politeknik sultan azlan shah prosedur kualiti ps 07

PS-07 Keluaran 05 Pindaan 0

i

POLITEKNIK SULTAN AZLAN SHAH

PROSEDUR KUALITI

PS – 07

PENGURUSAN KAMSIS

PEMILIK PROSES: PENGURUS ASRAMA


i

REKOD KUALITI

Nama Prosedur Pengurusan Kamsis

No.Prosedur PSAS-PK-PS-07

Keluaran 05 Pindaan 0

Pemilik Proses Pengurus Asrama

Tarikh Kuatkuasa ; 03.08.2020

REKOD KELULUSAN

Jawatan

Disediakan oleh; Pengurus Asrama

Disemak oleh; Timbalan Pengarah (Sokongan Akademik)

Diluluskan oleh; Pengarah PSAS

REKOD KAWALAN PINDAAN

No.Pindaan No.Muka Surat Perubahan Pindaan Tarikh Kuatkuasa

Pindaan

Semua maklumat yang didokumenkan merupakan ‘organizational knowledge’.

i. Maklumat ini adalah terkawal dan tidak dibenarkan disebarluas kepada pihak luar tanpa kebenaran ketua

organisasi

ii. Dokumen ini hendaklah sentiasa dikaji semula dan ditambahbaik dari semasa ke semasa

iii. Rujuk Prosedur Kawalan Rekod dan Prosedur Kawalan Dokumen untuk sebarang proses kajian semula

pindaan, kajian semula dan edaran

iv. Semua maklumat diedar melalui CD,MS.Teams,Laman Web PSAS & Storage Server PSAS

v. Sekiranya maklumat dimuat turun dan dicetak; maklumat dikira sebagai salinan tidak terkawal

vi. Keluaran: Perubahan besar melebihi 50%

vii. Pindaan: Perubahan kecil kurang dari 50 %


ii

KANDUNGAN HALAMAN

1. Kriteria Kecemerlangan Proses

1.1. Maklumat Umum Proses

1.2. Maklumat yang Dikomunikasi

1.3. Definisi

1.4. Singkatan

1

2

3

4

2. Sipoc Diagram 4.4.1 5

3. Proses Kerja 4.4.1

3.1. Permohonan Kemasukan Kamsis Bagi Pelajar Senior

3.2. Menyediakan Penempatan Bagi Penghuni Kamsis

3.3. Pengurusan Pendaftaran Penghuni Kamsis

3.4. Pemantauan Kebersihan Kafetaria dan Kamsis

3.5. Pemeriksaan Kerosakan dan Keselamatan Bangunan Kamsis

3.6. Pengurusan Kebajikan Pelajar Kamsis

7

7

7

8

8

8

4. P-D-C-A (Plan-Do-Check-Act) 9

5. Maklumat Perlu Diselenggara (Rekod) 7.5 10

6. Rujukan 10

7. Senarai Lampiran 8.5 10


M/S 1/10

1. KRITERIA KECEMERLANGAN PROSES

1.1 Maklumat Umum Proses

MAKLUMAT PENERANGAN

i. Objektif

Memastikan proses penyediaan penempatan

pelajar dilaksanakan dengan sistematik dengan

mengutamakan kebajikan, keselesaan dan

keharmonian penghuni.

ii. Skop Proses penempatan pelajar

iii. Pelanggan proses 5.2 Semua pelajar PSAS yang menginap di kamsis

PSAS.

Ibubapa kepada pelajar yang menginap di

kamsis.

Agensi luar.

