PERBENDAHARAAN MALAYSIA

PROSEDUR KUALlTl

PK.PERB (P) - 02

MEMANTAU PINJAMAN KERAJAAN PERSEKUTUAN

r\

NO. KAWALAN SALINAN s

Disediakan oleh :

*& ................................. \

Tandatangan

Nama

Jawatan

Tarikh

Nama

Jawatan

Tarikh

NO. KELUARAN : 01

Datuk Nozirah binti Bahari

Setiausaha Bahagian Pengurusan Pinjaman, Pasaran Kewangan dan Aktuari

29 Julai 2010

Dato' Zalekha binti Hassan

Timbalan Ketua Setiausaha Perbendaharaan (Pengurusan)

30 Julai 2010

TARIKH : 2 Ogos 201 0

REKOD PINDAAN PROSEDUR KUALITI

BIL.

NO. KELUARAN

TARIKH PINDAAN

KETERANGAN MENGENAI PINDAAN

MEMANTAU PINJAMAN KERAJAAN PERSEKUTUAN MUKA SURAT : 1/9

1. OBJEKTIF

Prosedur ini bertujuan untuk menetapkan tatacara pemantauan pinjaman

Kerajaan Persekutuan berpandukan Standard Operating Procedure

Bahagian.

2. SKOP

Prosedur ini digunapakai oleh Bahagian Pengurusan Pinjaman, Pasaran

Kewangan dan Aktuari dalam memantau pinjaman yang telah disalurkan

kepada peminjam melalui :

a) Laporan Kemajuan Projek/ Laporan Kewangan/Lawatan KeTapak

b) Laporan Hasil Laporan Penemuan Audit

3. RUJUKAN

Manual Kualiti

Seksyen 7.1 - Perancangan Bagi Proses Penyediaan dan

Penyampaian Perkhidmatan

Seksyen 7.2.1 - Menentukan Keperluan Produk Atau

Perkhidmatan

Seksyen 7.2.2 - Semakan Semula Keperluan-Keperluan

Produk atau Perkhidmatan

Seksyen 7.5.1 - Kawalan Ke atas Proses Penghasilan dan

Penyampaian Produk atau Perkhidmatan

Seksyen 7.5.3 - Identifikasi dan Kemudahkesanan

Seksyen 7.5.5 - Pemuliharaan Produk

Seksyen 8.2.3 - Pemantauan dan Pengukuran Proses

MEMANTAU PINJAMAN KERAJAAN PERSEKUTUAN MUKA SURAT : 2/9

Seksyen 8.2.4 - Pemantauan dan Pengukuran Produk Atau

Perkhidmatan

Seksyen 8.3 - Kawalan ke atas Produk atau Perkhidmatan

Yang Tidak Memenuhi Keperluan Yang

Ditetapkan

4. DEFINISI

Memantau pinjaman yang telah disalurkan kepada peminjam

Memastikan pinjaman yang telah disalurkan mengikut kelulusan pinjaman

mematuhi terma dan syarat seperti yang termaktub di dalam perjanjian

pinjaman. Pemantauan pinjaman dijalankan secara berterusan sepanjang

tempoh pinjaman.

MEMANTAU PINJAMAN KERAJAAN PERSEKUTUAN MUKA SURAT : 3/9

5. SINGKATAN JANM - Jabatan Akauntan Negara Malaysia

BPKA - Bahagian Pengurusan Pinjaman, Pasaran

Kewangan dan Aktuari

SPKP - Seksyen Pinjaman Kerajaan Persekutuan

KSP - Ketua Setiausaha Perbendaharaan

TKSP(D) - Timbalan Ketua Setiausaha Perbendaharaan (Dasar)

SBK - Setiausaha BPKA

TSBK(D) - Timbalan Setiausaha BPKA (SPKP)

