m.s 2 drpd 14

3.0 PERANAN KETUA PTJ

3.1 Semua Ketua PTJ bertanggungjawab bagi memastikan pegawai di PTJ

memberi perhatian kepada perkara yang terkandung di dalam Pekeliling

ini supaya proses penutupan akaun UPM berjalan lancar .

3.2 Ketua PTJ hendaklah memastikan dokumen kewangan tidak dikumpul

untuk mengelakkan lambakan dokumen pada hari terakhir penerimaan

dokumen di Pejabat Bursar.

3.3 Ketua PTJ dinasihatkan agar membuat perancangan pembayaran

berkaitan aktiviti dan program PTJ terutamanya bagi bulan November dan

Disember dengan mengambil kira tarikh yang ditetapkan di dalam

Pekeliling ini.

3.4 Ketua PTJ bertanggungjawab memastikan semua perolehan bagi

bekalan/perkhidmatan dan kerja bagi tahun 2020 yang telah

disempurnakan pembekalan/perkhidmatan dan kerjanya dapat dijelaskan

dalam tahun kewangan yang sama.

3.5 Ketua PTJ hendaklah memastikan pegawai bertanggungjawab di PTJ

memantau dan membuat susulan kepada pembekal/kontraktor yang

berkaitan agar dapat menyempurnakan pelaksanaan

bekalan/perkhidmatan dan kerja yang telah ditawarkan/dipesan

menggunakan peruntukan tahun 2020 supaya pengesahan bayaran

dapat dibuat dalam tahun 2020.

4.0 PERUNTUKAN TAHUN 2020

4.1 Menurut Arahan Perbendaharaan 56(a), baki peruntukan yang diberikan

kepada sesuatu butiran bagi sesuatu tahun kewangan yang tidak

dibelanjakan di penghujung tahun kewangan itu adalah luput. Ini memberi

maksud bahawa peruntukan mengurus tahunan akan luput pada akhir

tahun dan tidak boleh dibawa ke hadapan walaupun komitmen telah

dibuat melalui Pesanan Belian dalam tahun berkenaan.

4.2 Oleh itu, semua Ketua PTJ perlu memastikan bahawa semua

perbelanjaan bekalan, perkhidmatan dan kerja yang selesai dengan

sempurna pada tahun 2020 dijelaskan dengan menggunakan peruntukan

tahun 2020 serta ianya mencukupi untuk membayar semua perbelanjaan

yang telah dibuat.

4.3 Sekiranya peruntukan tidak mencukupi, maka bayaran bagi perbelanjaan

berkenaan akan dikenakan kepada peruntukan belanja mengurus PTJ

pada tahun 2021. Perkara ini akan menjejaskan perancangan PTJ bagi

tahun 2021. Tiada peruntukan tambahan akan dipertimbangkan.

m.s 3 drpd 14

4.4 Baki peruntukan kumpulan wang penyelidikan dan lain – lain kumpulan

wang (selain mengurus) akan dibawa ke tahun hadapan. Walau

bagaimanapun, peraturan penutupan akaun tahun 2020 kumpulan wang

berkenaan berkuat kuasa seperti peruntukan kumpulan wang mengurus.

4.5 Pindahan peruntukan belanja mengurus seperti berikut tidak dibenarkan

sama sekali kerana ianya adalah peruntukan yang dipusatkan di bawah

kawalan Pejabat Bursar :

P10000 Emolumen

P23000 Perhubungan dan Utiliti

P29101 Perkhidmatan dan Perubatan

P40000 Biasiswa dan Dermasiswa

4.6 Peraturan ini ditetapkan untuk membolehkan pihak Pejabat Bursar

membuat pelarasan caj-caj yang dikenakan kepada semua PTJ pada

penghujung tahun.

4.7 Ketua PTJ diminta mengemukakan permohonan pindahan peruntukan

(viremen) mengurus akhir tahun 2020 kepada Seksyen Belanjawan,

Pejabat Bursar sebelum 30 Oktober 2020 (Jumaat).

