peranan ketua gb

8/11/2019 Peranan Ketua Gb

1/21


2/21


3/21


4/21


5/21


6/21


7/21


8/21


9/21


10/21


11/21


12/21


13/21


14/21

PENGURUSAN MAKMAL SAINS DAN SUMBER SCE 3123

Semua penerimaan hendaklah dicatatkan dalam Kad KawalanStok/Kad Petak/Lejar dengansecepat mungkin.

Merekod Stok

Semua jenis stor hendaklah merekodkan stok yang diterima dengan menggunakan kad yang telahditetapkan bagi tujuan mengetahui kedudukan stok simpanan, memastikan bilangan dan fizikalstok sentiasa tepat dan mengawal paras stok.

Jenis-Jenis Rekod

Semua stok yang diterima oleh stor hendaklah direkodkan oleh Pegawai Stor dengan mematuhi penggunaan rekod.

Penyimpanan

Penyimpanan dalam stor hendaklah mengamalkan konsep 5s iaitu sisih, susun, sapu,seragam dan sentiasa amal. Amalan ini dipraktiskan supaya stok tidak mudah rosak, senangdikeluarkan dan penggunaan ruang yang optimum.Penyimpanan melibatkan perkara-perkara

berikut :

Pengeluaran

Setiap pengeluaran barang-barang dari stor hendaklah dibuat hanya setelah dibenarkanoleh Pegawai Stor. Ketua Jabatan hendaklah mengeluarkan arahan bertulis kepada Pegawai Stormemberi kuasa kepadanya meluluskan pengeluaran barang-barang stor. Setiap pengeluaranhendaklah dicatatkan dalam kad petak dan kad stok dengan serta merta supaya baki sentiasakemaskini.


15/21


Setiap barang yang dikeluarkan perlu disertai dengan Borang Permintaan Barang-Barangdan Pegawai Stor hendaklah memastikan borang penerimaan dikembalikan selepas barang-

barang diakui terima.Semua pesanan barang-barang untuk stor gunasama (stor pusat) hendaklahdibuat dengan menggunakan Borang Pemesanan Pengeluaran Barang-barang (Kew. PS-10. Bagi

pesanan dalam Jabatan sahaja satu borang direka sendiri oleh Jabatan boleh digunakan.

Pemeriksaan

Pemeriksaan perlu dijalankan dari semasa ke semasa untuk mengesan dan mengenal pastikelemahan-kelemahan yang menyebabkan stok berlebihan, berkurangan, rosak, usang, luputtempoh dan sebagainya supaya tindakan susulan dapat diambil.

Keselamatan dan kebersihan

Keselamatan dan kebersihan stor hendaklah sentiasa dijaga dan perkara ini harus diambil berat olewh ketua jabatan dalam memastikan barangan atau peralatan tahan dan tidak rosak.Keselamatan juga harus dititikberatkan dalam memastikan tidak berlaku kehilangan ataukecurian barangan dari stor. Stor juga perlu dilengkapkan dengan sistem kawalan kebakaranyang sesuai dan memadai seperti fire alarm, smoke detector, water sprinkler dan lainlain. Alat-alat pemadam api seperti fire extinguisher dan hose reel perlu ditempatkan di kawasan strategikdan diperiksa oleh Jabatan Perkhidmatan Bomba dan Penyelamat mengikut peraturan yang

berkuatkuasa


16/21


BAGAIMANA REKOD STOK DIURUSKAN

PENGURUSAN STOK

Pengurusan stor dan stok amat penting dalam sesebuah organisasi termasuklah di

sekolah, walaupun peralatan atau barangan yang di kenali sebagai aset, harta modal dan

barang luak yang dibeli dan digunakan di sekolah tidaklah seperti mana yang ada di

Kementerian, Jabatan atau Pejabat Pelajaran. Penyelengaraan stor dan stok yang baik dan

berkesan akan menjimatkan kewangan. Peruntukan kewangan yang banyak digunakan untuk


17/21


membeli aset, inventori dan barang luak, oleh itu ianya harus diuruskan dengan baik.

