new evaluasi tata kelola teknologi informasi...

EVALUASI TATA KELOLA TEKNOLOGI INFORMASI BERDASARKAN

FRAMEWORK COBIT 5 FOKUS PADA PROSES EDM04, APO01 DAN

APO07 PADA PUSAT DATA DAN INFORMASI KEMENTERIAN AGRARIA

DAN TATA RUANGJUD

Skripsi

Sebagai Salah Satu Syarat Untuk Memperoleh Gelar Sarjana Sistem Informasi

Disusun Oleh:

Disusun oleh :

ZULMI APRIZAL

1111093000065

PROGRAM STUDI SISTEM INFORMASI

FAKULTAS SAINS DAN TEKNOLOGI

UIN SYARIF HIDAYATULLAH

JAKARTA

1439 H / 2018

ii

EVALUASI TATA KELOLA TEKNOLOGI INFORMASI BERDASARKAN

FRAMEWORK COBIT 5 FOKUS PADA PROSES EDM04, APO01 DAN

APO07 PADA PUSAT DATA DAN INFORMASI KEMENTERIAN AGRARIA

DAN TATA RUANG

LEMBAR JUDUL

SKRIPSI

Diajukan Sebagai Syarat untuk Memperoleh Gelar Sarjana Strata Satu

Program Studi Sistem Informasi Fakultas Sains dan Teknologi

Universitas Islam Negeri Syarif Hidayatullah Jakarta

Oleh :

ZULMI APRIZAL

1111093000065

PROGRAM STUDI SISTEM INFORMASI

FAKULTAS SAINS DAN TEKNOLOGI

UNIVERSITAS ISLAM NEGERI SYARIF HIDAYATULLAH JAKARTA

1439 H / 2018

vi

KATA PENGANTAR

Bismillaahirrohmaanirrohiim

Puji dan syukur penulis panjatkan kehadirat Allah SWT atas petunjuk.,

rahmat dan karunia-Nya sehingga penulis dapat menyelesaikan skripsi ini. Shalawat

beriringan salam semoga selalu tercurah kepada junjungan alam Nabi Muhammad

SAW beserta keluarga, sahabat dan kerabat serta muslimin dan muslimat, semoga

kita semua mendapatkan syafa’at dari beliau di akhirat kelak. Aamiin.

Skripsi yang berjudul “Evaluasi IT Service Operation Menggunakan Best

Practice ITIL Versi 3 (Studi Kasus: Badan Pertanahan Nasional Republik Indonesia

(BPN RI))”, akhirnya dapat diselesaikan sesuai yang diharapkan penulis untuk untuk

memenuhi salah satu syarat dalam menyelesaikan program S1 pada program studi

Sistem Informasi di Universitas Syarif Hidayatullah Jakarta.

Selama proses penyelesaian skripsi ini tentu banyak kesulitan dan

hambatan yang penulis hadapi, baik dalam pengumpulan data dan lain sebagainya.

Namun berkat kesungguhan hati dan bantuan dari berbagai pihak, sehingga segala

kesulitan tersebut dapat diatasi. Oleh karena itu dalam kesempatan ini penulis ingin

mengucapkan terimakasih yang sebesar-besarnya atas bantuan, dorongan, dan

bimbingan baik tenaga, ide, maupun pemikiran kepada :

1. Orangtuaku tercinta Ayahanda Sunardi dan Ibunda Wiwi Yuliani yang senantiasa

memberikan kasih sayang, perhatian, dukungan dan doa yang tiada hentinya.

vii

2. Bapak Dr. Agus Salim, M.Si selaku Dekan Fakultas Sains dan Teknologi

Universitas Islam Negeri Syarif Hidayatullah Jakarta.

3. Ibu Nia Kumaladewi, MMSI dan Ibu Meinarini Catur Utami, MT selaku Ketua

dan Sekretaris Program Studi Sistem Informasi Fakultas Sains dan Teknologi

Universitas Islam Negeri Syarif Hidayatullah Jakarta.

4. Bapak M. Qomarul Huda, M. Kom dan Ibu Suci Ratnawati, MTI selaku Dosen

Pembimbing dalam pembuatan skripsi, yang telah memberikan arahan dan

bimbingan dalam penulisan skripsi ini.

5. Bapak A’ang Subiyakto, M.Kom. dan Bapak Nuryasin, M.Kom. selaku dosen

penguji sidang. Terima kasih atas arahannya kepada penulis untuk perbaikan

skripsi.

6. Dosen-dosen Program Studi Sistem Informasi yang telah membagikan ilmunya

selama Penulis duduk di bangku perkuliahan.

7. Ibu Tanti, Ibu Thifa selaku pihak dari Pusdatin Kementerian Agraria dan Tata

Ruang yang telah bersedia meluangkan waktunya dan membantu penulis selama

penelitian di Pusdatin BPN RI.

8. “Sahabat Kecil” Agil, Omdo, Dede, Dika, Apin, Ebot, Uta, Kadek, Ilmi, Indri

yang ada kapan pun.

9. Keluarga besar “Dapur Seni” Bang Iki, Kanda Ano, Bang Edji dan Kak Epot,

Bang Abrar, bang Hab, Eel, Adid, Alam dan Pekong, Bang Santo, Unang, Toro

Kumis, Ule, Sipa, Aby, Nungki, Fajar, Ibel, Josnel, Ways, Murphy, Mas Ev,

Bang Guta, Dimsum, Ipep, Iin, Aini, Isti, Suci, Pay, Shila, Metta, Samia, Dinda,

viii

Isma, Bro Kidoy, Ayu, Yonbur, Isna, Pipit, Sapia, Mayang, Anggun yang

menemani hari-hari di kampus.

10. Rekan-rekan seperjuangan “Dream Team” dan “Last SI 2011” Brek, Imam, Caca,

Tiara, Murphy, Dede, Dylan, Diar, Royhan, Garrin, Nofal, Hanif, Amin,, Farhan,

Bani, Ichi, Oki, Purti, Aloy, Genduy yang senantiasa saling mendukung, bertukar

pikiran dan membantu penulis dalam menyelesaikan penulisan skirpsi.

11. Keluarga besar G.I.S.A Zikri, Bani, Farhan, Kiki, Diar, Toing, Martin, Dylan,

Ichi, Genduy, Arul, Bedul, Affan, Zaky, Rafi, Opang, Ikhwan, Arif yang selalu

mengajak menyegarkan pikiran dengan mendaki.

12. “Predas” Esti, Dwi, Ajeng, Kunuy, Simi, Niki yang selalu mendukung dan

memberi semangat.

13. Dera Langi Rahayu yang selalu menemani nonton.

14. Teman-teman Program Studi Sistem Informasi 2011 yang telah banyak

membantu baik dukungan maupun ilmunya dalam menyelesaikan laporan ini.

15. Kakak-kakak dan adik-adik HIMSI yang senantiasa memberikan arahan,

dukungan dan semangat kepada penulis.

16. Serta seluruh pihak yang telah berjasa terhadap proses penyelesaian skripsi ini

yang tidak dapat disebutkan satu persatu namun tidak mengurangi sedikitpun rasa

terima kasih dari Penulis.

Jakarta, Juni 2017

Zulmi Aprizal

1111093000065

ix

ABSTRAK

ZULMI APRIZAL – 1111093000065, Evaluasi Tata Kelola Teknologi Informasi

Berdasarkan Framework Cobit 5 Fokus Pada Proses EDM04, APO01 dan APO07

Pada Pusat Data dan Informasi Kementerian Agraria dan Tata Ruang di bawah

bimbingan Bapak M.QOMARUL HUDA dan Ibu SUCI RATNAWATI.

Kementerian Agraria dan Tata Ruang mempunyai visi “Menjadi lembaga yang

mampu mewujudkan tanah dan pertanahan untuk sebesar-besarnya kemakmuran

rakyat, serta keadilan dan berkelanjutan sistem kemasyarakatan, kebangsaan dan

kenegaraan Republik Indonesia”.Dalam Kementerian Agraria dan Tata Ruang yang

bertugas dalam mengelola TI adalah Pusat Data dan Informasi (PUSDATIN).

PUSDATINbelum menerapkan best practice dalam pengelolaan layanan TIK, yang

menyebabkan belum selarasnya strategi TI dan strategi bisnisnya.PUSDATIN juga

masih mengalami kendala dalam melakukan pengelolaan Sumber Daya Manusia

(SDM). Beberapa penyebabnya antara lain terbatasnya kuantitas dan kualitas SDM di

bidang TI. Tujuan dari penelitian ini adalah untuk memberikan usulan dan

rekomendasi tata kelola TI pada PUSDATIN. Framework yang digunakan dalam tata

kelola TI adalah COBIT 5 dengan metode Assessment Process Activities, yang terdiri

dari initiation, planning the assessment, briefing, data collection, data validation,

process attribute rating dan reporting the result. Penelitian ini fokus pada proses

EDM04 (Ensure Resource Optimization), APO01 (Manage the IT Management

Framework) dan APO07 (Manage Human Resources). Hasil penelitian ini adalah

proses EDM04 berada pada nilai 49,9% dengan kriteria Partially Achieve, APO01

berada pada nilai 56,25% Largely Achievedan APO07 berada pada nilai 33,3%dengan

kriteria Partially Achieved. Yang berarti, proses EDM04, APO01, APO07 berada

pada level 1 (Performed Process). Dengan kriteria tersebut maka rekomendasi yang

dibuat adalah untuk mencapai kriteria selanjutnya yaitu Fully Achieved bukan untuk

mencapai level selanjutnya karena untuk mencapai level selanjutnya kriteria harus

mencapai Fully Achieved.

Kata Kunci :Tata Kelola TI, COBIT 5, Process Assesment Model

V Bab + ixHalaman + 164Halaman + 34 Gambar + 38 Tabel + Daftar Pustaka +

Lampiran

Pustaka Acuan (2009-2017)

x

DAFTAR ISI

JUDUL...........................................................................................................................i

LEMBAR JUDUL ....................................................................................................... ii

PERNYATAAN ......................................................... Error! Bookmark not defined.

LEMBAR PENGESAHAN ...................................... Error! Bookmark not defined.

PENGESAHAN UJIAN ............................................ Error! Bookmark not defined.

KATA PENGANTAR ................................................................................................ vi

ABSTRAK .................................................................................................................. ix

DAFTAR ISI ................................................................................................................ x

DAFTAR GAMBAR ............................................................................................... xvii

DAFTAR TABEL .................................................................................................. xviii

BAB I PENDAHULUAN ............................................................................................ 1

1.1 Latar Belakang ......................................................................................... 1

1.2 Identifikasi Masalah ................................................................................. 5

1.3 Rumusan Masalah .................................................................................... 5

1.4 Batasan Masalah ...................................................................................... 6

1.5 Tujuan Penelitian ..................................................................................... 6

xi

1.6 Manfaat Penelitian ................................................................................... 7

1.7 Metode Penelitian .................................................................................... 8

1.7.1 Metode Pengumpulan Data ............................................................ 8

1.7.2 Metodologi Analisa Data ................................................................ 9

1.8 Tempat dan Waktu Penelitian ................................................................ 11

1.9 Sistematika Penulisan ............................................................................ 11

BAB II LANDASAN TEORI ................................................................................... 13

2.1 Evaluasi Tata Kelola Teknologi Informasi ............................................ 13

2.1.1 Evaluasi ........................................................................................ 13

2.1.2 Tata Kelola ................................................................................... 13

2.1.3 Teknologi Informasi ..................................................................... 14

2.1.4 Tata Kelola Teknologi Informasi ................................................. 14

2.1.5 Evaluasi Tata Kelola Teknologi Informasi .................................. 15

2.2 Measuring Business/IT Alignment ......................................................... 16

2.2.1 The Matching and Moderation Approach .................................... 16

2.2.2 The Profile Deviation Approach .................................................. 17

2.2.3 The Scoring Approach .................................................................. 19

2.2.4 The Maturity Model Approach ..................................................... 20

xii

2.3 Framewok Tata Kelola Teknologi Informasi ......................................... 20

2.3.1 Information TechnologyInfrastucture Library (ITIL) .................. 20

2.3.2 ISO/IEC 27001 ............................................................................. 25

2.3.3 COBIT (Control Objectives for Information and related

Technology) ........................................................................................... 26

2.4 Framewok COBIT 5 .............................................................................. 29

2.4.1 Prinsip COBIT 5 ........................................................................... 33

2.4.2 Tahapan Siklus Hidup Implementasi COBIT .............................. 38

2.4.3 Process Reference Model ............................................................. 42

2.4.4 Process Assessment Model (PAM) ............................................... 57

2.4.5 Indikator Kapabilitas Proses dalam COBIT 5 .............................. 61

2.4.6 Pemetaan Enterprise Goals terhadap IT-related Goals COBIT 5 81

2.4.7 Pemetaan IT-related Goals terhadap Proses COBIT 5 ................ 82

2.4.8 RACI Chart .................................................................................. 84

2.5 Fokus Area Tata Kelola Teknologi Informasi ....................................... 92

2.5.1 EDM04 EnsureOptimisation Resource ....................................... 94

2.5.2 APO01 Manage The IT Management Framework ....................... 94

2.5.3 APO07 Manage Human Resources .............................................. 95

2.6 Metode Perhitungan ............................................................................... 95

xiii

2.7 Menentukan Tingkat Kapabilitas ........................................................... 97

2.8 Metode Pengumpulan Data .................................................................... 98

BAB III METODOLOGI PENELITIAN ............................................................. 100

3.1 Desain Penelitian ................................................................................. 100

3.2 Initiation ............................................................................................... 100

3.2.1 Observasi .................................................................................... 101

3.2.2 Wawancara ................................................................................. 101

3.2.3 Kuesioner .................................................................................... 101

3.2.4 Literature Review ....................................................................... 102

3.3 Planing The Assesment ........................................................................ 104

3.4 Briefing ................................................................................................ 104

3.5 Data Collection .................................................................................... 105

3.6 Data Validation .................................................................................... 105

3.7 Process Attribute Level ........................................................................ 105

3.8 Reporting the Result ............................................................................. 105

3.9 Kerangka Berpikir ................................................................................ 107

BAB IV HASIL DAN PEMBAHASAN ................................................................ 108

4.1 Initiation ............................................................................................... 108

xiv

4.1.1 Sejarah Kementerian Agraria dan Tata Ruang ........................... 108

4.1.2 Visi dan Misi Kementerian Agraria dan Tata Ruang ................. 111

4.1.3 Tugas dan Fungsi Kementerian Agraria dan Tata Ruang .......... 113

4.1.4 Logo Kementerian Agraria dan Tata Ruang .............................. 114

4.1.5 Struktur Kementerian Agraria dan Tata Ruang .......................... 116

4.1.6 Profil Pusat Data dan Informasi (Pusdatin) Kementerian Agraria

dan Tata Ruang .................................................................................... 121

4.2 Planing The Assesment ........................................................................ 129

4.3 Briefing ................................................................................................ 131

4.4 Data Collection .................................................................................... 131

4.4.1 Data CollectionEDM04 Ensure Optimisation Resource .......... 132

4.4.2 Data Collection APO01 Manage The IT Management Framework

………………………………………………………………….133

4.4.3 Data Collection APO07 Manage Human Resources ................. 135

4.5 Data Validation .................................................................................... 137

4.6.1 Data Validation EDM04Ensure Optimisation Resource .......... 137

4.5.2 Data ValidationAPO01 Manage The IT Management Framework

………………………………………………………………….138

4.5.3 Data Validation APO07 Manage Human Resources ................. 140

4.6 Procces Atribut Level ........................................................................... 142

xv

4.6.1 Penentuan Nilai dan Capability Level pada EDM04Ensure

Optimisation Resource ........................................................................ 142

4.6.2 Penentuan Nilai dan Capability Level pada APO01 Manage The

IT Management Framework ................................................................ 145

4.6.3 Penentuan Nilai dan Capability Level pada APO07 Manage

Human Resources ................................................................................ 148

4.7 Reporting the Result ............................................................................. 151

4.7.1 Gaps dan Rekomendasi EDM04 (Ensure Optimisation Resource)

………………………………………………………………….152

4.7.2 Gaps dan Rekomendasi APO01 (Manage The IT Management

Framework) ......................................................................................... 154

4.7.3 Gaps dan Rekomendasi APO07 (Manage Human Resources) .. 158

BAB V PENUTUP ................................................................................................... 162

5.1 Simpulan .............................................................................................. 162

5.2 Saran .................................................................................................... 163

DAFTAR PUSTAKA ................................................ Error! Bookmark not defined.

LAMPIRAN

xvi

DAFTAR GAMBAR

Gambar 2.1The Matching and Moderation Approach ................................................ 16

Gambar 2. 2Mapping IT and business strategies Based on: Sabherwal, R., and Chan,

Y. ................................................................................................................................. 18

Gambar 2.3 Information economics Based on: Van Grembergen, W., and Van

Bruggen, R., 1997 ....................................................................................................... 19

Gambar 2. 4Service Management Lifecycle pada ITIL (Office of Government, 2007)

..................................................................................................................................... 22

Gambar 2. 5 Evolusi COBIT (ISACA, 2012) ............................................................. 27

Gambar 2. 6 Coverage of Other Standards and Framewoks (ISACA, 2012) ............ 30

Gambar 2. 7 Lima Prinsip COBIT 5 (ISACA, 2012) ................................................. 34

Gambar 2. 8 Value Creation (ISACA, 2012) .............................................................. 35

Gambar 2. 9 Enterprise Enablers (ISACA, 2012) ...................................................... 36

Gambar 2. 10Governance and Management Key Areas (ISACA, 2012) ................... 37

Gambar 2. 11Seven Phases of The Implementation Life Cycle COBIT 5 (ISACA,

2012) ........................................................................................................................... 39

Gambar 2. 12Process Reference Model COBIT 5 (ISACA, 2012) ............................ 42

Gambar 2. 13 Proses Assessment Process Activities (ISACA, 2012) ......................... 59

xvii

Gambar 2. 14COBIT 5 Process Capability Model (ISACA, 2013) .......................... 62

Gambar 2.15Enterprise Goals (ISACA, 2012) ........................................................... 81

Gambar 2.16Mapping COBIT 5IT-Related Goals to Process (ISACA, 2012) ........... 82


Gambar 2. 18 RACI Chart EDM04 (Ensure Resource Optimisation) ....................... 85

Gambar 2. 19 RACI Chart APO01 (Manage The IT Management Framework) ....... 86

Gambar 2. 20 RACI Chart APO07 (Manage Human Resource)................................ 87

Gambar 2.21 Mapping COBIT 5 Enterprise Goals to IT-related Goals (ISACA,2012)

..................................................................................................................................... 92


Gambar 2. 23Determining Capability Level (ISACA, 2013) ..................................... 97

Gambar 3. 1 Kerangka Berpikir .…………………………………………………...107

Gambar 4.1 Logo BPN RI (http://bpn.go.id ) ........................................................... 114

Gambar 4.2 4 (empat) Butir Padi .............................................................................. 114

Gambar 4.3 Lingkaran Bumi .................................................................................... 115

Gambar 4.4 Sumbu ................................................................................................... 115

Gambar 4.5 11 (sebelas) Bidang Grafis Bumi .......................................................... 115

Gambar 4.6 Struktur Organisasi Kementerian Agraria dan Tata Ruang (Permen No. 8

Tahun 2015) .............................................................................................................. 116

Gambar 4.7 Pusat Data dan Informasi (Permen No. 8 Tahun 2015) ....................... 123

Gambar 4. 8 Diagram Representasi EDM04............................................................. 144

Gambar 4. 9 Diagram Diagram Representasi APO01 ............................................. 148

Gambar 4. 10 Diagram Representasi APO07 ........................................................... 151

xviii

DAFTAR TABEL

Tabel 2.1Perbandingan Framework ITIL, , COBIT dan ISO/IEC 27001 ................... 28

Tabel 2.2Performed Process ....................................................................................... 63

Tabel 2.3Managed Process ......................................................................................... 64

Tabel 2.4Work Product Management ......................................................................... 66

Tabel 2.5Process Definition ........................................................................................ 68

Tabel 2. 6Process Deployment .................................................................................... 70

Tabel 2.7Process Measurement .................................................................................. 73

Tabel 2.8Process Control ........................................................................................... 75

Tabel 2.9Process Innovation ....................................................................................... 77

Tabel 2.10Process Optimisation ................................................................................. 79

Tabel 3.1 Data ReferensiPenelitian....…………………………………………….102

Tabel 4.1 Responden Penelitian...…………………………………………………130

Tabel 4. 2 Pemetaan RACI Chart Terhadap Struktur Organisasi PUSDATIN ........ 130

Tabel 4.3 Data Validation EDM04 PA 1.1 ............................................................... 137

Tabel 4. 4 Data Validation APO01 PA 1.1 ............................................................... 139

Tabel 4. 5 Data Validation APO07 PA 1.1 ............................................................... 140

Tabel 4. 6 Process Attribute Rating EDM04 ............................................................ 142

Tabel 4. 7 Tabel Indikator Level EDM04 ................................................................. 143

xix

Tabel 4. 8 Process Attribute Rating APO01 ............................................................. 145

Tabel 4.9 Tabel Indikator Level APO01 ................................................................... 147

Tabel 4. 10 Process Attribute Rating APO07 ........................................................... 148

Tabel 4.11 Gaps dan Rekomendasi EDM04.01 ........................................................ 152



Tabel 4.14 Gaps dan Rekomendasi APO01.01 ......................................................... 154







Tabel 4. 21 Gaps dan Rekomendasi APO01.08 ........................................................ 158



Tabel 4. 24 Gaps dan Rekomendasi APO07.03 ........................................................ 159



Tabel 4.27 Gaps dan Rekomendasi APO07.05 ........................................................ 161

1

BAB I

PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang

Teknologi informasi (TI) merupakan salah satu elemen penting yang tak

terpisahkan dan perlu diterapkan oleh suatu organisasi.Perkembangan TI yang pesat

saat ini menjadi suatu tantangan bagi organisasi/organisasi dalam mengolah informasi

secara tepat dan akurat.Pengunaannya menjadikan sebagai pendorong utama dalam

mencapai visi, misi dan tujuan strategi organisasi.Tidak hanya bisnis, TI juga perlu

dikelola untuk memastikan bahwa informasi dalam organisasi dan TI yang terkait

telah mendukung tujuan organisasi, sumber daya yang digunakan secara bertanggung

jawab dan resiko TI dikelola dengan tepat(Surendro 2009).

Berdasarkan peraturan Menteri Komunikasi dan Informatika Nomor :

41/PER/MEN/KOMINFO/11/2007 menyatakan bahwa “dalam rangka mendukung

tujuan penyelenggaraan pemerintah terhadap pelayanan publik diperlukan rencana

pengelolaan TI dan komunikasi yang baik (good governance)(Islamiah 2014).

