laporan penutup audit dalam iso 9001:2015...

LAPORAN PENUTUP AUDIT DALAM ISO 9001:2015

PERPUSTAKAAN UTM 2018

Puan Nor Asikin MohamadKetua Juruaudit Dalam

Pasukan Juruaudit 20181. Nor Asikin Mohamad2. Nik Masriza Zakaria3. Kamariah Mohamed Jong4. Noraini Yahya5. Mohd Nasir Ibrahim6. Haslina Nasir7. Zafarina Dol8. Md Razib Karno9. Khairulbahiyah Yaakub

10. Mohd Fuad Mohamed Yusof11. Salina Shamshuri12. Siti Nisrin Mohd Anis13. Junaidah Abdullah14. Zurina Rosmani15. Syahranah A. Raqi16. Haliza Zainal17. Sarasyima Md Salleh

Pasukan Juruaudit 2018

Jadual Perlaksanaan Audit Dalam 2018Tarikh/Masa Agenda Penglibatan

11 Oktober 2018 (Khamis)

9.00 -10.00 pagi

Mesyuarat Pembukaan Audit Dalam:

- Penerangan ringkas sistem pengurusan kualiti PerpustakaanUTM oleh Wakil Pengurusan

- Penerangan perancangan audit dalam oleh Ketua JuruauditDalam

Pengarah KualitiWakil PengurusanKetua BahagianKetua JuruauditJuruauditPemilik Proses

11-23 Oktober 2018(Khamis - Selasa)

10.00 pagi – 4.00 petang

Semakan dokumentasi mengikut keperluan ISO 9001:2015

Konteks Organisasi (4.0)o Kenalpasti isu dalaman dan luaran yang berkaitan memberi

kesan kepada sistem pengurusan kualiti Perpustakaan UTM

Kepimpinan (5.0)o Komitmen dan kepimpinano Dasaro Polisi kualitio Peranan, tanggungjawab dan bidang kuasa organisasi

Perancangan (6.0)o Tindakan terhadap risiko dan peluang penambahbaikano Objektif kualiti dan perancangan untuk mencapainya

Ketua JuruauditJuruaudit


11-23 Oktober 2018

(Khamis -Selasa)

10.00 pagi –4.00 petang

Penilaian Prestasi (9.0)o Pemantauan, pengukuran, analisis dan penilaiano Audit Dalamano Semakan Pengurusan

Penambahbaikan (10.0)o Penambahbaikan berperingkat

Ketua JuruauditJuruaudit

11-23 Oktober 2018

(Khamis -Selasa)


Bangunan Perpustakaan Sultanah Zanariah, UTM Johor BahruOperasi (8.0) Audit terhadap proses/aktiviti operasi perpustakaan termasuk:

o Perolehan buku, bahan pandang dengar, jurnal & media elektronikdan bahan hadiah

o Pengurusan bangunan, perolehan bekalan dan perkhidmatano Pengkatalogano Penyelenggaraan dan pemuliharaan bahan dan alat mediao Perkhidmatan sirkulasio Perkhidmatan perpustakaan, perkhidmatan maklumat dan aktiviti

sokongan penyelidikano Latihano Aktiviti lain yang berkaitan

Tindakan yang diambil untuk menangani risiko dan peluang penambahbaikan.

Sumber manusia, pesekitaran dan infrastruktur. Keberkesanan analisis dan penilaian yang dilaksanakan

Nor Asikin MohamadKamariah Mohamed JongHaslina NasirNoraini YahyaZafarina DolMohd Nasir IbrahimMd Razib KarnoHaliza ZainalMohd Fuad MohdYusofSiti Nisrin Mohd Anis

Jadual Perlaksanaan Audit Dalam 2018

Tarikh/Masa Agenda Penglibatan

11-23 Oktober2018

(Khamis -Selasa)


Bangunan Perpustakaan Raja Zarith Sofiah, UTM Johor Bahru

Operasi (8.0) Audit terhadap proses/aktiviti operasi perpustakaan

termasuk: o Maklumbalas perkhidmatano Perolehan bahan khaso Pendepositan bahan UTM_IRo Penyelenggaraan dan membaikpulih perkakasan

komputero Penyelenggaraan ICTo Pengurusan bangunano Aktiviti lain yang berkaitan

Tindakan yang diambil untuk menangani risiko dan peluang penambahbaikan.

