pengurusan fail jabatan 2010

SIRI PANDUAN UMUM JABATAN | 2010

JABATAN PENDAFTARAN NEGARA, MALAYSIAKEMENTERIAN DALAM NEGERI

PANDUAN PENGURUSAN FAIL

JABATAN

SIRI PANDUAN UMUM JABATAN


PANDUAN PENGURUSAN FAIL

JABATANKANDUNGAN

Prakata 3

Apa Itu Fail Jabatan 4

Fail Di JPN 4

Surat Di JPN 4

Rekod Di JPN 4

Kepentingan Fail Jabatan 5

Pengkelasan Fail Di JPN 6

Jenis-jenis Fail Di JPN 6

Sistem Fail Di JPN 7

Simpan Dalam Perhatian (SDP) 11

Fail Timbul (Float File) 11

Pelupusan Fail 11

3JABATAN PENDAFTARAN NEGARA

PANDUAN PENGURUSAN FAIL JABATAN Siri Panduan Umum Jabatan

PRAKATA

Fail dan rekod adalah sumber rujukan penting serta bahan yang membuktikan sesuatu tindakan/keputusan yang telah diambil. Oleh yang demikian, pengurusan fail yang sistematik adalah penting untuk menjamin supaya rekod sentiasa terpelihara, mudah dicapai dan tidak rosak.

Sebagai agensi yang menguruskan rekod kependudukan negara, pengurusan fail dan rekod di JPN sangat penting. Buku panduan ini disediakan sebagai panduan tambahan kepada peraturan pengurusan fail dan rekod yang telah dikeluarkan oleh agensi pusat yang disesuaikan mengikut keperluan JPN.

Buku panduan ini menjelaskan prinsip asas pengurusan fail iaitu jenis fail yang digunapakai di JPN, kaedah pengkelasan/pengkodan fail, tatacara pembukaan, pergerakan, penyimpanan serta penutupan fail.

Adalah diharapkan buku panduan ini dapat dimanfaatkan sebaik mungkin oleh anggota JPN untuk memastikan pengurusan fail dan rekod di JPN sentiasa diuruskan dengan cekap dan berkesan.

(DATO ALWI BIN HJ. IBRAHIM)Ketua PengarahJabatan Pendaftaran Negara Malaysia

JABATAN PENDAFTARAN NEGARA

Siri Panduan Umum Jabatan PANDUAN PENGURUSAN FAIL JABATAN

4

APA ITU FAIL JABATAN

FAIL DI JPN

SURAT DI JPN

REKOD DI JPN

Fail adalah kad berlipat di mana surat atau dokumen disimpan secara tersusun bagi tujuan rekod untuk memastikan surat atau dokumen tersebut tidak hilang dan mudah dicapai apabila diperlukan.

Dokumen rasmi atau tidak rasmi yang dihantar dan diterima JPN kepada atau dari agensi (kerajaan atau swasta) atau individu (di luar dan di dalam JPN) yang berkaitan dengan urusan kerajaan. Dokumen ini meliputi emel dan faksimili.

Bahan dalam bentuk bertulis atau bentuk elektronik yang menjadi rekod JPN seperti dokumen permohonan, salinan daftar urus niaga utama, buku daftar, salinan resit, maklumat peribadi anggota, bahan bercetak, gambar foto dan mikrofilem.

PANDUAN PENGURUSAN FAIL JABATAN



KEPENTINGAN FAIL JABATAN

Fail-fail adalah sangat mustahak di dalam urusan rasmi Kerajaan bukan sahaja sebagai rekod yang mencatatkan tindakan-tindakan yang telah diambil atau keputusan-keputusan yang sudah dicapai tetapi juga sebagai tempat menyiasat apa-apa tuduhan, kelemahan atau kegagalan Jabatan-jabatan di dalam menjalankan tugas masing-masing. Oleh itu amatlah penting bahawa fail-fail diwujudkan dan dipelihara mengikut cara yang sistematik.

Pengurusan fail dan rekod yang sistematik adalah penting di JPN untuk membuktikan sesuatu tindakan telah diambil, sebagai rujukan dan rekod jabatan. Sebagai contoh, pentingnya fail adalah untuk:

Menyimpan dan merekod arahan daripada 1. Stakeholders (Y.B. Menteri, Y.B. Timbalan-timbalan Menteri, KSN dan Kementerian).

Contoh: Fail Mesyuarat Post Cabinet.

