Fungsi Pengawasan

December 2, 2014

Pengawasan dan Pengendalian Organisasi

A. Pengertian Pengawasan

Fungsi Pengawasan diperlukan untuk memastikan apakah apa yang telah

direncanakan dan diorganisasikan berjalan sebagaimana mestinya atau tidak. Jika

tidak berjalan sebagaimana semestinya, maka fungsi pengawasan juga melakukan

proses untuk mengoreksi kegiatan yang sedang berjalan agar dapat tetap mencapai

apa yang telah direncanakan.

Beberapa Pengertian dari Pengawasan :

1. Schermerhorn, menyatakan bahwa Pengawasan adalah merupakan proses

dalam menetapkan ukuran kinerja dan pengambilan tindakan yang dapat

mendukung pencapaian hasil yang di harapkan sesuai dengan kinerja yang

telah ditetapkan tersebut.

2. Stoner, Freeman dan Gilbert, menyatakan bahwa pengawasan adalah proses

untuk memastikan bahwa segala aktivitas yang terlaksana sesuai dengan apa

yang telah direncanakan.

3. Secara lebih lengkap, Mockler, dalam Stoner, Freeman, dan Gibert

mengemukakan fungsi pengawasan dalam manajemen adalah upaya sistematis

dalam menetapkan standar kinerja dan berbagai tujuan yang direncanakan,

mendesain system informasi umpan balik, membandingkan antara kinerja

yang dicapai dengan standar yang telah ditetapkan sebelumnya, menentukan

apakah terdapat penyimpangan dan tingkat signifikansi dari setiap

penyimpangan tersebut, dan mengambil tindakan yang diperlukan untuk

memastikan bahwa seluruh sumber daya perusahaan dipergunakan secara

efektif dan efisien dalam pencapaian tujuan perusahaan..

4. Mockler secara lengkap menguraikan bahwa pada intinya pengawasan tidak

hanya berfungsi untuk menilai apakah sesuatu itu berjalan ataukah tidak, akan

tetapi termasuk tindakan koreksi yang mungkn diperlukan maupun penentuan

sekaligus penyusuaian standar yang terkait dengan pencapaian tujuan dari

waktu ke waktu.

1

Fungsi Pengawasan

December 2, 2014

B. Tujuan dari Fungsi Pengawasan

Griffin menjelaskan bahwa terdapat empat tujuan dari pengawasan:

1. Adaptasi Lingkungan, maksudnya adalah agar perusahaan dapat terus

beradaptasi dengan perubahan yang terjadi di lingkungan perusahaan, baik

lingkungan yang bersifat internal maupun lingkungan lingkungan

eksternal.Dengan demikian fungsi pengawasan tidak saja dilakukan untuk

memastikan agar kegiatan perusahaan berjalan sebagaimana rencana yang

telah ditetapkan, akan tetapi juga agar kegiatan yang dijalankan sesuai dengan

perubahan lingkungan, karena sangat memungkinkan perusahaan juga

merubah rencana perusahaan disebabkan terjadinya berbagai perubahan di

lingkungan yang dihadapi perusahaan.

2. Meminimumkan Kegagalan, maksudnya adalah ketika perusahaan melakukan

kegiatan produksi, misalnya perusahaan berharap agar kegagalan seminimal

mungkin. Oleh karena itu perusahaan perlu menjalankan fungsi pengawasan

agar kegagalan-kegagalan tersebut dapat diminimumkan.

3. Meminimumkan Biaya, maksudnya adalah ketika perusahaan mengalami

kegagalan maka akan ada pemborosan yang tidak memberikan keuntungan

bagi perusahaan. Maka untuk meminimumkan biaya sangat diperlukan adanya

pengawasan.

4. Antisipasi Kompleksitas Organisasi, maksudnya adalah agar perusahaan dapat

mengantisipasi berbagai kegiatan organisasi yang kompleks. Kompleksitas

tersebut mulai dari pengelolaan terhadap produk, tenaga kerja hingga berbagai

prosedur yang terkait dengan manajemen organisasi

C. Proses Pengawasan

1. Penetapan standar dan metode penilaian kinerja

Idealnya, tujuan yang ingin dicapai organisasi bisnis atau perusahaan

sebaiknya ditetapkan dengan jelas dan lengkap pada saat perencanaan

dilakukan. Manajemen akan dengan mudah menjelaskan kepada seluruh pihak

2

Fungsi Pengawasan

December 2, 2014

dalam organisasi jika tujuan organisasi jelas dirumuskan. Contoh peningkatan

penjualan sebesar 50 % adalah lebih mudah untuk dikomunikasikan apabila

dibandingkan dengan “peningkatan penjualan” saja.

2. Penilaian kinerja

Pada dasarnya peniliaian kinerja adalah upaya untuk membandingkan kinerja

yang dicapai dengan tujuan dan standar yang telah ditetapkan semula.

Penilaian kinerja merupakan sebuah proses yang berkelanjutan dan terus

menerus.

3. Membandingkan kinerja dengan standar

Setelah data penjualan dari tahun ini dan tahun lalu diperoleh, manajer

penjualan kemudian melakukan perbandingan atas apa yang dicapai tahun ini

dengan yang telah dicapai pada tahun lalu.

