8/2/2019 Pengawasan Dan ian Dalam Organisasi

1/21

PENGAWASAN DAN

PENGENDALIAN DALAM

ORGANISASI

DISUSUN OLEH:

KELOMPOK 14

ONI RESTIAWATI TUTI ALAWIYAH

ANDRI DHARMAWAN

8/2/2019 Pengawasan Dan ian Dalam Organisasi

2/21

Pengertian Pengawasan

Pengawasan adalah proses dalam menetapkan

ukuran kinerja dan pengambilan tindakan yang dapat

mendukung pencapaian hasil yang diharapkan sesuai

dengan kinerja yang telah ditetapkan tersebut.

Controlling is the process of measuring performanceand taking action to ensure desired results.

(Schermerhorn,2002)

Pengawasan adalah proses untuk memastikan bahwa

segala aktifitas yang terlaksana sesuai dengan apayang telah direncanakan . The process of ensuring

that actual activities conform the planned activities.

(Stoner,Freeman,&Gilbert,1995)

8/2/2019 Pengawasan Dan ian Dalam Organisasi

3/21

Pengawasan manajemen adalah suatu usaha sistematik

untuk menetapkan standar pelaksanaan dengan tujuan-

tujuan perencanaan, merancang sistem informasi umpan

balik, membandingkan kegiatan nyata dengan standar yang

telah ditetapkan sebelumnya, menentukan dan mengukur

penyimpangan-penyimpangan, serta mengambil tindakan

koreksi yang diperlukan untuk menjamin bahwa semua

sumber daya perusahaan dipergunakan dengan cara paling

efektif dan efisien dalam pencapaian tujuan-tujuan

perusahaan.

8/2/2019 Pengawasan Dan ian Dalam Organisasi

4/21

Konsep Dasar Pengawasan

Pengawasan pada dasarnya diarahkan sepenuhnya untuk

menghindari adanya kemungkinan penyelewengan atau

penyimpangan atas tujuan yang akan dicapai.

Melalui pengawasan diharapkan dapat membantu

melaksanakan kebijakan yang telah ditetapkan untukmencapai tujuan yang telah direncanakan secara efektif

dan efisien.

Bahkan, melalui pengawasan tercipta suatu aktivitas yang

berkaitan erat dengan penentuan atau evaluasi mengenai

sejauh mana pelaksanaan kerja sudah dilaksanakan.

Pengawasan juga dapat mendeteksi sejauhmana kebijakan

pimpinan dijalankan dan sampai sejauh mana

penyimpangan yang terjadi dalam pelaksanaan kerja

tersebut.

8/2/2019 Pengawasan Dan ian Dalam Organisasi

5/21

Tahap-Tahap Dalam Proses

Pengawasan

Proses pengawasan biasanya terdiri paling

sedikit lima tahap (langkah) antara lain:

1. Penetapan standar pelaksanaan (perencanaan)

2. Penentuan pengukuran pelaksanaan kegiatan3. Pengukuran pelaksanaan kegiatan nyata

4. Pembandingan pelaksanaan kegiatan dengan

standar dan penganalisaan penyimpangan-

penyimpangan

5. Pengambilan tindakan koreksi bila perlu

8/2/2019 Pengawasan Dan ian Dalam Organisasi

6/21

Penetapan Standar

Standar mengandung arti sebagai suatu

satuan pengukuran yang dapat digunakan

sebagai patokan untuk penilaian hasil-

hasil. Tujuan, sasaran, kuota dan targetpelaksanaan dapat digunakan sebagai

standar.

Bentuk standar yang lebih khusus antara

lain target penjualan, anggaran, bagianpasar (market-share), marjin keuntungan,

keselamatan kerja, dan sasaran produksi.

8/2/2019 Pengawasan Dan ian Dalam Organisasi

7/21

Tiga bentuk standar yang umum adalah:

1. Standar-standar fisik, meliputi kuantitas barang

atau jasa, jumlah langganan atau kualitas produk

2. Standar-standar moneter, yang ditunjukkandalam rupiah dan mencakup biaya tenaga kerja,

biaya penjualan, laba kotor, pendapatan

penjualan dan sejenisnya.

3. Standar-standar waktu, meliputi kecepatan

produksi atau batas-batas suatu pekerjaan harusdiselesaikan.

8/2/2019 Pengawasan Dan ian Dalam Organisasi

8/21

Penentuan Pengukuran Pelaksanaan Kegiatan

Beberapa pertanyaan yang penting berikut ini

dapat digunakan: berapa kali (how often)

pelaksanaan seharusnya diukur setiap jam,

harian, mingguan, bulanan? Dalam bentuk apa

(what form) pengukuran akan dilakukan

laporan tertulis, inspeksi visual, melalui

telepon? Siapa (who) yang akan terlibat

manajer, staf departemen?

Pengukuran ini sebaiknya mudah dilaksanakandan tidak mahal, serta dapat diterangkan

kepada para karyawan.

8/2/2019 Pengawasan Dan ian Dalam Organisasi

9/21

Pengukuran Pelaksanaan Kegiatan

Ada berbagai cara untuk melakukan

pengukuran pelaksanaan, yaitu:

1.Pengamatan (observasi)

2.Laporan-laporan, baik lisan dan tertulis

3.Metoda-metoda otomatis

4. Inspeksi, pengujian (test) atau dengan

pengambilan sampel5.Pemeriksa intern (internal auditor)

8/2/2019 Pengawasan Dan ian Dalam Organisasi

10/21

Pembandingan Pelaksanaan dengan

Standar dan Analisa Penyimpangan

Tahap ini paling mudah dilakukan,

tetapi kompleksitas dapat terjadi

pada saat menginterpretasikan

adanya penyimpangan (deviasi).

