7 - proses gantian_batal cek eft.pdf

Kursus Pemantapan Operasi Jabatan GFMAS: Modul AP Nota Peserta

7 - Proses Cetak Semula, Pembatalan & Gantian Cek/ EFT Page 7 - 1

PROSES CETAK SEMULA, PEMBATALAN & GANTIAN CEKA. PROSES CETAK SEMULA CEK

Tujuan1. Mencetak semula cek sekiranya nombor cek telah dijana oleh sistem, tetapi

cek fizikal masih belum dicetak disebabkan ralat pencetak atau ‘spool’

dihapuskan.

2. Cek yang dicetak semula menggunakan maklumat dan nombor cek yangsama dengan cek asal yang dijana.

3. Berlaku masalah lot cek telah habis digunakan, tetapi cek tidak dapat dicetak

secara lengkap di payment run.

CARA 1: CETAK SEMULA LEBIH DARIPADA SEKEPING CEKKOD TRANSAKSI: F110

Proses ini boleh digunakan untuk mencetak semula > sekeping cek.

Digunakan untuk mencetak semula cek selain daripada cek manual (M) dan

cek saraan.

1. Pilih ‘Run Date’ dan ‘Identification’ bagi cek yang hendak dicetak semula.

2. Pada tab pilih variant CHQRESTART untuk program

ZRFFOUS_C.

3. Klik .



4. Skrin Maintain Variant : Report ZRFFOUS_C, Variant CHQRESTART

akan dipaparkan. Masukkan ‘Program Run Date’ dan ‘Identification

Feature’ yang dipilih.

5. Masukkan nombor cek yang hendak dicetak semula di ruangan ‘Restart

from Check Number’.

NOTA:Bagi kes no spool/ no cek tiada masukkan No KZ pada Payment Document No.

(Semak clearing no di FBL1N)

6. Semak pilihan Print Control dan pastikan tanda pada Print Checks dan

pilihan pencetak pada Printer adalah betul. Print Immediately tidak perlu

ditanda. Klik .



7. Skrin Information: Values of variant CHQRESTART saved for specified

screens only akan dipaparkan. Klik .

8. Mesej Values of variant CHQRESTART saved akan dipaparkan. Klik .



9. Skrin Automatic Payment Transactions: Printout and DME akan

dipaparkan.Klik pada tab .

10. Skrin Exit editing : Save Data? akan dipaparkan. Klik .



11. Mesej Details have been saved for the run on 24.03.07 MM001akan

dipaparkan.Lakukan proses cetakan semula dengan klik pada ikon

.

12. Skrin Schedule Print akan dipaparkan. Klik

13. Masukkan Job Name.

14. Klik .



15. Mesej Print job F110-YYYYMMDD-Identification – RESTART has been

scheduled akan dipaparkan.Klik untuk memaparkan senarai

‘payment run log’

16. Skrin Select Log akan dipaparkan.Klik dua kali pada log yang dikehendaki


7 - Proses Cetak Semula, Pembatalan & Gantian Cek/ EFT - 7

17. Skrin Job Log Entries for job F110-20070324-MM001 – RESTART /

12341901 akan dipaparkan. Dapatkan ‘spool number’ dan teruskan dengan

proses cetakan cek.



CARA 2: CETAK SEMULA SEKEPING CEK KOD TRANSAKSI: FBZ5 Proses ini boleh digunakan untuk mencetak semula sekeping cek sahaja.

Digunakan untuk mencetak semula cek selain daripada cek manual (M) dan cek

saraan.

Berdasarkan nombor cek yang hendak dicetak semula, tentukan no KZ

(dapatkan daripada FCHN)

1. Di skrin FCHN, masukkan nombor cek yang hendak dicetak semula.

2. Klik .

3. Skrin Check Register akan dipaparkan. Dapatkan nombor dokumen

pembayaran (KZ)



4. Di skrin FBZ5, masukkan maklumat berikut :

Document Number : Payment Document Number (KZ)

Company Code : FGOM

Fiscal Year :

5. Payment Method : C

6. Masukkan nama pencetak untuk mencetak cek di medan Printer for Form.

Pastikan ’untick’ pada Print immediately.

7. Klik untuk memaparkan maklumat cek yang hendak dicetak semula.

8. Skrin Display Check Information akan dipaparkan.Klik untuk kembali

kepada skrin Print Form for Payment Document.



9. Di pilihan menu, pilih Check > Print.

10. Skrin Print Check akan dipaparkan. Pilih .

11. Skrin International Payment Medium – Check (with check management) akan

dipaparkan. Dapatkan ‘spool number’ dan teruskan dengan proses cetakan

cek



CARA 3: CETAK SEMULA CEK SARAAN KOD TRANSAKSI: ZRPY059 Proses ini boleh digunakan untuk mencetak semula > sekeping cek.