Menyimpan dan merekod arahan Ketua Pengarah Pendaftaran Negara 2. kepada Bahagian, Ibu Negeri, Pejabat Cawangan. Contoh: Fail Arahan Jabatan Pendaftaran Negara.

Menyimpan rekod, data dan maklumat anggota JPN. Contoh: Fail Peribadi.3.

Menyimpan maklumat pengurusan kewangan dan perakaunan di JPN. 4. Contoh: Fail Bajet Jabatan.

Menyimpan keputusan melibatkan dasar. Contoh: Fail Perancangan Strategik 5. dan Fail Mesyuarat Pengurusan.

Menyimpan rekod surat-menyurat dengan lain-lain agensi, sama ada agensi 6. kerajaan atau swasta. Contoh: Fail Biro Pengaduan Awam.

Menyimpan rekod surat-menyurat dengan orang awam. Contoh: Fail Aduan 7. Pelanggan.



6

PENGKELASAN FAIL DI JPN

Fail dikelaskan seperti berikut:

FAIL TERBUKA Warna Putih

FAIL TERHAD Warna Putih dicop perkataan TERHAD

FAIL SULIT Warna Hijau tercatat perkataan SULIT di kulit fail

FAIL RAHSIA Warna Merah Jambu berpalang merah tercatat perkataan RAHSIA

FAIL RAHSIA BESAR

Warna Kuning berpalang merah tercatat perkataan RAHSIA BESAR di

kulit fail

JENIS-JENIS FAIL DI JPN

Jenis-jenis fail di JPN adalah seperti berikut:

FAIL URUS NIAGA UTAMA

Fail yang digunakan di Bahagian urus niaga utama JPN

FAIL URUSAN AM

Fail selain daripada fail urus niaga utama

FAIL SIASATANFail yang diwujudkan khusus untuk

kegunaan Bahagian Siasatan dan Penguatkuasaan di JPN

FAIL SEMENTARA

Fail yang dibuka untuk kegunaan sementara dengan menggunakan

sampul kecil

FAIL TIMBUL (FLOAT FILE)

Fail yang mengandungi salinan surat yang diedar keluar dari JPN untuk

makluman dan semakan pengurusan



SISTEM FAIL DI JPN

PENGKELASAN PERKARA DAN PENGKODAN (SUBJECT CLASSIFICATION AND CODING)

Setiap fail hendaklah diberi tajuk fail yang membayangkan kandungan dokumen yang difailkan. Contoh Perkara:

Kursus Induksi Umum dan Khusus Bil.1/2008.

Mesyuarat Perancangan Strategik Tahun 2009 Jabatan Pendaftaran Negara.

Tajuk fail diberi berdasarkan pengkelasan perkara yang berasaskan fungsi dan aktiviti jabatan.

Setiap perkara diberi pengkodan nombor yang menjadi nombor rujukan fail. Contoh Perkara:

Kewangan, Aduan Pelanggan dan Perjawatan.

PEMBUKAAN FAIL

Fail hendaklah dibuka apabila sesuatu dokumen baru diterima atau bila mana fail yang berkaitan belum diwujudkan.

Tajuk dan nombor rujukan fail serta tarikh pembukaan fail perlu dicatatkan di atas kulit fail.

Fail yang dibuka ini hendaklah didaftarkan dalam daftar fail jabatan.

Fail-fail baru yang dibuka boleh didaftarkan dalam Doket Faharasat Bilangan (Borang Am 89) atau buku daftar fail jabatan.

Setiap fail mestilah mengandungi kertas minit untuk merekod surat keluar dan surat masuk.

Kandungan surat dan dokumen lampiran yang disusun seturut mengikut tarikh transaksi.

Setiap surat yang difailkan diberi nombor folio dan direkodkan di atas kertas minit menggunakan dakwat merah bagi surat masuk dan dakwat biru atau hitam bagi surat yang keluar.



8

KEPENTINGAN KERTAS MINIT

Kertas minit adalah penting untuk:

Mencatat kandungan surat keluar dan masuk.

Mencatat arahan dan keputusan berhubung dengan sesuatu perkara yang diuruskan. Catatan di atas kertas minit dipanggil Minit Pendek yang tidak melebihi satu perenggan. Sekiranya minit melebihi daripada satu perenggan ia hendaklah ditaip dan dikandungkan dalam fail sebagai Minit Bebas.

PERGERAKAN FAIL

Pergerakan dan penyimpanan fail adalah di bawah tanggungjawab Unit Pentadbiran atau Bahagian masing-masing.