5.0 PESANAN BELIAN (PO)

5.1 Pengeluaran Pesanan Belian (PO)

5.1.1 Tarikh akhir penghantaran dokumen bagi permohonan

pengeluaran Pesanan Belian menggunakan peruntukan

mengurus dari PTJ ke Bahagian Kewangan /Seksyen Kewangan

Pejabat Bursar ialah pada 13 November 2020 (Jumaat) dengan

syarat PTJ hendaklah memastikan bekalan/perkhidmatan dan

kerja diterima atau disempurnakan sebelum 4 Disember 2020

(Jumaat).

5.1.2 PTJ adalah dimohon untuk menyemak status Pesanan Belian

yang masih belum dijelaskan/diterima/disempurnakan dengan

pihak pembekal. Pesanan Belian tahun 2020 menggunakan

peruntukan mengurus yang tidak dapat disempurnakan dalam

tahun semasa dan dibayar pada tahun 2021 akan menggunakan

peruntukan tahun 2021 secara automatik .

5.1.3 Tarikh akhir penghantaran dokumen bagi permohonan

pengeluaran Pesanan Belian untuk perolehan menggunakan

peruntukan selain peruntukan mengurus perlu dihantar oleh

PTJ kepada Bahagian Kewangan / Seksyen Kewangan Pejabat

Bursar selewat – lewatnya pada 18 Disember 2020 (Jumaat).

Permohonan pengeluaran Pesanan Belian yang diterima selepas

m.s 4 drpd 14

tarikh tersebut, Pesanan Belian akan dikeluarkan pada tahun

2021.

6.0 ASET ALIH - HARTA MODAL DAN INVENTORI

6.1 Ketua PTJ bertanggungjawab memastikan semua harta modal dan

inventori di bawah kawalan PTJ telah diuruskan dengan sempurna dari

segi rekod, pelabelan, pergerakan, penggunaan, penyelenggaraan dan

penyimpanan.

6.2 Ketua PTJ, Pegawai Aset dan Pegawai Pemeriksa Aset Alih PTJ

hendaklah menyemak daftar harta modal dan inventori PTJ serta

melaksanakan pemeriksaan fizikal peringkat PTJ bagi tahun berakhir

2020 dan seterusnya mengemukakan laporan kepada Bahagian

Kewangan Pengurusan Aset, Pejabat Bursar sebelum atau pada 30

November 2020 (Isnin).

6.3 PTJ wajib memastikan semua perolehan aset bagi semua jenis

peruntukan yang telah disahkan oleh Pegawai Penerima sebagai aset

yang menepati spesifikasi dan dapat digunakan mengikut fungsi aset

tersebut pada tahun 2020, didaftarkan di dalam Sistem FAMS Universiti

dan dibuat bayaran atau ditanggungkan perbelanjaan dalam tahun 2020.

6.4 Sehubungan itu, semua aset yang telah disahkan diterima dengan

sempurna dan dapat digunakan mengikut fungsinya pada Nota Hantaran

(DO) oleh pengguna atau pegawai berkepakaran pada tahun 2020 perlu

dikemukakan dokumen bayaran lengkap kepada Bahagian Kewangan /

Seksyen Kewangan Pejabat Bursar di PTJ selewat – lewatnya pada 18

Disember 2020 (Jumaat).

6.5 Sekiranya terdapat aset yang disahkan telah diterima dengan sempurna

dan dapat digunakan mengikut fungsinya selepas 18 Disember 2020,

pihak PTJ perlu memaklumkan Bahagian Kewangan / Seksyen

Kewangan Pejabat Bursar selewat – lewatnya pada 28 Disember 2020

(Isnin).

7.0 PEMBAYARAN BEKALAN / PERKHIDMATAN DAN KERJA TAHUN 2020

7.1 Ketua PTJ bertanggungjawab memastikan semua perolehan bagi

bekalan/perkhidmatan dan kerja bagi tahun 2020 dapat dijelaskan

(semua bekalan diterima atau perkhidmatan dan kerja disempurnakan)

dalam tahun kewangan yang sama.

7.2 PTJ adalah diharapkan dapat memantau dan membuat susulan kepada

para pembekal/kontraktor yang berkaitan agar dapat menyempurnakan

pelaksanaan/penyiapan bekalan/perkhidmatan dan kerja yang telah

m.s 5 drpd 14

ditawarkan/dipesan menggunakan peruntukan tahun 2020 khususnya

peruntukan belanja mengurus supaya pengesahan bayaran dapat dibuat

sebelum tarikh yang ditetapkan.