Digunakan untuk mencetak semula cek saraan.

1. Di skrin HR Check Printing, Pilih ‘Program Run Date’ dan ‘Identification

feature ’ bagi cek yang hendak dicetak semula. Seterusnya masukkan

maklumat berikut:

Paying Company code : FGOM

Payment Method : C/P/S

House bank :

Account ID :

Business Area :

Check lot number :

HR Doc No. :

2. Printer Name : Printer untuk mencetak cek

3. Tandakan kotak dan masukkan no cek yang hendak dicetak

semula.



4. Klik untuk memastikan maklumat cek yang hendak dicetak

semula adalah betul.

5. Setelah pasti maklumat tepat, untick test run dan klik butang .

6. Skrin Information: Hasil Output telah dihantar ke Spool akan dipaparkan. Klik

pada .

7. Skrin HR Check Printing akan dipaparkan. Di ‘Menu Bar’, pilih System > Own

Spool Request untuk mendapatkan ‘spool number’ dan teruskan dengan

proses cetakan cek saraan.

7



B. PROSES PEMBATALAN & GANTIAN CEKTujuan1. Mencetak semula cek dengan cara membatalkan cek lama dan

menggantikannya dengan cek baru.

2. Cek lama perlu diserahkan kepada JANM/JMS sebelum proses gantian cek baru

dibuat untuk mengelakkan pembayaran dibuat dua kali.

3. Cek yang dicetak semula menggunakan nombor cek yang baru.

4. Proses ini digunakan bagi cek-cek yang < 90 hari.

CARA 1: GANTIAN LEBIH DARIPADA SEKEPING CEK KOD TRANSAKSI: F110 Proses ini boleh digunakan untuk membatal dan menggantikan samada >

sekeping cek.

Proses ini digunakan sekiranya cek masih belum diedarkan kepada PTJ atau

penerima.

Cek yang diganti menggunakan maklumat yang sama dengan cek asalkecuali nombor cek.

Pastikan cek asal masih belum dibatalkan.

Digunakan untuk membatal dan menggantikan cek selain daripada cek manual

(M) dan cek saraan.

Bagi cek dari baucar bayaran eSPKB, proses ini MESTI dilakukan pada hari

yang sama dengan hari cek asal dijana.



1. Pilih ‘Run Date’ dan ‘Identification’ bagi cek yang hendak diganti.

2. Pada tab : Pilih variant CEK_RPRNT untuk program

ZRFFOUS_C.

3. Klik pada .



4. Skrin Maintain Variant : Report ZRFFOUS_C, Variant CEK_RPRNT akan

dipaparkan. Masukkan ‘Program Run Date’ dan Identification Feature’ yang

dipilih.

5. Tandakan kotak . Masukkan

no cek yang hendak dibatalkan di ruangan ’Check Number’ dan juga

maklumat pembatalan di ruangan ’Void reason code’.

6. Klik .



7. Skrin Information : Values of variant CEK_RPRNT saved for specified screens

only akan dipaparkan. Klik .

8. Mesej Values of variant CEK_RPRNT saved akan dipaparkan. Klik .



9. Skrin Automatic Payment Transactions: Printout and DME akan dipaparkan.

Klik pada tab .

10. Skrin Exit editing : Save Data? akan dipaparkan. Klik .



11. Mesej Details have been saved for the run on DD.MM.YYYY Identification

akan dipaparkan. Lakukan proses cetakan dengan klik pada .

12. Skrin Schedule Print akan dipaparkan. Klik

13. Masukkan Job Name.

14. Klik .



15. Mesej Print job F110-YYYYMMDD-ID has been scheduled akan dipaparkan.

Klik untuk memaparkan senarai ‘payment run log’.

16. Skrin Select Log akan dipaparkan.Klik dua kali pada log yang dikehendaki.

17. Skrin Job Log Entries for job F110-YYYYMMDD-ID / Spool No akan

dipaparkan. Dapatkan ‘spool number’ dan teruskan dengan proses cetakan

cek.



CARA 2: GANTIAN SEKEPING CEK KOD TRANSAKSI: FBZ5 Proses ini boleh digunakan untuk membatal dan menggantikan sekeping cek

sahaja.

Proses ini digunakan sekiranya cek masih belum diedarkan kepada PTJ atau

penerima.

Cek yang dicetak semula menggunakan maklumat yang sama dengan cekasal kecuali nombor cek.

Pastikan cek asal masih belum dibatalkan.

Digunakan untuk membatal dan menggantikan cek selain daripada cek

manual (M) dan cek saraan.

Bagi cek dari baucar bayaran eSPKB, proses ini MESTI dilakukan pada hari

yang sama dengan hari cek asal dijana.