Penyimpangan-penyimpangan harus

dianalisa untuk menentukan

mengapa standar tidak dapatdicapai.

8/2/2019 Pengawasan Dan ian Dalam Organisasi

11/21

Pengambilan Tindakan Koreksi bila diperlukan

Tindakan koreksi berupa:

1.Mengubah standar mula-mula (mungkin

terlalu tinggi atau terlalu rendah).

2.Mengubah pengukuran pelaksanaan(inspeksi terlalu sering frekuensinya atau

kurang atau bahkan mengganti sistem

pengukuran itu sendiri).

3.Mengubah cara dalam menganalisa danmenginterpretasikan penyimpangan-

penyimpangan.

8/2/2019 Pengawasan Dan ian Dalam Organisasi

12/21

Fungsi Pengawasan

Kegiatan dalam Fungsi Pengawasan dan

Pengendalian

1. Mengevaluasi keberhasilan dalam pencapaian

tujuan dan target bisnis dengan indikator yang

telah ditetapkan.

2. Mengambil langkah klarifikasi dan koreksi atas

penyimpangan yang mungkin ditemukan.

3. Melakukan berbagai alternatif solusi atas

berbagai masalah yang terkait denganpencapaian tujuan dan target program kerja

organisasi.

Build Test

8/2/2019 Pengawasan Dan ian Dalam Organisasi

13/21

Eksplanasi, pengawasan menghimpun

informasi yang dapat menjelaskan

mengapa hasil-hasil kebijakan publik dan

program yang dicanangkan berbeda. Akuntansi, pengawasan menghasilkan

informasi yang bermanfaat untuk

melakukan akuntansi atas perubahan

sosial ekonomi yang terjadi setelahdilaksanakannya sejumlah kebijakan

publik dari waktu ke waktu.

8/2/2019 Pengawasan Dan ian Dalam Organisasi

14/21

Pemeriksaan, pengawasan membantu

menentukan apakah sumberdaya dan pelayanan

yang dimaksudkan untuk kelompok sasaran

maupun konsumen tertentu memang telah

sampai kepada mereka

Kepatuhan, pengawasan bermanfaat untuk

menentukan apakah tindakan dari para

administrator program, staf dan pelaku lain sesuai

dengan standar dan prosedur yang dibuat olehlegislator, instansi pemerintah dan atau lembaga

profesional.

8/2/2019 Pengawasan Dan ian Dalam Organisasi

15/21

Fungsi Pengawasan Dalam Praktik

Pengawasan di Bagian Informasi

1. Penggunaan Teknologi Komputer dan Teknologi

Informasi

2. Penerapan Sistem Informasi Manajemen

Pengawasan di Bagian Keuangan

1. Analisis Laporan Keuangan (Financial Statement

Analysis)2. Manajemen Kas (Cash Management)

3. Pengelolaan Biaya (Cost Control)

8/2/2019 Pengawasan Dan ian Dalam Organisasi

16/21

Pengawasan di Bagian Pemasaran

1. Evaluasi atas Pasar Sasaran dan Pasar Potensial

2. Survey atas Perilaku Konsumen dan berbagai Faktor yang

terkait dengan Konsumen

3. Evaluasi atas Strategi Pemasaran dan Bauran Pemasaranyang dilakukan

Pengawasan di Bagian Produksi/Operasi

1. Evaluasi atas Plant Location

2. Evaluasi atas Plant Lay-out

3. Evaluasi atas Production Process and Schedule

4. Evaluasi atas Product Distribution

8/2/2019 Pengawasan Dan ian Dalam Organisasi

17/21

Upaya Mempertahankan Fungsi

Pengawasan

Sistem pengawasan tradisional

(traditional control system)

Sistem pengawasan yang

berdasarkan komitmen (commitment-

based control system)

8/2/2019 Pengawasan Dan ian Dalam Organisasi

18/21

Pendekatan dalam sistem pengawasan

tradisional :

Pengawasan Diagnostik

Pengawasan yang dilakukan oleh manajer di mana setelah

standar ditetapkan, manajer melakukan pengawasan dan

penilaian apakah standar telah dicapai ataukah belum.

Pengawasan Berdasarkan batasan-batasan

Pengawasan yang dilakukan melalui penetapan aturan atau

prosedur yang dengan aturan dan prosedur tersebut

keseluruhan anggota dan pihak yang terkait dengan

perusahaan akan menyesuaikan diri dengan perusahaan.

Pengawasan Interaktif

Pengawasan yang dilakukan oleh manajer yang secara

interaktif dan terus-menerus melakukan komunikasi dengan

pegawai secara personal mengenai berbagai hal yang

terkait dengan pekerjaan yang dilakukan.

8/2/2019 Pengawasan Dan ian Dalam Organisasi

19/21

Karakteristik-Karakteristik

Pengawasan Yang Efektif

Kriteria-kriteria utamanya adalah bahwa

sistem seharusnya:

1.Mengawasi kegiatan-kegiatan yang benar

2.Tepat waktu

3.Dengan biaya yang efektif

4.Tepat akurat

5.Dapat diterima oleh yang bersangkutan

8/2/2019 Pengawasan Dan ian Dalam Organisasi

20/21

Karakteristik-karakteristik pengawasan yang efektif

dapat lebih terperinci

Akurat

Tepat-Waktu

Obyektif dan menyeluruh

Terpusat pada titik-titik pengawasan strategik Realistik secara ekonomis

Realistik secara organisasional

Terkoordinasi dengan aliran kerja organisasi

Fleksibel Bersifat sebagai petunjuk dan operasional

Diterima para anggota organisasi

8/2/2019 Pengawasan Dan ian Dalam Organisasi

21/21

ATAS PERHATIANANDA

SEKIAN

TERIMA KASIH