Berdasarkan Peraturan Presiden Nomor 17 Tahun 2015 tentang Kementerian

Agraria dan Tata Ruang dan Peraturan Presiden Nomor 20 Tahun 2015 tentang

Badan Pertanahan Nasional. Kementerian Agraria dan Tata Ruang mempunyai tugas

menyelenggarakan urusan pemerintahan di bidang agraria/pertanahan dan tata ruang

untuk membantu Presiden dalam menyelenggarakan pemerintahan

2

Negara.Kementerian Agraria dan Tata Ruang mempunyai visi “Menjadi lembaga

yang mampu mewujudkan tanah dan pertanahan untuk sebesar-besarnya kemakmuran

rakyat, serta keadlian dan berkelanjutan sistem kemasyarakatan, kebangsaan dan

kenegaraan Republik Indonesia”.

Semenjak awal berdirinya, banyak perubahan dan pelayanan yang terjadi pada

tubuh Kementerian Agraria dan Tata Ruang (ATR/BPN).Salah satu bukti perubahan

tersebut pada strukstruktur organisasi yang mendukung tercapainya visi organisasi,

yakni terbentuknya Bidang Pengembangan dan Standarisasi Sistem Teknologi

Informasi di bawah naungan Pusat Data dan Informasi (PUSDATIN).Dimana tugas

dan fungsinya telah diatur dalam Peraturan Menteri Agraria dan Tata Ruang Nomer 8

Tahun 2015, melaksanakan penyusunan program dan anggaran serta strategi

pelaksanaan pengembangan sistem TI dan pengelolaan data dan informasi

pertanahan, tata ruang dan lahan pertanian pangan berkelanjutan.

Berdasarkan Roadmap Teknologi Informasi dan Komunikasi 2016-2020,

PUSDATINmempunyai visi, yaitu “Penentu keberhasilan pengelolaan agraria dan

pertanahan nasional yang optimal”.Dalam mewujudkan visi tersebut, salah satu misi

PUSDATIN, yaitu“penerapan tata kelola TIK secara menyeluruh mengacu kepada

best practice dalam pengelolaan layanan TIK”.Namun faktanya PUSDATIN belum

menerapkan best practicedalam pengelolaan layanan TIK, yang menyebabkan belum

selarasnya strategi TI dan strategi bisnisnya.Dalam hal ini strategi TI dan strategi

bisnis merupakan hal yang penting bagi organisasi. Strategi TI dan strategi bisnis

juga merupakan arahan dan ruang lingkup dari organisasi dalam jangka panjang yang

3

akan memberikan keuntungan bagi organisasi melalui penggunaan sumber daya yang

mendukung dalam memenuhi kebutuhan dan harapan dari para stakeholder.

Salah satu misi PUSDATIN yang lain adalah “pengembangan SDM TIK yang

inovatif, kompetitif, dan profesional sesuai peran dan fungsi dalam tata kelola

TIK”.Tetapi PUSDATIN masih mengalami kendala dalam melakukan pengelolaan

Sumber Daya Manusia (SDM). Beberapa penyebabnya antara lain terbatasnya

kuantitas dan kualitas SDM di bidang TI. Sebagai contoh, adanya karyawan yang

bekerja lebih dari satu tugas, ketergantungan pada satu orang dalam melaksanakan

tugas dan fungsi pada PUSDATIN, serta kurang proporsionalnya beban kerja yang

diberikan kepada masing-masing karyawan.

PUSDATIN pernahmelakukan evaluasi tata kelola terkait keamanan informasi

yang dilakukan oleh pihak eksteral yaitu Kementerian Komunikasi dan Informasi

(Kemkominfo) menggunakanIndeks KAMI.Namun, PUSDATIN belum pernah

melakukan evaluasi tata kelola terkait pengelolaan manajemen TI dan sumber daya

nya, sehingga belum diketahui seberapa jauh tingkat pengelolaannya saat ini.

Tata kelola TI mempunyai banyak standar atau best practices untuk melakukan

penilaian dan pengukuran indikator guna membantu organisasi mengelola

organisasinya seperti International Standards Organization (misal, ISO/IEC

27001:2013), Information Technology Infrastructure Library (ITIL) dan Control

Objectives for Information and related Technology (COBIT).

4

Peneliti memilih COBIT dikarenakan COBIT 5 menurut ISACA (2012) telah

mencakup dari berbagai standar atau base practices yang sudah disebutkan

sebelumnya dan COBIT 5 mendefinisikan dan menjelaskan secara rinci sejumlah tata

kelola dan manajemen proses. COBIT 5 menyediakan referensi model proses yang

mewakili semua proses yang biasa ditemukan dalam suatu organisasi terkait dengan

kegiatan TI. Kerangka kerja COBIT menyediakan model proses yang pada umumnya

ditemukan dalam aktivitas TI dalam lima domain proses yang saling terkait,

Evaluate, Direct and Monitor (EDM) yang terdiri dari lima (5) proses TI, Align, Plan

and Organize (APO) yang terdiri dari tiga belas (13) proses TI, Build, Acquire and

Implementation (BAI) yang terdiri dari sepuluh (10) proses TI, Deliver, Service and

Support (DSS) yang terdiri dari enam (6) proses TI, Monitor, Evaluate and Assess

(MEA) yang terdiri dari tiga (3) proses TI. Masing-masing proses TI dilengkapi

dengan objektif kontrol.

Pada framework COBIT 5 untuk menentukan proses yang akan dikaji lebih lanjut

dalam penelitian, maka dilakukan beberapa tahapan yaitu melihat fakta-fakta yang

ada pada PUSDATIN, lalu dilakukan pemetaan terhadap enterprise goals to IT

related goals berdasarkan COBIT 5 dengan hasil yang dipilih adalah nomor empat

belas (14) Operational and staff productivity. Selanjutnya, dilakukan pemetaan

terhadap IT-related goals berdasarkan COBIT 5 pada PUSDATIN dengan hasil yang

dipilih adalah nomor enam belas (16) Competent and motivated business and IT

personnel. Sehingga, berdasarkan pemetaan tersebut, maka proses yang akan dikaji

lebih lanjut pada PUSDATIN adalah EDM04 (Ensure Resource Optimisation),

5

APO01 (Manage the IT Management Framework) dan APO07 (Manage Human

Resources).

Berdasarkan uraian diatas, maka penulis bermaksud untukmelakukan penelitian

yang berjudul “Evaluasi Tata Kelola Teknologi Informasi Berdasarkan

Framework COBIT 5 Fokus Pada Proses EDM04, APO01 dan APO07 Pada

Pusat Data dan Informasi Kementerian Agraria dan Tata Ruang”.

1.2 Identifikasi Masalah

Berdasarkan latar belakang yang telah diuraikan, maka identifikasi masalah yang

terdapat pada Pusat Data dan Informasi Kementerian Agraria dan Tata Ruang adalah:

1. PUSDATIN belum menerapkan best practicedalam pengelolaan layanan TIK,

yang menyebabkan belum selarasnya strategi IT dan strategi bisnisnya.

2. Terbatasnya kuantitas dan kualitas SDM di bidang TI yang menyebabkan kurang

proporsionalnya beban kerja yang diberikan kepada masing-masing karyawan dan

ketergantungan pada satu orang dalam melaksanakan tugas dan fungsi pada

PUSDATIN.

1.3 Rumusan Masalah

Berdasarkan identifikasi masalah tersebut, maka rumusan masalah pada

penelitian ini adalah Bagaimana melakukan evaluasi tata kelola TI pada Pusat Data

dan Informasi yang berfokus pada proses EDM04 (Ensure Optimisation Resource),

6

APO01 (Manage The IT Management Framework) dan APO07 (Manage Human

Resource)?

1.4 Batasan Masalah

Berdasarkan identifikasi masalah di atas maka batasan masalah penelitian skripsi

ini dibatasi pada:

1. Evaluasi tata kelola teknologi informasi dilakukan pada Sub Bidang

Pengembangan dan Standarisasi Sistem, Pusat Data dan

Informasi,Kementerian Agraria dan Tata Ruang.

2. Tata Kelola Teknologi Informasi menggunakan framework COBIT 5 pada

domain proses EDM04(Ensure Optimisation Resource), APO01 (Manage

The IT Management Framework) dan APO07 (Manage Human Resource).

3. Tahapan evaluasi yang digunakan pada penelitian ini seperti yang terdapat

pada COBIT 5 Assessment Process Activities yaitu Initiation, Planning the

Assessment, Briefing, Data Collection, Data Validation, Process Attribute

Level dan Reporting the Result.

4. Penelitian ini menggunakan perhitungan Rating Scale.

1.5 Tujuan Penelitian

1. Mengetahui Capability Level kondisi saat ini (as is) dan kondisi yang

diinginkan (to be) di Pusat Data dan Informasi.

7

2. Menganalisagap pada proses EDM04 (Ensure Optimisation Resource),

APO01 (Manage The IT Management Framework) dan APO07 (Manage

Human Resource) di Pusat Data dan Informasi Kementerian Agraria dan Tata

Ruang.

3. Memberikan usulan saran atau rekomendasi pada proses EDM04 (Ensure

Optimisation Resource), APO01 (Manage The IT Management Framework)

dan APO07 (Manage Human Resource) kepada pihak Pusat Data dan

Informasi Kementerian Agraria dan Tata Ruang berdasarkan COBIT5.

1.6 Manfaat Penelitian

Penelitian ini diharapkan dapat memberikan manfaat. Manfaat tersebut

diantaranya:

1. Menerapkan ilmu yang diperoleh selama perkuliahan.

2. Memahami langkah-langkah dalam melakukan analisa evaluasi tata kelola

teknologi informasi dengan framework COBIT 5.

3. Memahami proses tata kelola teknologi informasi yang terdapat pada Pusat

Data dan Informasi Kementerian Agraria dan Tata Ruang berdasarkan

COBIT5.

4. Memberikan pemahaman dalam mengukur capability level dari tata kelola

teknologi informasi pada EDM04 (Ensure Optimisation Resource), APO01

(Manage The IT ManagementFramework) dan APO07 (Manage Human

Resources).

8

1.7 Metode Penelitian

1.7.1 Metode Pengumpulan Data

1. Studi Literatur

Studi literatur adalah proses kegiatan menelaah dan membaca bahan

pustaka seperti buku-buku, dokumen, mempelajari penelitian sejenis

yang pernah dilakukan orang lain, serta mempelajari mengenai topik

terkait penelitian yang dilakukan (Sanjaya, 2013).

2. Obeservasi

Observasi dilakukan sesusai dengan kebutuhan penelitian mengingat

tidak setiap penelitian menggunakan alat pengumpul data

demikian.Observasi adalah pengamatan yang dilakukan secara sengaja,

sistematis mengenai fenomena sosial dengan gejala-gejala psikis untuk

kemudian dilakukan pencatatan (Subagyo, 2015).

3. Wawancara

Wawancara adalah suatu kegiatan yang dilakukan untuk mendapatkan

informasi secara langsung dengan mengungkapkan pertanyaan-

pertanyaan pada para responden.Wawancara bermakna berhadapan

langsung antara interviewer dengan reponden dan kegiatannya

dilakukan secara lisan (Subagyo, 2015).

4. Kuisioner

Instrumen ini merupakan alat pengumpulan data, sebagaimana alat

pengumpul data sebelumnya. Kuesioner diajukan pada responden dalam

9

bentuk tertulis disampaikan secara langsung ke alamat responden,

kantor atau tempat lain (Subagyo, 2015).

1.7.2 Metodologi Analisa Data

Metode yang digunakan untuk analisa data berdasarkan kerangka kerja

COBIT 5 Assessment Process Activities, yaitu manajemen proyek dasar dari

praktik baik dan memberikan penilaian pada enam tahap untuk menjamin hasil

evaluasi sesuai bisnis pada tujuan bisnis. Berikut process capability dalam

melakukan evaluasi enam tahap yang berkelanjutan (ISACA, 2012):

1. Initiation

Pada tahap ini menjelaskan tentang penggerak pada

organisasi.Indentifikasi penggerak perubahan saat ini dan kebutuhan

perubahan pada tingkat manajemen eksekutif.Tujuannya adalah

memperoleh pemahaman tentang organisasi saat ini.

2. Planning the Assessment

Tahap kedua adalah dilakukan rencana penilaian yang bertujuan untuk

mendapatkan hasil evaluasi penilaian capability level.

3. Briefing

Tahap ketiga adalah melakukan pengarahan kepada tim penilai

sehingga memahai masukan, proses dan keluaran dalam unit

organisasi yang akan di nilai yaitu PUSDATIN dengan cara

menentukan jadwal, kendala yang dihadapi dalam melakukan

10

penilaian, peran dan tanggung jawab, kebutuhan sumber daya, dan

lain-lain.

4. Data Collection

Tahap keempat adalah dilakukan pengumpulan data dari hasil temuan

yang terdapat pada Pusat Data dan Informasi yang bertujuan untuk

mendapatkan bukti-bukti penilaian evaluasi pada aktifitas proses yang

telah dilakukan.

5. Data Validation

Tahap kelima adalah dilakukan validasi data yang bertujuan untuk

mengetahui hasil perhitungan kuisioner agar mendapatkan evaluasi

penilaian capability level.

6. Process Attribute Level

Tahap keenam adalah dilakukan proses memberi level pada atribut

yang ada disetiap indikator, yang bertujuann untuk menunjukkan hasil

capability level dari hasil perhitungan kuisioner pada tahap-tahap

sebelumnya dan melakukan analisis Gap pada tahapan berikutnya.

7. Reporting the Result

Tahap ketujuh adalah dilakukan melaporkan hasil evaluasi yang

bertujuan untuk memberikan rekomendasi untuk Pusat Data dan

Informasi dengan COBIT 5.

11

1.8 Tempat dan Waktu Penelitian

Penelitian ini dilaksanakan pada:

Waktu : Februari 2018

Tempat : Pusat Data dan Informasi,Kementerian Agraria dan Tata Ruang

Alamat : Jl. Sisingamangaraja No.2, RT.2/RW.1, Selong, Kebayoran Baru,

Kota Jakarta Selatan, Daerah Khusus Ibukota Jakarta 12110

1.9 Sistematika Penulisan

Sistematika penulisan pada penelitian skripsi ini terbagi menjadi 5 (lima) bab, isi

dari masing-masing bab adalah sebagai berikut:

BAB I PENDAHULUAN

Pada bab ini membahas latar belakang, rumusan masalah, batasan

masalah, tujuan penelitian, manfaat penelitian, metodologi penelitian dan

sistematika penulisan dalam penelitian tata kelola teknologi informasi

menggunakan framework COBIT 5.

BAB II LANDASAN TEORI

Pada bab ini menguraikan tentang pengertian dan teori-teori yang

berhubungan dengan tata kelola teknologi informasi dan pembahasan penulisan

skripsi.

12

BAB III METODOLOGI PENELITIAN

Bab ini membahas mengenai metodologi yang digunakan dalam

penelitian yang mencakup metode pengumpulan data, metode analisis data dan

kerangka berpikir penelitian.

BAB IV HASIL DAN PEMBAHASAN

Bab ini membahas mengenai pembahasan tentang profil Pusat Data dan

Informasi, hasil analisis mengenai tata kelola teknologi informasi dan proses

perhitungan data kuesioner hingga pemenuhan dokumen sesuaitingkat level yang

dicapai dan juga membahas tetang temuan gap dan rekomendasi.

BAB V PENUTUP

Pada bab ini merupakan penutup yang berisi kesimpulan dari uraian pada

bab sebelumnya serta saran untuk perbaikan dalam mengelola teknologi

informasi di Pusat Data dan Informasi.

13

BAB II

LANDASAN TEORI

2.1 Evaluasi Tata Kelola Teknologi Informasi

2.1.1 Evaluasi

Menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia online (2017), Evaluasi adalah

penilaian.Evaluasi merupakan kegiatan yang terencana untuk mengetahui

keadaan sesuatu objek dengan menggunakan instrumen dan hasilnya

dibandingkan dengan tolak ukur untuk memperoleh kesimpulan (Yunanda,

2009).Evaluasi adalah suatu proses yang sistematis dan berkelanjutan untuk

menentukan kualitas (nilai dan arti) dari sesuatu, berdasarkan pertimbangan dan

kriteria tertentu dalam rangka pembuatan keputusan(Arifin 2013).Dari beberapa

definisi diatas, evaluasi dapat disimpulkan suatu proses yang teratur dan

terencana untuk menentukan keadaan dan kuliatas dari suatu objek menggunakan

dasar-dasar tertentu dalam memperoleh keputusan.

2.1.2 Tata Kelola

Tata Kelola merupakan suatu proses yang dilakukan oleh suatu organisasi

atau masyarakat untuk mengatasi permasalahan yang terjadi (Jogiyanto and

Abdillah 2011).Sementara menurut (Indrajit 2014), Tata Kelola adalah

serangkaian proses seperti pengendalian, perencanaan, pengorganisasian,

pelaksanaan, pengawasan, dan penilaian yang dilakukan pada dimensi struktur

14

pertanggung-jawaban dan pengambilan keputusan terhadap kegiatan yang

strategis dalam mengelola sejumlah sumber daya demi tercapainya

tujuan/obyektif tertentu.

2.1.3 Teknologi Informasi

Teknologi informasi adalah penerapan teknologi komputer (peralatan

teknik berupa perangkat keras dan perangkat lunak) untuk menciptakan,

menyimpan, mempertukarkan dan menggunakan informasi dalam berbagai

bentuk (Fauziah 2010).Sementara Tantra (2012) mengartikan Teknologi

Informasi adalah alat bantu yang digunakan didalam organisasi untuk

menghasilkan informasi yang dibutuhkan.

2.1.4 Tata Kelola Teknologi Informasi

Terdapat beberapa pengertian mengenai tata kelola teknologi informasi

antara lain:

• Tata kelola teknologi informasi merupakan bagian terintegrasi dari

pengelolaan organisasi yang mencakup kepemimpinan, struktur serta

proses organisasi yang memastikan bahwa teknologi informasi

organisasi dapat dipergunakan untuk mempertahankan dan memperluas

strategi dan tujuan organisasi (Surendro 2009).

• IT governance is the process that ensures the effective and efficient use

of IT in enabling an organization to achieve its goals (Gerrard, 2010).

15

Tata kelola teknologi informasi adalah proses yang memastikan

penerapan teknologi informasi yang efektif dan efisien dalam suatu

organisasi untuk mencapai tujuannya.

• Dalam bukunya (Jogiyanto and Abdillah 2011)yang berjudul “Sistem

Tatakelola Teknologi Informasi”, The IT Governance Institute (ITGI)

mendefinisikan tata kelola teknologi informasi sebagai suatu bagian

internal dari tatakelola organisasi yang terdiri atas kepemimpinan,

struktur dan proses organisasional yang memastikan bahwa teknologi

informasi organisasi berlanjut serta meningkatkan tujuan dan strategi

organisasi.

Dari beberapa definisi diatas jika ditarik kesimpulan dari tata kelola

teknologi informasi merupakan bagian terintegrasi yang mencangkup

kepemimpinan, sturktur serta proses organisasi organisasi yang memastikan

penerapan teknologi informasi berlanjut serta meningkatkan tujuan dan strategi

organisasi untuk mencapai tujuannya.

2.1.5 Evaluasi Tata Kelola Teknologi Informasi

Merupakan suatu proses penilaian sistematis yang dilakukan untuk

menentukan kualitas dari sesuatu berdasarkan dasar-dasar tertentu dalam rangka

mengelola teknologi informasi yang baik dan selaras dengan tujuan organisasi.

Evaluasi ini menghasilkan ulasan yang juga berguna untuk membantu pengelola

atau pihak manajemen untuk mengambil keputusan.

16

2.2 Measuring Business/IT Alignment

Tidak ada cara yang umum untuk mengukur keselarasan bisnis / TI dalam

literatur. Setiap model pengukuran memiliki pendekatan sendiri, dan sebagai

hasilnya, sangat sulit untuk membandingkan hasil dari penyelarasan itu.Ada beberapa

pendekatan, semuanya memiliki kekuatan dan kelemahan.(Subiyakto, Ahlan, Kartiwi,

& Sukmana, 2015).

2.2.1 The Matching and Moderation Approach

The Matching Approach melihat pada perbedaan rating antara dua pasang

item terkait.Ketika ada perbedaan tinggi antara peringkat item terkait,

keselarasan rendah, dan sebaliknya, ketika ada perbedaan rendah, keselarasan

tinggi.Gambar 3.1 mengilustrasikan pendekatan yang cocok.

Jika perbedaan skor antara bisnis dan TI tinggi, keselarasan rendah (pada

Gambar 2.1, perbedaan skor untuk penyejajaran rendah adalah 5), dan

sebaliknya, jika perbedaan antara skor rendah, keselarasan tinggi (pada Gambar.

2.1, selisih skor tinggi adalah 0). Menerapkan ini ke satu set pertanyaan dapat

mengarah pada skor penyelarasan untuk organisasi. Salah satu kekurangan dari

Gambar 2.1The Matching and Moderation Approach

17

metode ini adalah apakah skor perlu berada pada level yang sama untuk

menunjukkan tingkat keselarasan yang tinggi. Metode ini merupakan pendekatan

yang intuitif dan sederhana untuk dilakukan dan karena itu sering digunakan

dalam praktek dan penelitian.

The Moderation Approach. Dalam pendekatan ini, keselarasan dipandang

sebagai interaksi, dan dengan cara ini sangat berbeda dalam hasil dibandingkan

dengan The Matching Approach. Ini adalah kombinasi atau sinergi antara bisnis

dan TI, daripada perbedaannya.The Moderation Approach tidak menghitung

perbedaan. Dalam contoh Gambar 3.1, ini menyiratkan bahwa skor bisnis 1 dan

skor TI 5 menghasilkan skor keselarasan 5 dan skor bisnis 3 dan skor keselarasan

3 dalam 9. Jelas bahwa pendekatan ini berbeda dari pendekatan yang cocok

karena dua nilai rendah sekarang dilihat sebagai ''penyelarasan rendah'' di mana

dalam The Matching Approach dua skor rendah yang (setara) menghasilkan ''

penyelarasan yang tinggi.

2.2.2 The Profile Deviation Approach

Mengukur keselarasan berdasarkan pendekatan The Profile Deviation

Approachdidasarkan pada dua langkah.Pertama, ‘‘ideal alignment scenario’’

harus dikurangi (dari teori) dan selanjutnya, penyimpangan dari keadaan ideal

yang dihitung.

18

Sebuah contoh yang terkenal disini adalah studi tentang Sabherwal dan

Chan. Para penulis ini mencoba untuk menentukan strategi TI yang memetakan

terbaik pada strategi bisnis tertentu. Strategi bisnis tersebut ditentukan

berdasarkan tipologi Miles dan Snow, yang mengidentifikasi berbagai jenis

strategi bisnis: Defenders (bertujuan untuk mengurangi biaya, memaksimalkan

efisiensi dan efektivitas produksi, menghindari perubahan organisasi),

Prospectors (dilihat sebagai inovator terkemuka, bereaksi pertama kali pada

sinyal perubahan di pasar mereka) dan Analysers (mengamati secara dekat

kegiatan pesaing dan mengevaluasi perubahan organisasi dengan cermat).

Gambar 2.2 menunjukkan strategi TI mana yang paling sesuai dengan

strategi bisnis tertentu, sesuai dengan wawasan mereka.‘TI for

efficiency’berorientasi pada efisiensi internal dan antar-organisasi dan

pengambilan keputusan jangka panjang dan memetakan dengan baik strategi

bisnis pembela.‘IT for flexibility’ berfokus pada fleksibilitas pasar dan keputusan

strategis yang memetakan strategi bisnis prospektor.‘IT for comprehensiveness’

memungkinkan keputusan komprehensif dan respons cepat melalui pengetahuan

organisasi lain yang sesuai dengan strategi bisnis penganalisa.