7.3 Semua dokumen untuk pembayaran hendaklah dikemukakan kepada

Bahagian Kewangan / Seksyen Kewangan Pejabat Bursar dengan

lengkap selewat – lewatnya pada 4 Disember 2020 (Jumaat) untuk

dibuat bayaran dalam tahun 2020.

7.4 Sekiranya masih terdapat bil, invois atau tuntutan pembekal yang telah

disempurnakan bekalan dan perkhidmatannya tetapi tidak dapat

dikemukakan untuk bayaran, dokumen perlu dikemukakan selewat –

lewatnya pada 18 Disember 2020 (Jumaat) bagi membolehkan

perbelanjaan ditanggungkan kepada peruntukan tahun 2020.

7.5 Tuntutan pembekal yang tidak dapat diluluskan dan didaftarkan ke dalam

sistem sebelum tarikh yang ditetapkan akan dianggap sebagai

perbelanjaan tahun 2021. PTJ hendaklah memberi penjelasan terperinci

tentang sebab – sebab kelewatan mengemukakan invois atau tuntutan

untuk bayaran. Tiada peruntukan tambahan akan dipertimbangkan pada

tahun 2021.

8.0 PEMBAYARAN MELALUI KAEDAH PINDAHAN TELEGRAFIK ATAU

DRAF BANK KE LUAR NEGARA

8.1 Semua dokumen untuk pembayaran melalui kaedah pindahan telegrafik

atau draf bank ke luar negara hendaklah dikemukakan kepada Bahagian

Kewangan / Seksyen Kewangan Pejabat Bursar dengan lengkap selewat

– lewatnya pada 1 Disember 2020 (Isnin) untuk dibuat bayaran dalam

tahun 2020.

8.2 Dokumen yang diterima selepas tarikh di atas akan diproses bermula

tahun kewangan 2021.

9.0 PEMBAYARAN TUNTUTAN STAF/ BUKAN STAF/ KERJA SAMBILAN /

LEBIH MASA/HONORARIUM TAHUN 2020

9.1 Semua tuntutan staf/bukan staf sehingga bulan November 2020 perlu

dikemukakan kepada Bahagian Kewangan / Seksyen Kewangan Pejabat

Bursar selewat – lewatnya pada 4 Disember 2020 (Jumaat).

9.2 Tuntutan bukan staf bulan Disember 2020 yang menggunakan

peruntukan belanja mengurus perlu dikemukakan kepada Bahagian

Kewangan / Seksyen Kewangan Pejabat Bursar selewat – lewatnya

pada 18 Disember 2020 (Jumaat) bagi membolehkan perbelanjaan

ditanggungkan kepada peruntukan tahun 2020.

m.s 6 drpd 14

9.3 Tuntutan staf bulan Disember 2020 bagi bayaran honorarium,

pensyarah sambilan dan lain – lain bayaran berkaitan program

akademik yang menggunakan peruntukan belanja mengurus, borang

tuntutan atau surat arahan perlu dikemukakan kepada Bahagian

Kewangan / Seksyen Kewangan Pejabat Bursar selewat – lewatnya

pada 18 Disember 2020 (Jumaat) bagi membolehkan perbelanjaan

ditanggungkan kepada peruntukan tahun 2020 .

9.4 Tuntutan tahun 2020 menggunakan peruntukan mengurus yang diterima

selepas tarikh yang ditetapkan termasuk peruntukan tidak mencukupi

atau dokumen yang tidak lengkap serta dikembalikan kepada PTJ pada

tahun 2020, akan dikenakan kepada peruntukan tahun 2021.

9.5 Semua tuntutan kerja sambilan/kerja lebih masa sehingga bulan

November 2020 hendaklah dikemukakan kepada Seksyen Kewangan

Staf, Pejabat Bursar selewat – lewatnya pada 30 November 2020 (Isnin).

Tuntutan yang diterima selepas tarikh di atas akan diproses bermula

tahun kewangan 2021.

