B i l . 2 / 2 0 1 0 MEI - OGOS I S S N N O . : 1 9 8 5 - 8 6 0 4

PERKHIDMATAN PSIKOLOGI DAN KAUNSELING SEKTOR AWAM DIPERKASAKAN MELALUI HRMIS

bersambung di halaman 3

Saya merasa amat bersyukur dan berterima kasih kerana diberi peluang untuk membicarakan kemajuan peranan psikologi semasa dan masa hadapan dalam penerbitan HRMIS kali ini. Peranan psikologi dan kaunseling sememangnya tidak dapat dipisahkan dengan teknologi ICT. Kemudahan HRMIS dalam beberapa aplikasi psikologi telah berjaya meningkatkan lagi kecekapan dan keberkesanan sistem penyampaian yang diberikan.

Inventori Stres Organisasi (ISO), Inventori Pengurusan Konflik (IPK) dan Indeks Motivasi Diri (IMD). Kesemua ujian yang disediakan secara atas talian telah memudahkan klien mengambil ujian tanpa mengira lokasi mereka berada. Sejumlah 15,000 klien telah mengambil ujian secara atas talian ini setiap tahun dan setiap hasil ujian pula boleh diperoleh dengan kadar serta-merta. Perolehan data yang tepat dan pantas ini sangat membantu dalam mempermudah tugas-tugas pihak pengurusan personel di agensi pelaksana.

Dalam usaha memahami keadaan semasa di tempat kerja, aplikasi penyelidikan psikologi telah dilaksanakan bagi tujuan membantu pengurusan sumber manusia mengenal pasti permasalahan yang berlaku, penambahbaikan yang boleh dilakukan, mewujudkan dasar atau program yang bersesuaian dan sebagainya. Penyelidikan boleh membekalkan maklumat yang berguna kepada pengurusan sumber manusia dalam menguruskan isu-isu tersebut. Data-data kajian juga amat membantu dalam penggubalan dasar-dasar psikologi semasa. Oleh kerana sesuatu penyelidikan perlu diselesaikan dalam tempoh masa yang terhad dan segera, maka soal selidik telah diedarkan kepada responden dengan lebih pantas apabila menggunakan kaedah online. Penggunaan kaedah ini telah banyak menjimatkan sumber tenaga, masa dan wang ringgit yang amat terhad di BPPs.

Sememangnya tidak dapat dinafikan bahawa penggunaan teknologi maklumat dan komunikasi (ICT) melalui HRMIS telah berjaya memudahkan perkhidmatan psikologi dan k a u n s e l i n g d i p e r l u a s k a n kepada semua penjawat awam yang memer lukan. Submodul Kaunseling dalam HRMIS telah memudahkan lagi

Pendekatan psikologi dalam pengurusan sumber manusia telah semakin diterima ramai kerana ia telah berjaya membantu meningkatkan keberkesanan peranan individu dalam organisasi. Pengurusan sumber manusia ketika ini telah mula memahami pentingnya aspek psikologi diambil kira dalam fungsi-fungsi pengurusan personel seperti pemilihan, penempatan, kenaikan pangkat, tatatertib, penetapan gaji dan kompetensi.

Kejayaan pengurusan sumber manusia pada hari ini adalah amat berkait rapat dengan kemampuan mengurus bakat serta mengenal pasti potensi para pegawai agar dapat dimanfaatkan dalam mencapai matlamat individu dan organisasi. Isu-isu yang berlaku dalam organisasi seperti masalah motivasi kerja, disiplin, integriti dan prestasi perlu ditangani secara berhemah dan bijaksana. Tambahan pula isu-isu seperti ini sukar difahami kerana ia berhubung kait dengan faktor dalaman seseorang seperti sikap, nilai, kepercayaan, emosi dan pemikiran. Pengenalpastian masalah dan penyelesaiannya hanya dapat dilakukan dengan menggunakan kaedah-kaedah pendekatan psikologi yang tepat dan keputusan perlu dihasilkan dengan pantas. Teknologi ICT seperti yang disediakan dalam HRMIS amat diperlukan oleh para Pegawai Psikologi untuk menyempurnakan tugas-tugas mereka dengan lebih mantap dan berkesan.

Secara umumnya aplikasi psikologi dalam penilaian personel bertujuan membantu pengurus sumber manusia memahami minat , personal i t i , emos i , s i kap dan pencapaian seseorang individu dengan menggunakan ujian psikologi. Penilaian personel ini boleh digunakan semasa urusan pemilihan, penempatan, pengurusan prestasi, pembangunan kompetensi dan prapersaraan. Sehingga kini Bahagian Pengurusan Psikologi (BPPs) telah membangunkan lapan (8) ujian psikologi secara online antaranya ialah Indikator Perwatakan Unggul (IPU), Indeks Personaliti, Indeks Bimbingan Kerjaya (IBK),

Dr. Aris Bin KasanPengarah Bahagian Pengurusan PsikologiJabatan Perkhidmatan Awam Malaysia

2Buletin HRMIS

Perkhidmatan Psikologi Dan Kaunseling Sektor Awam Diperkasakan Melalui HRMIS 1&

3Dialog HRMIS 2010 4-

6

e-GL 16

Pelaksanaan Modul Penamatan Perkhidmatan 7-

8

Pelaksanaan HRMIS Sebagai Key Performance Indicator Bagi Pegawai-pegawai Pengurusan Tertinggi Sektor Awam Tahun 2010

10-1

2

Perkongsian Pengalaman PSUK Kelantan

12-1

314

-15

Info Latihan Terbuka 9

Sekapur Sirih 2

FAQTahukah Anda

Kandungan

Berita Semasa

Rencana

Program Pembangunan Kepakaran Pegawai BPM

Assalamualaikum warahmatullahiwabarakatuh dan salam bahagia kepada seluruh pembaca Buletin HRMIS.Buletin HRMIS Bil. 2/2010 pada kali ini menemui pembaca selaras dengan hasrat untuk berkongsi pengalaman dan maklumat, khususnya dalam kalangan pengurus-pengurus sumber manusia dan warga Unit HRMIS serta seluruh penjawat awam amnya. Edisi kali ini akan terus memaparkan berita-berita semasa, rencana-rencana dan pemakluman-pemakluman berkaitan pelaksanaan HRMIS.

Pada kali ini Pengarah Bahagian Psikologi, JPA diberi peluang membicarakan kemajuan peranan psikologi khusus untuk penjawat awam yang mana kemajuannya adalah seiring dengan pelaksanaan HRMIS. Dalam apa jua bidang kini termasuklah psikologi turut mengambil manfaat dari perkembangan teknologi maklumat.

