maklumat kakitangan

MAKLUMAT KAKITANGANUNIVERSITI MALAYSIA SABAH

NAMA :

JAWATAN HAKIKI :

GELARAN JAWATAN :

GRED JAWATAN :

J/S/P/I/U :

BAHAGIAN :

SEKTOR :

SEKSYEN :

UNIT :

TARIKH LANTIKAN :

TARIKH PENEMPATAN :

Nota : Maklumat kakitangan ini perlu dibuat pengemaskinian setiap kali pertukaran kakitangan berlaku

OBJEKTIFJSPIU/PEJABAT

UNIVERSITI MALAYSIA SABAH

(merangkumi kenyataan berkenaan apa yang ingin dicapai oleh JSPIU/pejabat, iaitu selaras dengan matlamat penubuhannya)

OBJEKTIFBAHAGIAN/SEKTOR/SEKSYEN/UNIT

JSPIU/PEJABATUNIVERSITI MALAYSIA SABAH

"Memperkasakan dan memantapkan tahap keutuhan dan integriti kakitangan serta tadbir urus Universiti dengan melaksanakan dasar-dasar yang telah ditetapkan"

1. Memperkasakan dan memantapkan tahap keutuhan dan integriti kakitangan serta tadbir urus Universiti dengan melaksanakan dasar-dasar yang telah ditetapkan; dan

2. Memfokuskan dengan memberi penekanan kepada memperkasakan tadbir urus di Universiti sesuai dengan dasar pelan strategik yang telah digariskan oleh Kementerian Pengajian Tinggi Malaysia.

Contoh 1

Contoh 2

CARTA ORGANISASIJSPIU/PEJABAT


(menggambarkan struktur yang menunjukkan fungsi, aktiviti dan hierarki di dalam JSPIU/pejabat)

CARTA ORGANISASI KEDUDUKAN PEGAWAIJSPIU/PEJABAT


Bahagian:Jawatan:

Ketua N52

SEKTOR 1(Penolong

Pendaftar Kanan N44)

SEKTOR 2(Penolong


SEKSYEN 2(a)(Penolong

Pendaftar N41)

SEKSYEN 2(b)(Penolong

Pendaftar N41)

SEKSYEN 2(c)(Penolong

Pendaftar N41)


Pendaftar N41)

SEKSYEN 1(b)(Penolong

Pendaftar N41)

SEKSYEN 1(c)(Penolong

Pendaftar N41)

SEKSYEN 1(d)(Penolong

Pendaftar N41)

SEKTOR 3(Penolong



Pendaftar N41)

SEKSYEN 3(b)(Pegawai Teknologi

Maklumat N41)

SENARAI TUGAS, KUASA DAN HUBUNGANPEGAWAI DENGAN PEGAWAI LAIN

JSPIU/PEJABATUNIVERSITI MALAYSIA SABAH

BAHAGIAN: JAWATAN:

Tugas Pegawai Atasan Yang Ada Hubungan

Tugas dan Tanggungjawab Kuasa Yang Diberi Tugas Pegawai Lain Yang Ada Hubungan

KetuaPeranan perlu dinyatakan.

Timbalan KetuaPeranan perlu dinyatakan.

Senarai tugas perlu dinyatakan.

Perlu dinyatakan perkara-perkara yang dibolehkan untuk melaksanakan tugas yang diberi.

Pegawai Atasan dari JSPIU lainPeranan perlu dinyatakan.

Kakitangan dengan gred jawatan yang sama, tetapi berlainan JSPIU atau bahagian/sektor/seksyen/unitPeranan perlu dinyatakan.

Kakitangan bawahan dari JSPIU atau bahagian/sektor/ seksyen/unit yang sama atau berlainan Peranan perlu dinyatakan.

Pegawai/Agensi/Pihak LuarPeranan perlu dinyatakan.

