penyelenggaraan cek lot

30
Kursus Pemantapan Operasi Jabatan GFMAS: Modul AP Nota Peserta 6 – Penyelenggaraan Cek Lot & Proses Bayaran page 6-1 PENYELENGGARAAN CEK LOT A. PENYEDIAAN CEK LOT BARU KOD TRANSAKSI : FCHI 1. Pastikan Cek Lot sentiasa mencukupi sebelum pengguna mencetak cek (sebelum klik pada butang print out di F110). 2. Rujuk medan Number Status : No yang dipaparkan adalah no cek yang terakhir dijana. Payment Run seterusnya akan mengikut no cek seterusnya dan no cek terakhir digunakan akan dikemaskini di ruang tersebut. 3. Pastikan jumlah cek kosong adalah mencukupi bagi payment run yang dibuat dengan mengira ‘check number to’ – ‘number status’. 4. Masukkan next lot sekiranya terdapat lot cek yang baru dan automatik ia akan terus menjana no cek daripada lot cek kedua sekiranya cek di lot pertama habis digunakan. 5. Sekiranya no cek seterusnya daripada kotak cek baru adalah berturutan daripada no cek terakhir di cek lot yang digunakan/sedia ada, pengguna boleh menambah di cek lot yang sama dengan memasukkan no cek terakhir (kotak baru) di medan ’check number to’.

Upload: vanhanh

Post on 14-Jan-2017

257 views

Category:

Documents


1 download

TRANSCRIPT

Kursus Pemantapan Operasi Jabatan GFMAS: Modul AP Nota Peserta

6 – Penyelenggaraan Cek Lot & Proses Bayaran page 6 - 1

PENYELENGGARAAN CEK LOTA. PENYEDIAAN CEK LOT BARU KOD TRANSAKSI : FCHI

1. Pastikan Cek Lot sentiasa mencukupi sebelum pengguna mencetak cek

(sebelum klik pada butang print out di F110).

2. Rujuk medan Number Status : No yang dipaparkan adalah no cek yang terakhir

dijana. Payment Run seterusnya akan mengikut no cek seterusnya dan no cek

terakhir digunakan akan dikemaskini di ruang tersebut.

3. Pastikan jumlah cek kosong adalah mencukupi bagi payment run yang dibuat

dengan mengira ‘check number to’ – ‘number status’.

4. Masukkan next lot sekiranya terdapat lot cek yang baru dan automatik ia akan

terus menjana no cek daripada lot cek kedua sekiranya cek di lot pertama habis

digunakan.

5. Sekiranya no cek seterusnya daripada kotak cek baru adalah berturutan

daripada no cek terakhir di cek lot yang digunakan/sedia ada, pengguna boleh

menambah di cek lot yang sama dengan memasukkan no cek terakhir (kotak

baru) di medan ’check number to’.

Kursus Pemantapan Operasi Jabatan GFMAS: Modul AP Nota Peserta

6 – Penyelenggaraan Cek Lot & Proses Bayaran page 6 - 2

B. PENYEDIAAN LOT CEK BAGI CEK MANUAL KOD TRANSAKSI : FCHI1. Cek Manual – Cek yang disediakan secara manual atas sebab tertentu (tanpa

melalui sistem GFMAS).

2. Situasi : Cek perlu dikeluarkan segera untuk pembayaran penting semasa

Sistem GFMAS down, black out atau baucar bayaran masih tidak

didaftarkan/diproses di GFMAS.

3. Sekiranya BB telah berdaftar/baru didaftarkan di GFMAS tetapi cek telah

dikeluarkan secara manual, sila masukkan jenis bayaran : M (Manual).

4. Pastikan √ di Non-sequential pengguna boleh menggunakan cek tanpa

mengikut susunan.

5. Pastikan supaya nombor cek lot ini tidak digunakan sebagai cek lot bagi variant

CEK di kod transaksi F110.