Staf PSAS

iv. Pihak berkepentingan 4.2 Kementerian Pendidikan Malaysia

Jabatan Pendidikan Politeknik

Bahagian Pengambilan Pelajar

Hal Ehwal Pelajar (HEP) PSAS

Unit Perhubungan & Latihan Industri (UPLI)

Unit Latihan & Pendidikan Lanjutan (ULPL)

Ketua Warden

Warden

Kontraktor Kebersihan

Kontraktor Makanan cafe


M/S 2/10

1.2 Maklumat Yang Perlu Dikomunikasi 7.4

MAKLUMAT TANGGUNGJAWAB MASA KAEDAH PENERIMA

Laporan Kerosakan

Kamsis Pengurus,KPA,PA Berkala

Borang laporan

Kerosakan UPS

Keputusan Kamsis

pelajar Senior KW, W

Minggu 1

Perkuliahan

Memo ( Papan

Notis )

WebPortal

ICT, Pelajar

Keputusan

Rayuan Kamsis

pelajar Senior

KW, W Minggu 2

Perkuliahan

Memo ( Papan

Notis )

WebPortal

ICT, Pelajar

Takwim P&P JPP

Sekurang-

kurangnya 1

bulan sebelum

perkuliahan

Memo email Pengurus,

KPA, PA

Norma Jumlah

Pelajar semester 1 HEP PSAS

Sekurang-

kurangnya 1

bulan sebelum

perkuliahan


KPA, PA

Jumlah pelajar

menjalani latihan

industri

dan Takwim UPLI

UPLI PSAS

Seminggu

sebelum

peperiksaan

semester lepas


KPA, PA

Jumlah peserta

kursus yang ingin

menghuni kamsis

dan Takwim ULPL

ULPL PSAS

2 minggu

sebelum tarikh

kursus

Memo Email Pengurus,

KPA, PA


M/S 3/10

1.3 Definisi

PERKATAAN PENERANGAN

Pengurus Asrama

Pegawai yang dilantik oleh Bahagian Sumber Manusia, Kementerian

Pendidikan Malaysia untuk mengurus dan mentadbir hal-hal yang

berkaitan dengan kamsis

Ketua Penyelia Asrama

Merupakan Penyelia Asrama Kanan yang menguruskan hal ehwal

penginapan di kamsis dan pengurusan kamsis

Penyelia Asrama Mengawalselia hal-hal yang berkaitan dengan penginapan dan

pengurusan kamsis

Ketua Warden Pegawai yang dilantik oleh Pengarah PSAS untuk menguruskan hal-hal

yang berkaitan dengan kebajikan dan disiplin penghuni kamsis

Warden

Kakitangan PSAS yang telah dilantik oleh Pengarah PSAS untuk

menjalankan tugas berkaitan dengan hal ehwal penghuni kamsis.

Takwim P&P Kalendar P&P untuk semester semasa yang disediakan oleh Pegawai

Pengurusan Kualiti untuk kegunaan kumpulan akademik.

Takwim UPLI Kalendar Latihan Industri semasa yang disediakan oleh JPP

Takwim ULPL Kalendar Latihan Industri semasa yang disediakan oleh Ketua Unit ULPL

dan JPP


M/S 4/10

1.4 Singkatan

SINGKATAN PENERANGAN

Pengurus Pengurus Asrama

KPA Ketua Penyelia Asrama

PA Penyelia Asrama

KW Ketua Warden

W Warden

MA Pembantu Perubatan

UPLI Unit Perhubungan & Latihan Industri

ULPL Unit Latihan & Pendidikan Lanjutan


M/S 5/10

2. SIPOC DIAGRAM 4.4.1

SOURCE OF

INPUTS INPUTS PROCESS OUTPUTS

RECEIVER

OF OUTPUTS

Pegawai

Pendaftaran &

Data

Kemasukan

Pelajar Junior

Pendaftaran Masuk

pelajar Junior dan

serahan kunci bilik

serta serahan

Borang Inventori

Penempatan

Pelajar di

kamsis

Pelajar Junior

KW & W

Permohonan

Kemasukan

Kamsis bagi

Pelajar Senior

Mengiklankan

tawaran

permohonan

kamsis kepada

pelajar senior

sebelum cuti

semester.

Terima dan

semak

permohonan.

Hebahan

Keputusan

Permohonan

kamsis

Pelajar Senior

Pengurus, KPA

& PA

Pengurusan

Pendaftaran

Penghuni

Kamsis

Pendaftaran Masuk

pelajar dan serahan

kunci bilik serta

Borang Inventori.

