prosedur kualiti kawalan rekod - jksm.gov.my filekehilangan atau kemusnahan rekod. 3.4 pengurus...

JABATAN KEHAKIMAN SYARIAH MALAYSIA SALINAN TERKAWAL

JKSM-PKPS02 – KAWALAN REKOD MS ISO 9001:2008

No. Keluaran 07

Tarikh Keluaran 12 November 2015

No. Pindaan 00

Tarikh Pindaan -

Muka surat 1

PROSEDUR KUALITI

KAWALAN REKOD

DISEMAK OLEH DILULUSKAN OLEH

.............................................

Pegawai Kualiti Jabatan Jabatan Kehakiman Syariah Malaysia

Tarikh : 30 Muharam 1437H

12 November 2015

.............................................

Ketua Pendaftar Jabatan Kehakiman Syariah Malaysia

Tarikh : 30 Muharam 1437H

12 November 2015

SALI

NAN

LAM

AN

WEB J

KSM



No. Keluaran 07


No. Pindaan 00

Tarikh Pindaan -

Muka surat 2

1. OBJEKTIF

Prosedur ini bertujuan untuk mengawal dan memastikan rekod-rekod

kualiti yang terlibat dengan pengurusan sistem kualiti sentiasa diurus

dan diselenggarakan secara sistematik supaya dapat memenuhi

keperluan operasi Sistem Pengurusan Kualiti.

2. SKOP

Prosedur ini merangkumi proses mengenalpasti, mengumpul,

mengindeks, mengguna, memfail, menyimpan, menyelenggara, dan

melupuskan rekod- rekod kualiti.

3. DEFINISI

BIL. ISTILAH PENGERTIAN

3.1 Dokumen kes Semua dokumen yang diperlukan bagi sesuatu

pendaftaran kes Mahkamah Rayuan

3.2 Rekod Kualiti Rekod kualiti merujuk kepada data atau

maklumat yang direkod akibat dari aktiviti atau

proses yang dilaksanakan dalam sistem kualiti.

Rekod adalah juga penyataan fakta pada

sesuatu masa dan tidak boleh diubah. Rekod

boleh wujud dalam hardcopy atau elektronik.

Contoh rekod kualiti dalam Perkhidmatan

Awam ialah Pesanan Kerajaan, rekod latihan,

borang permohonan yang telah diproses, minit

mesyuarat, laporan audit, surat perlantikan

menganggotai sesuatu jawatankuasa, dan

sebagainya.

SALI

NAN

LAM

AN

WEB J

KSM



No. Keluaran 07


No. Pindaan 00

Tarikh Pindaan -

Muka surat 3

BIL. ISTILAH PENGERTIAN

3.3 Kawalan Kawalan bermaksud perlu adanya prosedur

yang didokumenkan untuk mengurus dan

menyelenggara rekod supaya mudah dirujuk

semula dan untuk mengelakkan kemungkinan

kehilangan atau kemusnahan rekod.

3.4 Pengurus Rekod

Jabatan

Kakitangan yang dilantik untuk mengurus

rekod-rekod.

3.5 Seksyen Rekod Satu seksyen di JKSM yang antara

fungsinya ialah menguruskan fail dan rekod

di Jabatan.

3.6 Terbitan Umum Apa-apa bahan penerbitan sama ada berupa

buku atau pamplet yang diterbitkan oleh

Jabatan untuk pihak awam atau kakitangan

seperti Buku Laporan Tahunan, Jurnal

Hukum dan lain-lain

3.7 Rekod Penting Merujuk ketetapan Rekod Penting Jabatan

dalam Jadual Pelupusan Rekod sebagai

contoh rekod penting bagi kes-kes

Mahkamah ialah Perintah, Nota Keterangan

dan Alasan Penghakiman.

3.8 DDMS Sistem Pengurusan Rekod Elektronik (Digital

Document Management System) yang

mengendalikan rekod Kerajaan selain rekod

terperingkat.

