prosedur kualiti kawalan rekod - jksm.gov.my atau kemusnahan rekod. 3.4 pengurus rekod jabatan...

Download PROSEDUR KUALITI KAWALAN REKOD - jksm.gov.my atau kemusnahan rekod. 3.4 Pengurus Rekod Jabatan Kakitangan…

Post on 07-Aug-2019

215 views

Category:

Documents

0 download

Embed Size (px)

TRANSCRIPT

  • JABATAN KEHAKIMAN SYARIAH MALAYSIA SALINAN TERKAWAL

    JKSM-PKPS02 – KAWALAN REKOD MS ISO 9001:2008

    No. Keluaran 07

    Tarikh Keluaran 12 November 2015

    No. Pindaan 00

    Tarikh Pindaan -

    Muka surat 1

    PROSEDUR KUALITI

    KAWALAN REKOD

    DISEMAK OLEH DILULUSKAN OLEH

    .............................................

    Pegawai Kualiti Jabatan Jabatan Kehakiman Syariah Malaysia

    Tarikh : 30 Muharam 1437H

    12 November 2015

    .............................................

    Ketua Pendaftar Jabatan Kehakiman Syariah Malaysia

    Tarikh : 30 Muharam 1437H

    12 November 2015

    SA LI

    NA N

    LA M

    AN W

    EB JK

    SM

  • JABATAN KEHAKIMAN SYARIAH MALAYSIA SALINAN TERKAWAL

    JKSM-PKPS02 – KAWALAN REKOD MS ISO 9001:2008

    No. Keluaran 07

    Tarikh Keluaran 12 November 2015

    No. Pindaan 00

    Tarikh Pindaan -

    Muka surat 2

    1. OBJEKTIF

    Prosedur ini bertujuan untuk mengawal dan memastikan rekod-rekod

    kualiti yang terlibat dengan pengurusan sistem kualiti sentiasa diurus

    dan diselenggarakan secara sistematik supaya dapat memenuhi

    keperluan operasi Sistem Pengurusan Kualiti.

    2. SKOP

    Prosedur ini merangkumi proses mengenalpasti, mengumpul,

    mengindeks, mengguna, memfail, menyimpan, menyelenggara, dan

    melupuskan rekod- rekod kualiti.

    3. DEFINISI

    BIL. ISTILAH PENGERTIAN

    3.1 Dokumen kes Semua dokumen yang diperlukan bagi sesuatu

    pendaftaran kes Mahkamah Rayuan

    3.2 Rekod Kualiti Rekod kualiti merujuk kepada data atau

    maklumat yang direkod akibat dari aktiviti atau

    proses yang dilaksanakan dalam sistem kualiti.

    Rekod adalah juga penyataan fakta pada

    sesuatu masa dan tidak boleh diubah. Rekod

    boleh wujud dalam hardcopy atau elektronik.

    Contoh rekod kualiti dalam Perkhidmatan

    Awam ialah Pesanan Kerajaan, rekod latihan,

    borang permohonan yang telah diproses, minit

    mesyuarat, laporan audit, surat perlantikan

    menganggotai sesuatu jawatankuasa, dan

    sebagainya.

    SA LI

    NA N

    LA M

    AN W

    EB JK

    SM

  • JABATAN KEHAKIMAN SYARIAH MALAYSIA SALINAN TERKAWAL

    JKSM-PKPS02 – KAWALAN REKOD MS ISO 9001:2008

    No. Keluaran 07

    Tarikh Keluaran 12 November 2015

    No. Pindaan 00

    Tarikh Pindaan -

    Muka surat 3

    BIL. ISTILAH PENGERTIAN

    3.3 Kawalan Kawalan bermaksud perlu adanya prosedur

    yang didokumenkan untuk mengurus dan

    menyelenggara rekod supaya mudah dirujuk

    semula dan untuk mengelakkan kemungkinan

    kehilangan atau kemusnahan rekod.

    3.4 Pengurus Rekod

    Jabatan

    Kakitangan yang dilantik untuk mengurus

    rekod-rekod.

    3.5 Seksyen Rekod Satu seksyen di JKSM yang antara

    fungsinya ialah menguruskan fail dan rekod

    di Jabatan.

