PANDUAN MEMBUAT MINIT MESYUARAT, MINIT CURAI

DAN MEMO

ZAINAP BINTI IBRAHIMKETUA PENOLONG PENGARAHSEKTOR PENDIDIKAN ISLAM

JPNWP

Bengkel Pemantapan Pengurusan Panitia Pendidikan Islam SK Zon Bangsar dan Pudu 12 April 2011

PRINSIP PENULISANMINIT MESYUARAT

BERKUALITI

Suatu perhimpunan tiga atau lebih

orang yang mempunyai matlamat yang sama di mana komunikasi merupakan cara utama bagi mencapai matlamat tersebut.

APAKAH MESYUARAT

Penyampaian dan Pertukaran

Maklumat Kerjasama, Penyelarasan

danKomunikasi Penyelesaian Konflik Hala cara dan perancangan masa

depan Memperbaiki prestasi kerjasemasa Latihan dan pembangunan

TUJUAN MESYUARAT

Mesyuarat Memberi

Maklumat Mesyuarat Membuat

Keputusan Gabungan Kedua-duanya

KATEGORI MESYUARAT

Apabila mesyuarat itu mencapai

matlamatnya dalam jangka masa yang singkat serta dapat memuaskan peserta (secara demokrasi)

Apakah mesyuarat berkesan?

MINIT MESYUARAT (MM)

Satu rekod atau kenyataan bertulis

secara formalmengenai catatan ke atas sesuatu perbincangan dan keputusan yang dicapai dalam perbincangan tersebut sebagai bahan rujukan, tindakan susulan dan pelaporan semula untuk perbincangan akandatang

DEFINISI

4C

Correct (Betul)

Clear (jelas)

Comprehensive (Lengkap)

Concise (Ringkas)

Prinsip Penulisan Minit Mesyuarat

Aspek Bahasa: • Bahasa yang mudah

difahami. • Elakkan ayat yang terlalu

panjang hingga menyukarkan memahami.

Betul (Correct)

I Format penulisan mengikut kehendak

Pekeliling Bilangan 2 Tahun 1991 Ii Catatan minit mesyuarat sepatutnya

mengikut agenda iii Kandungan catatan minit:

Perkara, Keputusan dan Tindakan iv Sistem nombor diguna pakai

Jelas (Clear)

Lengkap (Comprehensive) •Maklumat yang dicatat perlulah lengkap. •Tidak menambah atau

mengurangkan perkara-perkara yang dibincangkan dan yang diputuskan dalam mesyuarat

Lengkap (Comprehensive)

• Bahasa yang ringkas dan penulisan

yang padat dari segi pengolahan. • Sekiranya pegawai tidak menghadiri

mesyuarat berkenaan tetapi dengan membaca minit tersebut, boleh faham dan mengambil tindakan berasaskan keputusan mesyuarat.

Ringkas dan Padat (Concise)

MM hendaklah merekodkan: Perkara-perkara penting yang

dibincangkan. Keputusan-keputusan yang dibuat. Tindakan-tindakan susulan yang

perlu diambil perhatian.

Peringatan

OMinit yang telah disemak oleh Pengerusi hendaklah diedarkan kepada ahli mesyuarat dalam tempoh seminggu daripada mesyuarat tersebut diadakan.

Penghantaran/EdaranMinit Mesyuarat

FORMAT PENULISANM INIT MEYUARAT

PKPA BIL 2/1991

Catatkan Nama Mesyuarat Bil… Tahun…. (Catatkan No. Bil. Mesyuarat dan

Tahun) Tarikh: Masa: Tempat:

FORMAT PENULISANMINIT MESYUARAT

Senaraikan nama ahli yang menghadirimesyuarat berkenaan, bermula dengan nama Pengerusi Mesyuarat.Susunan nama hendaklah mengikut kekananan

Kehadiran:

Senaraikan nama pegawai yang

bukan ahli tetapi dijemput khas untuk menghadiri mesyuarat atau telah turut sama menghadiri mesyuarat. Susunan nama hendaklah mengikut kekananan

Turut Hadir:

O Ruangan ini mengandungi catatan tentang

perkara-perkara penting yang dibangkitkan oleh Pengerusi.