Sumber manusia, pesekitaran dan infrastruktur. Keberkesanan analisis dan penilaian yang dilaksanakan

KhairulbahiyahYaakubSyahranah A. Raqi Salina SamshuriZurina Rosmani

Jadual Perlaksanaan Audit Dalam 2018

Tarikh/Masa Agenda Penglibatan

11-23 Oktober

2018 (Khamis -

Selasa)

10.00 pagi-4.00 petang

Bangunan Perpustakaan Sultanah Zanariah, UTM Kuala Lumpur

Operasi (8.0) Audit terhadap proses/aktiviti operasi perpustakaan termasuk:

o Pembelian buku dan bahan mediao Pengkatalogano Perkhidmatan sirkulasio Program pendidikan penggunao Maklumbalas perkhidmatano Perkhidmatan ILLo Pengurusan bangunano Aktiviti lain yang berkaitan

Tindakan yang diambil untuk menangani risiko dan peluang penambahbaikan

Sumber manusia, pesekitaran dan infrastruktur Keberkesanan analisis dan penilaian yang dilaksanakan

Nik MasrizaZakariaSarasyima MdSallehJunaidahAbdullah


24-25 Oktober2018

(Selasa - Rabu)

10.00 pagi-4.00 petang

Penyediaan Laporan Audit DalamSemua Juruaudit

28 Oktober 2018 (Ahad)

10.00 pagi

Mesyuarat Penutup Audit Dalam

Pembentangan hasil dapatan audit dalamdan cadangan

Pengarah KualitiWakil PengurusanKatua BahagianKetua JuruauditJuruauditPemilik Proses

8 November 2018 (Khamis)

Audit Susulan Susulan audit bagi proses/aktiviti yang

mendapat NCR/OFI semasa audit dalamdijalankan.

