pembentangan laporan audit dalam...

PEMBENTANGAN LAPORAN AUDIT PEMBENTANGAN LAPORAN AUDIT DALAM 2012DALAM 2012

PERPUSTAKAAN SULTANAH ZANARIAHPERPUSTAKAAN SULTANAH ZANARIAH

OlehOleh::

KETUA JURUAUDIT DALAMKETUA JURUAUDIT DALAM

SKOP AUDIT

Semakan dokumen Sistem Pengurusan Kualiti

Tindakan susulan terhadap hasil dapatan Audit Dalamdan Audit SIRIM

Proses dan Perkhidmatan

Persekitaran

Penambahbaikan secara berterusan

Prosedur baru

PELAKSANAAN AUDIT

Pembukaan Audit Dalam : 9 Mei 2012

Proses Pengauditan : 9 – 18 Mei 2012

Penyediaan Laporan Audit Dalam : 21 – 23 Mei 2012

P dit di PSZ UTM K l L 10 11 M i 2012Pengauditan di PSZ UTM Kuala Lumpur : 10 – 11 Mei 2012

Mesyuarat Penutup Audit Dalam : 24 Mei 2012

Follow-up Audit Dalam : 1 Jun 2012

HASIL DAPATAN AUDIT DALAM : KESELURUHAN

NCR OFIElemen = 4 ISU = 12

OFIElemen = 21ISU = 76

4 21 27%8;

67%

4, 33%

21; 27%

55 ,73%

JB KL

KLJB

NCR MENGIKUT BAHAGIANNCR MENGIKUT BAHAGIAN

5

5

3

3.5

4

4.5 4

1.5

2

2.5

3

2

1

0

0.5

1

K S K KLBPK BSP BTK BKL

OFI MENGIKUT BAHAGIAN

25

21

20

15 13

9

5

10

5

8

5 5

98

0

52

BPA BPK BPM BPS BPT BSP BTK WP BKL

PERBANDINGAN NCR 2011 & 2012

8

7

8 78

4

5

6

4 4JB

1

2

3 KL

0

2011 2012

PERBANDINGAN OFI 2011 & 2012

80

9084

55

50

60

70 55

PSZJB

20

30

4015

21 PSZKL

0

10

2011 20122011 2012

HASIL DAPATAN : ELEMEN

Elemen Keterangan NCR OFI

4.2.3 Kawalan Dokumen 3 18

4.2.4 Kawalan Rekod 2 13

5.4.1 Objektif Kualiti 0 5

5 5 3 K ik i D l 0 25.5.3 Komunikasi Dalaman 0 2

6.2.2 Kompetensi, Latihan dan Kesedaran 0 2

6 3 Prasarana 0 16.3 Prasarana 0 1

6.4 Persekitaran Kerja 0 2

7.2.2 Semakan Keperluan Berkaitan Produk 0 2

7.2.3 Komunikasi Pelanggan 0 1

7.2.3 (a) Komunikasi Pelanggan : Maklumat Produk 0 1

HASIL DAPATAN : ELEMENElemen Keterangan NCR OFI

7.4.1 Proses Pembelian 0 3

7.5.1 Kawalan Pengeluaran dan Penyediaan Perkhidmatan 4 3

7.5.1 (e) Pelaksanaan Pemantauan dan Pengukuran 0 1

7.5.1 (f) Pelaksanaan Pelepasan Produk, Aktiviti Hantar Serahdan Selepas Hantar Serah Produk

0 2

7.5.3 Pengenalpastian dan Kebolehkesanan 0 1

8.2.3 Pemantauan dan Pengukuran Proses 0 4

8 2 4 Pemantauan dan Pengukuran Produk 0 18.2.4 Pemantauan dan Pengukuran Produk 0 1

8.4 Analisis Data 3 7

8.5.1 Penambahbaikan Berterusan 0 4

8.5.2 Tindakan Pembetulan 0 1

8.5.2(c) Penilaian Keperluan Untuk Mengambil Tindakan BagiMemastikan Ketakakuran Tidak Berulang