10.0 KAD KORPORAT

10.1 Semua pelarasan transaksi kad korporat sehingga bulan Oktober

2020 perlu dikemukakan kepada Bahagian Kewangan / Seksyen

Kewangan Pejabat Bursar selewat – lewatnya pada 4 Disember 2020

(Jumaat).

10.2 Pelarasan transaksi kad korporat bulan November 2020 hendaklah

dikemukakan kepada Seksyen Pengurusan Kualiti dan Pemantauan,

Pejabat Bursar selewat – lewatnya pada 5 Januari 2021 (Selasa).

10.3 Potongan gaji secara automatik pada Januari 2021 akan dibuat untuk

transaksi kad korporat sehingga Oktober 2020 yang masih tidak

diselaraskan sekiranya tiada makluman daripada pemegang kad korporat

kepada Pejabat Bursar.

11.0 BIL UTILITI / BAYARAN BERKALA / KONTRAK BERMASA / BIL INDEN

MINYAK (SMARTPAY)

11.1 Semua PTJ dikehendaki menyemak dan memperakukan bil – bil yang

telah diterima tetapi belum dijelaskan bayaran sehingga bulan

November 2020 dan dikemukakan ke Seksyen Pengurusan Kualiti dan

Pemantauan (SPKP), Pejabat Bursar selewat – lewatnya pada 18

Disember 2020 (Jumaat) bagi bil - bil/inden minyak yang diproses

bayarannya oleh SPKP.

m.s 7 drpd 14

11.2 PTJ yang mengendalikan bil utiliti/bayaran berkala/kontrak bermasa

secara kendiri wajib memastikan bil – bil tahun semasa bermula Januari

hingga November diselesaikan pembayarannya dalam tahun 2020.

Sekiranya PTJ tidak menerima bil – bil tersebut dalam tahun 2020, PTJ

perlu menghubungi pihak pembekal bagi mendapatkan invois/bil yang

berkaitan.

12.0 PENDAHULUAN DIRI DAN PENDAHULUAN PELBAGAI

12.1 Permohonan pendahuluan diri dan pendahuluan pelbagai yang

lengkap hendaklah dikemukakan kepada Bahagian Kewangan / Seksyen

Kewangan Pejabat Bursar sebelum atau pada 18 Disember 2020

(Jumaat). Permohonan pendahuluan bagi tempoh 21 Disember 2020

hingga 10 Januari 2021 adalah dibekukan. PTJ diminta membuat

perancangan lebih awal untuk memastikan program / aktiviti dapat

dijalankan dalam tempoh tersebut atau awal tahun berikutnya.

12.2 Pegawai – pegawai yang telah mengambil pendahuluan diri atau

pendahuluan pelbagai tetapi belum mengemukakan borang tuntutan

untuk diselaraskan ke vot perbelanjaan PTJ hendaklah berbuat

demikian selewat – lewatnya pada 4 Disember 2020 (Jumaat).

12.3 Pegawai yang mempunyai pendahuluan diri atau pendahuluan pelbagai

yang belum diselesaikan sehingga tarikh 31 Disember 2020 atau borang

tuntutan masih belum dihantar pada tarikh yang ditetapkan, perbelanjaan

yang dibuat akan dicaj menggunakan peruntukan tahun 2021.

12.4 Pegawai yang mempunyai baki pendahuluan diri atau pendahuluan

pelbagai sehingga November 2020 dikehendaki menjelaskan

pendahuluan tersebut sebelum 18 Disember 2020 (Jumaat). Perkara

ini sejajar dengan syarat yang dikenakan, di mana pendahuluan perlu

diselaraskan dalam tempoh satu (1) bulan selepas dari tarikh

program/aktiviti diadakan/dijalankan bagi mengelakkan teguran pihak

audit.

12.5 Potongan gaji akan dibuat atas semua baki pendahuluan yang tertunggak.

12.6 Permohonan pendahuluan diri dan pelbagai tahun 2021 tidak akan

dipertimbangkan untuk kelulusan sehingga pendahuluan diri dan pelbagai

tahun 2020 diselesaikan.

m.s 8 drpd 14

13.0 PENUTUPAN SERTA PENGESAHAN PANJAR WANG RUNCIT DAN MESIN

FRANGKI TAHUN 2020

13.1 Pemegang panjar wang runcit hendaklah memastikan semua tuntutan

panjar wang runcit (PWR) tahun 2020 telah dijelaskan sepenuhnya

sebelum mengemukakan imbuhan terakhir bagi tahun 2020 ke Pejabat

Bursar.

