TATACARA PENYELESAIAN MASALAH KITARAN PDCA

KITARAN PDCA

- Pemerhatian - Standardisasi - Tindakan Susulan

- Mengenalpasti Masalah - Memilih Masalah (tema projek) - Definisikan Masalah - Menganalisis Masalah - Cadangan Penyelesaian

- Mengukur Kejayaan

- Perlaksanaan Cadangan (percubaan)

MENGENALPASTI MASALAH

MEMILIH MASALAH

RANCANG (PLAN)

MENDEFINISI MASALAH

MENGANALISIS MASALAH

CADANGAN PENYELESAIAN

LAKSANA (DO)

PELAKSANAAN CADANGAN

SEMAK (CHECK)

MENGUKUR KEJAYAAN

PEMERHATIAN

TINDAKAN (ACTION)

STANDARDISASI/PIAWAIAN PENYERAGAMAN

TINDAKAN SUSULAN

1. PLAN (Rancang)

Mengenalpasti Masalah1. 2.

Dengan mengunakan teknik percambahan fikiran, senaraikan masalah yang dihadapi sebanyak mungkin. Dengan mengunakan teknik yang sesuai, senaraipendekkan masalah kepada beberapa masalah penting.

Memilih Masalah1. 2.

Dengan mengunakan teknik yang sesuai, pilih satu masalah. Dalam pemilihan masalah, faktor-faktor berikut mesti diambilkira seperti kemampuan kumpulan, atas kepentingan jabatan atau syarikat, kos yang terlibat dan tempoh masa penyelesaian.

KAEDAH PEMILIHAN MASALAH- PROJEKDengan mengunakan teknik Force Ranking, senaraipendekkan masalah kepada beberapa masalah penting.FORCE RANKING MENGENALPASTI DAN SENARAI PENDEK MASALAH

Bil Senarai Masalah A Komputer Kerap Rosak

Pencadang Penting Kurang Penting Ali

BC D E

Laporan Lambat

Ahmad

Tandas Tersumbat Murad Penggunaan Alatulis Tinggi Bob

Kecurian Peralatan Stanley

Samb Bil Senarai Masalah F G H I J Penggunaan Kertas Penggunaan Toner Kelewatan Bayar Tuntutan Longkang Tersumbat Kelewatan Datang Pejabat Pencadang Amar Majid Sugu Ahmad Bob Penting Kurang Penting

MATRIK PEMILIHAN MASALAHKriteria Masalah Kos (5) Masa (5) keselamatan (5) Imej (5) Kemampuan Ahli (5) Jumlah

Komputer Kerap 35 Rosak 7x5Laporan Lambat Tandas Tersumbat Kecurian Peralatan Kelewatan Bayar Tuntutan 30 6x5 30 6x5 35 7x5 35 7x5

255x5 25 5x5 30 6x5 35 7x5 35 5x2 5x5 4x5 7x5

355x5 20 6x5 25 5x5 10 6x5 10

257x5 30 6x5 25 6x5 30 7x5 35

35155 30 135 30 140 35 145 35

7x5

2x5

7x5

7x5

150

KAEDAH MATRIKKonteks Masalah A B Kos Masa Keupayaan ahli keselamatan Jumlah

3 3

3 3

3 2

3 1

12 9

CE H

33 2

23 3

22 3

22 1

910 9

Nota:

Pemberat Kriteria 3 2 1

KosMasa Keupayaan Ahi Keselamatan

Melebihi RM5000Melebihi 30 hari Sangat upaya Sangat tidak selamat

RM3001-RM499915 hari 29 hari Sederhana sederhana

Bawah RM300014 hari ke bawah Tidak upaya selamat

Pemilihan Masalah Berdasarkan Survey

Borang Soal SelidikMasalah-masalah berikut telah disenaraipendek. Sila tandakan satu (1) sahaja dalam kotak bersebelahan untuk diselesaikan Masalah A B C E

H

Selepas mengumpul data dari survey di atas sediakan jadual kekerapan dan seterusnya sediakan gambarajah pareto untuk memilih masalah

KERTAS SEMAK

Masalah A B

Kekerapan IIII IIII IIII IIII IIII IIII IIII IIII IIII IIII IIII IIII

Jumlah 35 25

CE H Jumlah

IIII IIII IIII IIIIIIII IIII IIII IIII IIII IIII IIII IIII IIII IIII IIII IIII IIII IIII

2040 30 150

GAMBARAJAH PARETOJumlah150

100 %

120

90

60

A30

B C D E

Masalah / Punca

GAMBARAJAH PARETO

Ditemui oleh V. Pareto, seorang ahli ekonomi Italy pada 1897 Ia satu formula untuk mengasingkan masalah kualiti kepada Vital few, useful many Ada 2 jenis iaitu :Pareto