0 2

Jumlah keseluruhan 12 76

NCR & OFI AUDIT DALAM 2012

NCR

OFIOFI

RUMUSAN

HASIL DAPATAN MENGIKUT PROSEDURHASIL DAPATAN MENGIKUT PROSEDUR

Bahagian Prosedur NCR OFI

Manual Kualiti 0 2

Prosedur Tanggungjawab dan Semakan Pengurusan 0 0

0Prosedur Kawalan Produk Tidak Memenuhi Keperluan 0 1

Prosedur Outsourcing Perpustakaan 0 1

Prosedur Audit Dalam 0 0Prosedur Audit Dalam 0 0

Prosedur Kawalan Dokumen 0 0

Prosedur Kawalan Rekod 0 0

Prosedur Tindakan Pembetulan 0 0

Prosedur Tindakan Pencegahan 0 0



Prosedur Latihan 1 3

Prosedur Penyenggaraan Bangunan PSZ 0 2Prosedur Penyenggaraan Bangunan PSZ 0 2

Prosedur Mengurus Pembelian Harta Tetap, Inventori, Perkhidmatan dan Bahan

0 3Perkhidmatan dan Bahan

Prosedur Mengkatalog dan Memproses Bahan 0 5

Prosedur Mendeposit Bahan UTM-IR 0 0



Prosedur Penyenggaraan dan Membaikpulih PerkakasanPerkomputeran

0 4

Prosedur Mengurus dan Mengendali Penyenggaraan ICT PSZ 0 1Prosedur Mengurus dan Mengendali Penyenggaraan ICT PSZ 0 1

Prosedur Mengurus Pembelian Buku dan Bahan Pandang Dengar

0 2g

Prosedur Mengurus Perolehan Bahan Khas 0 2

P d M P b li J l d M di El kt ik 0 1Prosedur Mengurus Pembelian Jurnal dan Media Elektronik 0 1



Prosedur Penerbitan Buku Panduan Perpustakaan 0 5

Prosedur Penerbitan Buletin Perpustakaan 0 0

Prosedur Pengendalian Maklumbalas PerkhidmatanPerpustakaan

0 2

Prosedur Perkhidmatan Halaman Kandungan 0 2Prosedur Perkhidmatan Halaman Kandungan 0 2

Prosedur Menguruskan Perkhidmatan Inter Library Loan (ILL drp PSZ kpd PSZ Cawangan dan Institusi luar)

0 1

Prosedur Menguruskan Perkhidmatan Inter Library Loan (ILL kpd PSZ drp PSZ Cawangan dan Institusi luar)

0 1

Prosedur Perlaksanaan Kelas Kemahiran Pencarian0 2

Prosedur Perlaksanaan Kelas Kemahiran PencarianMaklumat

0 2



Prosedur Menguruskan Peminjaman Bahan 1 1Prosedur Menguruskan Peminjaman Bahan 1 1

Prosedur Menguruskan Pemulangan Bahan 1 0

P d M k P B k 0 2Prosedur Menguruskan Penyusunan Buku 0 2

Prosedur Penyenggaraan dan Pemulihan Bahan danAlat Media

2 2Alat Media

Prosedur Penjilidan Bahan Perpustakaan 1 3

Prosedur Perkhidmatan Bantuan Pencarian MaklumatMelalui Pangkalan Data

2 3

Prosedur Pengurusan Bengkel Kemahiran Pencarian0 6

Prosedur Pengurusan Bengkel Kemahiran PencarianMaklumat Penyelidikan

0 6

HASIL DAPATAN MENGIKUT PROSEDURBahagian Prosedur NCR OFI

Prosedur Pengendalian Maklumbalas PerkhidmatanPerpustakaan

0 4Perpustakaan

Prosedur Mengurus Pembelian Buku bagi PerpustakaanCawangan SPACE

2 2

P d M k P B k 0 5Prosedur Menguruskan Penyusunan Buku 0 5

Prosedur Mengkatalog dan Proses Bahan bagi PerpustakaanCawangan SPACE

1 2

Prosedur Menguruskan Peminjaman Bahan 1 3

Prosedur Menguruskan Pemulangan Bahan 0 3

Prosedur Menguruskan Perkhidmatan Inter Library Loan (ILL drp PSZ kpd PSZ Cawangan dan Institusi luar)

