pengurusan fail 08

61

Upload: hamzah-salleh

Post on 13-Jan-2017

310 views

Category:

Education


2 download

TRANSCRIPT

Page 1: Pengurusan fail 08
Page 2: Pengurusan fail 08

Panduan Pengurusan Pejabat

Bahagian VII : Pengurusan Fail

Page 3: Pengurusan fail 08

Sistem fail

• Proses meliputi pengelasan, penyusunan,

penyimpanan, pengawalan dan

mengindeks fail untuk tujuan pengesanan

apabila diperlukan

Page 4: Pengurusan fail 08

Berasal dari perkataan Latin : “FILLUM”

Seutas benang untuk mengikat dokumen supaya tidak tercicir

Satu folder yang mengandungi surat

Surat/dokumen telah disusun

Rasmi – telah didaftar

Page 5: Pengurusan fail 08

Bahan Rujukan

Kemudahan rekod kepada tindakan yang diambil

Keputusan yang diperolehi

Sumber Penyiasatan

Bahan Bukti

Bahan Penyelidikan

Mengekalkan Ingatan

Perhubungan

Maklumat Jabatan/Agensi

Page 6: Pengurusan fail 08

PENGKELASAN FAIL

• Kategori

• Taraf Keselamatan

• Kod

Page 7: Pengurusan fail 08

Kategori

1. Fail urusan am (house keeping files)

- Pentadbiran Am (100) - Bangunan & Harta (200) - Alat Kelengkapan (300) - Kewangan (400) - Personel (500)

Page 8: Pengurusan fail 08

PENGKELASAN FAIL ….

• Kategori….

2. Fail urusan fungsian (functional files)

- fungsi dan aktiviti asas

jabatan/unit

Page 9: Pengurusan fail 08

PENGKELASAN FAIL… • Taraf Keselamatan

1. Terbuka

2. Terperingkat:

Dikelaskan mengikut peringkat

keselamatan selaras dengan

Arahan Keselamatan

- Rahsia Besar

- Rahsia

- Sulit

- Terhad

• Kod

Page 10: Pengurusan fail 08

Rahsia Besar: Boleh menyebabkan kerosakan besar

kepada negara Rahsia: Boleh membahayakan keselamatan

negara Sulit: Boleh memudaratkan kepentingan

atau mertabat negara Terhad: Boleh menghalang kelicinan proses

pentadbiran

Page 11: Pengurusan fail 08

Rahsia Besar - Berpalang Merah

Rahsia - Merah Jambu Berpalang Merah

Sulit - Hijau

Terhad - Putih

Terbuka - Putih

Page 12: Pengurusan fail 08

Mana-mana rekod awam yang lebih dari dua puluh tahun umurnya, dan mana-mana rekod yang bukan semasa yang pada pendapat Pengarah adalah mempunyai nilai yang cukup untuk membenarkan pemeliharaannya, hendaklah dipindahkan ke Arkib Negara.

Dengan syarat bahawa Menteri adalah mempunyai kuasa untuk menahan rekod-rekod awam yang mengandungi maklumat rahsia dan sulit dari dipindahkan ke Arkib Negara.

Sumber: Akta Arkib Negara 1966 (Sek 8)

PEMINDAHAN REKOD-REKOD

AWAM KE ARKIB NEGARA

Page 13: Pengurusan fail 08

DEFINISI: Dokumen rasmi, maklumat rasmi

dan bahan rasmi yang jika didedahkan tanpa

kebenaran akan menyebabkan kerosakan

yang amat besar kepada Malaysia. Dokumen

ini hendaklah diperingkatkan Rahsia Besar.

RUJUKAN:

Arahan Keselamatan

Page 14: Pengurusan fail 08

CONTOH:

Page 15: Pengurusan fail 08

Kertas-kertas Jemaah Menteri yang sangat penting mengenai dasar utama Kerajaan berkaitan dengan perkara politik atau ekonomi;

Maklumat yang sangat penting mengenai perancangan gerakan dan penempatan barisan peperangan Angkatan Tentera jika berlaku peperangan;

Surat menyurat dengan kerajaan negara asing mengenai aspek perdagangan dan pertahanan yang sangat penting;

Maklumat lengkap berkenaan dengan pertubuhan-pertubuhan

Page 16: Pengurusan fail 08

DEFINISI: Dokumen rasmi, maklumat rasmi dan bahan rasmi yang jika didedahkan tanpa kebenaran akan membahayakan keselamatan negara, menyebabkan kerosakan besar kepada kepentingan dan martabat Malaysia atau memberi keuntungan besar kepada sesebuah kuasa asing. Dokumen ini hendaklah diperingkatkan Rahsia.

