operasi perkhidmatan sokongan halaman: 1/7 no....

OPERASI PERKHIDMATAN SOKONGAN

PEJABAT BENDAHARI

Kod Dokumen: UPM/OPR/BEN/AK025/AKN

Halaman: 1/7

No. Semakan: 00

No. Isu: 02

ARAHAN KERJA PEMBATALAN CEK Tarikh: 03/01/2011

Tujuan: Arahan kerja ini bertujuan untuk menerangkan tatacara pembatalan cek yang meliputi :-

I. Pembatalan cek yang perlu diganti. II. Pembatalan cek yang tidak perlu diganti.

I. TATACARA PEMBATALAN CEK YANG PERLU DIGANTI 1. Terima

a) Borang Permohonan Cek Ganti (SOK/KEW/BR033/BYR), dan b) surat/memo permohonan ganti cek dari pembekal/staf/seksyen/zon/unit kewangan, dan c) Fizikal cek yang ingin diganti, atau d) Arahan Memberhentikan Bayaran ke Atas Cek (OPR/BEN /DF047/BYR) yang telah dilengkapkan oleh

pihak bank bagi cek tanpa fizikal yang belum tamat tempoh. 2. Semak sama ada cek masih laku ataupun telah tamat tempoh. Sekiranya cek masih laku, terus ke langkah

3. Sekiranya cek telah tamat tempoh, rujuk Garis Panduan Urusan Cek Tidak Dituntut (OPR/BEN/GP016/AKN).

3. Sahkan status cek di bahagian B Borang Permohonan Cek Ganti (SOK/KEW/BR033/BYR). Pengesahan

dibuat oleh Penolong Akauntan Seksyen Perakaunan Kewangan. 4. Kenalpasti kod company cek yang dipohon untuk pembatalan. Untuk mengenal pasti kod company cek, sila

ikuti langkah 3.a) hingga 3.g).

a) Masuk ke menu utama sistem Century Financials 6.4 seperti di skrin 1. Pilih Financial.

Skrin 1

b) Rujuk skrin 2. Pilih Cash Book.

DOKUMEN TIDAK TERKAW

AL


PEJABAT BENDAHARI


Halaman: 2/7

No. Semakan: 00

No. Isu: 02


Skrin 2

c) Skrin 3 akan terpapar. Pilih Process.

Skrin 3

d) Rujuk skrin 4. Pilih Payment View.


AL


PEJABAT BENDAHARI


Halaman: 3/7

No. Semakan: 00

No. Isu: 02


Skrin 4

e) Klik butang Search. Pilih Selected. Rujuk skrin 5.

Skrin 5

f) Masukkan nombor cek yang ingin dibatalkan di ruangan Pay/Cheque No seperti di skrin 6. Tekan F1.


AL


PEJABAT BENDAHARI


Halaman: 4/7

No. Semakan: 00

No. Isu: 02


Skrin 6

g) Kod company cek boleh didapati di ruangan SOURCE-Company seperti di Skrin 7.

Skrin 7

4. Masuk ke sistem Century Financials 6.4 hingga ke skrin 4. Rujuk langkah 3.a) – 3.c). Pilih Payment Cancel

seperti di skrin 8.


AL


PEJABAT BENDAHARI


Halaman: 5/7

No. Semakan: 00

No. Isu: 02


Skrin 8

5. Skrin seperti di Skrin 9 akan terpapar.

Skrin 9

6. Klik pada butang Cheque dan masukkan data di dalam ruangan seperti di bawah:-

a) Bagi ruangan Account, taip kod akaun tunai cek yang hendak dibatalkan atau tekan F8 untuk pilihan kod akaun tunai.

b) Bagi ruangan Company, taip kod company bagi cek tersebut. Untuk mendapatkan kod company, rujuk

langkah 3 (a) hingga 3 (g).

c) Bagi ruangan Payment No, masukkan nombor cek yang hendak dibatalkan.


AL


PEJABAT BENDAHARI


Halaman: 6/7

No. Semakan: 00

No. Isu: 02


7. Tekan F1. Skrin seperti di skrin 10 akan terpapar. Masukkan sebab-sebab pembatalan cek di dalam

ruangan Reason for cancellation dan tekan F1.

Skrin 10

8. Skrin 11 akan terpapar. Semak sekali lagi nombor cek yang hendak dibatalkan. Sekiranya nombor cek yang

hendak dibatalkan adalah betul, klik pada butang Yes.

Skrin 11

9. Sistem akan menjalankan proses pembatalan. Setelah selesai skrin seperti di skrin 12 akan terpapar.


AL


PEJABAT BENDAHARI


Halaman: 7/7

No. Semakan: 00

No. Isu: 02


Skrin 12

10. Klik OK. Untuk mencetak jernal, rujuk Arahan Kerja Penyediaan Jernal (UPM/OPR/BEN/AK024/AKN). 11. Rekodkan nombor rujukan jernal cek batal di dalam Daftar Serahan Jernal Cek Batal/Tamat Tempoh

(OPR/BEN/DF061/AKN) dan serahkan salinan jernal cek batal beserta dokumen asal kepada zon/seksyen kewangan berkenaan untuk tindakan bayaran balik.

II. TATACARA PEMBATALAN CEK YANG TIDAK PERLU DIGANTI. 12. Terima

a) Surat/memo permohonan pembatalan cek dari Pembekal/Staf/Seksyen/Zon Kewangan/Unit Kewangan, dan

b) Cek Fizikal yang berkenaan (sekiranya ada).

13. Bagi cek yang masih dalam tempoh laku, ikuti langkah 3 hingga 10 dan langkah seterusnya rujuk Manual

Kerja Proses Pembayaran M003. 14. Bagi cek yang sudah tamat tempoh laku, sediakan jernal pelarasan dengan mendebitkan akaun tunai (S-01-

00000-xx-A11101) dan mengkreditkan akaun vot peruntukan cek tersebut. Rujuk Arahan Kerja Penyediaan Jernal (UPM/OPR/BEN/AK024/AKN).

15. Cetak transaksi jernal. Rujuk Arahan Kerja Penyediaan Jernal (UPM/OPR/BEN/AK024/AKN).


AL

operasi perkhidmatan sokongan halaman: 1/7 no....

Documents