Penempatan

Pelajar di

kamsis

Pelajar Senior

Pengurus, KPA

& PA

Borang

Inventori

Masuk /

Keluar Kamsis

Semak Status Bilik

(Borang Inventori )

Rekod Status

Bilik Keluar

Masuk

Semua Pelajar

Pengurus, KPA

& PA

Pemantauan

Kebersihan

Kafetaria &

Kamsis

Memantau

kebersihan bilik /

bangunan / kawasan

asrama / kafetaria

setiap hari dan

menyediakan

laporan kepada

KPA/Pengurus

sebulan sekali

Laporan

Kebersihan

Kafetaria

Laporan

Kebersihan

Kamsis

PA


M/S 6/10

Pengurus, KPA

& PA

Pemeriksaan

Kerosakan

dan

Keselamatan

Bangunan

Kamsis

Menerima laporan daripada

pelajar (sesi semasa)

Pemeriksaan

kerosakan oleh

PA dan

melaporkan

kepada UPS (cuti

semester)

Borang

Laporan

Kerosakan

Pelajar

PA

UPS

MA & W

Pengurusan

Kebajikan

Pelajar

Kamsis

MA – Memberi rawatan awal

kepada pelajar. Sekiranya perlu rawatan lanjut,

dirujuk ke klinik/hospital berhampiran.

(waktu pejabat)

W – Membawa pelajar

mendapatkan rawatan di

klinik/hospital berhampiran (luar waktu

pejabat)

Buku Daftar

Pesakit Pelajar


M/S 7/10

3. PROSES KERJA 4.4.1

3.1. Permohonan Kemasukan Kamsis Bagi Pelajar Senior

BIL TANGGUNGJAWAB TINDAKAN

1 KW Mengiklankan tawaran permohonan asrama kepada pelajar senior

enam minggu sebelum cuti semester bermula.

2 KW/W Menerima permohonan asrama daripada pelajar senior selewat-

lewatnya dua minggu selepas tawaran dibuka.

3 W 1. Memproses permohonan berdasarkan kepada kriteria yang

ditetapkan.

Memasukkan data permohonan pelajar yang telah diproses dalam

pengkalan data asrama.

4 KW/W Mempamerkan senarai nama pelajar dipilih dipapan kenyataan pejabat

Warden.

3.2. Menyediakan Penempatan Untuk Penghuni Asrama


1. PA Mengenalpasti dan menyediakan senarai bilik yang boleh digunakan di

kamsis .

2. KPA Melaporkan senarai bilik tersebut kepada KJHEP untuk ditawarkan

kepada pelajar baru.

Melaporkan / memaklumkan kekosongan kamsis kepada Pengurus Asrama dan KJHEP setelah pelajar baru dan lama mendaftar untuk di tawarkan kepada pelajar susulan, jika ada.

3.3. Pengurusan Pendaftaran Penghuni Asrama


1. PA 1. Mengagih dokumen dan Senarai Inventori Kamsis serta menyemak slip

bank pembayaran pelajar semasa pendaftaran masuk penghuni kamsis.

Menyediakan statistik kemasukan penghuni kamsis mengikut agama,

bangsa dan semester.

2. KPA/PA 2. Menerima dan mengesahkan Senarai Inventori kamsis semasa

pendaftaran keluar penghuni.

Menjalankan pemeriksaan untuk memastikan inventori di bilik penghuni

berada dalam keadaan baik.

3. KPA Membuat tindakan susulan jika ada kerosakan inventori dan melaporkan kepada Unit Pembangunan dan Senggaraan.


M/S 8/10

3.4. Pemantauan Kebersihan Kafeteria Dan Kamsis


1 PA 1. Memantau kebersihan bilik/bangunan/kawasan kamsis/ kafeteria setiap

hari dan menyedia laporan kepada KPA / Pengurus seperti berikut :

a. Laporan kebersihan kafeteria sebulan sekali

b. Laporan kebersihan kamsis sebulan sekali

2 Pengurus / KPA Melaporkan kepada Pengarah PSAS sekiranya tahap kebersihan

kafeteria atau kamsis tidak memuaskan.