0 1

Prosedur Menguruskan Perkhidmatan Inter Library Loan (ILL 0 1

kpd PSZ drp PSZ Cawangan dan Institusi luar)0 1

TINDAKAN HASIL AUDIT TINDAKAN HASIL AUDIT TINDAKAN HASIL AUDIT TINDAKAN HASIL AUDIT

•• NCRNCR dandan OFIOFI dikeluarkandikeluarkan oleholeh JuruauditJuruaudit DalamDalamdengandengan mengunakanmengunakan BorangBorang PermintaanPermintaandengandengan mengunakanmengunakan BorangBorang PermintaanPermintaanTindakanTindakan PembetulanPembetulan (PSZ(PSZ2727..66aa (Pin(Pin..11//20112011))

•• PemilikPemilik prosesproses mestimesti mengambilmengambil tindakantindakan terhadapterhadapNCRNCR dandan OFIOFI dandan ditutupditutup oleholeh juruauditjuruaudit sebelumsebelum atauataupadapada 11 JunJun 20122012

KESIMPULAN

Ketua Bahagian perlu memberi perhatianserius terhadap aktiviti yang tak akur (NCR)dan aktiviti yang cenderung ke arahketidakpatuhanketidakpatuhan.

K t B h i l b i l bih kKetua Bahagian perlu memberi lebih penekananterhadap kefahaman dalam penyediaan laporandan keperluan proses yang didokumenkandan keperluan proses yang didokumenkankepada Pemilik Proses dan staf yang terlibatdengan SPK.g

KESIMPULANKESIMPULAN

NCR

4.2.3 - Kawalan Dokumen (3)4.2.4 - Kawalan Rekod Kualiti (2)7.5.1 - Kawalan ke atas Produk & Perkhidmatan (5)8.4 - Analisis Data (3)

KESIMPULAN

OFI yang perlu diberi perhatian supaya ia tidak menjejaskan SPK PSZ secara keseluruhan. PSZ secara keseluruhan.

4.2.3 - Kawalan Dokumen (18)4.2.4 - Kawalan Rekod Kualiti (13 )5.4.1 - Objektif Kualiti (5)5.5.3 – Komunikasi Dalaman (2)6.2.2 – Kekompetenan, Latihan dan Kesedaran (2)6 3 Prasarana (1)6.3 – Prasarana (1)6.4 – Persekitaran Kerja (2)7 2 2 – Semakan Keperluan Berkaitan Produk (2)7.2.2 Semakan Keperluan Berkaitan Produk (2)

KESIMPULAN

7.2.3 – Komunikasi Pelanggan (1)gg ( )7.2.3 (a) – Komunikasi Pelanggan : Maklumat Produk (1)7.4.1 – Proses Pembelian (3)7.5.1 – Kawalan Pengeluaran dan Penyediaan Perkhidmatan (3)7.5.1(e) - Kawalan Pengeluaran dan Penyediaan Perkhidmatan :

P l k t d k (1)Perlaksanaan pemantauan dan pengukuran (1)7.5.1 (f) - Kawalan Pengeluaran dan Penyediaan Perkhidmatan :

Perlaksanaan pelepasan produk aktiviti hantar serah dan Perlaksanaan pelepasan produk, aktiviti hantar serah dan selepas hantar serah produk (1)

KESIMPULAN

7.5.3 - Pengenalpastian dan Kebolehkesanan (1)7.5.3 Pengenalpastian dan Kebolehkesanan (1)8.2.3 - Pemantauan dan Pengukuran Proses (4)8.2.4 – Pemantauan dan Pengukuran Produk (1)8.4 – Analisis Data (7)8.5.1 – Penambahbaikan Berterusan (4)8.5.2 – Tindakan Pembetulan (1)8.5.2 (c) – Tindakan Pembetulan: Penilaian keperluan untuk

mengambil tindakan bagi memastikan ketakakuran tidak mengambil tindakan bagi memastikan ketakakuran tidak berulang (2)

PENUTUP

Walau bagaimanapun, PSZ telah melaksana

d k lk SPK t ti b h dan mengekalkan SPK serta sentiasa berusaha

membuat penambahbaikan berterusan bagi

aktiviti yang terlibat secara langsung dengan

perkhidmatan dan penghasilan produk.perkhidmatan dan penghasilan produk.

Terima Kasih Di atas KomitmenTerima Kasih Di atas Komitmen Semua Staf PSZ

pembentangan laporan audit dalam...

Documents