pengurusan no. semakan: 04 - reg.upm.edu.myreg.upm.edu.my/eiso/docs/20160810165750sok prosedur p009...

PENGURUSAN

Kod Dokumen : UPM/SOK/KEW-BYR/P009

Halaman: 1/12

No. Semakan: 04

No. Isu: 02

PROSEDUR PEMBAYARAN TANPA PESANAN BELIAN

Tarikh: 18/08/2016

Dokumen yang dicetak adalah DOKUMEN TIDAK TERKAWAL’

1.0 TUJUAN

Prosedur ini disediakan bagi tujuan menerangkan tatacara pembayaran kepada Pusat Tanggungjawab (PTJ), pembekal, pelajar dan stafsambilan.

2.0 SKOP

Prosedur ini merangkumi semua bayaran yang tidak melalui pesanan belian/ tuntutan kepada PTJ, pembekal, pelajar, staf sambilan, bayaran lebihan kepada penaja dan pelajar dan juga bayaran antara PTJ dengan menggunakan kaedah jernal.

3.0 TANGGUNGJAWAB

Naib Canselor, Wakil Pengurusan dan Timbalan Wakil Pengurusan bertanggungjawab memastikan prosedur ini dilaksanakan. Sesiapa yang terlibat perlu mematuhi prosedur ini.

4.0 DOKUMEN RUJUKAN

Kod Dokumen Tajuk Dokumen

http://1pp.treasury.gov.my

Pengurusan Wang Awam (WP)

Perintah – perintah Am

Peraturan Kewangan dan Perakaunan UPM

Pekeliling Bendahari Bil 3 Tahun 2013

Pelaksanaan Peraturan dan Kaedah Tempahan Tiket Secara Atas Talian

PENGURUSAN


Halaman: 2/12

No. Semakan: 04

No. Isu: 02


Tarikh: 18/08/2016


5.0 TERMINOLOGI DAN SINGKATAN

Batching : Baucar-baucar dikumpul mengikut Payment Entry

(tidak melebihi 5 baucar) Payment Entry : Laporan Transaksi Baucar

KPTJ : Ketua Pusat Tanggungjawab PA : Penolong Akauntan Pentadbir : Pegawai UPM yang bergred 41 dan ke atas di bawah Skim

Perkhidmatan SSM Pembekal : Syarikat atau individu yang telah melaksanakan perolehan

bekalan/perkhidmatan/kerja/kepada Universiti PK : Pegawai Kewangan yang bergred dari W41 dan keatas di bawah

Skim Perkhidmatan SSM PTJ : Pusat Tanggungjawab PTK : Pembantu Tadbir Kewangan PPPTJ : Pembantu Pentadbir yang terdiri daripada pegawai UPM yang

bergred 40 dan kebawah, di bawah Skim Perkhidmatan SSM di Pusat Tanggungjawab

Pusat Kos : Kod Pusat Tanggungjawab SAGA : Standard Accounting For Government Agencies

PENGURUSAN


Halaman: 3/12

No. Semakan: 04

No. Isu: 02


Tarikh: 18/08/2016


6.0 PROSES TERPERINCI

Tanggungjawab Carta alir Perincian Rekod/

Dokumen Rujukan

6.1 Mula

Pemohon

6.2

6.2.1

Hantar Dokumen Hantar Dokumen kepada PTJ mengikut kategori berikut bagi urusan pembayaran dan juga tempahan tiket ke Pejabat Bursar Zon/Seksyen Kewangan mengikut lokasi seperti yang tertera di lamansesawang http://www.bursar.upm.edu.my/

Bil.

Jenis Pemohon

Dokumen

1. Pembekal Invois /Nota Hantaran

2. PTJ i) Surat Arahan Pembayaran atau

Borang Arahan Pengeluaran Invois / Pelarasan Antara PTJ (SOK/KEW/BR045/AKN)

3. Staf sambilan

Borang-borang tuntutan. Rujuk Lampiran 1 pada Garis Panduan Pembayaran Tanpa Pesanan Belian (SOK/KEW/GP014/BYR)

4. Pelajar

i) ii) iii)

Surat arahan bayaran daripada penaja. Rujuk Garis Panduan Pengagihan Bayaran Dari Penaja Dan Pelajar (OPR/BEN/GP010/BYR)

Atau Borang Tuntutan Perjalanan Dan Pelbagai Untuk Pelajar (SOK/KEW/BR048/BYR) Borang Tuntutan Bayaran Program Khidmat Pelajar

(SOK/KEW/BR034/BYR)

6.1 Mula

6.2 Hantar Dokumen Tuntutan

A A1

http://www.bursar.upm.edu.my/

PENGURUSAN


Halaman: 4/12

No. Semakan: 04

No. Isu: 02


Tarikh: 18/08/2016



Dokumen Rujukan

5.