Pemilik Proses yang mendapat NCR/OFI

SENARAI PROSEDUR & PEMILIK PROSES SISTEM PENGURUSAN KUALITI ISO 9001:2015 PERPUSTAKAAN UTM 2018

BIL. NAMA PROSEDUR NO.PROSEDUR PEMILIK PROSES BAHAGIAN JURUAUDIT JUMLAH

1 Manual Kualiti MK/PUTM/01 Wakil Pengurusan Perpustakaan UTM Nor Asikin

Mohamad2

2 Prosedur Pengurusan Risiko P(PR)/6.1 Wakil Pengurusan Perpustakaan UTM

3 Prosedur Kawalan Produk Tidak Memenuhi Keperluan P(PTMK)/8.7 Wakil

Pengurusan Perpustakaan UTM Haslina Nasir 2

4 Prosedur Maklumat Berdokumen P(MD)/7.5.3 Wakil Pengurusan Perpustakaan UTM

5 Prosedur Audit Dalam P(AD)/92.2 Wakil Pengurusan Perpustakaan UTM Kamariah

Mohamed Jong

2

6 Prosedur Tindakan Pembetulan P(TPB)/10.1 Wakil Pengurusan Perpustakaan UTM

7 Prosedur Pembekalan LuarPerpustakaan P(PL)/8.4 Wakil

Pengurusan Perpustakaan UTM Zafarina Dol 1

8 Prosedur Mengkatalog danMemproses Bahan AKT(MB)/8.5.2 Haslina Hussin

Bahagian Pembangunan Sumber & Katalog

Zafarina Dol 1

9 Prosedur Mengurus Perolehan Bahan Hadiah AKT(BH)/8.4 Salina

ShamshuriBahagianPembangunan Sumber & Katalog

Mohd Fuad Mohd Yusof 1

10 Prosedur Mengurus Perolehan Buku dan Bahan Pandang Dengar AKT(BPD)/8.4 Muzaimah

Mohd. YunusBahagian Pembangunan Sumber & Katalog

Haliza Zainal 1



11 Prosedur Mengurus PerolehanJurnal dan Media Elektronik AKT(JME)/8.4 Zurina Rosmani

BahagianPembangunan Sumber & Katalog

Haliza Zainal 1

12Prosedur Penyenggaraan dan Pemuliharaan Bahan dan Alat Media

AKT(PPP)/7.1.3 Mohd Fikri Ismail Bahagian Multimedia

Salina Shamshuri 1

13 Prosedur Penjilidan BahanPerpustakaan AKT(PBP)/8.5 Hamizah Bt Sumin

Bahagian Pengurusan Koleksi

Noraini Yahya 1

14 Prosedur Mengurus Peminjaman dan Pemulangan Bahan AKT(PPB)/8.5.1 Norazila Safri

BahagianPengurusanKoleksi

Siti Nisrin Mohd Anis

2

15 Prosedur Mengurus Penyusunan Bahan AKT(PEN)/8.5.1 Norazila Safri

BahagianPengurusanKoleksi

NorainiYahya

16 Prosedur Latihan P(L)/7.1.2 Ganesan Andimuthu

Bahagian Pentadbiran dan Korporat

Siti Nisrin Mohd Anis 1

17 Prosedur Pengurusan Bangunan AKT(PB)/7.1.3 Mohd Alias Tohiran

BahagianPentadbiran danKorporat

Mohd FuadMohd Yusof 1

18 Prosedur Mengurus Perolehan Bekalan dan Perkhidmatan AKT(P)/8.4 Mohd Alias

TohiranBahagian Pentadbiran dan Korporat

ZurinaRosmani 1



19Prosedur PengendalianMaklumbalas PerkhidmatanPerpustakaan

AKT(MP)/8.2.1Syazwani

Syamimi Mat Pauzi

Bahagian Perkhidmatan Maklumat dan Penyelidikan

Md Razib Karno

3

20ProsedurPengurusan Permohonan dan Pembekalan Perkhidmatan Inter Library Loan (ILL)

AKT(ILL)/8.5.1Syazwani

Syamimi Mat Pauzi


21 Prosedur Penerbitan Buletin dan Buku Panduan Perpustakaan AKT(PBPP)/8.2 Liza Porijo


22 Prosedur Pengendalian Insentif Penerbitan Universiti AKT(PIP)/8.5.1 Syahranah A.

Raqi


Mohd Nasir Ibrahim

3

23 Prosedur Perkhidmatan Pangkalan Data Langganan AKT(PD)/8.5.1 Siti Nisrin

Mohd Anis


24 Prosedur Program Pendidikan Pengguna AKT(PP)/8.5.1 Siti Nisrin

Mohd Anis


SENARAI PROSEDUR & PEMILIK PROSES

SISTEM PENGURUSAN KUALITI ISO 9001:2015 PERPUSTAKAAN UTM 2018


25 Prosedur Mendeposit BahanUTM-IR AKT(IR)/8.5.2 Haslinda

SabariBahagian Repositori Metadata Syahranah A.

Raqi 2

26 Prosedur Mengurus Perolehan Bahan Khas AKT(BK)/8.4 Junaidah

AbdullahBahagian Repositori Metadata

27Prosedur Pengendalian Maklumbalas Perkhidmatan Perpustakaan

AKT(MPRZS)/8.2.1

Nazrinda A. Samah

Bahagian Perkhidmatan Maklumat, Penyelidikan dan Sirkulasi

Salina Shamshuri 1

28Prosedur Penyelenggaraan dan Membaikpulih Perkakasan Perkomputeran

AKT(PMPP)/7.1.3

Yusrul Hisham Mohd

Yusof Bahagian Automasi Khairulbahiyah

Yaakub 2

29Prosedur Mengurus dan Mengendali Penyelenggaraan ICT

AKT(PMMP)/7.1.3

Norhafisah Zakaria

Bahagian Automasi

30 Prosedur Pengurusan Bangunan

AKT(PBRZS)/7.1.3

Abdul Hadi Mohamed

Unit Pentadbiran PRZS

Zurina Rosmani 1



31Prosedur Pengurusan Permohonan dan Pembekalan Perkhidmatan Inter Library Loan (ILL)