13.2 Imbuhan terakhir (rekupmen) PWR dan mesin frangki di semua PTJ

bagi tahun 2020 perlu dikemukakan kepada Bahagian Kewangan /

Seksyen Kewangan Pejabat Bursar sebelum atau pada 18 Disember

2020 (Jumaat).

13.3 Perbelanjaan menggunakan PWR di PTJ dari 18 Disember sehingga

31 Disember 2020 adalah tidak dibenarkan.

13.4 Buku panjar wang runcit perlu ditutup dan perbelanjaan yang belum

dibuat imbuhan atau telah dibuat imbuhan hendaklah dibuat pengesahan

menggunakan Borang Pengesahan Baki Wang Runcit

(SOK/KEW/BR046/AKN) dan mengemukakan kepada Seksyen

Kewangan Perakaunan, Pejabat Bursar selewat – lewatnya pada 31

Disember 2020 (Khamis).

13.5 Semua mesin frangki yang belum dibuat imbuhan atau telah dibuat

imbuhan perlu ditutup dengan membuat pengesahan menggunakan

Borang Pengesahan Baki Wang Runcit (SOK/KEW/BR046/AKN) dan

mengemukakan kepada Seksyen Kewangan Perakaunan, Pejabat Bursar

selewat – lewatnya pada 31 Disember 2020 (Khamis).

14.0 PENERIMAAN / KUTIPAN HASIL TAHUN 2020

14.1 Tarikh akhir PTJ mengemukakan permohonan pengeluaran invois

melalui borang Arahan Pengeluaran Invois (SOK/KEW/BR056/HSL)

berserta dokumen sokongan yang lengkap kepada Seksyen Pengurusan

Hasil dan Kawalan Kredit, Pejabat Bursar adalah pada 18 Disember 2020

(Jumaat). Permohonan ini adalah mencakupi kesemua jenis Kumpulan

Wang. PTJ wajib memastikan mana – mana terimaan yang belum

diterima dalam tahun 2020 dikeluarkan invois tuntutan untuk diakrukan

terimaan tersebut di dalam senarai penghutang.

14.2 Sekiranya pihak PTJ sepatutnya menerima peruntukan/bayaran hasil

dalam tahun 2020 selepas 18 Disember 2020 tetapi masih belum

menerimanya sehingga 31 Disember 2020 daripada pihak yang

berkenaan, maka PTJ bertanggungjawab memastikan permohonan

pengeluaran invois melalui borang Arahan Pengeluaran Invois

(SOK/KEW/BR056/HSL) berserta dokumen sokongan yang lengkap

dikemukakan kepada Seksyen Pengurusan Hasil dan Kawalan Kredit,

m.s 9 drpd 14

Pejabat Bursar selewat – lewatnya pada 5 Januari 2021 (Selasa) untuk

diakrukan terimaan tersebut dalam tahun 2020.

14.3 Permohonan pengeluaran invois bagi aktiviti tahun 2021 yang diterima

selepas 18 Disember 2020 hanya akan diproses apabila sistem sedia

beroperasi untuk tahun kewangan 2021.

14.4 Pegawai – pegawai di PTJ yang telah diberi kuasa untuk menjalankan

kerja – kerja kutipan/terimaan dikehendaki untuk menyerahkan semua

kutipan/terimaan tunai dan bukan tunai ke Kaunter Khidmat

Pelanggan, Bendahari 3, Pejabat Bursar selewat – lewatnya pada jam

12.00 tengah hari, 31 Disember 2020 (Khamis).

14.5 Pihak PTJ yang memegang buku bil tunai adalah dilarang mengeluarkan

bil tunai kepada pelanggan selepas jam 12.00 tengah hari, 31 Disember

2020 (Khamis). Sila rujuk pegawai di Seksyen Pengurusan Hasil dan

Kawalan Kredit sekiranya perlu membuat kutipan/terimaan selepas

tempoh masa tersebut.