3 Pengarah PSAS Mengeluarkan surat teguran kepada pihak pengusaha kafeteria atau kontraktor kebersihan sekiranya perlu.

4 KPA/ PA Membuat semakan semula untuk memastikan tindakan telah diambil terhadap teguran di atas.

3.5. Pemeriksaan Kerosakan Dan Keselamatan Bangunan Asrama


1. KPA / PA Asrama Memeriksa sebarang bangunan serta kawasan kamsis setiap kali cuti

semester dan melaporkan kerosakan kepada Unit Pembangunan dan

Senggaraan.

Menerima borang aduan kerosakan daripada pelajar untuk dihantar ke

Unit Pembangunan dan Senggaraan untuk tindakan selanjutnya.

2. PA Asrama Sekiranya kerosakan boleh dibaiki. Tindakan dilaksanakan oleh

Penyelia Asrama.

3.6. Pengurusan Kebajikan Pelajar Asrama


1. MA / W A. Tahap Serius

i. Memberi rawatan awal kepada pelajar sebagai pencegahan sementara

menunggu pelajar dihantar ke klinik / hospital untuk mendapat rawatan

selanjutnya

ii. Menghubungi pemandu untuk menghantar pelajar ke hospital. Jika

pemandu tiada;

iii. i. Penasihat Akademik (di dalam waktu pejabat)

iv. ii. Warden (di luar waktu pejabat)

v. Memaklumkan kepada ibu bapa pelajar jika pelajar ditahan di wad.

Merekodkan maklumat pelajar berkenaan di dalam buku rekod pelajar

ke hospital.

2. MA B. Tahap Tidak Serius

Mengambil tindakan sewajarnya untuk membantu pelajar yang

mengalami kesakitan tahap tidak serius.


M/S 9/10

4. P-D-C-A (Plan-Do-Check-Act)

Perancangan 8.1 (PLAN)

Output perancangan Norma ambilan pelajar

Kelulusan perancangan Pengarah, KJHEP

Perlaksanaan & Kawalan 8.5 (DO, CHECK & CONTROL)

Kaedah kawalan 8.5 Rujuk dan akur kepada proses kerja

Penggunaan borang-borang seperti di

lampiran

Kawalan Proses yang disumber luar 8.4

Identifikasi dan kemudahkesanan 8.5.2 No. Bilik

No. Pendaftaran Pelajar

No. Kad Pengenalan Pelajar

Harta hak milik pelanggan 8.5.3 Data Pelajar

Pemuliharaan 8.5.4 Data Pelajar

Khidmat selepas perkhidmatan 8.5.5

Kawalan Perubahan 8.5.6

Tindakan 10 (ACTION)

