prosedur kualiti umum - jpbdselangor.gov.my · diselenggara secara sistematik, teratur, mematuhi...
TRANSCRIPT
PROSEDUR KUALITI UMUM
KAWALAN REKOD
REKOD PINDAAN
Adalah menjadi tanggungjawab pemegang dokumen ini untuk memastikan salinan dokumen ini sentiasa dikemaskini dengan memasukkan semua pindaan-pindaan yang dinyatakan di dalamnya.
Tarikh No. Keluaran Pindaan Diluluskan Oleh
15.8.05 1 Asal
4.12.09 2 Menambah Maklumat Dalam Daftar Rekod Kualiti di Mukasurat 6–22, di Para 3.0 -4.9 Rekod Kualiti
24.9.10 3 m.s 8/23
3.0 Perincian Prosedur
Proses
Para 1
Penghantaran Surat
digugurkan
m.s 8/23
3.0 Perincian Prosedur
(i) Rekod Kualiti
Penambahan singkatan bagi Pengurusan Buku Rekod Mesyuarat
(ii) Proses
Pengurusan Buku Rekod Latihan
m.s 10/23
3.0 Perincian Prosedur
Meminda maklumat
Para 1, 6
m.s 19/23
4.9 Rekod Kualiti
NO. KELUARAN : 3
TARIKH KUATKUASA : 24.09.10
PROSEDUR KUALITI UMUM
JPBD.Sel./PU/02
NO. KELUARAN : 2 KAWALAN REKOD
TARIKH KUATKUASA : 24.09.10
MUKA SURAT : 1 / 23
1.0 OBJEKTIF
Prosedur ini bertujuan memastikan rekod-rekod kualiti JPBD Selangor sentiasa
diselenggara secara sistematik, teratur, mematuhi peraturan-peraturan yang telah
ditetapkan oleh Sistem Pengurusan Kualiti.
2.0 SKOP
Prosedur ini digunapakai untuk mengawal, mengenalpasti, menyimpan, menjaga,
mendapatkan semula, tempoh penyimpanan dan melupuskan rekod hendaklah
didokumenkan.
PROSEDUR KUALITI UMUM
JPBD.Sel./PU/02
NO. KELUARAN : 3 KAWALAN REKOD
TARIKH KUATKUASA : 24.09.10
MUKA SURAT : 2 / 23
3.0 PERINCIAN PROSEDUR
Tanggungjawab Proses � Dokumen Rujukan
� Rekod Kualiti
PK PK
PK P
PT(S)/PAR
PPP(P)
PPP
Penerimaan, merekod surat dan mengenalpasti 1. Buka sampul surat, kenalpasti dan asingkan
surat mengikut kategori.
i. Surat Am ii. Surat Permohonan Perancangan iii. Surat Terperingkat i. Surat Am
2. Cop terima dan cop arahan. 3. Masukkan semua surat ke dalam folder dan
dikemukakan kepada Pengarah. 4. Minit arahan kepada Pegawai berkenaan dan
kepilkan tag ’SEGERA’ jika perlu kepada surat-surat yang memerlukan tindakan segera.
5. Terima surat daripada P, daftar dan buat
edaran.
ii. Surat Permohonan Perancangan
6. Daftar surat dalam sistem e-PC dan asingkan mengikut zon dan buat edaran.
7. Terima dan semak surat serta serah kepada
PLP untuk tindakan selanjutnya.
PROSEDUR KUALITI UMUM
JPBD.Sel./PU/02
NO. KELUARAN : 3 KAWALAN REKOD
TARIKH KUATKUASA : 24.09.10
MUKA SURAT : 3 / 23
� PERINCIAN PROSEDUR (Sambungan)
Tanggungjawab Proses � Dokumen Rujukan
� Rekod Kualiti
PK P PK
iii. Surat Terperingkat 8. Cop terima dan cop arahan dan serah kepada
Pengarah. 9. Minit tindakan kepada Pegawai berkaitan. 10. Daftar surat terperingkat ke dalam Buku Rekod
Sulit.