Buletin HRMIS kali ini juga diwarnai dengan berita-berita bergambar sesi Dialog HRMIS 2010 yang telah diadakan di Hotel Renaissance, Kota Bharu, Kelantan baru-baru ini dengan kerjasama PSUK Kelantan. Kesungguhan agensi-agensi, baik di peringkat Kementerian ataupun PSUK dalam merealisasikan pelaksanaan sepenuhnya HRMIS amat membanggakan. Peningkatan pelaksanaan Modul/Submodul HRMIS menjadikan permintaan untuk sesi latihan HRMIS semakin bertambah dan menjadi tumpuan kini adalah latihan untuk Modul Penamatan Perkhidmatan, selaras dengan arahan pelaksanaan melalui SPP Bil. 4/2010.

Dipaparkan juga pemakluman pelaksanaan HRMIS sebagai petunjuk prestasi utama pegawai pengurusan tertinggi sektor awam. Semoga dengan langkah-langkah yang telah diambil dapat membantu memperluaskan lagi pelaksanaan HRMIS.

Perkongsian ilmu dalam mengatur strategi pelaksanaan HRMIS akan membantu banyak pihak menangani isu-isu yang timbul dalam pelaksanaan HRMIS. Sehubungan itu dalam Buletin HRMIS kali ini, PSUK Kelantan turut berkongsi formula kejayaan mencapai tahap cemerlang kemas kini data untuk HRMIS. Semoga usaha yang diambil dapat dicontohi agensi-agensi lain.

Akhir kata diharapkan Buletin HRMIS ini dapat memberi manfaat kepada semua pembaca.

HAJI KAMARUDIN BIN TAHIRPENGARAHBAHAGIAN PENGURUSAN MAKLUMAT JPA

proses kaunseling kepada klien dari segi menentukan jadual temu janji. Masa pertemuan di antara klien dapat diaturkan dengan lebih mudah dalam jadual kerja Pegawai Psikologi yang mempunyai jadual aktiviti yang begitu ketat. Semua maklumat berkaitan perkhidmatan yang diberi juga dapat disimpan dengan sistematik dan terjamin keselamatan kerahsiaannya. Melalui maklumat yang ada, telah memudahkan pihak BPPs memantau perkhidmatan yang diberikan oleh para Pegawai Psikologi. Laporan-laporan berkala pula dapat disediakan dengan lebih pantas kerana statistik perkhidmatan kaunseling yang lengkap telah sedia tersimpan dalam pangkalan data.

Data menunjukkan bahawa daripada sejumlah 263 klien yang mendapatkan perkhidmatan kaunseling pada tahun 2009, sejumlah 109 (41.5%) klien telah mendapatkan perkhidmatan melalui kemudahan ICT dan telefon. Fakta ini menunjukkan bahawa klien telah mula faham bahawa mereka boleh memperoleh perkhidmatan kaunseling secara lebih mudah iaitu secara maya. Keadaan ini merupakan satu petunjuk perkhidmatan kaunseling yang diberi perlu disesuaikan dengan kemajuan teknologi semasa.

Selain daripada perkhidmatan kaunseling, Program Rakan Pembimbing Perkhidmatan Awam (AKRAB) juga turut menggunakan kemudahan HRMIS. Hampir keseluruhan keahlian AKRAB telah berjaya didaftarkan dalam HRMIS. Melalui data-data yang terkumpul telah membolehkan aktiviti-aktiviti yang dilaksanakan oleh ahli AKRAB dapat dianalisis dan dipantau di samping mengenal pasti ahli-ahli yang tidak aktif. Melalui HRMIS juga para ahli AKRAB dapat berkomunikasi di antara satu sama lain tidak kira di mana mereka berkhidmat. Kemudahan untuk berkongsi dan bertukar pandangan dapat membantu ahli-ahli AKRAB mengatasi segala masalah klien yang datang berjumpa dengan mereka. Kehadiran ahli AKRAB yang mencecah 2,551 orang dari pelbagai agensi sekarang ini amat memerlukan satu sistem perhubungan yang cepat dan bersistematik. Justeru, perhubungan boleh di lakukan melalui kemudahan yang telah dibangunkan dalam HRMIS. Bagi pihak BPPs selaku peneraju perkhidmatan psikologi sektor awam kemudahan HRMIS telah memudahkan lagi tugas-tugas pemantauan dan penyeliaan.

Oleh kerana kemudahan HRMIS telah banyak memudahkan tugas-tugas BPPs dan memenuhi selera warga perkhidmatan awam yang memerlukan perkhidmatan yang efis ien, maka usaha-usaha memperluaskan perkhidmatan psikologi melalui HRMIS akan terus diperkembangkan. Satu lagi perkhidmatan yang akan dapat dilakukan melalui HRMIS dalam tempoh terdekat ini ialah perkhidmatan pementoran. Semua program pementoran akan didaftarkan melalui HRMIS. Ia akan meliputi pendaftaran proses pemadanan mentor dan mentee, log book mentor dan mentee termasuklah laporan-laporan kemajuan pelaksanaan program. Soal selidik untuk tujuan kajian impak juga turut dimuatkan ke dalam sistem. Melalui kemudahan HRMIS ini akan membolehkan program pementoran antara agensi secara online dapat direalisasikan. Dengan terlaksananya hasrat ini nanti maka sudah pasti program pementoran yang lebih sistematik dan canggih dapat dizahirkan.

BPPs juga telah berusaha mewujudkan profil psikologi pegawai perkhidmatan awam dalam HRMIS. Pewujudan profil psikologi dalam HRMIS dapat membantu Pengurus Sumber Manusia menilai perwatakan dan sahsiah seseorang pegawai dengan lebih mudah. Melalui profil ini dapat dirumuskan ciri-ciri seperti kecerdasan

sambungan dari halaman 1intelektual, gaya penyelesaian masalah, kematangan emosi, gaya pengurusan, pembuatan keputusan, kompetensi kepimpinan, matlamat dan aspirasi serta perhubungan interpersonal. Maklumat ini amat berguna dalam proses pemilihan, penempatan, latihan dan pembangunan serta pelan penggantian.

HRMIS sebagai sumber memperoleh maklumat akan menjadi lebih penting sekiranya semua modul psikologi dalam HRMIS dapat disiapkan nanti. Antara modul lain yang akan dirujuk oleh BPPs ialah maklumat mengenai pegawai bermasalah. Maklumat mengenai pegawai bermasalah akan lebih mudah diperoleh melalui HRMIS setelah seluruh anggota perkhidmatan awam menggunakan sistem LNPT dalam HRMIS. Melalui data-data yang diperoleh tersebut, BPPs akan lebih mudah mendapat maklumat yang diperlukan. Seterusnya ini akan memudahkan pihak BPPs mengenal pasti program pembangunan kendiri dan kaunseling yang bersesuaian untuk membantu mereka yang bermasalah.

