prosedur pengurusan fail

Upload: aiyu-nadia

Post on 14-Apr-2018

240 views

Category:

Documents


0 download

TRANSCRIPT

  • 7/29/2019 Prosedur Pengurusan Fail

    1/5

    PROSEDUR PENGURUSAN FAIL

  • 7/29/2019 Prosedur Pengurusan Fail

    2/5

    Pembukaan Fail

    Tajuk, nombor rujukan fail dan tarikh

    pembukaan fail baru dicatat di atas kulit fail.

    Fail

    Mesti mengandungi kertas minit, kandungan

    surat dan dokumen lampiran - disusun mengikut

    tarikh transaksi.

  • 7/29/2019 Prosedur Pengurusan Fail

    3/5

    Kandungan

    Diberi nombor lampiran dan direkod di atas

    minit menggunakan dakwat merah.

    Dakwat biru atau hitam bagi surat yang keluar.

    Minit Pendek

    Tidak lebih daripada satu perenggan boleh

    dicatat di atas kertas minit.

  • 7/29/2019 Prosedur Pengurusan Fail

    4/5

    Minit Panjang

    Hendaklah ditaip dan dikandungkan sebagai satu

    kandungan.

    Surat Rasmi (didaftar atas kertas)Tidak boleh dikeluarkan daripada kandungan fail.

    Lampiran (dikeluarkan)

    Hendaklah dicatat dengan nombor kod fail, nombor

    lampiran fail berkenaan dan disimpan di bilik fail.

  • 7/29/2019 Prosedur Pengurusan Fail

    5/5

    Pengesanan semula dokumen

    Slip pengganti dokumen - dikandungkan di dalam fail yang

    mana tercatat maklumat tempat simpanan dokumen

    tersebut.

    Fail 100 kandungan/ketebalan 4 cm

    hendaklah ditutup (atas fail dipalang dengan dakwat merah)

    dan fail baru dibuka

    Fail Baru

    Hendaklah dicatat tajuk, nombor rujukan yang sama dan

    catatan Jilid 2 (Jld. 2)