4. Melakukan tindakan koreksi jika terdapat masalah

Ketika kinerja berada di bawah standar berarti perusahaan mendapatkan

masalah. Oleh karena itu perusahaan kemudian perlu melakukan pengendalian

yaitu dengan mencari jawaban mengapa masalah tersebut terjadi, yaitu kinerja

berada dibawah standar, lalu kemudian perusahaan melakukan berbagai

tindakan untuk mengoreksi masalah tersebut. Pada intinya manajer atau

perusahaan berusaha untuk mencari penyebab ketidak mampuan mencapai

kinerja sesuai dengan standar untuk kemudian tindakan koreksinya.

D. Beberapa Gejala yang Memerlukan Pengawasan

1. Terjadi penurunan pendapatan atau profit, namun tidak begitu jelas faktor

penyebabnya

2. Penurunan kualitas pelayanan (teridentifikasi dari adanya keluhan pelanggan)

3. Ketidakpuasan pegawai (teridentifikasi dari adanya keluhan pegawai,

produktivitas kerja yang menurun, dll)

4. Berkurangnya kas perusahaan

5. Banyaknya pegawai atau pekerja yang menganggur

3

Fungsi Pengawasan

December 2, 2014

6. Tidak terorganisasinya setiap pekerjaan dengan baik

7. Biaya yang melebihi anggaran

8. Adanya penghamburan dan inefisien C

E. Tipe – Tipe Pengawasan

1. Pengawasan pendahuluan (feedforward control). Pengawasan tipe ini sering

juga disebut dengan steering controls, dirancang untuk mengantisipasi

masalah-masalah atau penyimpangan-penyimpangandari standar atau tujuan

dan memungkinkan koreksi dibuat sebelum suatu tahap kegiatan tertentu

diselesaikan. Pengawasan ini menggunakan pendekatan aktif dan agresif, yaitu

mendeteksi masalah-masalah dan mengambil tindakan yang diperlukan

sebelum masalah terjadi. Oleh karena itu diperlukan informasi yang akurat dan

tepat berkaitan dengan tujuan yang akan dicapai apabila terjadi perubahan-

perubahan.

2. Pengawasan concurrent (concurrent control), yaitu pengawasan yang

dilakukan bersamaan dengan pelaksanaan kegiatan. Pengawasan ini sering

disebut pengawasan “ya – tidak”, screening control, atau “berhenti – terus,

dilaksanakan selama sutau kegiatan berlangsung. Pengawasan ini merupakan

proses dimana aspek tertentu dari suatu prosedur harus disetujui dulu, atau

syarat tertentu harus dipenuhi dulu sebelum kegiatan-kegiatan bisa dilanjutkan,

sehingga lebih menjamin ketepatan pelaksanaan suatu kegiatan.

3. Pengawasan umpan balik (feedback control). Pengawasan tipe ini dilakukan

dengan mengukur hasil-hasil dari suatu kegiatan yang telah diselesaikan.

Sebab-sebab penyimpangan dari rencana atau standar ditentukan, dan

penemuan-penemuan diterapkan untuk kegiatan-kegiatan serupa di masa yang

akan datang. Pengawasan ini bersifat historis, pengukuran dilakukan setelah

kegiatan terjadi.

4

Fungsi Pengawasan

December 2, 2014

F. Beberapa Faktor yang terkait dengan pengawasan dalam bidang

SDM

1. Penerapan Employee Discipline System

Hal ini berkaiatan dengan penerapan prosedur disiplin yang berlaku pada

organisasi dan sanksi / hukuman yang akan diterima

2. Adanya Career Path / Jalur karier

Hal ini berkaiatan dengan prosedur perubahan dan pengembangan karir

karyawan kearah yang lebih baik

3. Pemahaman Manajer atas Motivasi, Kepuasan, serta Gaya Kepemimpinan

yang diterapkan

Hal ini berkaiatan dengan komunikasi antara atasan kepada bawahannya.

G. Beberapa Pengawasan di Dalam Perusahaan

1. Pengawasan di Bagian Informasi

a. Penggunaan Teknologi Komputer dan Teknologi Informasi

b. Penerapan Sistem Informasi Manajemen

2. Pengawasan di Bagian Keuangan

a. Analisis Laporan Keuangan (Financial Statement Analysis)

b. Manajemen Kas (Cash Management)

c. Pengelolaan Biaya (Cost Control)

3. Pengawasan di Bagian Pemasaran

a. Evaluasi atas Pasar Sasaran dan Pasar Potensial

b. Survey atas Perilaku Konsumen dan berbagai Faktor yang terkait

dengan konsumen

c. Evaluasi atas Strategi Pemasaran dan Bauran Pemasaran yang

dilakukan

5

Fungsi Pengawasan

December 2, 2014

4. Pengawasan di Bagian Produksi/Operasi

a. Evaluasi atas Plant Location

b. Evaluasi atas Plant Lay-out

c. Evaluasi atas Production Process and Schedule

d. Evaluasi atas Product Distribution

H. Mempertahankan (Memelihara) Fungsi Pengawasan

Selain untuk memastikan bahwa tujuan dari organisasi perusahaan dapat

tercapai, fungsi pengawasan dan pengendalian juga perlu di lakukan agar efisien

dalam pencapaian tujuan perusahaan juga tetap dapat di raih dan juga agar

perusahaan senantiasa dapat menyesuaikan diri dengan berbagai perubahan yang

dihadapi oleh perusahaan.