AKT(ILLKL)/8.5.1 Marlina Kasiman

Perpustakaan UTM Kuala Lumpur

SarasyimaMd Salleh 3

32Prosedur Pengendalian Maklumbalas Perkhidmatan Perpustakaan

AKT(MPKL)/8.2.1 Marlina Kasiman


33 Prosedur Program Pendidikan Pengguna AKT(PPKL)/8.5.1 Nurrull Huda

Abdul WahidPerpustakaan UTM Kuala Lumpur

34Prosedur Menguruskan Peminjaman dan Pemulangan Bahan

AKT(PPBKL)/8.5.1Sharifah

Radhiah Syed Azman


Nik MasrizaZakaria 3

35 Prosedur Menguruskan Penyusunan Bahan AKT(PENKL)/8.5.1 Mohd Rizal

ManPerpustakaan UTM Kuala Lumpur

36 Prosedur Pengurusan Bangunan AKT(PBKL)/7.1.3 Sarasyima Md Salleh


37 Prosedur Mengkatalog dan Memproses Bahan AKT(MBKL)/8.5.2 Khairun

Nadzrah KhalidPerpustakaan UTM Kuala Lumpur Junaidah

Abdullah 2

38 Prosedur Mengurus Perolehan Buku dan Bahan Pandang Dengar AKT(BKL)/8.4 Khairun

Nadzrah KhalidPerpustakaan UTM Kuala Lumpur

Jumlah Prosedur Diaudit2016, 2017 & 2018

20162017

2018

37

38 38

Perbandingan NCR & OFI2016, 2017 & 2018

0102030405060708090

100

2016 2017 2018NCR 4 5 5OFI 93 79 75

4 5 5

9379 75

NCR OFI

Hasil Dapatan Audit DalamKeseluruhan : NCR 2017 & 2018

00.5

11.5

22.5

33.5

44.5

5

2017 2018

4 4

5 5

Klausa Isu

Hasil Dapatan Audit DalamKeseluruhan : OFI 2017 & 2018

0

10

20

30

40

50

60

70

80

2017 2018

19

62

7975

Klausa Isu

BangunanBil OFI Bil Klausa

Utama Bil Isu Bil NCR Bil KlausaUtama Bil Isu Bil Prosedur

PRZS 18 15 18 1 1 1 6

PSZJB 46 38 46 4 3 4 24

PSZKL 11 9 11 8

Jumlah Keseluruhan

76 62 75 5 4 5 38

Bilangan OFI, NCR & ProsedurMengikut Bangunan 2018

PRZS PSZJB PSZKL Jumlah KeseluruhanBil OFI 18 46 11 75Klausa OFI 15 38 9 62 Isu OFI 18 46 11 75Bil NCR 1 4 5Klausa NCR 1 3 4 Isu NCR 1 4 5Bil Prosedur 6 24 8 38

18

46

11

75

15

38

9

62

18

46

11

75

1 4 51 3 41 4 56

24

8

38

0

10

20

30

40

50

60

70

80

Bilangan OFI, NCR & ProsedurMengikut Bangunan 2018

Hasil Dapatan NCR

BANGUNAN BAHAGIAN PROSEDUR KLAUSA (3)PSZJB Wakil Pengurusan Prosedur Audit Dalam 7.5.3.2

PRZS Bahagian Repositori Metadata

Prosedur Mengurus Perolehan Bahan Khas

7.1.5.2

PSZJB Bahagian Perkhidmatan Maklumat & Penyelidikan

Prosedur Pengurusan Permohonan danPembekalan Perkhidmatan Inter Library Loan (ILL)

7.5.3.2 (c)

PSZJB Bahagian Perkhidmatan Maklumat & Penyelidikan

Prosedur Penerbitan Buletin dan BukuPanduan Perpustakaan

10.2.1 (a)