Penilaian keberkesanan 9.1.3 Penilaian Audit Dalaman

Tindakan pembetulan 10.2 Rujuk proses kerja Tindakan

Pembetulan

Penambahbaikan 10.3 Semakan berperingkat dokumen


M/S 10/10

5. MAKLUMAT PERLU DISELENGGARA (REKOD) 7.5

BIL REKOD TEMPOH SIMPANAN TEMPAT SIMPANAN

1 Borang Laporan Kerosakan 1 Tahun Pejabat Penyelia Asrama

2 Senarai Inventori Kamsis 1 Tahun Pejabat Penyelia Asrama

3 Borang Pemantauan Kafeteria

Kamsis PSAS 1 Tahun Pejabat Penyelia Asrama

4

Borang Pemantauan

Kebersihan Kawasan dan

Bangunan Kamsis

1 Tahun Pejabat Penyelia Asrama

6. RUJUKAN

RUJUKAN MAKLUMAT

Rujukan 7.5 a. Kalendar Akademik Politeknik Malaysia

b. Standard ISO MS 9001: 2015

c. Takwim PSAS

7. SENARAI LAMPIRAN 8.5

BIL. RUJUKAN NAMA LAMPIRAN

1 PS-07/FOR/1 Borang Senarai Inventori Kamsis

2 PS-07/FOR/2 Borang Pemantauan Kafeteria Kamsis PSAS

3 PS-07/FOR/3 Borang Pemantauan Kebersihan Kawasan dan

Bangunan Kamsis

PS-07/FOR/1 Keluaran 05 Pindaan 0

BORANG SENARAI INVENTORI KAMSIS

Tandatangan Penghuni Bilik Tandatangan Penghuni Bilik

semasa mendaftar semasa keluar

................................. .......................................

Tarikh : Tarikh :

Jika ada kerosakan item/ barangan di atas, sila isi Borang Laporan Kerosakan. Sila

hantar Borang Inventori ini ke Pejabat Penyelia Asrama dalam tempoh 7 hari

selepas tarikh mendaftar.

KAMSIS POLITEKNIK SULTAN AZLAN SHAH

A B

35950 BEHRANG, PERAK

TEL: 05-454 4431 samb. 1601 FAX: 05-4544993

NO BILIK :

SENARAI INVENTORI KAMSIS SESI _____________ TAHUN ___________

BIL ITEM

SEMASA MENDAFTAR KAMSIS

Sila Tanda ( √ ) Pada Kotak

Yang Berkenaan

SEMASA KELUAR KAMSIS

Sila Tanda ( √ ) Pada Kotak

Yang Berkenaan

BAIK TIADA CATATAN BAIK TIADA CATATAN

1. KATIL

2. TILAM

3. MEJA

4. KERUSI

5. ALMARI

6. KUNCI BILIK PELAJAR

(1 SET)

NAMA PELAJAR : ________________________________________________

NO PENDAFTARAN / MATRIK : ________________________________________________

NO KAD PENGENALAN : ________________________________________________

NO TEL PELAJAR / PENJAGA : ________________________________________________

PELAJAR SEMESTER : ________________________________________________

ALAMAT TETAP PELAJAR : ________________________________________________

V ___


“Saya mengaku barang-barang yang berada dalam bilik saya seperti yang disenaraikan

di atas adalah dalam keadaan baik semasa penerimaannya. Sekiranya barangan

tersebut rosak semasa pemulangannya, saya sanggup menggantikannya atau

dikenakan denda oleh pihak pengurusan KAMSIS”.

“Semua item / barangan di atas dalam keadaan baik / tidak baik dan boleh digunakan /

tidak boleh digunakan.

Catatan

………………………………………………………………………………………………………

…….....................................................................................................................................

Disemak - semasa keluar

.............……………….............…….

(T.TANGAN & COP PENYELIA ASRAMA)

TARIKH : .............................

Disahkan oleh :

...........................................................................................................

(T.TANGAN & COP PENGURUS ASRAMA)

NOTA :

Pelajar hanya boleh menyerahkan kunci bilik di Pejabat Penyelia Asrama dalam

waktu pejabat sahaja.


BORANG PEMANTAUAN KAFETERIA KAMSIS PSAS

TARIKH :

MASA :

PEMATUHAN

KONTRAK

1 2 ULASAN

(Nyatakan dgn jelas jenis makanan / minuman jika

perlanggaran kontrak berlaku)