    3.6 Terbitan Umum Apa-apa bahan penerbitan sama ada berupa

    buku atau pamplet yang diterbitkan oleh

    Jabatan untuk pihak awam atau kakitangan

    seperti Buku Laporan Tahunan, Jurnal

    Hukum dan lain-lain

    3.7 Rekod Penting Merujuk ketetapan Rekod Penting Jabatan

    dalam Jadual Pelupusan Rekod sebagai

    contoh rekod penting bagi kes-kes

    Mahkamah ialah Perintah, Nota Keterangan

    dan Alasan Penghakiman.

    3.8 DDMS Sistem Pengurusan Rekod Elektronik (Digital

    Document Management System) yang

    mengendalikan rekod Kerajaan selain rekod

    terperingkat.

    SA LI

    NA N

    LA M

    AN W

    EB JK

    SM

  • JABATAN KEHAKIMAN SYARIAH MALAYSIA SALINAN TERKAWAL

    JKSM-PKPS02 – KAWALAN REKOD MS ISO 9001:2008

    No. Keluaran 07

    Tarikh Keluaran 12 November 2015

    No. Pindaan 00

    Tarikh Pindaan -

    Muka surat 4

    4. SINGKATAN

    BIL. SINGKATAN PENGERTIAN

    4.1 KP/KHS Ketua Pengarah/Ketua Hakim Syarie

    4.2 KP Ketua Pendaftar

    4.3 WP Wakil Pengurusan

    4.4 P(BPKR) Pengarah Bahagian Pendaftaran Keurusetiaan

    dan Rekod

    4.5 P(BKPSM) Pengarah Bahagian Khidmat dan Pengurusan

    Sumber Manusia

    4.6 KPP(SPR) Ketua Penolong Pengarah Seksyen Pendaftaran

    Rayuan

    4.7 PP(SPR) Penolong Pengarah Seksyen Pendaftaran

    Rayuan

    4.8 PPS(SPR) Penolong Pegawai Syariah Seksyen Pendaftaran

    Rayuan

    4.10 PT(PI) Pembantu Tadbir (Inovasi)

    4.11 PT(KB) Pembantu Tadbir (Kewangan)

    4.12 PS(SPR) Pembantu Syariah Seksyen Pendaftaran Rayuan

    4.13 PA(SR) Pembantu Arkib Seksyen Rekod

    4.14 PN Penghantar Notis

    4.15 ARKIB Arkib Negara Malaysia

    4.16 JKSM Jabatan Kehakiman Syariah Malaysia

    4.17 AUDIT Jabatan Audit Negara

    4.18 CGSO Pejabat Ketua Pegawai Keselamatan Kerajaan

    Malaysia

    4.19 ANM Jabatan Akauntan Negara Malaysia

    4.20 KPP (SR) Ketua Penolong Pengarah Seksyen Rekod

    4.21 PPK (SR) Penolong Pengarah Kanan Seksyen Rekod

    SA LI

    NA N

    LA M

    AN W

    EB JK

    SM

  • JABATAN KEHAKIMAN SYARIAH MALAYSIA SALINAN TERKAWAL

    JKSM-PKPS02 – KAWALAN REKOD MS ISO 9001:2008

    No. Keluaran 07

    Tarikh Keluaran 12 November 2015

    No. Pindaan 01

    Tarikh Pindaan

    Muka surat 5

    BIL. SINGKATAN PENGERTIAN

    4.22 PPA (SR) Penolong Pegawai Arkib Seksyen Rekod

    4.23 DDMS Sistem Pengurusan Rekod Elektronik

    5. RUJUKAN

    5.1 Manual Kualiti

    5.2 Akta Arkib Negara 2003 [Akta 629]

    5.3 Senarai Fail JKSM.

    5.4 Surat Pekeliling Am bil. 1 Tahun 1977 – Peraturan Pemeliharaan

    Rekod-Rekod Kerajaan

    5.5 Arahan Keselamatan Kerajaan Malaysia

    5.6 Jadual Pelupusan Rekod Kewangan dan Perakaunan

    5.7 Pekeliling Perkhidmatan Bil.5 Tahun 2007: Panduan Pengurusan

    Pejabat (Bahagian 1:Pengurusan Am Pejabat)

