INSTITUT TADBIRAN AWAM NEGARA.

NATIONAL INSTITUTE OF PUBLIC ADMINISTRATION

INSTITUT TADBIRAN AWAM NEGARA.

NATIONAL INSTITUTE OF PUBLIC ADMINISTRATION

INSTITUT TADBIRAN AWAM NEGARA.

NATIONAL INSTITUTE OF PUBLIC ADMINISTRATION

• Pegawai yang menjalankan kerja-kerja protokol atausebahagian tugashariannya berkaitandengan protokol atautugas hariannyamemerlukanpengetahuan protokol

Definisi:

INSTITUT TADBIRAN AWAM NEGARA.

NATIONAL INSTITUTE OF PUBLIC ADMINISTRATION

TERBAHAGI :

1• Pegawai Pengendalian Majlis

2• Pegawai Pengiring

3

• Pegawai yang disangkutkandengan orang kenamaan

INSTITUT TADBIRAN AWAM NEGARA.

NATIONAL INSTITUTE OF PUBLIC ADMINISTRATION

INSTITUT TADBIRAN AWAM NEGARA.

NATIONAL INSTITUTE OF PUBLIC ADMINISTRATION

CONTOH JABATAN :

INSTITUT TADBIRAN AWAM NEGARA.

NATIONAL INSTITUTE OF PUBLIC ADMINISTRATION

INSTITUT TADBIRAN AWAM NEGARA.

NATIONAL INSTITUTE OF PUBLIC ADMINISTRATION

Pengetahuan dalam bidang protokol dan etiketsosial

Menambah pengetahuan

Personaliti yang menarik - senyum

Tahan lasak

Sabar

Sopan santun

Berani bercakap dan pantas membuat keputusan

Pantas dalam pergerakan

INSTITUT TADBIRAN AWAM NEGARA.

NATIONAL INSTITUTE OF PUBLIC ADMINISTRATION

INSTITUT TADBIRAN AWAM NEGARA.

NATIONAL INSTITUTE OF PUBLIC ADMINISTRATION

Persiapan majlis

Pelaksanaan majlis

Kelicinan perjalanan majlis

Juruacara

Menyediakan penyambut tetamu

Media

Pelbagai masalah

INSTITUT TADBIRAN AWAM NEGARA.

NATIONAL INSTITUTE OF PUBLIC ADMINISTRATION

INSTITUT TADBIRAN AWAM NEGARA.

NATIONAL INSTITUTE OF PUBLIC ADMINISTRATION

Direct contact dengan tetamu yang disangkutkan.

Disangkutkan kpd ketua negara, ketua kerajaan dan menteri-menteri luar negeri yang dtg membuat lawatan atau menghadiri persidangan antarabangsa.

Tempoh bertugas - sepanjang masa org kenamaan tersebut berada di negara kita.

INSTITUT TADBIRAN AWAM NEGARA.

NATIONAL INSTITUTE OF PUBLIC ADMINISTRATION

PEMBESAR ASING YANG DIBEKALKAN PEGAWAI

PROTOKOL

Ketua Negara dan isteri

Ketua Kerajaandan isteri

TimbalanKetua Kerajaan

dan isteri

Naib KetuaKerajaan dan

isteri

INSTITUT TADBIRAN AWAM NEGARA.

NATIONAL INSTITUTE OF PUBLIC ADMINISTRATION

PEMBESAR ASING YANG DIBEKALKAN PEGAWAI

PROTOKOL

Raja Mahkotadan isteri

Menteri dan isteri

Timbalan Menteri dan

isteri

INSTITUT TADBIRAN AWAM NEGARA.

NATIONAL INSTITUTE OF PUBLIC ADMINISTRATION

PERANAN

&

FUNGSI PEGAWAI

PROTOKOL

INSTITUT TADBIRAN AWAM NEGARA.

NATIONAL INSTITUTE OF PUBLIC ADMINISTRATION

INSTITUT TADBIRAN AWAM NEGARA.

NATIONAL INSTITUTE OF PUBLIC ADMINISTRATION

1. Sambutan diLapangan Terbang

• Menentukan masa danpersiapan ketibaan sepertiminuman, tempat ketibaandan kenderaan yang digunakan

2. Kenderaan danPerjalanan

• Menunjukkan kenderaanyang digunakan. Menaikikenderaan yang berlainan.

INSTITUT TADBIRAN AWAM NEGARA.

NATIONAL INSTITUTE OF PUBLIC ADMINISTRATION

INSTITUT TADBIRAN AWAM NEGARA.