Kursus Pemantapan Operasi Jabatan GFMAS: Modul AP Nota Peserta

6 – Penyelenggaraan Cek Lot & Proses Bayaran page 6 - 3

PROSES PEMBAYARAN AP

A. KEUTAMAAN SEMASA MENJALANKAN PAYMENT RUN

Format ID Bayaran:-

A B xxx = C P 001

Payment Tujuan Pembayaran Urutan nombor Cek Pukal No. SiriMethod mengikut keperluan

A merujuk kepada : C = Payment Method CekT = Payment Method EFT

B merujuk kepada : P = Tujuan bayaran untuk PukalG = Tujuan bayaran untuk Gaji

XXX : Urutan nombor yang akan digunakan

NOTA :! Sistem GFMAS tidak mengawal ID Bayaran yang sama pada tarikh yang berlainan. Sekiranya ID

Bayaran tersebut tidak dikemaskini dengan teratur, ini akan menyebabkan masalah ID Bayaranbertindan dan pembayaran EFT gagal dimuat turun dari DTB ke bank.

! Setiap Pejabat Perakaunan perlu menyimpan maklumat ID Bayaran tersebut secara kemas danteratur di dalam buku daftar untuk semakan bagi operasi harian Pejabat Perakaunan.

! Urutan nombor ini adalah mengikut kesesuaian Pejabat Perakaunan masing-masing samadauntuk bermula dengan urutan nombor siri yang baru atau kekal dengan sedia ada.

Bil Jenis Variant Kod Vendor Keterangan ContohPayment ID

1 Pukal Cek Pukal 2000000 – 2099999 Payment methodyang disediakanadalah C(Cek)

CP001CP002

EFTPukal

2000000 – 2099999 Payment methodadalah T (EFT)

TP001TP002

2 Gaji CekPayroll

2100000 – 2999999 Payment methodyang adalah C (Cek) CG001

CG002

4 Cek Cek 1000000000 –Z999999999

Payment methodadalah C(Cek).Termasuk baucarbayaran Panjar.

C0001C0002

5 EFT EFT 1000000000 –Z999999999

Payment methodadalah T(EFT).Termasuk baucarbayaran Panjar.

T0001T0002

6 Cek Manual CekManual

1000000000 –Z999999999

Payment methodadalah M (Manual).Sekiranya perlu.

CM001CM002

Kursus Pemantapan Operasi Jabatan GFMAS: Modul AP Nota Peserta

6 – Penyelenggaraan Cek Lot & Proses Bayaran page 6 - 4

B. PROSES BAYARAN MELALUI CEK (JENIS BAYARAN : C)

PROSES KERJA1. Automatic Scheduling of Payment Program Kod Transaksi : F110s

Cara automatik dengan mengambil variant- CEK yang telah disediakan.Payment proposal akan dischedule.

2. Diikuti Automatic Payment Transaction Kod Transaksi : F110Memaparkan Payment Proposal yang telah discheduled di F110. Pilih run datedan identification yang dimasukkan semasa F110s.

NOTA:Bagi memastikan ID Payment tidak bertindih, jujukan ID Payment yang telahdigunakan sebelum ini boleh disemak di Run Date dan masukkan tarikhsebelum tarikh semasa.

Kursus Pemantapan Operasi Jabatan GFMAS: Modul AP Nota Peserta

6 – Penyelenggaraan Cek Lot & Proses Bayaran page 6 - 5

3. Klik butang Proposal bagi melihat item –item yang perlu dibayar.Rujuk bilangan item dan jumlah amaun yang akan dibayar kepada penerima dimedan Number of line item dan Outgoing Payment.

4. Melaksanakan proses Payment Run.

Exceptionsbermaksud jenisbayaran berlainanatau baucartersebut telah diblokuntuk posting(dikecualikan).Semakan lanjutboleh dilakukan diFBL1N.