PERATURAN-PERATURAN PENTADBIRAN(SETIAP AKTIVITI/TUGAS HAKIKI)

(mengandungi polisi / peraturan / garis panduan / pekeliling / skim yang telah diluluskan oleh Lembaga Pengarah Universiti, UMS)

PROSES KERJA(SETIAP AKTIVITI/TUGAS HAKIKI)

Bil. Proses Kerja Pegawai yang Meluluskan / Dirujuk

Seksyen Undang-Undang Peraturan

(sekiranya proses kerja telah disenaraikan sebagai dokumen ISO, maka format PKPA tidak perlu disediakan, dan begitu juga sebaliknya)


UMS/PK/11 MUKASURAT9/19

MAJLIS KONVOKESYEN DAN PENGURNIAAN IJAZAH

1. OBJEKTIF

Memastikan proses pengendalian Majlis Konvokesyen dan Pengurniaan Ijazah berjalan dengan lancar.

2. SKOP

Diterimapakai oleh Jawatankuasa Induk Konvokesyen untuk mengurus penganjuran Majlis Konvokesyen dan Pengurniaan Ijazah di Universiti Malaysia Sabah (UMS).

3. DEFINISI

Konvokesyen ialah suatu adalah suatu tradisi budaya yang dikaitkan dengan dunia akademik. Ia merupakan suatu ritus peploncoan atau rite of passage bagi sesuatu kelompok masyarakat yang bertujuan menandakan peningkatan dari satu peringkat kedudukan kepada yang lebih tinggi.

Majlis Konvokesyen di UMS adalah merupakan majlis gilang gemilang yang diketuai oleh Tun Canselor dan didokong oleh Lembaga Pengarah Universiti, Pegawai-Pegawai Utama Universiti, ahli-ahli Senat dan Pegawai-Pegawai Pentadbiran Akademik yang duduk di atas pentas graduasi.

4. TANGGUNGJAWAB DAN TINDAKAN

TANGGUNGJAWAB

TINDAKAN

Urus Setia IndukMajlis Konvokesyen

Jawatankuasa Pelaksana yang

ditetapkan

1.1 Mengadakan mesyuarat Jawatankuasa Induk Majlis Konvokesyen UMS untuk mewujudkan Jawatankuasa-Jawatankuasa Pelaksana dan melantik pengerusi serta membincangkan perkara-perkara berkaitan penganjuran Majlis Konvokesyen.

1.2 Menjalankan tugas-tugas berikut:-

1.2.1 Keurusetiaan Majlis Konvokesyen1.2.2 Kebajikan Tetamu, Penginapan dan Pengangkutan1.2.3 Pesta Konvo Tamu Gadang1.2.4 Pengurusan Dewan Canselor1.2.5 Persiapan Logistik & Kemudahan1.2.6 Multimedia1.2.7 Jamuan Majlis Makan Malam Konvokesyen1.2.8 Jamuan Di Dewan Canselor1.2.9 Jamuan Majlis Makan Malam Rejimental1.2.10 Teks Ucapan 1.2.11 Protokol, Jemputan & Media1.2.12 Persembahan Muzik1.2.13 Perubatan & Pertolongan Cemas1.2.14 Keselamatan1.2.15 Perbarisan Konvokesyen1.2.16 Pesta Konvo UMS-KAL1.2.17 Pameran Akademik & Penyelidikan1.2.18 Perarakan Berjubah Graduan1.2.19 Kewangan

(Rujuk UMS/AK/PK/11/01 – Panduan bagi Persiapan Majlis Konvokesyen)

2. Menyampaikan sijil graduasi kepada graduan mengikut aturcara Majlis Konvokesyen

5. SENARAI REKOD

BIL REKOD LOKASI TEMPOH SIMPANAN

1. Senarai Semak Persiapan Majlis Konvokesyen UMS

Pejabat Pendaftar 20 tahun

2. Minit Jawatankuasa Induk Majlis Konvokesyen UMS

Pejabat Pendaftar “

3. Laporan Jawatankuasa Kecil Majlis Konvokesyen

Pejabat Pendaftar “

6. SENARAI RUJUKAN

- Pekeliling Kemajuan Pentadbiran Awam Bilangan 1 Tahun 1997 (Panduan tambahan berkenaan sistem pengurusan ISO)

Nota: Proses Kerja boleh menggunapakai format Manual Kualiti ISO atau Pekeliling Kemajuan Perkhidmatan Awam (PKPA) atau kedua-duanya sekali