NATIONAL INSTITUTE OF PUBLIC ADMINISTRATION

3. Barang-barangkepunyaan tetamu

• Menolong membawabarang-barangkepunyaan tetamu(yang perlu sahaja)

4. Ketibaan ditempat penginapan

• Mengiringi tetamu ke lifdan menaiki lif yang sama jika tempatmencukupi dan ikutterus ke bilik.

INSTITUT TADBIRAN AWAM NEGARA.

NATIONAL INSTITUTE OF PUBLIC ADMINISTRATION

INSTITUT TADBIRAN AWAM NEGARA.

NATIONAL INSTITUTE OF PUBLIC ADMINISTRATION

5. Program

• Memberitahutetamu jadualbagi tiap-tiappergerakan.

6. Maklumat

• Memberi apa-apa maklumatyang dikehendaki.

INSTITUT TADBIRAN AWAM NEGARA.

NATIONAL INSTITUTE OF PUBLIC ADMINISTRATION

INSTITUT TADBIRAN AWAM NEGARA.

NATIONAL INSTITUTE OF PUBLIC ADMINISTRATION

7. Pakaian

• Memberitahutetamu pakaianyang dipakai bagisesuatu majlis atauacara.

8. Hadiah

• Menolongmembawa hadiahyang diterima olehtetamu.

INSTITUT TADBIRAN AWAM NEGARA.

NATIONAL INSTITUTE OF PUBLIC ADMINISTRATION

INSTITUT TADBIRAN AWAM NEGARA.

NATIONAL INSTITUTE OF PUBLIC ADMINISTRATION

9. Pergerakan

• Sentiasa bersamadalam pergerakantetamu.

10. Penginapan

• Menginap di hotel yang sama dansentiasa dalamkeadaan “on call ”.

INSTITUT TADBIRAN AWAM NEGARA.

NATIONAL INSTITUTE OF PUBLIC ADMINISTRATION

INSTITUT TADBIRAN AWAM NEGARA.

NATIONAL INSTITUTE OF PUBLIC ADMINISTRATION

11. Menghadirimajlis

• Ikut sama bagi memberibantuan yang diperlukan.

12. Permintaantetamu

• Menyampaikan kepadapihak berkenaan jikaada apa-apa permintaandari pihak tetamu

INSTITUT TADBIRAN AWAM NEGARA.

NATIONAL INSTITUTE OF PUBLIC ADMINISTRATION

INSTITUT TADBIRAN AWAM NEGARA.

NATIONAL INSTITUTE OF PUBLIC ADMINISTRATION

.

13. Lawatan

• Ikut serta dan beribantuan yang diperlukan.

14. Kepulangan

• Membantu persiapankepulangan sepertibarang-barang kepunyaantetamu, passport jika ada, kenderaan, tempatberlepas dan sebagainya.

INSTITUT TADBIRAN AWAM NEGARA.

NATIONAL INSTITUTE OF PUBLIC ADMINISTRATION

INSTITUT TADBIRAN AWAM NEGARA.

NATIONAL INSTITUTE OF PUBLIC ADMINISTRATION

15. Arahperjalanan

• Membetulkan arahperjalanan jikaberlaku kesilapan.

16. MajlisJamuan

• Penentuan tempatduduk.

INSTITUT TADBIRAN AWAM NEGARA.

NATIONAL INSTITUTE OF PUBLIC ADMINISTRATION

INSTITUT TADBIRAN AWAM NEGARA.

NATIONAL INSTITUTE OF PUBLIC ADMINISTRATION

17. Masalah

• Berbincang denganpihak yang berkenaanjika ada masalahtetamu.

18. Keseluruhannya

• Memberi apa juabantuan kepada tetamuterutamanya perkarayang bersangkut pautdengan protokol

INSTITUT TADBIRAN AWAM NEGARA.

NATIONAL INSTITUTE OF PUBLIC ADMINISTRATION

PENGETAHUAN PEGAWAI PROTOKOL SANGKUTAN

1• Amalan protokol tempatan

2• Amalan protokol Antarabangsa

3• Latar belakang Negeri sendiri – ekonomi, kebudayaan, tempat-

tempat masyhur

4• Latar belakang negara tetamu

5• Suka/Tidak suka – makanan dll

6 • Aturcara/tempat lawatan

7• Orang perantaraan

8• Biodata tetamu

9• Pengecaman

INSTITUT TADBIRAN AWAM NEGARA.