Kursus Pemantapan Operasi Jabatan GFMAS: Modul AP Nota Peserta

6 – Penyelenggaraan Cek Lot & Proses Bayaran page 6 - 6

5. Proses payment run akan selesai apabila bilangan generated dan bilangancompleted adalah sama. Baris ketiga akan berubah kepada ‘Payment run hasbeen carried out’

6. Cetakan Cek (Pastikan printer telah diset dan dan sedia digunakan). Klik butangPrint Out/Data Medium. Pastikan variant CEK dimasukkan.

7. Klik butang .

Kursus Pemantapan Operasi Jabatan GFMAS: Modul AP Nota Peserta

6 – Penyelenggaraan Cek Lot & Proses Bayaran page 6 - 7

8. Skrin Maintain Variant : Report ZRFFOUS_C, Variant CEK akan dipaparkan

9. Sila pastikan/kemaskini house bank, account id dan cek lot yang betul supayacek dapat dijana dengan betul.Untick pada kotak print immediately supaya cekdisimpan di dalam spool terlebih dahulu.

NOTA:Business Area tidak perlu dimasukkan. Pastikan cek lot yang digunakan dapatmenampung bilangan cek yang akan dijana. Rujuk kod transaksi FCHI.

10.Klik butang Save.

11.Klik pada tab Status.

Kursus Pemantapan Operasi Jabatan GFMAS: Modul AP Nota Peserta

6 – Penyelenggaraan Cek Lot & Proses Bayaran page 6 - 8

12.Setelah selesai proses pembayaran, klik pada butang ’Printout’ bagi mencetakcek.

13.Tick pada start immediately. Klik √. Proses menjana no. cek bagi setiap dokumenKZ akan dijalankan.

14.Klik pada butang Payment.

15.Skrin log bagi payment akan dipaparkan. Klik pada Print Job.

Kursus Pemantapan Operasi Jabatan GFMAS: Modul AP Nota Peserta

6 – Penyelenggaraan Cek Lot & Proses Bayaran page 6 - 9

16.Spool number akan dipaparkan.

17.Semak di kod transaksi SP01 untuk mencetak cek.

18.Klik 2 kali di nombor spool dan pastikan unthick □ delete after printing if noerrors.

NOTA:Bagi proses pembayaran gaji/ pukal, pilih variant Cek- Pukal atau Cek-Payroll(Rujuk Kod Vendor Master). Seterusnya, lakukan langkah 2 hingga 18 samaseperti di atas.

Kursus Pemantapan Operasi Jabatan GFMAS: Modul AP Nota Peserta

6 – Penyelenggaraan Cek Lot & Proses Bayaran page 6 - 10

LATIHAN 6: MASALAH CEK LOT HABISLaksanakan langkah-langkah yang perlu diambil sekiranya berlaku masalah lot

cek telah habis digunakan, tetapi cek tidak dapat dicetak secara lengkap di

payment run.

1. Rujuk mesej ralat di F110 paymentprint job

2. Pergi ke kod transaksi SP01 sekiranya terdapat nombor cek telah dijana bagi

beberapa dokumen dalam payment id tersebut.

3. Semak di FBL1N masukkan vendor account, payment method (C), clear item

(tarikh payment run dijalankan) execute.

4. Skrin Vendor Line Item Display dipaparkan.

Kursus Pemantapan Operasi Jabatan GFMAS: Modul AP Nota Peserta

6 – Penyelenggaraan Cek Lot & Proses Bayaran page 6 - 11

5. Klik pada butang Change Layout .

6. Masukkan Check Number from daripada ke , klik

pada

7. Nombor cek akan dipaparkan di field Check Number from bagi dokumen KZ

yang telah dijanakan no cek.

Kursus Pemantapan Operasi Jabatan GFMAS: Modul AP Nota Peserta

6 – Penyelenggaraan Cek Lot & Proses Bayaran page 6 - 12

8. Senaraikan No. dokumen KZ yang tidak mempunyai nombor cek.

9. F110 masukkan run date dan identification yang sama untuk menjana nombor

cek semula.