14.6 Semua urusan kutipan/terimaan pada 31 Disember 2020 di peringkat

PTJ hendaklah diselesaikan sebelum masa yang ditetapkan pada

para 14.3.

15.0 PELARASAN ANTARA PTJ (PERKHIDMATAN / BEKALAN)

15.1 Permohonan pelarasan akaun amanah/ akaun penyelidikan bagi semua

transaksi perkhidmatan / bekalan di antara PTJ hendaklah dikemukakan

melalui borang Pelarasan Antara PTJ (SOK/KEW/BR045/HSL) berserta

dokumen sokongan yang lengkap kepada Bahagian Kewangan / Seksyen

Kewangan Pejabat Bursar di PTJ selewat – lewatnya pada 18 Disember

2020 (Jumaat) bagi membolehkan semua perkhidmatan / bekalan yang

telah disempurnakan dalam tahun 2020 diselaraskan dan diakaunkan

pada tahun kewangan 2020.

16.0 TABUNG AMANAH (SIRI 6XXXX)

16.1 PTJ perlu memastikan semua pendapatan dan perbelanjaan bagi tabung

amanah direkodkan dengan betul dan tepat. Pejabat Bursar akan

mengedarkan penyata perbelanjaan dan Daftar Pengesahan Status

Akaun Amanah (DF03/AKN) kepada PTJ untuk tujuan pengesahan pada

30 November 2020 (Isnin). Penyata ini perlu disahkan dan

dikembalikan ke Seksyen Pengurusan Akaun Amanah, Pejabat Bursar

pada atau sebelum 18 Disember 2020 (Jumaat). Penyelarasan akan

dibuat (sekiranya ada) dan sebarang permohonan pelarasan yang

diterima selepas dari tarikh tersebut akan diambil kira pada tahun 2021.

m.s 10 drpd 14

17.0 CAPAIAN PENGGUNA SISTEM MAKLUMAT PENGURUSAN KEWANGAN

UPM (SAGA - CENTURY FINANCIALS 8.2)

17.1 Pengguna di PTJ adalah dikehendaki untuk mengemaskini maklumat

pengguna sistem kewangan dengan melengkapkan bahagian A dan B

sahaja pada Borang Pengurusan ID Pengguna SAGA

(SOK/KEW/BR043/AKN) dan mengemukakan borang tersebut kepada

Seksyen Kewangan Perakaunan, Pejabat Bursar bagi tujuan pengaktifan

semula capaian pengguna selewat – lewatnya pada 24 Disember 2020

(Khamis).

17.2 Pihak PTJ adalah diminta untuk menyelesaikan semua urusan / proses

kewangan PTJ sebelum tarikh yang ditetapkan. Sekiranya terdapat

sebarang keperluan bagi mendapatkan maklumat kewangan berkaitan

PTJ, bolehlah berhubung dengan Bahagian / Seksyen Kewangan yang

mengendalikan urusan kewangan tersebut.

18.0 RINGKASAN JADUAL PENUTUPAN AKAUN UPM TAHUN 2020

18.1 Ringkasan Jadual Penutupan Akaun UPM Tahun 2020 adalah seperti

Lampiran I.

19.0 PEMAKAIAN DAN KUAT KUASA PEKELILING

19.1 Pekeliling ini adalah berkuat kuasa mulai tarikh ia dikeluarkan.

19.2 Dengan berkuat kuasanya Pekeliling Bursar ini, maka Pekeliling Bursar

Bil. 1 Tahun 2019 bertarikh 20 September 2019 adalah dibatalkan.

20.0 PENUTUP

20.1 Semua Ketua PTJ diharap dapat mengambil inisiatif agar tidak

mengumpul dokumen kewangan dan menghantarnya pada hari terakhir

penerimaan ke Pejabat Bursar. Kerjasama pihak pengurusan PTJ juga

dimohon untuk memastikan segala urusan berkaitan kewangan dapat

diselesaikan mengikut tarikh – tarikh yang telah ditetapkan.

20.2 Sehubungan itu, adalah amat penting semua perkara yang terkandung di

dalam Pekeliling ini diberi perhatian dan dipatuhi oleh semua PTJ bagi

memastikan aktiviti penutupan akaun tahun 2020 berjalan lancar dan

mengikut peraturan yang telah ditetapkan.