Pengurusan stor dan stok yang baik juga mencerminkan kecekapan pentadbir dan

kakitangannya.

Suatu sistem pengurusan stor dan stok yang cekap dan berkesan adalah perlu bagimenjamin penyenggaraan, penjagaan dan pengawalan barang-barang kerajaan agar

berkeadaan baik dan sempurna ( Kementerian Kewangan Malaysia- Panduan Perbendaharaan Tatacara Pengurusan Stor, 1982 ).

Dalam pengurusan stor dan stok terdapat pekeliling perbendaharaan yang

menerangkan kepentingan dan tatacara pengurusannnya dan menjadi tanggungjawab

pengawai pengawal atau dalam hal sekolah pengetua/guru besar bertanggung jawab untuk

memastikan ianya diuruskan dengan cekap dan berkesan. Bila sahaja disebut stor dan stok

ianya melibatkan kewangan, oleh itu jelas sekali pengurusan stor dan stok adalah dibawah

kawalan Kementerian Kewangan. Setiap kementerian, jabatan, sekolah harus akur akan arahan

dan pekeliling yang dikeluarkan oleh Kementerian Kewangan melalui Pekeliling

Perbendaharaan.

Oleh kerana ia melibatkan wang kerajaan, ia menjadi tanggungjawab dan amanah bagi

ketua jabatan atau pengetua/gurubesar untuk menguruskannya dengan cekap dan berkesan

agar tidak berlaku pembaziran dan salahguna. Selain daripada ketua jabatan atau

pengetua/gurubesar, pegawai atau guru yang menguruskannya juga mesti bertanggungjawabdan menguruskannya dengan cekap dan berkesan.

Pengurusan Stor merupakan satu aspek Pengurusan Kewangan yang penting. Barang-

barang dalam stor merupakan modal terikat yang tidak menghasilkan faedah berbanding

dengan wang yang di simpan dalam bank.Pengurusan

Di sekolah stor yang ada boleh dikategorikan sebagai stor unit yang mana barang-

barang digunakan dalam jangka masa pendek atau barang luak, selain daripada ada juga

barang-barang atau peralatan yang digunakan terus contohnya seperti alat-alat bantuan

mengajar. Peralatan pejabat biasanya disimpan dalam ruang atau bilik yang dikhaskan, dimana

terdapat almari atau kabinet bagi menyimpannya. Alat bantuan mengajar pula biasanya

disimpan di pusat sumber, makmal sains, bengkel atau bilik-bilik khas.


18/21


Definisi Stok

Mengikut Pekeliling Perbendaharaan Bil. 5 Tahun 2009, Stok bermaksud barang-barang

belum guna dan perlu disimpan untuk tujuan operasi atau penyelenggaraan termasuk bekalan

pejabat, ubat-ubatan, alat ganti, keselamatan, makmal, bengkel, dapur, sukan, pertanian,latihan, penyiaran, domestik, dokumen atau buku yang dikawal dan sebagainya.

Objektif Pengurusan Stor

Pengurusan Stor hendaklah dilaksanakan secara teratur, cekap dan berkesan bagi

memastikan:-

a. Memastikan stok barang-barang sentiasa kedapatan (readily available )

seperti dan apabila dikehendaki oleh pelanggan. Stok sentiasa ada apabila

dikehendaki dan menepati kehendak pelanggan

b. Menyimpan barang cara terbaik dengan memberi perlindungan, penjagaan dan

penyelenggaraan sewajarnya semasa dalam simpanan. Kualiti stok sentiasa

terjamin dengan cara memberi perlindungan, penjagaan dan penyelenggaraan

yang sewajarnya semasa dalam simpanan.