KKK(D) - Ketua Penolong Setiausaha Kanan

KK(D) - Ketua Penolong Setiausaha

AK(D) - Akauntan

PK(D) - Penolong Setiausaha

PT(D) - Pembantu Tadbir

MKD - Menteri Kewangan DiPerbadankan

G-LoMIS - Government Loan Management Information System

MEMANTAU PINJAMAN KERAJAAN PERSEKUTUAN MUKA SURAT : 4/9

6. TANGGUNGJAWAB DAN TINDAKAN

Tanggungjawab Tindakan

SBK/TSBK(D)

KKK(D)/KK(D)/PK(D)

KKK(D)/KK(D)/PK(D)

KKK(D)/KK(D)/PK(D)

KKK(D)/KK(D)/PK(D)

PT(D)

A. Laporan Kemajuan Projek/ Laporan Kewangan/ Lawatan Ke

Tapak 1. Menerima laporan kemajuan projek/laporan kewangan daripada

peminjam mengikut tempoh yang ditetapkan dalam perjanjian

pinjaman.

2. Menyemak dan menganalisa :

i. Laporan kemajuan projek untuk memastikan projek

dilaksanakan mengikut kelulusan dan terma

perjanjian.

ii. Laporan kewangan peminjam bagi memantau

penggunaan wang pinjaman mengikut kelulusan dan

terma perjanjian.

3. Memantau kedudukan dan kemampuan aliran tunai peminjam

membayar balik pinjaman.

4. Membuat lawatan ke tapak projek secara berkala bagi

memantau pelaksanaan projek selaras dengan laporan

kemajuan yang dikemukakan oleh peminjam.

5. Menyediakan hasil laporan lawatan projek.

6. Failkan laporan lawatan projek.

MEMANTAU PINJAMAN KERAJAAN PERSEKUTUAN MUKA SURAT : 5/9

SBK/TSBK(D)

TSBK(D)/KKK(D)

KK(D)/PK(D)

KK(D)/PK(D)

B. Laporan Hasil Laporan Penemuan Audit

7. Menerima hasil laporan penemuan Audit tahunan daripada

Jabatan Audit Negara/Unit Audit Dalam dan menentukan unit-

unit yang menyelia pinjaman berkaitan bagi memberi

maklumbalas ke atas laporan tersebut.

8. Menyemak dan menganalisa hasil penemuan audit

9. Menyediakan memo/surat maklumbalas keatas hasil penemuan

audit.

10. Mengambil tindakan susulan ke atas hasil penemuan audit bagi

pinjaman tertunggak

MEMANTAU PINJAMAN KERAJAAN PERSEKUTUAN MUKA SURAT : 6/9

7. REKOD KUALITI

Bil. Rekod Kualiti Lokasi Tempoh

Penyimpanan

1.

2.

3.

4.

.

Laporan Kemajuan Projek/Laporan

Kewangan Peminjam

Laporan Lawatan Projek

Hasil Laporan Penemuan Audit

Surat/Memo Maklumbalas Audit

Semua Unit SPKP

Semua Unit SPKP

Semua Unit SPKP

Semua Unit SPKP

5 Tahun

5 Tahun

5 Tahun

5 Tahun

MEMANTAU PINJAMAN KERAJAAN PERSEKUTUAN MUKA SURAT : 7/9

8. CARTA ALIRAN KERJA

Terima laporan kemajuan projek/ laporan kewangan daripada peminjam

Semak dan analisa laporan kemajuan projek/ laporan kewangan peminjam

Memantau kedudukan dan kemampuan aliran tunai peminjam membayar balik pinjaman

Membuat lawata ke tapak projek secara berkala

Sediakan hasil laporan lawatan projek

Failkan laporan lawatan projek

A. Laporan Kemajuan Projek/ Laporan Kewangan/ Lawatan Ke Tapak

MEMANTAU PINJAMAN KERAJAAN PERSEKUTUAN MUKA SURAT : 8/9

Terima hail laporan penemuan audit tahunan daripada Jabatan Audit Negara/ Unit Audit Dalam