10. Klik printout/data medium Variant :CHQRESTART Klik Maintain Variants

Kursus Pemantapan Operasi Jabatan GFMAS: Modul AP Nota Peserta

6 – Penyelenggaraan Cek Lot & Proses Bayaran page 6 - 13

11. Masukkan maklumat berikut:

12. Klik butang Save .

13. Klik butang Back dan skrin berikut akan dipaparkan.

14. Klik butang Save .

15. Klik tab Status .

16. Klik butang print out .

17.Laksanakan proses mencetak cek seperti biasa. Spool akan dikeluarkan bagi no

cek yang telah dijana.

b

a

a. Masukkan Programrun date dan IDbayaran berkaitan.

b. Masukkan No CekLot baru yang telahdiwujudkan.

c. Masukkan Restartfrom Check Numberhanya sekiranya nocek telah dijana.

d. Masukkan No KZyang ingin dijanacek.

cd

Kursus Pemantapan Operasi Jabatan GFMAS: Modul AP Nota Peserta

6 – Penyelenggaraan Cek Lot & Proses Bayaran page 6 - 14

RALAT SEMASA MEMBUAT PROPOSAL ATAU PAYMENT RUN

Bil Mesej Ralat Tindakan1 Proposal has been cancelled Salah satu sebab adalah temporary

table yang digunakan telah penuh. Rujuk log di F110 Additional Log Payment run log dan semak padamesej ralat tersebut.

Sila cuba refresh status melalui Edit Payment After termination Draw up again Refresh status

Sila log ke SOLMAN untuk dibantuoleh pihak BTPM (Functional/BASIS) atau pegawai teknikal disetiap AO/SAD sekiranya masalahmasih berterusan.

2 Payment run has been cancelled

3 Posting order: generated TIDAKSAMA completed

4 Job was released on 10.xx.xx.xx Salah satu sebab adalah background jobyang banyak dan sedang diproses. Sila maklumkan kepada pegawai

teknikal di AO/SAD untuk semak diSM37 bagi job yang masih aktif untukdiambil tindakan.

Jika gagal, sila log ke SOLMANuntuk dibantu oleh pihak BTPM(Functional /BASIS).

Di F110, klik Status untuk refresh.

5 Company Code FGOM/FGOM doesnot appeared in proposaldd.mm.yyyy, payment id ; correct

Tiada BB yang ingin diproses (tiadaopen item yang dimasukkan di dalamproposal). Sila semak kembali di FBL1N,vendor master, tarikh posting dan jenisbayaran yang betul.

6 Printing data and log have beendeleted

Pengguna telah menghapuskanpayment run yang telah selesai(generated and completed). Output bagipayment run tersebut tidak dapat dijana(tiada cek/ eft). Pengguna adalahdiingatkan supaya TIDAK melakukandelete output tanpa merujuk kepadaBPTM terlebih dahulu.

Kursus Pemantapan Operasi Jabatan GFMAS: Modul AP Nota Peserta

6 – Penyelenggaraan Cek Lot & Proses Bayaran page 6 - 15

C. PROSES BAYARAN MELALUI EFT (JENIS BAYARAN :T)

PROSES KERJA1. Automatic Scheduling of Payment Program Kod Transaksi : F110s

Cara automatik dengan mengambil variant- EFT yang telah disediakan.Payment proposal akan dischedule.

2. Diikuti Automatic Payment Transaction Kod Transaksi : F110Memaparkan Payment Proposal yang telah disheduled di F110s. Laksanakanproses payment run.

NOTA:Semak sekali lagi ID Bayaran bagi memastikan ID adalah betul. Sekiranya IDBayaran bertindan maklumkan segera ke BPTM dan JANGAN lakukan prosespayment run.

Kursus Pemantapan Operasi Jabatan GFMAS: Modul AP Nota Peserta

6 – Penyelenggaraan Cek Lot & Proses Bayaran page 6 - 16

3. Baris ketiga akan memaparkan ‘Payment run is running’. Klik butang Proposalbagi melihat item –item yang perlu dibayar. Rujuk bilangan item dan

jumlah amaun yang akan dibayar kepada penerima di medan Number of lineitem dan Outgoing Payment.