SALI

NAN

LAM

AN

WEB J

KSM



No. Keluaran 07


No. Pindaan 00

Tarikh Pindaan -

Muka surat 4

4. SINGKATAN

BIL. SINGKATAN PENGERTIAN

4.1 KP/KHS Ketua Pengarah/Ketua Hakim Syarie

4.2 KP Ketua Pendaftar

4.3 WP Wakil Pengurusan

4.4 P(BPKR) Pengarah Bahagian Pendaftaran Keurusetiaan

dan Rekod

4.5 P(BKPSM) Pengarah Bahagian Khidmat dan Pengurusan

Sumber Manusia

4.6 KPP(SPR) Ketua Penolong Pengarah Seksyen Pendaftaran

Rayuan

4.7 PP(SPR) Penolong Pengarah Seksyen Pendaftaran

Rayuan

4.8 PPS(SPR) Penolong Pegawai Syariah Seksyen Pendaftaran

Rayuan

4.10 PT(PI) Pembantu Tadbir (Inovasi)

4.11 PT(KB) Pembantu Tadbir (Kewangan)

4.12 PS(SPR) Pembantu Syariah Seksyen Pendaftaran Rayuan

4.13 PA(SR) Pembantu Arkib Seksyen Rekod

4.14 PN Penghantar Notis

4.15 ARKIB Arkib Negara Malaysia

4.16 JKSM Jabatan Kehakiman Syariah Malaysia

4.17 AUDIT Jabatan Audit Negara

4.18 CGSO Pejabat Ketua Pegawai Keselamatan Kerajaan

Malaysia

4.19 ANM Jabatan Akauntan Negara Malaysia

4.20 KPP (SR) Ketua Penolong Pengarah Seksyen Rekod

4.21 PPK (SR) Penolong Pengarah Kanan Seksyen Rekod

SALI

NAN

LAM

AN

WEB J

KSM



No. Keluaran 07


No. Pindaan 01

Tarikh Pindaan

Muka surat 5

BIL. SINGKATAN PENGERTIAN

4.22 PPA (SR) Penolong Pegawai Arkib Seksyen Rekod

4.23 DDMS Sistem Pengurusan Rekod Elektronik

5. RUJUKAN

5.1 Manual Kualiti

5.2 Akta Arkib Negara 2003 [Akta 629]

5.3 Senarai Fail JKSM.

5.4 Surat Pekeliling Am bil. 1 Tahun 1977 – Peraturan Pemeliharaan

Rekod-Rekod Kerajaan

5.5 Arahan Keselamatan Kerajaan Malaysia

5.6 Jadual Pelupusan Rekod Kewangan dan Perakaunan

5.7 Pekeliling Perkhidmatan Bil.5 Tahun 2007: Panduan Pengurusan

Pejabat (Bahagian 1:Pengurusan Am Pejabat)

5.8 Malaysia Standard MS 2223-1:2009 dan MS 2223-2:2009

5.9 Dasar Pengurusan Rekod Kerajaan 2010

5.10 Arahan Amalan No.13 Tahun 2006

5.11 Arahan Amalan No.6 Tahun 2010

5.12 Manual Pengguna DDMS 2.0

SALI

NAN

LAM

AN

WEB J

KSM

asus

Typewritten Text

8 Ogos 2017

asus

Typewritten Text

asus

Typewritten Text



No. Keluaran 07


No. Pindaan 00

Tarikh Pindaan -

Muka surat 6

6. PROSES KERJA

TANGGUNGJAWAB TINDAKAN

KP/ P(BPKR)/

KPP(SR)

PS(SR)

PN

KPP(SR) / PP(SR) /

PPS(SR)

PS(SR)

PS(SR)

PA(SR)

A. PEMBUKAAN DAN PENGEDARAN FAIL KES

1. Menerima dokumen kes Mahkamah Rayuan dan

klasifikasikan mengikut negeri.

2. Merekod/ Mendaftar kes dalam Rekod Pendaftaran

Kes Mahkamah Rayuan.

3. Mengedarkan fail kes rayuan kepada Hakim

Mahkamah Rayuan.

4. Menerima Alasan Penghakiman daripada Pegawai

Penyelidik Hakim Mahkamah Rayuan.

5. Menandakan dengan perkataan `kes selesai'

pada kulit fail kes yang telah selesai.

6. Merekodkan status kes selesai dalam Rekod

Pendaftaran Kes Mahkamah Rayuan.

7. Menyimpan fail kes yang telah selesai di Bilik Fail

Rayuan.