NATIONAL INSTITUTE OF PUBLIC ADMINISTRATION

PERWATAKAN PEGAWAI PROTOKOL SANGKUTAN

1 • Umur dan saiz

2 • Pergerakan pantas

3 • Gaya diri yang menarik

4 • Sopan santun

5 • Senang hati walau sukar

6 • Cekap dalam mengenali orang

7 • Tidak menonjolkan diri

8 • Dapat menjalankan tugas tanpa mengira masa

9 • Sentiasa berpakaian kemas dan segak

INSTITUT TADBIRAN AWAM NEGARA.

NATIONAL INSTITUTE OF PUBLIC ADMINISTRATION

TUJUH KUALITI PEGAWAI PROTOKOL YANG BAIK

Boleh menyimpan rahsia

Boleh berbual dengan sesiapa tanpa malu

Mempunyai fikiran yang terbuka

Tidak ego

Personaliti, kebersihan dan tepat masa

Sentiasa dalam keadaan aman dan tenteram

Boleh menerima pendapat orang lain dan boleh bertolak ansurMengambil berat dalam semua hal dan dapat bekerjasama dengan baik

INSTITUT TADBIRAN AWAM NEGARA.

NATIONAL INSTITUTE OF PUBLIC ADMINISTRATION

INSTITUT TADBIRAN AWAM NEGARA.

NATIONAL INSTITUTE OF PUBLIC ADMINISTRATION

• pegawai yang menjalankantugas-tugas protokol dandalam ertikata yang sebenarnya PengawaiPengiring ialah PegawaiProtokol Sangkutan. Memandangkan tugasnyakhusus iaitu mengiringmaka wajar dipanggilPegawaiPengiring.

Definisi:

INSTITUT TADBIRAN AWAM NEGARA.

NATIONAL INSTITUTE OF PUBLIC ADMINISTRATION

INSTITUT TADBIRAN AWAM NEGARA.

NATIONAL INSTITUTE OF PUBLIC ADMINISTRATION

Tidak berfungsi sekiranya tetamu brkenaan tidak hadir pada masa istiadat.

Diperlukan dalam istiadat atau majlis tertentu seperti:

Istiadat Pertabalan DYMM SPB YDPA

Majlis Jamuan DiRaja Sempena Pertabalan

INSTITUT TADBIRAN AWAM NEGARA.

NATIONAL INSTITUTE OF PUBLIC ADMINISTRATION

Mengiringi dari tempatketibaan ke bilik rehat

Mengiringi dari bilik rehat keBalairong Seri danmenunjukkan tempat duduk

Mengiringi dari tempat dudukke Balairong Seri danmenunjukkan ke tempat rehat

Mengiringi dari bilik rehat ketempat kenderaan

TUGAS-TUGAS PEGAWAI PENGIRING DALAM

ISTIADAT PERTABALAN

INSTITUT TADBIRAN AWAM NEGARA.

NATIONAL INSTITUTE OF PUBLIC ADMINISTRATION

Pegawai Pengiring bukanbertugas sebagai penyambut. Penyambut terdiri dariMenteri,Datuk PadukaMaharajalela & PenyimpanMohor Besar Raja-raja.

INSTITUT TADBIRAN AWAM NEGARA.

NATIONAL INSTITUTE OF PUBLIC ADMINISTRATION

INSTITUT TADBIRAN AWAM NEGARA.

NATIONAL INSTITUTE OF PUBLIC ADMINISTRATION

PENYAMBUT TETAMU

1. KATEGORI PENYAMBUT TETAMU

2. KRITERIA PENYAMBUT TETAMU

3. BIDANG TUGAS

4. PEMBAHAGIAN TUGAS

5. TEKNIK & CARA MENYAMBUT

6. PERMASALAHAN

INSTITUT TADBIRAN AWAM NEGARA.

NATIONAL INSTITUTE OF PUBLIC ADMINISTRATION

KATEGORI PENYAMBUT

TETAMU

PENYAMBUT TETAMU AGENSI

PENYAMBUT TETAMU KAUNTER

PENYAMBUT TETAMU DALAM MAJLIS

INSTITUT TADBIRAN AWAM NEGARA.

NATIONAL INSTITUTE OF PUBLIC ADMINISTRATION

KRITERIA

Perwatakanyang menarik

Pengetahuanprotokol

PengetahuanEtiket Sosial

Keadaan bersih

Kesopanan

Berpakaiankemas

INSTITUT TADBIRAN AWAM NEGARA.

