untuk mempastikan salinan

dokumen ini sentiasa dikemaskini dengan memasukkan semua pindaan-pindaan yang

dinyatakan di dalamnya.

HALAMAN DIPINDA Tarikh No. Para Muka surat Bentuk Pindaan Diluluskan

PROSEDUR OPERASI

NO. RUJUKAN

: PK.PPAS(O)02

NO. KELUARAN

: 01

PENERIMAAN DAN PEMERIKSAAN BAHAN

PERPUSTAKAAN

NO. PINDAAN

: 00

TARIKH KUATKUASA

: 01/06/2017

MUKA SURAT : 3/14

BIL KANDUNGAN MUKA SURAT 1. Objektif 4

2. Skop 4

3. Rujukan 4

4. Isu-Isu Risiko 5

5. Definisi 5

6. Singkatan 6

7. Tindakan dan Tanggungjawab 7 – 9

8. Carta Aliran Kerja 10 – 12

9. Rekod Kualiti 13

10. Lampiran 14

PROSEDUR OPERASI

NO. RUJUKAN

: PK.PPAS(O)02

NO. KELUARAN

: 01

PENERIMAAN DAN PEMERIKSAAN BAHAN

PERPUSTAKAAN

NO. PINDAAN

: 00

TARIKH KUATKUASA

: 01/06/2017

MUKA SURAT : 4/14

1. OBJEKTIF Prosedur ini menyediakan garis panduan bagi memastikan

penerimaan dan pemeriksaan bahan perpustakaan yang

dibekalkan sentiasa memenuhi spesifikasi yang ditetapkan oleh

PPAS.

2. SKOP Prosedur ini diterima pakai oleh Bahagian Pembangunan dan

Pengurusan Koleksi (KOL) PPAS semasa menerima dan

memeriksa bahan perpustakaan iaitu bahan monograf, bahan

terbitan bersiri dan bahan pandang dengar yang dibekalkan oleh

pembekal.

3. RUJUKAN

3.1 MK.PPAS.01 - Manual Kualiti MS ISO 9001:2015

Seksyen 8.4.3 - Verifikasi Bekalan Dan Perkhidmatan

Seksyen 8.5.1 - Kawalan Bagi Pelaksanaan Proses-

Proses

Seksyen 8.5.2 - Identifikasi dan Kemudahkesanan

Seksyen 9.1 - Pemantauan Dan Pengukuran

Produk

PROSEDUR OPERASI

NO. RUJUKAN

: PK.PPAS(O)02

NO. KELUARAN

: 01

PENERIMAAN DAN PEMERIKSAAN BAHAN

PERPUSTAKAAN

NO. PINDAAN

: 00

TARIKH KUATKUASA

: 01/06/2017

MUKA SURAT : 5/14

4. ISU-ISU RISIKO a) Buku pesanan yang lewat diterima oleh pembekal

b) Buku yang diterima tidak memenuhi spesifikasi seperti muka

surat koyak.

5. DEFINISI 5.1 BAHAN

Bahan Monograf terdiri daripada buku, ensiklopedia, kamus,

direktori, atlas, buku manual, kertas persidangan, tesis, peta,

poster dan brosur,

Bahan Pandang Dengar terdiri daripada VCD, DVD, CD-

ROM, Blu Ray, kaset, gambar, filem dan slaid.

Bahan Terbitan Bersiri terdiri daripada majalah, jurnal,

laporan tahunan, indeks, abstrak warta kerajaan dan akta.

5.2 SENARAI PESANAN Dokumen yang mengandungi judul bahan, nama pengarang,

penerbit, tahun penerbitan, tempat penerbitan, harga, ISBN,

kuantiti bahan yang dipesan, nama pembekal, nombor

pesanan, tarikh pesanan dan syarat pembekalan bahan.