CARTA ALIRAN KERJA(SETIAP AKTIVITI/TUGAS HAKIKI)

Carta Aliran 1: Proses Majlis Konvokesyen dan Pengurniaan Ijazah

MULA

Mengadakan Mesyuarat Jawatankuasa Induk Majlis Konvosyen UMS

Pengerusi Mesyuarat membuat pembahagian tugas untuk persediaan Majlis Konvokesyen

Canselor/Pro Canselor/Naib Canselor menyampaikan sijil graduasi kepada Graduan pada Majlis Konvokesyen

TAMAT

SENARAI SEMAK / CHECKLIST(SETIAP AKTIVITI/TUGAS HAKIKI)

CONTOH:

Mesyuarat : …………………………………………………………………………………

Tarikh/Masa : …………………………………………………………………………………

Tempat : …………………………………………………………………………………

BIL. PERKARA TANDAKAN( )

CATATAN

1. Surat makluman kepada Ahli

Mesyuarat

……………………………………

2. Booklet Mesyuarat:-

a) Agenda ……………………………………

b) Minit Mesyuarat Lepas ……………………………………

c) Senarai Semak Persiapan ……………………………………

3. Tempahan:-

a) Bilik Mesyuarat ……………………………………

b) Jamuan makan dan minum ……………………………………

c) Bilik penginapan (jika berkaitan) ……………………………………

d) Tiket penerbangan (jika

berkaitan)

……………………………………

4. Borang kehadiran Ahli Mesyuarat ……………………………………

SENARAI UNDANG-UNDANG DAN PERATURANUNIVERSITI MALAYSIA SABAH

1. Senarai Pekeliling Perkhidmatan yang telah Diperakukan oleh LPU dan Diterimapakai di UMS

2. Senarai Pekeliling Perkhidmatan yang telah Diluluskan oleh LPU dan Diterimapakai di UMS

Nota: Sila lampirkan bersama kesemua senarai undang-undang dan peraturan seperti yang dinyatakan di atas.

SENARAI JAWATANKUASA YANG DIANGGOTAI

Bil. Kategori Jawatankuasa Jenis Keanggotaan*

1

2

3

4

5

*Nota:

(1) Senarai ini adalah merangkumi semua jawatankuasa yang dianggotai oleh pegawai berkenaan

(2) Senarai ini juga akan memudahkan pegawai baru yang mengambilalih tugas untuk mengetahui jawatankuasa-jawatankuasa yang perlu dianggotainya

(3) Jawatankuasa ini hendaklah sekurang-kurangnya wujud dalam tempoh 6 bulan

(4) Jenis keanggotaan ialah samada Pengerusi, Setiausaha, Ahli Tetap, Ahli Turut Hadir atau Wakil Ganti, Ahli Jemputan, dll

SENARAI BORANG-BORANG YANG DIGUNAKAN(SETIAP AKTIVITI/TUGAS HAKIKI)

Aktiviti Bil. No. Rujukan Borang(Jika Ada)

Jenis/Nama Borang

Aktiviti / Tugas (1)

1

2

3

4


5

6

7


8


9


10

11

NORMA KERJA

Bil. Jenis Kerja Masa Yang Diambil

Jumlah Unit Yang Boleh Dijalankan Dalam Seminggu*

1 Menyiapkan minit mesyuarat 3 hari 2 unit

2 Mengurusetiakan mesyuarat 4 jam 3 unit

3 Menyediakan laporan 2 hari 3 unit

4 Mengadakan audit kualiti 1-3 hari 3 unit

*Nota: Jumlah bilangan unit yang boleh diselesaikan jika pegawai/kakitangan berkenaan hanya membuat tugas itu dalam seminggu tersebut.

SENARAI TUGAS HARIANJSPIU/PEJABAT


Bahagian :Sektor ;Seksyen :Unit :Nama :Jawatan & Gred :Bil. Tugas Saya

Tarikh Kuatkuasa:

Diperakukan oleh:

Tandatangan & Cop RasmiKetua JSPIU/Bahagian

maklumat kakitangan

Documents