PT(PI)

B. DAFTAR DAN SELENGGARA FAIL URUSAN AM

DAN FUNGSIAN

1. Hantar surat yang diterima melalui pos/ serahan

tangan/ faks/ emel ke Bilik Registri untuk dicap

tarikh terima.

2. Daftar surat di dalam Buku Daftar Surat Menyurat

(Am 10-Pin. 3/80).

3. Pegawai yang bertanggungjawab di Bilik Registri

SALI

NAN

LAM

AN

WEB J

KSM



No. Keluaran 07


No. Pindaan 00

Tarikh Pindaan -

Muka surat 7


PT(PI)

KP/KHS/ WP

PT(PI)/ PA(SR)

akan mengimbas setiap surat yang diterima di

dalam sistem DDMS.

4. Hantar surat menerusi DDMS kepada penerima.

5. Kandungkan surat ke dalam fail.

6. Pegawai berkaitan hendaklah mengambil tindakan

yang sewajarnya terhadap arahan yang diminitkan.

7. Jika fail baru, beri tajuk fail, kod fail yang

bersesuaian berpandukan senarai Klasifikasi Fail

JKSM/ JKSN/ MSN.(Rujuk Lampiran 1).

8. Memasukkan kertas minit dan kad pergerakan fail

di sebelah kiri manakala surat di sebelah kanan.

(Rujuk Lampiran 2 dan 3).

9. Merekodkan surat masuk dengan dakwat merah

dan surat keluar dengan dakwat biru/ hitam pada

kertas minit.

10. Memasukkan nombor mengikut turutan dan

dikandung dalam bulatan di tepi sebelah kanan

surat.

11. Menyimpan fail mengikut kategori sama ada

terhad, sulit, rahsia dan rahsia besar mengikut

tatacara yang ditetapkan dalam arahan

keselamatan.

12. Menutup fail yang melebihi 4cm atau 100 helaian

yang mana terdahulu.

13. Buka fail baru dan di tulis dengan Jilid yang baru

dan seterusnya serta ikuti langkah 7 – 12.

SALI

NAN

LAM

AN

WEB J

KSM



No. Keluaran 07


No. Pindaan 00

Tarikh Pindaan -

Muka surat 8


PN

KPP(SR)/ PPK (SR)/

PPA(SR)

PA(SR)

14. Menghantar fail-fail yang telah ditutup dan tamat

tindakan berserta senarai fail ke Seksyen Rekod

untuk simpanan di bilik rekod. (Rujuk Lampiran 4)

15. Semak dan pastikan fail mencukupi mengikut

senarai yang diberi dan membuat akuan

penerimaan.

16. Pastikan kulit fail ditutup dan dicatatkan tarikh

(dakwat biru/ hitam) dan dipalang (dakwat merah)

17. Senaraikan Fail Urusan Am dan Fungsian

mengikut bilangan, nombor fail, tajuk fail, tarikh

tutup fail dan nombor kotak fail.

18. Masukkan fail ke dalam kotak mengikut susunan

tarikh tutup fail dan labelkan.

19. Simpan kotak di bilik rekod.

KPP(SR)/ PPK(SR)/

PPA(SR)/ PA(SR)/

PT(PI)/ PT(KB)

KPP(SR)/ PPK(SR)/

PPA(SR)/ PA(SR)

C. PELUPUSAN REKOD

1. Menyemak, menilai dan menyenaraikan fail yang

perlu dilupuskan berpandukan Jadual Pelupusan

Rekod Urusan Am, Jadual Pelupusan Rekod

Kewangan, Arahan Amalan No.13 Tahun 2006,

Arahan Amalan No.6 Tahun 2010, Surat Pekeliling

Am Bil.1 Tahun 1997 dan Pekeliling Perkhidmatan

Bil. 5 Tahun 2007.

2. Mengemukakan senarai fail yang hendak

dilupuskan kepada KPP(SR)/ PPK(SR) untuk

mendapatkan persetujuan.