Sebagai menyahut seruan pengurusan tertinggi di JPA supaya memaksimumkan penerapan teknologi ICT dalam pelaksanaan tugas-tugas seharian, maka pihak BPPs akan memastikan supaya lebih banyak lagi perkhidmatan psikologi dan kaunseling dapat diintegrasikan ke dalam HRMIS pada masa hadapan. Lantaran itu, usaha ini akan dapat memaksimumkan pencapaian visi dan misi BPPs serta JPA khususnya. Segala usaha bagi mengenal pasti potensi pegawai, membangunkan pegawai serta keperluan dalam mendiagnosis bagi tujuan intervensi dapat dilaksanakan dengan mudah. Aplikasi teknologi ICT sememangnya amat berguna dalam membentuk perhubungan secara maya. Faedah ini boleh dilihat dari segi tujuan pengumpulan maklumat bagi penilaian keperluan latihan, mengurangkan penggunaan kertas, kos pentadbiran yang rendah, penyebaran maklumat serta mendapatkan maklum balas dengan kadar segera (McClelland, 1994). Kajian Panayotopoulou et. al (2007), membuktikan bahawa penggunaan perhubungan secara maya telah meningkatkan interaksi sebanyak 75.5% di kalangan pekerja. Kajian tersebut juga menyatakan bahawa mereka percaya peranan pengurus sumber manusia dari segi ketepatan, kualiti dan pencapaian kerja akan meningkat sebanyak 89.7%.

Bahagian Pengurusan Psikologi yang bertanggungjawab dalam menerap dan memperkembangkan aplikasi psikologi akan mengambil tindakan merancang dan mengkaji pendekatan-pendekatan yang boleh memantapkan lagi fungsi-fungsi psikologi dalam HRMIS. Bagi mengaplikasikan trend terkini dalam teknologi ICT, Bahagian Pengurusan Psikologi akan turut menggunakan laman sosial seperti facebook bagi mendekatkan diri dengan pelajar-pelajar luar negara. Laman facebook ini bertujuan untuk memperluaskan khidmat nasihat, bimbingan serta kaunseling kepada pelajar-pelajar luar negara.

RUJUKAN

McClelland, S.B. (1994). “Training needs assessment data-gathering methods: Part 1, Survey Questionnaires”, Journal of European Industrial Training, Vol. 18 Iss: 1, pp.22 - 26

Panayotopoulou, L., Vakola, M. & Galanaki, E. (2007). “E-HR adoption and the role of HRM: evidence from Greece”, Personnel Review, Vol. 36 Iss: 2, pp.277 - 294

Pekeliling Perkhidmatan Bil.18/ 2005: Panduan Aplikasi Psikologi Dalam Pengurusan Sumber Manusia Sektor Awam. Jabatan Perkhidmatan Awam Malaysia

HARAPAN MASA HADAPAN

3

Buletin HRMIS

4Buletin HRMIS

Dialog HRMIS 2010 telah berlangsung pada 11 – 13 Julai 2010 di Hotel Renaissance, Kota Bharu Kelantan. Dialog HRMIS anjuran Bahagian Pengurusan Maklumat (BPM), JPA dengan kerjasama Pejabat Setiausaha Kerajaan Negeri (PSUK) Kelantan ini telah dirasmikan oleh Tuan Haji Mohd Faudzi Bin Haji Che Mamat, Pegawai Kewangan Negeri Kelantan, bagi pihak Setiausaha Kerajaan Negeri Kelantan. Seramai 169 orang yang terdiri daripada peserta-peserta dari Unit HRMIS Kementerian, PSUK, Agensi-agensi Pusat dan wakil jabatan-jabatan di bawah PSUK Kelantan telah hadir pada sesi perasmian Dialog HRMIS ini.

Sebagai penghargaan kepada agensi yang cemerlang dalam pengemaskinian maklumat Rekod Peribadi dan Profil Perkhidmatan, maka PSUK Kelantan telah dipilih menjadi tuan rumah bagi sesi Dialog HRMIS 2010.

Dialog HRMIS memberi peluang kepada Pegawai Unit HRMIS agensi mengemukakan kemusykilan yang dihadapi semasa melaksanakan operasi pengurusan sumber manusia melalui HRMIS. Dialog pada kali ini telah juga membuka ruang perbincangan pelaksanaan modul/submodul Data Perjawatan, Pengurusan Cuti, Perisytiharan Harta dan LNPT.

Dialog HRMIS 2010

5

Buletin HRMIS

6Buletin HRMIS

Al-’Abbas al-’Alawi

Giving Priority Know that your mind cannot contain everything; hence dedicate it to the important matters. Know that your money is not sufficient to enrich all people, so devote it to the rightful people. Know that your generosity cannot be enough for all the people, hence seek to reserve it for the people of grace. Know that your night and day cannot satisfy all your needs, even if you strive hard; hence divide them carefully between times of work and times of rest.

Pelaksanaan Modul

Penamatan Perkhidmatan

bersambung di halaman 8

Modul Penamatan Perkhidmatan adalah salah satu daripada 51 modul yang telah dibangunkan di dalam HRMIS. Pelaksanaan modul ini telah dikuatkuasakan melalui SURAT PEKELILING PERKHIDMATAN BILANGAN 4 TAHUN 2010 (SPP 4/2010) bertarikh 1 April 2010 khusus bagi urusan Persaraan Kerana Mencapai Umur 55/56/58 Tahun, Urusan Persaraan Pilihan Dan Fungsi Kematian Dalam Perkhidmatan.

Pelaksanaan modul ini akan membantu pengurus sumber manusia dalam urusan peralihan keluar pegawai dan memberikan maklumat kepada Kerajaan untuk menilai trend dan pola penamatan perkhidmatan dalam sektor awam. Khususnya pelaksanaan Modul ini memberi faedah kepada tiga kategori pengguna iaitu:

Individu: • Kemudahan ‘One-stop centre’ bagi membolehkan Pemilik Kompetensi memulakan proses permohonan persaraannya dan menyemak faedah persaraan

Pengurus Sumber Manusia: • Kemudahan bagi mengunjur bilangan penjawat awam yang akan tamat perkhidmatan dan seterusnya membantu dalam perancangan pengambilan dan penempatan penjawat awam ke jawatan yang dikosongkan.

Organisasi:• Memastikan kesinambungan melalui proses penyerahan tugas kepada pegawai yang mengisi jawatan yang dikosongkan akibat dari penamatan perkhidmatan.

Terdapat tujuh (7) fungsi yang telah dibangunkan dalam modul ini iaitu Maklumat Asas Bakal Pesara, Percantuman Perkhidmatan Lepas, Penamatan Perkhidmatan Sukarela, Penamatan Perkhidmatan Paksa, Kematian Dalam Perkhidmatan, Penswastaan dan Melaksanakan Penamatan Perkhidmatan.

Sebagai urusan terakhir dalam perkhidmatan seseorang pegawai, modul ini menerima maklumat dari modul-modul lain dalam aplikasi HRMIS seperti Modul Data Perjawatan, Modul Pengurusan Rekod Peribadi dan Modul Profil Perkhidmatan.