� BRS
PT(R)
Pendaftaran Fail 11. Daftar fail mengikut kategori seperti berikut :-
i. Fail Surat Am JPBD.Sel/Kod Aktiviti/Bil Daftar/Jilid
ii. Fail Permohonan Perancangan
JPBD.Sel/Kod Permohonan/Kod Daerah/Bil Daftar/Jilid
iii. Fail Terperingkat
JPBD.Sel/Sulit/Bil Daftar/Jilid JPBD.Sel/Rahsia/Bil Daftar/Jilid JPBD.Sel/Rahsia Besar/Bil Daftar/Jilid
PROSEDUR KUALITI UMUM
JPBD.Sel./PU/02
NO. KELUARAN : 3 KAWALAN REKOD
TARIKH KUATKUASA : 24.09.10
MUKA SURAT : 4 / 23
3.0 PERINCIAN PROSEDUR (Sambungan)
Tanggungjawab Proses � Dokumen Rujukan
� Rekod Kualiti
PAR/PK
PT(S)/PK
12. Dapatkan Fail / Buka Fail mengikut
pengkelasan fail dan rekod pergerakan fail. 13. Serah kepada PT(S)/PK (jika fail terperingkat).
14. Kandungkan surat dalam fail.
15. Serah kepada pegawai yang diarahkan untuk diambil tindakan.
� KPF
PT(F)
KPT
Penyimpanan Fail
i. Fail Am 16. Terima fail yang telah diambil tindakan. 17. Rekod penerimaan fail di atas kad pergerakan
fail. 18. Simpan di bilik fail mengikut lokasi.
ii. Fail Terperingkat
19. Terima fail yang telah diambil tindakan. 20. Rekod dalam Buku Rekod Sulit dan simpan
dalam kabinet besi.
iii. Penyimpanan Laporan/Folder Mesyuarat
21. Terima laporan / folder mesyuarat. 22. Simpan di tempat yang dikhaskan di setiap
bahagian.
� KPF � BRS
PROSEDUR KUALITI UMUM
JPBD.Sel./PU/02
NO. KELUARAN : 3 KAWALAN REKOD
TARIKH KUATKUASA : 24.09.10
MUKA SURAT : 5/ 23
3.0 PERINCIAN PROSEDUR (Sambungan)
Tanggungjawab Proses � Dokumen Rujukan
� Rekod Kualiti
PD PD
PT(S)/PAR
PT(S)
KPT(P)
iv. Penyimpanan Rekod Dalam Bentuk Elektronik (Back Up)
23. Terima dan semak dokumen kualiti dari WP
dalam bentuk digital. 24. Simpan ditempat yang ditetapkan.
Pengesanan Semula Fail 25. Terima permohonan unuk mendapatkan fail. 26. Rujuk KPF untuk mengesan lokai fail. 27. Ambil fail dari bilik penyimpanan. 28. Rekod dalam KPF. 29. Serah kepada pemohon. Tempoh Penyimpanan Fail 30. Kenalpasti fail yang perlu ditutup dan serah
kepada KPT(P). 31. Semak dan patuhi keperluan rekod kualiti. 32. Senaraikan dan maklum kepada P.
� Fail Berkaitan � KPF � KPF � Arahan Perbendaharaan
� Arahan PKPA � Arahan Keselamatan
PROSEDUR KUALITI UMUM
JPBD.Sel./PU/02
NO. KELUARAN :3 KAWALAN REKOD
TARIKH KUATKUASA : 24.09.10
MUKA SURAT : 6/ 23
3.0 PERINCIAN PROSEDUR (Sambungan)
Tanggungjawab Proses � Dokumen Rujukan
� Rekod Kualiti
PT(S)
PP(P)
Melupus Fail 33. Kenalpasti fail-fail yang perlu dilupuskan. 34. Senaraikan mengikut format 35. Serah kepada PP(P) 36. Semak dan maklum kepada P. 37. P setuju, urus pelupusan fail. Pengurusan Buku Rekod
1. Pengkelasan surat yang diterima mengikut kategori berikut:-
i. Bahagian Pengawalan
Perancangan ii. Bahagian Rancangan
Pembangunan iii. Bahagian Pentadbiran &
Kewangan iv. Bhagian Perancangan Korporat
2. Bagi pengkelasan surat bil 1 (ii), (iii) dan (iv)
Buka fail tindakan dengan menyemak di dalam Buku Rekod Buka Fail bagi surat permohonan berulang atau buka fail tindakan bagi permohonan baru dan di daftar di dalam Buku Rekod Buka Fail.