Gambar 2.2Mapping IT and business strategies Based on: Sabherwal, R., and

Chan, Y.

19

2.2.3 The Scoring Approach

The Scoring Approach adalah metode ekonomi informasidikembangkan

oleh Benson dan Parker (1998).Metode penilaian ini dapat digunakan sebagai

pengukuran keselarasan dimana baik orang-orang bisnis dan TI mencetak proyek

TI besar untuk memverifikasi tingkat keselarasan terhadap serangkaian kriteria

bisnis dan TI. Metode biasanya berangkat dari Return On Investment (ROI) dari

proyek dan berbagai non-tangibles seperti '' pertandingan strategis proyek ''

(evaluasi bisnis) dan '' sesuai dengan arsitektur TI strategis '' (evaluasi TI)

.Intinya, ekonomi informasi adalah teknik penilaian untuk proyek, yang

menghasilkan skor total tertimbang berdasarkan skor untuk ROI dan yang tidak

Gambar 2.3Information economics Based on: Van Grembergen, W., and Van

Bruggen, R., 1997

20

nyata. Biasanya skor dari 0 hingga 5 diberi atribut di mana 0 berarti tidak ada

kontribusi, dan 5 mengacu pada kontribusi yang tinggi; nilai-nilai memperoleh

skor positif dan risiko skor negatif (Gambar 2.3).

2.2.4 The Maturity Model Approach

Organisasi juga dapat menggunakan maturity model untuk menilai tingkat

keselarasan saat ini.Ini adalah metode penilaian yang memungkinkan organisasi

untuk menilai dirinya dari tidak ada (0) untuk dioptimalkan (5). Alat ini

menawarkan cara yang mudah dimengerti untuk menentukan posisi ‘‘as-is’’ dan

‘to-be‘ yang akan dilakukan (sesuai dengan strategi organisasi), dan

memungkinkan organisasi untuk menaksir dirinya sendiri terhadap best practices

dan pedoman standar. Dengan cara ini, gap dapat diidentifikasi dan tindakan

spesifik dapat didefinisikan untuk bergerak menuju tingkat yang diinginkan dari

kesejajaran strategi (Subiyakto, Ahlan, Kartiwi, & Putra, 2016).

2.3 Framewok Tata Kelola Teknologi Informasi

Di bawah ini merupakan framework tata kelola teknologi informasi yang banyak

digunakan pada suatu organisasi, yaitu sebagai berikut:

2.3.1 Information TechnologyInfrastucture Library (ITIL)

Information Technology Infrastructure Library (ITIL) adalah seperangkat

konsep dan praktik untuk mengelola layanan TI, pengembangan dan operasi TI.

ITIL memberi deskripsi rinci sejumlah praktik penting TI dan menyediakan

21

daftar komprehensif tugas dan prosedur yang di dalamnya setiap organisasi

dapat menyesuaikan dengan kebutuhannya sendiri. Nama ITIL dan IT

Infrastructure Library adalah merek dagang terdaftar atas milik United

Kingdom’s Office of Government Commerce (OGC) (Jogiyanto and Abdillah

2011).

Information Technology Infrastucture Library (ITIL) merupakan standar

yang dikeluarkan pemerintah United Kingdom (UK) sebagai kerangka kerja yang

diacu oleh best practice proses dan prosedur manajemen operasional. Pada

dasarnya kerangka kerja ITIL bertujuan secara berkelanjutan meningkatkan

efesiensi operasional TI dan kualitas layanan pelanggan.Kerangka yang diberikan

belum memberikan panduan pengelolaan TI yang memenuhi kebutuhan di

tingkat yang lebih tinggi (high level objective) diorganisasi seperti kerangka kerja

pada COBIT (Sarno 2009).

Pada awalnya, ITIL merupakan koleksi buku yang masing-masing meliputi

praktik tertentu dalam jasa TI. ITIL dibangun dengan menggunakan perspektif

proses pengendalian dan pengelolaan operasi. Perspektif ini dikenal dengan

Siklus Plan-Do-Check-Act (PDCA) karya W. Edwards Deming.Setelah publikasi

awal tahun 1989, jumlah buku ITIL V1 terbit lebih dari 30 jilid.

Pada tahun 2000/2001, untuk membuat ITIL lebih mudah diakses (dan

terjangkau), ITIL v2 mengkonsolidasi pubilikasinya menjadi 8 logis “set” yang

dikelompokkan kedalam pedoman proses terkait untuk mencocokkan berbagai

aspek yang berbeda dari manajemen TI, aplikasi, dan layanan. Namun fokus

utama tetap pada Service Management (Layanan Dukungan dan Layanan

22

Pengiriman) yang sejauh ini paling banyak digunakan dan beredar tentang

publikasi ITIL v2.

Framework ITIL dari tahun ke tahun telah mengalami perkembangan, yang

awalnya hanya memiliki 2 modul dan sekarang sudah terdapat 5 modul dengan

minor revision. Intinya adalah ITIL v3 terdapat 5 modul atau publikasi yang

masing-masing memberikan arahan pada tahap yang spesifik dalam siklus

mengelola layanan (Service Management Lifecycle) yang digambarkan di bawah

ini (Aldi, et al, 2016):

Gambar 2. 4Service Management Lifecycle pada ITIL(Office of

Government, 2007)

23

1. Service Strategy (SS) adalah mengelompokkan setiap langkah dari

siklus layanan agar terfokus pada business case, dengan cara

menetapkan tujuan bisnis, kebutuhan dan prinsip service management.

2. Service Design (SD) adalah memberikan arahan untuk merancang dan

mengembangkan layanan. Ruang lingkupnya adalah perubahan dan

perbaikan yang diperlukan atau meningkatkan serta mengelola nilai

pada pelanggan dalam siklus layanan, layanan berkelanjutan,

pencapaian tingkat layanan dan kesuaian terhadap standar dan aturan.

Dan berguna agar TI yang ada harus memenuhi “fit for purpose” dan

“fit for use”.

3. Service Transition (ST) adalah mengarahkan dalam hal pengembangan

dan perbaikan kemampuan dalam masa transisi layanan yang baru dan

berubah menjadi operasi.

4. Service Operation (SO) adalah mengarahkan dalam mencapai

efektifitas dan efisiensi dalam menyampaikan dan mendukung layanan

agar memastikan nilai pada pelanggan dan pemberi layanan. Proses ini

mengarah pada keseharian pengelolaan dan operasional pada layanan

bisnis TI.

5. Continual Service Improvement (CSI) adalah meliputi instrumental

dalam membuat serta mengelola nilai kepada pelanggan dengan

rancangan yang lebih baik, praktik dan metode dari pengelolaan kualitas

pengelolaan perubahan dan perbaikan kemampuan yang didasari

pembelajaran untuk meningkatkan dan memperbaiki dalam skala besar

24

dalam hal kualitas layanan, efisiensi operasional dan bisnis

berkelanjutan.

Kelima proses yang disebutkan di atas, dikemas dalam buku “core

guidance publication” yang berisi:

1. Practices fundamental, terdapat latar belakang tahapan lifecycle dan

juga kontribusinya pada pengelolaan layanan TI secara menyeluruh.

2. Practice principle, terdapat konsep-konsep kebijakan

3. Lifecycle processess and activities, berisi penjelasan mengenai proses

dan aktivitas

4. Supporting organization structures and roles, berisi semua aspek yang

terkait dengan kesiapan model dan struktur organisasi.

5. Technology considerations, berisi penjelasan solusi-solusi otomatisasi

serta persyaratannya.

6. Practice implementation, berisi acuan atau panduan bagi organisasi TI

yang ingin mengimplementasikan proses ITIL.

7. Complimentary guideline, berisi acuan model best practices lain selain

ITIL yang digunakan sebagai bahan referensi.

8. Examples and template, berisi template atau contoh pengaplikasian

proses.

25

2.3.2 ISO/IEC 27001

ISO/IEC 27001 adalah standar keamanan informasi yang dipublikasikan

oleh International Organization for Standartization (ISO) dan the International

Electrotechnical Commission (IEC) sehingga disebut ISO/IEC. Mula-mula diberi

kode ISO/IEC 17799:2005, lalu disempurnakan menjadi ISO/IEC 27002:2005

dan menjadi salah satu bagian dari ISO/IEC 27000 series. ISO/IEC 27002

menyediakan praktik prima yang direkomendasikan dalam rangka manajemen

keamanan informasi (Jogiyanto dan Abdillah, 2011). Isinya terdiri dari 12 seksi:

1. Kebijakan keamanan

2. Penilaian dan pengelolaan resiko

3. Organisasi dari keamanan informasi

4. Manajemen aset

5. Keamanan sumber daya manusia

6. Keamanan lingkungan dan fisik

7. Manajemen operasi dan komunikasi

8. Kontrol akses

9. Pemeliharaan, pengembangan dan akuisisi sistem informasi

10. Manajemen insiden keamanan sistem informasi

11. Manajemen keberlangsungan kerja

12. Kesesuaian antara aturan, standard an hukum di bidang TI

Menurut Jogiyanto dan Abdillah, keunggulan penggunaan ISO bagi sistem

tatakelola keamanan informasi adalah ISO bersifat lebih rinci dibanding COBIT

26

dan menyediakan petunjuk “bagaimana” sesuatu dijalankan. ISO memberi

petunjuk struktur dan konten kebijakan keamanan informasi.Karena ISO bersifat

lebih rinci, bahkan dapat dikatakan bersifat teknis, ISO lebih cenderung menjadi

pilihan bagi manajer TI dan manajer keamanan informasi.

Kelemahan ISO adalah menjadi pedoman yang berdiri sendiri atau tidak

terintegrasi dengan rerangka sistem tata kelola TI yang lebih luas.Oleh karena itu

ISO lebih tepat digunakan untuk kepentingan teknis, tidak digunakan sebagai

pedoman umum dalam sistem tata kelola keamanan SI organisasi.

Dalam praktiknya kedua regulasi ini dapat dibutuhkan pada waktu yang

berbeda atau bahkan dalam waktu bersamaan. Jika organisasi hanya mengadopsi

salah satu standar maka bisa jadi organisasi akan mengalami kendala dalam

menata kelola sistem keamanan TI. Maka dari itu, kedua pedoman tersebut dalam

praktik idealnya digabungkan dengan melihat masing-masing

keunggulannya.Dimana COBIT digunakan untuk cakupan yang lebih luas dalam

tata kelola keamanan TI sedangkan ISO bertendensi pada posisi tingkat

operasional.

2.3.3 COBIT (Control Objectives for Information and related Technology)

Control Objectives for Information and related Technology adalah

seperangkat pedoman umum (best practice) untuk manajemen TI yang dibuat

oleh Information System Audit and Control Association (ISACA), dan IT

Governance Institute (ITGI) pada tahun 1996. COBIT memberi manajer, auditor

dan pengguna TI, serangkaian langkah yang diterima secara umum, indicator,

27

proses dan praktik terbaik untuk membantu mereka dalam memaksimalkan

manfaat yang diperoleh melalui penggunaan TI dan pengembangan tatakelola TI

yang sesuai dan pengendalian dalam organisasi(Jogiyanto and Abdillah 2011).

COBIT pertama kali dirilis pada tahun 1996.Misinya adalah “untuk

meneliti, mengembangkan, mempublikasikan dan mempromosikan kewenangan,

pembaruan dan seperangkat pedoman umum yang diterima secara internasional

untuk tujuan pengendalian teknologi informasi dalam penggunaan sehari-hari

oleh para manajer bisnis dan auditor.” Manfaat yang diperoleh manajer, auditor

dan pengguna dari pengembangan COBIT adalah membantu mereka memahami

sistem TI dan memutuskan tingkat keamanan dan kendali yang diperlukan untuk

melindungi asset organisasi mereka melalui pengembangan model tatakelola TI

(Jogiyanto and Abdillah 2011).

Gambar 2. 5 Evolusi COBIT (ISACA 2012)

28

Dimulai pada tahun 1996 COBIT versi 1 muncul dengan kerangka kerja

yang berkutat di wilayah Audit. Seiring perkembangannya COBIT versi 2 pun

terbit di tahun 1998 dengan framewok yang menekankan pada wilayah Control

(pengendalian). Kemudian pada tahun 2000 COBIT berkembang lagi dengan

versi 3 dengan pedoman kerja yang mengarah pada area Management. Wilayah

IT Governance yang luas cakupannya dalam organisasi menjadi pembahasan

penting bagi perubahan framewok COBIT pada versi 4.0/4.1 yang dirilis pada

tahun 2005/7. Namun masuknya age information sampai hari ini evolusi COBIT

menerbitkan versi terakhirnya yaitu versi 5 pada tahun 2012 yang memiliki

scope/cakupan yang lebih luas dari versi sebelumnya dengan membahas

Governance and Enterprise IT yakni Tata kelola Teknologi Informasi pada

organisasi. Untuk itulah penulis memilih COBIT 5 sebagai kerangka kerja

penelitian Teknologi Informasi dengan melihat perkembangan COBIT sampai

hari ini.

Di bawah ini merupakan perbandingan antara framework ITIL, COBIT dan

ISO/IEC 27001:

Tabel 2.1Perbandingan Framework ITIL, , COBIT dan ISO/IEC 27001

Perbandingan

ITIL

COBIT

ISO/IEC 27001

Tujuan Mengelola layanan

teknologi informasi,

pengembangan dan

operasi teknologi

informasi.

Kebijakan yang

rinci dan praktik

yang baik pada

tata kelola

teknologi

informasi.

Model untuk penetapan,

penerapan,

pengoperasian,

pemantauan, pengkajian,

pemeliharaan dan

perbaikan SMKI.

Kelengkapan Relatif tidak lengkap Lengkap, terdiri Relatif tidak lengkap,

29

karena tidak

menyediakan

prinsip, hanya

menyediakan model

serta buku Core

Guidance

Publication

dari framework

tata kelola TI,

Control

Objectives,

Management

Guidelines dan

Matutiry Model

hanya mengenai tata

kelola Sistem

Manajemen Keamanan

Informasi organisasi,

tidak untuk keseluruhan.

Area 5 domain 5 domain

terdiri dari 37

proses

4 domain

Penerbit OGC (Office

Governance

Commerce)

ISACA

(Information

System Audit and

Control

Association)

ISO (The International

Organization for

Standardization) dan

IEC (The International

Electrotechnical

Commission)

Fungsi Proses desain

penerapan teknologi

informasi dan

Kebijakan,

prosedur, struktur

organisasi

Menghasilkan keamanan

informasi yang

memenuhi persyaratan

dan harapan.

Dengan melihat tabel perbandingan antara framework tata kelola TI, maka

penulis memilih COBIT sebagai framework yang akan digunakan dalam

penelitian ini. Dilihat dari perbandingan kelengkapan, area domain, tujuan,

fungsi, COBIT lebih lengkap dibadingkan framework lainnya.

2.4 Framewok COBIT 5

Menurut ISACA (2012), COBIT 5 merupakan generasi terbaru dari panduan

ISACA yang membahas mengenai tata kelola dan manajemen TI. COBIT 5 dibuat

berdasarkan pengalaman penggunaan COBIT selama lebih dari 15 tahun oleh banyak

30

organisasi dan pengguna dari bidang bisnis, komunitas TI, resiko, asuransi, dan

keamanan.

COBIT 5 mendefinisikan dan menjelaskan secara rinci sejumlah tata kelola dan

manajemen proses. COBIT 5 menyediakan referensi model proses yang mewakili

semua proses yang biasa ditemukan dalam suatu organisasi terkait dengan kegiatan

TI. Model proses yang diusulkan bukan hanya sekedar model proses tetapi suatu

model yang bersifat komprehensif. Setiap organisasi harus mendefinisikan bidang

prosesnya sendiri, dengan mempertimbangkan situasi tertentu dalam organisasi

tersebut.COBIT 5 juga menyediakan kerangka kerja untuk mengukur dan memantau

kinerja TI, berkomunikasi dengan layanan dan mengintegrasikan praktik pengelolaan

terbaik (ISACA, 2012). Berikut ini merupakan cangkupan antara COBIT 5 dan

framewok lain:

Gambar 2. 6Coverage of Other Standards and Framewoks (ISACA, 2012)

31

Pengembangan COBIT 5 adalah untuk mengatasi kebutuhan-kebutuhan penting

seperti:

1. Membantu stakeholder dalam menentukan apa yang mereka harapkan dari

informasi dan teknologi terkait seperti keuntungan apa, pada tingkat risiko

berapa, dan pada biaya berapa dan bagaimana prioritas mereka dalam

menjamin bahwa nilai tambah yang diharapkan benar-benar tersampaikan.

Beberapa pihak lebih menyukai keuntungan dalam jangka pendek sementara

pihak lain lebih menyukai keuntungan jangka panjang. Beberapa pihak siap

untuk mengambil risiko tinggi sementara beberapa pihak tidak. Perbedaan ini

dan terkadang konflik mengenai harapan harus dihadapi secara efektif.

Stakeholder tidak hanya ingin terlibat lebih banyak tapi juga menginginkan

transparansi terkait bagaimana ini akan terjadi dan bagaimana hasil yang akan

diperoleh.

2. Membahas peningkatan ketergantungan kesuksesan organisasi pada organisasi

lain dan rekan TI, seperti outsource, pemasok, konsultan, klien, cloud, dan

penyedia layanan lain, serta pada beragam alat internal dan mekanisme untuk

memberikan nilai tambah yang diharapkan.

3. Mengatasi jumlah informasi yang meningkat secara signifikan. Bagaimana

perusahan memilih informasi yang relevan dan kredibel yang akan

mengarahkan organisasi kepada keputusan bisnis yang efektif dan efisien.

Informasi juga perlu untuk dikelola secara efektif dan model informasi yang

efektif dapat membantu untuk mencapainya.

32

4. Mengatasi TI yang semakin meresap kedalam organisasi. TI semakin menjadi

bagian penting dari bisnis. Seringkali TI yang terpisah tidak cukup

memuaskan walaupun sudah sejalan dengan bisnis. TI perlu menjadi bagian

penting dari proyek bisnis, struktur organisasi, managemen risiko, kebijakan,

kemampuan proses dan sebagainya. Tugas dari CIO dan fungsi TI sedang

berkembang sehingga semakin banyak orang dalam organisasi yang memiliki

kemampuan TI akan dilibatkan dalam keputusan dan operasi TI. TI dan bisnis

harus diintegrasikan dengan lebih baik.

5. Menyediakan panduan lebih jauh dalam area inovasi dan teknologi baru. Hal

ini berkaitan dengan kreativitas, penemuan, pengembangan produk baru,

membuat produk saat ini lebih menarik bagi pelanggan, dan meraih tipe

pelanggan baru. Inovasi juga menyiratkan perampingan pengembangan

produk, produksi dan proses supply chain agar dapat memberikan produk ke

pasar dengan tingkat efisiensi, kecepatan, dan kualitas yang lebih baik.

6. Mendukung perpaduan bisnis dan TI secara menyeluruh, dan mendukung

semua aspek yang mengarah pada tata kelola dan manajemen TI organisasi

yang efektif, seperti struktur organisasi, kebijakan, dan budaya.

7. Mendapatkan kontrol yang lebih baik berkaitan dengan solusi TI.

8. Memberikan manfaat bagi perusahan, antara lain:

a. Nilai tambah melalui penggunanaan TI yang efektif dan inovatif.

b. Kepuasan pengguna dengan keterlibatan dan layanan TI yang baik.

c. Kesesuaian dengan peraturan, regulasi, persetujugan, dan kebijakan

internal.

33

d. Peningkatan hubungan antara kebutuhan bisnis dengan tujuan TI.

9. Menghubungkan dan bila relevan, menyesuaikan dengan framework dan

standar lain seperti ITIL, TOGAF, PMBOK, PRINCE2, COSO dan ISO. Hal

ini akan membantu stakeholder mengerti bagaimana kaitan berbagai

framework, berbagai standar antar satu sama lain, dan bagaimana mereka

bisa digunakan bersama-sama.

10. Mengintegrasikan semua framework dan panduan ISACA dengan fokus

pada COBIT, Val IT dan Risk IT, tetapi juga mempertimbangkan BMIS,

ITAF, dan TGF sehingga COBIT 5 mencakup seluruh organisasi dan

menyediakan dasar untuk integrasi dengan framework dan standar lain

menjadi satu kesatuan framework.

2.4.1 Prinsip COBIT 5

ISACA dan ITGI melalui framework COBIT 5 memiliki 5 prinsip utama

yang harus dipertimbangkan dalam menerapkan aspek governance dalam sebuah

organisasi atau organisasi. 5 Prinsip tersebut adalah Meeting stakeholder needs,

Covering enterprise end-to-end, Applying a single intergrated framework,

Enabling a holistic approach dan Separating governance from management,

berikut penjelasanya:

34

1. Memenuhi Kebutuhan Pemangku Kepentingan (Meeting Stakeholder

Needs)

Menurut ISACA (2012) Governance bicara tentang perundingan (negotiating)

dan memutuskan (deciding) antara kepentingan nilai dari pemangku

kepentingan yang berbeda. Sistem pemerintahan harus mempertimbangkan

semua stakeholder ketika membuat keputusan manfaat, sumber daya dan

penilaian risiko.

Gambar 2. 7Lima Prinsip COBIT 5(ISACA, 2012)

35

.

2. Mencakup Sampai Proses Akhir Suatu Organisasi/Organisasi (Covering

the Enterprise End to End)

Menurut ISACA (2012:14), usulan yang ditawarkan oleh COBIT 5

mengintegrasikan tata kelola IT dengan tata kelola organisasi. Mencakup semua

fungsi dan proses dalam organisasi, COBIT 5 tidak hanya fokus pada fungsi IT,

tapi memperlakukan informasi dan teknologi yang terkait sebagai aset yang harus

ditangani sama seperti aset lainnya.

3. Menggunakan Satu Kerangka Kerja Terintegrasi (Applying a Single

Integrated Framework)

Sebagai penyelarasan diri dengan standar dan frameworklain, sehingga

organisasi mempu menggunakan COBIT 5 sebagai framework tata kelola umum

dan integrator. Selain itu prinsip ini menyatukan semua pengetahuan yang

sebelumnya tersebar dalam berbagai framework ISACA (COBIT, VAL IT, Risk

IT, BMIS, ITAF, dll).

Gambar 2. 8Value Creation (ISACA, 2012)

36

4. Melakukan Pendekatan Secara Menyeluruh (Enabling a Holistic

Approach)

Isu governance tidak bisa dilihat sepotong-sepotong, dalam arti kata hanya

memandangnya dari satu sisi perspektif saja.Governance merupakan suatu tatanan

konsep yang berkaitan dengan sejumlah dimensi, seperti: kebijakan, proses,

sumber daya, fasilitas, teknologi, kultur, orang-orang, kemampuan dan lain

sebagainya. Masing-masing domain ini mampu menjadi pemicu (enabler) bagi

terselenggarakannya praktek governance yang efektif, tergantung dari situasi dan

konteks organisasi (Indrajit, 2014).