3. Menghantar Borang Arkib 2/08 dan 5/08 beserta

senarai fail ke Arkib Negara Malaysia/ Jabatan

Akauntan Negara/ Jabatan Audit Negara untuk

SALI

NAN

LAM

AN

WEB J

KSM



No. Keluaran 07


No. Pindaan 00

Tarikh Pindaan -

Muka surat 9


KPP(SR)/ PPK(SR)/

PPA(SR)/ PA(SR)

mendapatkan kelulusan melupuskan rekod awam

atau rekod kewangan (Rujuk Lampiran 5 dan 6).

4. Mengambil tindakan pelupusan rekod setelah

mendapat kelulusan melupuskan rekod daripada

Arkib Negara Malaysia/ Jabatan Akauntan Negara/

Jabatan Audit Negara sama ada untuk simpanan

kekal atau musnah.

5. Menghantar Borang Arkib 11/08 atau 12/08 ke

Arkib Negara Malaysia. (Rujuk Lampiran 7 dan 8).

PPA(SR)/ PA(SR)

D. PEMINDAHAN REKOD PENTING

1. Menerima terbitan umum dan laporan tahunan

jabatan dari Bahagian Penerbitan.

2. Menghantar satu salinan terbitan umum ke Arkib

Negara Malaysia.

3. Menghantar satu salinan rekod penting jabatan ke

Arkib Negara Malaysia.

SALI

NAN

LAM

AN

WEB J

KSM



No. Keluaran 07


No. Pindaan 00

Tarikh Pindaan -

Muka surat 10

7. CARTA ALIRAN

A. PEMBUKAAN DAN PENGEDARAN FAIL KES

Mula Terima dokumen kes Rekod/ Daftar kes Edar Fail kes kepada Hakim Rayuan Terima Alasan Penghakiman Tandakan ‘kes selesai’ di kulit fail Rekodkan status kes selesai dalam rekod pendaftaran Simpan fail kes yang telah selesai.

Tamat

SALI

NAN

LAM

AN

WEB J

KSM



No. Keluaran 07


No. Pindaan 00

Tarikh Pindaan -

Muka surat 11

B. DAFTAR DAN SELENGGARA FAIL URUSAN AM DAN

FUNGSIAN

Mula Hantar Surat Yang Diterima Ke Bilik Registri Untuk Dicap Tarikh Terima Daftar Surat Dalam Buku Daftar Surat Menyurat (Am 10 – Pin. 3/80) Imbas Setiap Surat Yang Diterima Di Dalam DDMS Hantar Surat Menerusi DDMS Kepada Penerima Kandungkan Surat Ke Dalam Fail Pegawai Berkaitan Mengambil Tindakan Sewajarnya Beri Tajuk/ Kod Fail (Jika Fail Baru) Masuk Kertas Minit Dan Kad Pergerakan Fail Di Sebelah Kiri Dan Surat Sebelah Kanan Rekod Surat Masuk Dan Keluar Pada Kertas Minit Masuk Nombor Ikut Turutan

A

SALI

NAN

LAM

AN

WEB J

KSM



No. Keluaran 07


No. Pindaan 00

Tarikh Pindaan -

Muka surat 12

Simpan Fail Ikut Kategori Tutup Fail Yang Melebihi 4 Cm/ 100 Helaian Buka Fail Baru Dan Tulis Dengan Jilid Baru (Ulang Langkah 7-12) Hantar Fail Yang Telah Ditutup Beserta Senarai Ke Seksyen Rekod Untuk Simpanan Semak Dan Pastikan Fail Cukup Seperti Dalam Senarai Catatkan Tarikh Dan Dipalang Pada Kulit Fail Tutup Senaraikan Fail Urusan Am Dan Fungsian Ikut Bilangan/ Nombor/ Tajuk Fail Nomborkan Kotak Fail

Masuk Fail Dalam Kotak Simpan Kotak Di Bilik Rekod

Tamat

A

SALI

NAN

LAM

AN

WEB J

KSM



No. Keluaran 07


No. Pindaan 00

Tarikh Pindaan -

Muka surat 13

C. PELUPUSAN REKOD

Mula Semak, Nilai Dan Senarai Fail Yang Perlu Dilupus Kemukakan Senarai Fail Kepada KPP(SR)/ PPK(SR) Setuju? Hantar Borang Arkib 2/08 Dan 5/08 Beserta Senarai Fail Ke ARKIB/ AUDIT/ ANM Untuk Mendapat Kelulusan Pelupusan Ambil Tindakan Mengikut Syor Pihak ARKIB/ AUDIT/ ANM Sama Ada Untuk Simpanan Kekal Atau Musnah Hantar Borang Arkib 11/08 Atau 12/08 Ke ARKIB