Secara garis besar, Dessler mengemukakan bahwa terdapat dua pendekatan

dalam mempertahankan fungsi pengawasan (maintaining controlling function),

terdiri dari system pengawasan tradisional dan system pengawasan yang

berdasarkan komitmen.

1. Sistem Pengawasan Tradisional (Traditional Control System)

Sistem pengawasan tradisional melibatkan kegiatan monitoring yang

bersifat eksternal. Kinerja pegawai akan diawasi oleh atasan para pegawai.

Kinerja keuangan akan diawasi oleh orang-orang yang berada di luar bagian

keuangan yang bertugas untuk melakukan pengawasan dan penilaian terhadap

kinerja keuangan.

Terdapat tiga pendekatan dalam system pengawasan tradisional, yaitu

pengawasan diagnostik (diagnostic control), pengawasan berdasarkan

batasan-batasan (boundary control), dan pengawasan interaktif (interactive

control)

a. Pengawasan Diagnostik, adalah pengawasan yang dilakukan oleh

manajer dimana setelah standar ditetapkan,manajer melakukan

pengawasan dan penilaian apakah standar telah dicapai ataukah belum.

Sekiranya belum tercapai maka manajer kemudian berkewenangan

untuk melakukan diagnosa atau faktor-faktor yang menyebabkan

standar belum tercapai untuk kemudian mengambil keputusan yang

6

Fungsi Pengawasan

December 2, 2014

terkait dengan upaya untuk pencapaian standar sesuai dengan yang

semestinya.

b. Pengawasan Berdasarkan Batasan-Batasan, yaitu pengawasan yang

dilakukan melalui penetapan aturan atau prosedur yang dengan aturan

dan prosedur tersebut keseluruhan anggota dan pihak yang terkait dalam

perusahaan akan menyesuaikan diri dengan aturan dan prosedur tersebut

dalam menjalankan seluruh aktivitas terkait dengan perusahaan.

c. Pengawasan Interaktif, adalah pengawasan yang dilakukan oleh manajer

yang secara interaktif dan terus menerus melakukan komunikasi dengan

pegawai secara personal mengenai berbagai hal yang terkait dengan

pekerjaan yang dilakukan. Dengan komunikasi personal dan dilakukan

secara interaktif ini, manajer dapat mengetahui apakah jalannya

perusahaan telah mencapai standar yang diinginkan atau belum.

2. Sistem Pengawasan yang Berdasarkan Komitmen (Commitment Based

Control System)

Berbeda dengan pendekatan Tradisional, dalam system pengawasan,

pendekatan yang berdasarkan komitmen lebih menekankan fungsi

pengawasan dari sisi internal dari pada eksternal. Pengawasan lebih

ditekankan pada faktor internal dari seiap individu pekerja. Introspeksi diri

dalam hal ini lebih dominan dalam menjalankan fungsi pengawasan daripada

pengawasan eksternal. Berbagai pendekatan bisa dilakukan dalam

membangun system pengawasan yang berdasarkan komitmen ini, diantaranya

dengan menerapkan suatu system keyakinan tertentu dalam budaya kerja

perusahaan atau melalui berbagai upaya yang “mamaksa” pegawai untuk

membiasakan diri dengan tanggung jawab dan introspeksi diri, diantaranya

mungkin dengan memberikan kepercayaan dan kewenangan dalam berbagai

jenis aktivitas yang diberikan kepada para pegawai.

Dengan demikian diharapkan para pegawai akan terbiasa untuk

berinisiatif, inovatif, tanggung jawab, sekaligus juga melakukan koreksi

7

Fungsi Pengawasan

December 2, 2014

terhadap diri sendiri atau introspeksi diri sekiranya ada berbagai

penyimpangan yang mungkin dilakukannya.

Manajemen Informasi

A. Data dan Informasi

1. Data: fakta-fakta atau gambaran mentah/kasar yang memiliki kaitan atau relasi

terhadap sebuah organisasi

2. Informasi: data yang telah diproses untuk kegunaan perencanaan dan

pengambilan keputusan dalam sebuah organisasi

Syarat – syarat informasi

a. Relevan

b. Akurat

c. Lengkap

d. Cepat secara periodik

Nilai Informasi

Suatu informasi dikatakan bernilai bila manfaatnya lebih efektif

dibandingkan dengan biaya mendapatkannya dan sebagian besar informasi

tidak dapat tepat ditaksir keuntungannya dengan satuan nilai uang, tetapi

dapat ditaksir nilai efektivitasnya.

Berikut beberapa pengertian informasi menurut dari para ahli,

a. Menurut Gordon B. Davis : Informasi merupakan data yang telah

diolah menjadi sebuah bentuk yang berarti bagi penerimanya dan

bermanfaat dalam mengammbil keputusan saat ini atau saat akan

mendatang

b. Menurut RJ. Beishon : Informasi yaitu mencakup issarat dan data

yang diterima seorang manajer sehari-hari, apakah itu mencakup

pekerjaannya ataupun tidak

c. Menurut Davis (1992) : informasi merupakan kelompok teratur, studi

yang mewakili kuantitas tindakan, benda dan sebagainya. Data

8

Fungsi Pengawasan

December 2, 2014

berbentuk karakter yang dapat berupa alfabet, angka maupun simbol-

simbol khusus.

d. Menurut Burch dan Stater : Dalam informasi harus memperhatikan

beberapa sifat, diantaranya :

Accessibility (siafatnya mudah diperoleh)

Accuracy (sifat luaus dan lengkapnya)

Comprehensivenss (ketilitian)

Approciativenes (kecocokan)

Time Lessens (ketepatan waktu)

Clearity (kejelasan)

Flexibility (keluwesan)

Unsuspiciouns (tidak ada prasangka)

Quantifiable (dapat dibuktikan)

Conformity (dapat diukur)

B. Pengertian Manajemen Informasi

Manajemen Informasi adalah pengelolaan data dimana didalamnya mencakup

proses mencari, menyusun, mengklasifikasikan, serta menyajikan berbagai data

yang terkait dengan kegiatan yang dilakukan perusahaan sehingga dapat dijadikan

landasan dalam pengambilan keputusan oleh manajemen.