4. Proses payment run akan selesai apabila bilangan generated dan bilangancompleted adalah sama. Baris ketiga akan berubah kepada ‘Payment run hasbeen carried out’.

NOTA:Sekiranya terdapat ralat mesej pada tab Status sila rujuk dan ambil tindakanseperti di page 6-14.

Kursus Pemantapan Operasi Jabatan GFMAS: Modul AP Nota Peserta

6 – Penyelenggaraan Cek Lot & Proses Bayaran page 6 - 17

5. Teruskan proses Kelulusan 1 EFT Kod transaksi ZRAP011

6. Senarai maklumat penerima bayaran EFT akan dipaparkan. PASTIKAN bilanganrekod di ZRAP011 supaya sama dengan rekod di F110, seterusnya prosesZRAP011 boleh dilakukan seperti biasa.

7. Lakukan proses seperti biasa.

0 TERIMA

Klik untuk meluluskan dokumen

Kursus Pemantapan Operasi Jabatan GFMAS: Modul AP Nota Peserta

6 – Penyelenggaraan Cek Lot & Proses Bayaran page 6 - 18

8. Seterusnya, lakukan proses penghantaran EFT ke Desktop Banking.Muat Turun EFT Kod Transaksi ZRAP012

9. Senarai ID pembayaran dipaparkan.Tick √ pada pembayaran yang perlu dihantarke DTB dan klik pada butang SAVE untuk muat turun ke DTB.

2) Klik butang untukmuatturun EFT.

1) Klik ID bayaranyang dikehendaki.

Kursus Pemantapan Operasi Jabatan GFMAS: Modul AP Nota Peserta

6 – Penyelenggaraan Cek Lot & Proses Bayaran page 6 - 19

10.Senarai penerima bayaran EFT yang dimuat turun ke DTB dipaparkan.

11.Klik pada butang printer dan masukkan ke dalam spool. Maklumat ini bagimemastikan jumlah pembayaran EFT adalah sama dengan jumlah pembayaranEFT yang diterima di DTB.

NOTA:Pastikan jumlah rekod pada laporan yang dijana adalah sama denganjumlah rekod di ZRAP011. Sekiranya rekod yang dimuat turun tidak sama, silaSOLMAN kepada BPTM. Jangan lakukan pembayaran di DTB sehinggadiberitahu.

12.Proses DTB ke BankDilakukan mengikut Arahan Kerja Bank setiap AO. Pastikan Fail AK dan CRditerima daripada bank dan masukkan fail tersebut ke dalam folder IN. WebMethod akan mengambil fail tersebut secara automatik untuk menjana notifikasipembayaran EFT.

NOTA:AO perlu muat turun fail AP501 (Fail AK) dan AP502 ( Fail CR) SETIAP HARI.Fail ini digunakan untuk penghantaran makluman pembayaran EFT melaluiemel, surat, SMS dan laman web.

3) Klik untukcetak laporan.

Kursus Pemantapan Operasi Jabatan GFMAS: Modul AP Nota Peserta

6 – Penyelenggaraan Cek Lot & Proses Bayaran page 6 - 20

RALAT SEMASA PROSES BAYARAN EFT

Bil Mesej Ralat Tindakan1. Ralat ’Tiada Rekod’/

Jumlah rekod dan amaun’0’/ Jumlah EFT yangdiluluskan dan dimuatturun tidak sama.

Semak semula di ZRAP011 untuk jumlahrekod dan amaun.

Semak di ZRAP030. Kemungkinan ada EFTtelah dibatalkan, ID Pembatal dinyatakan.(Sila rujuk prosedur pembatalan EFT).