Beberapa langkah perlu diambil oleh agensi-agensi bagi membolehkan pelaksanaan modul ini berjalan lancar. Langkah-langkah tersebut adalah:

a) Memastikan data yang menyokong pelaksanaannya lengkap dan kemas kini.

b) Melengkapkan templat Profil Pengguna bagi penetapan peranan modul.

c) Menetapkan peranan ke dalam sistem mengikut templat yang telah dilengkapkan.

d) Melengkapkan aliran kerja dalam templat yang disediakan.

e) Menetapkan aliran kerja di dalam sistem berdasarkan templat aliran kerja yang telah disiapkan.

f) Memberi penerangan kepada pengurusan atasan.

g) Memberi latihan kepada pasukan teras.

7

Buletin HRMIS

8Buletin HRMIS

sambungan dari halaman 7

Sesi Latihan Modul Penamatan Perkhidmatan Pada 17-18 Ogos 2010 di BPM, JPA Cyberjaya

Agensi-agensi boleh menyemak maklumat lanjut pelaksanaan Modul Penamatan Perkhidmatan ini di SURAT PEKELILING PERKHIDMATAN BILANGAN 4 TAHUN 2010 di Portal HRMIS di pautan berikut:http://www.eghrmis.gov.my/dasar-pelaksanaan/surat-pekeliling-perkhidmatan

Selaras dengan hasrat kerajaan untuk mewujudkan kerajaan elektronik, Modul Penamatan Perkhidmatan ini juga telah diintegrasikan dengan sistem legasi iaitu Pension Online Workflow Environment (POWER) di Bahagian Pasca Perkhidmatan bagi Jabatan Perkhidmatan Awam memudah dan mempercepatkan lagi proses persaraan, faedah persaraan dan faedah terbitan.

Bahagian Pasca Perkhidmatan sebagai Pemilik Proses kepada Modul Penamatan Perkhidmatan ini, memandang serius terhadap pelaksanaan modul ini dengan menguatkuasakan penghantaran maklumat persaraan menerusi HRMIS melalui surat edarannya JPA/PEN(S)228/25/11(2) bertarikh 23 Jun 2010 bertajuk Penghantaran Maklumat Bagi Urusan Faedah Persaraan dan Faedah Terbitan Melalui Modul Penamatan Perkhidmatan – Sistem Maklumat Pengurusan Sumber Manusia (HRMIS).

YANG DIJADUALKAN SEPANJANG SEPTEMBER – DISEMBER 2010 DI BAHAGIAN PENGURUSAN MAKLUMAT, JPA

INFO LATIHAN TERBUKA MODUL/SUBMODUL HRMIS

Bil. Tarikh Modul/Submodul Tempat Bil. Peserta Agensi

1. 23 September Perisytiharan Harta Bilik Latihan, BPM 24 PSUK dan Agensi

2. 27-28 September Penilaian Prestasi Bilik Latihan, BPM 24 PSUK dan Agensi

3. 29-30 September MBJ Bilik Latihan, BPM 24 Kementerian

Bil. Tarikh Modul/Submodul Tempat Bil. Peserta Agensi

1. 4-6 Oktober Penamatan Perkhidmatan Bilik Latihan, BPM 24 PSUK dan Agensi

2. 4-6 Oktober Pengurusan Cuti Bilik Seri Melati BPM 24 Kementerian

3. 18-19 Oktober MBJ Bilik Latihan, BPM 24 PSUK dan Agensi

4. 20-22 Oktober Pengurusan Cuti Bilik Latihan, BPM 24Kementerian &

Agensi

5. 26-27 Oktober Pengurusan Prestasi Bilik Latihan, BPM 24 Kementerian

6. 27-29 Oktober Penamatan Perkhidmatan Bilik Seri Melati, BPM 24 Kementerian

Bil. Tarikh Modul/Submodul Tempat Bil. Peserta Agensi

1. 1-3 November Penamatan Perkhidmatan Bilik Latihan, BPM 24 PSUK dan Agensi

2. 8-9 November MBJ Bilik Latihan, BPM 24Kementerian &

Agensi

3. 10 November Perisytiharan Harta Bilik Latihan, BPM 24 PSUK dan Agensi

4. 20-24 November Pengurusan Cuti Bilik Latihan, BPM 24 PSUK & Agensi

5. 24-26 November Penamatan Perkhidmatan Bilik Seri Melati BPM 24 Kementerian

Bil. Tarikh Modul/Submodul Tempat Bil. Peserta Agensi

1. 1-3 Disember Penamatan Perkhidmatan Bilik Latihan, BPM 24Kementerian &

Agensi

SEPTEMBER 2010

OKTOBER 2010

NOVEMBER 2010

DISEMBER 2010

9

Buletin HRMIS

Dwight D. Eisenhower

Pull the string, and it will follow where ever you wish. Push it, and it will go nowhere at all.

Pelaksanaan HRMIS sebagai Key Performance Indicator (KPI) kepada 32 Pegawai Pengurusan Tertinggi Sektor Awam telah bermula pada tahun 2009. Elemen yang dijadikan kriteria pengukuran KPI HRMIS pada tahun 2009 adalah difokuskan kepada pelaksanaan Mesyuarat Jawatankuasa HRMIS Peringkat Kementerian/Jabatan, pengemaskinian Profil Perkhidmatan dan pengemaskinian Rekod Peribadi kakitangan.

Oleh : Ab. Razak Safii dan Arip Yahil

PELAKSANAAN HRMIS SEBAGAI KEY PERFORMANCE INDICATOR BAGI PEGAWAI-PEGAWAI PENGURUSAN TERTINGGI SEKTOR AWAM TAHUN 2010

10Buletin HRMIS

PELAKSANAAN KPI HRMIS 2010Pelaksanaan KPI HRMIS 2010 telah menambah tiga (3) elemen baru kepada elemen penilaian tahun 2009, iaitu pengemaskinian perjawatan dalam HRMIS, pelaksanaan Submodul Perisytiharan Harta dan pelaksanaan Modul Laporan Penilaian Prestasi Tahunan (LNPT).

Ketua Setiausaha Kementerian/Ketua Pengarah/Ketua Jabatan dibahagikan kepada dua (2) kategori seperti berikut:

Cadangan pelaksanaan KPI HRMIS 2010 telah dibentangkan dalam Mesyuarat Jawatankuasa Pemandu HRMIS Bilangan 1 Tahun 2010 pada 19 Februari 2010.