Gambar 2. 9Enterprise Enablers (ISACA, 2012)

37

5. Memisahkan Tata Kelola Dari Manajemen (Separating Governance from

Management)

COBIT membuat perbedaan yang cukup jelas antara tata kelola dan

manajemen.Kedua hal tersebut mencakup berbagai kegiatan yang berbeda,

memerlukan struktur organisasi yang berbeda, dan melayani untuk tujuan yang

berbeda pula.

Gambar 2. 10Governance and Management Key Areas (ISACA, 2012)

38

Perbedaan Governance (Tata kelola) dengan Management (Manajemen)

• Governance adalah tata kelola yang memastikan bahwa tujuan

organisasi dapat dicapai dengan melakukan evaluasi terhadap

kebutuhan, kondisi, danpilihan stakeholder, menerapkan arah melalui

prioritas dan pengambilan keputusan terhadap arah dan tujuan yang

telah disepakati. Pada kebanyakan organisasi, tata kelola adalah

tanggung jawab dari dewan direksi dibawah kepemimpinan ketua

(ISACA, 2012).

• Management (Manajemen) berfungsi sebagai perencana, membangun,

menjalankan dan memonitor aktifitas-aktifitas yang sejalan dengan

arah yang ditetapkan oleh badan tata kelola untuk mencapai tujuan

organisasi. Pada kebanyakan organisasi, manajemen menjadi tanggung

jawab eksekutif manajemen dibawah pimpinan CEO (ISACA, 2012).

2.4.2 Tahapan Siklus Hidup Implementasi COBIT

Menurut ISACA (2012), Siklus hidup implementasi menyediakan cara bagi

suatu organisasi untuk menggunakan COBIT dalam mengatasi kompleksitas dan

tantangan. Lazimnya kedua hal tersebut ditemui selama penerapan dilapangan.

COBIT 5 memiliki tujuh tahapan yang terdapat dalam siklus hidup implementasi

COBIT, berikut penjelasan tahapan-tahapan tersebut:

39

1. Tahap 1 - Initiate Progamme

Tahap 1 mengidentifikasikan penggerak perubahan dan menciptakan

keinginan untuk berubah di level manajemen eksekutif, yang kemudian

diwujudkan berupa kasus bisnis. Penggerak perubahan dapat berupa kejadian

internal maupun eksternal, dan kondisi atau isu penting yang memberikan

dorongan untuk berubah.Kejadian, tren, masalah kinerja, implementasi perangkat

lunak, dan bahkan tujuan dari perusahan dapat menjadi penggerak perubahan.

Resiko yang terkait dengan implementasi dari program ini sendiri akan

dideskripsikan di dalam kasus bisnis, dan dikelola sepanjang siklus hidupnya.

Menyiapkan, menjaga, dan mengawasi kasus bisnis sangatlah mendasar dan

Gambar 2. 11Seven Phases of The Implementation Life Cycle COBIT 5 (ISACA,

2012)

40

penting untuk pembenaran, mendukung, dan kemudian memastikan hasil akhir

yang sukses dari segala inisiatif, termasuk pengembangan GEIT.Mereka

memastikan fokus yang berkelanjutan terhadap keuntungan dari program dan

perwujudannya.

2. Tahap 2–Define Problems and Opportunities

Tahap 2 membuat agar tujuan TI dengan strategi dan risiko organisasi sejajar,

dan memprioritaskan tujuan organisasi, tujuan TI, dan proses TI yang paling

penting. COBIT 5 menyediakan panduan pemetaan tujuan organisasi terhadap

tujuan TI terhadap proses TI untuk membantu penyeleksian. Dengan mengetahui

tujuan organisasi dan TI, proses penting yang harus mencapai tingkat kapabilitas

tertentu dapat diketahui.Manajemen perlu tahu kapabilitas yang ada saat ini dan

dimana kekurangan terjadi. Hal ini dapat dicapai dengan cara melakukan

penilaian kapabilitas proses terhadap proses-proses yang terpilih.

3. Tahap 3 - Define Road Map

Tahap 3 menetapkan target untuk peningkatan, diikuti oleh analisis selisih

untuk mengidentifikasi solusi potensial. Beberapa solusi akan berupa quick wins

dan beberapa berupa tugas jangka panjang yang lebih sulit. Prioritas harus

diberikan kepada proyek yang lebih mudah untuk dicapai dan lebih mungkin

memberikan keuntungan yang paling besar.Tugas jangka panjang perlu dipecah

menjadi bagian-bagian yang lebih mudah untuk diselesaikan.

4. Tahap 4 - Plan Programme

Tahap 4 merencanakan solusi praktis yang layak dijalankan dengan

mendefinisikan proyek yang didukung dengan kasus bisnis yang dapat

41

dibenarkan dan mengembangkan rencana perubahan untuk implementasi. Kasus

bisnis yang dibuat dengan baik akan membantu memastikan bahwa keuntungan

proyek teridentifikasi, dan diawasi secara terus menerus.

5. Tahap 5 - Execute Plan

Tahap 5 mengubah solusi yang disarankan menjadi kegiatan hari per hari dan

menetapkan perhitungan dan sistem pemantauan untuk memastikan kesesuaian

dengan bisnis tercapai dan kinerja dapat diukur. Kesuksesan membutuhkan

pendekatan, kesadaran dan komunikasi, pengertian dan komitmen dari

manajemen tingkat tinggi dan kepemilikan dari pemilik proses TI dan bisnis yang

terpengaruh.

6. Tahap 6 - Realede Benefits

Tahap 6 berfokus dalam transisi berkelanjutan dari pengelolaan dan praktik

manajemen yang telah ditingkatkan ke operasi bisnis normal dan pemantauan

pencapaian dari peningkatan menggunakan metrik kinerja dan keuntungan yang

diharapkan.

7. Tahap 7 - Review Effectiveness

Tahap 7 mengevaluasi kesuksesan dari inisiatif secara umum,

mengidentifikasi kebutuhan tata kelola atau manajemen lebih jauh, dan

meningkatkan kebutuhan akan peningkatan secara terus-menerus. Tahap ini juga

memprioritaskan kesempatan lebih banyak untuk meningkatkan GEIT.

42

2.4.3 Process Reference Model

Dalam COBIT 5 ini, model referensi proses merupakan penerus dari model

proses COBIT 4.1, dengan mengintegrasikan dengan baik proses model dari Risk

IT dan model proses Val IT (ISACA, 2012).Model referensi proses COBIT 5

adalah penerus dari model proses COBIT 4.1 dengan model proses Risiko TI dan

Val IT yang juga terintegrasi. Gambar dibawah ini menunjukkan 32 proses

manajemen dan 5 proses tata kelola dalam COBIT 5. Semua proses manajemen

tujuannya adalah proses diatur secara baik dan sehingga akan menghasilkan tata

kelola TI dengan tujuan bisnis yang optimal.

Gambar 2. 12Process Reference Model COBIT 5 (ISACA, 2012)

43

a. Evaluate, Direct and Monitor (EDM)

Proses tata kelola ini berurusan dengan tujuan tata pemangku kepentingan

dalam melakukan penilaian, optimasi risiko dan sumber daya, mencakup

praktek dan kegiatan yang bertujuan untuk mengevaluasi pilihan strategis,

memberikan arahan kepada TI dan pemantauan hasilnya. Berikut domain

proses EDM:

• EDM 01 Ensure Governance Framework Setting and Maintenance

(Memastikan Pengaturan dan Pemeliharaan Kerangka Kerja Tata

Kelola)

✓ EDM01.01 Evaluate the governance system

✓ EDM01.02 Direct the governance system

✓ EDM01.03 Monitor the governance system

• EDM 02 Ensure Benefits Delivery (Memastikan Keluaran yang

Bermanfaat)

✓ EDM02.01 Evaluate value optimisation

✓ EDM02.02 Direct value optimisation

✓ EDM02.03 Monitor value optimization

• EDM 03 Ensure Risk Optimisation (Memastikan Pengoptimalan Risiko)

✓ EDM03.01 Evaluate risk management

✓ EDM03.02 Direct risk management

✓ EDM03.03 Monitor risk management

44

• EDM 04 Ensure Resource Optimisation (Memastikan Pengoptimalan

Sumber Daya)

✓ EDM04.01 Evaluate resource management

✓ EDM04.02 Direct resource management

✓ EDM04.03 Monitor resource management

• EDM 05 Ensure Stakeholder Transparency (Memastikan Transparansi

Pemangku Kepentingan)

✓ EDM05.01 Evaluate stakeholder reporting requirements

✓ EDM05.02 Direct stakeholder reporting requirements

✓ EDM05.03 Monitor stakeholder reporting requirements

b. Align, Plan and Organise (APO)

Memberikan arah untuk pengiriman solusi (BAI) dan penyediaan layanan

dan dukungan (DSS). Domain ini mencakup strategi dan taktik, dan

mengidentifikasi kekhawatiran cara terbaik TI agar dapat berkontribusi

padapencapaian tujuan bisnis. Realisasi visi strategis perlu direncanakan,

dikomunikasikan dan dikelola untuk perspektif yang berbeda.Sebuah

organisasi yang tepat, serta infrastruktur teknologi, harus dimasukkan ke

dalam tempatnya. Berikut domain proses APO:

• APO 01 Manage The IT Management Framework (Mengelola Kerangka

Manajemen TI)

✓ APO01.01 Define the organization a structure

✓ APO01.02 Establish roles and responsibilities

45

✓ APO01.03 Maintain the enablers of the management system

✓ APO01.04 Communicate management objectives and direction

✓ APO01.05 Optimise the placement of the IT function

✓ APO01.06 Define information (data) and system ownership

✓ APO01.07 Manage continual improvement of processes

✓ APO01.08 Maintain compliance with policies and procedures

• APO 02 Manage Strategy (Mengelola Strategi)

✓ APO02.01 Understand enterprise direction

✓ APO02.02 Assess the current environment, capabilities and

performance

✓ APO02.03 Define the target IT capabilities

✓ APO02.04 Conduct a gap analysis

✓ APO02.05 Define the strategic plan and road map

✓ APO02.06 Communicate the IT strategy and direction

• APO 03 Manage Enterprise Architecture (Mengelola Arsitektur Bisnis)

✓ APO03.01 Develop the enterprise architecture vision

✓ APO03.02 Define reference architecture

✓ APO03.03 Select opportunities and solution

✓ APO03.04 Define architecture implementation

✓ APO03.05 Provide enterprise architecture services

• APO 04 Manage Inovation (Mengelola Inovasi)

✓ APO04.01 Create an environment conductive to innovation

46

✓ APO04.02 Maintain and understanding of the enterprise

environment

✓ APO04.03 Monitor and scan the technology environment

✓ APO04.04 Assess the potensial of emerging technologies and

innovation ideas

• APO 05 Manage Portofolio (Mengelola Dokumen)

✓ APO05.01 Establish the target investment mix

✓ APO05.02 Determine the availability and sources of funds

✓ APO05.03 Evaluate and select programmes to fund

✓ APO05.04 Monitor, optimize and report on investment portofolio

performance

✓ APO05.05 Maintain portofolios

✓ APO05.06 Manage benefits achievement

• APO 06 Manage Budget and Costs (Mengelola Anggaran dan Biaya)

✓ APO06.01 Manage finance and accounting

✓ APO06.02 Prioritise resource allocation

✓ APO06.03 Create and maintain budgets

✓ APO06.04 Model and allocate costs

✓ APO06.05 Manage costs

• APO 07 Manage Human Resources (Mengelola Sumber Daya Manusia)

✓ APO07.01 Maintain adequate and appropriate staffing

✓ APO07.02 Identify key IT personnel

47

✓ APO07.03 Maintain the skills and competencies of personnel

✓ APO07.04 Evaluate employee job performance

✓ APO07.05 Plan and track the usage of IT and Business human

resources

✓ APO07.06 Manage contract staff

• APO 08 Manage Relationships (Mengelola Relasi)

✓ APO08.01 Understand business expectations

✓ APO08.02 Identify opportunities, risk and constraints for IT to

enhance the business

✓ APO08.03 Manage the business relationship

✓ APO08.04 Co-ordinate and communicate

✓ APO08.05 Provide input to the continual improvement of services

• APO 09 Manage Service Agreements (Mengelola Perjanjian Layanan)

✓ APO09.01 Identify IT services

✓ APO09.02 Catalogue IT-enabled services

✓ APO09.03 Define and prepare service agreements

✓ APO09.04 Monitor and report service levels

✓ APO09.05 Review service agreements and contracts

• APO 10 Manage Suppliers (Mengelola Pemasok)

✓ APO10.01 Identify and evaluate supplier relationships and contracts

✓ APO10.02 Select Suppliers

✓ APO10.03 Manage suppliers relationship and contract

48

✓ APO10.04 Manage supplier risk

✓ APO10.05 Monitor supplier performance and compliance

• APO 11 Manage Quality (Mengelola Kualitas)

✓ APO11.01 Establish a quality management system (QMS)

✓ APO11.02 Define and manage quality standards, pratices and

procedures

✓ APO11.03 Focus quality management on customers

✓ APO11.04 Perform quality monitoring, control and reviews

✓ APO11.05 Integrate quality management into solutions for

development and service delivery

✓ APO11.06 Maintain continuous improvement

• APO 12 Manage Risk (Mengelola Resiko)

✓ APO12.01 Collect Data

✓ APO12.02 Analyse Risk

✓ APO12.03 Maintain a risk profile

✓ APO12.04 Articulate risk

✓ APO12.05 Define a risk management action portfolio

✓ APO12.06 Respond to risk

• APO 13 Manage Security (Mengelola Keamanan)

✓ APO13.01 Establish and maintain an ISMS

✓ APO13.02 Define and manage on information security risk treatment

plan

49

✓ APO13.03 Monitor and review the ISMS

c. Build, Acquire and Implementation (BAI)

Memberikan solusi dan melewatinya sehingga akan berubah menjadi

layanan. Untuk mewujudkan strategi TI, solusi TI perlu diidentifikasi,

dikembangkan atau diperoleh, serta diimplementasikan dan terintegrasi ke

dalam proses bisnis. Perubahan dan pemeliharaan sistem yang ada juga

dicakup oleh domain ini, untuk memastikan bahwa solusi terus memenuhi

tujuan bisnis. Berikut domain proses BAI:

• BAI 01 Manage Programmes and Project (Mengelola Program dan

Proyek)

✓ BAI01.01 Maintain a standard approach for programme and project

management

✓ BAI01.02 Initiare a programme

✓ BAI01.03 Manage stakeholder engagement

✓ BAI01.04 Develop and maintain the programme plan

✓ BAI01.05 Launch and execute the programme

✓ BAI01.06 Monitor, control and report on the programme outcomes

✓ BAI01.07 Start up and initiate projects within a programme

✓ BAI01.08 Plan Projects

✓ BAI01.09 Manage programmes and project quality

✓ BAI01.10 Manage programme and project risk

✓ BAI01.11 Monitor and control projects

50

✓ BAI01.12 Manage project resources and work packages

✓ BAI01.13 Close a project or iteration

✓ BAI01.14 Close a programme

• BAI 02 Manage Requirements Definition (Mengelola Definisi

Persyaratan)

✓ BAI02.01 Define and maintain business functional and technical

requirements

✓ BAI02.02 Perform a feasibility study and formulate alternative

solutions

✓ BAI02.03 Manage requirements risk

✓ BAI02.04 Obtain approval of requirements and solutions

• BAI 03 Manage Solutions Identifications and Build (Mengelola

Identifikasi Solusi dan Pembangunan)

✓ BAI03.01 Design high-level solutions

✓ BAI03.02 Design detailed solution components

✓ BAI03.03 Develop solution components

✓ BAI03.04 Procure solution components

✓ BAI03.05 Build solutions

✓ BAI03.06 Perform quality assurance

✓ BAI03.07 Prepare for solution testing

✓ BAI03.08 Execute solution testing

✓ BAI03.09 Manage changes to requirements

51

✓ BAI03.10 Maintain solutions

✓ BAI03.11 Define IT services and maintain the service portfolio

• BAI 04 Manage Availabilty and Capacity (Mengelola Ketersediaan dan

Kapasitas)

✓ BAI04.01 Assess current availability, performance and capacity and

create a baseline

✓ BAI04.02 Assess business impact

✓ BAI04.03 Plan for new or changed service requirements

✓ BAI04.04 Monitor and review availability and capacity

✓ BAI04.05 Investigate and address availability, performance and

capacity issues

• BAI 05 (Mengelola Pemberdayaan Perubahan Organisasi)

✓ BAI05.01 Establish the desire to change

✓ BAI05.02 Form an effective implementation team

✓ BAI05.03 Communicate desired vision

✓ BAI05.04 Empower role players and identify short-term wins

✓ BAI05.05 Enable operation and use

✓ BAI05.06 Embed new approaches

✓ BAI05.07 Sustain changes

• BAI 06 Manage Change (Mengelola Perubahan)

✓ BAI06.01 Evaluate, prioritise and authorize change request

✓ BAI06.02 Manage emergency changes

52

✓ BAI06.03 Track and report change status

✓ BAI06.04 Close and document the change

• BAI 07 Manage Changes Acceptance and Transitioning (Mengelola

Penerimaan Perubahan dan Transisi)

✓ BAI07.01 Establish an implementation plan

✓ BAI07.02 Plan business process, system and data conversion

✓ BAI07.03 Plan acceptance tests

✓ BAI07.04 Establish a test environment

✓ BAI07.05 Perform acceptance tests

✓ BAI07.06 Promote to production and manage releases

✓ BAI07.07 Provide early production support

✓ BAI07.08 Perform a post-implementation review

• BAI 08 Manage Knowledge (Mengelola Pengetahuan)

✓ BAI08.01 Nurture and facilitate a knowledge-sharing culture

✓ BAI08.02 Identify and classify sources of information

✓ BAI08.03 Organise and contextualize information into knowledge

✓ BAI08.04 Use and share knowledge

✓ BAI08.05 Evaluate and retire information

• BAI 09 Manage Assets (Mengelola Kepemilikan)

✓ BAI09.01 Identify and record current assets

✓ BAI09.02 Manage critical assets

✓ BAI09.03 Manage the asset life cycle

53

✓ BAI09.04 Optimise asset costs

✓ BAI09.05 Manage Licenses

• BAI 10 Manage Configuration (Mengelola Susunan)

✓ BAI10.01 Establish and maintain a configuration model

✓ BAI10.02 Establish and maintain a configuration repository and

baseline

✓ BAI10.03 Maintain and control configuration items

✓ BAI10.04 Produce status and configuration reports

✓ BAI10.05 Verify and review integrity of the configuration repository

d. Deliver, Service and Support (DSS)

Menerima solusi dan dapat digunakan bagi pengguna akhir.Domain ini

berkaitan dengan pengiriman aktual dan dukungan layanan yang dibutuhkan,

yang meliputi pelayanan, pengelolaan keamanan dan kelangsungan,

dukungan layanan bagi pengguna, dan manajemen data dan fasilitas

operasional. Berikut domain proses DSS:

• DSS 01 Manage Operations (Mengelola Operasi)

✓ DSS01.01 Perform operational procedures

✓ DSS01.02 Manage outsourced IT service

✓ DSS01.03 Monitor IT infrastructure

✓ 4. DSS01.04 Manage the environment

✓ 5. DSS01.05 Manage facilities

54

• DSS 02 Manage Service Requests and Incidents (Mengelola Layanan

Permohonan dan Kecelakaan)

✓ DSS02.01 Define incident and service request classification schemes

✓ DSS02.02 Record, classify and prioritise request and incidents

✓ DSS02.03 Verify approve and fulfill service request

✓ DSS02.04 Investigate, diagnose and allocate incidents

✓ DSS02.05 Resolve and recover from incidents

✓ DSS02.06 Close service requests and incidents

✓ DSS02.07Trackstatus and produce reports

• DSS 03 Manage Problems (Mengelola Masalah)

✓ DSS03.01 Identify and classify problems

✓ DSS03.02 Investigate and diagnose problems

✓ DSS03.03 Raise known errors

✓ DSS03.04 Resolve and close problems

✓ DSS03.05 Perform proactive problem management

• DSS 04 Manage Contuinity (Mengelola Keberlangsungan)

✓ DSS04.01 Define the business continuity policy objectives and scope

✓ DSS04.02 Maintain a continuity strategy

✓ DSS04.03 Develop and implement a business continuity response

✓ DSS04.04 Exercise, test and review the BCP

✓ DSS04.05 Review, maintain and improve the continuity plan

✓ DSS04.06 Conduct continuity plan training

55

✓ DSS04.07Managebackup arrangments

✓ DSS04.08 Conduct post-resumption review

• DSS 05 Manage Security Services (Mengelola Jasa Keamanan)

✓ DSS05.01 Protect against malware

✓ DSS05.02 Manage network and connectivity security

✓ DSS05.03 Manage endpoint security

✓ DSS05.04 Manage user identify and logical access

✓ DSS05.05 Manage physical accessto IT assets

✓ DSS05.06 Manage sensitive documents and output devices

✓ DSS05.07 Monitor the infrastructure for security-related events

• DSS 06 Manage Business Process Control (Mengelola Kontrol Proses

Bisnis)

✓ DSS06.01 Align control activities embeddedin business processes

with enterprise objectives

✓ DSS06.02 Control the processing of information

✓ DSS06.03 Manage roles, responsibilities, access privileges and

levels of authority

✓ DSS06.04 Manage errors and exceptions

✓ DSS06.05 Ensure traceablity of information events and

accountabilities

✓ DSS06.06 Secure information assets

56

e. Monitor, Evaluate and Assess (MEA)

Menerima solusi dan dapat digunakan bagi pengguna akhir.Domain ini

berkaitan dengan pengiriman aktual dan dukungan layanan yang dibutuhkan,

yang meliputi pelayanan, pengelolaan keamanan dan kelangsungan,

dukungan layanan bagi pengguna, dan manajemen data dan fasilitas

operasional. Berikut domain proses DSS:

✓ MEA 01 Monitor, Evaluate and Assess Performance and Conformance

(Memantau, Evaluasi dan Menilai Kinerja dan Penyesuaian)

✓ MEA01.01 Establish a monitoring approach

✓ MEA01.02 Set performance and conformance targets

✓ MEA01.03 Collect and process performance and conformance data

✓ MEA01.04 Analyse and report performance

✓ MEA01.05 Ensure the implementation of corrective actions

✓ MEA 02 Monitor, Evaluate and Assess The System of Internal

(Memantau, Evaluasi dan Menilai Sistem Pengendalian Internal)

✓ MEA02.01 Monitor internal controls

✓ MEA02.02 Review business process controls effectiveness

✓ MEA02.03 Perform control self-assessments

✓ MEA02.04 Identify and report control deficiencies

✓ MEA02.05 Ensure that assurance provider are independent and

qualified

✓ MEA02.06 Plan assurance initiatives

✓ MEA02.07 Scope assurance initiatives

57

✓ MEA02.08 Execute assurance initiatives

✓ MEA 03 Monitor, Evaluate and Assess Compliance With External

Requirenment (Memantau, Evaluasi dan Menilai Kepatuhan dengan

Persyaratan Eksternal)

✓ MEA03.01 Identify external compliance requirements

✓ MEA03.02 Optimise response to external requirements

✓ MEA03.03 Confirm external compliance

✓ MEA03.04 Obtain assurance of external compliance

2.4.4 Process Assessment Model (PAM)

Menurut ISACA (2013), Process Assessment Model (PAM) merupakan

sebuah model yang compatible untuk tujuan penilaian kemampuan proses,

berdasarkan satu atau lebih dari model referensi.

