8/9/2019 Tatacara ian Majlis Rasmi

1/19

ProtokolProtokol

&&Tatacara Pengendalian Majlis RasmiTatacara Pengendalian Majlis Rasmi

8/9/2019 Tatacara ian Majlis Rasmi

2/19

SitiHawa/Nov2007/KDC-KPLI

ProtokolProtokol

Protokol penting dalam kehidupan harianmanusia.

Ia dapat memastikan agar segala majlis danaktiviti berjalan dengan lancar; manusiaberinteraksi dengan baik; dan orang-orangberkenaan diberi penghormatan dan

pengiktirafan yang sewajarnya.

8/9/2019 Tatacara ian Majlis Rasmi

3/19

ProtokolProtokol

Perkataan Protokol berasal dari dua perkataan latinprotos yang bermaksud yang pertama dan kolabermaksud pelekat.

Dengan itu, makna protokol ialah Pelekat yangpertama.

Ditakrifkan sebagai: Satu susunan keutamaan dalampangkat dan status serta prosedur yang betul dalam

pertukaran diplomatik dan upacara - upacara negara.

Peraturan dalam adat istiadat rasmi yang mementingkanadab dan ketertipan.

8/9/2019 Tatacara ian Majlis Rasmi

4/19

SitiHawa/Nov2007/KDC-KPLI

ProtokolProtokol

Protokol didefinisikan sebagai peraturan-peraturan yang telahditerima oleh semua pihak, sama ada dalam hubungan hariannyadalam masyarakat atau dalam pelbagai istiadat atau majlis yangrasmi dan yang bukan rasmi.

Protokol bertujuan mengamalkan sopan santun, memudahkanpengurusan dan pengendalian majlis, serta memberi penghormatanyang sewajarnya kepada seseorang.

Amalan-amalan seperti memberi salam hormat, sapaan, adabberbual, adab makan, adab berpakaian, adab duduk, berdiri adalah

protokol yang kita amalkan setiap hari.

8/9/2019 Tatacara ian Majlis Rasmi

5/19

Pengendalian majlis rasmiPengendalian majlis rasmi

Perkara-perkara yang perlu diberi perhatian dalam pengendalianmajlis rasmi adalah:

1. Jawatankuasa Majlis rasmi

2. Tempat majlis

3. Senarai jemputan

4. Aturcara majlis5. Kesesuaian pakaian

6. Kad jemputan

7. Menu untuk jamuan

8. Susunan tempat duduk

9. Juruacara

10.Atur cara pentadbiran

11.Penyambut tetamu

12.Raptai

13.Pasca nilai

8/9/2019 Tatacara ian Majlis Rasmi

6/19

SitiHawa/Nov2007/KDC-KPLI

Penyediaan senarai jemputan

Bagi sesuatu majlis yang rasmi adalah elok diadakan 5 jenis senaraijemputan:

Ringkasan Senarai

Senarai Nama

Senarai Keutamaan

Senarai Kehadiran

Senarai Hadir

8/9/2019 Tatacara ian Majlis Rasmi

7/19

SitiHawa/Nov2007/KDC-KPLI

Penyediaan senarai jemputan

Senarai-senarai ini akan dapat membantuJawatankuasa Pengelola memastikan:

penyambut tetamu dapat mengenali tetamu-tetamu.

juruacara dapat memberi ucapan mengikut protokol.

jawatankuasa protokol dapat menyediakan tempat

duduk mengikut kekananan agar majlis dapat

dijalankan tanpa sebarang masalah dan kecacatan.

8/9/2019 Tatacara ian Majlis Rasmi

8/19

SitiHawa/Nov2007/KDC-KPLI

Penyediaan senarai jemputan

Senarai ringkas disediakan agar dapat diketahui jenis-jenis tetamuatau kategori tetamu dan bilangannya, kombinasi tetamu danperingkat tetamu yang dijemput.

Contoh:

Menteri - menteri - 2 orang

Timbalan Menteri - 2 orang

Ketua Setiausaha Kementerian - 3 orangPengarah-pengarah - 20 orang

Pengetua-pengetua - 40 orang

JUMLAH67 orang

8/9/2019 Tatacara ian Majlis Rasmi

9/19

SitiHawa/Nov2007/KDC-KPLI

Penyediaan senarai jemputan

Kegunaan senarai nama ialah untukmenyenaraikan nama-nama tetamu mengikutkategori.