PENILAIAN KPI HRMIS 2010 Penilaian dan peruntukan markah KPI HRMIS tahun 2010 bagi Ketua Setiausaha Kementerian/Ketua Pengarah/ Ketua Jabatan Kategori 1 adalah berdasarkan kriteria berikut:

Penilaian dan peruntukan markah KPI HRMIS bagi Ketua Setiausaha Kementerian/Ketua Pengarah/Ketua Jabatan Kategori 2 adalah berdasarkan kriteria berikut:

Kategori 1

1. Semua Ketua Setiausaha Kementerian selain Kementerian Pelajaran Malayisa, Kementerian Kesihatan Malaysia dan Kementerian Pengajian Tinggi

2. Peguam Negara

3. Ketua Pengarah Akauntan Negara

4. Ketua Pengarah MAMPU

5. Ketua Pengarah ICU

6. Ketua Pengarah EPU

7. Ketua Pengarah Kerja Raya

Kategori 2

1. Ketua Setiausaha Kementerian Pelajaran Malaysia, Kementerian Kesihatan Malaysia dan Kementerian Pengajian Tinggi

2. Ketua Pengarah Kesihatan Malaysia

3. Ketua Pengarah Pelajaran Malaysia

32 Pegawai Pengurusan Tertinggi Sektor Awam

1. Semua Ketua Setiausaha Kementerian

2. Peguam Negara

3. Ketua Pengarah Akauntan Negara

4. Ketua Pengarah Kesihatan Malaysia

5. Ketua Pengarah Pelajaran Malaysia

6.Ketua Pengarah Un i t Pemodenan Tadbiran dan Perancangan Pengurusan (MAMPU)

7.Ketua Pengarah Unit Penyelarasan Pelaksanaan (ICU)

8.Ketua Pengarah Unit Perancang Ekonomi (EPU)

9. Ketua Pengarah Kerja Raya

Bil. Peratus Markah Markah

1.Pelaksanaan Mesyuarat Jawatankuasa Pemandu dan Mesyuarat Jawatankuasa Pelaksanaan

20

2. Pengemaskinian Maklumat Profil Perkhidmatan dan Rekod Peribadi kakitangan 20

3. Pengemaskinian Perjawatan HRMIS sama seperti maklumat MyPost (BPO, JPA) 20

4. Pelaksanaan Submodul Perisytiharan Harta 20

5. Pelaksanaan Modul LNPT (maklumat Sasaran Kerja Tahunan 2010) 20

Bil. Peratus Markah Markah

1.Pelaksanaan Mesyuarat Jawatankuasa Pemandu dan Mesyuarat Jawatankuasa Pelaksanaan

20

2. Pengemaskinian Maklumat Profil Perkhidmatan kakitangan 20

3. Pengemaskinian Maklumat Rekod Peribadi kakitangan 20

4. Pengemaskinian Perjawatan HRMIS sama seperti maklumat MyPost (BPO, JPA) 40

Perbezaan skop penilaian dan range markah ditunjukkan seperti berikut:

Manakala Pengemaskinian Maklumat Perjawatan Dalam Aplikasi HRMIS Sama Seperti Maklumat MyPost (BPO, JPA) pula mengambil kira perkara berikut:

Pelaksanaan Modul Rekod Peribadi – Submodul Perisytiharan Harta adalah mengambil kira perkara berikut:

bersambung di halaman 12

2010KAJIAN SEMULA KPI HRMIS TAHUNSemakan semula kriteria pengukuran KPI HRMIS bagi tahun 2010 telah dilaksanakan selaras dengan keputusan Mesyuarat Jawatankuasa Pemandu HRMIS Bilangan 1 Tahun 2010 iaitu dari sudut ‘range’ peruntukan markah serta skop penilaian pelaksanaan. Berdasarkan maklum balas bahawa pelaksanaan KPI HRMIS sehingga peringkat agensi di bawah kawalan menghadapi masalah, terutamanya berkaitan soal rangkaian dan juga kuasa di bawah akta, maka beberapa penyesuaian telah dilakukan.

(i) skop penilaian adalah sehingga Jabatan peringkat negeri dan tidak termasuk Badan Berkanun Persekutuan (BBP) dan Pihak Berkuasa Tempatan PBT yang berada di bawah kawalan;

(ii) range markah dipinda kepada lima (5) peringkat;

(iii) penilaian mengambil kira pegawai baru dilantik, pegawai bertukar dan pegawai yang perlu melapor semula selepas tempoh lima (5) tahun; dan

(iv) penilaian untuk Ketua Pengarah dan Peguam Negara tidak mengambil kira jawatan kader seperti Akauntan dan Pegawai Undang-Undang yang ditempatkan di Kementerian/ Jabatan.

Bil. Perkara Asal Pindaan

1. Skop Penilaian Pelaksanaan Submodul Perisytiharan Harta bagi semua pegawai di peringkat Kementer ian dan agensi bawah kawalan

Pelaksanaan Submodul Per i syt iharan Harta bagi semua pegawai di peringkat Kementerian/Ibu Pejabat dan Jabatan di peringkat negeri (tidak termasuk Badan Berkanun Persekutuan dan PBT yang berada di bawah kawalan)

2. Range Markah Peratus Pengawai Isytihar Harta

Melalui Aplikasi

Peratus Markah

<50 5

50 - 64.99 10

65 - 79.99 15

80 - 100 20

Peratus Pengawai Isytihar Harta

Melalui Aplikasi

Peratus Markah

0 - 29.99 0

30 - 49.99 5

50 - 64.99 10

65 - 79.99 15

80 - 100 20

(i) pengemaskinian maklumat dalam aplikasi HRMIS mengambil kira Waran Perjawatan yang diterima sehingga 30 November 2010, iaitu kekal seperti ketetapan awal;

(ii) range markah dipinda kepada lima (5) peringkat; dan

(iii) maksud ‘maklumat perjawatan dalam aplikasi HRMIS sama seperti maklumat MyPost (BPO)’ yang dinyatakan dalam skop penilaian adalah merujuk kepada ‘sama dari segi bilangan perjawatan, skim dan gred’.

Bil. Perkara Asal Pindaan

1. Range markah bagi selain KSU KKM,

KPM, KPT, KP Kesihatan dan KP Pelajaran (Kategori 1)

2. Range markah bagi KSU KKM, KPM, KPT, KP

Kesihatan dan KP Pelajaran (Kategori 2)

Pengemaskinian Perjawatan

Peratus Markah

<98 5

98 - 98.99 10

99 - 99.99 15

100 20

Pengemaskinian Perjawatan

Peratus Markah

0 - 89.99 0

90 - 97.99 5

98 - 99.99 10

100 20

Pengemaskinian Perjawatan

Peratus Markah

<98 5

98 - 98.99 10

99 - 79.99 15

100 20

Pengemaskinian Perjawatan

Peratus Markah

0 - 89.99 0

90 - 97.99 5

98 - 99.99 10

100 20

Perbezaan range markah ditunjukkan seperti berikut: 11

Buletin HRMIS

12Buletin HRMIS

Formula Kejayaan PSUK Kelantan

Pembentangan perkongsian pengalaman dalam melaksanakan HRMIS di PSUK Kelantan telah dibuat oleh YBrs Tuan Haji Shafie Bin Ismail, Timbalan Setiausaha Kerajaan (Pengurusan) semasa Forum Pengguna HRMIS 2010 di Hotel Equatorial Bangi pada 19-20 April 2010. Apa yang dikongsikan adalah formula kejayaan yang berasaskan komitmen dari setiap lapisan anggota kerja.

Pada peringkat permulaan pelaksanaan HRMIS, pentadbiran negeri menghadapi masalah dalam menggunakan aplikasi ini memandangkan tiada jabatan/agensi negeri yang dibekalkan dengan talian EG*Net. Pemasangan talian hanya mula dilaksanakan pada 18 April 2008 di Pejabat SUK sebelum diperluaskan ke jabatan/agensi negeri yang lain secara berperingkat.

