Professional Filling & Record Management

Menggunakan Microsoft Access 2010

MS Access Series Page 2

Pendahuluan: Rumusan Permasalahan

Data yang banyak dan kompleks Berkaitan dengan banyak kriteria data Berkaitan dengan heterogenitas penggunaan/pemanggilan data Berkaitan dengan pembaharuan data yang dinamis dan terus-menerus Berkaitan dengan penggunaan data sewaktu-waktu (real time)

Solusi: pengelolaan data dengan DATABASE

Permasalahan Data

MS Access Series Page 3

Pendahuluan: Database System

Database terpusat pada satu server Dipanggil ke komputer client menggunakan client program Data bisa berasal dari komputer/server lain

Data hanya berupa file database pada satu komputer Dipanggil dengan client server program, atau FE-BE Bisa digunakan secara bersamaan dengan sistem file sharing

Server Database

Desktop Database

MS Access Series Page 4

MS Access Series Page 5

Pendahuluan: Kenapa MS Access?

Merupakan desktop database Mudah digunakan dan convenient dengan segala menu dan user interface-nya Ada di hampir semua komputer (terutama di Indonesia) yang menggunakan

program Microsoft Office Bisa membuat file database dan query sendiri

Cek di www.rumahaccess.com

Keunggulan MS Access

MS Access Series Page 6

Bab 1 Mengenal MS Access

Access Way: Untuk pembuat program aplikasi: fokus pada form report Untuk aplikasi sendiri: desain tabel dan query Pemasukan dan penampilan data sangat leluasa

Access Clue:

Sumber data harus sudah selalu tersedia Form dan report mendapatkan sumber data bisa dilakukan melalui

properti RecordSource Control sumber data bisa dilakukan melalui ControlSource Data bisa diedit/tidak tergantung setting form, sumber data & setting

control

MS Access Series Page 7

Bab 1 Mengenal MS Access

1. A. MS Access Database Data atau table disimpan dalam sebuah file database (*.accdb) Pada file database disimpan obyek database (table dan query) serta

obyek aplikasi (form, report, macro dan module) Bisa dikopi dan dipindahkan ke komputer manapun Program aplikasi bisa dibuat terbuka secara otomatis dengan meng-

costumize AutoExec pada menu Options

MS Access Series Page 8

Bab 1 Mengenal MS Access

1. B. MS Access Interface

Ketika kita membuka MS Access pertama kali, akan tampak Backstage View sebagai berikut:

MS Access Series Page 9

Bab 1 Mengenal MS Access

1. C. Create New Database Klik New pada bagian kiri, lalu pilih Blank Database atau template yang

ingin digunakan Klik ikon folder pada bagian kanan untuk membuka lokasi penyimpanan,

dan buatlah nama file, lalu klik OK Klik tombol Create untuk membuat file database

MS Access Series Page 10

Bab 1 Mengenal MS Access

1. C. Create New Database

Contoh:1.Jalankan Microsoft Access 20102.Pada Backstage View (tab File), klik New3.Klik Sample templates pada bagian tengah, pilih Students4.Tentukan lokasi penyimpanan dan nama file database

Secara default, Access akan menyimpan file database pada folder My Documents, dengan nama sesuai nama template.

MS Access Series Page 11

Bab 1 Mengenal MS Access

1. C. Create New Database

5. Klik tombol Create

Pada tampilan tampak antara lain: tab ribbon, pesan keamanan, navigation pane, tab obyek, datasheet dan navigation buttons.

MS Access Series Page 12

Bab 1 Mengenal MS Access

1. D. Menambahkan Trusted Location

1. Jalankan MS Access 20102. Pada Backstage View, klik Options3. Pada kotak dialog Access Options yang muncul, klik Trust Center4. Klik tombol Trust Center Settings, akan muncul kotak dialog Trust

Center5. Klik Trusted Locations, klik tombol Add new locations, pilih lokasi

dengan tombol Browse, dan tandai kotak cek Subfolders… are also trusted

6. Klik tombol OK

MS Access Series Page 13

Bab 1 Mengenal MS Access

1. D. Menambahkan Trusted Location

MS Access Series Page 14

Bab 1 Mengenal MS Access

1. E. Navigation Pane Adalah komponen yang memuat daftar obyek yang ada dalam database Bisa dibuka dengan mengklik tanda >> pada bagian atas Navigation

pane, atau klik-ganda pada balok Navigation pane, atau menekan F11

MS Access Series Page 15

Bab 1 Mengenal MS Access

1. E. Navigation Pane Sebuah obyek bisa dikelompokkan pada sebuah grup dengan mengklik

kanan obyek tersebut, kemudian pilih Add to group…

MS Access Series Page 16

Bab 1 Mengenal MS Access

1. E. Navigation Pane Obyek bisa ditampilkan atau disembunyikan pada Navigation pane,

dengan mengklik kanan bidang Navigation pane, kemudian pilih Navigation Options

MS Access Series Page 17

Bab 1 Mengenal MS Access

1. F. Tab Obyek (Tabbed Documents) Setiap obyek yang kita buka/tampilkan, akan menempati sebuah tab,

yang bisa diatur melalui Access Options

Tampilan obyek bisa berupa Form View, Design View dsb., tergantung jenis obyeknya