C. Sistem

Secara sederhana sistem dapat diartikan sebagai suatu kumpulan unsur atau

komponen yang terorganisasi, berinteraksi dan saling tergantung satu sama lain.

Ada dua pendekatan yang dapat dilakukan untuk mendefinisikan sebuah sistem,

yaitu :

1. Tinjauan atas dasar fasilitas ( komponen / elemen)

Sistem yaitu kumpulan komponen yang saling berkaitan dan bekerja sama

untuk mencapai suatu tujuan tertentu.

2. Tinjauan atas dasar aktivitas ( prosedur )

9

Fungsi Pengawasan

December 2, 2014

Sistem yaitu suatu jaringan kerja dari prosedur-prosedur yang berupa urutan

kegiatan yang saling berhubungan dan bekerjasama untuk mencapai tujuan

tertentu.

Berikut beberapa pengertian sistem menurut dari para ahli

a. Menurut Ludwig Von Bertalaffy : System adalah seperangkat

unsure-unsur yang terikat dalam suattu relasi diantara unsur-unsur

tersebut dalam lingkungannya.

b. Menurut Gordon B. Davis : Sistem terdiri dari bagian-bagian yang

saling berkaitan yang beroperasi bersama untuk mencapai beberapa

sasaran atau maksud.

c. Menurut John-A Becckett : Sistem adalah kumpulan system-sistem

yang berinteraksi.

d. Menurut Starer dalam Moekijat(1993) : suatu sistem dapat

dirumuskan sebagai setiap kumpulan bagian-bagian atau sub sistem

yang disatukan, yang dirancang untuk mencapai suatu tujuan.

e. Menurut Murdick (1993) : sistem adalah seperangkat elemen yang

membentuk kegiatan atau suatu prosedur/bagian pengolahan yang

mencari suatu tujuan atau tujuan-tujuan bersama dengan

mengoperasikan data atau barang pada waktu tertentu untuk

menghasilkan informasi atau energi atau barang.

f. Menurut James Havery : sistem adalah prosedur logis dan rasional

untuk merancang suatu rangkaian komponen yang berhubungan satu

dengan yang lainnya dengan maksud untuk berfungsi sebagai suatu

kesatuan dalam usaha mencapai suatu tujuan yang telah ditentukan.

g. Menurut John Mc Manama : sistem adalah sebuah struktur

konseptual yang tersusun dari fungsi-fungsi yang saling berhubungan

yang bekerja sebagai suatu kesatuan organik untuk mencapai suatu

hasil yang diinginkan secara efektif dan efesien.

h. Menurut C.W. Churchman : sistem adalah seperangkat bagian-bagian

yang dikoordinasikan untuk melaksanakan seperangkat tujuan..

10

Fungsi Pengawasan

December 2, 2014

D. Sistem Informasi Manajemen (SIM)

Sistem Informasi Manajemen adalah sebuah sistem yang menyangkut metoda

dan upaya terorganisasi dalam melakukan fungsi pengumpulan data (baik data-dataa

dari dalam dan luar perusahaan) serta dengan menggunakan komputer data-data

yang telah dikumpulkan tadi diproses untuk menghasilkan dan menyajikan

informasi yang terkini, akurat dan cepat bagi para pengambil keputusan

manajemen.

Menurut Gordon B. Davis, Sistem Informasi Manajemen adalah suatu

system manusia/mesin yang terpadu yang menyediakan informasi yang mendukung

fungsi-fungsi operasi manajemen dan pengambilan keputusan didalam organisasi.

Sistem informasi manajeman digambarkan sebagai sebuah bangunan

piramida dimana lapisan dasarnya terdiri dari informasi, penjelasan transaksi,

penjelasan status, dan sebagainya. Lapisan berikutnya terdiri dari sumber-sumber

informasi dalam mendukung operasi manajemen sehari-hari. Lapisan keriga terdiri

dair sumber daya sistem informasi untuk membantu perencanaan taktis dan

pengambilan keputusan untuk pengendalian manajemen. Lapisan puncak terdiri dari

sumber daya informasi utnuk mendukung perencanaan dan perumusan kebijakan

oleh tingkat manajemen. Sistem ini menggunakan perangkat keras (hardware) dan

perangkat lunak (software) komputer, prosedur pedoman, model manajemen dan

keputusan, dan sebuah “data base”.

Pada dasarnya orang dapat membahas sistem informasi manajemen tanpa

komputer, tetapi adalah kemampuan komputer yang membuat SIM terwujud.

Persoalannya bukan dipakai atau tidaknya komputer dalam sebuah sistem informasi

manajemen, tetapi adalah sejauh mana berbagai proses akan dikomputerkan.