Diagram by Phenomena - Ia mempamerkan masalah kualiti seperti bengkok, calar, berlubang, terbakar dan retakPareto

Diagram by Causes - Ia mempamerkan punca masalah seperti : manusia, kaedah, bahan & peralatan/mesin

Ia sangat berguna kerana : Ia dapat gambarkan masalah & punca masalah mengikut keseriousannya. Jadi tumpuan boleh diberian kepada Vita Few, Useful Many Ia dapat gambarkan kejayaan sesuatu tindakan yang telah diambil

Dalam PDCA, gambarajah ini seringkali digunakan ketika mengenalpasti masalah, mendifinasikan masalah dan menganalisis masalah (P) dan juga mengukur kejayaan tindakan yang telah diambil (C)

LANGKAH-LANGKAH MEMBINA GAMBARAJAH PARETO1.

Kumpul dan susun data (dari kertas semak) dari nilai tertinggi hingga nilai terendah. Kirakan peratus bagi setiap jumlah/ item / perkara / punca. Kirakan nilai kekerapan terkumpul bagi jumlah/ item / perkara / punca. Kirakan peratus terkumpul bagi jumlah/item / perkara / punca. Lukiskan paksi menegak (Y) untuk jumlah, nilai atau kekerapan dan paksi mendatar (X) untuk item / perkara / punca. Masukkan nilai keseluruhan (jumlah terkumpul tertinggi) di paksi Y dan diikuti skala-skala tertentu.

2.3.

4.

5.

6.

.SAMBUNGAN 7. Plotkan data dalam bentuk bergraf dimana nilai tertinggi disebelah kiri sekali (bar pertama) seterusnya diikuti nilai yang kedua, ketiga hingga yang terakhir. Bina satu garisan nenegak dihujung bar paling kanan sekali untuk nilai 0 100%. Plotkan garis komulatif (terkumpul) untuk peratus dan jumlah bagi item / nilai / punca Masukkan : i. Tajuk ii. Jangkamasa diambil iii. Punca iv. Orang yang bertanggungjawab v. Tempat

8.

9.

10.

JADUAL PARETOMasalah E A H B C Jumlah Jumlah 40 35 30 25 20 150 Peratus 26.7 23.3 20.0 16.7 13.3 100 Jumlah Terkumpul 40 75 105 130 150 Peratus Terkumpul 26.7 50.0 70.0 86.7 100

PARETO PEMILIHAN MASALAHJumlah 150 130 120 105 90 75 60 40 30 40 35 26.7 70

(PARETO FENOMENA)

Peratus 100 86.7

50

PETUNJUK :A Komputer Rosak B Laporan Lambat C Tandas Tersumbat E Kecurian Peralatan H Kelewatan Bayar Tuntutan

30

25 20

E

A

H

B

C

PEMILIHAN THEMA : KAEDAH MATRIKKriteria Thema Produktiviti (5) Imej (5) Keupayaan Ahli (5) Jumlah

35Penjimatan Masa Penjimatan Kos 7x5 35 7x5 35 Meningkat Mutu 7x5 Perkhidmatan 35 Mengurangkan Kemalangan 7x5 6x5 7x5 7x5 6x5

306x5 35 7x5 35 6x5 30 6x5

3095 35 105 30 100 30 95

Nota : Pemberatan Sama Penting ie 5

Masalah berkaitan dengan thema yang dipilih. Gunakan Kaedah BrainstormingBil Masalah Pencadang

12 3 4

Bil Air TinggiBil Telefon Tinggi Penggunaan Alat Tulis Tinggi Bil Maintenance Tinggi

AbuNazri Suzi Lina

56

Bil Elektrik TinggiBil Petrol Tinggi

AzlanFahmi

Cari data berkaitan perbelanjaan ke atas masalah-masalah yang telah dibincangkan. Seterusnya sediakan gambarajah Pareto untuk memilih masalah (Data untuk 3 bulan)

Masalah

Jumlah (RM)

%

Jumlah Terkumpul

% Terkumpul

Bil Elektrik TinggiBil Maintenance Tinggi Bil Telefon Tinggi Penggunaan Alat tulis Tinggi

70,00060,000 50,000 40,000

2622 19 15

70,000130,000 180,000 220,000

2648 67 82

Bil Petrol Tinggi Bil Air Tinggi JUMLAH

30,000 20,000 270,000

11 7 100

250,000 270,000

93 100

Dari jadual di atas sediakan Gambarajah Pareto Fenomena untuk memilih masalah

PARETO PERBANDINGAN

PEMILIHAN MASALAHMasalah Rim Bengkok Rim Berkarat Rim Berlubang Cat Meleleh Cat Lekang Kerugian 40,000 20,000 25,000 30,000 35,000 JADUAL KOS (KERTAS SEMAK)MASALAH Rim Bengkok Cat Lekang Cat Meleleh Rim Berlubang Rim Berkarat Jumlah JUMLAH 40,000 35,000 30,000 25,000 20,000 150,000 % 27.0 23.0 20.0 17.0 13.0 100 JUMLAH TERKUMPUL 40,000 75,000 105,000 130,000 150,000 % TERKUMPUL 27.0 50.00 70.00 87.00 100.00