Jika dalam senarai ringkas dicatatkan 2 orang menterimaka nama penuh, nama isteri/suami, gelaran,jawatan atau pangkat, alamat pejabat, nombor telefonpejabat, alamat rumah, nama dan nombor telefonsetiausaha sulitnya akan dicatatkan.

8/9/2019 Tatacara ian Majlis Rasmi

10/19

SitiHawa/Nov2007/KDC-KPLI

Penyediaan senarai jemputan

Senarai keutamaan ialah senarai tetamu yang telahdisusun mengikut susunan keutamaan.

Senarai kehadiran digunakan untuk mengenalpastitetamu yang akan hadir atau tidak hadir.

Senarai hadirialah senarai yang terakhir danmengandungi senarai tetamu yang menjawab hadir.

8/9/2019 Tatacara ian Majlis Rasmi

11/19

SitiHawa/Nov2007/KDC-KPLI

Susunan keutamaan

Susunan keutamaan ini meliputi:

- tertib ketibaan tetamu kenamaan.

- susunan bendera

- susunan tempat duduk

- aturcara majlis.

8/9/2019 Tatacara ian Majlis Rasmi

12/19

SitiHawa/Nov2007/KDC-KPLI

Susunan tempat duduk

- Dalam majlis rasmi susunan tempat duduk mesti mematuhi susunankeutamaan yang diwartakan.

Susunan tempat duduk bagi majlis perasmian

a) Kekananan bagi tiga orang:

b)Kekananan bagi lima orang:

2 1 3

4 2 1 3 5

8/9/2019 Tatacara ian Majlis Rasmi

13/19

SitiHawa/Nov2007/KDC-KPLI

Susunan tempat duduk

- c) Kekananan bagi dua orang:

d)Kekananan bagi empat orang:

1 2

3 1 2 4

8/9/2019 Tatacara ian Majlis Rasmi

14/19

Susunan tempat duduk

Latihan:

Sila anda letakkan 4 orang tetamu berikutmengikut kekanan mereka dalam petak diatas.

Menteri, Timbalan Menteri, Pengarah,

Ketua Jabatan

8/9/2019 Tatacara ian Majlis Rasmi

15/19

SitiHawa/Nov2007/KDC-KPLI

Susunan Bendera

Susunan bendera adalah sama penting sepertisusunan tempat duduk dalam majlis rasmi.

Biasanya dalam sesuatu majlis bendera-bendera

yang terlibat adalah bendera negara, benderanegeri dan bendera badan/pertubuhan(berkenaan).

Jika majlisnya adalah majlis Peringkat Persekutuan,

maka bendera Negara diberi keutamaan; dan jikamajlis peringkat negeri, bendera negeri diberikeutamaan.

8/9/2019 Tatacara ian Majlis Rasmi

16/19

SitiHawa/Nov2007/KDC-KPLI

Susunan Bendera

Contoh:

Majlis Peringkat Persekutuan.

(bendera Negara diletak di sebelah kanan)

Majlis Peringkat Negeri (bendera Negeri diletak di

sebelah kanan)

BenderaNegeri

BenderaNegara

BenderaNegara

BenderaNegeri

8/9/2019 Tatacara ian Majlis Rasmi

17/19

8/9/2019 Tatacara ian Majlis Rasmi

18/19

8/9/2019 Tatacara ian Majlis Rasmi

19/19

SitiHawa/Nov2007/KDC-KPLI

Etiket sosial

Salah satu aspek dalam etiket sosial adalah tatacara menghadiri majlis.Terdapat beberapa panduan bagi menghadiri sesuatu majlis rasmi.

Di antaranya adalah:

Menjawab kad jemputan (hadir atau tidak sebelum tarikh yangdicatatkan)

Teliti pakaian yang hendak dipakai

Memastikan kelengkapan diri kemas dan cukup

Tinjauan tempat majlis, agar tidak lewat sampai

Ikut arahan penyambut

Ikut peraturan yang ditetapkan

Berdiri menghadap tetamu kehormat

Panduan-panduan ini harus diikuti agar majlis yang kita hadiri tidak diganggu

oleh ketidaksediaan kita dan juga agar tetamu-tetamu lain rasa selesa dengan

kehadiran kita.