PROSEDUR OPERASI

NO. RUJUKAN

: PK.PPAS(O)02

NO. KELUARAN

: 01

PENERIMAAN DAN PEMERIKSAAN BAHAN

PERPUSTAKAAN

NO. PINDAAN

: 00

TARIKH KUATKUASA

: 01/06/2017

MUKA SURAT : 6/14

6. SINGKATAN PPAS - Perbadanan Perpustakaan Awam Selangor

KOL - Bahagian Pembangunan & Pengurusan Koleksi

PP - Penolong Pustakawan

PemP - Pembantu Pustakawan

PT - Pembantu Tadbir

PO - Pembantu Operasi

PROSEDUR OPERASI

NO. RUJUKAN

: PK.PPAS(O)02

NO. KELUARAN

: 01

PENERIMAAN DAN PEMERIKSAAN BAHAN

PERPUSTAKAAN

NO. PINDAAN

: 00

TARIKH KUATKUASA

: 01/06/2017

MUKA SURAT : 7/14

7. TINDAKAN DAN TANGGUNGJAWAB TINDAKAN T/JAWAB

A. PENERIMAAN BAHAN 1. Terima bahan daripada pembekal beserta

a. Pesanan Kerajaan

b. Senarai Pesanan

c. Nota Hantaran

d. Invois

2. Semak Invois dan Nota Hantaran bagi memastikan perkara

berikut sama seperti di Senarai Pesanan

a. Harga

b. Judul

c. Kuantiti bahan

3. Periksa bahan yang diterima dan pastikan selaras dengan

Nota Hantaran.

4. Pulangkan kepada pembekal jika bahan tidak memenuhi

spesifikasi yang telah ditetapkan.

PP/ PemP

5. Dapatkan Invois Penerbit daripada pembekal jika terdapat

perbezaan harga, bagi tujuan pengesahan (kecuali

majalah).

6. Tandatangani Pesanan Kerajaan, Senarai Pesanan, Nota

Hantaran dan Invois sebagai mengesahkan bahan diterima

menepati pesanan

PP/ PemP

PROSEDUR OPERASI

NO. RUJUKAN

: PK.PPAS(O)02

NO. KELUARAN

: 01

PENERIMAAN DAN PEMERIKSAAN BAHAN

PERPUSTAKAAN

NO. PINDAAN

: 00

TARIKH KUATKUASA

: 01/06/2017

MUKA SURAT : 8/14

TINDAKAN T/JAWAB B. PEMERIKSAAN FIZIKAL BAHAN Bahan Monograf/Terbitan Bersiri 7. Pastikan naskhah bahan yang diterima mencukupi.

8. Periksa fizikal bahan mengikut aspek-aspek berikut:

a. Muka surat mencukupi

b. Muka surat tidak koyak

c. Cetakan huruf, susunan muka surat dan kualiti gambar

memuaskan

d. Jilidan memuaskan

e. Bahan-bahan sampingan seperti ‘guidebook’,

‘supplement’, ‘workbook’, disket, CD-ROM, kaset dan

lain-lain (jika ada) disertakan.

PemP/ PO

Bahan Pandang Dengar 9. Periksa bahan yang diterima dari segi fizikal dan isi

kandungan mengikut aspek-aspek berikut:

a. Fizikal bahan dalam keadaan sempurna dan

memuaskan.

b. Tiada berkulat (fungus)

c. Judul bahan sama seperti yang tertera pada kotak atau

sarung bahan.

d. Kandungan bahan lengkap dari mula hingga akhir

program.

e. Kualiti gambar dalam keadaan baik.

PemP/ PO

PROSEDUR OPERASI

NO. RUJUKAN

: PK.PPAS(O)02

NO. KELUARAN

: 01

PENERIMAAN DAN PEMERIKSAAN BAHAN

PERPUSTAKAAN

NO. PINDAAN

: 00

TARIKH KUATKUASA

: 01/06/2017

MUKA SURAT : 9/14

TINDAKAN T/JAWAB f. Kualiti audio baik (suara jelas dan tidak ada gangguan)

g. Boleh di akses oleh komputer dan pemain cakera

PemP/ PO

10. Ambil tindakan berikut sebagai bukti bahan telah diperiksa:

a. Cop ‘TELAH DIPERIKSA’ pada Nota Hantaran

b. Tandatangani

c. Nyatakan tarikh

11. Kemaskini maklumat bahan yang telah diterima.

12. Failkan salinan Nota Hantaran dan Senarai Pesanan.

13. Serah Invois dan Nota Hantaran kepada PT untuk diproses.

PemP

C. KAWALAN PRODUK YANG TIDAK MEMENUHI SPESIFIKASI

14. Rekodkan ‘Senarai Semak Pemeriksaan Bahan’ jika

terdapat bahan yang tidak memenuhi spesifikasi. (Lampiran:

PK.PPAS(O)02(L1)).