PSZJB Bahagian Pembangunan Sumber & Katalog

Prosedur Mengurus Perolehan Buku dan Bahan Pandang Dengar

8.5.1

BIL. BGN BAHAGIAN NAMA PROSEDUR

NO. PROSEDUR

KLAUSA STATUS PENEMUAN BUKTI PENEMUAN AUDIT

JURUAUDIT

1 PSZJB BahagianPembangunan Sumber & Katalog

ProsedurMengurusPerolehanBuku danBahanPandang Dengar

AKT(BPD)/8.4

8.5.1 NCR Proses pembatalanpesanan bagi 2 PO telahmelebihi 10 bulan tidakdilakukan dansenaraipembatalangagaldikemukankansemasa proses audit

1.Senarai pembatalangagal dikemukakan.2.Pembatalan pesananbagi PO: 94534 dan94535 bertarikh1/11/2017 tidakdilaksanakanwalaupun telahmelebihi 10 bulan.

HZ

2 PSZJB Wakil Pengurusan

Prosedur Audit Dalam

P(AD)/92.2 7.5.3.2 NCR Penggunaan 26 borang soalselidik Audit Dalam 2017 tidak terkinisepertimaklumatberdokumenpara 6.5

1.Borang soal selidik atas talian di portal kualiti tidak terkini2. Penggunaan 26 Soal selidik Audit Dalam 2017 obselete, Fail ISO - Audit Dalam UTM.J.04.07/ 10.14 /163/3 Jld.2

KMJ

Keterangan Penemuan Audit : NCR


NO. PROSEDUR

KLAUSA STATUS PENEMUAN BUKTI PENEMUAN AUDIT

JURUAUDIT

3 PSZJB BahagianPerkhidmatanMaklumat & Penyelidikan

ProsedurPenerbitanBuletin dan Buku PanduanPerpustakaan

AKT(PBPP)/8.2

10.2.1 (a)

NCR Ketakakurandan tindakanpembetulanbagi cetakanbuletinperpustakaantahun 2017 dan Jan-Mac 2018 belumdilaksanakan, SOP BuletinPerpustakaantidak terkinimengikutkeperluansemasa

Prosedur PenerbitanBuletin dan BukuPanduan Perpustakaan1. Tiada invois untukcetakan dan buktipenghantaran buletincetak ke UKK - Fail buletin perpustakaan2. SOP BuletinPerpustakaan -31.12.20173. Mesyuarat SemakanPengurusan Bil.2/2018 memutuskan e-buletinPerpustakaandilaksanakan bermulaJulai 2018 dan cetakanhanya untuk koleksikhas, BRM.

MRK



NO. PROSEDUR KLAUSA STATUS PENEMUAN BUKTI PENEMUAN AUDIT

JURUAUDIT

4 PRZS Bahagian Repositori Metadata

Prosedur Mengurus Perolehan Bahan Khas

AKT(BK)/8.4 7.1.5.2 NCR Tindakanpembetulan yang diambil hasilteguran audit dalam 2017 tidakberkesan. Tiadabukti proses kalibrasi alatkawalankelembapandilaksanakan.

Kawalankelembapanbandingan masihlagi tidak mengikutpiawaian yang ditetapkan sepertiperkara 6.21. No Mesin : MD 3 & MD 6.Tiada rekod kalibrasialat diperolehi.

SAR

5 PSZJB BahagianPerkhidmatan Maklumat& Penyelidikan

ProsedurPengurusanPermohonandanPembekalanPerkhidmatanInter Library Loan (ILL)

AKT(ILL)/8.5.1 7.5.3.2 (c )

NCR Prosedur ILL tidakdikemaskiniwalaupun telahdibuatpenambahbaikanserta mendapatpengiktirafan diperingkatuniversiti melaluiBusiness Process Transformation UTM.