20.3 Sebarang pertanyaan berkenaan Pekeliling ini boleh dikemukakan

kepada Bahagian Kewangan / Seksyen Kewangan Pejabat Bursar di PTJ

atau Seksyen Kewangan Perakaunan, Pejabat Bursar.

m.s 12 drpd 14

Lampiran I

RINGKASAN JADUAL PENUTUPAN AKAUN

UNIVERSITI PUTRA MALAYSIA

BAGI TAHUN BERAKHIR 31 DISEMBER 2020

BIL. PERKARA TARIKH AKHIR

A. AKTIVITI BELANJAWAN

1. Permohonan pindahan peruntukan (viremen) tahun 2020 kepada

Seksyen Belanjawan, Pejabat Bursar [ rujuk para 4.7 ]

30 Oktober 2020

(Jumaat)

B. AKTIVITI PEROLEHAN

2. Pesanan Belian (PO) – Peruntukan Mengurus

➢ Permohonan pengeluaran PO dari PTJ

[ rujuk para 5.1.1 ]

➢ pengeluaran PO oleh Bahagian Kewangan / Seksyen

Kewangan

Hanya perolehan yang dapat diterima atau disempurnakan

sebelum 4 Disember 2020 (Jumaat) akan dipertimbangkan untuk

pengeluaran PO selepas 20 November 2020

13 November 2020

(Jumaat)

20 November 2020

(Jumaat)

3. Pesanan Belian (PO) – Selain Peruntukan Mengurus untuk

pengeluaran PO tahun 2020

Permohonan pengeluaran PO diterima selepas 18 Disember 2020

(Jumaat) akan dikeluarkan pada tahun 2021 [ rujuk para 5.1.3 ]

18 Disember 2020

(Jumaat)

4. Penerimaan bekalan atau perkhidmatan perlu disempurnakan di

PTJ

➢ untuk bayaran tahun 2020

➢ untuk tanggungan tahun 2020

30 November 2020

(Isnin)

11 Disember 2020

(Jumaat)

C. AKTIVITI BAYARAN

Sila kemukakan dokumen lengkap ke Pejabat Bursar :

5. Bil dan invois/tuntutan daripada pembekal dan kontraktor berserta

dokumen sokongan - bayaran tahun 2020 [ rujuk para 7.3 ]

4 Disember 2020

(Jumaat)

6. Bil dan invois/tuntutan daripada pembekal dan kontraktor berserta

dokumen sokongan - tanggungan tahun 2020 [ rujuk para 7.4 ]

18 Disember 2020

(Jumaat)

7. Permohonan bayaran melalui kaedah pindahan telegrafik atau

draf bank ke luar negara [ rujuk para 8.1 ]

1 Disember 2020

(Isnin)

m.s 13 drpd 14

BIL. PERKARA TARIKH AKHIR

C. AKTIVITI BAYARAN [sambungan]

Sila kemukakan dokumen lengkap ke Pejabat Bursar :

8. Tuntutan staf / bukan staf / kerja sambilan / lebih masa/honorarium

; pelarasan kad korporat

➢ tuntutan kerja sambilan/ kerja lebih masa sehingga

November 2020 [ rujuk para 9.5 ]

➢ tuntutan sehingga bulan November 2020

[ rujuk para 9.1 ]

➢ tuntutan bulan Disember 2020 – Peruntukan mengurus

[ rujuk para 9.2 & 9.3 ]

➢ pelarasan transaksi sehingga Oktober 2020 – Kad

Korporat

[ rujuk para 10.1 – ke Bahagian Kewangan / Seksyen

Kewangan di PTJ]

➢ pelarasan transaksi November 2020 – Kad Korporat

[ rujuk para 10.2 – ke Seksyen Pengurusan Kualiti dan

Pemantauan, Pejabat Bursar ]

Tuntutan tahun 2020 menggunakan peruntukan mengurus yang

diterima selepas tarikh yang ditetapkan akan dibayar

menggunakan peruntukan tahun 2021 [ rujuk para 9.4 ]

30 November 2020

(Isnin)

4 Disember 2020

(Jumaat)

18 Disember 2020

(Jumaat)

4 Disember 2020

(Jumaat)

5 Januari 2021

(Selasa)