Secara umumnya, kebanyakan talian di Pejabat-pejabat SUK lain dipasang di Pejabat Pembangunan Negeri. Sebaliknya, talian EG*Net bagi negeri Kelantan pula dipasang di Jabatan Pembangunan Persekutuan (JPP), bukan di Pejabat Pembangunan Negeri Kelantan. Permohonan pemasangan telah dikemukakan terus kepada pihak MAMPU melalui surat bertarikh 31 Julai 2007 dan akhirnya pemasangan talian disiapkan pada 18 April 2008. Kelajuan asal talian adalah 384 Kbps sebelum dinaik taraf kepada 512 Kbps pada 24 Oktober 2008.

Kaedah dan Mekanisme Pemantauan yang Dilaksanakan

(a) Mengeluarkan su rat a rahan/per ingatan pengemaskinian maklumat secara berperingkatSurat arahan pertama dikeluarkan selepas pemasangan talian EG*Net dan integrasi ke rangkaian Kelantan*Net berjaya disempurnakan. Kemudiannya surat arahan/ peringatan kepada Ketua Jabatan/agensi terus dikeluarkan secara berperingkat.

(b) Perkongsian talian bagi jabatan/ agensi yang lambat dipasang talianJabatan/ agensi negeri berkaitan telah diminta mengemas kini maklumat HRMIS dengan menumpang di jabatan berhampiran. Pentadbiran SUK pernah mengarahkan semua jabatan/agensi negeri mengemaskinikan maklumat HRMIS secara berkelompok di Kota Darulnaim ketika talian EG*Net belum dipasang di jabatan/ agensi negeri.

(c) Mengadakan Bengkel Pengemaskinian Maklumat HRMIS secara berkelompokSebanyak empat sesi bengkel telah diadakan iaitu pada 13–14 Ogos 2008, 15–16 Ogos 2008, 3–6 November 2008 dan 1–5 Februari 2009. Ia melibatkan kesemua 46 jabatan/agensi negeri dengan disertai hampir 100 orang peserta.

Pelaksanaan HRMIS sebagai KPI kepada Pegawai Pengurusan Tertinggi Sektor Awam adalah merupakan satu langkah untuk memastikan HRMIS dilaksanakan sebagai satu antaramuka atau single interface bagi semua agensi kerajaan melaksanakan tugas-tugas pengurusan sumber manusia dengan lebih cekap dan berkesan dalam sebuah persekitaran yang bersepadu. Ini adalah selaras dengan keputusan Kerajaan untuk membangunkan HRMIS pada akhir tahun 1990-an

yang turut menjelaskan bahawa skop pelaksanaannya akan melibatkan semua jenis perkhidmatan dalam perkhidmatan awam, iaitu Perkhidmatan Awam Persekutuan, Perkhidmatan Awam Negeri, Badan Berkanun Persekutuan, Badan Berkanun Negeri dan Pihak Berkuasa Tempatan. Sehubungan dengan itu, maka modul dan submodul HRMIS telah dijadikan sebagai elemen KPI secara berperingkat kepada Pegawai Pengurusan Tertinggi Sektor Awam.

Pengalaman Awal

Penutupbersambung dari halaman 11

Kelantan menguruskan pengisian perjawatan sama ada pelantikan baru mahupun penempatan kenaikan pangkat di Unit HRMIS jabatan negeri. Arahan juga dikeluarkan kepada Badan Berkanun dan Pihak Berkuasa Tempatan negeri bagi memastikan semua perjawatan Unit HRMIS agensi yang diluluskan oleh JPA diisi secepat mungkin.

(h) Menjadikan HRMIS sebagai agenda tetap dalam Mesyuarat-mesyuarat Utama yang BerkalaHRMIS dijadikan agenda tetap dalam Mesyuarat-mesyuarat utama peringkat negeri seperti Mesyuarat Pengurusan Peringkat Ketua Jabatan, Mesyuarat Ketua-ketua Jajahan dan Mesyuarat Pengurus-pengurus Sumber Manusia.

(i) Mengeluarkan surat tunjuk sebab kepada Ketua Jabatan di atas kegagalan mencapai tahap pengemaskinian yang ditetapkanSurat tunjuk sebab pernah dikeluarkan kepada empat jabatan/agensi negeri di atas kegagalan melepasi paras pengemaskinian yang ditetapkan. Hasilnya, prestasi pengemaskinian bagi keempat-empat jabatan/agensi berkenaan telah mencatatkan peratusan kenaikan yang mendadak.

(j) Memberikan penghargaan kepada Jabatan/agensi yang berjaya menyempurnakan pengemaskinian 100% maklumat HRMIS Pentadbiran negeri telah menganugerahkan sijil dan plak penghargaan kepada sembilan buah jabatan/agensi yang cemerlang dalam mengemas kini maklumat HRMIS sempena Majlis Sambutan Hari Kualiti Peringkat Negeri Kelantan yang telah diadakan pada 12 November 2009.

(k) Mewujudkan porta l web HRMIS Neger i Kelantan Laporan pengemaskinian terbaru yang menyenaraikan kedudukan agensi mengikut kadar peratusan pengemaskinian dipaparkan di portal. Melalui tindakan ini, agensi akan cuba bersaing antara satu sama lain dalam mendapatkan kedudukan yang lebih baik daripada sebelumnya.

Sebagai kesimpulannya formula kejayaan Pentadbiran Setiausaha Kerajaan negeri Kelantan boleh dirumuskan sebagai gabungan faktor-faktor kerjasama, idea-idea yang memberangsangkan, usaha tanpa jemu dan pemantauan yang berterusan.

(d) Mengadakan Mesyuarat Penyelarasan dengan jabatan/agensi yang masih berada pada tahap pengemaskinian kurang memuaskanMesyuarat telah diadakan dengan jabatan/agensi negeri yang masih belum mencapai tahap peratusan pengemaskinian seperti dikehendaki pentadbiran ini. Sasaran baru ditetapkan untuk memastikan peratusan pengemaskinian jabatan/agensi dan keseluruhan terus meningkat. Tiga sesi mesyuarat telah diadakan iaitu pada 3 Jun 2009, 15 Julai 2009 dan 19 Oktober 2009.

(e) Mewujudkan sistem Mentor – MenteeJabatan/agensi negeri yang telah mencapai prestasi pengemaskinian yang cemerlang akan membantu jabatan/agensi yang masih belum mencapai sasaran pengemaskinian yang telah ditetapkan. Sebagai contoh, Majlis Daerah Machang yang konsisten mencatatkan peratusan cemerlang sejak April 2009 membantu Pejabat Tanah dan Jajahan Machang untuk mengemas kini maklumat kakitangan jabatan berkenaan.

(f) Mengadakan Perjumpaan Bersemuka dengan Jabatan/agensi negeri Sesi lawatan ke jabatan/agensi ataupun menjemput jabatan/agensi berkaitan ke pentadbiran ini bagi membincangkan masalah dan kaedah terbaik dalam mengatasi permasalahan pengemaskinian maklumat HRMIS.