Pergerakan fail hendaklah direkodkan bagi memudahkan pengawalan dan pengesanan fail.

Rekod pergerakan perlu dicatat pada muka hadapan kulit fail dan kad pengedaran fail atau pada belakang doket faharasat bilangan (Borang Am 89).

Sekiranya fail tersebut hendak diedarkan oleh pegawai yang memegang fail kepada pegawai lain, pegawai berkenaan perlu mengisi slip transaksi dan menyerahkan slip tersebut kepada kerani pendaftar fail bagi memaklumkan fail tersebut telah diserahkan kepada orang lain.

PENYIMPANAN FAIL

Fail terbuka perlu disimpan di Bilik Fail dengan menggunakan rak yang sesuai. Ia hendaklah disusun seturut mengikut nombor rujukan fail. Setiap rak hendaklah dilabelkan bagi memudahkan pengesanan fail.

Fail Terperingkat Peringkat Rahsia dan Rahsia Besar pula hendaklah disimpan dalam kabinet berkunci



yang berpalang, rak bergerak yang berkunci atau bilik kebal sesuai dengan Arahan Keselamatan.

PENUTUPAN FAIL

Fail yang mengandungi 100 kandungan atau ketebalannya 4 sentimeter hendaklah ditutup dan fail baru pula dibuka.

Di atas kulit fail yang telah ditutup itu hendaklah dipalang dengan dakwat merah dan dicatatkan perkataan DITUTUP - JILID 2 DIBUKA dengan dakwat biru atau hitam menggunakan dakwat kekal.

Di atas kulit fail yang baru pula hendaklah dicatatkan tajuk dan nombor yang sama beserta dengan catatan Jilid 2 (Jld 2).

FAIL SEMENTARA (AM.435A - Pin.1/82)

Fail sementara hanya boleh dibuka apabila surat atau dokumen yang diterima atau diwujudkan memerlukan tindakan segera sedangkan fail yang berkenaan tidak dapat dikesan atau lebih dari seseorang pegawai perlu mengambil tindakan dengan menggunakan fail yang sama.

Nombor rujukan fail dan tajuk fail bagi fail sementara mestilah sama dengan nombor dan tajuk fail asal.

Isi kandungan beserta kulit fail sementara hendaklah dimasukkan kembali ke dalam fail asal sebagai satu kandungan apabila fail asal telah diperolehi atau tindakan serentak telah selesai dilakukan.

Jika fail asal tidak dapat dikesan sehingga satu tempoh tertentu fail baru hendaklah dibuka bagi menggantikan fail sementara tersebut.



10

KAD PENGEDARAN FAIL

RUJUKAN FAIL

PERKARA

Tarikh dihantar Kepada

Tandatangan Penerima

Tarikh dihantar Kepada

Tandatangan Penerima

BORANG PERGERAKAN FAIL JPNKepada Registri,

TandatanganNama : Nama :

Jawatan :Jawatan :Tarikh : Tarikh :

Tandatangan

(Pegawai Menerima Fail)

Fail No. / Tajuk :

telah saya serahkan kepada :

pada



SIMPAN DALAM PERHATIAN

Kaedah Simpan Dalam Perhatian (SDP) hendaklah bagi memudahkan tindakan susulan (follow up) ke atas sesuatu surat dalam tempoh masa dan tarikh yang ditetapkan.

FAIL TIMBUL (FLOAT FILE)

Fail timbul digunakan di JPN untuk memaklumkan kepada pegawai seperti yang disenaraikan pada kulit fail untuk memaklumkan sesuatu tindakan yang telah diambil.

Fail timbul diwujudkan mengikut bulan.

PELUPUSAN FAIL

Pegawai yang bertanggungjawab di Bahagian hendaklah menyediakan senarai fail yang perlu dilupuskan kepada Pegawai Rekod untuk tindakan.

Bagi fail terperingkat, pihak Jabatan mendapat nasihat Pejabat Keselamatan Kerajaan Malaysia sebelum perlupusan dilaksanakan.

Setiap fail terperingkat yang hendak dilupuskan perlu diturunkan taraf terbuka terlebih dahulu oleh pemula.

Setelah diturunkan taraf, barulah pelupusan dapat dilaksanakan.


PANDUAN PENGURUSAN FAIL JABATAN

SIRI PANDUAN UMUM JABATAN | 2010

pengurusan fail jabatan 2010

Documents