9. Perakuan bil telefon / air / multimedia / elektrik dan inden minyak

(Smartpay) sehingga bulan November 2020 [ rujuk para 11.1 ]

18 Disember 2020

(Jumaat)

10. Pendahuluan diri dan pelbagai

➢ permohonan pendahuluan diri dan pelbagai 2020

[ rujuk para 12.1 ]

➢ pelarasan pendahuluan diri dan pelbagai untuk transaksi

sehingga November 2020 [ rujuk para 12.2 ]

➢ bayaran baki pendahuluan diri dan pelbagai tertunggak

[ rujuk para 12.4 ]

18 Disember 2020

(Jumaat)

4 Disember 2020

(Jumaat)

18 Disember 2020

(Jumaat)

11. Imbuhan terakhir panjar wang runcit dan mesin frangki bagi

tahun 2020 [ rujuk para 13.2 ]

18 Disember 2020

(Jumaat)

12. Jurnal pelarasan perbelanjaan melalui pindahan vot antara PTJ

bagi tahun 2020 [ rujuk para 15.1 ]

18 Disember 2020

(Jumaat)

13. Penghantaran baucar bayaran daripada Bahagian Kewangan /

Seksyen Kewangan ke Unit Cek, Seksyen Kewangan

Perakaunan, Pejabat Bursar.

21 Disember 2020

(Isnin)

m.s 14 drpd 14

BIL. PERKARA TARIKH AKHIR

D. AKTIVITI HASIL DAN KUTIPAN

14. Arahan Pengeluaran Invois berserta dokumen sokongan yang

lengkap kepada Seksyen Pengurusan Hasil dan Kawalan Kredit,

Pejabat Bursar [ rujuk para 14.1 ]

18 Disember 2020

(Jumaat)

15. Arahan Pengeluaran Invois berserta dokumen sokongan yang

lengkap bagi terimaan yang masih belum dibayar untuk tempoh

18 Disember 2020 – 31 Disember 2020 kepada Seksyen

Pengurusan Hasil dan Kawalan Kredit, Pejabat Bursar [ rujuk para

14.2 ]

5 Januari 2021

(Selasa)

16. Sila kemukakan semua kutipan/terimaan dan dokumen

sokongan ke Kaunter Khidmat Pelanggan, Bendahari 3, Pejabat

Bursar [ rujuk para 14.4 ]

12.00

Tengah hari

31 Disember 2020

(Khamis)

E. LAIN – LAIN AKTIVITI

17. Kemukakan Laporan Pemeriksaan Fizikal Harta Modal dan

Inventori di peringkat PTJ ke Bahagian Kewangan Pengurusan

Aset, Pejabat Bursar [ rujuk para 6.2 ]

30 November 2020

(Isnin)

18. Penyata perbelanjaan dan Daftar Pengesahan Status Akaun

Amanah (DF03/AKN) diedarkan kepada penyelidik atau

pemegang amanah [ rujuk para 16.1 ]

Mengemukakan Daftar Pengesahan Status Akaun Amanah

(DF03/AKN) yang telah disahkan ke Seksyen Pengurusan Akaun

Amanah, Pejabat Bursar [ rujuk para 16.1 ]

30 November 2020

(Isnin)

18 Disember 2020

(Jumaat)

19. Penutupan buku panjar wang runcit dan mesin frangki tahun

2020 oleh PTJ dan perbelanjaan yang belum dibuat imbuhan atau

telah dibuat imbuhan hendaklah dibuat pengesahan

menggunakan Borang Pengesahan Baki Wang Runcit dan

dikemukakan ke Seksyen Kewangan Perakaunan, Pejabat Bursar

[ rujuk para 13.4 dan 13.5]

31 Disember 2020

(Khamis)

20. Kemukakan Borang Pengurusan ID Pengguna SAGA yang

lengkap untuk tujuan pengaktifan semula ke Seksyen Kewangan

Perakaunan, Pejabat Bursar [ rujuk para 17.1 ]

24 Disember 2020

(Khamis)

❖ Semua borang atau dokumen kewangan yang dinyatakan di dalam Pekeliling ini,

boleh dimuat turun di laman sesawang Sistem Pengurusan ISO UPM.