NATIONAL INSTITUTE OF PUBLIC ADMINISTRATION

KRITERIA

Berpakaiansesuai

Pergerakancergas

Mengenaliramai tetamu

Bersifat sabardan toleran

Mahir dalamcara

menyambut

INSTITUT TADBIRAN AWAM NEGARA.

NATIONAL INSTITUTE OF PUBLIC ADMINISTRATION

KRITERIA

Tiadakecacatananggota

Mudahsenyum

Budibicara

Dedikasi

INSTITUT TADBIRAN AWAM NEGARA.

NATIONAL INSTITUTE OF PUBLIC ADMINISTRATION

INSTITUT TADBIRAN AWAM NEGARA.

NATIONAL INSTITUTE OF PUBLIC ADMINISTRATION

Penyambut Utama Pengiring

Penunjuk tempatduduk

PembahagiProgram

PEMBAHAGIAN TUGAS

INSTITUT TADBIRAN AWAM NEGARA.

NATIONAL INSTITUTE OF PUBLIC ADMINISTRATION

BIDANG TUGAS

Semaksenarai

& tempatduduk

Kenalitetamu

Sambutketibaan

Edarkanprogram

Iringtetamu

INSTITUT TADBIRAN AWAM NEGARA.

NATIONAL INSTITUTE OF PUBLIC ADMINISTRATION

BIDANG TUGAS

Tunjukkantempatduduk

Berimaklumat

Beribantuan

Ketenteraman

majlis

Keselesaan tetamu

INSTITUT TADBIRAN AWAM NEGARA.

NATIONAL INSTITUTE OF PUBLIC ADMINISTRATION

INSTITUT TADBIRAN AWAM NEGARA.

NATIONAL INSTITUTE OF PUBLIC ADMINISTRATION

TEKNIK & CARA

MENYAMBUT

Keraian -ambil tahu

Taraf

AturcaraSusunan

Tempat Duduk

Kawasan yang diperuntukkan

INSTITUT TADBIRAN AWAM NEGARA.

NATIONAL INSTITUTE OF PUBLIC ADMINISTRATION

INSTITUT TADBIRAN AWAM NEGARA.

NATIONAL INSTITUTE OF PUBLIC ADMINISTRATION

TEKNIK & CARA

MENYAMBUT

Tempat-tempatpenting

Waktuketibaantetamu

Waktu muladan tamat

majlis

Senaraitetamu –

kenamaan danjemputan

INSTITUT TADBIRAN AWAM NEGARA.

NATIONAL INSTITUTE OF PUBLIC ADMINISTRATION

INSTITUT TADBIRAN AWAM NEGARA.

NATIONAL INSTITUTE OF PUBLIC ADMINISTRATION

TEKNIK & CARA

MENYAMBUT

PakaianPenyambut

Kehadiranpenyambut

Cara menyambut

Mengenalitetamu

Maklumat, pertanyaan dan

teguran

INSTITUT TADBIRAN AWAM NEGARA.

NATIONAL INSTITUTE OF PUBLIC ADMINISTRATION

INSTITUT TADBIRAN AWAM NEGARA.

NATIONAL INSTITUTE OF PUBLIC ADMINISTRATION

TEKNIK & CARA

MENYAMBUT

Kesulitan

Senyuman

Menyambut didewan

Menyambut diluar dewan

INSTITUT TADBIRAN AWAM NEGARA.

NATIONAL INSTITUTE OF PUBLIC ADMINISTRATION

Kesesuaiantempat

Tetamu tidakbawa kad

Tetamu tiada kadJawab datang tapitidak datang

MASALAH

INSTITUT TADBIRAN AWAM NEGARA.

NATIONAL INSTITUTE OF PUBLIC ADMINISTRATION

Jawab tidak datangtetapi datang

Jawab datang berduatapi datang seorang

Jawab datang seorangtapi datang berdua

Datang membawa“extra”

MASALAH

INSTITUT TADBIRAN AWAM NEGARA.

NATIONAL INSTITUTE OF PUBLIC ADMINISTRATION

Tetamu tidak adadalam senarai

Pakaian tidak mengikutyang ditetapkan

Datang terlalu awal Datang lewat

MASALAH

INSTITUT TADBIRAN AWAM NEGARA.

NATIONAL INSTITUTE OF PUBLIC ADMINISTRATION

Tetamu tidak puashati

Mengubah tempatduduk

Tetamu menghantarwakil

MASALAH

INSTITUT TADBIRAN AWAM NEGARA.

NATIONAL INSTITUTE OF PUBLIC ADMINISTRATION

SEKIAN.