Pegawai Cuti Belajar

i) Surat arahan bayaran daripada Pejabat Pendaftar. Rujuk Garis Panduan Pembayaran Elaun Biasiswa Cuti Belajar (SOK/KEW/GP015/BYR)

6.

Tempahan Tiket

Rujuk Garis Panduan Tempahan dan Bayaran Untuk Perjalanan Udara Secara Online

(SOK/KEW/GP027/BYR)

6.2.2 Bagi pembayaran yang menggunakan peruntukan penyelidikan dan akaun amanah, tuntutan perlu dibuat selewat-lewatnya dalam tempoh 3 bulan selepas aktiviti tamat.

6.2.3 Bagi pembayaran yang menggunakan peruntukan belanja mengurus, tuntutan hendaklah dibuat dalam tahun semasa bagi mengelakkan perbelanjaan dikenakan pada peruntukan tahun berikutnya.

PPPTJ 6.3

6.3.1

Terima Dokumen Tuntutan dan Kenalpasti Pelanggan Terima dokumen tuntutan daripada pemohon mengikut kategori pelanggan seperti di para 6.2.1 dan cop tarikh terima pada dokumen tersebut.

PPPTJ 6.4

6.4.1

Semak Dokumen Tuntutan Semak dokumen tuntutan berpandukan Garis Panduan Pembayaran Tanpa Pesanan Belian (SOK/KEW/GP014/BYR).

PPPTJ 6.5

6.5.1

Pengesahan dan Kelulusan Ketua Pusat Tanggungjawab

Serah dokumen tuntutan dan dokumen sokongan yang telah disemak kepada KPTJ atau pegawai yang diberikuasa untuk pengesahan dan kelulusan.

A

6.3 Terima Dokumen

Tuntutan Dan

Kenalpasti Pelanggan

6.5 Pengesahan dan Kelulusan Ketua Pusat

Tanggungjawab

6.4 Semak Dokumen Tuntuta

n

A1

B

Tid

ak

Len

gk

ap

PENGURUSAN


Halaman: 5/12

No. Semakan: 04

No. Isu: 02


Tarikh: 18/08/2016



Dokumen Rujukan

PPPTJ

6.6

6.6.1

6.6.2

Hantar Dokumen ke Pejabat Bursar

Lengkapkan Daftar Format Daftar Penyerahan Dokumen Pembayaran (SOK/KEW/DF021/BYR) dalam dua (2) salinandan hantar bersama dokumen sokongan. RujukGarisPanduanPembayaranTanpaPesananBelian (SOK/KEW/GP014/BYR).

Pastikan dokumen tuntutan diserah ke Pejabat Bursar dalam tempoh 5 hari daripada tarikh terima tuntutan.

PTK 6.7

6.7.1

6.7.2

Terima Dokumen Terima dan cop tarikh terima pada Daftar Format Daftar Penyerahan Dokumen Pembayaran (SOK/KEW/DF021/BYR) dan muka hadapan dokumen tuntutan dari PTJ seperti di 7.2.1. Serah satu (1) salinan Daftar Format Daftar Penyerahan Dokumen Pembayaran (SOK/KEW/DF021/BYR) kepada PTJ untuk makluman.

PTK 6.8

6.8.1

6.8.2

Semak Dokumen Semak dokumen tuntutan dan dokumen sokongan. Tentukan jenis tuntutan dan rujuk Garis Panduan Pembayaran Tanpa Pesanan Belian (SOK/KEW/GP014/BYR) untuk tata cara semakan. Bagi bayaran tempahan tiket secara online,rujuk Garis Panduan Tempahan dan Bayaran Untuk Perjalanan Udara Secara Sekiranya dokumen tidak lengkap, kembalikan kepada PTJ melalui Daftar Format Memo Pembetulan Dokumen Kewangan (OPR/BEN/DF030/BYR) untuktindakanpembetulan.

6.6 Hantar Dokumen ke Pejabat Bursar

6.7 Terima

Dokumen

6.8 Semak Dokumen Tuntuta

n

C C1

B Ti

dak

Len

gkap

PENGURUSAN


Halaman: 6/12

No. Semakan: 04

No. Isu: 02


Tarikh: 18/08/2016



Dokumen Rujukan

PTK 6.9

6.9.1

6.9.2

6.9.3 6.9.4

Kenalpasti Kaedah Bayaran Kenalpasti kaedah bayaran yang telah ditentukan oleh PTJ. Bagi pembayaran melalui Jernal/Bank Deraf / Pindahan Bank rujuk Garis Panduan Pembayaran Tanpa Pesanan Belian (SOK/KEW/GP014/BYR). Bagi bayaran tempahan tiket secara online melalui kad korporat UPM, rujuk Garis Panduan Tempahan dan Bayaran Untuk Perjalanan Udara Secara Online (SOK/KEW/GP027/BYR) Bagi pembayaran melalui cek/EFT, terus ke langkah 6.10

