bayaran dan cek
TRANSCRIPT
-
8/14/2019 Bayaran Dan Cek
1/16
-
8/14/2019 Bayaran Dan Cek
2/16
1. Dokumen-dokumen sokongan ( Pesanan Kerajaan,Inbois/Bil,
Baucer dan lain-lain dokumen sokongan ) hendaklahdiperakukan
sebelum pembayaran dibuat.AP 102 (a)2. Peruntukan hendaklah disemak terlebih dahulusebelum pembelian
dibuat. (AP 93)
3. Bil-bil pembayaran hendaklah dijelaskan dalamtempoh satu bulan
( 30 hari ) daripada tarikh bil diterima.
4. Baucer pembayaran hendaklah diberi nombormengikut siri
Kumpulan Wang dan disimpan dengan teraturdan selamat. ( Daftar
Baucer )
-
8/14/2019 Bayaran Dan Cek
3/16
5. Urusniaga bayaran hendaklah dicatitkan pada Buku Tunai/Buku Vot
( Bahagian Pembayaran ) pada masa urusniaga berlaku
atau selewat-lewatnyasebelum penghujung hari.
6 Kelulusan hendaklah diperolehi daripada Pusat TanggungJawab bag
pembelian yang melebihi daripada had yang ditetapkan.
7. Daftar bil hendaklah disediakan dengan teratur dankemaskini. ( AP 103 A )
- Semua bil yang diterima hendaklah dicatitkan didalamdaftar bil.
- Daftar bil hendaklah mempunyai ruangan tertentu untuk
merekodkan tarikh bil diterima sehingga keperingkat bayaran.
-
8/14/2019 Bayaran Dan Cek
4/16
Dokumen Kewangan Berkaitan :
A. Borang Pesanan Kerajaan
B. Bil / Inbois
C. Baucer Bayaran
(Dalaman, Baucer Kecil Kew.50
Baucer Kew. 304 )
D. Cek Bayaran
E. Buku Tunai / Buku Vot
F. Daftar Bil
G. Daftar Baucer
H. Fail Simpanan Baucer
I.. Surat Kuasa
-
8/14/2019 Bayaran Dan Cek
5/16
Bayaran dilakukan melalui :1. Bayaran Tunai :
Pembelian runcit kurang daripadaRM100.00
dengan menggunakan sistem PanjarWang Runcit
6. Bayaran Melalui Cek :
Cek merupakan satu bil pertukaran dan
secara amnya sebagai satu arahan kepadaBank bagi membayar sejumlah wang.
Bayaran Melalui Jabatan Akauntan Negara
(AG) :Bayaran akan dilakukan oleh AG melalui Borang
-
8/14/2019 Bayaran Dan Cek
6/16
Peraturan-peraturan Penyeliaan Pengurusan Pembayaran
1. Memastikan bil-bil yang diterima berserta dengan
Pesanan Kerajaan yang telah ditandatangani oleh
pembekal.
2. Memastikan peruntukan mencukupi untukpembayaran
3. Memastikan tarikh Pesanan Kerajaan terawaldaripada tarikh bil-bil
dikeluarkan.
4. Memastikan terdapat nama bank dan nombor akaunbank pembekal
terdapat di bil-bil berkenaan.
5. Pegawai yang memohon pembelian hendaklahmemastikan barang-
-
8/14/2019 Bayaran Dan Cek
7/16
Carta Aliran Proses Bagi Pembayaran Bil-bil
> Menerima dan menyemak bil- bil Pesanan Kerajaan
> Kembalikan bil-bil Kepada Pembekal (Jika TidakLengkap)
> Sediakan baucer bayaran dan Cek untuk ditaip (Jika
Lengkap)
> Semak semula baucer dan Cek setelah ditaip
> Dapatkan tandatangan Pengetua dan P. Kanan
> Susun baucer Asal bersama bil dan Pesanan, Baucer
Pendua
bersama cek bayaran.
> Hantar baucer dan cek yang telah dilengkapi kePembekal
-
8/14/2019 Bayaran Dan Cek
8/16
Checklist Untuk Penyediaan Pengurusan Pembayaran
Bil-bil
1 Bil-bil yang diterima dicopkan tarikh penerimaan
2 Sediakan / Lengkapkan Baucer Bayaran Mengikut
KumpulanWang Dan Cek Bayaran
3 Pastikan terdapat tandatangan Pegawai pada
baucer dan CekBayaran
4 Pastikan Baucer dan Cek Bayaran dihantar kepada
pembekalberkenaan
-
8/14/2019 Bayaran Dan Cek
9/16
-
8/14/2019 Bayaran Dan Cek
10/16
CEK
Definisi:
Cek merupakan satu bil pertukaran dan secara amnya sebagai satu
arahan kepada bank bagi memebayar sejumlah wang.
Pengkelasan Cek:
Ciri penting dalam proses pengeluaran:
l. Semua cek hendaklah dipalang Akaun Penerima Sahajakecuali cek-cek yang dikeluaarkan bagi tujuan PWR.
o. Cek terbuka hendaklah dibuat atas nama jawatan penerima
serta No. K.P. dan perkataan pembawa hendaklah disilangkan.