Model ini merupakan dasar untuk penilaian kemampuan proses TI suatu

organisasi pada COBIT 5 dan program pelatihan dan sertifikasi bagi para penilai.

Proses penilaian ini dibuktikan dengan mengaktifkan proses penilaian yang dapat

diandalkan, konsisten dan berulang di bidang tata kelola dan manajemen TI .

Model penilaian memungkinkan penilaian oleh organisasi untuk

mendukung perbaikan proses. Penilai dapat memisahkan bagian-bagian untuk

memilih proses yang akan dinilai. Pemetaan ini meliputi :

58

a. Menghubungkan tujuan organisasi dengan tujuan TI organisasi

b. Menghubungkan tujuan TI organisasi dengan tujuan proses TI

c. Menghubungkan tujuan TI organisasi dengan tujuan proses TI

COBIT 5 PAM yang mendukung kinerja penilaian dengan memberikan

indikator untuk bimbingan pada interpretasi dari tujuan proses organisasi.

COBIT 5 PAM terdiri dari satu set indikator kinerja proses dan kemampuan

proses. Indikator-indikator yang digunakan sebagai dasar untuk mengumpulkan

bukti objektif yang memungkinkan penilai untuk menetapkan peringkat (ISACA,

2012).

2.4.4.1 Assessment Process Activities

Assessment Process Activities merupakan tahapan-tahapan aktifitas

dalam melakukan proses penilaian capability level untuk organisasi

(ISACA, 2012):

59

1. Initiation

Initiation merupakan tahapan pertama dalam Assessment Process

Activities yang ada pada Process Assessment Model COBIT

5.Bertujuan untuk menjelaskan hasil identifikasi dari beberapa

informasi yang dapat dikumpulkan.

2. Planning the Assessment

Tahap kedua adalah dilakukan rencana penilaian yang bertujuan

untuk mendapatkan hasil evaluasi penilaian capability level.

Dengan memetakan RACI chart yang ada di COBIT dengan

beberapa staff di Pusat Data dan Informasi agar selaras dengan

kebutuhan aktifitas penelitian yang akan dinilai.

Gambar 2. 13Proses Assessment Process Activities (ISACA,

2012)

60

3. Briefing

Tahap ketiga adalah melakukan pengarahan kepada tim penilai

sehingga memahai masukan, proses dan keluaran dalam unit

organisasi yang akan di nilai yaitu PUSDATIN dengan cara

menentukan jadwal, kendala yang dihadapi dalam melakukan

penilaian, peran dan tanggung jawab, kebutuhan sumber daya, dan

lain-lain.

4. Data Collection

Tahap keempat adalah dilakukan pengumpulan data dari hasil

temuan yang terdapat pada PUSDATIN yang bertujuan untuk

mendapatkan bukti-bukti penilaian evaluasi pada aktifitas proses

yang telah dilakukan.

5. Data Validation

Tahap kelima adalah dilakukan validasi data yang bertujuan untuk

mengetahui hasil perhitungan kuisioner agar mendapatkan evaluasi

penilaian capability level.

6. Process Attribute Level

Tahap keenam adalah dilakukan proses memberi level pada atribut

yang ada disetiap indikator, yang bertujuann untuk menunjukkan

hasil capability level dari hasil perhitungan kuisioner pada tahap-

tahap sebelumnya dan melakukan analisis gap pada tahapan

berikutnya.

61

7. Reporting the Result

Tahap ketujuh adalah dilakukan melaporkan hasil evaluasi yang

bertujuan untuk memberikan rekomendasi untuk Kementerian

Agraria dan Tata Ruang (ATR/BPN)dengan COBIT 5.Dalam

praktik tata kelola teknologi informasi pada COBIT 5 memiliki

beberapa ketentuan yang harus dipenuhi.

2.4.5 Indikator Kapabilitas Proses dalam COBIT 5

Menurut ISACA (2013), indikator kapabilitas proses adalah kemampuan

proses dalam meraih tingkat kapabilitas yang ditentukan oleh atribut proses.

Bukti atas indikator kapabilitas proses akan mendukung penilaian atas

pencapaian atribut proses.

Tingkat 0 tidak memiliki indikator apapun, karena tingkat 0 menyatakan

proses yang belum diimplementasikan atau proses yang gagal, meskipun

sebagian, untuk mencapai hasil akhirnya. Kegiatan penilaian membedakan antara

penilaian untuk level 1 dengan level yang lebih tinggi. Hal ini dilakukan karena

level 1 menentukan apakah suatu proses mencapai tujuannya, dan oleh karena itu

sangat penting untuk dicapai, dan juga menjadi pondasi dalam meraih level yang

lebih tinggi.

62

Berikut penjelasan Capability Level beserta pencapaian Process Attribute:

1. Level 0 Incomplete Process

Pada level ini tidak dilaksanakan atau gagal untuk mencapaitujuan. Pada

tingkat ini, ada sedikit atau tidak ada bukti darisetiap pencapaian yang

sistematis dari proses tujuan.

2. Level 1 - Performed Process

Pada level ini menentukan apakah suatu proses mencapai tujuannya.

Ketentuan atribut proses pada level 1 adalah sebagai berikut:

Gambar 2. 14COBIT 5 Process Capability Model (ISACA, 2013)

63

Tabel 2.2Performed Process

PA 1.1 Process Performance

Hasil atas

pencapaian penuh

atribut

Praktik Umum (GPs) Hasil Kerja Umum

(GWPs)

Proses meraih

tujuan yang sudah

ditentukan

BP 1.1.1 Meraih hasil

proses. Ada bukti bahwa

praktik-praktik dasar

dilakukan

Hasil kerja telah dibuat

sehingga menyediakan

bukti atas hasil proses

3. Level 2 - Managed Process

Performa proses pada tahap ini dikelola yang mencakup perencanaan,

monitor, dan penyesuaian. Work products dijalankan, dikontrol, dikelola dengan

tepat. Ketentuan atribut proses pada level 2 adalah dalam tabel berikut:

a. Process Activity(PA)2.1 Performance Management

Mengukur sampai mana performa proses di kelola. Pada manajemen

kinerja memiliki indikator, yaitu:

• Tujuan dari kinerja proses diidentifikasi.

• Kinerja dari proses direncanakan dan dimonitor.

• Kinerja dari proses disesuaikan pada perencanaan.

• Tanggung jawab terhadap proses diidentifikasikan, ditugaskan dan

dikomunikasikan.

• Sumber daya dan informasi yang dibutuhkan untuk melaksanakan suatu

proses diidentifikasi, disediakan, dialokasikan dan digunakan dengan

benar.

64

• Hubungan antara pihak yang terlibat diatur untuk memastikan

komunikasi efektif dan tanggungjawab tugas yang jelas.

Sebagai hasil pencapaian penuh atribut ini, ditunjukkan dalam tabel dibawah

ini.

Tabel 2.3Managed Process

PA 2.1 Performance Management

Hasil atas

pencapaian penuh

atribut


(GWPs)

a. Objektif performa dari

proses teridentifikasi

GP 2.1.1

Identifikasikan

objektif performa dari

proses. Objektifperforma,

digabungkan

dengan assumsi dan

batasan, didefinisikan

dan dikomunikasikan

GWP 1.0

Dokumentasi Proses

harus menguraikan

lingkup proses

GWP 2.0 RencanaProses

harusmenyediakan

detildetil

dari objektif

b. Performa dariProses

direncanakan

dandimonitor

GP 2.1.2

Merencanakan dan

memonitor performa

dari proses untukmemenuhi

objektifyang telah

ditentukan.

Dasar mengukurperforma

proses yang

berhubungan dengan

objektif bisnisditetapkan

dandimonitor. Termasuk

didalam dasar tersebut

adalah key milestones,

aktivitas-aktivitas yang

diperlukan,estimasi dan

jadwal.

GWP 2.0 Rencana

Proses harus

menggambarkan

secara detil objektif

performa proses.

GWP 9.0 Performa

Proses catatannya

Harusmenggambarkan

hasilyang detil.

Catatan: Pada level

ini, setiap catatanperforma

prosesdapat

berbentukreport, daftar

masalah, dan catatan

informal

c. Performa dari proses

disesuaikan untuk

memenuhi perencanaan

GP 2.1.3

Menyesuaikan

performa dari proses.

Mengambil tindakan

ketika performa yang

direncanakan tidaktercapai.

Tindakan

meliputi identifikasi

GWP 4.0 Catatan

Kualitas harus

menyediakan detil

dari tindakan yang

dilakukan ketikaperforma

tidakmencapai target.

65

dari masalah performa

dan penyesuaianrencana

dan jadwalmenjadi lebih

sesuai.

d. Tanggung jawab dan

otoritas dari melakukan

proses didefinisikan,

ditugaskan, dan

dikomunikasikan

GP 2.1.4 Mendefinisikan

tanggung jawab dan

otoritas dalam melakukan

proses. Tanggung jawab

kunci dan otoritas dalam

menjalankan aktivitas kunci

dari proses didefinisikan,

ditugaskan dan

dikomunikasikan. Pengala

man yang

dibutuhkan,pengetahuan

dan keahlian ditetapkan.

GWP 1.0 Dokumentasi

Proses harus menyediakan

detil dari pemilik proses

dan siapa saja yang terlibat,

bertanggung jawab,

dikonsultasikan dan/atau

diinformasikan (RACI).

GWP 2.0 Rencana

Proses harus meliputi detil

dari process

communication plan

demikian juga pengalaman

dan keahlian yang

dibutuhkan dari

menjalankan proses.

e. Sumber daya dan informasi

yang dibutuhkan untuk

menjalankan proses

diidentifikasi, disediakan,

dialokasikan dan

digunakan

GP 2.1.5 Identifikasi dan

sediakan sumber daya

untuk melakukan proses

sesuai dengan rencana.

Sumber daya dan informasi


menjalankan aktivitasa

kunci dari proses

diidentifikasi, disediakan,

dialokasikan dan

digunakan.

GWP 2.0 Rencana Proses

harus menyediakan detil

dari proses perencanaan

pelatihan dan proses

perencanaan sumber daya.

f. Antarmuka antara pihak

yang terlibat dikelola untuk

memastikan komunikasi

efektif dan tugas yang jelas

antar pihak yang terlibat.

GP 2.1.6 Mengelola

antarmuka antara pihak

yang terlibat. Individu dan

grup yang terlibat dengan

proses diidentifikasi,

tanggung jawab

didefinisikan dan

mekanisme komunikasi

yang efektif diterapkan

GWP 1.0 Dokumentasi

Proses harus menyediakan

detil dari invidu dan grup

yang terlibat (supplier,

customer, dan RACI).

GWP 2.0 Rencana

proses harus menyediakan

detil dari

process communication

plan.

66

b. Process Attribute(PA) 2.2 Work Product Management

Mengukur sejauh mana hasil kerja yang dihasilkan oleh proses dikelola.

Hasil kerja yang dimaksud dalam hal ini adalah hasil dari proses. Pada

manajemen hasil kerja memiliki indikator yaitu:

• Persyaratan dari proses yang digunakan untukmenghasilkan produk

telah didefinisikan.

• Persyaratan untuk dokumentasi dan kontrol dari work Product

didefinisikan.

• Hasil kerja diidentifikasi, didokumentasikan dandikontrol secara tepat.

• Hasil kerja diulas sesuai dengan perencanaan untukdapat memenuhi

kebutuhan yang diingankan.

Sebagai hasil pencapaian penuh atribut ini, ditunjukkandalam tabel

dibawah ini.

Tabel 2.4Work Product Management

PA 2.2 Work Product Management

Hasil atas

pencapaian penuh

atribut

Praktik Umum

(GPs)

Hasil Kerja Umum (GWPs)

a. Kebutuhan

akan hasil

kerja proses

ditetapkan.

GP 2.2.1 Menetapkan

kebutuhan untuk kerja,

meliputi struktur isi dan kriteria

kualitas.

GWP 3.0 Rencana kualitas harus

menyediakan detil dari

kriteria kualitas dan isi dari hasil

kerja

b. Kebutuhan

untuk

dokumentasi

dan

kontrol dari

hasil

kerja

ditetapkan

GP 2.2.2 Menetapkan

kebutuhan dari dokumentasi

dan kontrol dari hasil kerja. Ini

harus meliputi identifikasi dari

ketergantungan,persetujuan

GWP 1.0 Dokumentasi

proses harus menyediakan detil

dari kontrol (matrix kontrol)

GWP 3.0 Rencana kualitas harus

menyediakan detil darihasil

kerja,kriteria kualitas,dokumentasi

yangdibutuhkan dan control

perubahan.

67

c. Hasil kerja

diidentifikasi

dengan baik,

didokumentasi

k an dan

dikontrol

GP 2.2.3 Identifikasi,

dokumentasi, dan kontrol hasil

kerja. Hasil kerja adalah subjek

dari kontrol perubahan, begitu

juga dengan perubahan versi dan

managemen konfigurasi

GWP 3.0 Recana

Kualitas harus menyediakan detil

dari hasil kerja, kriteria kualitas,

kebutuhan dokumentasi dan

kontrol perubahan

d. Hasil kerja di

ulas kembali

sesuai dengan

rencana

pengaturan

dan

disesuaikan

sesuai

kebutuhan

untuk

mencapai

kebutuhan.

GP 2.2.4 Ulas kembali dan

menyesuaikan hasil kerja

untuk memenuhi kebutuhan

yang telah didefinisikan. Hasil

kerja adalah subjek terdapat

pengulasan kembali terhadap

kebutuhan yang disesuaikan

dengan pengaturan yang

direncanakan dan isu-isu lain

yang muncul diselesaikan

GWP 4.0 Catatan Kualitas harus

menyediakan jejak audit dari

pengulasan kembali yang telah

dilakukan

4. Level 3-Established Process

Proses yang telah dibangun kemudian diimplementasi menggunakan proses

yang telah didefinisikan yang mampu untuk mencapai hasil dari proses.

Ketentuan atribut proses pada level 3 adalah sebagai berikut:

a. Process Attribute (PA) 3.1 Process Definition

Mengukur sejauh mana proses standar dikelola untukmendukung

pengerjaan dari proses yang telah didefinisikan.Proses definisi memiliki

indikator, yaitu:

• Standar proses yang terdefinisi dan dilengkapi dengan panduan untuk

modifikasi.

• Telah menentukan urutan dan interaksi dengan proses lainnya.

• Kebutuhan akan kopetensi dan aturan untuk melaksanakan suatu

proses telah diidentifikasi.

68

• Metode monitoring efektifitas telah didefenisikan.


ini.

Tabel 2.5Process Definition

PA 3.1 Process Definition

Hasil atas

pencapaian penuh

atribut


(GWPs)

a. Proses

standard,

meliputi

panduan dasar

yang layak,

dedifinisikan

sehingga

mendeskripsika

n elemen

fundamental

yang harus ada

dalam proses

yang didefinisi

GP 3.1.1

Mendefinisikan

standard dari proses

yang mendukung pengerjaan

dari proses

yang telah didefinisikan.

Sebuah proses standard

didefinisikan yang

mengidentifikasi elemen

proses fundamental dan

menyediakan panduan dan

prosedur untuk mendukung

implementasi dan panduan

tentang bagaimana standard

tersebut dapat diubah saat

dibutuhkan

GWP 5.0 Kebijakan

dan standard harus menyediakan

detil dari objektif organisasi untuk

proses, standard minimum dari

performa, prosedur standard, dan

pelaporan dan kebutuhan monitoring.

Bukti yang diperlukan pada level ini

bukan hanya pada adanya kebijakan

dan standard tapi juga dengan

diterapkannya

kebijakan dan standard tersebut.

b. Urutan dan

interaksi dari

proses

standard

dengan proses

lainnya

ditetapkan

GP 3.1.2 Menetapkan

urutan dan interaksi

antar proses sehingga dapat

bekerja sebagai sistem yang

terintegrasi dalam proses.

Urutan standard proses dan

interaksi dengan proses

lain ditentukan dan dikelola

ketika sebuah

proses diimplementasikan

pada bagian lain dalam

organisasi.

GWP 5.0 Kebijakan

dan standard harus menyediakan

proses pemetaaan dengan detil dari

proses standard dengan urutan yang

diharapkan dan interaksinya. Bukti

yang diperlukan pada level ini bukan

hanya pada adanya kebijakan dan

standard tapi juga

dengan diterapkannya kebijakan dan

standard tersebut.

69

c. Kompetensi

yang

dibutuhkan

dan peran

untuk

melakukan

proses

diidentifikasi

sebagai bagian

dari proses

standard

GP 3.1.3

Mengidentifikasi peran dan

kompetensi dari

menjalankanproses standard.

GWP 5.0 Kebijakan

dan standard harus

menyediakan detil dan kompetensi

dari proses yang dilakukan. Bukti yang

diperlukan pada level ini bukan hanya

pada adanya kebijakan dan standard

tapi juga


standard tersebut.

d. Infrastruktur

yang

diperlukan dan

lingkungan

kerja yang

dibutuhkan

untuk

melakukan

proses

diidentifikasi

sebagai bagian

dari proses

standard

GP 3.1.4 Identifikasi

infrastruktur yang

dibutuhkan dan

lingkungan kerja untuk

melakukan proses standard.

Infrastruktur (fasilitas,

alat,metode,dll) dan

lingkungan kerja untuk

melakukan proses standard

diidentifikasi.

GWP 5.0 Kebijakan dan standard

harus mengidentifikasi kebutuhan

minimum dari infrastruktur

danlingkungan kerja untuk melakukan

proses. Bukti yang diperlukan pada

level ini bukan hanya pada adanya

kebijakan dan standard tapi juga


standard tersebut.

e. Metode yang

sesuai untuk

monitoring

kefektifan dan

kesesuaian dari

proses

ditetapkan

GP 3.1.5 Menetapkan

metode yang sesuai

untuk memonitor kefektifan

dan kesesuaian dengan

proses standard,

meliputi pemastian terhadap

kriteria yang layak dan data


memonitor kefektifan dan

kesesuaian dari proses

didefinisikan, dan

menetapkan kebutuhan untuk

melakukan audit internal dan

ulas kembali managemen.

GWP 5.0 Kebijakan

dan standard harus

menyediakan detil dari objektif

organisasi terhadap proses, standard

minimum performa proses, prosedur

standard, dan

pelaporan serta kebutuhan monitoring.

Bukti yang diperlukan pada level ini

bukan hanya pada adanya kebijakan

dan standard tapi juga dengan

diterapkannya kebijakan dan standard

tersebut. GWP 4.0 Catatankualitas

dan GWP9.0 Catatanperforma

proses harus menyediakan bukti dari

ulas kembali yang telah

dilakukan.

70

b. Process Attribute (PA) 3.2 Process Deployment

Mengukur sejauh mana proses standard secara efektif telah dijalankan

seperti proses yang telah didefinisikan untuk mencapai hasil dari proses.

Proses deployment memiliki indikator, yaitu:

• Proses dikembangkan berdasarkan standar proses yang tepat.

• Aturan dan tanggung jawab untuk melaksanakansuatu proses telah

dikomunikasikan.

• Sumber daya manusia yang telah melaksanakan suatuproses memilki

kompetensi berdasarkan pendidikan,pengelaman dan pelatihan.

Sebagai hasil pencapaian penuh atribut ini, ditunjukkandalam tabel dibawah

ini.

Tabel 2. 6Process Deployment

PA 3.2 Process Deployment

Hasil atas

pencapaian penuh

atribut

Praktik Umum

(GPs) Hasil Kerja

Umum

(GWPs) a. Sebuah prosesyang telah

didefinisikan

dijalankanberdasarkanstandar

d prosesyang telahditentukan

GP 3.2.1

Menjalankan sebuah proses yang

telah didefinisikan yang memuaskan

konteks. Ketika proses yang

samadigunakan pada areayang berbeda

padaorganisasi, prosestersebut

dilakukan berdasarkan proses standard,

diaturselayak mungkin,dengan

konformasipada kebutuhan yangtelah

didefinisikanpada proses yangtelah

diverifikasi.

GWP 5.0

Kebijakan

dan standard harus

mendefinisikan

standard yang harus

diikuti oleh seluruh

impelementasi dari

proses. Bukti yang

diperlukan pada

level ini bukan

hanya pada adanya

kebijakan dan

standard tapi juga

dengan

diterapkannya

kebijakan dan

standard tersebut.

71

b. Peran yang dibutuhkan,

tanggung jawab dan

otoritas yang dibutuhkan

untuk menjalankan proses

yang telah didefinisikan

ditugaskan dan

dikomunikasikan.

GP 3.2.2

Menugaskan dan

mengkomunikasikan peran,

tanggung jawab dan otoritas

untuk menjalankan proses yang

telah didefinisikan. Ketika prosess

yang sama digunakan pada area

yang berbeda dalam organisasi,

Otoritas dan peran untukmelakukan

aktivitas dari proses telah

ditugaskan dandikomunikasikan.

GWP 5.0

Kebijakan

dan standard

harus

menyediakan

detil, tanggung

jawab dan otoritas

untuk melakukan

aktivitasdari

proses.Bukti

yangdiperlukan

pada level ini

bukan hanya pada

adanya kebijakan

dan standard tapi

jugadengan

diterapkannyakebi

jakan dan

standardtersebut.

c. Personil yangmelakukan

prosesyangdidefinisikan

kompten dalambasis

edukasiyang

sesuai,pelatihan

danpengalaman

GP 3.2.3

Memastikankompetensi yang

dibutuhkanuntukmenjalankanperfo

rma dari prosesyang

didefinisikan.Ketika proses

yangsama digunakandalam area

yangberbeda pada

organisasi, kompetensi yanglayak

untuk personilyang

ditugaskandiidentifikasikan

danpelatihan yang sesuaidisediakan

untukmenjalankan prosesyang

disediakan,dialokasikan

dandigunakan.

GWP 1.0

Dokumentasi

prosesharus

menyediakandetil

dari

kompetensidan

pelatihan

yangdibutuhkanG

WP 2.0

Rencanaproses

harus meliputidetil

dari

processcommunic

ation plan,rencana

pelatihan

danrencana

sumber dayauntuk

setiap instansidari

proses.

d. Personil yangmelakukan

prosesyangdidefinisikanko

mpeten dalambasis

edukasiyang

sesuai,pelatihan

danpengalamandisediakan,

dialokasikan dandigunakan.

GP 3.2.4

Menyediakansumber daya

daninformasi

untukmendukungperforma dari

prosesyang didefinisikan. Ketika

proses yangsama digunakandalam

area yangberbeda dalamorganisasi,

kebutuhansumber daya manusiadan

informasi untukmelakukan

prosesdisediakan,dialokasikan

GP 2.0 Rencana

prosesharus

meliputidetil dari

rencanasumber

daya untuksetiap

instansi

dariproses.

