prosedur pengurusan fail
TRANSCRIPT
-
7/29/2019 Prosedur Pengurusan Fail
1/5
PROSEDUR PENGURUSAN FAIL
-
7/29/2019 Prosedur Pengurusan Fail
2/5
Pembukaan Fail
Tajuk, nombor rujukan fail dan tarikh
pembukaan fail baru dicatat di atas kulit fail.
Fail
Mesti mengandungi kertas minit, kandungan
surat dan dokumen lampiran - disusun mengikut
tarikh transaksi.
-
7/29/2019 Prosedur Pengurusan Fail
3/5
Kandungan
Diberi nombor lampiran dan direkod di atas
minit menggunakan dakwat merah.
Dakwat biru atau hitam bagi surat yang keluar.
Minit Pendek
Tidak lebih daripada satu perenggan boleh
dicatat di atas kertas minit.
-
7/29/2019 Prosedur Pengurusan Fail
4/5
Minit Panjang
Hendaklah ditaip dan dikandungkan sebagai satu
kandungan.
Surat Rasmi (didaftar atas kertas)Tidak boleh dikeluarkan daripada kandungan fail.
Lampiran (dikeluarkan)
Hendaklah dicatat dengan nombor kod fail, nombor
lampiran fail berkenaan dan disimpan di bilik fail.
-
7/29/2019 Prosedur Pengurusan Fail
5/5
Pengesanan semula dokumen
Slip pengganti dokumen - dikandungkan di dalam fail yang
mana tercatat maklumat tempat simpanan dokumen
tersebut.
Fail 100 kandungan/ketebalan 4 cm
hendaklah ditutup (atas fail dipalang dengan dakwat merah)
dan fail baru dibuka
Fail Baru
Hendaklah dicatat tajuk, nombor rujukan yang sama dan
catatan Jilid 2 (Jld. 2)