PTK/PA 6.10

6.10.1

6.10.2

Pendaftaran dan Kemaskini Invois Daftarkan invois / tuntutan ke dalam Sistem SAGA dengan merujuk Garis Panduan Pembayaran Tanpa Pesanan Belian (SOK/KEW/GP014/BYR) Jika invois tidak dapat dikemaskini disebabkan peruntukan tidakmencukupi, kembali kelangkah 6.8.2 untuk tindakan pembetulan melalui Daftar Format Memo Pembetulan Dokumen Kewangan (OPR/BEN/DF030/BYR).

PTK 6.11 Penyediaan Baucar Sediakan baucar bayaran dengan merujuk Garis Panduan Pembayaran Tanpa Pesanan Belian (SOK/KEW/GP014/BYR)

PK/PKA/PTK 6.12

6.12.1

6.12.2

Pengesahan Baucar Serah baucar dan dokumen pembayaran kepada PK/PA/PTK untuk pengesahan mengikut had kuasa yang telah diluluskan. Bagi baucar yang memerlukan pembetulan, kembali ke langkah 7.8 untuk semakansemula.

PK/PKA/PTK 6.13

6.13.1

6.13.2

Kelulusan Baucar Serah baucar dan dokumen pembayaran kepada PK/PA/PTK untuk kelulusan mengikut had kuasa yang telah ditetapkan . Bagi baucar yang tidak diluluskan, kembali ke langkah 6.8 untuk tindakan semakan semula.

C

6.9 Kenalpasti Kaedah Bayaran

6.10 Pendaftaran dan Kemaskini

Invois

6.11 Penyediaan Baucer

6.12 Pengesahan

Baucer Tuntutan

6.13 Kelulusan

Baucer

D

C1 Ti

dak

Tid

ak

Ya

Ya

D1

PENGURUSAN


Halaman: 7/12

No. Semakan: 04

No. Isu: 02


Tarikh: 18/08/2016


Tid

ak


Dokumen Rujukan

PTK 6.14

6.14.1

Batching Rujuk Garis Panduan Pembayaran Tanpa Pesanan Belian (SOK/KEW/GP014/BYR) untuk tatacara batching.

PTK SEKSYEN KEWANGAN

PERAKAUNAN

6.15

6.15.1

6.15.2

Kemaskini Baucar Kemaskini baucar berpandukan Arahan Kerja Kemaskini Baucar (OPR/BEN/AK009/AKN). Bagi baucar yang ralat, kembali ke langkah 6.8 untuk semakan semula.

PTK SEKSYEN KEWANGAN

PERAKAUNAN

6.16

6.16.1

6.16.2

Penyediaan Dan PengedaranCek-EFT Sedia dan edar cek berpandukan Prosedur Pengurusan Cek (UPM/OPR/BEN-AKN/P005). Bagi cek yang hendak dibatalkan/ diganti, rujuk Garis Panduan Permohonan Pembatalan Dan Mengganti Cek / Bank Deraf / Pindahan Bank (OPR/BEN/GP009/BYR).

6.17 Tamat

D

6.14 Batching

6.16 Penyediaan Dan Pengedaran

Cek-EFT

6.15 Kemaskini

Baucer

D1

6.17 Tamat

PENGURUSAN


Halaman: 8/12

No. Semakan: 04

No. Isu: 02


Tarikh: 18/08/2016


7.0 REKOD

Bil Kod Fail, Tajuk Fail dan Senarai Rekod

Tanggungjawab Mengumpul dan

Memfail

Tanggungjawab Menyelenggara

Tempat dan Tempoh

Simpanan

Kuasa Melupus

1.

Buku Daftar Batching Baucar/Jernal

PTK

PTK

Pejabat BURSAR 1 Tahun

Pengurus Zon/Ketua

Seksyen

2.

(Baucar Pembayaran Asal)

PTK Seksyen Kewangan

Perakaunan

PTK

Pejabat Bursar

7 Tahun

Arkib Negara

3.

SOK/KEW/DF021/BYR Daftar Format Daftar

Penyerahan Dokumen Pembayaran

PTK

PPPTJ

PTK

PPPTJ

Pejabat Bursar/PTJ

1 Tahun

PTJ

PK

4.

SOK/KEW/LP006/BYR Laporan Pemantauan Tempoh

Penyerahan Dokumen Pembayaran Tanpa Pesanan Belian Ke Pejabat BURSAR.

PPPTJ

PPPTJ

1 Tahun

PK

5.