Manual Kualiti -Lampiran 4 : Konteks Organisasi (B) - Isu Dalaman: Perkara Sistem Kerja/Operasi -transformasi sistem kerja sedia ada supaya lebih efektif melalui kaedah business process reengineering

MRK


JUMLAH OFI MENGIKUT BANGUNAN

18

46

11

75

15

38

9

62

18

46

11

75

0 10 20 30 40 50 60 70 80

PRZS

PSZJB

PSZKL

Jumlah Keseluruhan

PRZS PSZJB PSZKL Jumlah Keseluruhan

BIL ISU 18 46 11 75

BIL KLAUSA UTAMA 15 38 9 62

BIL OFI 18 46 11 75

BIL ISU BIL KLAUSA UTAMA BIL OFI

OFI MENGIKUT BANGUNAN - PSZJB

BAHAGIAN BIL OFI KLAUSA BIL KLAUSA UTAMA BIL ISUBAHAGIAN MULTIMEDIA (1 OFI)

Prosedur Penyenggaraan dan Pemuliharaan Bahan dan Alat Media

1 8.5.1 (d) 1 1

BAHAGIAN PEMBANGUNAN SUMBER & KATALOG (10 OFI)

Prosedur Mengurus Perolehan BahanHadiah

4 8.5.18.5.1 (a)8.5.1 (b)8.5.1 (c )

1 4

Prosedur Mengurus Perolehan Buku danBahan Pandang Dengar

3 6.1.28.5.18.5.1

2 3

Prosedur Mengurus Perolehan Jurnal dan Media Elektronik

2 6.1.28.1 (b)

2 2

Prosedur Mengkatalog dan MemprosesBahan

1 8.5.1 1 1

Jumlah 11 7 11

OFI MENGIKUT BANGUNAN - PSZJBBAHAGIAN BIL OFI KLAUSA BIL KLAUSA UTAMA BIL ISU

BAHAGIAN PENGURUSAN KOLEKSI (7 OFI)Prosedur Mengurus Peminjaman dan PemulanganBahan

1 8.1 (d) 1 1

Prosedur Menguruskan Penyusunan Bahan 2 7.1.4 (c )8.5.2

2 2

Prosedur Penjilidan Bahan Perpustakaan 3 6.2.1(g)7.1.3(b)

8.5.1

3 3

BAHAGIAN PENTADBIRAN & KORPORAT (14 OFI)Prosedur Latihan 3 7.2

7.48.1 (d)

3 3

Prosedur Mengurus Perolehan Bekalan dan Perkhidmatan

6 6.1.16.2.1(g)

8.5.18.5.18.5.1

8.5.1(a)

3 6

Prosedur Pengurusan Bangunan 5 6.2.1 (g)7.5.29.1.19.1.19.1.3

4 5

Jumlah 20 16 20

OFI MENGIKUT BANGUNAN - PSZJBBAHAGIAN BIL OFI KLAUSA BIL KLAUSA UTAMA BIL ISU

BAHAGIAN PERKHIDMATAN MAKLUMAT & PENYELIDIKAN (9 OFI)

Prosedur Pengendalian Insentif PenerbitanUniversiti

2 6.18.5.2

2 2

Prosedur Pengendalian MaklumbalasPerkhidmatan Perpustakaan

3 7.1.38.2.1 (c)9.1.3 (b)

3 3

Prosedur Perkhidmatan Pangkalan Data Langganan

2 8.2.1 (a)8.5.1 (a)

2 2

Prosedur Pengurusan Permohonan danPembekalan Perkhidmatan Inter Library Loan (ILL)

2 8.5.1 (c )8.5.2

2 2

Jumlah 9 9 9

OFI MENGIKUT BANGUNAN - PSZJB

BAHAGIAN BIL OFI KLAUSA BIL KLAUSA UTAMA BIL ISUWAKIL PENGURUSAN (10 OFI)

Prosedur Kawalan Maklumat Berdokumen 3 7.5.27.5.2

7.5.3.2

2 3

Prosedur Kawalan Produk Tidak MemenuhiKeperluan

1 7.5.2 1 1

Prosedur Pengurusan Risiko 1 6.1.2 1 1

Prosedur Tindakan Pembetulan 1 7.5.2 1 1

Jumlah 6 6 6

TOTAL OFI PSZJB 46 38 46

OFI MENGIKUT BANGUNAN - PRZSBAHAGIAN BIL OFI KLAUSA BIL KLAUSA UTAMA BIL ISU

BAHAGIAN AUTOMASI (6 OFI)

