MS ISO 9001:2015

PEJABAT KESIHATAN DAERAH KOTA TINGGI

Lampiran 4/9 PROSEDUR PERKHIDMATAN FARMASI DI KLINIK KESIHATAN

CARTA ALIR PROSEDUR KERJA TANGGUNGJAWAB REKOD

/DOKUMEN

A(i) PEROLEHAN ITEM APPL 5.1 Kenalpasti anggaran keperluan ubat-ubatan dan barangan bukan ubat berdasarkan penggunaan satu (1) bulan sebelumnya 5.2 Senaraikan item tersebut ke dalam Borang Re-Order Advice (ROA) 5.3 Masukkan data ke dalam sistem PhIS. 5.4 Lengkapkan Borang Permohonan KEW.PS11dan Nota Minta, semak dan tandatangan dan hantar borang permohonan tersebut kepada Pegawai Farmasi Perolehan untuk proses kelulusan. A (ii) PEROLEHAN ITEM DARI STOR UTAMA 5.5 Kenalpasti anggaran keperluan ubat-ubatan dan barangan bukan ubat berdasarkan penggunaan satu (1) bulan. 5.6 Senaraikan item tersebut ke dalam Sistem PhIS dan cetak keluar Borang Pesanan dan Pengeluaran Stok (KEW.PS-10) sebanyak dua ( 2 ) salinan 5.7 Lengkapkan borang pesanan, semak dan tandatangan. 5.8 Hantar borang pesanan yang telah lengkap mengikut jadual ke Stor Utama. Pesanan tambahan atau luar jangkaan akan dibuat mengikut keperluan semasa. B(i)PENERIMAAN ITEM APPL

5.9 Terima barang dan nota hantaran dari syarikat konsesi iaitu Pharmaniaga Logistik Sdn. Bhd. 5.10 Semak barang mengikut spesifikasi dalam nota hantaran. Sahkan dan tandatangan penerimaan dalam nota hantaran. 5.11 Simpan satu (1) salinan nota hantaran di klinik dan hantar dua (2) salinan kepada Pegawai Farmasi Perolehan 5.12 Catat butir-butir penerimaan ke dalam kad petak ( KEW.PS-4) B(ii) ITEM DARI STOR UTAMA

5.13 Terima barang dan nota pengeluaran dari Stor Utama pada tarikh yang ditetapkan. 5.14 Semak barang mengikut spesifikasi dalam nota pengeluaran. Sahkan dan tandatangan penerimaan dalam nota pengeluaran. 5.15 Simpan satu (1) salinan nota

PF PPF PF PPF PF PPF PF PPF

Borang Re-

Order Advice Borang

KEW.PS-11 Nota Minta Borang

KEW.PS-4 Borang

Pesanan Ubat Psikotropik(UFB-HKT-PK01-AK01)

Pemesanan ubatan & bukan

ubat

Penerimaan & penyimpanan pesanan

A

MS ISO 9001:2015

PEJABAT KESIHATAN DAERAH KOTA TINGGI

pengeluaran dan kembalikan borang asal kepada Stor Utama. 5.16 Catat butir-butir penerimaan ke dalam kad petak ( KEW.PS-4) C. PESANAN UBAT PSIKOTROPIK

5.17 Isi Borang Pesanan Ubat Psikotropik(UFB-HKT-PK01-AK01) di Hospital Kota Tinggi(HKT) sebanyak dua (2) salinan 5.18 Dapatkan tandatangan/kelulusan dari Pegawai Farmasi. 5.19 Hantar borang tersebut bersama Buku Daftar Psikotropik kepada Pegawai Farmasi HKT untuk mendapat bekalan 5.20 Semak bekalan yang diterima seperti yang tertera pada borang pesanan dan Buku Daftar Psikotropik. 5.21 Tandatangan di ruang penerima berserta nama dan jawatan. Salinan asal disimpan oleh pembekal dan satu (1) salinan disimpan oleh pemesan. D.PRABUNGKUS UBAT

5.22 Kenalpasti ubat yang hendak diprabungkus, keluarkan dari simpanan dan direkod. 5.23 Catitkan maklumat ubat seperti nama ubat, nama pengilang, tarikh pengeluaran/luput, nombor kelompok dalam rekod Kertas Kerja Prabungkus Ubat-Ubatan 5.24 Labelkan bekas ubat & mulakan pembungkusan mengikut kuantiti yang diperlukan. 5.25 Lekatkan nombor kelompok, kuantiti ubat, nama generik dan kekuatan, tarikh luput serta harga ubat pada sampul/bekas ubat. 5.26 Catitkan bilangan yang diprabungkus dalam rekod. 5.27 Simpan ubat ditempat yang dikhaskan dan bersihkan peralatan sebelum disimpan. E.PEMBEKALAN KEPADA UNIT PEMESAN 5.28 Terima borang pesanan dari unit pemesan sebanyak dua (2) salinan Borang Permohonan Stok (KEW.PS-11) 5.29 Semak butiran pesanan dalam borang pesanan supaya lengkap dari segi perihal stok, baki stok dan tandatangan. 5.30 Sekiranya tiada masalah, permohonan diproses. 5.31 Dapatkan tandatangan pengesahan penerimaan oleh anggota yang datang