(g) Pengisian perjawatan baru di Unit Pengurusan Data (HRMIS)Bahagian Pengurusan Sumber Manusia, Pejabat SUK Kelantan dan Suruhanjaya Perkhidmatan Negeri

Kerjasama & Dorongan

Pemantauan berterusan Idea

Usaha

13

Buletin HRMIS

PROGRAM PEMBANGUNAN KEPAKARAN PEGAWAI BPMOleh: Puan Salmiah Binti Ismail

Rajah 2: MODEL KEPAKARAN DEVELOPER

Rajah 1: MODEL KEPAKARAN MO

1. Proses Modul

2. Rekabentuk teknikal Modul

3. Database/ Table Modul

4. Laporan Modul/Cube

EIS

5. Penyediaan Spesifikasi Program

6. Penyediaan Impact Analysis

Form (IAF)

Mei 2010

14Buletin HRMIS

Bahagian Pengurusan Maklumat, JPA telah membangunkan Program Pembangunan Kepakaran Pegawai BPM (PPK) untuk meningkatkan kepakaran pegawai teknologi maklumat khususnya Pemilik Modul yang bertanggungjawab dalam pelaksanaan dan penyenggaraan perisian HRMIS. Program ini adalah Untuk memastikan aplikasi HRMIS sentiasa relevan dan menepati dasar-dasar dan proses pengurusan sumber manusia sektor awam serta selaras dengan Pelan Strategik Teknologi Maklumat (ISP) Jabatan Perkhidmatan Awam (JPA).

Pembangunan kepakaran ini dilaksanakan secara luaran dan dalaman bagi memantap dan mempercepatkan penguasaan ilmu, kemahiran dan pindahan teknologi. Pembangunan kepakaran secara luaran dilaksanakan melalui program Transfer of Technology (TOT) daripada perunding; Program Persijilan daripada institusi antarabangsa; dan melalui program kesedaran ICT Global Standard and Best Practices. Manakala pembangunan kepakaran secara dalaman dilaksanakan berdasarkan Training Roadmap (TRM) yang disediakan dan sesi perkongsian ilmu dalam kalangan pegawai-pegawai teknologi maklumat.

Kumpulan sasaran PPK adalah pegawai teknologi maklumat gred 29 hingga 44 di BPM. Pegawai gred 41dan 44 dikategorikan sebagai Pemilik Modul atau lebih dikenali sebagai MO dan pegawai gred 29 dan 32 dikategorikan sebagai Developers, Untuk mencapai tahap pakar, seorang MO; perlu mempunyai pengetahuan proses bisnes bagi modul dan juga kemahiran teknikal seperti dinyatakan dalam Model Kepakaran MO di Rajah 1. Dengan kepakaran ini MO dapat mengurus sendiri penyenggaraan HRMIS dan mengurangkan pergantungan kepada perunding

Manakala bagi seorang Developer, untuk mencapai tahap pakar mereka perlu mempunyai pengetahuan serta kemahiran programming skill dan standard seperti di Model Kepakaran Developer di Rajah 2. Dengan kepakaran ini Developer dapat menyenggara HRMIS iaitu membuat pembetulan berdasarkan Aduan Helpdesk, membangunkan laporan dan melaksanakan sebahagian penambahbaikan HRMIS.

1. Environ-ment &

Subversion

2. Database/ Tables/ Data

Elements Modul

3. SQL Reporting & Penyediaan

Laporan

4. ASP 5. .NET 6. SQL Server & SQL Command

22 Julai 2010

Pakar - mempunyai pengetahuan dan kemahiran melebihi 85 peratus

Separa Pakar - mempunyai pengetahuan dan kemahiran daripada 50-85 peratus

Belum Pakar - mempunyai pengetahuan dan kemahiran kurang daripada 50 peratus

• MCTS: ASP.NET 3.5 Framework

• Data Centre Professional

• Information Technology Infrastructure Library (ITIL) V3 Foundation

• Microsoft MCPD: ASP.NET Developer 3.5.

Program ini membolehkan pegawai-pegawai mendapat pengiktirafan profesional selaras dengan Program Kepakaran yang diuruskan oleh MAMPU.

Selanjutnya, bagi melahirkan warga BPM yang kompeten, menerusi pembangunan kepakaran dalaman, Program TRM dilaksanakan secara tersusun berdasarkan kepada Pelan Latihan yang dibangunkan khusus kepada pegawai-pegawai teknologi maklumat BPM. Manakala dalam menyokong trend latihan terkini untuk menjimatkan kos, latihan menerusi e-Pembelajaran Sektor Awam (EPSA) yang disediakan oleh INTAN turut dimanfaatkan oleh pegawai-pegawai teknologi maklumat BPM.

PPK akan diperluaskan kepada pegawai teknologi maklumat lain yang terlibat dalam pembangunan secara inhouse dan pegawai teknikal yang terlibat dengan pusat data, rangkaian dan keselamatan; dan bidang -bidang lain mengikut kesesuaian.

B P M b e r k e y a k i n a n b a h a w a P P K m a m p u membantu membangunkan kepakaran pegawai-pegawai teknologi maklumat bahagian untuk memastikan perkhidmatan menerusi sistem-sistem yang dibangunkan adalah sentiasa tersedia dan relevan.

a) Pemilik Modul (MO)• Membuat deklarasi sendiri (self declaration) warna

kepakaran dalam enam (6) bidang kepakaran mengikut Model Kepakaran MO.

• Status sebenar kepakaran disahkan semasa MO membuat pembentangan Modul/Submodul mengikut bidang yang telah ditentukan.

• Setiap tiga (3) bulan, status warna kepakaran MO dikemas kini dan dikumpulkan untuk dianalisis.

• Laporan pencapaian kepakaran dibentangkan dalam Mesyuarat Pengurusan BPM, JPA.

b) Developers• Membuat deklarasi sendiri (self declaration) warna

kepakaran dalam enam (6) bidang kepakaran mengikut Model Kepakaran Developer.

• Status sebenar kepakaran disahkan oleh Ketua Developer berdasarkan kecekapan melaksanakan tugasan yang diarahkan.

• Setiap tiga (3) bulan, status warna kepakaran Developer dikemas kini dan dikumpulkan untuk dianalisis.

• Laporan pencapaian kepakaran dibentangkan dalam Mesyuarat Pengurusan BPM, JPA.

Di samping itu, pengiktirafan daripada institusi antarabangsa adalah sangat penting kepada pegawai teknologi maklumat untuk mengesahkan mereka mempunyai tahap pengetahuan dan kemahiran ICT yang profesional. Sehingga kini 23 orang daripada pegawai-pegawai teknologi maklumat BPM telah mendapat persijilan dalam empat (4) bidang profesional seperti berikut:

Penilaian Kepakaran:

15

Buletin HRMIS

FAQ1. Adakah perlu nombor rujukan fail peribadi dalam HRMIS yang dipapar secara automatik ditukar kepada nombor rujukan sedia ada seperti di fail yang diwujudkan secara manual?