72

dandigunakan.

e. Infrastruktur

danlingkungan kerjauntuk

melakukanproses

yangdidefinisikandisediaka

n,dikelola, dandiperlihara.

GP 3.2.5

Menyediakan prosesinfrastruktur

yanglayak untukmendukung

performadari proses

yangdidefinisikan. Ketikaproses

yang samadigunakan dalam

areayang berbeda dalamorganisasi,

dukunganorganisasi

yangdibutuhkan,infrastruktur,

danlingkungan

kerjadisediakan,dialokasikan

dandigunakan

GWP 2.0

Rencanaproses

harus meliputidetil

dari

prosesinfrastruktu

r danlingkungan

kerja darisetiap

instansi

dariproses.

f. Data yang

layakdikumpulkan

dandianalisis sebagaidasar

untukmengerti tingkahlaku

dari

proses,untukmendemonstra

sikan kecocokan

dankefektifan,

danmengevaluasidimana

perbaikanterus-

menerusdari proses

dapatdilakukan.

GP 3.2.6

Mengumpulkan danmenganalisis

datamengenai performadari proses

untukmendemonstrasikankecocokan

dankefektifan. Data yangdibutuhkan

untukmemonitor kefektifandan

kesesuaian dariproses

diseluruhorganisasididefinisikan,dik

umpulkan dandianalisis

sebagaidasar dari perbaikanterus-

menerus

GWP 4.0

Catatankualitas

dan GWP9.0

Catatan

performaproses

harusmenyediakan

buktidari alat ulas

kembaliyang

dilakukan

untuksetiap

instansi

dariproses.

5. Level 4– Predictable Process

Proses yang telah dibangun kemudian dioperasikan dengan batasan-batasan

agar mampu meraih harapan dari proses tersebut. Ketentuan atribut proses pada

level 4 adalah sebagai berikut:

a. Process Attribute (PA) 4.1 Process Measurement

Pengukuran mengenai seberapa jauh hasil pengukuran digunakan untuk

memastikan bahwa performa proses mendukung pencapaian tujuan proses

untuk mendukung tujuan organisasi. Pengukuran bisa berupa pengukuran

proses ataupun pengukuran produk atau kedua-duanya. Proses pengukuran

memiliki indikator, yaitu:

73

• Informasi yang telah dibutuhkan untuk mendukung tujuan organisasi

telah ditetapkan.

• Tujuan pengukuran proses didapatkan dari kebutuhan.

• Sasaran kuantitatif untuk kinerja proses telah ditetapkan.

Sebagai hasil pencapaian penuh atribut ini, ditunjukkan dalam tabel

dibawah ini.

Tabel 2.7Process Measurement

PA 4.1 Process Measurement

Hasil atas

pencapaian penuh

atribut

Praktik Umum

(GPs)

Hasil Kerja

Umum (GWPs)

a. Informasi yang

dibutuhkan

proses untuk

mendukung

tujuan bisnis

telah

ditetapkan.

GP 4.1.1 Identifikasikan

kebutuhan informasi, dalam hubungannya

dengan tujuan bisnis. Tujuan bisnis dan

informasi yang dibutuhkan pemegang

kepentingan telah ditetapkan sebagai dasar

untuk menentukan tujuan pengukuran

performa proses.

GWP 6.0

Rencana

peningkatan

proses harus

menyediakan

tujuan

peningkatan

proses dan

menyarankan

tindakan

peningkatan.

b. Tujuan

pengukuran

proses

didapatkan dari

kebutuhan

informasi.

GP 4.1.2 Dapatkan tujuan pengukuran

proses dari kebutuhan informasi.

GWP 7.0

Rencana

pengukuran

proses harus

menyediakan

detil dari tujuan

pengukuran yang

disarankan.

74

c. Tujuan

kuantitatif

untuk performa

proses dalam

mendukung

tujuan

organisasi telah

ditetapkan.

GP 4.1.3 Tetapkan tujuan kuantitatif

atas performa dari proses, berdasarkan

kesesuaian proses dengan tujuan organisasi.

Tujuan pengukuran kuantitatif telah

ditetapkan dan secara eksplisit

menggambarkan tujuan organisasi dan telah

dipastikan realistis dan berguna oleh

manajemen dan pelaku proses.

GWP 7.0

Rencana

pengukuran

proses harus

menyediakan

detil dari ukuran

dan indikator

pengukuran.

d. Pengukuran

dan

frekuensinya

telah

diidentifikasi

dan ditetapkan

sejalan dengan

tujuan

pengukuran

proses dan

tujuan

kuantitatif atas

performa

prosesnya.

GP 4.1.4 Identifikasikan

pengukuran produk dan

proses yang mendukung pencapaian tujuan

kuantitatif atas performa proses.

Pengukuran mendetil untuk produk dan

proses telah diidentifikasi, sekaligus

dengan frekuensi pengumpulan data dan

pengukuran, juga mekanisme verifikasi.

GWP 7.0

Rencana

pengukuran

proses

menyediakan

detil dari ukuran

dan indikator

pengukuran

sekaligus

prosedur

pengumpulan

data dan prosedur

analisis.

e. Infrastruktur

dan lingkungan

kerja untuk

melakukan

proses yang

didefinisikan

disediakan,

dikelola, dan

diperlihara.

GP 3.2.5

Menyediakan prosesinfrastruktur

yanglayak untukmendukung performadari

proses yangdidefinisikan. Ketikaproses

yang samadigunakan dalam areayang

berbeda dalamorganisasi,

dukunganorganisasi

yangdibutuhkan,infrastruktur,

danlingkungan

kerjadisediakan,dialokasikan dandigunakan

GWP 2.0

Rencanaproses

harus

meliputidetil dari

prosesinfrastrukt

ur danlingkungan

kerja darisetiap

instansi

dariproses.

f. Data yang layak

dikumpulkan

dan dianalisis

sebagai dasar

untuk mengerti

tingkah laku

dari proses,

untuk

mendemonstras

ikan kecocokan

GP 3.2.6

Mengumpulkan danmenganalisis

datamengenai performadari proses

untukmendemonstrasikankecocokan

dankefektifan. Data yangdibutuhkan

untukmemonitor kefektifandan kesesuaian

dariproses

diseluruhorganisasididefinisikan,dikumpulk

an dandianalisis sebagaidasar dari

perbaikanterus-menerus

GWP 4.0

Catatankualitas

dan GWP9.0

Catatan

performaproses

harusmenyediaka

n buktidari alat

ulas kembaliyang

dilakukan

untuksetiap

75

dan kefektifan,

danmengevalua

si dimana

perbaikan

terus-menerus

dari proses

dapat

dilakukan.

instansi

dariproses.

b. Process Attribute (PA) 4.2 Process Control

Pengukuran tentang seberapa jauh suatu proses secara kuantitatif bisa

menghasilkan proses yang stabil, mampu, dan bisa diprediksi dalam batasan

telah ditentukan. Proses kontrol memiliki indikator, yaitu:

• Teknik analisis dan control diterapkan jika memungkinkan.

• Data pengukuran dianalisa untuk mengetahui penyebab khusus.

• Tindakan perbaikan diambil untuk memecahkan masalah.


ini.

Tabel 2.8Process Control

PA 4.2 Process Control

Hasil atas pencapaian

penuh atribut

Praktik Umum

(GPs)


a. Teknik analisis dan

kontrol telah

ditentukan dan

diaplikasikan.

GP 4.2.1 Tentukan teknik

analisis dan kontrol yang

sesuai untuk mengontrol

performa proses. Metode

untuk mengukur efektivitas

kontrol telah didefinisikan

dan divalidasi.

GWP 1.0 Dokumentasi


pengontrolan (matriks kontrol)

GWP 8.0 Rencana pengendalian

proses harus ada dan menjelaskan

pendekatan pengukuran untuk

setiap proses.

b. Pengontrolan batas

variasi telah

ditetapkan untuk

performa proses

normal.

GP 4.2.2 Tetapkan

parameter yang cocok

untuk mengontrol performa

proses. Definisi standar

atas proses dimodifikasi

GWP 8.0 Rencana pengontrolan

proses harus ada dan menjelaskan

batasan pengontrolan untuk

performa normal.

76

untuk memasukkan metode

pengendalian proses dan

batasan pengontrolan telah

ditetapkan.

c. Data pengukuran

dianalisis untuk

mengetahui

penyebab khusus

atas suatu variasi.

GP 4.2.3 Analisis hasil

pengukuran proses dan

produk untuk

mengidentifikasikan variasi

dan performa proses. Hasil

pengukuran pengontrolan

proses dianalisis untuk

menentukan masalah yang

perlu diperhatikan dan

diteruskan untuk

penanggulangan.

GWP 9.0 Catatan performa


atas pengukuran yang telah

dikumpulkan dan dianalisis.

d. Tindakan koreksi

diambil untuk

memecahkan

penyebab khusus

variasi.

GP 4.2.4 Identifikasi dan

implementasikan

tindakan koreksi untuk

mengatasi sumber masalah.

Tindakan koreksi diambil

untuk mengatasi masalah

pengontrolan proses dan

hasilnya dipantau dan

dievaluasi.

GWP 9.0 Catatan

performa proses harus

menyediakan detil atas pengukura

yang telah dikumpulkan dan

dianalisis.

e. Batasan kontrol

ditetapkan kembali

(apabila dibutuhkan)

sebagai respon

terhadap tindakan

koreksi

GP 4.2.5 Tetapkan kembali

batasan kontrol setelah

tindakan koreksi. Batasan

kontrol proses dimodifikasi

sesuai kebutuhan setelah

tindakan koreksi dilakukan.

GWP 8.0 Rencana

pengendalian proses harus ada dan

menjelaskan batasan kontrol untuk

peforma normal.

6. Level 5 – Optimising Process

Proses yang terprediksi secara terus-menerus ditingkatkan untuk memenuhi

tujuan bisnis saat ini dan tujuan proyek. Ketentuan attribut proses pada level 5

adalah sebagai berikut:

a. Process Attribute (PA) 5.1 Process Innovation

Mengukur sebuah perubahan proses yang telah diidentifikasi dari analisis

penyebab umum dari adanya variasi di dalam performa, dan dari

77

investigasi pendekatan inovatif untuk mendefinisikan dan melaksanakan

proses. Proses inovasi memiliki indikator, yaitu:

• Sasaran peningkatan proses didefinisikan

• Data yang sesuai dianalisis intuk mengidentifikasi penyebab umum

terjadinya variasi dalam peningkatan proses.

• Data yang sesuai dianalisis untuk mengidentifikasi peluang best

practice dan inovasi.


ini.

Tabel 2.9Process Innovation

PA 4.2 Process Innovation


penuh atribut

Praktik Umum

(GPs)


a. Tujuan dari

peningkatan

masingmasing

proses

diidentifikasi untuk

mendukung tujuan

bisnis yang relevan.


tujuan peningkatan

proses untuk mendukung

tujuan bisnis yang relevan.

Arahan untuk inovasi

proses telah diatur. Tujuan

peningkatan proses secara

kualitatif dan kuantitatif

didasarkan pada potensi

inovasi proses seperti visi

dan goals yang telah

didefinisikan dan

didokumentasikan.

GWP 7.0 Rencana

peningkatan proses harus

menyediakan tujuan peningkatan

proses dan tindakan yang dilakukan

untuk peningkatan tersebut.

b. Data yang tepat

dianalisis agar

dapat

mengidentifikasi

penyebab umum

dari variasi

performa proses.

GP 5.1.2 Analisis

pengukuran data proses

untuk mengidentifikasi

variasi yang nyata dan

berpotensi di dalam

performa proses. Data

performa proses dianalisis

untuk mengidentifikasi

variasi di dalam performa

GWP 9.0 Catatan

performa proses harus

menyediakan penjelasan mengenai

kumpulan dan analisis pengukuran.

78

proses bersama dengan

akar penyebab dari masalah

performa proses secara

umum.

c. Data yang tepat

dianalisis agar

dapat

mengidentifikasi

peluang untuk

pelaksanaan

praktik terbaik dan

inovasi.

GP 5.1.3 Identifikasi

peluang peningkatan

proses berdasarkan inovasi

dan praktik terbaik.

Peluang peningkatan

proses diidentifikasi

berdasarkan perbandingan

dengan praktik terbaik

industri.

GWP 6.0 Rencana



analisis praktik terbaik.

d. Peluang

peningkatan yang

bermula dari

teknologi baru dan

konsep proses baru

diidentifikasikan.

GP 5.1.4 Didasarkan

pada peluang

peningkatan dari

teknologi dan konsep

proses baru. Peluang

peningkatan proses

diidentifikasi berdasarkan

review dan analisis

mengenai inovasi teknologi

dan konsep proses, yang

dilanjutkan pada perubahan

lingkungan bisnis termasuk

munculnya risiko bisnis.

GWP 6.0 Rencana



analisis peluang peningkatan

teknologi.

e. Strategi

implementasi

dibuat untuk

mencapai tujuan

dari peningkatan

proses.

GP 5.1.5 Definisikan

strategi implementasi

berdasarkan visi dan tujuan

peningkatan jangka

panjang. Strategi

peningkatan proses

didefinisikan dan divalidasi

berdasarkan goal dan

objektif dari peningkatan.

Komitmen untuk

meningkatkan didemokan

oleh manager dan pemilik

proses.

GWP 6.0 Rencana



strategi implementasi untuk

peningkatan proses.

f. Tujuan dari

peningkatan

masingmasing

proses

diidentifikasi untuk

mendukung tujuan

bisnis yang relevan.


tujuan peningkatan

proses untuk mendukung

tujuan bisnis yang relevan.

Arahan untuk inovasi

proses telah diatur. Tujuan

peningkatan proses secara

kualitatif dan kuantitatif

didasarkan pada potensi

GWP 7.0 Rencana


menyediakan tujuan peningkatan

proses dan tindakan yang dilakukan

untuk peningkatan tersebut.

79

inovasi proses seperti visi

dan goals yang telah

didefinisikan dan

didokumentasikan.

b. Process Attribute (PA)5.2 Process Optimisation

Mengukur perubahan untuk definisi, manajemen, dan performa proses

agar memiliki hasil yang berdampak secara efektif untuk mencapai tujuan dari

proses peningkatan. Proses optimisasi memiliki indikator, yaitu:

• Dampak dari semua perubahan yang diajukan dinilai terhadap sasaran

dari proses yang didefinisikan sebelumnya.

• Dilakukan pengelolaan terhadap penerapan perubahan yang telah

diusulkan.

• Evaluasi terhadap perubahan proses.


ini.

Tabel 2.10Process Optimisation

PA 5.2 Process Optimisation


penuh atribut

Praktik Umum

(GPs)


a. Dampak dari

perubahan yang

telah dilakukan di

nilai kesesuaiannya

dengan tujuan dari

proses yang telah

didefinisikan dan

proses standar

GP 5.2.1 Menilai dampak dari

masing-masing perubahan yang

telah dilakukan apakah telah

sesuai dengan tujuan dari proses

standard dan proses yang telah

didefinisikan. Dampak dari

perubahan yang telah dilakukan

dinilai kesesuaiannya agar dapat

menentukan dampak dari kualitas

produk dan performa proses

apakah telah sesuai dengan proses

lain yang berhubungan.

GWP 6.0 Rencana


menyediakan rincian

mengenai pendekatan

kualitas proyek peningkatan

proses

80

b. Implementasi dari

perubahan yang

telah disetujui

dikelola untuk

memastikan bahwa

perbedaan-

perbedaan

performa proses

dimengerti dan

dilakukan

setelahnya.

GP 5.2.2 Mengelola

implementasi dari perubahan

yang telah disetujui untuk

memilih area dari proses standard

an proses yang telah didefinisi

sesuai dengan strategi

implementasi. Implementasi dari

perubahan yang telah disetujui

dikelola sesuai dengan

manajemen perubahan dan proses

pendukung perubahan

GWP 6.0 Rencana


menyediakan rincian

mengenai strategi

implementasi peningkatan

proses dan perubahan yang

terdiri dari:

- GWP 1.0 Dokumentasi

proses

- GWP 3.0 Rencana kualitas -

GWP 5.0 Kebijakan dan

standar

c. Berdasarkan

performa saat ini,

keefektivitasan

perubahan proses

dievaluasi

berdasarkan

persyaratan

produk dan tujuan

proses untuk

menentukan hasil

memiliki penyebab

umum atau khusus.

GP 5.2.3 Berdasarkan

performa saat ini, evaluasi

keefektivitasan perubahan

proses sesuai dengan performa

proses, tujuan kapabilitas, dan

tujuan bisnis. Keefektifitasan

perubahan membuat proses

tersebut perlu diukur, dievaluasi,

dan dilaporkan setelah

implementasi.

GWP 6.0 Rencana


menyediakan rincian

mengenai pendekatan

kualitas proyek peningkatan

proses.

81

2.4.6 Pemetaan Enterprise Goals terhadap IT-related Goals COBIT 5

Pemetaan ini bertujuan untuk memperlihatkan bahwa enterprise goals

mendukung IT-related goals.Berikut ini adalah gambar pemetaan Enterprise

Goals terhadap IT-Related Goals COBIT 5 :

P = Primary

S = Secondary

Gambar 2.15Enterprise Goals (ISACA, 2012)

82

Dari gambar tersebut dapat terlihat 17 IT-related goals pada COBIT serta

hubungan primary maupun secondary antara masing masing IT-Related goals

COBIT yang ada dengan panduan Enterprise Goals secara umum.

2.4.7 Pemetaan IT-related Goals terhadap Proses COBIT 5

Berikut ini adalah gambar pemetaan IT goals terhadap proses COBIT 5 :

Gambar 2.16Mapping COBIT 5IT-Related Goals to Process(ISACA, 2012)

83


P = Primary

S = Secondary

84

Dari gambar tersebut dapat terlihat 37 proses COBIT serta hubungan

primary maupun secondary antara proses-proses COBIT yang ada dengan

panduan IT goals secara umum.

2.4.8 RACI Chart

Menurut ISACA (2012), RACI Chart merupkan bentuk ilustrasi atau

model yang menggambarkansiapa yang memiliki responsaible, accountable,

consulted, and informed pada kerangka kerja organisasi. Berikut penjelasan lebih

lanjut :

1. Responsible

Tanggung jawab (responsible) menjelaskan tentang siapa yang

mendapatkan tugas yang harus dilakukan.Hal ini merujuk pada peran

utama atau penanggung jawab pada kegiatan operasional, memenuhi

kebutuhan dan menciptakan hasil yang diinginkan dari organisasi.

2. Accountable

Akuntabel (accountable) menjelaskan tentang siapa yang bertanggung

jawab atas keberhasilan tugas.Hal ini merujuk pada pertanggung

jawaban secara keseluruhan atas tugas yang telah dilakukan.

3. Consulted

Konsultasi (consulted) menjelaskan tentang siapa yang memberikan

masukan. Hal ini merujuk pada peran yang bertanggung jawab untuk

memperoleh informasi dari unit lain atau mitra eksternal. Masukan

harus dipertimbangkan dan pengambilan tindakan yang tepat.

85

4. Informed

Informasi (informed) menjelaskan tentang siapa yang menerima

informasi. Hal ini merujuk pada peran yang bertanggung jawab untuk

menerima informasi yang tepat untuk mengawasi setiap tugas yang

dilakukan.

Berikut ini merupakan diagram RACI berdasarkan framework COBIT

untuk EDM04 (Ensure Optimisation Resource), APO01 (Manage The IT

Management Framework) dan APO07 (Manage Human Resource):

Gambar 2. 18RACI Chart EDM04 (Ensure Resource Optimisation)

86

Gambar 2. 19RACI Chart APO01 (Manage The IT Management Framework)

87

Berikut ini penjelasan mengenai pihak-pihak yang terlibat dalam struktur

COBIT 5 (ISACA, 2012), yaitu:

1. Board

Kelompok eksekutif paling senior atau direktur noneksekutif dari organisasi

yang bertanggung jawab untuk tata kelola organisasi dan memiliki kontrol

keseluruhan sumber daya.

Gambar 2. 20RACI Chart APO07 (Manage Human Resource)

88

2. Chief Excutive Officer (CEO)

Orang yang memiliki kedudukan tinggi yang bertanggung jawab dari

manajemen keseluruhan organisasi.

3. Chief Financial Officer (CFO)

Seseorang yang memiliki jabatan senior pada organisasi yang bertanggung

jawab untuk semua aspek manajemen keuangan, termasuk resiko dan kontrol

keuangan dan rekening terpercaya dan akurat.

4. Chief Operating Officer (COO)


jawab untuk operasi organisasi.

5. Chief Risk Officer (CRO)


jawab untuk semua aspek manajemen resiko di seluruh organisasi.Bertugas

mengawasi resiko yang berhubungan dengan TI.

6. Chief Information Officer (CIO)

Pejabat senior pada organisasi yang bertanggung jawab untuk menyelaraskan

TI dan strategi bisnis dan akuntabel untuk perencanaan, sumber daya dan

mengelola pengirima layanan dan solusi untuk mendukung tujuan TI

organisasi.

7. Chief Information Security Officer (CISO)

Pejabat senior pada organisasi yang bertanggung jawab untuk keamanan

informasi organisasi dalam segala bentuknya.

89

8. Business Executive

Sebuah manajemen individu senior yang bertanggung jawab untuk operasi

unit bisnis tertentu atau anak organisasi.

9. Business Process Owner

Seseorang yang bertanggung jawab pada proses kinerja untuk mewujudkan

tujuannya, mendorong perbaikan proses dan menyetujui perubahan proses.

10. Strategy (IT Executive) Committee

Sekelompok eksekutif senior yang ditujukan oleh dewan untuk memastikan

bahwa dewan terlibat dalam pengambilan keputusan yang berkaitan dengan

TI.Komite ini bertanggung jawab untuk mengelola portfolio investasi IT-

enabled, layanan TI dan asset TI.

11. Steering Committee (Project and Programme)

Sekelompok pemangku kepentingan dan ahli yang bertanggung jawab untuk

bimbingan program dan proyek, termasuk pengelolaan dan pemantauan

rencana, alokasi sumber daya dan manajemen program dan risiko proyek.

12. Architecture Board

Sekelompok pemangku kepentingan dan ahli yang bertanggung jawab pada

organisasi terkait arsitektur dan keputusan untuk menetapkan kebijakan dan

standar arsitektur.

13. Enterprise Risk Committee

Kelompok eksekutif dari organisasi yang bertanggung jawab untuk kolaborasi

tingkat organisasi untuk mendukung manajemen resiko organisasi.

90

14. Head of Human Resources

Pejabat senior pada organisasi yang bertanggung jawab untuk perencanaan

dan kebijakan terhadap semua sumber daya manusia di organisasi.

15. Compliance

Seseorang yang bertanggung jawab untuk bimbingan pada hukum, peraturan

dan kepatuhan terhadap kontrak.

16. Audit

Seseorang yang bertanggung jawab atas penyediaan audit internal.

17. Head of Architecture

Seorang individu senior untuk proses arsitektur enterprise.

18. Head of Development

Seorang individu senior yang bertanggung jawab terkait proses TI, proses

pembangunan solusi.

19. Head of IT Operations

Seorang individu senior yang bertanggung jawab atas lingkungan dan

infrastruktur operasional TI.