Tindakan seterusnya;Bagi baki rekod bayaran EFT yang tidakdibuat bayaran di DTB, sediakan penyatapemungut. Ini kerana rekod pembayaran telahsempurna dilaksanakan di dalam sistemGFMAS dan baucar bayaran telahpunberstatus 8. Bank bayaran outgoing jugatelah dicaj seperti berikut :

DT VotKT Bank Bayaran Outgoing

Untuk membolehkan penggantian baucarbayaran dibuat, adalah penting untukmenyediakan penyata pemungut untukmenggantikan tunai keluar di caj semula kedalam buku tunai pejabat perakaunan

DT Bank Bayaran IncomingKT Vot/Amanah asal

Kemudian, sediakan BB gantian dibayarkepada penerima bayaran terbabit. Baucarbayaran gantian hendaklah dibuat sepertiberikut:

DT Vot/Amanah asalKT Bank Bayaran Outgoing

Teruskan proses bayaran BB seperti biasa.

Kursus Pemantapan Operasi Jabatan GFMAS: Modul AP Nota Peserta

6 – Penyelenggaraan Cek Lot & Proses Bayaran page 6 - 21

Bil Mesej Ralat Tindakan2. Ralat ’Ralat semasa

menghantar data’/ Statustidak berubah/Penghantaran Faildibatalkan oleh AO/Unsuccessful upload keDTB

AO perlu log masalah ke SOLMAN; AO perlu berhubung dan mendapatkan

pengesahan daripada bank bahawa fail yangbermasalah tidak/ belum diproses bagimengelakkan pembayaran berganda. (Sila ccsalinan emel pengesahan daripada bank [email protected]);

BPTM akan mengambil tindakan HANYAselepas mendapat emel pengesahan bank;

AO akan dihubungi untuk tindakanselanjutnya.

3. Ralat ’ATTEMPT SET UPCONNECTION FAILED’ /Runtime Error TIME_OUT

Mohon pegawai teknikal di AO untukmemastikan server DTB berfungsi.

Sekiranya masalah masih berlaku, mohon logisu di SOLMAN untuk semakan/ tindakanlanjut BPTM.

4. Masalah ID Paymentsama pada tarikh berlainan

AO perlu berhubung dengan bank untukmemproses fail EFT tersebut. (Sistem di bankmenyemak kandungan fail tersebut(TAHUN+PAYMENT ID) bagi mengatasimasalah bayaran berganda.)

Sekiranya bank tidak dapat memproses failtersebut AO perlu melaksanakan prosedurpembatalan EFT dengan menyediakan PPbagi membatalkan EFT tersebut dan membuatBB baru.

Adalah diingatkan AO supaya berhati-hati dansentiasa menyemak daftar ID bayaran bagimengelakkan perkara yang sama berulang.

Kursus Pemantapan Operasi Jabatan GFMAS: Modul AP Nota Peserta

6 – Penyelenggaraan Cek Lot & Proses Bayaran page 6 - 22

D. PROSES BAYARAN MELALUI TELEGRAPHIC TRANSFER / BANK DRAFT(POSTING SLIP) (JENIS BAYARAN: D)

PROSES KERJA1. Lakukan Post Outgoing Payment: Header Data di Kod Transaksi: F-53

selepas BB diluluskan, Proses ini akan menjana dokumen KZ tanpa sebarangpenghantaran bayaran kepada penerima (Cek/EFT) dan akan dikemaskini kedalam buku tunai bayaran.

2. Masukkan maklumat: Document Date Company Code Posting Date Period Matawang

Bank data : Account –GL Account Bank Bayaran ‘Outgoing’ Business Area Amount Assignment –No TT /Posting Slip bagi memudahkan bank reconciliation. Profit Center – Jab/PTJ AO