Prosedur Mengurus dan MengendaliPenyelenggaraan ICT

1 9.1.3 1 1

Prosedur Penyelenggaraan danMembaikpulih Perkakasan Perkomputeran

5 6.1.17.1.3 (b)8.2.2 (a)8.5.1 (a)8.5.1 (d)

4 5

BAHAGIAN PERKHIDMATAN MAKLUMAT, PENYELIDIKAN & SIRKULASI (2 OFI)

Prosedur Pengendalian MaklumbalasPerkhidmatan Perpustakaan

2 7.1.37.5.1 (b)

2 2

BAHAGIAN REPOSITORI METADATA (7 OFI)

Prosedur Mendeposit Bahan UTM-IR 2 6.1.26.2.1

2 2

Prosedur Mengurus Perolehan Bahan Khas 5 6.1.1 (c)6.1.1 (d)8.5.1 (c )8.5.1 (h )

8.5.2

3 5

BAHAGIAN BIL OFI KLAUSA BIL KLAUSA UTAMA BIL ISUUnit Pentadbiran (3 OFI)

Prosedur Pengurusan Bangunan 3 6.1.17.1.39.1.3

3 3

TOTAL OFI PRZS 18 15 18

OFI MENGIKUT BANGUNAN - PRZS

OFI MENGIKUT BANGUNAN - PSZKL

BAHAGIAN BIL OFI KLAUSA BIL KLAUSA UTAMA BIL ISU

BAHAGIAN PENGURUSAN KOLEKSI & PERPUSTAKAAN CAWANGAN (4 OFI)

Prosedur Mengurus PenyusunanBahan

1 8.5.1 (h ) 1 1

Prosedur Mengurus Perolehan Bukudan Bahan Pandang Dengar

3 6.2.1(g)8.1(d)8.5.1

3 3

BAHAGIAN PERKHIDMATAN MAKLUMAT & PENYELIDIKAN (5 OFI)

Prosedur Mengurus PenyusunanBahan

3 8.5.1 (a)8.5.1 (c )

8.5.2

2 3

Prosedur Pengurusan Permohonan dan Pembekalan Perkhidmatan Inter Library Loan (ILL)

1 8.5.1 (b) 1 1

Prosedur Program PendidikanPengguna

1 9.1.3 (b) 1 1

UNIT PENTADBIRAN & KORPORAT (1OFI)

Prosedur Pengurusan Bangunan 2 8.5.1 (c )9.1.3 (f)

2 2

TOTAL PSZKL 11 9 11

Klausa OFI

1 1

3

2 2

1 1 1

5

2 2

15

3

2 22 2

3

1

3

1 1

4

1

22

1 1

5

1

2

6.1 6.1.1 6.1.2 6.2.1 7.1.3 7.1.4 7.2 7.4 7.5.1 7.5.2 8.1 8.2.1 8.2.2 8.5.1 8.5.2 9.1.1 9.1.3

PSZJB PRZS PSZKL

• Kawalan penyediaanpengeluaran dan perkhidmatan

8.5.1 - 24 isu

• Tindakan menyatakan risikodan peluang

6.1, 6.1.1, 6.1.2 -14 isu

• Analisis dan penilaian9.1.3 - 6 isu

• Pengenalpastian dan kebolehkesanan8.5.2 - 5

isu

• Prasarana7.1.3 - 5

isu

• Perancangan dan kawalan operasi8.1 - 3 isu

• Maklumat didokumentasikan - Mewujudkan danmengemaskini7.5.2 - 2 isu

• Pemantauan, pengukuran, analisis dan penilaian9.1.1 - 2 isu

• Persekitaran untuk operasi proses, kekompetenan, Komunikasi Maklumat

• Maklumat didokumentasikan, menentukan keperluanuntuk produk dan perkhidmatan

7.1.4, 7.2, 7.4, 7.5.1, 8.2.2 - 1

isu

Hasil Dapatan OFI

HasilPenemuan

Audit Dalam : OFI

Rujuk Fail

LAPORAN AD_2018_NCR_OFI_04112018_FINAL_JuruAudit_ed05Nov2018.x

lsx

BGN BAHAGIAN NAMA PROSEDUR

NO. PROSEDUR

KLAUSA STATUS PENEMUAN BUKTI JURUAUDIT

PSZJB Wakil Pengurusan

ProsedurPengurusanRisiko

P(PR)/6.1 6.1.2 OFI Kaedah pemantauanDashboard Pengurusan Risikomelibatkankeseluruhan proses tidak berkesan.