RUJUKAN: Arahan Keselamatan

Page 17: Pengurusan fail 08

CONTOH:

Page 18: Pengurusan fail 08

DEFINISI: Dokumen rasmi, maklumat rasmi dan bahan rasmi selain daripada yang diperingkatkan Rahsia Besar, Rahsia atau Sulit tetapi berkehendakkan juga diberi satu tahap perlindungan keselamatan hendaklah diperingkatkan Terhad.

RUJUKAN: Arahan Keselamatan CONTOH PENGGUNAAN: ◦ Buku-buku Jabatan bagi maksud arahan; ◦ Perintah-perintah dan arahan-arahan biasa Jabatan; ◦ Dokumen-dokumen mengenai bekalan barang-barang dan alat

kelengkapan biasa untuk tentera atau polis.

Page 19: Pengurusan fail 08

“Maklumat yang terkandung dalam dokumen

ini tidak boleh diberitahu secara langsung

atau tidak kepada akhbar atau sesiapa yang

tidak berkenaan.”

“sesiapa yang menjumpai perlu serah pada

pejabat daerah, balai polis atau pejabat

angkatan tentera”

Page 20: Pengurusan fail 08

Dokumen rasmi, maklumat rasmi dan bahan rasmi, yang jika didedahkan tanpa kebenaran walaupun tidak membahayakan keselamatan negara tetapi memudaratkan kepentingan atau

martabat Malaysia atau

kegiatan Kerajaan atau

orang perseorangan atau

akan menyebabkan keadaan memalukan atau

kesusahan kepada pentadbiran atau

akan menguntungkan sesebuah kuasa asing

hendaklah diperingkatkan Sulit.

Page 21: Pengurusan fail 08

Disimpan di dalam kabinet

keluli atau almari keluli yang

berkunci dan asing dari tempat

fail tidak terperingkat.

Page 22: Pengurusan fail 08

CONTOH:

Page 23: Pengurusan fail 08

Kod - Abjad

- Nombor (siri/kronologi)

- Abjad + Nombor

- Warna

- Simbol

Page 24: Pengurusan fail 08

Rujukan Pertama:

Nama Ringkas Organisasi / Bahagian

Rujukan Kedua:

Taraf Keselamatan

Rujukan Ketiga:

Kod organisasi / unit berkenaan

Page 25: Pengurusan fail 08

Rujukan Keempat:

Kod perkara / subjek

Rujukan Kelima:

Kod pecahan perkara / sub-subjek

Page 26: Pengurusan fail 08

Rujukan Keenam:

Kod pecahan kecil perkara/sub-subjek

Rujukan Ketujuh :

Kod siri kes

Page 27: Pengurusan fail 08

Penggunaan kod tertakluk kepada keperluan jabatan/unit masing-masing

Page 28: Pengurusan fail 08

SKUR/ (S) 09 / 09 / 003

Nama

ringkas

organisasi/

sekolah

Taraf

keselamatan

Kod

Subjek

Utama

Kod

Sub-

Subjek

Kod kecil

sub-subjek

NAMA FAIL: TINDAKAN TATATERTIB

(SULIT)

Page 29: Pengurusan fail 08

SKUR / 09 / 10 / 004

Nama

ringkas

organisasi/

sekolah

Kod

Subjek

Utama

Kod

Sub-

Subjek

Kod Kecil

Sub-Subjek

NAMA FAIL : PEPERIKSAAN TAHAP

KECEKAPAN

Page 30: Pengurusan fail 08

Contoh fail peribadi

JPNS. N 42644

Nama

Ringkas

Jabatan/

Sekolah/

PPD

Kod

Negeri

(Contoh:

Negeri Perak)

Angka Pejabat

(Nombor Peribadi)

FAIL : SITI BINTI SATAR

Page 31: Pengurusan fail 08

Isi surat menentukan perkara/tajuk

Jelas, ringkas dan padat Tidak guna singkatan Elak guna perkataan/ejaan sama

yang mempunyai makna berlaian (ch. Kabinet)

Berdasarkan fungsi jabatan/unit Nombor fail ikut sistem fail sedia

ada Didaftarkan di bawah perkara

Page 32: Pengurusan fail 08

Fail yang berkaitan. Sekiranya fail baru dibuka, catatkan nombor fail sebelumnya

Jika sistem klasifikasi baru diamalkan, catatkan sistem klasifikasi sebelumnya

Kandungan diasingkan ke folder lain

Rujukan silang (cross reference)

