pengawasan dan ian dalam organisasi

Upload: dyanz-genryuzai

Post on 06-Apr-2018

230 views

Category:

Documents


0 download

TRANSCRIPT

  • 8/2/2019 Pengawasan Dan ian Dalam Organisasi

    1/21

    PENGAWASAN DAN

    PENGENDALIAN DALAM

    ORGANISASI

    DISUSUN OLEH:

    KELOMPOK 14

    ONI RESTIAWATI TUTI ALAWIYAH

    ANDRI DHARMAWAN

  • 8/2/2019 Pengawasan Dan ian Dalam Organisasi

    2/21

    Pengertian Pengawasan

    Pengawasan adalah proses dalam menetapkan

    ukuran kinerja dan pengambilan tindakan yang dapat

    mendukung pencapaian hasil yang diharapkan sesuai

    dengan kinerja yang telah ditetapkan tersebut.

    Controlling is the process of measuring performanceand taking action to ensure desired results.

    (Schermerhorn,2002)

    Pengawasan adalah proses untuk memastikan bahwa

    segala aktifitas yang terlaksana sesuai dengan apayang telah direncanakan . The process of ensuring

    that actual activities conform the planned activities.

    (Stoner,Freeman,&Gilbert,1995)

  • 8/2/2019 Pengawasan Dan ian Dalam Organisasi

    3/21

    Pengawasan manajemen adalah suatu usaha sistematik

    untuk menetapkan standar pelaksanaan dengan tujuan-

    tujuan perencanaan, merancang sistem informasi umpan

    balik, membandingkan kegiatan nyata dengan standar yang

    telah ditetapkan sebelumnya, menentukan dan mengukur

    penyimpangan-penyimpangan, serta mengambil tindakan

    koreksi yang diperlukan untuk menjamin bahwa semua

    sumber daya perusahaan dipergunakan dengan cara paling

    efektif dan efisien dalam pencapaian tujuan-tujuan

    perusahaan.

  • 8/2/2019 Pengawasan Dan ian Dalam Organisasi

    4/21

    Konsep Dasar Pengawasan

    Pengawasan pada dasarnya diarahkan sepenuhnya untuk

    menghindari adanya kemungkinan penyelewengan atau

    penyimpangan atas tujuan yang akan dicapai.

    Melalui pengawasan diharapkan dapat membantu

    melaksanakan kebijakan yang telah ditetapkan untukmencapai tujuan yang telah direncanakan secara efektif

    dan efisien.

    Bahkan, melalui pengawasan tercipta suatu aktivitas yang

    berkaitan erat dengan penentuan atau evaluasi mengenai

    sejauh mana pelaksanaan kerja sudah dilaksanakan.

    Pengawasan juga dapat mendeteksi sejauhmana kebijakan

    pimpinan dijalankan dan sampai sejauh mana

    penyimpangan yang terjadi dalam pelaksanaan kerja

    tersebut.

  • 8/2/2019 Pengawasan Dan ian Dalam Organisasi

    5/21

    Tahap-Tahap Dalam Proses

    Pengawasan

    Proses pengawasan biasanya terdiri paling

    sedikit lima tahap (langkah) antara lain:

    1. Penetapan standar pelaksanaan (perencanaan)

    2. Penentuan pengukuran pelaksanaan kegiatan3. Pengukuran pelaksanaan kegiatan nyata

    4. Pembandingan pelaksanaan kegiatan dengan

    standar dan penganalisaan penyimpangan-

    penyimpangan

    5. Pengambilan tindakan koreksi bila perlu

  • 8/2/2019 Pengawasan Dan ian Dalam Organisasi

    6/21

    Penetapan Standar

    Standar mengandung arti sebagai suatu

    satuan pengukuran yang dapat digunakan

    sebagai patokan untuk penilaian hasil-

    hasil. Tujuan, sasaran, kuota dan targetpelaksanaan dapat digunakan sebagai

    standar.

    Bentuk standar yang lebih khusus antara

    lain target penjualan, anggaran, bagianpasar (market-share), marjin keuntungan,

    keselamatan kerja, dan sasaran produksi.