-
8/14/2019 Bayaran Dan Cek
11/16
c. Cek perlu ditulis dengan jelas menggunakan dakwat kekal.
d. Cek hendaklah dibatalkan sekiranya berlaku kehilangan/kecurian.
e. Cek hendalah dicop Laku dalam tempoh 3 bulan dari tarikh.
f. Menandatangani cek kosong dan ditulis perkataan TUNAI dilarang.
KUASA MENANDATANGANI CEK
k. Perlu kelulusan Akauntan Negara Malaysia dengan menyediakan 4
salinan Borang Kuasa Tetap (AP101).
n. Borang mestilah disetakan bersama 4 contoh Kad Tandatangan
yang diperolehi daripada bank dan diluluskan oleh Akauntan
Negara melalui PTJ masing-masing.
-
8/14/2019 Bayaran Dan Cek
12/16
PEMBATALAN CEK
3. Sekiranya ada tuntutan mengenai cek yang telah dibatalkan tamat
tempoh laku atau setelah dorekodkan ke dalam Buku Tunai, satucek lain hendakah dikeluarkan dan ianya hendaklah disifatkan
sebagai pembayaran baru yang kena dipertanggungkan kepada
Vot atau akaun bagi tahun semasa. Resit hendaklah dikeluarkan
dan direkodkan ke dalam Daftar Cek Batal.
Pegawai yang meluluskan pembayaran hendaklah diberitahu
supaya rekod dibuat penyelerasan (AP118).
13. Cek yang luput tempoh laku atau rosak hendaklah dibatalkan
seperti berikut :
* Satu resit perlu dikeluarkan atas nama Penerima/Pengetua/Guru
Besar bagi membatalkan cek berkenaan dengan keterangan pada
-
8/14/2019 Bayaran Dan Cek
13/16
* Cek yang dibatalkan perlu dicatat dalam Buku Daftar cek batal.
*Catatkan resit itu sebagai penerimaan dalam Buku Tunai. Untuk
*Pembayarna semula satu baucer pembayaran perlu disediakan bersam*Resit pembatalan asal sebagai dokumen sokongan. Butir-butir cek baru perlu didaftarkan dalam Buku Daftar Cek Batal
KEHILANGAN CEK
Jika didapati cek hilang sebelum urus niaga dibuat perkara berikut perl
dipatuhi :-
m. Hak penerima memaklumkan kepad pihak pembayar d engan carabertulis.
o. Pihak pembayar mesti memaklumkan kepada pihak bank untuk
menahan bayaran dan perlu mendapat pengesahan dai pihak bank
bahawa cek tersebut belum ditunaikan, sekiranya tempoh laku cektelah lu ut tindkan menahann a tidak erlu.
-
8/14/2019 Bayaran Dan Cek
14/16
a. Tindakan mengikut prosedur KEHILANGAN HENDAKLAH
DIAMBIL (AP315 DAN AP316)
TINDAKAN MENGEMASKINI DAFTAR PERAKAUNAN
Setelah baucer dan cek dituliskan dan ditandatangani oleh
Pengetua/Guru
Besar pihak sekolah perlu mengemaskini Daftar seerta buku-buku akaun
seperti berikut :
Merekod ke dalam bahagian bayaran Buku Tunai yang dibuat
mengikut peruntukan tertentu sepeerti tercatat dalam baucer.
Merekodkan ke dalam Buku Pecahan Perbelanjaan (lejer)
* Merekodkan ke dalam Daftar Bil (di ruangan bayaran)
-
8/14/2019 Bayaran Dan Cek
15/16
PERKARA-PERKARA AM
3. Sekiranya didapati bil asal hilang, pihak pembekal hendaklah
mengemukakan satu salainan sah bil yang hilang untuk dibuat
bayaran. Pihak sekolah dikehendaki membuat pengesahan BIL/
INVOIS asal tidak dapat dikesan dan pembayaran masih belum
dibuat. Sila catatkan kemasukan ke dalam Buku Stok pada bil/
invois tersebut.
9. Sekiranya pembayaran teah dibuat baucer , bil/invois asal telah
hilang atau tidak dapat dikesan sila dapatkan salinan dan pihak
sekolah hendaklah mengesahkan bauacer, bil/invois asal tidakdapat dikesan tetapi pembayaran telah dibuat. (AP108)
13. Semua baucer dan bil yang telah dibayar hendakah dicop JELAS
atau TELAH DIBAYAR dan disimpan ditemat yang selamat
mengikut kumpulan wang dan bersiri.
-
8/14/2019 Bayaran Dan Cek
16/16
1. Buku Cek yang diterima hendaklah didaftarkan dalam Stok Buku
Cek dan disimpan ditempat yang selamat.
KESIMPULAN
Adalah diharapkan agar peraturan-peraturan di atas yang dapat
dipatuhi untuk mengelakkan kesilapan, kecuaian, salah laku dan
penyelewengan dalam urusan pembayaran. Oleh yang demikiansetiap pembayaran yang dibuat mestilah betul dan tepat untuk
mengelakkan dikenakan tindakan surcaj mengikut Prosedur
Kewangan 1957.