Page 33: Pengurusan fail 08

Pertama: Tarikh kandungan pertama yang

dimasukkan ke dalam fail Akhir: Tarikh lampiran/surat terakhir

dicatat sebelum fail ditutup # Bukan tarik terima surat atau tarikh

surat atau tarikh tutup fail

Page 34: Pengurusan fail 08

Prosedur Pengurusan

• Pembukaan Fail

• Fail Sementara

• Penyimpanan dan Pergerakan

• Simpan Dalam Perhatian

• Fail Timbul

• Pelupusan fail

• Mengindeks

Page 35: Pengurusan fail 08

PEMBUKAAN FAIL

LANGKAH-LANGKAH SEBELUM

MEMBUKA FAIL

• Semak setiap “memo” yang diterima

• Semak perkara utama dalam surat

• Semak panduan-panduan/doket abjad/senarai

fail/buku daftar

• Pastikan fail belum dibuka atas perkara tersebut

Page 36: Pengurusan fail 08

MEMBUKA FAIL BARU….

KECUAIAN BOLEH MENYEBABKAN:

• Wujud dua fail dengan tajuk dan nombor yang sama

• Wujud dua fail dengan tajuk yang sama tetapi nombor yang berlainan

• Wujud dua fail degan tajuk yang berlainan tetapi nombor yang sama

Page 37: Pengurusan fail 08

• Tajuk, nombor rujukan dan tarikh

pembukaan dicatat di atas kulit fail

• Tajuk:

Jelas

Ringkas

Padat

Menggambarkan kandungan

MEMBUKA FAIL BARU…

Page 38: Pengurusan fail 08

Daftarkan fail baru ke dalam rekod pendaftaran fail.

Setelah menerima surat, hendaklah dikandungkan ke dalam fail berkenaan

Kandungkan surat mengikut taraf terperingkat

Page 39: Pengurusan fail 08

Surat /lampiran dimasukkan sebelah kanan

Catat nombor kandungan di penjuru kanan sebagai nombor lampiran

Nombor dibulatkan

Nombor dan maklumat dicatatkan ke dalam helaian kertas minit

Kertas minit penting bagi mencatat segala arahan dan keputusan berhubung dengan sesuatu perkara yang diuruskan

Page 40: Pengurusan fail 08

Guna ayat standard bagi catatan di kertas minit

Dakwat merah – surat masuk

Dakwat biru/hitam – surat keluar

Kandungan surat dan dokumen lampiran disusun seturut mengikut tarikh transaksi.

Page 41: Pengurusan fail 08

Semua perenggan dalam sesuatu minit, melainkan perenggan pertama hendaklah diberi nombor

Minit dengan tulisan tangan hendaklah ditulis dengan jelas

Page 42: Pengurusan fail 08

Minit yang panjang hendaklah ditaip ke dalam kertas berasingan sebagai minit bebas dan hendaklah dimasukkan sebagai satu kandungan atau lampiran ke dalam fail

Pegawai perlu menulis ringkasan jawatan dan tanda tangan penuh

Page 43: Pengurusan fail 08

Surat rasmi yang didaftar atas kertas minit tidak boleh dikeluarkan daripada kandungan fail

Lampiran yang ketebalan melebihi 4 sm seperti terbitan, laporan atau yang memerlukan pemeliharaan berbeza seperti peta, pelan dan lukisan boleh dikeluarkan

Page 44: Pengurusan fail 08

Lampiran ini hendaklah dicatatkan dengan nombor kod fail dan nombor lampiran berkenaan

Lampiran disimpan dalam bilik fail

Slip pengganti dokumen hendaklah dikandungkan di dalam fail yang mencatat maklumat simpanan dokumen tersebut.

Page 45: Pengurusan fail 08

MENYELENGGARA FAIL: • Rekod surat keluar/masuk diberi nombor

turutan

• Tulis nombor turutan dalam bulatan di tepi

sebelah kanan surat sebagai nombor

kandungan fail

• Rekod yang koyak perlu dibaiki :gunakan

gam kanji tepung ubi

atau (white glue)

Page 46: Pengurusan fail 08

MENYELENGGARA FAIL: ..

• Bilik Fail dijaga dan dibersihkan.