Berdasarkan nombor cek yang hendak dicetak semula, tentukan no KZ

(dapatkan daripada FCHN)

1. Di skrin FCHN, masukkan nombor cek yang hendak dicetak semula.

2. Klik .



3. Skrin Check Register akan dipaparkan. Dapatkan nombor dokumen

pembayaran (KZ).

4. Di skrin FBZ5, masukkan maklumat berikut :

Document Number : Payment Document Number (KZ)

Company Code : FGOM

Fiscal Year :

Payment Method : C

Check lot number : No lot cek gantian

5. Masukkan pencetak untuk mencetak cek di medan Printer for Forms.

Pastikan ’untick’ pada kotak Print immediately.

6. Klik untuk memaparkan maklumat cek yang hendak dibatalkan.



7. Skrin Display Check Information akan dipaparkan. Klik pada ikon untuk

kembali kepada skrin Print Form for Payment Document.

8. Di pilihan menu, pilih Check > Print.



9. Skrin Print Check akan dipaparkan. Pilih butang .

10. Skrin ‘Reprint Check’ akan dipaparkan dan mesej ‘Check data and specify

void reason code’ akan dipaparkan pada penunjuk status di bawah skrin.



11. Di skrin Reprint Check, masukkan maklumat berikut :

Paying company code : FGOM

House bank :

Account ID :

Check number : Nombor cek yang hendak dibatalkan

Void reason code :

Check lot number : Nombor lot cek gantian

Printer for Forms : Printer untuk mencetak cek

12. Klik untuk melihat maklumat cek yang hendak dibatalkan.

13. Klik untuk kembali kepada skrin ‘Reprint Check’.



14. Pada pilihan menu, pilih Check > Reprint.

15. Mesej Check <number> voided, reprinted on check <new number> akan

dipaparkan.

16. Pada pilihan menu, pilih System > Own Spool Requests untuk mendapatkan

‘spool number’ dan teruskan dengan proses cetakan cek.



CARA 3: PEMBATALAN CEK TANPA MELIBATKAN REVERSAL DOKUMENBAUCAR BAYARAN KOD TRANSAKSI: FCH9 Proses ini boleh digunakan untuk membatal dan menggantikan sekeping cek

sahaja.

Proses ini digunakan samada cek telah/belum diedarkan kepada PTJ atau

penerima.

Digunakan untuk membatal dan menggantikan semua jenis cek termasuk

cek saraan.

Digunakan sekiranya pembatalan dibuat dalam bulan yang sama/berbeza

dan pembayaran semula dibuat melalui penyediaan Penyata Pemungut dan

Baucar Bayaran baru.

Proses ini TIDAK melibatkan pembatalan pembayaran (KZ).

1. Pada skrin FCH9 Void Issued Check, masukkan maklumat berikut :

Paying company code : FGOM

House bank :

Account ID :

Check number : Nombor cek yang hendak dibatalkan

Void reason code :

2. Klik untuk melihat maklumat cek yang hendak dibatalkan.



3. Skrin Display Check Information akan dipaparkan. Klik untuk kembali

kepada skrin ‘Void Issued Checks’.

4. Klik ikon untuk membatalkan cek tersebut.

5. Mesej Check <number> voided, payment document not reversed dipaparkan.

6. Sediakan Penyata Pemungut sehingga proses cetak resit: ZRAR003 ZRAR004 ZRAR005 ZRAR006 ZRAR001 SP01

7. Lakukan proses Baucar Bayaran seperti biasa sehingga proses pembayaran:ZRAP004 ZRAP007 ZRAP008 ZRAP009 F110S SP01.

NOTA:Sekiranya cek baru (gantian) disediakan secara manual, kemaskini nombor cek

tersebut di FCH5



CARA 4: GANTIAN CEK SARAAN KOD TRANSAKSI: ZRPY059 Proses ini boleh digunakan untuk membatal dan menggantikan > sekeping

cek.

Digunakan untuk menggantikan cek saraan sahaja.

Sistem akan membatalkan nombor cek lama dan menggantikan dengan

nombor cek yang baru.

1. Di skrin HR Check Printing, pilih ‘Program Run Date’ & ‘Identification feature’

bagi cek yang hendak dibatalkan.

2. Seterusnya masukkan maklumat berikut:

Paying Company code : FGOMPayment Method : C/P/SHouse bank :Account ID :Business Area :Check lot number :HR Doc No. :Printer Name : Printer untuk mencetak cek

3. Tandakan kotak masukkan no cek yanghendak dibatalkan serta Void reason code.



4. Klik untuk memastikan maklumat cek yang hendak dicetak semulaadalah betul.

5. Setelah pasti maklumat tepat, untick test run dan klik butang .

6. Skrin Information Hasil Output telah dihantar ke Spool akan dipaparkan. Klik

pada butang .