Gagasan suatu sistem informasi/keputusan berdasarkan komputer berarti

automatisasi total. Konsep sistem manusia/mesin menyiratkan bahwa sebagian tugas

sebaiknya dilaksanakan oleh manusia, dan lainnya lebih baik dilakukan oleh mesin.

Dalam sebagian terbesar persoalan, manusia dan mesin membentuk sebuah sistem

gabungan dengan hasil yang diperoleh melalui serangkaian dialog dan interaksi

antara komputer dan seorang manusia pengolah.

11

Fungsi Pengawasan

December 2, 2014

Kenyataan bahwa sebuah SIM adalah berdasarkan komputer berarti bahwa

para perancang harus memilih pengetahuan cukup mengenai komputer dan

penggunaannya dalam pengolahan informasi. Konsep manusia/mesin bahwa

perancang sebuah sistem informasi manajemen harus memahami kemampuan

manusia sebagai pengolah informasi dan perilaku manusia dalam mengambil

keputusan.

E. Fungsi, Tugas dan Tujuan SIM

Sistem Informasi Manajemen memiliki dua fungsi. Fungsi pertama adalah

fungsi pengumpulan data internal maupun eksternal perusahaan. Data internal yang

secara sistematik mengalami penyesuaian, seperti data-data penjualan perusahaan

sedangkan yang secara periodic seperti barang-barang inventori, biaya harga,

jumlah dan trend produksi, serta jumlah tenaga kerja didalam perusahaan. Data -

data eksternal seperti perilaku perusahaan pesaing, tren pasar, tren demografi

termasuk didalamnya perilaku konsumen, hukum-hukum atau undang - undang

yang diberlakukan dalam dunia bisnis, setra misalnya perubahan terjadi pada

perusahaan penyuplai barang dan transportasi. Fungsi kedua adalah pemprosesan

data menjadi informasi yang bermanfaat bagi para pengambil keputusaan

manajemenen. Data - data yang telah dikumpul kemudian diklasifikasikan, diolah,

dan dianalisis atas dasar fungsi-fungsi tertentu sesuai dengan kepentingan

perusahaan. Hasil dari kedua fungsi terseut kemudian disajikan dala suatu bentuk

laporan yang membuat informasi-infomasi penting yang yang dibutuhkan

perusahaan, terutamanya bagi pengambil keputusan dan manajemen perusahaan.

Selain dari fungsi utamanya Sistem Informasi Manajamen juga mempunyai

tugas lain yang penting. Adapun tugas SIM sebagai berikut :

a. Pengelolaan Transaksi

b. Perencanaan Operasional

c. Perencanaa Teknis

d. Perencanaan Stategis

Pada kegiatan pertama SIM akan menyajikan informasi untuk fungsi

pengelolaan transaksi, penjelasan status dan lain sebagainya. Pada kegiatan

berikutnya Sistem Informasi Manajemen akan menyajikan informasi-informasi juga

12

Fungsi Pengawasan

December 2, 2014

mendukung kegiatan operasional perusahaan sehari-hari. Selanjutnya Sistem

Informasi Manajemen akan menyajikan informasi untuk perencanaan taktis dan

mengambilan keputusan untuk pengendalian operasional perusahaan. Pada akhirnya

Sistem Informasi Manajemen akan berguna untuk perencanaan startegis dan

kebijakan dalam pengambilan keputusan bagi manajemen puncak.

Tujuan Sisitem Informasi Manajemen adalah untuk meningkat efektivitas

para menajer yang menggunakan Informasi tersebut. Peningkatan tersebut dapat

dilakukan dengan cara :

a. Mengusahakan sebanyak mungkin keputusan-keputusan yang diambil sebaai

dasar tujuan organisasi.

b. Melancarkan semua kegiatan yang bersifat rutin agar dapat mengurai waktu

supervisi.

c. Memeberi tanda sejauh mungkin sebagai peringatan untuk menghadapi

kesukaran yang mungkin timbul diluar dugaan.

d. Menyajikan informasi kepada manajer yang akan membantu membuat

keputusan yang lebih baik secara cepat dan tepat. Informasi harus jelas

kepada manajer yang membutuhkan.

Adapun tujuan lainnya yaitu Sistem Informasi Manajemen membantu segala

jenis bisnis meningkatkan efesiensi dan efektivitas proses bisnis dalam pengambilan

keputusan manajerial dan kerjasama kelompok kerja, hingga dapat memperkuat

posisi kompetitif dalam pasar yang cepat berubah. Supaya informasi yang dihasilkan

oleh sistem informasi dapat berguna bagi manajamen, maka analisis sistem harus

mengetahui kebutuhan - kebutuhan informasi yang dibutuhkannya, yaitu dengan

mengetahui kegiatan - kegiatan untuk masing-masing tingkat (level) manajemen dan

tipe keputusan yang diambilnya. Berdasarkan pada pengertian-pengertian di atas,

maka terlihat bahwa tujuan dibentuknya Sistem Informasi Manajemen atau SIM

adalah supaya organisasi memiliki informasi yang bermanfaat dalam pembuatan

keputusan manajemen, baik yang meyangkut keputusan-keputusan rutin maupun

keputusan-keputusan yang strategis.

Sehingga SIM adalah suatu sistem yang menyediakan kepada pengelola

organisasi data maupun informasi yang berkaitan dengan pelaksanaan tugas-tugas

organisasi.