15. Serah Senarai Semak dan bahan yang tidak memenuhi

spesifikasi kepada PP.

PO

16. Asingkan bahan di rak ‘Bahan Rosak’. 17. Kembalikan kepada pembekal bahan yang tidak memenuhi

spesifikasi

PemP

PROSEDUR OPERASI

NO. RUJUKAN

: PK.PPAS(O)02

NO. KELUARAN

: 01

PENERIMAAN DAN PEMERIKSAAN BAHAN

PERPUSTAKAAN

NO. PINDAAN

: 00

TARIKH KUATKUASA

: 01/06/2017

MUKA SURAT : 10/14

8. CARTA ALIRAN KERJA

A. PENERIMAAN BAHAN TINDAKAN T/JAWAB

PP/PemP - Terima bahan dari pembekal

- Semak invois & nota hantaran

- Memuaskan?

- Lakukan pemeriksaan silang

- Sama?

- Dapatkan invois penerbit jika terdapat perbezaan harga

- Tandatangan dokumen berkenaan

Ya

Ya

Tidak

TAMAT

Pulangkan kepada pembekal

Tidak

MULA

PROSEDUR OPERASI

NO. RUJUKAN

: PK.PPAS(O)02

NO. KELUARAN

: 01

PENERIMAAN DAN PEMERIKSAAN BAHAN

PERPUSTAKAAN

NO. PINDAAN

: 00

TARIKH KUATKUASA

: 01/06/2017

MUKA SURAT : 11/14

B. PEMERIKSAAN FIZIKAL BAHAN TINDAKAN T/JAWAB

PemP/PO

- Terima & pastikan naskhah mencukupi

- Cukup?

- Periksa fizikal bahan berdasarkan

spesifikasi - Memenuhi spesifikasi? - Cop “TELAH DIPERIKSA’ pada nota

hantaran - Kemaskini maklumat

- Failkan salinan dokumen yang berkenaan - Serah invois & nota hantaran kepada PT

Ya

Ya

Tidak

TAMAT

Pulangkan kepada pembekal

Tidak

MULA

PROSEDUR OPERASI

NO. RUJUKAN

: PK.PPAS(O)02

NO. KELUARAN

: 01

PENERIMAAN DAN PEMERIKSAAN BAHAN

PERPUSTAKAAN

NO. PINDAAN

: 00

TARIKH KUATKUASA

: 01/06/2017

MUKA SURAT : 12/14

C. KAWALAN PRODUK YANG TIDAK MEMENUHI SPESIFIKASI TINDAKAN T/JAWAB

PO - Rekodkan Senarai Semak Pemeriksaan Bahan

- Serah bahan dan senarai semak kepada PP

PemP

- Asingkan bahan di rak bahan rosak

- Kembalikan bahan rosak kepada pembekal

TAMAT

MULA

PROSEDUR OPERASI

NO. RUJUKAN

: PK.PPAS(O)02

NO. KELUARAN

: 01

PENERIMAAN DAN PEMERIKSAAN BAHAN

PERPUSTAKAAN

NO. PINDAAN

: 00

TARIKH KUATKUASA

: 01/06/2017

MUKA SURAT : 13/14

9. REKOD KUALITI Bil Jenis Rekod Lokasi Tempoh

Penyimpanan

9.1

Fail Pemeriksaan Bahan

(No. Fail PA 3.3/12)

KOL

5 tahun

PROSEDUR OPERASI

NO. RUJUKAN

: PK.PPAS(O)02

NO. KELUARAN

: 01

PENERIMAAN DAN PEMERIKSAAN BAHAN

PERPUSTAKAAN

NO. PINDAAN

: 00

TARIKH KUATKUASA

: 01/06/2017

MUKA SURAT : 14/14

10. LAMPIRAN

Bil. Jenis Lampiran Lampiran

10.1

Contoh Senarai Semak Pemeriksaan Bahan

PK.PPAS(O)02(L1)