persediaan awal menghadapi bencana rekod …pendaftar.uthm.edu.my/v2/en/perkhidmatan/buku... ·...
TRANSCRIPT
PELAN TINDAKAN BENCANA REKOD (PTBR) (Kandungan Taklimat)
PERSEDIAAN AWAL
MENGHADAPI BENCANA REKOD
dan
SEKITAR BENCANA REKOD (BANJIR)
DI NEGERI KELANTAN TAHUN 2014
ABDUL JABAR BIN MOHAMAD RIDI
ARKIB NEGARA MALAYSIA
CAWANGAN KELANTAN
1
KANDUNGAN TAKLIMAT; Pengenalan Bencana
Persediaan Awal Menghadapi Banjir
Pengalaman Banjir Di Negeri Kelantan Tahun 2014
Keadaan Rekod Akibat Banjir di Negeri Kelantan
Tahun 2004
2
DEFINISI
Arahan 20 Majlis Keselamatan Negara;
- Insiden semulajadi atau manusia secara tiba-tiba mengakibatkan kerosakan
Buku Pengenalan Pengurusan Rekod (m.s 97);
- Satu peristiwa yang akan menyebabkan kehilangan nyawa, harta benda, rekod serta mengganggu dan
mencacatkan operasi perniagaan atau aktiviti
sesuatu organisasi
3
Asian Disaster Preparedness Center (ADPC);
- Peristiwa atau rangkaian peristiwa yang mengancam dan mengganggu kehidupan dan penghidupan masyarakat yang disebabkan, baik oleh faktor alam dan/atau faktor bukan alam mahupun faktor manusia sehingga mengakibatkan timbulnya kehilangan nyawa, kerosakan harta benda,.
4
Tindakan
Pemulihan Persediaan
Peralatan /
Kemudahan
Tenaga dan
Kepakaran
5
Bencana Semulajadi;
Tsunami
Ribut
Banjir
Faktor Biologi
Gempa
Tanah Runtuh
Kebakaran
Bencana Akibat Perbuatan
Manusia;
Peperangan
Api/Kebakaran
Vandalisme
Pencerobohan Maklumat
Dan Lain-lain
Kemusnahan
Rekod/Hartabenda
5
Sejarah Banjir di Malaysia;
1926 yang dipanggil "Bah Besar" (KL tenggelam, Kelantan, Terengganu dan
Perak)
1946 yang dipanggil "Bah Besar"
Januari 1971 Terbesar dan terburuk
- Pengisytiharan darurat setelah hampir seluruh negara ditenggelami oleh air
(KL 50% tenggelam, Pekan, Kuala Lipis)
Banjir besar lain yg direkodkan : 1931, 1947, 1954, 1957, 1967, 1973, 1979,
1983, 2004, 2006, 2011, 2014.
*** Memberi kesan kepada rekod di seluruh Jabatan/Agensi/Badan Berkanun
Kerajaan Persekutuan dan Negeri
6
Tanah Runtuh, Kuala Lumpur 2008
7
Akta Arkib Negara 2003 [Akta 629]
- Perkara 7 Fungsi Ketua Pengarah (q)
Panduan Pengurusan Pejabat 2007 Pekeliling Perkhidmatan
Bil. 5/2007;
- Bab 8 : Perkara 8.9
Arahan No. 20 Majlis Keselamatan Negara : Dasar dan
Mekanisme Pengurusan Bencana Negara
8
Peranan dua (2) pihak;
Arkib Negara Malaysia;
Jabatan/Agensi/Badan Berkanun Kerajaan
Persekutuan dan Negeri;
9
Arkib Negara Malaysia;
Pendedahan awal melalui Kursus Pengurusan Rekod / Taklimat yang diadakan
Edarkan Surat Makluman Menghadapi Banjir setiap musim banjir (Contoh)
Penyediaan Templat Pelan Bencana Rekod (PTBR)
Memberi Khidmat Nasihat dalam Penyediaan Pelan Bencana Rekod (PTBR)
Peringatan dari masa ke semasa
10
Jabatan/Agensi/Badan Berkanun Kerajaan Persekutuan dan Negeri;
Memahami putaran musim banjir (JK Bencana/Banjir)
Memastikan lokasi penyimpanan rekod sentiasa di tempat yang selamat
Memindahkan Rekod;
- Ke kawasan tinggi (Bangunan/Kawasan berdekatan punca
air/banjir)
- Ke tingkat atas (Lokasi penyimpanan di tingkat bawah/rendah)
- Ke kawasan memudahkan pemantauan
11
Menyediakan Pelan Tindakan Bencana Rekod (PTBR);
Membentuk Pasukan Bertindak Bencana (Response Team);
- JK Pengurusan Bencana bertanggungjawab untuk bertindak
(sebelum/semasa dan selepas bencana)
- Supaya tindakan lebih berkesan
- Pasukan kerja-kerja penyelamatan dan pemindahan rekod
Membuat analisa risiko;
- Lokasi/cuaca/pengalaman lalu
Menyediakan peralatan penyelamatan dan pemuliharaan;