Fungsi Stor

Fungsi stor ialah memberi perkhidmatan bekalan kepada pelanggan dengan melaksanakan

tugas-tugas berikut:-

(a) Menerima barang-barang yang dipesan dengan mengesah dan memperaku serahan

barang-barang oleh pembekal.

(b) Menyimpan stok mengikut kaedah dan lokasi-lokasi yangditetapkan dengan

menggunakan ruang stor secara optimum.

(c) Menjaga dan menyelenggara stok supaya sentiasa dalam keadaan baik danboleh digunakan.

(d) Mengeluarkan stok mengikut keperluan pelanggan.

(e) Menyelenggara rekod-rekod bagi setiap transaksi keluar masuk stok secara

tepat, teratur dan kemaskini.


19/21


(f) Merancang dan mengurus penokokan stok bagi memastikan kedapatan stok

mengikut paras yang ditetapkan.

(g) Mengendali pembungkusan dan penghantaran stok kepada pelanggan.

(h) Menjalankan pemeriksaan bagi mengesan dan mengenalpasti sebarangkelemahan yang menyebabkan berlaku perselisihan stok, stok rosak, usang,

luput tempoh penggunaan dan tidak bergerak.

(i) Menyediakan sistem kawalan keselamatan dan kebakaran serta

penyelenggaraan kebersihan stor.

(j) Mengambil tindakan pelupusan ke atas stok yang usang/ obselete , rosak, luput

tempoh penggunaan, tidak boleh digunakan, tidak diperlukan, tidak bergerak

atau melebihi keperluan supaya prestasi stor tidak terjejas dan mengelakkan

pembaziran ruang penyimpanan.

(k) Menguruskan tindakan hapus kira ke atas stok yang hilang


20/21


PELUPUSAN DAN HAPUS KIRA PERALATAN DAN BAHAN SAINS Pelupusan dan hapus kira adalah aspek penting dalam pengurusan makmal danbilik sains disekolah. Tatacara pelupusan dan hapuskira aset alih serta stok perludilaksanakan mengikutgaris panduan yang telah ditetapkan seperti dalam PekelilingPerbendaharaan Bil. 5 Tahun 2007 danPekeliling Perbendaharaan Bil. 5 Tahun 2009.12.1 Pelupusan Peralatan Dan Bahan Sains Pelupusan adalah satu tindakan untuk mengeluarkan aset daripadamilikan,kawalan, simpanan dan rekod mengikut kaedah-kaedah yang ditetapkan. Pelupusanhendaklahdilaksanakan ke atas stok yang didapati rosak, luput, tidak boleh guna, tidakdiperlukan, tidakbergerak, melebihi keperluan dan disyorkan selepas pengiraan/pemeriksaan/verifikasi stor. Tujuanpelupusan adalah untuk mewujudkan makmal dan biliksains yang kondusif untuk P & P yang berkesan.12.1.1Definisi PelupusanPelupusan

ialah proses mengeluarkan aset alih atau stok dari milikan,kawalan, simpanan dan rekod mengikutkaedah-kaedah yang ditetapkan.12.1.2 Objektif Tindakan pelupusan perlu diambil sekiranya terdapat bahandan peralatansains yang tidak boleh digunakan atau tidak diperlukan serta yangberlebihanuntuk dipindahmilik.12.1.3 RasionalPelupusan perlu dilaksanakan bagi menjimatkanruang stor, mendapatkanpulangan balik, memastikan pengurusan stok makmal dan bilik sainsyangsistematik serta menjamin keselamatan di makmal dan bilik sains.12.1.4 JustifikasiPelupusanBahan dan peralatan sains yang boleh dilupuskan dikategorikansepertiberikut:a. Tidak ekonomi untuk dibaiki.b. Luput tempoh penggunaan.c. Keupayaan bahan/peralatan sains tidak lagi di peringkatoptimum.d. Tiada alat ganti.e. Disyorkan selepas pemeriksaan bahan/peralatan.f. Perubahan teknologi


21/21


.

peranan ketua gb

Documents