� Arahan Perbendaharaan
� Arahan PKPA � Arahan Keselamatan � BRBF
PROSEDUR KUALITI UMUM
JPBD.Sel./PU/02
NO. KELUARAN :3 KAWALAN REKOD
TARIKH KUATKUASA : 24.09.10
MUKA SURAT : 7/ 23
3.0 PERINCIAN PROSEDUR (Sambungan)
Tanggungjawab Proses � Dokumen Rujukan
� Rekod Kualiti
3. Bagi surat permohonan Bahagian Pengawalan Perancangan no. fail di jana melalui sistem e Rancang dan dicetak serta dibukukan sebagai Buku Rekod Pendaftaran Pergerakan Fail.
4. Bagi permohonan yang mempunyai pelan
dan dipersetujui untuk diperakukan hendaklah didaftarkan di dalam Buku Rekod Daftar Pelan Kebenaran Merancang/ Pelan Susunatur / Pelan PraHitungan / Pelan Pecah Bahagian / Pelan Penyatuan Tanah / Pendaftaran Pemberian Kebenaran Merancang / Pelan Pecah Sempadan.
5. Pelanggan yang ingin mendapatkan khidmat
nasihat dikaunter perlu mengisi Buku Rekod Khidmat Kaunter dan Buku Rekod Khidmat Pelanggan.
� RPPF � RDP-KM � RDP-PS � RDP-PH � RDP-PB � RDP-PC � RDK-KM � BRP-PD � RKK � RKP
PROSEDUR KUALITI UMUM
JPBD.Sel./PU/02
NO. KELUARAN :3 KAWALAN REKOD
TARIKH KUATKUASA : 24.09.10
MUKA SURAT : 8/ 23
3.0 PERINCIAN PROSEDUR (Sambungan)
Tanggungjawab Proses � Dokumen Rujukan
� Rekod Kualiti
6. Sekiranya terdapat maklumbalas dari pelanggan yang mengisi Borang maklumbalas pelanggan, perlu direkod di dalam Buku Rekod Buka Peti Maklumbalas Pelanggan.
Pengurusan Buku Rekod Mesyuarat
1. Tempah bilik mesyuarat dengan mengisi Buku Rekod Tempahan Bilik Mesyuarat / Persidangan
2. Tempah makanan dengan mengisi Borang Tempahan Makanan.
3. Kedatangan ahli mesyuarat direkod di dalam Buku Rekod Kehadiran Mesyuarat.
Pengurusan Buku Rekod Latihan
1. Mengisi Borang Kehadiran selepas menghadiri Kursus/Seminar/Bengkel/Dialog dan serah kepada Unit Latihan Bahagian Perancangan Korporat.
.
� BRBPMP � BRTBM � BRTBP � JPBD.Sel/BR/PK/21 � JPBD.Sel/BR.PP/68
PROSEDUR KUALITI UMUM
JPBD.Sel./PU/02
NO. KELUARAN :3 KAWALAN REKOD
TARIKH KUATKUASA : 24.09.10
MUKA SURAT : 9/ 23
3.0 PERINCIAN PROSEDUR (Sambungan)
Tanggungjawab Proses � Dokumen Rujukan
� Rekod Kualiti
Penyimpanan Buku Rekod
1. Buku Rekod yang berkaitan dengan aktiviti Bahagian Pengawalan Perancangan disimpan ditempat / unit pendaftaran atau unit pemerosesan di tingkat 15.
2. Buku Rekod yang berkaitan dengan
Bahagian Pentadbiran dan Kewangan disimpan di dalam bilik PA Pengarah / Bilik Fail di tingkat 17.
3. Buku Rekod yang berkaitan dengan aktiviti
Bahagian Perancangan Korporat disimpan ditingkat 18.
Melupus Buku Rekod 1. Kenalpasti Buku Rekod yang perlu
dilupuskan. 2. Semak dan maklum kepada KPP.
3. KPP setuju, urus pelupusan dengan
menempatkan ditempat khas ditingkat masing-masing.
PROSEDUR KUALITI UMUM
JPBD.Sel./PU/02
NO. KELUARAN : 3 KAWALAN REKOD
TARIKH KUATKUASA : 24.09.10
MUKA SURAT : 10/ 23
3.0 PERINCIAN PROSEDUR (Sambungan)
Tanggungjawab Proses � Dokumen Rujukan
� Rekod Kualiti
Pengurusan Maklumat Yang di Bekalkan Kepada Pihak Luar Maklumat Pelan dan Surat Ulasan
1. Pemohon mengisi maklumat mengenai permohonan untuk membeli pelan atau untuk mendapatkan salinan surat ulasan di dalam Borang Pembelian Maklumat di tingkat 16.