PF PPF PF PPF JM PF PPF PF PPF

Kertas Kerja

Prabungkus Ubat-ubatan

Borang KEW.PS-11

Borang Perubatan 6A.Pin.3/96i

A

Pembungkusan semula ubatan

Pembekalan ubatan & bukan ubat kepada unit-

unit

A

MS ISO 9001:2015

PEJABAT KESIHATAN DAERAH KOTA TINGGI

mengambil dan menerima bekalan. 5.32 Serahkan satu(1) salinan borang pesanan kepada unit pemesan dan satu(1) salinan disimpan F.PENDISPENSAN UBAT

5.33 Terima preskripsi / TPC Pesakit memberikan / meletakkan preskripsi (Perubatan 6A.Pin.3/96i) di kaunter farmasi (manual) atau memeriksa sistem TPC (sekiranya pesakit didaftarkan elektronik). 5.34 Saring preskripsi ubat - Nama, umur (terutamanya untuk paediatrik), tarikh preskripsi, nombor pendaftaran (RN) atau No. Kad Pengenalan dan diagnosis dilengkapkan - Tandatangan, nama & cop preskriber yang sah (tidak digunapakai untuk sistem TPC) - Pastikan nama ubat, dos, kekerapan, tempoh rawatan adalah tepat dan lengkap dan tiada berlaku polifarmasi, interaksi ubat & masalah lain berkaitan ubat. 5.35 Pastikan ubat yang dipreskrib tersenarai dalam Formulari Ubat-Ubatan KKM / Pejabat Kesihatan Kota Tinggi mengikut kategori yang layak dipreskrib dan terdapat dalam stok farmasi. 5.36 Hubungi preskriber jika terdapat masalah atau butiran tidak lengkap pada preskripsi - Rekodkan intervensi pada Buku Rekod Intervensi dan tindakan pembetulan pada preskripsi dilakukan dengan dakwat merah. 5.37 Kenal pasti ubat yang hendak disediakan - Preskripsi yang lengkap akan diproses mengikut arahan seperti dalam preskripsi. - Pengunaan Ubat Psikotropik dan Ubat Kategori A hendaklah direkodkan seperti berikut : - Rekod di dalam Buku Daftar Psikotropik seperti berikut: • Tarikh • No Pendaftaran Pengeluaran(berturutan) • Nama ,No. Kad Pengenalan Pesakit & Alamat • Nama Preskriber • Kuantiti dibekalkan • Baki Stok • Tandatangan dan cop Pegawai Pengeluar - Catatkan setiap transaksi keluar masuk Ubat Kategori A di dalam Kad Petak (Kew.PS-4) - Preskripsi yang memerlukan persediaan ekstemporaneous, sediakan Kertas Kerja Persediaan Ekstemporaneous. 5.38 Mengisi dan melabel ubat -Ubat diisi seperti dalam arahan preskripsi

PF PPF PF PPF

Kertas Kerja

Persediaan Ekstemporaneous

Buku Rekod QAP1

Formulari KKM

Borang Intervensi

Buku rekod bahan psikotropik

Pendispensan ubatan kepada pesakit

A

Semak preskripsi

Hantar pada preskriber

untuk pembetulan

Bekal ubat

Lengkap

Tidak

MS ISO 9001:2015

PEJABAT KESIHATAN DAERAH KOTA TINGGI

dan dilabelkan nama pesakit, aturan cara makan ubat dan tarikh pada sampul atau bekas ubat - Bekalkan ubat mengikut jangka masa rawatan dipreskripsi ubat. - Bagi bekalan yang tidak penuh (bekalan berperingkat), catatkan butir-butir bekalan dan tandatangan di belakang preskripsi (manual). Jika menggunakan TPC, cetak IOU (preskripsi) dan catatkan butir-butir bekalan dan tandatangan di bahagian hadapan. 5.39 Semak Ubat - Semak semula label, nama ubat, kuantiti, dos dan arahan yang betul berpandukan pada preskripsi. Pastikan ubat yang dibekalkan tepat dan betul. - Sekiranya terdapat kesilapan, buat pembetulan segera dan rekod dalam Buku Rekod QAP1. 5.40 Dispens Ubat Kepada Pesakit - Panggil nama pesakit atau nombor giliran dengan jelas. Sahkan nama pesakit sama seperti dalam preskripsi. - Bekal ubat serta beri penerangan arahan penggunaan ubat dengan jelas dan bahasa yang mudah difahami. - Bagi bekalan berperingkat, kembalikan preskripsi kepada pesakit dan jelaskan bila tarikh pengambilan ubat akan datang. -Tandatangan ringkas di belakang preskripsi setelah ubat didispens. 5.41 Kaunseling/ DMTAC - Sekiranya pesakit dirujuk atau didapati memerlukan kaunseling ubat-ubatan, kaunseling diberikan dan direkodkan dalam Buku Daftar Kaunseling dan Borang Kaunseling - Pesakit diabetes yang dikenalpasti mempunyai masalah komplians akan dirujuk oleh FMS/PPP kepada PF untuk didaftarkan sebagai pesakit DMTAC. 5.42 Rekod -Preskripsi akan dikumpulkan dan jumlah preskripsi dan item direkodkan ke dalam Buku Rekod Harian Preskripsi - Simpan preskripsi mengikut susunan tarikh selama dua (2) tahun. - Isi borang reten bulanan dan hantar kepada Pegawai Farmasi berkenaan sebelum 1hb setiap bulan berikutnya atau seperti diarahkan dari semasa ke semasa.

PF PPF PF PF PPF

Borang

Kaunseling Buku Daftar

Kaunseling Borang

DMTAC Rekod harian

preskripsi Borang

laporan Pendispensan

A

A

Rekod &

reten

Perlu kaunseling /

MTAC

Jalankan kaunseling/

MTAC

Tidak

Ya