HARGA MAKANAN

HARGA MINUMAN

PAMER TANDA HARGA

1 – TIDAK MEMATUHI KONTRAK 2 – MEMATUHI KONTRAK

BHG PERKARA DINILAI M S TM ULASAN

A

KEBERSIHAN DEWAN MAKAN

1. Meja & Kerusi

2. Lantai, Sinki, Cermin

3. Dinding, Siling & Kipas

4. Pintu & Tingkap

B

KEBERSIHAN DAPUR & STOR BAHAN

MENTAH/KERING/BASAH

1. Lantai

2. Dinding

3. Sinki

4. Meja persediaan memasak / menyiang

5. Papan pemotong

6. Periuk / alatan Memasak

7. Kuali / kawah

8. Simpanan alatan (utensils)

9. Peti Sejuk

10. Rak simpanan bahan

C

KEBERSIHAN DAN KESIHATAN PEKERJA

1. Pakaian seragam yang sempurna & bersih

2. Memakai apron bersih

3. Memakai tutup kepala yang bersih

4. Rambut pendek / kemas (lelaki)

5. Kuku bersih dan pendek

6. Merokok di premis

7. Menggunakan penyepit/sudu semasa

mengendalikan makanan

D

LAIN-LAIN

1. Tong sisa makanan

2. Tong-tong sampah dalam & luar kafe

3. Tandas Premis – pelajar & pekerja

4. Perparitan

5. Kaki lima kafeteria

Petunjuk : M – Memuaskan, S – Sederhana, TM – Tidak Memuaskan


Tanda ( / ) yang berkenaan.

Ulasan : …………………………………………………………………………………………

…………………………………………………………………………………………………….

……………………………………………………………………………………………………..

Disediakan oleh : Disemak oleh :

……………………………………………… ………………………………………………………

T.TANGAN & COP PENYELIA ASRAMA T.TANGAN & COP KETUA PENYELIA ASRAMA

Ulasan & Disahkan oleh :

…………………………………………………………………………………………………….

……………………………………………………………………………………………………..

………………………………………………

T.TANGAN & COP PENGURUS ASRAMA


BORANG PEMANTAUAN KEBERSIHAN KAWASAN DAN BANGUNAN KAMSIS

BLOK ……………………….

NAMA PEGAWAI BERTUGAS

TARIKH /TEMPOH PEMANTAUAN

BILANGAN PEKERJA KEBERSIHAN

NAMA PEKERJA KEBERSIHAN 1.

2.

BHG PERKARA DINILAI M S TM TS KEKERAPAN

A

KEHADIRAN

1. Ketepatan Masa

2. Jumlah bil. Pekerja yang hadir bertugas

3. Pertukaran pekerja / tidak hadir bertugas

B

KEBERSIHAN BANGUNAN / BLOK ASRAMA

1. Menyapu sampah Setiap hari

- lantai, tangga, kaki lima & kawasan bangunan

2. Membasuh lantai Bila perlu

- lantai, tangga & kaki lima

3. Menyapu sawang & mengelap kipas / lampu 2x sebulan

4. Mengelap cermin tingkap / bangunan / kipas / lampu dan

lain-lain

3x seminggu

5. Membuang sampah Setiap hari

- membasuh tong sampah & mengganti plastik

6. Mencuci Bilik Air / Tandas / Bilik Basuh 2x sehari

- sinki, cermin muka, lantai, mangkuk tandas, pintu &

dinding

C

KEBERSIHAN KAWASAN

1. Memotong rumput, mencakar & membuang rumput 2x sebulan

2. Meracun rumput Bila perlu

3. Membuang sampah Setiap hari

- membasuh tong sampah & mengganti plastik

4. Mengorek / membersih longkang 2x sebulan

- membuang pasir/tanah, sampah, pokok renek

5. Kerja-kerja Landskap Setiap hari

- Menanam , menggembur tanah, menyiram, trim,

gunting, menyemai

Petunjuk : M – Memuaskan, S – Sederhana, TM – Tidak Memuaskan, TS – Tidak Diselenggara

Tanda ( / ) yang berkenaan.


Ulasan :

……………………………………………………………………………………………………………

………………………………………………...…………………………………………………………

Disediakan oleh : Disemak oleh :

……………………………………………… ………………………………………………………

T.TANGAN & COP PENYELIA ASRAMA T.TANGAN & COP KETUA PENYELIA ASRAMA

Ulasan & Disahkan oleh :

…………………………………………………………………………………………………….

……………………………………………………………………………………………………..

………………………………………………

T.TANGAN & COP PENGURUS ASRAMA

politeknik sultan azlan shah prosedur kualiti ps 07

Documents