20. Head of IT Administration

Seorang individu senior yang bertanggung jawab terkait TI, catatan dan

bertanggung jawab untuk mendukung TI terkait masalah administratif.

21. Programme and Project Management Office (PMO)

Seseorang yang bertanggung jawab untuk mendukung program dan proyek

manajer, mengumpulkan, menilai dan melaporkan informasi tentang

pelaksanaan program dan proyek konstituen.

91

22. Value Management Office (VMO)

Seseorang yang bertindak sebagai secretariat untuk mengelola portfolio

investasi dan layanan, termasuk menilai dan memberi nasihat tentang peluang

investasi, manajemen control dan menciptakan nilai dari investasi dan jasa.

23. Service Manager

Seorang individu yang mengelola pengembangan, implementasi, evaluasi dan

pengelolaan berkelanjutan baru dan yang sudah ada.

24. Information Security Manage

Seorang individu yang mengelola, desain, mengawasi dan/atau menilai

keamanan informasi suatu organisasi.

25. Business Continuity Manager

Seorang individu yang mengelola, merancang, mengawasi dan/atau menilai

kemampuan kelangsungan usaha suatu organisasi, untuk memastikan bahwa

fungsi organisasi tetap beroperasi pada saat kritis.

26. Privacy Officer

Seorang yang bertanggung jawab untuk mematau risiko dan dampak bisnis

undang-undang privasi dan untuk membimbing dan koordinasi pelaksanaan

kebijakan dan kegiatan yang akan memastikan bahwa arahan privasi

terpenuhi. Privacy Officerjuga disebut sebagai petugas perlindungan data.

92

2.5 Fokus Area Tata Kelola Teknologi Informasi

Domain proses yang dipilih untuk evaluasi tata kelola TI berdasarkan kebutuhan

organisasi saat ini dan didukung oleh kerangka COBIT 5 tentang pemetaan IT Goal

terhadap proses-proses COBIT (Gambar 2.12). Penentuan fokus proses dilakukan

dengan cara memetakan masalah-masalah yang ada di PUSDATIN dengan tujuan

terkait TI. Menurut peneliti, serta melihat fakta yangditemukan pada PUSDATIN,

maka enterprise goals yangselaras dan dipilih dalam penelitian adalah nomor empat

belas (14)Operational and staff productivity.Tahapan yang dilakukan selanjutnya

adalah melakukan pemetaan terhadap IT-related goals, sebagai berikut:

Gambar 2.21Mapping COBIT 5 Enterprise Goals to IT-related Goals

(ISACA,2012)

93

Dengan melihat gambar diatas, enterprise goals nomor empat belas (14)

Operational and staff productivity memiliki hubungan primary dengan IT-related

goals nomor delapan (8) Adequate use of applications,information and technology

solutions dan nomor enam belas (16) Competent and motivated business and IT

personnel.

Berdasarkan hasil pemetaan tersebut, serta melihat fakta yang ditemukan pada

PUSDATIN, maka IT-related goals yang selaras dan dipilih dalam penelitian adalah

nomor enam belas (16) Competent and motivated business and IT personnel. Tahapan

yang dilakukan selanjutnya adah melakukan pemetaan terhadap Enabler Goals

sebagai berikut:


94

Dengan melihat gambar diatas, IT-related goals nomor enam belas (16)

Competent and motivated business and IT personnel memiliki hubungan primary

dengan Process EDM 04 (Ensure ResourceOptimisation), APO01 (Manage the IT

Management Framework) dan APO07 (Manage Human Resources).

2.5.1 EDM04 EnsureOptimisation Resource

Menurut ISACA (2012), deskripsi dari proses EDM04 adalah memastikan

kemampuan IT yang memadai (karyawan,proses,dan teknologi) untuk

mendukung tujuan organisasi secara efektif dengan biaya yang optimal.

Tujuan dari proses tersebut adalah memastikan sumber daya yang

dibutuhkan organisasi terpenuhi secara optimal, biaya IT ditekan secara optimal,

dan juga memastikan kemungkinan bertambahnya keuntungan dan kesediaan

untuk perubahan di masa depan.

2.5.2 APO01 Manage The IT Management Framework

Menurut ISACA (2012), deskripsi dari proses APO01 adalah

mengklarifikasi dan menjaga pengelolaan atas misi dan visi departemen IT.

Mengimplementasi dan menjaga mekanisme dan otoritas untuk mengelola

informasi dan penggunaan IT dalam organisasi untuk mendukung tujuan

pengelolaan, sejalan dengan prinsip-prinsip dan kebijakan-kebijakan.

Tujuan dari proses tersebut adalah menyediakan pendekatan pengelolaan

yang konsisten untuk memungkinkan kebutuhan pengelolaan

95

organisasiterpenuhi, termasuk proses manajemen, struktur organisasi, peran dan

tanggung jawab, aktivitas yang bisa diandalkan dan bisa diulang, dan

kemampuan dan kompetensi.

2.5.3 APO07 Manage Human Resources

Menurut ISACA (2012), deskripsi dari proses APO07 adalah menyediakan

pendekatan terstruktur untuk memastikan penataan, penempatan, keputusan, dan

keterampilan sumber daya manusia yang optimal. Hal ini termasuk

mengkomunikasikan peran dan tanggung jawab, rencana pembelajaran dan

pengembangan, dan ekspektasi kinerja yang didukung oleh staff-staff kompeten

dan termotivasi.

Tujuan dari proses tersebut adalah mengoptimalkan kemampuan sumber

daya manusia untuk memenuhi tujuan organisasi.

2.6 Metode Perhitungan

Dalam penelitian ini penulis menggunakan Rating Scale sebagai metode

perhitungan pada instrumen penelitian.

Hasil penilaian pada setiap tingkat akan diukur dan diklasifikasikandalam 4

kategori sebagi berikut:

1. N (Not achieve)

Kategori ini tidak ada atau hanya sedikit bukti atas pencapaian atribut

prosestersebut. Rangenilai yang diraih pada kategori ini berkisar 0-15%.

96

2. P (Partially achieve)

Kategori ini terdapat beberapa bukti mengenai pendekatan, dan

beberapapencapaian atribut atas proses tersebut. Range nilai yang diraih

pada kategori ini berkisar >15-50%.

3. L (Largelyachieve)

Kategori ini terdapat bukti atas pendekatan sistematis, dan

pencapaiansignifikan atas proses tersebut, meski mungkin masih ada

kelemahan yang tidak signifikan. Range nilai yang diraih pada kategori

ini berkisar >50-85%.

4. F (Fully achieve)

Kategori ini terdapat bukti atas pendekatan sistematis dan lengkap,

danpencapaian penuh atas atribut proses tersebut. Tidak ada kelemahan

terkait atribut proses tersebut. Range nilai yang diraih pada kategori ini

berkisar >85-100%.

Suatu proses cukup meraih kategori Largely achieved (L) atau Fully achieved (F)

untuk dapat dinyatakan bahwa proses tersebut telah meraih suatu tingkat kapabilitas

tersebut, namun proses tersebutharus meraih kategori Fully achieved (F) untuk dapat

melanjutkan penilaian ketingkat kapabilitas berikutnya, misalnya bagi suatu proses

untuk meraihtingkat kapabilitas 3, maka tingkat 1 dan 2 proses tersebut harus

mencapaikategori Fully achieved (F) sementara tingkat kapabilitas 3 cukup

mencapaikategori Lagerly achieved (L) atau Fully achieved (F).

97

2.7 Menentukan Tingkat Kapabilitas

Capability level untuk setiap proses ditetapkan oleh apakah atribut proses pada

tiap level mencapai rating largely atau fully dan apakah proses atribut untuk level

yang dilewatinya telah mencapai rating fully. Suatu proses cukup meraih kategori

largely achieved (L) atau fully achieved (F) untuk dapat dinyatakan bahwa proses

tersebut telah meraih suatu capability level tersebut, namun proses tersebut harus

meraih kategori fullyachieved (F) untuk dapat melanjutkan penilaian ke capability

level berikutnya. Jadi misalnya suatu proses untuk meraih capability level 3, maka

level 1 dan 2 proses tersebut harus mencapai kategori fully achieved (F), sementara

level kapabilitas 3 cukup mencapai kategori Largely achieved (L) atau Fully achieved

(F). Berikut dibawah ini akan digambarkan batasan tiap level dan rating yang harus

dicapai (ISACA,2013).

Gambar 2. 23Determining Capability Level (ISACA, 2013)

98

2.8 Metode Pengumpulan Data

Data merupakan manifestasi dari informasi yang sengaja dicari untuk

dikumpulkan guna menjelaskan suatu peristiwa atau kegiatan lainnya.Pengumpulan

data pada dasarnya merupakan suatu kegiatan operasional agar tindakannya masuk

pada pengertian penelitian yang sebenarnya (Subagyo, 2015).

1. Wawancara

Salahsatu metode pengumpulan data dilakukan melalui wawancara adalah

suatu kegiatan yang dilakukan untuk mendapatkan informasi secara langsung

dengan mengungkapkan pertanyaan-pertanyaan pada para

responden.Wawancara bermakna berhadapan langsung antara interviewer

dengan reponden dan kegiatannya dilakukan secara lisan (Subagyo, 2015).

2. Obervasi

Bentuk alat pengumpul data yang lain dilakukan dengan cara

observasi/pengamatan. Observasi dilakukan sesusai dengan kebutuhan

penelitian mengingat tidak setiap penelitian menggunakan alat pengumpul

data demikian.Observasi adalah pengamatan yang dilakukan secara sengaja,

sistematis mengenai fenomena sosial dengan gejala-gejala psikis untuk

kemudian dilakukan pencatatan (Subagyo, 2015).

3. Kuesioner

Bentuk pengumpulan data selanjutnya adalah menggunakan

kuesioner.Instrumen ini merupakan alat pengumpulan data, sebagaimana alat

pengumpul data sebelumnya. Kuesioner diajukan pada responden dalam

99

bentuk tertulis disampaikan secara langsung ke alamat responden, kantor atau

tempat lain (Subagyo, 2015).

4. Literature Review

Menurut Arikunto (2013), Kegiatan penelitian selalu bertitik tolak dari

pengetahuan yang sudah ada. Hasil penelitian yang sudah berhasil

memperkaya khasanah pengetahuan yang ada biasanya dilaporkan dalam

bentuk jurnal-jurnal penelitian.Kegiatan mendalami, mencermati, menelaah,

dan mengidentifikasi pengetahuan (baik itu dalam bentuk buku, laporan,

jurnal, skripsi, tesis dan semacamnya) itu disebut dengan kaji pustaka atau

telaah pustaka (literature review).

100

BAB III

METODOLOGI PENELITIAN

3.1 Desain Penelitian

Metode penelitian yang digunakan pada penelitian ini adalah metode kualitatif,

dengan menggunakan studi kasus (objek), yaitu suatu cara yang sistematis dalam

melihat suatu kejadian, mengumpulkan data, menganalisis informasi dan melaporkan

hasilnya. Dalam studi kasus ini, metode pengumpulan data dilakukan dengan

wawancara yang dipandu berdasarkan pertanyaan-pertanyaan berdasarkan COBIT 5,

selain itu juga dilakukan observasi untuk memperkuat hasil penelitian.

Data yang dikumpulkan dalam penelitian ini merupakan data primer (berdasarkan

kuesioner, observasi dan hasil wawancara dengan pihak organisasi terkait) dan data

sekunder yang diperoleh dari berbagai sumber (studi pustaka yang dapat dilihat dari

penelitian sebelumnya ataupun dari internet serta buku -buku yang berhubungan

dengan penelitian ini).

3.2 Initiation

Pada tahap ini dilakukan pengumpulan data agar dapat membantu penulis dalam

mengumpulkan data dan informasi yang diperlukan dari PUSDATIN untuk

mendapatkan fakta-fakta dan kebenaran uraian materi untuk pembahasan. Tahap ini

merupakan tahapan awal yaitu pengumpulan data yang digunakan dalam penelitian

yaitu:

101

3.2.1 Observasi

Observasi data yang dikumpulkan diambil dari hasil pengamatan secara

langsung terhadap objek yang menjadi bahan penelitian.Jenis observasi yang

dilakukan yaitu observasi nonpartisipan, dalam hal ini peneliti tidak terlibat

langsung dalam kegiatan organisasi dan hanya sebagai pengamat

independen.Pengamatan ini dilaksanakan pada bulan Februari 2018 di Pusat Data

dan Informasi Kementerian Agraria dan Tata Ruang.

3.2.2 Wawancara

Wawancara dilakukan di Pusat Data dan Informasi Kementerian Agraria

dan Tata Ruang.Dalam hal ini didapati hasil wawancara mengenai visi dan misi,

pengelolaan TI, struktur organisasi,layanan TI yang diterapkan, permasalahan

dan dampak dari penerapan sistem saat ini, pengelolaan TI saat ini, pentingnya

pengelolaan TI dan harapan terhadap pengelolaan TI kedepannya. Wawancara

dilakukan bersama dengan Kepala Sub Bidang Standarisai Sistem Ibu Tanti

Wahyuni.

3.2.3 Kuesioner

Merupakan alat pengumpulan data atau informasi yang berisi item

pertanyaan/pernyataan dalam bentuk tertulis untuk diajukan kepada responden,

memungkinkan peneliti mempelajari sikap, persepsi, karakter responden. Dalam

hal ini penulis mengajukan kuesioner penelitian kepada para responden di

PUSDATIN terkait yang berisi pertanyaan berdasarkan aktivitas-aktivitas yang

102

terdapat dalam proses COBIT 5 yakni prosesProcess EDM 04 (Ensure

ResourceOptimisation), APO01 (Manage the IT Management Framework) dan

APO07 (Manage Human Resources).

3.2.4 Literature Review

Merupakan kegiatan yang dilakukan oleh peneliti dengan mempelajari hasil

penelitian yang berkaitan dengan tata kelola teknologi informasi, COBIT

5.Biasanya penelitian itu dilaporkan dalam bentuk jurnal-jurnal penelitian, buku,

skripsi dan semacamnya Berikut adalah referensi penelitian:

Tabel 3.1Data Referensi Penelitian

No. Nama Tahun Judul Framework

1.

Jilan Credo

2014

Evaluasi Tata Kelola Teknologi

Informasi Pada Rumah Sakit Pusat

Pertamina Menggunakan Framework

COBIT 5

COBIT 5

Penelitian ini menggunakan metode analisis data Assessment Process Activities

yakni initiation, planning the assessment, briefing, data collection, data

validation, process attribute level, dan report and result. Hasil Penelitian :

Capability level untuk kondisi saat ini (as is) adalah 3,04 atau berada di level 3

Established Process artinya RSPP memiliki kebijakan dalam mengelola sumber

daya manusia dan menjalankan kebijakan sesuai prosedur yang berlaku dan

dikelola secara baik. Sedangkan untuk kondisi yang diharapkan (to be) sebesar

4,06 atau berada di level 4 Predictable Process artinya kebijakan yang telah

ditetapkan dioperasikan dengan batasan-batasan dalam melakukan pekerjaan

sehingga pekerjaan yang dilakukan mampu meraih harapan yang telah

ditentukan.

2.

Fadjri

Prasetya 2014

Usulan Tata Kelola Teknologi

Informasi Pada Rumah Sakit Pusat

Pertamina Fokus Pada Proses Manage

Innovation (APO04)

Framework

COBIT 5



validation, process attribute level, dan report and result. Sehingga

103

menghasilkan capability level pada APO04 (manage innovation) saat ini berada

di tingkat 3 (established process) dengan nilai kapabilitas yaitu 4,01.

Rekomendasi peneliti yang diberikan kepada RSPP ini pemenuhan work

product dalam indikator kapabilitas proses agar dapat naik ke tingkat yang

diharapkan yakni 4 (predictable process) dengan membuat SOP terkait

pengelolaan inovasi organisasi.

3.

Fajrin Rizka

Pratwi 2014


Informasi Fokus Pada Proses Manage

Relationship (APO08)”. Studi Kasus,

PT OTO Multiartha.

Framework

COBIT 5

Untuk menilai sejauh mana organisasi dapat melakukan hubungan antara pihak

organisasi dengan mitra kerja organisasi, peneliti menggunakan pendekatan

level kematangan proses APO08 dengan membuat kuesioner capability proses

berdasarkan aktivitas di COBIT 5. Pengukuran yang digunakan dalam

menjawab pertanyaan dari kuesioner yang disusun menggunakan skala Guttman

yakni yakni bernilai 1 terhadap pernyataan yang benar atau ya, dan memberikan

nilai nol pada jawaban dari pernyataan yang salah atau tidak. Hasil dari

penilaian ini adalah tingkat kematangan proses APO08 saat ini berada di tingkat

3 (Erstablished process) dengan harapan dapat mencapai tingkat 4 (predictable

process).

4.

Sahbani

Siregar 2016


Informasi Berdasarkan Framework

COBIT 5 Pada Pusat Informasi

dan Hubungan Masyarakat (Fokus

EDM03, APO01 MEA02)

Framework

COBIT 5



validation, process attribute level, dan report and result. Hasil dari penelitian

ini menunjukkan Capability Level pada Proses EDM03 di Pinmas saat ini

berada pada level 2 (manage process) yang memiliki nilai kapabilitas sebesar

2,30 dengan tingkat kapabilitas yang diharapkan berada di level 4 (predictable

process) memiliki nilai kapabilitas 3,64. Kemudian Capability Level pada

Proses APO01 di Pinmas saat ini berada pada level 2 (manage process) yang

memiliki nilai kapabilitas sebesar 2,26 dengan tingkat kapabilitas yang

diharapkan berada di level 4 (predictable process) memiliki nilai kapabilitas

3,58. Selanjutnya Capability Level pada Proses MEA02 di Pinmas saat ini

berada pada level 2 (manage process) yang memiliki nilai kapabilitas sebesar

2,19 dengan tingkat kapabilitas yang diharapkan berada di level 4 (predictable

process) memiliki nilai kapabilitas 3,63. Untuk mencapai level yang

diharapkan, Pinmas dianjurkan agar memenuhi semua syarat/indikator yang ada

di level 2 dan 3 pada Process Attribute seperti membuat program manajemen

resiko keamanan informasi, membuat kebijakan tegas terkait ketidakpatuhan

pegawai pada regulasi, dan membuat perencanaan sumber daya manusia.

5. Farah Eka

Putri 2014

Pada Dukungan Manajemen Data

Dengan Framework COBIT 5 Studi

Kasus : DRC Asuransi Jasindo

Framework

COBIT 5

104

Farah Eka Putri (2014) melakukan penelitian yang berkenaan dengan evaluasi

capability level pada dukungan layanan manajemen data framework COBIT 5

dengan studi kasus DRC Asuransi Jasindo. Penelitin ini berfokus pada proses

DSS01 (Manage Operations) dan DSS03 (Manage Problems).Penelitian ini

menggunakan metode analisis data Assessment Process Activities yakni

initiation, planning the assessment, briefing, data collection, data validation,

process attribute level, dan report and result. Hasil penelitian ini adalah tingkat

kematangan proses DSS01 mencapai 2.87 atau berada pada level 3

(Erstablished process) dan DSS03 mencapai 2.86 atau berada pada level 3

(Erstablished process).

3.3 Planing The Assesment


mendapatkan hasil evaluasi penilaian capabilitylevel.Pada struktur organisasi dalam

COBIT 5 dilakukan pemetaan terhadap fungsional-fungsional yang terdapat dalam

struktur organisasi Pusat Data dan Informasi Kementerian Agraria dan Tata

Ruang.Sehingga jawaban dari kuesioner diharapkan dapat disesuaikan dan menjadi

representasi keadaan yang ada di PUSDATIN.

3.4 Briefing

Tahap ketiga yakni peneliti melakukan pengarahan kepada responden yang ada

dalam RACI Chart sehingga memahami masukan, proses dan keluaran dalam unit

organisasi yang akan dinilai dalam hal ini Pusat Data dan Informasi dengan cara

komunikasi langsung maupun tidak langsung untuk menentukan jadwal pengisian

kuesioner, pemberitahuan kendala yang dihadapi dalam melakukan penilaian, peran

dan tanggung jawab, kebutuhan sumber daya, dan lain-lain.

105

3.5 Data Collection

Pada tahap ini dilakukan pengumpulan data dari hasil temuan yang telah

dilakukan diantaranya observasi dan wawancara serta dokumen pendukung lainnya.

Langkah itu dilakukan bertujuan untuk mendapatkan bukti-bukti penilaian evaluasi

pada aktivitas proses yang telah dilakukan yaitu EDM04 (Ensure Optimisation

Resource), APO01 (Manage The IT Management Framework) dan APO07 (Manage

Human Resource).

3.6 Data Validation

Pada tahapan ini, dilakukan validasi data dengan tujuan untuk mendapatkan

evaluasi penilaian capability level berdasarkan hasil jawaban responden melalui

kuesioner dengan skala perhitungan Guttman.

3.7 Process Attribute Level

Pada tahapan ini, dilakukan pemberian tingkat pada atribut yang ada disetiap

indikator prose kapabilitas. Tujuannya untuk menentuan capability level proses

EDM04 (Ensure Optimisation Resource), APO01 (Manage The IT Management

Framework) danAPO07 (Manage Human Resources) berdasarkan hasil

perhitunganrekapitulasi pada tahap sebelumnya.

3.8 Reporting the Result

Tahapan terkahir adalah laporan yang dibuat berdasarkan hasil evaluasi terhadap

proses EDM04 (Ensure Optimisation Resource), APO01 (Manage The IT

106

Management Framework) danAPO07 (Manage Human Resources). Pengecekan,

temuan, pemenuhan data yang telah dilakukan akan menghasilkan suatu analisis gap

dan deskripsi terhadap proses dari kuesioner capability level. Sehingga penelitian ini

memberikan suatu rekomendasi bagi organisasi dengan ketentuan yang harus

dipenuhi berdasarkan framework COBIT 5 yang dapat menjadi pertimbangan.

107

3.9 Kerangka Berpikir

Gambar 3. 1Kerangka Berpikir

108

BAB IV

HASIL DAN PEMBAHASAN

Bab ini membahas mengenai hasil analisa capability level yang berfokus pada

optimalisasi sumber daya (EDM04), pengelolaan kerangka kerja manajemen TI

(APO01) dan pengelolaan sumber daya manusia (APO07) di Pusat Informasi dan

Hubungan Masyarakat Kementerian Agama dengan menggunakan COBIT 5

Assessment Process Activities sebagai metode analisa data. Berikut ini penjelasan

lebih lanjut hasil dan pembahasan yang di dapat dalam penelitian :

4.1 Initiation

Tahap pertama adalah Initiation, merupakan tahapan awal dalam Assessment

Process Activities yang ada pada Process Assessment Model COBIT 5.Bertujuan

untuk menjelaskan hasil identifikasi dari beberapa informasi yang dapat dikumpulkan

(ISACA, 2012). Berikut hasil dari tahap Initiation yang didapatkan melalui metode

pengumpulan data:

4.1.1 Sejarah Kementerian Agraria dan Tata Ruang

Pada tahun 1955 lewat Keputusan Presiden Nomor 55 Tahun 1955,

pemerintah membentuk Kementerian Agraria yang berdiri sendiri dan terpisah

dari Departemen Dalam Negeri.Titik tolak reformasi hukum pertanahan nasional

terjadi dengan disetujuinya rancangan Undang-Undang Pokok Agraria (UUPA)

109

dan disahkan menjadi Undang-Undang Nomor 5 Tahun 1960.Dengan berlakunya

UUPA tersebut, untuk pertama kalinya pengaturan tanah di Indonesia

menggunakan produk hukum nasional yang bersumber dari hukum

adat.Kebijakan pertanahan periode ini difokuskan pada pembenahan penguasaan

dan pemilikan dari sistem kolonialis menjadi sistem nasional.Dalam periode ini

penguasaan dan kepemilikan asing dinasionalisasi.Dan penguasaan, pemilikan

tanah luas, perdikan, swapraja, partikelir, dan lainnya yang tidak sesuai dengan

jiwa kemerdekaan diatur kembali penggunaan dan penguasaanya oleh negara

untuk kepentingan nasional.