7. Skrin HR Check Printing akan dipaparkan. Pada pilihan menu, pilih System >

Own Spool Request untuk mendapatkan ‘spool number’ dan teruskan

dengan proses cetakan cek saraan dan ZRPY062 (Pengwujudan Dokumen

dan Nombor Cek bagi pembayaran melalui HR).

NOTA: Pengguna perlu melarikan ZRPY062 setiap kali selepas melarikan ZRPY059

samada semasa menjana cek asal atau gantian.

Sekiranya cek asal dibatalkan sebelum proses ZRPY062 dibuat, maka cek

tersebut tidak akan dipaparkan di dalam laporan ZRAP002 dan ZRAP031. Begitu

juga dengan cek gantian, perlu melarikan ZRPY062.



LATIHAN 7: PROSES CETAK SEMULA, PEMBATALAN & GANTIAN CEKTerdapat cek yang telah dicetak terkoyak. Cek tersebut belum diserahkan kepada

penerima bayaran. Cek yang diganti menggunakan maklumat yang sama dengan

cek asal tetapi perlu menggunakan nombor cek berbeza. Pilih kaedah yang

dirasakan sesuai untuk mengatasi masalah ini.

Bagi menggantikan cek yang telah rosak, kaedah CEK_REPRINT boleh

digunakan melalui F110.

1. Pilih ‘Run Date’ dan ‘Identification’ bagi cek yang hendak diganti.

2. Pada tab : Maintain variant CEK_RPRNT untuk program

ZRFFOUS_C.

3. Klik .

4. Lakukan proses seterusnya untuk mendapatkan‘spool number’ dan teruskan

dengan proses cetakan cek.



PROSES PEMBATALAN & GANTIAN EFT

Tujuan1. Proses pembatalan EFT ini perlu dibuat sekiranya Baucar Bayaran telah

dipost dan menjadi open items di FBL1N.

2. Nombor EFT yang telah dijana tetapi belum dibuat proses Kelulusan EFT

(ZRAP011) disebabkan terdapat kesalahan pada maklumat EFT berkenaan.

3. Pembatalan juga disebabkan kesilapan semasa proses kunci masuk baucar

bayaran samada oleh PTJ bagi Baucar Bayaran eSPKB atau oleh Pejabat

Perakaunan bagi Baucar Bayaran manual.

4. Baucar Bayaran asal tidak dibatalkan dan akan berstatus 8. Sebarang

penggantian akan dibuat melalui penyediaan Penyata Pemungut dan Baucar

Bayaran baru.

5. Senarai EFT yang dibatalkan boleh disemak di Laporan Penolakan

Pembayaran Secara EFT di ZRAP030.

PEMBATALAN EFT KOD TRANSAKSI: ZRAP011

1. Di skrin Kelulusan Pembayaran EFT, masukkkan maklumat berikut:

Tarikh Larian Pembayaran :

ID Pembayaran :

Tarikh Pembayaran :

Pejabat Perakaunan :

2. Klik .



3. Pastikan proses pembatalan EFT dibuat sebelum proses Kelulusan 1

dilakukan (Status 0, Keterangan TERIMA).

4. Klik pada kotak bagi EFT yang hendak dibatalkan, dan teruskan

dengan proses Kelulusan 1.



5. Cetak Laporan Penolakan Pembayaran EFT melalui kod transaksi ZRAP030

untuk rujukan atau sebagai dokumen sokongan semasa proses penggantian

EFT.

6. Untuk membolehkan penggantian baucar bayaran dibuat, adalah penting

untuk menyediakan penyata pemungut untuk menggantikan tunai keluar di

caj semula ke dalam buku tunai pejabat perakaunan.

DT Bank Bayaran Incoming

KT Vot/Amanah asal

NOTA:Sekiranya penolakan pembayaran EFT adalah bagi agensi pukal, Sediakan

penyata pemungut manual dengan pilihan maklumat cek/ eft batal sebagai ‘Tidak

berkaitan’ dan caj kepada amanah EFT batal.

7. Lakukan proses Penyata Pemungut seperti biasa sehingga proses cetak

resit: ZRAR003 ZRAR004 ZRAR005 ZRAR006 ZRAR001 SP01



8. Sediakan baucar bayaran gantian seperti berikut:

DT Vot/Amanah asal

KT Bank Bayaran Outgoing

NOTA:Setelah penyata pemungut disediakan bagi penolakan pembayaran EFT agensi

pukal, sediakan baucar bayaran manual untuk bayaran gantian dan caj ke

amanah EFT batal.

9. Lakukan proses Baucar Bayaran seperti biasa sehingga proses Muat Turun

EFT: ZRAP004 ZRAP007 ZRAP008 ZRAP009 F110S

ZRAP011 ZRAP012.

7 - proses gantian_batal cek eft.pdf

Documents