Perkara-perkara penting ini tidak semestinya

dibangkitkan oleh Pengerusi pada awal mesyuarat,

semasa mesyuarat,membincangkan perkara-

perkara berbangkit atau semasa membincangkan

kertas-kertas kerja.

1. Perutusan Pengerusi

2. Pengesahan Minit Mesyuarat yang Lepas

a. Ruangan ini mengandungi catatan tentang

perkara-perkara yang dibangkitkan di dalam mesyuarat yang lepas.

b. Tajuk utama perkara berbangkit yang dibincangkan hendaklah dicatatkan.

(Untuk memudahkan rujukan dibuat,muka surat dan perenggan MM lepas yang membincangkan perkara yang sama hendaklah dicatatkan.)

3. Perkara-perkara Berbangkit –Jika Berkaitan

c. Jika perkara-perkara berbangkit

itu masihmemerlukan tindakan, catatan juga

agensiatau nama jawatan pegawai yang

perlumengambil tindakan.

3. Perkara-perkara Berbangkit –Jika Berkaitan

4. Perkara –Perkara yang Dibincangkan

OBagi mesyuarat tertentu, beberapa kertas kerja dibentangkan untuk perbincangan.

OPerkara-perkara yang perlu direkodkan adalah:

5. Perbincangan Kertas-kertas Kerja –

Jika Berkaitan

Perkara-perkara yang perlu direkodkan adalah

6. Hal-hal Lain – Jika Ada

O Ruangan ini merekodkan perkara sepertiyang berikut:

a. Bila mesyuarat tamat atau ditangguhkan.

b. Ucapan terima kasih daripada Pengerusi.

c. Catatan tentang tarikh mesyuarat yang akan

datang jika tarikh telah ditentukan.

7. Penutup Minit Mesyuarat

Catatkan nama Agensi/Bahagian/Unit yang bertanggungjawab sebagai

Urus Setia Mesyuarat.

TarikhCatatkan tarikh MM berkenaan disediakan

Urus Setia

MINIT Mesyuarat bagi:i. Mesyuarat Bersiri atau Berkala:Format (7 langkah)Cth: Mesyuarat Jabatan, Mesyuarat AJK PIBG.

ii. Mesyuarat Khas Cth: MesyuaratMembincangkan PelancaranPanduan Pengurusan Jabatana. Perutusan Pengerusib. Perbincanganc. Hal-hal laind. Penutup

Minit Curai

OJika hadiri mesyuarat di luar sebagai ahli/wakil:Minit kepada Ketua Jabatan patut disediakan.

OBentuk:Catatan PerbincanganNota Perbincangan

Catatan Ringkas

A.Butiran Laporan

FORMAT MINIT CURAI

1. Kepada YBhg.Tuan Pengarah, JPNWP

2 Daripada Zainap binti Ibrahim (Setiausaha Sambutan Hari Guru 2011)

3 Salinan Kepada Semua Timbalan Pengarah

Semua Ketua Sektor

4 Rujukan K (BPSH-SPKD)600/03 Jld. 2 (25)

5 Perkara / Aktiviti Perayaan Hari Guru Peringkat Kebangsaan 2011Mesyuarat Setiausaha dan Pegawai Meja

6 Tarikh dan masa 25 Januari 2011 dan 8.30 pagi

7 Tempat Bilik Mesyuarat, Aras 2

Jabatan Pendaftaran Negara, Tkt 2, Bang. TDPT Haji Bujang, Kuching, Sarawak.

8 Anjuran Bahagian Pengurusan Sekolah Harian, Putrajaya

9 Pengerusi / Urus setia YBhg. Dato’ Pengarah BPSH, KPM

10 Turut Hadir

FORMAT

B. Perkara yang dibincangkanC. Tindakan yang Perlu DiambilD.Tarikh Mesyuarat Akan Datang.E.Tandatangan Pegawai Pelapor.F.Tarikh Laporan Disediakan:

Minit Bebas