    5.8 Malaysia Standard MS 2223-1:2009 dan MS 2223-2:2009

    5.9 Dasar Pengurusan Rekod Kerajaan 2010

    5.10 Arahan Amalan No.13 Tahun 2006

    5.11 Arahan Amalan No.6 Tahun 2010

    5.12 Manual Pengguna DDMS 2.0

    SA LI

    NA N

    LA M

    AN W

    EB JK

    SM

    asus Typewritten Text 8 Ogos 2017

    asus Typewritten Text

    asus Typewritten Text

  • JABATAN KEHAKIMAN SYARIAH MALAYSIA SALINAN TERKAWAL

    JKSM-PKPS02 – KAWALAN REKOD MS ISO 9001:2008

    No. Keluaran 07

    Tarikh Keluaran 12 November 2015

    No. Pindaan 00

    Tarikh Pindaan -

    Muka surat 6

    6. PROSES KERJA

    TANGGUNGJAWAB TINDAKAN

    KP/ P(BPKR)/

    KPP(SR)

    PS(SR)

    PN

    KPP(SR) / PP(SR) /

    PPS(SR)

    PS(SR)

    PS(SR)

    PA(SR)

    A. PEMBUKAAN DAN PENGEDARAN FAIL KES

    1. Menerima dokumen kes Mahkamah Rayuan dan

    klasifikasikan mengikut negeri.

    2. Merekod/ Mendaftar kes dalam Rekod Pendaftaran

    Kes Mahkamah Rayuan.

    3. Mengedarkan fail kes rayuan kepada Hakim

    Mahkamah Rayuan.

    4. Menerima Alasan Penghakiman daripada Pegawai

    Penyelidik Hakim Mahkamah Rayuan.

    5. Menandakan dengan perkataan `kes selesai'

    pada kulit fail kes yang telah selesai.

    6. Merekodkan status kes selesai dalam Rekod

    Pendaftaran Kes Mahkamah Rayuan.

    7. Menyimpan fail kes yang telah selesai di Bilik Fail

    Rayuan.

    PT(PI)

    B. DAFTAR DAN SELENGGARA FAIL URUSAN AM

    DAN FUNGSIAN

    1. Hantar surat yang diterima melalui pos/ serahan

    tangan/ faks/ emel ke Bilik Registri untuk dicap

    tarikh terima.

    2. Daftar surat di dalam Buku Daftar Surat Menyurat

    (Am 10-Pin. 3/80).

    3. Pegawai yang bertanggungjawab di Bilik Registri

    SA LI

    NA N

    LA M

    AN W

    EB JK

    SM

  • JABATAN KEHAKIMAN SYARIAH MALAYSIA SALINAN TERKAWAL

    JKSM-PKPS02 – KAWALAN REKOD MS ISO 9001:2008

    No. Keluaran 07

    Tarikh Keluaran 12 November 2015

    No. Pindaan 00

    Tarikh Pindaan -

    Muka surat 7

    TANGGUNGJAWAB TINDAKAN

    PT(PI)

    KP/KHS/ WP

    PT(PI)/ PA(SR)

    akan mengimbas setiap surat yang diterima di

    dalam sistem DDMS.

    4. Hantar surat menerusi DDMS kepada penerima.

    5. Kandungkan surat ke dalam fail.

    6. Pegawai berkaitan hendaklah mengambil tindakan

    yang sewajarnya terhadap arahan yang diminitkan.

    7. Jika fail baru, beri tajuk fail, kod fail yang

    bersesuaian berpandukan senarai Klasifikasi Fail

    JKSM/ JKSN/ MSN.(Rujuk Lampiran 1).

    8. Memasukkan kertas minit dan kad pergerakan fail

    di sebelah kiri manakala surat di sebelah kanan.

    (Rujuk Lampiran 2 dan 3).

    9. Merekodkan surat masuk dengan dakwat merah

    dan surat keluar dengan dakwat biru/ hitam pada

    kertas minit.

    10. Memasukkan nombor mengikut turutan dan

    dikandung dalam bulatan di tepi sebelah kanan

    surat.

    11. Menyimpan fail mengikut kategori sama ada

    ter