Semak dan analisa hasil laporan penemuan audit

Sediakan memo/ surat maklum balas ke atas hasil penemuan audit

Mengambil tindakan susulan ke atas hasil penemuan audit bagi pinjaman tertunggak

B. Laporan Hasil Laporan Penemuan Audit

MEMANTAU PINJAMAN KERAJAAN PERSEKUTUAN MUKA SURAT : 9/9

Lampiran I

Borang Laporan Lawatan Projek Seksyen Pinjaman Kerajaan Persekutuan

No. FAIL:

LAPORAN LAWATAN PROJEK SEKSYEN PINJAMAN KERAJAAN PERSEKUTUAN

KOD SPP II

KOD SETIA/AMANAH

A. KATEGORI PROJEK: B. KATEGORI LAWATAN :

RMK BPKA & Agensi Kementerian Pengawal

Pakej Ransangan/Galakan Istimewa BPKA

Private Finance Initiataives (PFI) Lain-lain : (Sila Nyatakan)

C. MAKLUMAT PINJAMAN:

1. Tarikh Lawatan :

2. Lokasi Lawatan

:

3. No. Perjanjian

:

4. Peminjam/Projek

:

5. Siling Projek (RM)

6. Tarikh Kelulusan

:

7. Amaun Pinjaman diluluskan

:

8. Pengeluaran Pinjaman Setakat ini

:

Terma dan Syarat Pinjaman

:

9. (i) Kadar Faedah (ii) Tempoh Pinjaman (iii) Tempoh Tangguh (iv) Tempoh Bayaran Balik

: : : :

LAPORAN LAWATAN PROJEK SPKP 1

No. FAIL:

10. Perbelanjaan (RM %)

:

11. Agensi Pelaksana

:

12. Tarikh Mula Projek Sebenar :

13. Tarikh Jangkaan Siap Semasa :

14. Lanjutan masa (EOT)

:

15. Tarikh Siap Semasa :

Siap Ikut Jadual Lewat

16. Status Projek

:

Terbengkalai 17.

Peratus Kemajuan Projek di Tapak

:

% Jadual – % Sebenar –

D. SKOP PINJAMAN (sila nyatakan)

Belanja Operasi (contoh: Emolumen dan Utiliti)

:

Belanja Modal (contoh: Infrastruktur dan Mesin)

:

LAPORAN LAWATAN PROJEK SPKP 2

No. FAIL:

E. KOD ISU PELAKSANAAN:

KATEGORI MASALAH ( )

A Masalah Perancangan

B Masalah Tanah

C Masalah Kewangan

D Masalah Tawaran

E Masalah Tapak

F Masalah Juruperunding

G Masalah Pengurusan / Pentadbiran Kontrak

H Masalah Tenaga Kerja

I Masalah Bekalan / Pengangkutan

J Masalah Pemborong

K Masalah Pembinaan / Teknikal

L Masalah Utiliti

M Masalah Infrastruktur

N Masalah Keupayaan Agensi

O Masalah Perhubungan Kerajaan

P Masalah Bencana Alam / Kebakaran

Q Masalah Perhubungan

R Lain-lain

LAPORAN LAWATAN PROJEK SPKP 3

No. FAIL:

F. PERINCIAN ISU

Perincian isu dan masalah (perincian bagi setiap isu yang telah ditandakan di atas) :

(i)

(ii)

(iii)

(iv)

(v)

Tahap Keseriusan Isu:

Serius Sederhana Tiada Masalah

Justifikasi:.. (Sila Nyatakan).. Justifikasi: … (Sila Nyatakan).. Justifikasi:… (Sila Nyatakan)…

Tempoh penyelesaian dan tindakan susulan yang dijangka :

Tempoh penyelesaian : Bulan/Minggu/Hari

Catatan:

LAPORAN LAWATAN PROJEK SPKP 4

No. FAIL:

AGENDA LAWATAN

SENARAI DELEGASI

Bil. Nama Pegawai Jawatan/Agensi

LAPORAN LAWATAN PROJEK SPKP 5

No. FAIL:

GAMBAR – GAMBAR SEMASA LAWATAN

LAPORAN LAWATAN PROJEK SPKP 6