PROSEDUR OPERASI STANDARD (SOP)PELAKSANAAN MESYUARAT/ PERBINCANGAN KUMPULAN SASAR (FGD)

ATAS TALIAN DALAM TEMPOH PERINTAH KAWALAN PERGERAKAN BERSYARAT (PKPB)

PENGENALAN

Prosedur Operasi Standard (SOP) ini disediakan bagi memperincikan proses pelaksanaan mesyuarat

atas talian dan Perbincangan Kumpulan Sasar (FGD) bersama Perunding Perancang Bandar, Pihak

Berkuasa Tempatan, Jabatan Teknikal dan pihak-pihak berkepentingan / pemegang taruh (stakeholders).

Memastikan pelaksanaan projek-projek baharu dan projek sedia ada (sambungan), di bawah Peruntukan

Pembangunan (P43) bagi tahun 2020 ekoran arahan Kerajaan melanjutkan pelaksanaan Perintah Kawalan

Pergerakan Bersyarat (PKPB) mulai 4 Mei 2020 hingga 9 Jun 2020 yang memberi kesan langsung kepada

prestasi pelaksanaan projek dan perbelanjaan projek-projek pembangunan PLANMalaysia

tahun 2020.

2

KAEDAH PELAKSANAAN MESYUARAT

Pelaksanaan mesyuarat hendaklah dibuat dengan penekanan ke atas SOP berikut bagi membendung

penularan wabak Covid-19;

Kertas pertimbangan hendaklah diringkaskan bagi

memastikan mesyuarat dapat diselesaikan dalam tempoh

masa yang pendek

Memaksimumkan penggunaan atas talian melalui SKYPE

for BUSINESS bagi video conference dan emel atau QR

Code bagi mendapatkan akses kepada bahan mesyuarat.

Urusetia yang terlibat dalam penyediaan bahan

mesyuarat dan semasa mesyuarat juga perlu

diminimumkan

3

✓ Manual pengguna SKYPE for BUSINESS boleh download

melalui : http://www.1govuc.gov.my/doc/161115-SfB-

%20Manual-Pengguna.pdf

KELEBIHAN PENGGUNAAN SKYPE MEETING

4

Pelaksanaan Mesyuarat/ FGD Atas Talian

Tindakan Sebelum Mesyuarat/FGD

1 2 3

45

Surat panggilan mesyuarat

diedarkan melalui emel dan

disertakan pautan/ link

mesyuarat / QR Code

mesyuarat untuk download

bahan mesyuarat.

Penggunaan SKYPE forBUSINESS (SfB) bagimesyuarat atas talian adalahdigalakkan. Penggunaan aplikasilain yang percuma dan stabiljuga boleh digunakan sebagaialternatif.(rujuk Manual Pengguna SKYPEFOR BUSINESS)

Maklum balas Mesyuarat dan bahan mesyuarat boleh diedarkan melalui emel menggunakan link Big Mail Transfer (BMT) di url https://oneso.1govuc.gov.my atau menggunakan QR Code. Urusetia perlu memberikan tempoh masa yang bersesuaian kepada ahli mesyuarat untuk menyemak dokumen dan memberikan ulasan.

Penggunaan passwordboleh diwujudkan bagidokumen yang dikelaskansebagai SULIT.

Pembentangan projek bolehdilaksanakan melaluirakaman dengan tempohdurasi yang bersesuaiandan boleh diedarkan lebihawal bersekali dengandokumen

5

6

Tindakan Semasa Mesyuarat/FGD

Urusetia mesyuarat hendaklah memastikan

pengerusi termasuk urusetia adalah bebas

daripada demam, batuk dan selsema.

Pengimbas suhu badan juga hendaklah

dibuat ke atas semua pegawai yang

memasuki mesyuarat dan memastikan ia

berada di bawah paras suhu badan yang

normal.

Urusetia mesyuarat hendaklah

memastikan hand sanitizer

disediakan di dalam mesyuarat.

1

2

Memastikan kedudukan pengerusi

dan urusetia di dalam mesyuarat

mengamalkan jarak yang

selamat (sekurang-kurangnya

diselang satu kerusi).

3

4 Mengamalkan langkah pencegahan

sebelum/ semasa mesyuarat

seperti mengelakkan bersalam,

aktiviti perbualan yang terlalu

dekat dan pemakaian topeng

muka

A. Pengerusi dan Urusetia

5Urusetia boleh accept guest

mengikut keperluan yang sedang

menunggu di virtual lobby 7

B. Ahli Mesyuarat

Urusetia mengedarkan minit

mesyuarat melalui emel kepada ahli

mesyuarat yang terlibat.

Tindakan Selepas Mesyuarat/FGD

✓ Download aplikasi skype for business dalam handphone /

notebook / PC

✓ Manual pengguna SKYPE for BUSINESS boleh download

melalui : http://www.1govuc.gov.my/doc/161115-SfB-

%20Manual-Pengguna.pdf

✓ Mendaftar masuk mesyuarat sekurang-kurangnya 15 minit

lebih awal bagi melancarkan perjalanan mesyuarat.

✓ Ahli Mesyuarat sila MUTE sepanjang mesyuarat dan hanya

UNMUTE semasa bercakap untuk minimumkan gangguan.

Tindakan Semasa Mesyuarat/FGD

8

Arahan bagi mengadakan mesyuarat

Panggilan Mesyuarat oleh urusetia melalui emel dan dilengkapi dengan pautan mesyuarat

Edaran maklum balas mesyuarat, laporan, slide pembentangan, rakaman pembentangan oleh Perunding dan dokumen sokongan melalui emel

menggunakan BMT atau QR Code

Mesyuarat Atas Talian dilaksanakan menggunakan aplikasi SKYPE for

BUSINESS

Edaran Minit Mesyuarat oleh urusetia melalui emel

Diluluskan dengan pindaan

Ditolak

Tindakan sebelum mesyuarat

Tindakan semasamesyuarat

Tindakan selepas mesyuarat

Program FGD dan mesyuarat yang tidak memerlukan membuat keputusan tidak melibatkan aktiviti berwarna

CARTA ALIR

(Boleh “record” mesyuarat untuk memudahkan penyediaan minit mesyuarat)

9

Disediakan oleh

Unit Penyelarasan Projek

PLANMalaysia (Jabatan Perancangan Bandar dan Desa)

10 Mei 2020

10