Tamat

Ya

Tidak

SALI

NAN

LAM

AN

WEB J

KSM



No. Keluaran 07


No. Pindaan 00

Tarikh Pindaan -

Muka surat 14

D. PELUPUSAN REKOD PENTING

Mula Terima Terbitan Umum Dari Bahagian Pusat Sumber Maklumat Dan Penerbitan Mengisi Borang 11/08 Selepas Sebulan Terbitan Diterbitkan Hantar Salinan Kepada ARKIB

Tamat

SALI

NAN

LAM

AN

WEB J

KSM



No. Keluaran 07


No. Pindaan 00

Tarikh Pindaan -

Muka surat 15

8. REKOD

BIL REKOD LOKASI TEMPOH

8.1 Buku Daftar Penerimaan Surat Bilik Registri 3 Tahun

8.2 Borang Permohonan Fail Daftar Fail Bilik Registri 3 Tahun

8.3 Buku Daftar Penghantaran Cawangan

Pentadbiran 3 Tahun

8.4 Surat Dengan Tangan Cawangan

Pentadbiran 3 Tahun

8.5 Borang Akuan Terima Cawangan

Pentadbiran 3 Tahun

8.6 Borang Pos Laju Cawangan

Pentadbiran 3 Tahun

8.7 Surat Kelulusan Pelupusan Daripada:

- ARKIB

- AUDIT

- ANM

- CGSO

Bilik Registri Simpan

Kekal Di

Pejabat

Awam

9. LAMPIRAN

9.1 Lampiran 1 – Format Kertas Minit

9.2 Lampiran 2 – Kad Pergerakan Fail

9.3 Lampiran 3 – Borang Serahan Senarai Fail-Fail Tutup/ Tamat

Tindakan

9.4 Lampiran 4 – Borang Permohonan Bagi Pemusnahan Rekod Awam

(Arkib 2/08)

9.5 Lampiran 5 – Borang Permohonan Bagi Pelupusan Fail (Yang

SALI

NAN

LAM

AN

WEB J

KSM



No. Keluaran 07


No. Pindaan 00

Tarikh Pindaan -

Muka surat 16

Tidak Dinyatakan Dalam Jadual Pelupusan Rekod)

(Arkib 5/08)

9.6 Lampiran 6 – Borang Permohonan Bagi Pemindahan Rekod Awam

(Arkib 11/08)

9.7 Lampiran 7 – Penentusahan Pemusnahan Rekod Awam (Arkib

12/08)

SALI

NAN

LAM

AN

WEB J

KSM



No. Keluaran 07


No. Pindaan 00

Tarikh Pindaan -

Muka surat 17

LAMPIRAN1 JKSM-PKPS02-1

SALI

NAN

LAM

AN

WEB J

KSM



No. Keluaran 07


No. Pindaan 00

Tarikh Pindaan -

Muka surat 18

LAMPIRAN 2 JKSM-PKPS02-2

SALI

NAN

LAM

AN

WEB J

KSM



No. Keluaran 07


No. Pindaan 00

Tarikh Pindaan -

Muka surat 19


SALI

NAN

LAM

AN

WEB J

KSM



No. Keluaran 07


No. Pindaan 00

Tarikh Pindaan -

Muka surat 20


SALI

NAN

LAM

AN

WEB J

KSM



No. Keluaran 07


No. Pindaan 00

Tarikh Pindaan -

Muka surat 21


SALI

NAN

LAM

AN

WEB J

KSM



No. Keluaran 07


No. Pindaan 00

Tarikh Pindaan -

Muka surat 22


SALI

NAN

LAM

AN

WEB J

KSM



No. Keluaran 07


No. Pindaan 00

Tarikh Pindaan -

Muka surat 23


SALI

NAN

LAM

AN

WEB J

KSM

prosedur kualiti kawalan rekod - jksm.gov.my filekehilangan atau kemusnahan rekod. 3.4 pengurus...

Documents