2. Borang tersebut di kemukakan kepada
PPP/JT untuk semakan.
3. PPP/JT akan mengarahkan pemohon membuat bayaran di Bahagian Pentadbiran dan Kewangan dan dapatkan resit.
4. Kemukakan resit bayaran kepada PPP/JT
untuk mendapatkan salinan pelan atau salinan surat ulasan.
5. PPP/JT kemukakan pelan atau salinan surat
ulasan yang telah dicop dengan cop Jabatan dan di tanda tangan kepada pemohon.
6. Borang Pembelian Maklumat berserta
salinan resit bayaran disimpan di dalam Buku Rekod Jualan Dokumen di tingkat 16.
PROSEDUR KUALITI UMUM
JPBD.Sel./PU/02
NO. KELUARAN : 3 KAWALAN REKOD
TARIKH KUATKUASA : 24.09.10
MUKA SURAT : 11/ 23
4.0 LAMPIRAN
4.1 Carta Alir
Proses Carta Alir
Tanggungjawab
Pendaftaran Surat
PK PK
PLP
Terima dan buka surat
A
Mula
Klasifikasi surat :
• Surat permohonan perancangan
• Surat am dan teknikal bukan permohonan perancangan
• Surat terperingkat
Edar :
• Surat permohonan perancangan ke BPP
• Surat am / terperingkat ke BP
Surat Permohonan Perancangan
Surat Am / Terperingkat
B
PROSEDUR KUALITI UMUM
JPBD.Sel./PU/02
NO. KELUARAN : 3 KAWALAN REKOD
TARIKH KUATKUASA : 24.09.10
MUKA SURAT : 12/ 23
4.1 Carta Alir (Sambungan)
Proses Carta Alir
Tanggungjawab
PPP/JT/PAR
PPP/JT/PT(S)
PPP
PPP/PT(S)
PLP/PT(S)
Terima dan cop arahan
Daftar surat melalui sistem pendaftaran
e-PC
Tamat
A
Asingkan surat dan edar mengikut zon
Terima dan minit arahan
Buka fail dan charting
Terima dan cop arahan
B
Kemukakan surat kepada P
Minit arahan kepada Pegawai berkenaan
Terima Surat
Daftar dan edar surat - Sekiranya surat terperingkat, daftar
dalam buku rekod sulit
Tamat
PROSEDUR KUALITI UMUM
JPBD.Sel./PU/02
NO. KELUARAN : 3 KAWALAN REKOD
TARIKH KUATKUASA : 24.09.10
MUKA SURAT : 13/ 23
4.2 Carta Alir
Proses Carta Alir
Tanggungjawab
Pendaftaran Surat
PTR
Terima Fail
Mula
Daftar fail mengikut kategori :
• Fail am
• Fail terperingkat (rekod dalam buku rekod sulit)
• Fail permohonan perancangan
Kandungkan surat
Kemukakan kepada pegawai yang berkenaan
Tamat
PROSEDUR KUALITI UMUM
JPBD.Sel./PU/02
NO. KELUARAN : 3 KAWALAN REKOD
TARIKH KUATKUASA : 24.09.10
MUKA SURAT : 14/ 23
4.3 Carta Alir
Proses Carta Alir
Tanggungjawab
Penyimpanan Fail
PAR/PLP PK
PPP(K)/PPP
Terima Fail
Mula
Rekod Penerimaan Fail :
• Fail Am
• Fail Terperingkat (rekod dalam buku rekod sulit)
• Fail Permohonan Perancangan
• Dokumen Kualiti Dalam Bentuk Digital PD
Tamat
Simpan Fail :
• Fail Am (bilik BP)
• Fail Terperingkat (cabinet besi, bilik fail BK)
• Fail Permohonan Perancangan (bilik fail BPP)
PROSEDUR KUALITI UMUM
JPBD.Sel./PU/02
NO. KELUARAN : 3 KAWALAN REKOD
TARIKH KUATKUASA : 24.09.10
MUKA SURAT : 15 / 23
4.4 Carta Alir
Proses Carta Alir
Tanggungjawab
Penyimpanan Rekod Dalam Bentuk Elektronik
Tidak Lengkap Lengkap
WP PD PD PD
Mula
Tamat
Masukkan Rekod / Dokumen Kualiti Dalam Bentuk Elektronik
Terima Rekod
Semak
Simpan
PROSEDUR KUALITI UMUM
JPBD.Sel./PU/02
NO. KELUARAN : 3 KAWALAN REKOD
TARIKH KUATKUASA : 24.09.10
MUKA SURAT : 16 / 23
4.5 Carta Alir
Proses Carta Alir
Tanggungjawab
Pengesanan Semula Fail
PT(S)/PAR