• Jangan jadikan tempat makan-minum

• Jangan jadikan stor pejabat

• Memelihara keselamatan kandungan fail

mengikut AK( 45a -45h)

Page 47: Pengurusan fail 08

FUNGSINYA ADALAH SEPERTI

BERIKUT:

• Menerima surat masuk dan

memasukkannya dalam fail-fail yang

berkaitan.

• Membahagikan fail-fail kepada pegawai

berkenaan untuk tindakan.

• Mengawal pergerakan semua fail.

Page 48: Pengurusan fail 08

FUNGSINYA ADALAH SEPERTI

BERIKUT: …….

• Menyimpan fail-fail dengan selamat.

• Mendaftar semua fail dengan memberi siri-

siri nombor dan mengadakan indeks bagi

setiap fail.

Page 49: Pengurusan fail 08

• Memudahkan kawalan yang berkesan.

• Penggunaan peraturan dan kaedah

yang standard.

• Tanggungjawab dapat dipastikan.

• Mengelakkan dokumen-dokumen

bertindih.

Page 50: Pengurusan fail 08

Fail yang mengandungi 100 kandungan atau ketebalan 4 sm (1 in) hendaklah ditutup

Di atas kulit fail dipalang merah dan catatkan perkataan :DITUTUP-JILID 2 DIBUKA” dengan dakwat biru/hitam

Page 51: Pengurusan fail 08

Di kulit fail yang baru dicatat tajuk dan nombor rujukan yang sama dengan catatan ‘Jilid 2’(Jld.2)

Fail yang tidak aktif lebih 5 tahun juga hendaklah ditutp

Fail juga boleh ditutup apabila segala tindakan selesai

Page 52: Pengurusan fail 08

Dibuka apabila surat/dokumen perlukan tindakan segera sedangkan fail bekaitan tidak dapat dikesan

Lebih dari seorang pegawai perlu mengambil tindakan menggunakan fail yang sama

Guna sampul kecil (kuning)

Page 53: Pengurusan fail 08

Nombor rujukan dan tajuk bagi fail sementara mesti sama dengan fail asal

Isi kandungan serta kulit fail sementara hendaklah dimasukkan kembali ke dalam fail asal apabila fail asal diperolehi atau tindakan serentak selesai

Jika fail asal tidak dapat dikesan sehingga satu tempoh, maka fail baru hendaklah dibuka

Page 54: Pengurusan fail 08

Bilik Simpanan Yang Sesuai Tidak lembab

Tidak bocor

Tidak berlubang

Selamat dari serangga

Mempunyai ruang yang mencukupi

Page 55: Pengurusan fail 08

Penggunaan Rak-Rak 6 inci di antara lantai dengan rak

Guna dieldrin (ubat kayu)

jika rak kayu

Mengering rekod dan lain-lain tindakan : Anginkan /keringkan jika basah

Musnahkan serangga / anai-anai (jika ada)

Page 56: Pengurusan fail 08

Mencatat semua pergerakan fail pada : Doket

Kulit fail (Catatan berdasarkan minit)

Kad Keluar Fail

Kawalan melalui komputer

Borang Makluman

Melalui bahagian pendaftaran fail

Memulangkan fail ke bahagian pendaftaran fail.

Pengedaran fail pengkelasan keselamatan tertakluk AK (61-67)

Page 57: Pengurusan fail 08

Untuk memaklumkan kepada Ketua Jabatan, pegawai atasan atau pegawai penyelia mengenai sesuatu tindakan yang telah diambil

Jabatan /agensi yang menggunakan ICT untuk menyebarkan maklumat tidak perlu fail timbul

Page 58: Pengurusan fail 08

PELUPUSAN FAIL • Asingkan fail-fail mati di satu tempat

atau tempat yang sesuai dan rekodkan

/daftarkan.

• Fail-fail mati yang berusia 5 tahun

keatas hendaklah dilupuskan

• Senaraikan mengikut keutamaan

(Pelupusan) dalam 3 salinan

• Jabatan/agensi hendaklah

mendapatkan nasihat Jabatan Arkib

Negara sebelum laksana pelupusan fail

Page 59: Pengurusan fail 08

Menyediakan petunjuk supaya ~ mempercepatkan pengesanan ~ cepat tindakan diambil ~ memperlihatkan kecekapan/imej

pentadbiran Berdasarkan perkataan yang dipilih dari

tajuk

Page 60: Pengurusan fail 08

Kad Indeks

Komputer

Buku Indeks

Senarai Biasa

Page 61: Pengurusan fail 08

TERIMA KASIH