Open item selection : Account – Vendor Master. Account Type : K

3. Klik butang Process Open Items.

Kursus Pemantapan Operasi Jabatan GFMAS: Modul AP Nota Peserta

6 – Penyelenggaraan Cek Lot & Proses Bayaran page 6 - 23

4. Klik pada butang . Kemudian klik butang

5. Klik 2 kali pada amaun yang diperlukan.

6. Pastikan amaun pada Amount entered sama dengan amaun Assigned

7. Klik Save. Nombor dokumen GFMAS akan dipaparkan.

8. Rujuk kod transaksi FBL1N bagi memastikan dokumen bayaran KZ telahdiwujudkan.

Kursus Pemantapan Operasi Jabatan GFMAS: Modul AP Nota Peserta

6 – Penyelenggaraan Cek Lot & Proses Bayaran page 6 - 24

E. PROSES BAYARAN MELALUI CEK MANUAL (JENIS BAYARAN : M)

PROSES KERJA1. Automatic Scheduling of Payment Program Kod Transaksi : F110s

Cara automatik dengan mengambil variant- CEK MANUAL yang telahdisediakan. Payment proposal akan dischedule.

2. Diikuti dengan F110 yang memaparkan Payment Proposal yang telah disheduled di F110s.

3. Laksanakan proses payment run.

4. Cek manual telah dikeluarkan tanpa melalui sistem GFMAS. Oleh itu, penggunatidak perlu tick butang Printout bagi menjana nombor cek.

5. Kemaskini nombor cek yang telah dikeluarkan di Kod Transaksi FCH5menggunakan nombor payment document KZ. Ia bertujuan bagi memudahkanpenyesuaian bank dilakukan.

6. Pastikan nombor cek tersebut diambil daripada cek lot manual.

Kursus Pemantapan Operasi Jabatan GFMAS: Modul AP Nota Peserta

6 – Penyelenggaraan Cek Lot & Proses Bayaran page 6 - 25

F. PROSES BAYARAN MELALUI HR

PROSES KERJA1. HR Cheque Printing Kod Transaksi: ZRPY059

Program ini akan dilarikan apabila pengguna telah menerima satu laporan cekHR (ZRPY057) dari unit gaji. Laporan ini mengandungi run date, file id, PayrollPosting (PP) Run No dan data penerima bayaran yang akan digunakan semasaproses pembayaran cek HR ( ZRPY059)

2. Terdapat 3 jenis cara bayaran untuk cek HR iaitu :a. C (cek) – untuk kakitangan individub. P (Payee Cheque) – dikumpulkan mengikut kod penerima bayaran seperti

rawatan perubatan, arahan nafkah, arahan mahkamah, dan potongan BSN-sijil simpanan.

c. S (Saraan) – dikumpulkan mengikut kod bank ( arahan nafkah dan arahanmahkamah)

3. Pastikan ZRPY059 dilarikan untuk semua jenis cara bayaran ( C/ P/ S ). Larianuntuk semua jenis bayaran mesti dilarikan secara berasingan dan tidakdilakukan serentak dengan proses bayaran F110.

4. Senarai cek HR akan dihantar ke spooler. Sila semak di SP01, di manapengguna akan menggunakan spool ini untuk mencetak cek.

Contoh Laporan

ZRPY057

Kursus Pemantapan Operasi Jabatan GFMAS: Modul AP Nota Peserta

6 – Penyelenggaraan Cek Lot & Proses Bayaran page 6 - 26

NOTA:Pastikan semua maklumat yang terdapat di dalam laporan ZRPY059 adalahsama dengan maklumat yang terdapat di dalam laporan ZRPY057.

Skrin HR

CHEQUE

PRINTING

(ZRPY059)

Maklumat dimasukkanberdasarkan laporanZRPY057

Sila tandakan √pada PaymentDifferent Month bagimengelakkan ralat

Larian ujian

ZRPY059

Kursus Pemantapan Operasi Jabatan GFMAS: Modul AP Nota Peserta

6 – Penyelenggaraan Cek Lot & Proses Bayaran page 6 - 27

5. Pengwujudan Dokumen Dan No Cek Bagi Pembayaran Melalui HRKod Transaksi: ZRPY062

Program ini perlu dilarikan supaya maklumat cek HR tersebut dapat dikemaskinike FI. (Caj pada GL bank bayaran)

6. Memaparkan senarai cek mengikut akaun GL.7. Akan dipaparkan di dalam laporan Cek/ EFT/ Posting Slip ( ZRAP002 )

NOTA:Pastikan ZRPY062 dilarikan selepas ZRPY059 selesai dilaksanakan atausebelum bulan tersebut ditutup. Sekiranya bulan telah ditutup, sediakan jurnalpelarasan S6.