Terima Arahan
Mula
Kesan lokasi fail :
• Fail Am
• Fail Terperingkat - menggunakan KPF
• Fail Permohonan Perancangan - menggunakan sistem e-PC
Tamat
Rekod dalam KPF
Serah Fail
PROSEDUR KUALITI UMUM
JPBD.Sel./PU/02
NO. KELUARAN : 3 KAWALAN REKOD
TARIKH KUATKUASA : 24.09.10
MUKA SURAT : 17 / 23
4.6 Carta Alir
Proses Carta Alir
Tanggungjawab
Pelupusan Fail
Lengkap
Tidak Setuju
PT(S)
PP(P)
Mula
Tamat
Semak dan kemukakan kepada P
Lupus
Keputusan
Kemukakan Fail untuk semakan
Senaraikan Fail
Kenalpasti Fail
Simpan
PROSEDUR KUALITI UMUM
JPBD.Sel./PU/02
NO. KELUARAN : 3 KAWALAN REKOD
TARIKH KUATKUASA : 24.09.10
MUKA SURAT : 18 / 23
4.6 Glosari
i. Pekeliling : Pekeliling yang berkaitan. 4.7 Singkatan
P : Pengarah Perancang Bandar Dan Desa PP(P) : Penolong Pengarah (Pentadbiran dan Kewangan) PPP(P) : Penolong Pegawai Perancang Bandar Dan Desa (Pendaftaran) PK : Pembantu Khas KPT(P) : Ketua Pembantu Tadbir (Pentadbiran) PT(R) : Pembantu Tadbir (Pendaftaran) PT(S) : Pembantu Tadbir (Persuratan)
PAR : Pembantu Am Rendah KPF : Kad Pergerakan Fail
BPP : Bahagian Pengawalan Perancangan BP : Bahagian Pentadbiran dan Kewangan BRS : Buku Rekod Sulit RPPF : Buku Rekod Pendaftaran Pergerakan Fail RDP-KM : Buku Rekod Daftar Pelan Kebenaran Merancang RDK-KM : Buku Rekod Pemberian Kebenaran Merancang RDP-PS : Buku Rekod Daftar Pelan Susunatur RDP-PH : Buku Rekod Pelan Pra Hitungan BRP-PD : Buku Rekod Pecah Sempadan RDP-PB : Buku Rekod Pelan Pecah Bahagian RDP-PC : Buku Rekod Pelan Cantuman RKK : Buku Rekod Khidmat Kaunter RKP : Buku Rekod Khidmat Pelanggan BRBPMP : Buku Rekod Buka Peti Maklumbalas Pelanggan
4.8 Dokumen Rujukan
i. Arahan Perbendaharaan (AP) ii. Arahan Pekeliling Kemajuan Perkhidmatan Awam (PKPA) iii. Arahan Keselamatan (AK) iv. Daftar Rekod Kualiti
PROSEDUR KUALITI UMUM
JPBD.Sel./PU/02
NO. KELUARAN : 3 KAWALAN REKOD
TARIKH KUATKUASA : 24.09.10
MUKA SURAT : 19 / 23
4.9 Rekod Kualiti
No. Nama Rekod Lokasi Tempoh Simpanan
i. - Fail Permohonan Perancangan (Pendaftaran melalui e-PC) - Buku Rekod Pendaftaran Pergerakan Fail BR.PP/12 - Buku Rekod Daftar Pelan Kebenaran Merancang BR.PP/13
- Buku Rekod Daftar Pelan Susunatur BR.PP/14
- Buku Rekod Daftar Pelan Pra-Hitungan BR.PP/15
- Buku Rekod Daftar Pelan Pecah Bahagian BR.PP/16
- Buku Rekod Daftar Pelan Penyatuan Tanah BR.PP/17
- Buku Rekod Daftar Pendaftaran Pemberian Kebenaran Merancang BR.PP/18
- Buku Rekod Khidmat Kaunter BR.PP/19
- Buku Rekod Khidmat Pelanggan BR.PP/20
- Buku Rekod Buka Peti Maklumbalas Pelanggan BR.PP/51
- Buku Rekod Pelan Pecah Sempadan BR.PP/55
Di simpan di dalam bilik fail mengikut bahagian di Tingkat 15. Unit Pemprosesan Permohonan Perancangan
Sepanjang Masa / Tiada Had
PROSEDUR KUALITI UMUM
JPBD.Sel./PU/02
NO. KELUARAN : 3 KAWALAN REKOD
TARIKH KUATKUASA : 24.09.10
MUKA SURAT : 20 / 23
4.9 Rekod Kualiti (sambungan)
No. Nama Rekod Lokasi Tempoh Simpanan
ii. JPBD.Sel/M1/0142 –RSN JPBD.Sel/M1/0142/5 - RS Kajang JPBD.Sel/M1/0252 - Waran Struktur Plan
Di simpan di dalam rak fail mengikut bahagian di Tingkat 16.