PEMILIHAN MASALAH (PARETO FENOMENA)150

120

90

PETUNJUK:60

A Rim Bengkok A B Cat Lekang B C D E C Cat Meleleh E Rim Berkarat

40,000 35,000 30,000 20,000

30

D Rim Berlubang 25,000

MENCARI PUNCA MASALAHGAMBARAJAH ISHIKAWAManusiaTidak Tahu Cara Sambil lewa Kerja Pelbagai Kurang Pengalaman Tak tahu guna Kurang Tumpuan Tiada Latihan

Mesin

Banyak tekanan

Persekitaran

Bahan

Kaedah

Komputer Kerap Rosak

VERIFIKASI PUNCA MASALAHFAKTOR : MANUSIAPunca Kurang Latihan 1. Analisis Menyemak rekod latihan pekerja pada 25/5/08 bertempat di pejabat HRD, 90 dari 100 orang pekerja belum ikut latihan. Menemuduga En. Ahmad pada 25/5/08, di Pejabat HRD dari jam 10 pagi -11 pagi, beliau bersetuju bahawa ramai pekerja belum mengikuti latihan Tanggung jawab Abu Keputusan Terima

2.

Abu

Punca Kurang Latihan 3.

Analisis Menemuduga pekerjapekerja pada 26/5/08, dari kedua-dua shif, mereka bersetuju yang mereka tidak pernah mengikuti latihan berkaitan. Menyemak rekod pembahagian tugas pada 27/5/08 di Bahagian Typing Pool, didapati semua pekerja telah diberikan tugas yang khusus . Menemuduga Penyelia Bahagian, En. Bakri pada 27/05/08, di Pejabat Pentadbiran, beliau menyatakan yang pekerja telah diberikan tugas khusus.

Tanggung jawab Nazri

Keputusan Terima

Kerja pelbagai

1.

Lina

Tolak

2.

Punca 3.

AnalisisMenemuduga pekerja-pekerja dari kedua-dua shif pada 28/05/08 majoriti pekerja mengatakan yang mereka telah diberikan tugas yang khusus.

Tanggung jawab Suzi

Keputusan

Banyak Tekanan

1.

2.

3.

Berdasarkan pemerhatian dan rekod peribadi pekerja, tiada bukti tekanan ke atas mereka . Menemuduga En. Azhar, seorang pakar kaunseling pada 27/5/08, beliau mengatakan sesi kaunseling kerap diberikan kepada pekerja. Menemuduga pekerja pada 30/5/08, mereka sentiasa relax dan penuh minat semasa menjalankan tugas

Lina

Tolak

PuncaSambil Lewa 1.

AnalisisSemua pekerja mempunyai sikap yang positif terhadap pekerjaan mereka. Pemerhatian dijalankan pada sepanjang masa dalam semua shift oleh penyelia bertugas. Temuduga telah dijalankan kepada pekerja pada 25 30/5/08. Majoriti mereka menyatakan yang mereka amat minat terhadap pekerjaan mereka

Tanggung jawabSuzi

KeputusanTolak

Nazri2.

CADANGAN PENYELESAIANFAKTOR : MANUSIA PUNCA : KURANG LATIHAN

Pilihan cadangan 1. Adakan Latihan dengan menggunakan pakar dalaman

Pencadang Abu

Baik

Buruk

Keputusan Terima

Murah kerana Boleh gaji bulanan mendatangkan Cepat kerana da kebosanan dalam organisasi Ada kepakaran kerana lulus dalam bidang berkaitan Pengalaman praktikal on job training Bimbingan terus menerus

Pilihan Cadangan 2. Latihan dijalankan oleh Perunding luar dalam organisasi

Pencadang Lina

Baik

Buruk

Keputusan

Ada Kepakaran Mahal : Kos Cepat kerana RM 3,000.00 tidak perlu sehari keluar pejabat Mudah mengen dalikannya

Tolak

3. Menyediakan Bahan Bacaan

Azlan

Mudah mengen dalikan Murah kerana kos buku RM 500.00

Membosankn

Tolak

Salah pemahaman

JADUAL PELAKSANAANMinggu 1Minggu/ Hari Aktiviti PIC 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14

Minggu 2

Adakan Latihan dengan menggunakan pakar dalaman1. Kenalpasti peserta2. Kenalpasti Penceramah 3. Kenalpasti Tempat

Abu

Nazri Azlan Suzi

4. Anggaran Kos

5. Latihan

Lina

Rancang Sebenar