13

Fungsi Pengawasan

December 2, 2014

Beberapa penjabaran fungsi sistem informasi antara lain adalah sebagai berikut:

a. Meningkatkan aksesibilitas data yang tersaji secara tepat waktu dan akurat

bagi para pemakai, tanpa mengharuskan adanya prantara sistem informasi.

b. Menjamin tersedianya kualitas dan keterampilan dalam memanfaatkan sistem

informasi secara kritis.

c. Mengembangkan proses perencanaan yang efektif.

d. Mengidentifikasi kebutuhan-kebutuhan akan keterampilan pendukung sistem

informasi.

e. Menetapkan investasi yang akan diarahkan pada sistem informasi.

f. Mengantisipasi dan memahami konsekuensi-konsekuensi ekonomis dari

sistem informasi dan teknologi baru.

g. Memperbaiki produktivitas dalam aplikasi pengembangan dan pemeliharaan

sistem.

h. Organisasi menggunakan sistem informasi untuk mengolah transaksi-

transaksi, mengurangi biaya dan menghasilkan pendapatan sebagai salah satu

produk atau pelayanan mereka.

.

F. Komponen dalam Sistem Manajemen Informasi

Bagi perusahaan-perusahaan besar, kepetingan system informasi manajemen

rasanya sudah tidak dapat diabaikan. Sistem infomarsi menajemen dibeberapa

perusahaan besar setidak-tidaknya memiliki 5 komponen, yaitu :

a. Sistem Pemrosesan Data (Data Processing System)

Dimana system ini merupakan subsistem dari SIM yang melakukan

proses penyesuaian (update) atas berbagai database yang terdapat dalam

perusahaan dan menyajikannya dalam bentuk informasi terkini sebagaimana

dibutuhkan oleh manajemen perusahaan. System pemprosesan data ini dapat

dilakukan dengan dua cara, yaitu batch processing dan online processing.

Pemprosesan data secara batch adalah pengaupdatean database melalui

pengumpalan data pada satu periode tertentu untuk kemudian dilakukan

update pada satu waktu tertentu secara serentak. Pemprosesan data secara

14

Fungsi Pengawasan

December 2, 2014

online adalah pendekataan yang melakukan update terus-menerus mengikuti

proses pemasukan data yang terbaru.

b. Sistem Pelaporan Manajemen (Management Reporting System)

Sistem pelaporan manajemen mengumpulkan data untuk kemudian

diproses untuk menghasilkan informasi atau laporan yang diperlukan oleh

manajer dalam menentukan perencanaan dan mengambil keputusan.

Beberapa jenis pelaporan manajemen yang sudah dikenal dan dinyatakan,

sebagai berikut :

Laporan Detail (Detail Report). Laporan yang memuat informasi

detail dari setiap transaksi yang dilakukan oleh perusahaan

berdasarkan waktunya serta informasi detail lainnya.

Laporan Ringkas (Summary Report). Laporan ini memuat beberapa

informasi penting yang diperlukan, yaitu pada manajemen pada level

yang lebih tinggi.

Laporan Pengecualian (Exception Report). Merupakan laporan yang

menyampaikan beberapa penyimpangan atas strandar tertentu yang

telah ditetapkan oleh perusahaan.

Laporan Atas Permintaan (On Demand Report). Laporan ini

dilaporkan atas dasar permintaan saja.

c. Sistem Pendukung Keputusan (Decision Support System)

System ini secara terprogram mampu menjawab beberapa kasus dalam

perusahaan yang menyangkut jawaban atas pertanyaan “bagamana apabila”.

Decision Support System dapat dikatakan sebagai sistem komputer yang

mengolah data menjadi informasi untuk mengambil keputusan dari masalah

semi-terstruktur yang spesifik.

Tujuan dari Decision Support System (DSS) antara lain adalah :

membantu manajer membuat keputusan untuk memecahkan masalah

semi struktur

mendukung penilaian manajer bukan mencoba menggantikannya

15

Fungsi Pengawasan

December 2, 2014

meningkatkan efektifitas pengambilan keputusan seorang manajer dari

pada efisiensinya.

Tahap-tahap dalam pengambilan keputusan antara lain adalah :

kegiatan intelijen,

kegiatan merancang,

kegiatan memilih dan menelaah.

Kegiatan intelijen ini merupakan kegiatan mengamati lingkungan untuk

mengetahui kondisi-kondisi yang perlu diperbaiki. Kegiatan ini merupakan

tahapan dalam perkembangan cara berfikir. Untuk melakukan kegiatan

intelijen ini diperlukan sebuah sistem informasi, dimana informasi yang

diperlukan ini didapatkan dari kondisi internal maupun eksternal sehingga

seorang manajer dapat mengambil sebuah keputusan dengan tepat.

Kegiatan merancang merupakan sebuah kegiatan untuk menemukan,

mengembangkan dan menganalisis berbagai alternatif tindakan yang mungkin

untuk dilakukan. Tahap perancangan ini meliputi pengembangan dan

mengevaluasi serangkaian kegiatan alternatif. Pertimbangan-pertimbangan

utama telah diperkenalkan oleh Simon untuk melakukan tahapan ini, apakah

situasi keputusan ini terprogram atau tidak. Sedangkan kegiatan memilih dan

menelaah ini digunakan untuk memilih satu rangkaian tindakan tertentu dari

beberapa yang tersedia dan melakukan penilaian terhadap tindakan yang telah

dipilih.