Sepanjang Masa / Tiada Had
iii. Fail Projek Khas JPBD.Sel/B1/0721/1 JPBD.Sel/B1/0721/2 JPBD.Sel/B1/0739/1 JPBD.Sel/B1/0739/2 JPBD.Sel/B1/0739/3 JPBD.Sel/B1/0739/4 JPBD.Sel/B1/0739/5 JPBD.Sel/B1/0739/11 JPBD.Sel/B1/0739/12 JPBD.Sel/B1/0739/19 JPBD.Sel/B1/0739/10 JPBD.Sel/B1/0739/13 JPBD.Sel/B1/0739/14 JPBD.Sel/B1/0739/15 JPBD.Sel/B1/0739/16 JPBD.Sel/B1/0739/17 JPBD.Sel/B1/0739/18 JPBD.Sel/B1/0739/19 JPBD.Sel/B1/0739/20 JPBD.Sel/B1/0739/21 JPBD.Sel/B1/0739/ 23 JPBD.Sel/B1/0739
Di simpan di dalam rak fail mengikut bahagian di Tingkat 16.
Sepanjang Masa / Tiada Had
iv. Fail ICT JPBD.Sel/B1/0111/7 Vol. 2
Di simpan di dalam rak fail mengikut bahagian di Tingkat 16.
Sepanjang Masa / Tiada Had
v.
Fail GIS JPBD.Sel/M1/0382 Vol. 5
Di simpan di dalam rak fail mengikut bahagian di Tingkat 16.
Sepanjang Masa / Tiada Had
vi. Peta Asas JUPEM Disimpan di dalam server JPBD sel.
Sepanjang Masa / Tiada Had
PROSEDUR KUALITI UMUM
JPBD.Sel./PU/02
NO. KELUARAN : 3 KAWALAN REKOD
TARIKH KUATKUASA : 24.09.10
MUKA SURAT : 21 / 23
4.9 Rekod Kualiti (sambungan)
No. Nama Rekod Lokasi Tempoh Simpanan
vii. Fail ICT JPBD.Sel/B1/0111/7 Vol. 2
Di simpan di dalam rak fail mengikut bahagian di Tingkat 16.
Sepanjang Masa / Tiada Had
viii.
Fail GIS JPBD.Sel/M1/0382 Vol. 5
Di simpan di dalam rak fail mengikut bahagian di Tingkat 16.
Sepanjang Masa / Tiada Had
ix. Fail RT JPBD.Sel /B1/0544 JPBD.Sel /B1/0578 JPBD.Sel /B1/0546 JPBD.Sel /B1/0557 JPBD.Sel /B1/0593 JPBD.Sel /B1/0605 JPBD.Sel /B1/0685 JPBD.Sel /B1/0545 JPBD.Sel /B1/0522 JPBD.Sel /B1/0685/1 JPBD.Sel /B1/0685/2 JPBD.Sel /B1/0685/3 JPBD.Sel /B1/0587 JPBD.Sel /B1/0523 JPBD.Sel /B1/0569 JPBD.Sel /B1/0628 JPBD.Sel /B1/0669 JPBD.Sel /B1/0610 JPBD.Sel /B1/0638 JPBD.Sel /B1/0622 JPBD.Sel /B1/0578/1 JPBD.Sel /B1/0685/4 JPBD.Sel/B1/0685/7 JPBD.Sel/B1/0760 JPBD.Sel/B1/0685/5 JPBD.Sel/B1/0685/8 PBD.Sel/B1/0852 JPBD.Sel/B1/0896 JPBD.Sel/B1/0746 JPBD.Sel/B1/0605 JPBD.Sel/B1/0746/1 JPBD.Sel/M1/0252/1 JPBD.Sel/P1/0285/1
Di simpan di dalam rak fail mengikut bahagian di Tingkat 16.