Skrin untukZRPY062.

LaporanZRPY062.

Kursus Pemantapan Operasi Jabatan GFMAS: Modul AP Nota Peserta

6 – Penyelenggaraan Cek Lot & Proses Bayaran page 6 - 28

8. Mengosongkan Akaun Penyelesaian Amanah Pembayaran Melalui HRKod Transaksi: ZRPY094

Tujuan program ini dilarikan adalah untuk mengosongkan akaun penyelesaianamanah pembayaran melalui HR yang berbaki kredit di mana program ZRPY094akan membuat pelarasan baki debit dan kredit di peringkat PTJ dan PejabatPerakaunan (PP).

9. Program ini dilaksanakan supaya tiada baki wujud di akaun penyelesaianamanah di peringkat PP dan Jab/PTJ di laporan C350 (Laporan TerperinciAmanah, Tunai, Pelaburan & Pinjaman), C351 dan A441 (Penyata AkaunAmanah, Tunai, Pelaburan & Pinjaman )

Skrin untukZRPY094

Pastikan semuaruangan di isi

LaporanZRPY094

No.dokumen akan dijana selepas lariansebenar dilaksanakan

Kursus Pemantapan Operasi Jabatan GFMAS: Modul AP Nota Peserta

6 – Penyelenggaraan Cek Lot & Proses Bayaran page 6 - 29

10.Lakukan semakan Akaun Amanah berbaki kosong selepas larian ZRPY094 diKod Transaksi: FBL3N

11.Larikan proses Automatic Clearing di Kod Transaksi: F.13Setiap akhir bulan pengguna perlu melarikan automatic clearing (F.13) selepasmelaksanakan program ZRPY094 bagi open item di FBL3N yang mempunyai’field assignment’ yang sama.

12.Semak assignment yang sama telah di padankan untuk proses clearing.

No assignment =No. dokumen HR

Berbakikosong

Isikan G/L AkaunAmanah Gaji

Kursus Pemantapan Operasi Jabatan GFMAS: Modul AP Nota Peserta

6 – Penyelenggaraan Cek Lot & Proses Bayaran page 6 - 30

RALAT SEMASA LARIAN PROSES BAYARAN MELALUI HR

Bil Mesej Ralat Tindakan

1. Pengguna terlupa untukmelarikan ZRPY062 padabulan yang sama.

Pengguna perlu melakukan jurnal jenis S6pada bulan berikutnya.Pastikan jurnal S6 dikuncimasuk menggunakan Jab/PTJ asal.

2. Pengguna terlupa untukmelarikan ZRPY062 &ZRPY094 pada bulan yangsama.

Pengguna perlu melakukan jurnal jenis S6pada bulan berikutnya.Pastikan jurnal S6 dikuncimasuk menggunakan Jab/PTJ asal.

3. Pengguna terlupa untukmelarikan ZRPY094 selepasZRPY062 pada bulan yangsama.

Pengguna perlu melakukan jurnal jenis S2pada bulan berikutnya.Pastikan jurnal yangdikunci masuk menggunakan transaksi yangbetul.Dt Akaun penyelesaian Amanah

(Caj ke PTJ)Kt Akaun Penyelesaian Amanah

( Caj ke PP)

4. Terdapat open item di FBL3N Pengguna perlu melarikan automatic clearing(F.13) selepas melaksanakan progaramZRPY094 setiap akhir bulan.

Sila lakukan manual clearing di F-03 bagi’field assignment’ yang tidak sama.