Perangkat lunak DSS sering disebut juga dengan DSS generator. DSS

generator ini berisi modul-modul untuk database, model dan dialog

manajemen. Modul database ini menyediakan beberapa hal, seperti: creation,

interrogation dan maintenance untuk DSS database. DSS database memiliki

kemampuan untuk menemukan sistem database yang telah disimpan.

Sedangkan modul model digunakan untuk menyajikan kemampuan membuat,

menjaga dan memanipulasi ke dalam bentuk model matematika. Model dasar

ini menampilkan electronic spreadsheet. Model dialog digunakan untuk

16

Fungsi Pengawasan

December 2, 2014

menarik perhatian para pengguna untuk berhubungan langsung antara

pengguna dengan komputer dalam mencari solusi.

DSS digunakan dalam suatu perusahaan dengan alasan :

Perusahaan beroperasi pada ekonomi yang tidak stabil.

Perusahaan dihadapkan pada kompetisi dalam dan luar negeri yang

meningkat.

Perusahaan menghadapi peningkatan kesulitan dalam hal melacak

jumlah operasi-operasi bisnis.

Sistem komputer perusahaan tidak mendukung peningkatan tujuan

perusahaan dalam hal efisiensi, profitabilitas dan mencari jalan masuk

di pasar yang benar-benar menguntungkan.

Sedangkan Dampak dari pemanfaatan Decision Support System (DSS) antara

lain :

Masalah-masalah semi struktur dapat dipecahkan.

Problem yang kompleks dapat diselesaikan.

Sistem dapat berinteraksi dengan pemakainya.

Dibandingkan dengan pengambilan keputusan secara intuisi,

pengambilan keputusan dengan DSS dinilai lebih cepat dan hasilnya

lebih baik.

Menghasilkan acuan data untuk menyelesaikan masalah yang dihadapi

oleh manajer yang kurang berpengalaman.

Untuk masalah yang berulang, DSS dapat memberi keputusan yang

lebih efektif.

Fasilitas untuk mengambil data dapat memberikan kesempatan bagi

beberapa manajer untuk berkomunikasi dengan lebih baik.

Meningkatkan produktivitas dan kontrol dari manajer.

d. Sistem Otomatisasi Kantor (Office Automation System)

17

Fungsi Pengawasan

December 2, 2014

Otomatisasi dalam bahasa Inggris disebut automation memiliki padanan

kata mechanization dan computerization (Lernout & Hauspie Speech

Products N.V., 1993). Automation memiliki dua makna yaitu 1) the use of

automatic equipment to save mental and manual labour (penggunaan

peralatan otomatis untuk menghemat pikiran dan tenaga) dan 2) the automatic

control of the manufacture of a product through its successive stages (kendali

otomatis dalam pembuatan suatu produk dengan tahapan yang sistematis).

Mechanization yang memiliki kata kerja mechanize memiliki arti give a

mechanical caracter to (menerapkan sistem mekanis), dan compurization

dengan kata kerja computerize mengandung makna 1) equip with a computer,

install a computer in (menggunakan komputer) dan 2) store, perform, or

produce by computer (menyimpan, melaksanakan, atau menghasilkan dengan

komputer) (AND Complex for Windows, 1993).

Uraian definisi otomatisasi di atas, menunjukkan esensi makna

otomatisasi yaitu proses penggunaan peralatan otomatis yang memiliki sistem

kerja sistematis. Otomatisasi akan berdampak pada pengurangan penggunaan

tenaga manusia, yang tentu saja akan menimbulkan masalah tersendiri dan

akan kita bahas dalam sub bab yang akan datang.

Otomatisasi sangat berkaitan erat dengan mekanisasi dan komputerisasi.

Hal ini mengisyaratkan bahwa otomatisasi berarti penggunaan alat-alat

mekanis dan lebih khususnya komputer. Dengan kata lain, membahas

otomatisasi berarti mengupas berbagai peralatan mekanis dan komputer, tentu

saja dengan tetap memperhatikan relevansinya dengan objek yang

diotomatisasi, dalam hal ini perkantoran. Terkait kegiatan yang berhubungan

dengan pelayanan (services) dalam perolehan, pencatatan, penyimpanan,

penganalisaan, dan pengkomunikasian informasi. Cakupan aktivitas

perkantoran meliputi kegiatan-kegiatan seperti pencatatan, pembuatan dan

pengolahan naskah (word processing); penyajian / display, pengelompokan /

sortir, dan kalkulasi data (spreadsheet); pengelolaan database; melakukan

perjanjian, pertemuan dan penjadwalan (appointment); presentasi;

korespondensi; dokumentasi; dan sebagainya.

18

Fungsi Pengawasan

December 2, 2014

Otomatisasi perkantoran berarti pengalihan fungsi manual peralatan

kantor yang banyak menggunakan tenaga manusia kepada fungsi-fungsi

otomatis dengan menggunakan peralatan mekanis khususnya komputer.

Waluyo (2000) menegaskan bahwa era otomatisasi perkantoran dimulai

bersamaan dengan berkembangnya teknologi informasi, penggunaan

perangkat komputer untuk keperluan perkantoran.