  • 8/2/2019 Pengawasan Dan ian Dalam Organisasi

    7/21

    Tiga bentuk standar yang umum adalah:

    1. Standar-standar fisik, meliputi kuantitas barang

    atau jasa, jumlah langganan atau kualitas produk

    2. Standar-standar moneter, yang ditunjukkandalam rupiah dan mencakup biaya tenaga kerja,

    biaya penjualan, laba kotor, pendapatan

    penjualan dan sejenisnya.

    3. Standar-standar waktu, meliputi kecepatan

    produksi atau batas-batas suatu pekerjaan harusdiselesaikan.

  • 8/2/2019 Pengawasan Dan ian Dalam Organisasi

    8/21

    Penentuan Pengukuran Pelaksanaan Kegiatan

    Beberapa pertanyaan yang penting berikut ini

    dapat digunakan: berapa kali (how often)

    pelaksanaan seharusnya diukur setiap jam,

    harian, mingguan, bulanan? Dalam bentuk apa

    (what form) pengukuran akan dilakukan

    laporan tertulis, inspeksi visual, melalui

    telepon? Siapa (who) yang akan terlibat

    manajer, staf departemen?

    Pengukuran ini sebaiknya mudah dilaksanakandan tidak mahal, serta dapat diterangkan

    kepada para karyawan.

  • 8/2/2019 Pengawasan Dan ian Dalam Organisasi

    9/21

    Pengukuran Pelaksanaan Kegiatan

    Ada berbagai cara untuk melakukan

    pengukuran pelaksanaan, yaitu:

    1.Pengamatan (observasi)

    2.Laporan-laporan, baik lisan dan tertulis

    3.Metoda-metoda otomatis

    4. Inspeksi, pengujian (test) atau dengan

    pengambilan sampel5.Pemeriksa intern (internal auditor)

  • 8/2/2019 Pengawasan Dan ian Dalam Organisasi

    10/21

    Pembandingan Pelaksanaan dengan

    Standar dan Analisa Penyimpangan

    Tahap ini paling mudah dilakukan,

    tetapi kompleksitas dapat terjadi

    pada saat menginterpretasikan

    adanya penyimpangan (deviasi).

    Penyimpangan-penyimpangan harus

    dianalisa untuk menentukan

    mengapa standar tidak dapatdicapai.

  • 8/2/2019 Pengawasan Dan ian Dalam Organisasi

    11/21

    Pengambilan Tindakan Koreksi bila diperlukan

    Tindakan koreksi berupa:

    1.Mengubah standar mula-mula (mungkin

    terlalu tinggi atau terlalu rendah).

    2.Mengubah pengukuran pelaksanaan(inspeksi terlalu sering frekuensinya atau

    kurang atau bahkan mengganti sistem

    pengukuran itu sendiri).

    3.Mengubah cara dalam menganalisa danmenginterpretasikan penyimpangan-

    penyimpangan.

  • 8/2/2019 Pengawasan Dan ian Dalam Organisasi

    12/21

    Fungsi Pengawasan

    Kegiatan dalam Fungsi Pengawasan dan

    Pengendalian

    1. Mengevaluasi keberhasilan dalam pencapaian

    tujuan dan target bisnis dengan indikator yang

    telah ditetapkan.

    2. Mengambil langkah klarifikasi dan koreksi atas

    penyimpangan yang mungkin ditemukan.

    3. Melakukan berbagai alternatif solusi atas

    berbagai masalah yang terkait denganpencapaian tujuan dan target program kerja

    organisasi.

    Build Test

  • 8/2/2019 Pengawasan Dan ian Dalam Organisasi

    13/21

    Eksplanasi, pengawasan menghimpun

    informasi yang dapat menjelaskan

    mengapa hasil-hasil kebijakan publik dan

    program yang dicanangkan berbeda. Akuntansi, pengawasan menghasilkan

    informasi yang bermanfaat untuk

    melakukan akuntansi atas perubahan

    sosial ekonomi yang terjadi setelahdilaksanakannya sejumlah kebijakan

    publik dari waktu ke waktu.