OPR/BEN/DF030/BYR Daftar Format Memo

Pembetulan Dokumen Kewangan

PTK

PTK

Pejabat Bursar

1 Tahun

PK

6.

OPR/BEN/DF047/BYR Daftar Format Arahan

Memberhentikan Bayaran Ke Atas Cek

PTK

PTK

Pejabat Bursar

1 Tahun

PK

PENGURUSAN


Halaman: 9/12

No. Semakan: 04

No. Isu: 02


Tarikh: 18/08/2016




Memfail


Tempat dan Tempoh

Simpanan

Kuasa Melupus

7. UPM/BEN/ (ZON/SEKSYEN) - Fail Daftar Bank Deraf/

Pindahan Bank

Salinan Borang Permohonan Bank Deraf/Pindahan Bank

(Baucar pembayaran) bank deraf

SOK/KEW/BR037/BYR Borang Permohonan Bayaran Melalui Bank Deraf/Pindahan Bank

(asal)

Salinan Bank Deraf

PTK

PTK

Pejabat Bursar

1 Tahun

PK

8. UPM/BEN/(ZON/SEKSYEN)/JERNAL Jernal Adjustment

Salinan dokumen pembayaran (PTJ)

PKA/PTK

PKA/PTK

Pejabat Bursar

1 Tahun

PK

9. UPM/BEN/LBCB/KOD PTJ/NO. KP: Fail Individu Cuti Belajar/

Cuti Sabatikal

Surat Tawaran Cuti Belajar/ Cuti Sabatikal

Arahan bayaran Elaun Biasiswa daripada Pejabat pendaftar

Salinan Baucar Bayaran (Bagi Bayaran Melalui Bank Deraf atau Cek Sahaja)

PKA/PTK

PKA/PTK

Pejabat Bursar

Sehingga tamat

tempoh kontrak

Jawatankuasa

Pelupusan

PENGURUSAN


Halaman: 10/12

No. Semakan: 04

No. Isu: 02


Tarikh: 18/08/2016




Memfail


Tempat dan Tempoh

Simpanan

Kuasa Melupus

OPR/BEN/DF031/BYR Daftar Format Penyata

Rekod Biasiswa Pegawai

SOK/KEW/DF023/BYR Pengakuan

Penerimaan Biasiswa Pegawai (Bank Deraf)

atau

Pengakuan Penerimaan Melalui E-

mail

OPR/BEN/DF032/BYR Payment Advice (jika

berkaitan) –(jika maklumat byrn tlh dimasukkan dalam

borang bank deraf/TT tidak perlu mengisi

borang berikut)

OPR/BEN/DF058/BYR Bayaran Cuti Belajar/Cuti Sabatikal

Lain-lain dokumen berkaitan

10. UPM/BEN/(ZON/ SEKSYEN)-OSPOS

Fail bayaran Melalui OSPOS

Penyata Bayaran Biasiswa Pegawai UPM (Aktif)

PKA/PTK

PKA/PTK

Pejabat Bursar

7 tahun

PK

PENGURUSAN


Halaman: 11/12

No. Semakan: 04

No. Isu: 02


Tarikh: 18/08/2016




Memfail


Tempat dan Tempoh

Simpanan

Kuasa Melupus

11

UPM/BEN/SKP/KOD PENAJA

Fail Penaja

UPM/BEN/SKP/BANK/BIL Surat arahan kepada bank

UPM/BEN/SKP/FDRP Fail Daftar Resit Penaja

UPM/BEN/SKP/BS Bank Slip

OPR/BEN/DF036/BYR Laporan Status Bayaran Kepada Pelajar Mengikut Penaja

PTK

PTK

Pejabat Bursar

2 tahun

PK

PENGURUSAN


Halaman: 12/12

No. Semakan: 04

No. Isu: 02


Tarikh: 18/08/2016


8.0 SEJARAH SEMAKAN

No. Isu

No. Semakan

No. CPD Kelulusan Mesyuarat Disedia dan

Disemak

Dilulus/ diluluskan

semula

Tarikh Kuatkuasa

02 00 - Keluaran Pertama

Untuk Satu Persijilan Bendahari WP 03/01/2011

02 01 SOK:Kew 08/2011

Mesyuarat Pengurusan kali ke-5/2011

Bendahari WP 22/08/2011

02 02 SOK:Kew 02/2014


Bursar WP 18/07/2014

02 03 SOK:Kew 01/2015


Bursar WP 05/06/2015

02 04 SOK: Kew 02/2016

Mesyuarat Pengurusan Kali ke-6/2016

TPKD TWP 18/8/2016

pengurusan no. semakan: 04 - reg.upm.edu.myreg.upm.edu.my/eiso/docs/20160810165750sok prosedur p009...

Documents