Sepanjang Masa / Tiada Had
PROSEDUR KUALITI UMUM
JPBD.Sel./PU/02
NO. KELUARAN : 3 KAWALAN REKOD
TARIKH KUATKUASA : 24.09.10
MUKA SURAT : 22 / 23
4.9 Rekod Kualiti (sambungan)
No. Nama Rekod Lokasi Tempoh Simpanan
x. Fail Penghantaran Surat - Buku Rekod Setem BR. PP/56
(BRS) - Buku Rekod Penggunaan Resit
Serahan Pos Berdaftar BR.PP/61
- Folder Rekod Salinan Bukti
Surat Berdaftar (FRSBSB) - Folder Rekod Borang Akuan
Terima Surat BR.PP/24(FRBATS)
- Buku Rekod Surat Ambil
Sendiri BR.PP/25(RSAS) - Buku Rekod Tempahan Bilik
Mesyuarat Tingkat 17 (BRPP/68)
Di simpan di dalam bilik fail mengikut bahagian di Tingkat 17.
1 tahun 3 tahun 3 tahun 3 tahun 3 tahun 5 tahun
xi. Buku Daftar Surat B R.PP/28DS(M)
Di simpan di Tingkat 17 3 tahun
xii. Fail Sebutharga JPBD.sel./P1/0787 vol.6
Kabinet Tingkat 17 5 tahun
xiii. Buku Rekod Fail Sulit - 492 - 492A - 492B
Disimpan di bilik PA, Tingkat 17
5 Tahun
xiv Buku Pergerakan Fail Teknikal BR.PP/48 (BRPFT)
Di simpan di Tingkat 17 5 tahun
PROSEDUR KUALITI UMUM
JPBD.Sel./PU/02
NO. KELUARAN : 3 KAWALAN REKOD
TARIKH KUATKUASA : 24.09.10
MUKA SURAT : 23 / 23
4.9 Rekod Kualiti (sambungan)
No. Nama Rekod Lokasi Tempoh Simpanan
xv. Fail Pengurusan Mesyuarat JPN - JPBD.Sel/B1/8007 - JPBD.Sel/B1/8007/1 – Keputusan - JPBD.Sel/B1/0925 – Teknikal
Kabinet Tingkat 18 5 tahun
xvi. Buku Rekod Kehadiran Mesyuarat Jawatankuasa Perancang Negeri Selangor. - BR.PK/ 23
Kabinet Tingkat 18 5 tahun
xvii Buku Rekod Tempahan Bilik Persidangan Tingkat 18 - BR.PK/23
Kabinet Tingkat 18 5 tahun
xviii. Pengurusan - Kursus/Seminar/Bengkel/Dialog - JBPD/Sel./P1/0501 – Anjuran JPBD Sel
- JPBD/Sel./P1/0502 – Anjuran JPBD Sel Dalaman
- JPBD/Sel./P1/0503 – Anjuran Pihak Luar
- JPBD/Sel./P1/0504 – Am - JPBD/Sel./P1/0505 – Luar Negara - JPBD/Sel./P1/0506 – Induksi Umum/kursus
- JPBD/Sel./P1/0507 – PeperiksaanPernilaian Tahap Kecekapan
- JPBD/Sel./P1/0508 – KPSL - JPBD/Sel./P1/0509 – Peperiksaan Skim Perkhidmatan
- JPBD/Sel./P1/0510 – Kursus BTN - JPBD/Sel./P1/0511 – Lawatan Teknikal Pihak Luar Ke JPBD Selangor
Kabinet Tingkat 18 5 tahun
xix. Buku Rekod Pengesahan Kehadiran Latihan (Anjuran Jabatan) - JPBD Sel./BR/PK/39
Kabinet Tingkat 18 5 tahun