  • 8/2/2019 Pengawasan Dan ian Dalam Organisasi

    14/21

    Pemeriksaan, pengawasan membantu

    menentukan apakah sumberdaya dan pelayanan

    yang dimaksudkan untuk kelompok sasaran

    maupun konsumen tertentu memang telah

    sampai kepada mereka

    Kepatuhan, pengawasan bermanfaat untuk

    menentukan apakah tindakan dari para

    administrator program, staf dan pelaku lain sesuai

    dengan standar dan prosedur yang dibuat olehlegislator, instansi pemerintah dan atau lembaga

    profesional.

  • 8/2/2019 Pengawasan Dan ian Dalam Organisasi

    15/21

    Fungsi Pengawasan Dalam Praktik

    Pengawasan di Bagian Informasi

    1. Penggunaan Teknologi Komputer dan Teknologi

    Informasi

    2. Penerapan Sistem Informasi Manajemen

    Pengawasan di Bagian Keuangan

    1. Analisis Laporan Keuangan (Financial Statement

    Analysis)2. Manajemen Kas (Cash Management)

    3. Pengelolaan Biaya (Cost Control)

  • 8/2/2019 Pengawasan Dan ian Dalam Organisasi

    16/21

    Pengawasan di Bagian Pemasaran

    1. Evaluasi atas Pasar Sasaran dan Pasar Potensial

    2. Survey atas Perilaku Konsumen dan berbagai Faktor yang

    terkait dengan Konsumen

    3. Evaluasi atas Strategi Pemasaran dan Bauran Pemasaranyang dilakukan

    Pengawasan di Bagian Produksi/Operasi

    1. Evaluasi atas Plant Location

    2. Evaluasi atas Plant Lay-out

    3. Evaluasi atas Production Process and Schedule

    4. Evaluasi atas Product Distribution

  • 8/2/2019 Pengawasan Dan ian Dalam Organisasi

    17/21

    Upaya Mempertahankan Fungsi

    Pengawasan

    Sistem pengawasan tradisional

    (traditional control system)

    Sistem pengawasan yang

    berdasarkan komitmen (commitment-

    based control system)

  • 8/2/2019 Pengawasan Dan ian Dalam Organisasi

    18/21

    Pendekatan dalam sistem pengawasan

    tradisional :

    Pengawasan Diagnostik

    Pengawasan yang dilakukan oleh manajer di mana setelah

    standar ditetapkan, manajer melakukan pengawasan dan

    penilaian apakah standar telah dicapai ataukah belum.

    Pengawasan Berdasarkan batasan-batasan

    Pengawasan yang dilakukan melalui penetapan aturan atau

    prosedur yang dengan aturan dan prosedur tersebut

    keseluruhan anggota dan pihak yang terkait dengan

    perusahaan akan menyesuaikan diri dengan perusahaan.

    Pengawasan Interaktif

    Pengawasan yang dilakukan oleh manajer yang secara

    interaktif dan terus-menerus melakukan komunikasi dengan

    pegawai secara personal mengenai berbagai hal yang

    terkait dengan pekerjaan yang dilakukan.

  • 8/2/2019 Pengawasan Dan ian Dalam Organisasi

    19/21

    Karakteristik-Karakteristik

    Pengawasan Yang Efektif

    Kriteria-kriteria utamanya adalah bahwa

    sistem seharusnya:

    1.Mengawasi kegiatan-kegiatan yang benar

    2.Tepat waktu

    3.Dengan biaya yang efektif

    4.Tepat akurat

    5.Dapat diterima oleh yang bersangkutan

  • 8/2/2019 Pengawasan Dan ian Dalam Organisasi

    20/21

    Karakteristik-karakteristik pengawasan yang efektif

    dapat lebih terperinci

    Akurat

    Tepat-Waktu

    Obyektif dan menyeluruh

    Terpusat pada titik-titik pengawasan strategik Realistik secara ekonomis

    Realistik secara organisasional

    Terkoordinasi dengan aliran kerja organisasi

    Fleksibel Bersifat sebagai petunjuk dan operasional

    Diterima para anggota organisasi

  • 8/2/2019 Pengawasan Dan ian Dalam Organisasi

    21/21

    ATAS PERHATIANANDA

    SEKIAN

    TERIMA KASIH