JawapanNombor rujukan yang disediakan adalah merujuk kepada nombor fail peribadi pegawai (dari Submodul Profil Perkhidmatan). Sekiranya agensi mempunyai fail khusus untuk perisytiharan harta, maka nombor rujukan fail berkenaan boleh diubah mengikut kesesuaian dan keperluan agensi. Ini adalah untuk memudahkan rujukan masa hadapan dengan menggunakan nombor rujukan yang sama.

2. Maklumat harta yang telah dimasukkan hilang apabila berlaku gangguan talian.

JawapanSekiranya pemilik kompetensi belum klik butang “simpan” maka maklumat harta yang dimasukkan akan hilang.

3. Bagaimana hendak selenggara kelayakan Cuti Bersalin dan Cuti Haji yang melangkau tahun sekiranya kelayakan belum wujud? Perlukah dipecahkan kelayakan cuti kepada 2 tahun yang berbeza?

JawapanTidak perlu pecahkan kelayakan Cuti Bersalin atau Cuti Haji kepada 2 tahun yang berbeza. Masukkan kelayakan cuti berdasarkan tahun pemilik kompetensi mula bercuti. Contoh: Cuti Bersalin pada 1 Disember 2008 – 29 Januari 2009 (60 hari). Masukkan kelayakan Cuti Bersalin 60 hari pada tahun 2008

Mengikut Perintah Am Bab F, setiap pegawai yang ingin mendapatkan rawatan di klinik atau hospital kerajaan dikehendaki mengemukakan Surat Pengesahan Diri dan Pengakuan Pegawai (Guarentee Letter - GL) yang telah disahkan oleh Ketua Jabatan. Keadaan ini seringkali menimbulkan kesulitan khasnya apabila pegawai tidak sempat memperoleh GL tersebut semasa kecemasan ataupun pada hujung minggu. Bagi mengatasi masalah ini, kerajaan telah melaksanakan penggunaan Surat Pengesahan Diri dan Pengakuan Pegawai secara online mulai 1 Ogos 2007. Pelaksanaan arahan ini selari dengan amalan semasa, iaitu menggunakan Surat Pengesahan Diri dan Pengakuan Pegawai (termasuk ibu bapa) yang dikeluarkan oleh jabatan.

Apakah itu e-GL?

e-GL merupakan singkatan bagi Electronik Guarantee Letter, yang merupakan alternatif lain untuk Surat Pengesahan Diri dan Pengakuan Pegawai di mana pegawai tidak perlu membawa surat pengesahan diri dari jabatan. e-GL akan digunakan sebagai dokumen untuk mengesahkan seseorang individu itu sebagai pegawai Perkhidmatan Awam yang layak mendapat rawatan secara percuma di hospital/klinik kerajaan di samping digunakan untuk menentukan kelayakan kelas wad pegawai. e-GL ini juga memudahkan keluarga pegawai yang memerlukan rawatan di hospital/klinik kerajaan.

Bagaimana kemudahan ini boleh diperoleh? Mudah sahaja. Hanya dengan mengemukakan kad

Tahukah anda?pengenalan pemilik kompetensi ataupun keluarga ibu bapa, tanpa perlu bersusah payah mendapatkan GL daripada Ketua Jabatan. Pengeluaran e-GL akan menghasilkan kelayakan untuk pesakit secara automatik.

Sehingga kini, Kementerian Kesihatan Malaysia telah berjaya melaksanakan perkhidmatan e-GL di semua 135 buah hospital kerajaan dan juga di Klinik Kesihatan Putrajaya. Kemudahan ini juga boleh dinikmati di Institut Jantung Negara (IJN). Bagi pelaksanaan kemudahan e-GL di klinik kesihatan dan klinik pergigian yang lain, perancangan sedang dibuat agar kemudahan ini juga dapat dipanjangkan secara berperingkat.

Sehubungan itu amatlah penting bagi penjawat awam mengemas kini maklumat asas mengenai data perjawatan, profil perkhidmatan dan rekod peribadi di dalam aplikasi HRMIS. Adalah menjadi tanggungjawab pemilik kompetensi untuk memastikan keperluan maklumat dalam aplikasi HRMIS sentiasa lengkap dan kemas kini. Kegagalan berbuat demikian akan mendatangkan kesusahan apabila pegawai atau keluarga ibu bapa, tidak dapat menikmati kelayakan kelas wad yang sepatutnya boleh dinikmati secara percuma. Jadi, pastikan maklumat rekod peribadi, data perjawatan dan profil perkhidmatan sentiasa dikemas kini.

16Buletin HRMIS

Sid

ang

Red

aksi

PenaungYBhg Dato’ Sri Abu Bakar Bin Haji AbdullahKetua Pengarah Perkhidmatan Awam Malaysia PenasihatYBhg Dato’ Dr. Ismail bin AliasTimbalan Ketua Pengarah Perkhidmatan Awam (Operasi)

Ketua EditorTn. Hj. Kamarudin bin TahirPengarah Bahagian Pengurusan Maklumat

Pasukan EditorialEn. Hairul Rashidan bin Md Rashid • En. Mohd Yusuf bin Chek Mat • En. Ab. Razak bin Safii • En. Muhamad Sade bin Mohamad Amin • En. Mohd Sahar bin Mohd Noor • En. Sarpin bin Nawawi • En. Mohd Hazli bin Ahmad @ Adnan • Pn. Mazni bin Ahmad • Cik Rosnani bt Saion • Pn. Marina bt Said • En. Hasim bin Zainal Abidin

Penasihat TeknikalEn. Shukri bin HamatEn. Abdul Hamid bin Ahmad

JurugambarCik Ayu Salmee bt SalamonCik Maya Azren bt Nathan

Pengurusan dan EdaranPn. Fairuz Eliza bt Mohamed NorawiCik Syarifah Haiza Farhana bt Sayed Kamar

PenerbitanBahagian Pengurusan Maklumat,Jabatan Perkhidmatan Awam

PercetakanPercetakan Nasional Malaysia Berhad

Buletin HRMIS akan menjadi saluran komunikasi dua hala yang lebih berkesan dengan penglibatan yang aktif dari para pembaca. Sumbangan anda sangat dialu-alukan. Sama ada anda memberikan buah fikiran, pandangan, cadangan atau pertanyaan, penulisan anda hendaklah tidak melebihi 2000 patah perkataan dan ia berkaitan dengan pengurusan sumber manusia. Segala sumbangan hendaklah dialamatkan kepada:

Bahagian Pengurusan Maklumat,Jabatan Perkhidmatan Awam,Bangunan MKN-Embassy Techzone,Blok A, No. 3200, Jalan Teknokrat 2,63000 Cyberjaya, Sepang,Selangor Darul Ehsan.

E-mel: buletinhrmis@jpa.gov.my

Sumbangan

&Maklum Balas