Pengurusan Tunai dan Hutang

Prinsip kawalan dalam pengurusan tunaiSistem buku vot, buku tunai dan panjar wang

runcitPengendalian kehilangan dan hapus kira tunai

PENGURUSAN TUNAI1. Buku Tunai dan Rekod Subsidiari2. Penyata penyesuaian bank3. Panjar wang runcit4. Terimaan dan Pungutan5. Buku Vot6. Pesanan dan Pembelian (PEROLEHAN)7. Pembayaran 8. Kehilangan dan hapus kira wang awam

Buku VOT• Buku Vot ialah sebuah buku bagi merekod semua

peruntukan belanja mengurus yang dikawal oleh Akauntan Negara (JAN).

• Peruntukan Vot ini jika tidak dibelanjakan dalam tahun itu akan dikembalikan kepada Ketua PTJ.

• Fungsinya hampir sama dengan Buku Tunai• Merupakan satu rekod kewangan yang perlu disimpan

kehendak Arahan Perbendaharaan 95.• Buku vot dapat menunjukkan :

a) Peruntukan vot berkenaan;b) Tanggungan;c) Perbelanjaan Bersih;d) Baki peruntukan.

Tujuan penyediaan buku vot

• Buku Vot penting untuk mengawal peruntukan mengurus, pembangunan, akaun khas dan tabung amanah.

• Mencatat perbelanjaan, tanggungan dan perubahan-perubahan kepada peruntukan.

• Mengawal perbelanjaan supaya tidak melebihi peruntukan.

Kegunaan Buku Vot

• Sebagai rekod urusniaga kewangan Jabatana) Merancang perbelanjaan;b) Merancang penambahan/pengurangan perbelanjaan;c) Asas penyediaan laporan-laporan.

• Sebagai alat kawalan kewangana) Menentukan perbelanjaan tidak melebihi peruntukan

mengikut sesuatu vot;b) Mengawal kemajuan pembayaran;c) Mengawal penyelewengan.

ISTILAH KEWANGAN DAN MAKSUDNYA

ISTILAH KEWANGAN MAKSUD

Peruntukan Had jumlah wang yang boleh dibelanjakan.

Kawalan Peruntukan Mengawal dan memastikan perbelanjaan supaya tidak melebihi dari had yang boleh dibelanjakan.

Vot Penjenisan kod akaunContohnya : 21000 – Perbelanjaan Perjalanan & Sara Hidup 22000 – Pengangkutan Barang- barang

Kawalan vot Mengawal dan memastikan perbelanjaan yang dibuat dikenakan kepada vot-vot yang betul.

Kawalan Perbelanjaan

Mengawal dan memastikan setiap perbelanjaan yang dibuat adalah selaras dengan Peraturan Kewangan dan Pekeliling-Pekeliling Perbendaharaan yang berkaitan.

CARA MENGISI BUKU VOT DI PERINGKAT PTJ

23,726.3020,000.00Viremen dari Vot 221

16/2/07

10,825.00-2,175.00139590D

-Keluarkan PO kepada Sinaran Bros

12/1/07

20,000.00

-

22,726.30

3,665.706,608.00BAKI KE HADAPANFEB

22,726.301,490.70(1,490.70)139593D

1710Bayar kpd SyABC

27/2/07

22,726.30-1,000.0009524213/1/07Bayaran Borang Q

21/2/07

3,726.302,175.00(2,175.00)139590D

31796Bayar kepada Sinaran Bros

13/2/07

3,726.30-5,608.00139597D

Keluarkan PO kpd Micro Ram Ent

9/2/07

9,334.30-3,665.70BAKI DARI HADAPANFEB

9,334.30-1,490.70139593D

-Keluarkan PO kepada Sy. ABC

19/1/07

(RM)(RM)(RM)(RM)

VIREMEN/ TAMBAHAN

BAKIBAYARANTANGGUNGAN DIKENAKAN/ DIJELASKAN

NO. PO

NO. INVOIS

BUTIR-BUTIRTARIKH

JABATAN/P.PENGAJIAN : JABATAN BENDAHARI

VOT : 227

PERUNTUKAN ASAL : RM13,000.00

Buku Vot atau Buku Vot Elektronik Arahan Perbendaharaan berkaitan (AP 95 2008)

95 (a) Tiap-tiap pegawai Pengawal atau pegawai yang diamanah mengawal mana-mana bahagian maksud Perbelanjaan atau Kumpulan Wang Amanah, hendaklah menyenggara sebuah buku vot atau buku vot elektronik yang menunjukkan dengan jelas pada bila-bila masa mengenai tiap-tiap Program dan Aktiviti atau Projek di bawah mana-mana maksud Perbelanjaan atau Kumpulan Wang atau peruntukan di bawah kawalannya:

(i) Amaun yang dibenarkan bagi tahun itu, ditolak amaun yang diuntukkan kepada jabatan atau pejabat lain atau yang dipindahkan kepada Program dan Aktiviti atau Projek yang lain dan ditambah kepadanya amaun yang diterima seumpama itu;

(ii) Semua debit dan kredit kepada Program dan Aktiviti atau Projek atau KW itu mengikut bila ia berlaku, serta dengan jumlah kemas kini mengenai perbelanjaan bersih;

(iii) Baki peruntukan pada setiap masa; dan(iv) Tanggungan mengikut bila ia dilakukan. Cadangan bagi

membuat peruntukan, pindah peruntukan dan pindahan hendaklah ditanda selesai setakat mana yang diselesaikan.

Jumlah kemas kini tanggungan yang belum selesai hendaklah dicatat dan dilaraskan apabila tanggungan berubah.

(b) Apabila seseorang pegawai memperakui baucar untuk dibayar atau dilaraskan ia hendaklah juga menurunkan tandatangan ringkasnya dalam suatu ruang yang diperuntukkan khas bagi maksud ini pada catatan yang berkenaan dalam buku vot dan memastikan bahawa tanggungan berkaitan jika ada telah ditanda selesai atau dikurangkan. Arahan ini dikecualikan bagi buku vot elektronik.

(c) [Dimansuhkan]

(d) Semua tanggungan yang belum selesai pada akhir tahun kewangan sebelumnya hendaklah dibawa ke hadapan dalam buku vot atau buku vot elektronik tahun yang baru.

(e) buku vot atau buku vot elektronik hendaklah diperiksa sekurang-kurangnya sebulan sekali oleh penyelianya dengan menurunkan tanda tangan ringkas.