Dashboard Pengurusan Risikoberikut tidak berkesandalam menyediakankeperluan sepertiyang dinyatakan:1. ProsedurMendeposit BahanUTM-IR -AKT(IR)/8.5.22. Prosedur MengurusPerolehan Buku & Bahan Pandang Dengar - AKT (BPD)/8.43. Prosedur MengurusPerolehan Jurnal danMedia Elektronik -AKT(JME)/8.4

NAM

Hasil Dapatan OFI: PengurusanRisiko


NO. PROSEDUR


PSZJB BahagianPerkhidmatanMaklumat & Penyelidikan

ProsedurPengendalianInsentifPenerbitanUniversiti

AKT(PIP)/8.5.1

6.1 OFI Dashboard pengurusan risikotidak dikemaskini.

1. Kawalan tambahan/ peluang penambahbaikan tidak disediakan bagi Prosedur AKT(PIP)/ 8.5.1

MNI

PSZJB Bahagian Pentadbiran & Korporat

Prosedur Mengurus Perolehan Bekalan dan Perkhidmatan

AKT(P)/8.4 6.1.1 OFI Dashboard Pengurusan Risikobagi menentukanrisiko dan peluangbagi prosedur initidak menyeluruhdenganmengambilkiraproses kerja berisiko

Tiada lampiranDashboard Pengurusan Risiko.

ZRN

Hasil Dapatan OFI: PengurusanRisiko


NO. PROSEDUR


PSZJB BahagianPembangunan Sumber & Katalog

ProsedurMengurusPerolehanBuku & BahanPandang Dengar

AKT (BPD)/8.4

6.1.2 OFI Pemantauan padaDashboard Pengurusan Risikobagi keseluruhanproses tidak berkesandan risiko utama tidakdisenaraikan.

Dashboard Pengurusan Risiko tidak berkesan dalam menyediakan keperluan seperti yang dinyatakan.

HZ

PSZJB BahagianPembangunan Sumber & Katalog

ProsedurMengurusPerolehanJurnal danMedia Elektronik

AKT(JME)/8.4

6.1.2 OFI Pemantauan padaDashboard Pengurusan Risikobagi keseluruhanproses tidak berkesandan risiko utama tidakdisenaraikan.

Dashboard Pengurusan Risiko tidak berkesan dalam menyediakan keperluan seperti yang dinyatakan.

HZ

Hasil Dapatan OFI: Pengurusan Risiko

Perancangan2019: PengurusanRisiko

PerbincanganPemilihan DashbordPengurusan Risiko1. Sedia ada2. SIRIM3. UTMBPT

Latihan

PenggunaanDashboard PengurusanRisiko mengikutProsedur/ Bahagian secaraberperingkat

PembetulanProsedur bagiproses yang perludibuatpenambahbaikan

Nov/Dis 2018

Jan 2019

Mac 2019

Perancangan2019 : Audit Dalam

Pemilihan dua (2) Prosedur oleh JuruauditDalam bagi Audit 2019

Semakan hasil audit kepada TKP yang dilantik sebagai

penyelaras laporan audit

Kompilasi hasil audit oleh KJAD

Penyediaan LaporanAudit

Dalam oleh KJAD

Pelaporan Audit Dalamoleh KJAD di MesyuaratPenutup Audit Dalam

Perpustakaan UTM telah melaksana danmengekalkan Sistem Pengurusan Kualiti dengan

versi 9001:2015 yang menekankan elemenpengurusan risiko dan sentiasa berusaha

melaksanakan penambahbaikan berterusan bagiaktiviti yang terlibat secara langsung dengan

perkhidmatan dan penghasilan produk

Penutup

laporan penutup audit dalam iso 9001:2015...

Documents