Untitled

PROSEDUR KUALITI UMUM

TINDAKAN PENCEGAHAN

REKOD PINDAAN

Adalah menjadi tanggungjawab pemegang dokumen ini untuk memastikan salinan dokumen ini sentiasa dikemaskini dengan memasukkan semua pindaan-pindaan yang dinyatakan di dalamnya.

Tarikh No. Keluaran Pindaan Diluluskan Oleh

1. 4. 08

1

Asal

NO. KELUARAN : 1

TARIKH KUATKUASA : 1. 4. 2008

PROSEDUR KUALITI UMUM

NO. KELUARAN : 1

JPBD.Sel./PU/06 TINDAKAN PENCEGAHAN

TARIKH KUATKUASA : 1. 4. 08

MUKA SURAT : 1 / 6

1.0 OBJEKTIF

Prosedur ini bertujuan bagi memastikan tindakan pencegahan dirancang dan

dilaksanakan bagi mencegah sebarang ketidakpatuhan yang berpotensi berlaku

ke atas Sistem Pengurusan Kualiti supaya masalah yang sama tidak berulang.

2.0 SKOP

Prosedur ini digunapakai oleh Pihak Pengurusan JPBD Selangor semasa

merancang dan mengambil langkah-langkah pencegahan ketika berhadapan

dengan keadaan yang memungkin berlakunya ketidakpatuhan atau kepincangan

dalam Sistem Pengurusan Kualiti.

PROSEDUR KUALITI UMUM

NO. KELUARAN : 1

JPBD.Sel/PU/06 TINDAKAN PENCEGAHAN

TARIKH KUATKUASA : 1. 4. 08

MUKA SURAT : 2 / 6

3.0 PERINCIAN DOKUMEN

Tanggungjawab Proses Dokumen Rujukan

Rekod Kualiti

P

WP/TWP/KAD/

PAD

WP/TWP/KAD

Kenalpasti Tindakan Pencegahan

1. Arahkan WP/TWP/KAD mengumpulkan dan kenal pasti semua maklumat berkaitan kepincangan dalam Sistem Pengurusan Kualiti seperti yang terkandung dalam: a. Maklumbalas pelanggan b. Laporan Keseluruhan Audit Dalaman c. Laporan Tindakan Pembetulan yang diterima

daripada PP/KB(P) melalui perbincangan dan borang maklumbalas pelanggan

d. Isu-isu dan cadangan penambahbaikan dari PP/KB(P) yang dibangkitkan dalam Mesyuarat Pengurusan dan MKSP.

2. Bincangkan dengan PP/KB(P) untuk

mendapatkan cadangan tindakan pencegahan dengan mengenalpasti punca ketidakpatuhan yang berpotensi untuk berlaku .

3. Cadangan mekanisme:-

a. Sekiranya tidak sesuai, bincang untuk mendapatkan cadangan baru. Kaji semula mekanisme tindakan pencegahan dan pelan pencegahan yang sesuai

b. Jika sesuai kemukakan dokumen cadangan mekanisme tindakan pencegahan

c. Dapatkan pengesahan/ Kelulusan dari P ke atas pelan pencegahan yang disediakan.

d. Kemukakan cadangan penambahbaikan, pemantauan serta pelan pencegahan kepada Pengarah

Laporan Audit Minit MKSP

PROSEDUR KUALITI UMUM

NO. KELUARAN : 1

JPBD(S)/PU/06 TINDAKAN PENCEGAHAN

TARIKH KUATKUASA : 1. 4. 08

MUKA SURAT : 3 / 6

3.0 PERINCIAN DOKUMEN (Sambungan)

Tanggungjawab Proses Dokumen Rujukan

Rekod Kualiti

P

TWP

TWP/KAD

TWP/KAD

WP

WP/TWP

WP

4. Terima dan teliti cadangan yang dikemukakan

serta bincang dengan WP/TWP ,jika perlu 5. Laksanakan Tindakan Pencegahan mengikut

unit-unit yang terlibat. 6. Sediakan laporan setiap tindakan pencegahan

yang dilaksanakan. 7. Serahkan laporan Tindakan Pencegahan

kepada WP 8. Bentangkan laporan Tindakan Pencegahan

dalam MKSP 9. Rekodkan setiap tindakan pencegahan diambil. 10. Mengkaji semula tindakan pencegahan yang

telah dilaksanakan untuk melihat keberkesanan tindakan pencegahan tersebut.

Laporan Tindakan

Pencegahan

PROSEDUR KUALITI UMUM

NO. KELUARAN : 1

JPBD.Sel./PU/06 TINDAKAN PENCEGAHAN

TARIKH KUATKUASA : 1. 4. 08

MUKA SURAT : 4 / 6

4.0 LAMPIRAN

4.1 Carta Alir

Proses Carta Alir

Tanggungjawab

WP/TWP/KAD/PAD

WP/TWP/KAD

WP/TWP/KAD

WP/TWP

WP/TWP

WP

WP/TWP

WP/TWP

Bincang Tindakan Pencegahan

Kenalpasti maklumat kepincangan

Cadangan Mekanisme

Terima dan teliti cadangan

Laksanakan Tindakan

Tamat

Mula

Serah Laporan Tindakan Pencegahan

Kaji Semula Tindakan Pencegahan

PROSEDUR KUALITI UMUM

NO. KELUARAN : 1

JPBD.Sel./PU/06 TINDAKAN PENCEGAHAN

TARIKH KUATKUASA : 1. 4. 08

MUKA SURAT : 5 / 6

4.2 Glosari

i. Ketakakuran Kawalan terhadap produk/perkhidmatan yang tidak lengkap dan tidak memenuhi spesifikasi yang telah ditetapkan.

ii. Audit Dalaman Suatu tindakan yang dijalankan oleh Pasukan Audit Kualiti Dalaman yang dilantik oleh Pihak Pengurusan bagi mengesahkan verifekasi ke atas aktiviti bahagian yang diaudit dijalankan secara berkesan, menepati perancangan dan mempunyai sistem kualiti.

iii. Mesyuarat Kajian Semula Pengurusan

Satu mesyuarat oleh jawatankuasa ditubuhkan oleh JPBD Sel. Yang dianggotai oleh ;

Pengarah - Pengerusi Wakil Pengurusan Timbalan Wakil Pengurusan Ketua-ketua Unit Ketua Audit Dalaman Bahagian Pentadbiran - Urusetia

4.3 Singkatan

i P : Pengarah ii. KAD : Ketua Audit Dalaman iii. PAD : Pasukan Audit Dalaman iv. MKSP : Mesyuarat Kajian Semula Pengurusan v. WP : Wakil Pengurusan vi. TWP : Timbalan Wakil Pengurusan vii. BP : Bahagian Pengurusan

PROSEDUR KUALITI UMUM

NO. KELUARAN : 1

JPBD.Sel./PU/06 TINDAKAN PENCEGAHAN

TARIKH KUATKUASA : 1. 4. 08

MUKA SURAT : 6 / 6

4.4 Dokumen Rujukan

-

4.5 Rekod Kualiti

No. Nama Rekod Lokasi Tempoh Simpanan

i. Laporan Audit 5 tahun ii. Laporan Tindakan Pencegahan Bilik Fail BP 5 tahun iii. Minit MKSP 5 tahun