Form View adalah tampilan obyek ketika dijalankan, sedangkan Design View adalah tampilan obyek dimana kita bisa memodifikasi obyek tersebut

MS Access Series Page 18

Bab 1 Mengenal MS Access

1. G. Datasheet Setiap table dalam Access akan ditampilkan dalam sebuah Datasheet Bisa langsung memasukkan data dan melakukan editing pada datasheet Untuk menambahkan data baru, masukkan ke baris terakhir dengan

tanda * (lihat pada ujung kiri baris)

Data akan otomatis disimpan jika kursor dipindahkan ke baris lain Undo bisa dilakukan dengan menekan tombol Esc pada keyboard

MS Access Series Page 19

Bab 1 Mengenal MS Access

1. G. Datasheet Kolom bisa ditampilkan/disembunyikan dengan mengklik kanan judul

kolom dan pilih Hide/Unhide Fields Data bisa diurutkan menurut kolom tertentu, dan difilter dengan memilih

menu Text Filters

MS Access Series Page 20

Bab 1 Mengenal MS Access

1. H. Navigation Buttons Adalah tombol yang disediakan untuk menuju ke record tertentu

Tersedia pada datasheet, dan juga bisa disediakan pada form Nomor record pada Access tdak bersifat permanen, namun sesuai

dengan urutan yang sedang berlaku Pencarian bisa dilakukan dengan mengetikkan teks yang dicari pada

kotak Search, atau klik tombol Ctrl+F (Find) atau Ctrl+H (Find and Replace)

MS Access Series Page 21

Bab 1 Mengenal MS Access

1. I. Obyek-obyek MS Access Obyek Access terdiri dari Table, Query, Form, Report, Macro dan Module,

yang dikelompokkan menjadi obyek database dan obyek aplikasi Obyek database Table, disebut sebagai Back-End (BE) Obyek aplikasi Query, Form, Report, Macro, Module, disebut sebagai

Front-End (FE) Table: untuk menyimpan data Query: untuk memilih dan menampilkan data dari sebuah atau beberapa

tabel yang direlasikan, serta untuk mengolah data Form: untuk menampilkan data, menerima input dari pemakai, serta

sebagai antarmuka pemakai (user interface) Report: untuk menampilkan informasi dalam bentuk cetak (laporan) Macro: untuk menjalankan perintah Module: untuk menyusun perintah pemrogaman dengan VBA

MS Access Series Page 22

Bab 1 Mengenal MS Access

1. J. Fitur Baru pada MS Access 2010 Access Service: service untuk Microsoft SharePoint Server yang

memungkinkan kita membuat aplikasi database berbasis Web dengan MS Access

Navigation Form: kita bisa mmeuat form navigasi (semacam menu) hanya dengan drag-and-drop

Table Events atau Data Macros: trigger yang akan berjalan otomatis berdasarkan data yang dimasukkan ke dalam table

Split Form: bisa menampilkan bentuk datasheet dan single form sekaligus

MS Access Series Page 23

Bab 1 Mengenal MS Access

1. J. Fitur Baru pada MS Access 2010 Attachment field, yaitu field yang bisa menampung file eksternal, seperti

file foto, dokumen dsb.

Calculated field dan Memo field Kalender dan filter tanggal

MS Access Series Page 24

Bab 1 Mengenal MS Access

Spesifikasi MS Access: Umum

MS Access Series Page 25

Bab 1 Mengenal MS Access

Spesifikasi MS Access: Table

MS Access Series Page 26

Bab 1 Mengenal MS Access

Spesifikasi MS Access: Query

MS Access Series Page 27

Bab 1 Mengenal MS Access

Spesifikasi MS Access: Form dan Report

MS Access Series Page 28

Bab 1 Mengenal MS Access

Spesifikasi MS Access: Macro

Spesifikasi MS Access: Project

Software and Tools for Microsoft PowerPoint.

The website with innovative solutions.

Save time and money by automating your presentations.

www.presentationpoint.com

E-Mail: tutus.kusuma81@gmail.com

08112503588 - 081328855570

Oleh: Tutus Kusuma