- Alat pemadam api/Alat penggera (alarm)/Fire Extinguisher/
Topi/Glove dll
- Peralatan pemuliharaan Rekod - rujuk ANM
12
Memberi latihan serta program kesedaran bencana;
- Secara berjadual
- Pendedahan secara berterusan
- Mengenalpasti kelemahan-kelamahan pelan kontigensi
Penyalinan Rekod Penting untuk Keselamatan (Pendua)
- Back-up Rekod ke Mikrofilem, CD, DVD, Tape dll
- Back-up Sistem ke tape, disk
- Penyimpanan secara On-site atau Off-site
13
TINDAKAN PERSEDIAAN DAN PENCEGAHAN
Arkib Negara Malaysia Cawangan Kelantan (ANM CK);
Pendedahan awal dan Khidmat Nasihat melalui Kursus
Pengurusan Rekod / Taklimat yang diadakan
Edarkan Surat Makluman Menghadapi Banjir setiap musim
banjir
14
TINDAKAN PERSEDIAAN DAN PENCEGAHAN
Jabatan/Agensi/Badan Berkanun Kerajaan Persekutuan dan
Negeri;
Tiada Pelan Tindakan Bencana Rekod (PTBR)
Tiada JK Pengurusan Bencana @ Penanggungjawab /
Tiada analisa rekod / Tiada peralatan / Tiada Latihan /
Tiada penyalinan rekod penting (back-up)
Tidak mendapatkan Khidmat Nasihat daripada ANM
Cawangan Kelantan / Pegawai Kader di Kementerian
masing-masing
15
TINDAKAN SEMASA DAN SELEPAS BANJIR
Jabatan/Agensi/Badan Berkanun Kerajaan Persekutuan dan
Negeri;
Tiada panduan kerana tiada Pelan tindakan Bencara Rekod
(PTBR)
98 % jabatan tidak menghubungi dan memaklumkan kepada
ANM CK
16
TINDAKAN SEMASA DAN SELEPAS BANJIR
Arkib Negara Malaysia Cawangan Kelantan (ANM CK);
Membuat pemantauan ke Jajahan-jajahan;
Tumpat / Tanah Merah / Kuala Krai / Gua Musang
1-8hb Januari 2015
Mengenalpasti Jabatan/Agensi/Badan Berkanun Kerajaan
Persekutuan dan Negeri yang rekodnya terkena banjir;
Mengenalpasti jenis dan jumlah rekod yang terkena banjir.
17
TINDAKAN SEMASA DAN SELEPAS BANJIR
Menyediakan Laporan Awal kepada JK Bencana Ibu
Pejabat.
Penubuhan Pasukan Penyelamat oleh JK Bencana Ibu
Pejabat.
Laksanakan penyelamatan secara bersama Ibu Pejabat dan
Cawangan Negeri (15 -
Rekod tidak boleh diselamatkan Permohonan Pemusnahan
Khas.
18
Jumlah Jabatan : 40 Jabatan (Tidak termsuk
Sekolah-sekolah dan Klinik
Kesihatan Desa)
Jenis Rekod : House Keeping / Functional
Anggaran Jumlah Rekod : 143,219 Fail / 3,580.48 m.p
19
PEMANTAUAN AWAL;
Keadaan Rekod di JPN Tanah Merah
Keadaan Rekod di
Klinik Kesihatan Tanah Merah
20
PEMANTAUAN AWAL;
Keadaan Rekod di AADK Tanah Merah Keadaan Rekod di Pejabat Perkhidmatan
Pergigian Kuala Krai
21
PEMANTAUAN AWAL;
Keadaan Rekod di PPD Kuala Krai Keadaan Rekod di IPD Kuala Krai
(Trafik)
22
PEMANTAUAN AWAL;
Keadaan Rekod di Pejabat PDNKK
Kuala Krai
Keadaan Rekod di MDKK
23
Pasukan Penyelamat ANM di
Pejabat JPN Tanah Merah
24
Pasukan Penyelamat ANM di
Pejabat RISDA Tanah Merah / Machang
TINDAKAN PASUKAN PENYELAMAT
ANM
Pasukan Penyelamat ANM di
Pejabat PPD Kuala Krai
Pasukan Penyelamat ANM
di Pejabat MDKK
25
Pasukan Penyelamat ANM di
Pejabat LHDN Kota Bharu
Pasukan Penyelamat ANM di
Pejabat Tanah dan Jajahan Pasir Mas
TINDAKAN PASUKAN PENYELAMAT
ANM
26
KESIMPULAN
Rekod perlu dipelihara, dijaga secara sistematik dan efisien daripada ancaman bencana/banjir.
Penyediaan Pelan Tindakan Bencana Rekod (PTBR) oleh
Jabatan/Agensi/Badan Berkanun Persekutuan dan Negeri
- Berdasarkan Templat PTBR.
Tindakan segera memaklumkan kepada Arkib Negara Malaysia Cawangan
Negeri;
- Rekod yang terkena banjir.
- Jenis dan Anggaran Jumlah Rekod.
Rekod jangan dilonggok seperti sampah;
- Memastikan boleh diselamatkan/tidak oleh Pasukan Penyelamat ANM.
27