Otomatisasi penting dilakukan dalam upaya meraih efektivitas dan

efisiensi proses/kegiatan perkantoran. Seiring dengan desakan global dan

perkembangan teknologi informasi yang menuntut terselesaikan proses

pengolahan informasi secara cepat dan akurat, kebutuahn peralihan metode

dari manual ke otomatis sudah menjadi keniscayaan untuk segera dipenuhi.

Namun, bukan berarti dengan serta merta meninggalkan seluruh proses

manual dan memangkas tenaga kerja, sebab banyak aspek-aspek lain yang

harus menjadi pertimbangan dalam melakukan otomatisasi

System otomasi kantor ini merupakan system komunikasi. Komunikasi

dalam perusahaan dan kantor pada masa ini memanfaatkan jaringan computer

untuk melakukan komunikasi satu sama lain melalui computer yang

terkoneksi melalui jaringan tertentu. Diantaranya system aplikasi ini adalah :

System Pemprosesan Kata(Word Processing System), yaitu system

untuk mengirimkan pesan-pesan kepada pegawai-pegawai

Sistem Surat Elektronik(E-mail System), yaitu system untuk

melakukan komunikasi secara langsung kepada staf lain sekalipun

berbeda ruangan atau tempat.

Sistem Penjadwalan Depeartemen(Departement Scheduling System),

yaitu system untuk melakukan penjadwalan pertemuan dan berbagai

aktivitas dalam sebuah perusahaan.

Telepon Seluler(Celuler Phone), yaitu jasa pemakaina telepon yang

bias digunakan dan dihubungkan dimanapun seseornag berada.

Sistem Peranta (Pager System), yaitu jasa pengiriman pesan singkat

melalui operator tertentu.

19

Fungsi Pengawasan

December 2, 2014

e. Sistem Pintar (Expert System)

System pintar adalah system komputer yang memberikan informasi

kepada manajer hal - hal yang biasanya dibutuhkan dan diperoleh dari

seorang pakar atau konsultan. Ilmu kecerdasan buatan merupakan salah satu

diantaranya. Kecerdasan buatan (Artificial Intelligence) adalah ilmu

pengetahuan tentang bagaimana membuat suatu peralatan (mesin) sedemikian

rupa sehingga menyerupai kepandaian manusia.dimana bekerja berdasarkan

simbol – simbol dan metoda non algoritmik guna memecahkan suatu

persoalan. Sistem Pakar (Expert System) adalah bagian dari ilmu kecerdasan

buatan dimana berupa perangkat lunak komputer yang mempunyai keahlian

tertentu. Keahlian yang dimilikinya bersumber pada ilmu pengetahuan

(knowledge) dan ditambah dengan pengalaman praktis yang dimiliki oleh

seorang pakar (Expert). Dengan kemampuan demikian, Sistem Pakar akan

sangat berguna sebagai alat bantu (tool) dalam menyelesaikan masalah yang

rumit. Pada makalah ini dibahas tentang aplikasi dari Sistem Pakar untuk

membantu suatu pengelolaan instrumentasi alat ukur dari suatu sistem

akuisisi data. Sistem akuisisi data adalah suatu sistem perolehan data dari

suatu pengukuran, data yang diperoleh disimpan dalam komputer untuk

pengolahan lebih lanjut. Sistem akuisisi data terdiri dari pengkuran,

pengumpulan dan pengolahan data. Elemen dasar pada sistem ini yaitu

sensor, alat ukur elektronik (instrumentasi), antarmuka (interface) dan

perangkat komputer. Untuk mendapatkan hasil yang baik dari sistem ini

diperlukan pula kualitas dan tingkat kondisi yang "sehat" (baik) dari setiap

elemen. Dengan demikian diperlukan adanya pengelolaan dan perawatan

elemen sistem dengan benar dan baik. Pengelolaan ini akan menjadi rumit

seiring dengan jumlah dan macam dari elemen. Sistem yang dirancang ini

adalah suatu alat bantu yaitu berupa perangkat lunak yang dijalankan di

komputer sistem akuisisi tersebut.

Pada aspek pertama, komputer dan instrumen alat ukur harus sudah

terhubung dan dapat saling berkomunikasi. Aspek kedua, komputer dapat

mengontrol alat ukur tersebut serta dapat mengambil dan mengumpulkan data

20

Fungsi Pengawasan

December 2, 2014

status/kondisi dari setiap alat ukur dengan lengkap. Data yang lengkap ini

menjadi suatu fakta yang kemudian diproses dengan algoritma Sistem Pakar.

Dengan menggunakan teknik aplikasi Sistem Pakar, dihasilkan suatu program

sistem perawatan instrumentasi alat ukur yang dapat melakukan pemantauan,

melacak dan diagnosa kerusakan instrumentasi serta dapat memberikan saran

atas kerusakan atau kesalahan alat ukur tersebut. Sistem ini merupakan alat

bantu otomatis yang mempunyai kemampuan analis dan daya nalar terhadap

suatu masalah. Uji coba sistem dilakukan untuk menguji dari kinerja

rancangan perangkat lunak yang telah disusun pada suatu sistem akuisisi yang

telah berjalan.

Program sistem perawatan instrumentasi alat ukur yang pintar ini akan

sangat membantu bagi proses pengelolaan sistem dan pada akhirnya akan

menunjang kualitas dari sistem data akuisisi. Model sistem pengelolaan

instrumentasi alat ukur ini dapat dikembangkan untuk aplikasi khusus

lainnya, misalkan suatu system pengelolaan suatu instrumentasi jarak jauh

(remote system).

21