Meningkatnya pembangunan nasional pada pemerintahan orde baru yang

mengusung tema sentral proyek politik-ekonomi, sejalan dengan semakin

meningkatnya kebutuhanakan tanah.Tahun 1988 menjadi tonggak bersejarah

bagi Badan Pertanahan Nasional (BPN).Persoalan yang dihadapi Direktorat

Jenderal Agraria bertambah berat dan rumit. Untuk mengatasi hal tersebut, status

Direktorat Jenderal Agraria ditingkatkan menjadi Lembaga Pemerintah Non

Departemen dengan nama Badan Pertanahan Nasional. Dengan lahirnya

Keputusan Presiden Nomor 26 Tahun 1988 tersebut, Badan Pertanahan Nasional

bertanggung jawab langsung kepada Presiden.Pada periode ini pembangunan

pertanahan diarahkan untuk mendukung kebijakan penanaman modal atau

investasi, tanpa meninggalkan kebijakan untuk sertipikasi tanah-tanah golongan

ekonomi lemah.

110

Berdasarkan Keputusan Presiden Nomor 96 Tahun 1993, tugas Kepala

Badan Pertanahan Nasional kini dirangkap oleh Menteri Negara Agraria. Kedua

lembaga tersebut dipimpin oleh satu orang sebagai Menteri Negara Agraria/

Kepala Badan Pertanahan Nasional.Dalam pelaksanaan tugasnya, Kantor Menteri

Negara Agraria berkonsentrasi merumuskan kebijakan yang bersifat koordinasi,

sedangkan Badan Pertanahan Nasional lebih berkonsentrasi pada hal-hal yang

bersifat operasional.

Pada periode selanjutnya yaitu tahun 1997-2005 di awal era reformasi,

kebijakan pertanahan lebih diarahkan pada kebijakan-kebijakan yang langsung

menyentuh masyarakat, yang menekankan pada pendaftaran tanah yang

dikuasai/dimiliki golongan-golongan tidak mampu. Pada periode ini Badan

Pertanahan Nasional beberapa kali mengalami perubahan struktur

organisasi.Keputusan Presiden Nomor 95 Tahun 2000 tentang Badan Pertanahan

Nasional mengubah struktur organisasi eselon satu di Badan Pertanahan

Nasional. Namun yang lebih mendasar adalah Keputusan Presiden Nomor 10

Tahun 2001 tentang Pelaksanaan Otonomi Daerah Dibidang Pertanahan. Disusul

kemudian terbit Keputusan Presiden Nomor 103 Tahun 2001 tentang

Kedudukan, Tugas, Fungsi, Kewenangan, Susunan Organisasi, Dan Tata Kerja

Lembaga Pemerintah Non Departemen, dan Keputusan Presiden Nomor 34

Tahun 2003 tentang Kebijakan Nasional Di Bidang Pertanahan memposisikan

BPN sebagai lembaga yang menangani kebijakan nasional di bidang pertanahan.

111

Sejarah kebijakan yang terjadi tahun 2005 sampai saat ini ditandai dengan

kebijakan penertiban tanah terlantar, penyelesaian sengketa, redistribusi tanah,

peningkatan legalisasi aset-tanah masyarakat yang diimplementasikan melalui

Reforma Agraria. Kebijakan pertanahan diarahkan menjadi “tanah untuk

keadilan dan kesejahteraan rakyat”. Pada 11 April 2006 terbit Peraturan Presiden

Nomor 10 Tahun 2006 tentang Badan Pertanahan Nasional yang menguatkan

kelembagaan Badan Pertanahan Nasional, di mana tugas yang diemban BPN RI

juga menjadi semakin luas. BPN RI bertanggung jawab langsung kepada

Presiden, dan melaksanakan tugas pemerintahan di bidang pertanahan secara

nasional, regional dan sektoral.

Sejak tahun 2015 Badan Pertanahan Nasional Republik Indonesia berubah

menjadi Kementerian Agraria dan Tata Ruang berdasarkan Peraturan Presiden

Nomor 17 Tahun 2015 tentang Kementerian Agraria yang berfungsi Tata Ruang

dan Peraturan Presiden Nomor 20 Tahun 2015 tentang Badan Pertanahan

Nasional yang ditetapkan pada 21 Januari 2015.

4.1.2 Visi dan Misi Kementerian Agraria dan Tata Ruang

Berikut ini visi dan misi Kementerian Agraria dan Tata Ruang:

1. Visi

“Menjadi lembaga yang mampu mewujudkan tanah dan pertanahan

untuk sebesar-besarnya kemakmuran rakyat, serta keadlian dan

http://www.bpn.go.id/Publikasi/Peraturan-Perundangan/Peraturan-Presiden/peraturan-presiden-republik-indonesia-nomor-20-tahun-2015-56986

112

berkelanjutan sistem kemasyarakatan, kebangsaan dan kenegaraan

Republik Indonesia”.

2. Misi

Mengembangkan dan menyelenggarakan politik dan kebijakan

pertanahan untuk:

a. Peningkatan kesejahteraan rakyat, penciptaan sumber-sumber

baru kemakmuran rakyat, pengurangan kemiskinan dan

kesenjangan pendapatan, serta pemantapan ketahanan pangan.

b. Peningkatan tatanan kehidupan bersama yang lebih berkeadilan

dan bermartabat dalam kaitannya dengan penguasaan, pemilikan,

penggunaan dan pemanfaatan tanah (P4T).

c. Perwujudan tatanan kehidupan bersama yang harmonis dengan

mengatasi berbagai sengketa, konflik dan perkara pertanahan di

seluruh tanah air dan penataan perangkat hukum dan sistem

pengelolaan pertanahan sehingga tidak melahirkan sengketa,

konflik dan perkara di kemudian hari.

d. Keberlanjutan sistem kemasyarakatan, kebangsaan dan

kenegaraan Indonesia dengan memberikan akses seluas-luasnya

pada generasi yang akan datang terhadap tanah sebagai sumber

kesejahteraan masyarakat. Menguatkan lembaga pertanahan

sesuai dengan jiwa, semangat, prinsip dan aturan yang tertuang

dalam UUPA dan aspirasi rakyat secara luas.

113

4.1.3 Tugas dan Fungsi Kementerian Agraria dan Tata Ruang

Kementerian Agraria dan Tata Ruang mempunyai tugas menyelenggarakan

urusan pemerintahan di bidang agraria/pertanahan dan tata ruang untuk

membantu Presiden dalam menyelenggarakan pemerintahan negara.

Fungsi:

a. Perumusan, penetapan, dan pelaksanaan kebijakan di bidang tata

ruang, infrastruktur keagrariaan/pertanahan, hubungan hukum

keagrariaan/pertanahan, penataan agraria/pertanahan, pengadaan

tanah, pengendalian pemanfaatan ruang dan penguasaan tanah, serta

penanganan masalah agraria/pertanahan, pemanfaatan ruang, dan

tanah.

b. Koordinasi pelaksanaan tugas, pembinaan dan pemberian dukungan

administrasi kepada seluruh unsur organisasi di lingkungan

Kementerian Agraria dan Tata Ruang.

c. Pengelolaan barang milik/kekayaan negara yang menjadi tanggung

jawab Kementerian Agraria dan Tata Ruang.

d. Pengawasan atas pelaksanaan tugas di lingkungan Kementerian

Agraria dan Tata Ruang.

e. Pelaksanaan bimbingan teknis dan supervisi atas pelaksanaan urusan

Kementerian Agraria dan Tata Ruang di daerah.

f. Pelaksanaan dukungan yang bersifat substantif kepada seluruh unsur

organisasi di lingkungan Kementerian Agraria dan Tata Ruang

114

4.1.4 Logo Kementerian Agraria dan Tata Ruang

Lambang Badan Pertanahan Nasional adalah bentuk suatu kesatuan gambar

dan tulisan terdiri dari:

Gambar 4.2 4 (empat) Butir Padi

• Gambar 4 (empat) butir padi melambangkan Kemakmuran dan

kesejahteraan. Memaknai atau melambangkan 4 (empat) tujuan

Penataan Pertanahan yang akan dan telah dilakukan BPN RI yaitu

kemakmuran, keadilan, kesejahteraan sosial dan keberlanjutan.

Gambar 4.1Logo BPN RI (http://bpn.go.id )

115

Gambar 4.3Lingkaran Bumi

• Gambar lingkaran bumi melambangkan sumber penghidupan

manusia. Melambangkan wadah atau area untuk berkarya bagi BPN

RI yang berhubungan langsung dengan unsur-unsur yang ada

didalam bumi yang meliputi tanah, air dan udara.

Gambar 4.4Sumbu

• Gambar sumbu melambangkan poros keseimbangan. 3 (tiga) Garis

Lintang dan 3 (tiga) Garis Bujur Memaknai atau melambangkan

pasal 33 ayat 3 UUD 45 yang mandasari lahirnya Undang-undang

Pokok Agraria (UUPA) nomor 5 tahun 1960.

Gambar 4.511 (sebelas) Bidang Grafis Bumi

• Gambar 11(sebelas) bidang grafis bumi memaknai atau

melambangkan 11 (Sebelas) agenda pertanahan yang akan dan telah

dilakukan BPN RI. Bidang pada sisi sebelah kiri melambangkan

bidang bumi yang berada diluar jangkauan wilayah kerja BPN RI

116

• Warna Coklat melambangkan bumi, alam raya dan cerminan dapat

dipercaya dan teguh.

• Warna Kuning Emas melambangkan kehangatan, pencerahan,

intelektual dan kemakmuran.

• Warna Abu-abu melambangkan kebijaksanaan, kedewasaan serta

keseimbangan.

4.1.5 Struktur Kementerian Agraria dan Tata Ruang

Gambar 4.6Struktur Organisasi Kementerian Agraria dan Tata Ruang/ Badan

Pertanahan Nasional(Permen No. 8 Tahun 2015)

117

1. Sekeretaris Jenderal (Setjen)

Sekretaris Jenderal yang selanjutnya disebut Sekjen adalah unsur pembantu

Menteri/ Kepala yang berada di bawah dan bertanggung jawab kepada

Menteri/ Kepala.Sekjen dipimpin oleh seorang Sekretaris Jenderal dan

mempunyai tugas menyelenggarakan koordinasi pelaksanaan tugas,

pembinaan, dan pemberian dukungan administrasi kepada seluruh unit

organisasi di lingkungan Kementerian Agraria dan Tata Ruang.

2. Direktorat Jenderal Tata Ruang (Ditjen I)

Direktorat Jenderal Tata Ruang yang selanjutnya disebut sebagai Ditjen I

mempunyai tugas menyelenggarakan perumusan dan pelaksanaan kebijakan

di bidang perencanaan tata ruang dan pemanfaatan ruang sesuai dengan

ketentuan peraturan perundang-undangan.Ditjen I dipimpin oleh Direktur

Jenderal dan berada di bawah tanggung jawab Menteri.

3. Direktorat Jenderal Infrakstruktur Keagrariaan (Ditjen II)

Direktorat Jendral Infrastruktur Keagrarian yang selanjutnya dosebut Ditjen

II merupakan unsur pelaksana yang berada dibawah dan bertanggung jawab

kepada Menteri/ Kepala.Dipimpin oleh seorang Direktur Jenderal.Ditjen II

mempunyai tugas menyelenggarakan perumusan dan pelaksanaan kebijakan

di bidang survei, pengukuran, dan pemetaan sesuai dengan ketentuan

peraturan perundang undangan.

118

4. Direktorat Jenderal Hubungan Hukum Keagrariaan (Ditjen III)

Direktur Jenderal adalah unsur pelaksana yang berada dibawah pimpinan

dan bertanggung jawab kepada Menteri/ Kepala.Ditjen II dipimpin oleh

Direktur Jenderal.Ditjen III mempunyai tugas menyelenggarakan perumusan

dan pelaksanaan kebijakan di bidang pengaturan, penetapan, dan pendaftaran

hak tanah, pembinaan Pejabat Pembuat Akta Tanah, serta pemberdayaan hak

atas tanah masyarakat sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-

undangan.

5. Direktorat Jenderal Penataan Agraria (Ditjen IV)

Ditjen IV mempunyai tugas menyelenggarakan perumusan dan pelaksanaan

kebijakan di bidang penatagunaan tanah, penataan penguasaan dan

pemanfaatan wilayah pesisir, pulau-pulau kecil, perbatasan dan wilayah

tertentu, konsolidasi tanah, dan landreform sesuai dengan ketentuan

peraturan perundang-undangan.

6. Direktorat Jenderal Pengadaan Tanah (Ditjen V)

Ditjen V mempunyai tugas menyelenggarakan perumusan dan pelaksanaan

kebijakan di bidang pengadaan tanah, penilaian tanah, pengaturan dan

penetapan tanah instansi, serta pembinaan dan pengendalian pengadaan

tanah sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan.

7. Direktorat Jenderal Pengendalian Pemanfaatan Ruang dan Penguasaan

Tanah (Ditjen VI)

Ditjen VI mempunyai tugas menyelenggarakan perumusan dan pelaksanaan

kebijakan di bidang pengendalian pemanfaatan ruang dan penguasaan tanah

119

serta penertiban dan pendayagunaan tanah terlantar sesuai dengan ketentuan


8. Direktorat Jenderal Penanganan Masalah Agraria, Pemanfaatan Ruang

dan Tanah (Ditjen VII)

Ditjen VII mempunyai tugas menyelenggarakan perumusan dan pelaksanaan

kebijakan di bidang penyelesaian sengketa, konflik dan perkara

agraria/pertanahan, pemanfaatan ruang, dan tanah sesuai dengan ketentuan


9. Inspektorat Jenderal (Itjen)

Inspektorat Jenderal dipimpin oleh Inspektur Jenderal.Itjen mempunyai

tugas menyelenggarakan pengawasan intern di lingkungan Kementerian

Agraria dan Tata Ruang sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-

undangan.

10. Staf Ahli Bidang Landreform dan Hak Masyarakat atas Tanah

Setiap staff ahli di bawah dan bertanggung jawab kepada Menteri/ Kepala

dan secara administratif dikoordinasikan oleh Sekjen.Demikian pula dengan

pelaksanaan tugas sehari-hari difasilitasi oleh sekjen.Staf Ahli Bidang

Landreform dan Hak Masyarakat atas Tanah mempunyai tugas memberikan

rekomendasi terhadap isu-isu strategis kepada Menteri/Kepala terkait dengan

bidang landreform dan hak masyarakat atas tanah.

120

11. Staf Ahli Bidang Masyarakat Adat dan Kemasyarakatan

Staf Ahli Bidang Masyarakat Adat dan Kemasyarakatan mempunyai tugas

memberikan rekomendasi terhadap isu-isu strategis kepada Menteri/Kepala

terkait dengan bidang masyarakat adat dan kemasyarakatan.

12. Staf Ahli Bidang Ekonomi Pertanahan

Staf Ahli Bidang Ekonomi Pertanahan mempunyai tugas memberikan

rekomendasi terhadap isu-isu strategis kepada Menteri/Kepala terkait dengan

bidang ekonomi pertanahan.

13. Pusat Pendidikan dan Pelatihan (Pusdiklat)

Pusdiklat adalah unsur pendukung yang berada di bawah dan bertanggung

jawab kepada Menteri/Kepala melalui Sekretaris Jenderal.Pusdiklat dipimpin

ole seorang Kepala dan mempunyai tugas melaksanakan pendidikan dan

pelatihan bagi pegawai di lingkungan Kementerian Agraria dan Tata Ruang.

14. Pusat Penelitian dan Pengembangan (Puslitbang)

Puslitbang adalah unsur pendukung yang berada di bawah dan bertanggung

jawab kepada Menteri/Kepala melalui Sekretaris Jenderal.Puslitbang

dipimpin oleh seorang Kepala dan mempunyai tugas melaksanakan

penelitian dan pengembangan serta pengelolaan perpustakaan

agraria/pertanahan dan tata ruang.

15. Pusat Data dan Informasi Pertanahan, Tata Ruang, dan Lahan

Pertanian Pangan Berkelanjutan (Pusdatin)

Pusdatin adalah unsur pendukung yang berada di bawah dan bertanggung

jawab kepada Menteri/Kepala melalui Sekretaris Jenderal.Pusdatin dipimpin

121

oleh seorang Kepala dan mempunyai tugas melaksanakan penyusunan

program dan anggaran serta strategi pelaksanaan pengembangan sistem

teknologi informasi dan pengelolaan data dan informasi pertanahan, tata

ruang dan lahan pertanian pangan berkelanjutan.

4.1.6 Profil Pusat Data dan Informasi (Pusdatin) Kementerian Agraria dan

Tata Ruang

1. Visi Pusat Data dan Informasi

“Penentu keberhasilan pengelolaan agraria dan pertanahan nasional

yang optimal”

2. Misi Pusat Data dan Informasi

Dalam rangka mendukung pencapaian visi dan misi sebagaimana

disebutkan di atas, Pusdatin menentukan 5 (lima) sasaran strategis sebagai

berikut:

a. Terealisasinya digitalisasi pengelolaan agraria dan pertanahan

nasional yang optimal, akuntabel, dan efektif.

b. Peningkatan kepuasan pengguna layanan TIK dengan memberikan

layanan yang berkualitas dan selaras dengan kebutuhan bisnis.

c. Perencanaan, pengelolaan, dan pengembangan TIK yang inovatif,

tepat guna, terintegrasi, dan aman.

d. Pengembangan SDM TIK yang inovatif, kompetitif, dan

profesional sesuai peran dan fungsi dalam tata kelola TIK.

122

e. Penerapan tata kelola TIK secara menyeluruh mengacu kepada

best practice dalam pengelolaan layanan TIK.

3. Tugas Pokok Pusat Data dan Informasi

Pusat Data dan Informasi mempunyai tugas melaksanakan penyusunan

program dan anggaran serta strategi pelaksanaan pengembangan sistem

teknologi informasi dan pengelolaan data dan informasi pertanahan, tata

ruang dan lahan pertanian pangan berkelanjutan.

4. Fungsi Pusat Data dan Informasi

Dalam melaksanakan tugas sebagaimana dimaksud Pusat Data dan

Informasi menyelenggarakan fungsi:

a. Penyiapan penyusunan kebijakan teknis, program dan anggaran

strategi perancangan, pengembangan, penyediaan, pelayanan,

penerapan serta standarisasi sistem teknologi informasi;

b. Penyiapan koordinasi dan pelaksanaan program dan anggaran

serta strategi perancangan, pengembangan, penyediaan,

pelayanan, penerapan serta standarisasi sistem teknologi

informasi;

c. Penyiapan koordinasi dan pengelolaan data dan informasi

pertanahan dan tata ruang; dan

d. Penyiapan koordinasi dan pelaksanaan di bidang informasi lahan

pertanian pangan berkelanjutan;

123

e. Pelaksanaan pemantauan, evaluasi, dan penyusunan laporan

Pusdatin;

f. Pelaksanaan urusan tata usaha dan rumah tangga Pusdatin; dan

g. Pelaksanaan fungsi lain yang diberikan oleh Menteri/Kepala.

5. Struktur Organisasi Pusat Data dan Informasi

a. Bidang Pengembangan dan Standarisasi Sistem Teknologi

Informasi

Mempunyai tugas melaksanakan penyiapan penyusunan kebijakan

teknis, program dan anggaran, dan penyiapan koordinasi dan

pelaksanaan program dan anggaran, serta pemantauan, evaluasi,

dan penyusunan laporan strategi perancangan, pengembangan,

Gambar 4.7Pusat Data dan Informasi (Permen No. 8 Tahun 2015)

124

penyediaan, pelayanan, penerapan serta standarisasi sistem

teknologi informasi.

Dalam melaksanakan tugas sebagaimana dimaksud, Bidang

Pengembangan dan Standarisasi Sistem Teknologi Informasi

menyelenggarakan fungsi:

• Penyiapan penyusunan kebijakan teknis program dan

anggaran, pelaksanaan pengembangan dan standarisasi

sistem teknologi informasi;

• Penyiapan penyusunan strategi perancangan,

pengembangan, penyediaan, pelayanan, penerapan,

pemeliharaan dan standarisasi sistem teknologi informasi;

• Penyiapan koordinasi dan pelaksanaan program dan

anggaran pelaksanaan pengembangan dan standarisasi

sistem teknologi informasi;

• Penyusunan standar mutu, keamanan, kehandalan, dan

kesesuaian sistem teknologi informasi; dan

• Pelaksanaan pemantauan, evaluasi dan penyusunan laporan

pelaksanaan pengembangan dan standarisasi sistem

teknologi informasi.

(1) Subbidang Pengembangan Sistem Teknologi Informasi

mempunyai tugas melakukan penyiapan bahan penyusunan,

koordinasi dan pelaksanaan kebijakan teknis program dan

125

anggaran pelaksanaan pengembangan dan standarisasi sistem

teknologi informasi serta penyusunan dan pelaksanaan

strategi perancangan, pengembangan, penyediaan, pelayanan,

penerapan, pemeliharaan dan standarisasi sistem teknologi

informasi.

(2) Subbidang Standarisasi Sistem Teknologi Informasi

mempunyai tugas melakukan penyiapan bahan penyusunan

standar mutu, keamanan, kehandalan, dan kesesuaian sistem

teknologi informasi dan pelaksanaan pemantauan, evaluasi

serta penyusunan laporan pelaksanaan pengembangan dan

standarisasi sistem teknologi informasi.

b. Bidang Pengelolaan Data dan Informasi Pertanahan dan Tata

Ruang

Bidang Pengelolaan Data dan Informasi Pertanahan dan Tata

Ruang mempunyai tugas melaksanakan penyiapan penyusunan

kebijakan teknis, program dan anggaran, penyiapan koordinasi

dan pelaksanaan program dan anggaran, dan pengelolaan dan

penyajian, serta pelaksanaan pemantauan, evaluasi, dan

penyusunan laporan data dan informasi pertanahan dan tata ruang.


Pengelolaan Data dan Informasi Pertanahan dan Tata Ruang


126

• Penyiapan penyusunan kebijakan teknis, program dan

anggaran pengelolaan data dan penyajian informasi

pertanahan dan tata ruang;


anggaran pengelolaan data dan penyajian informasi

pertanahan dan tata ruang; dan

• Pelaksanaan pemantauan, evaluasi, dan penyusunan

laporan pengelolaan data dan penyajian informasi

pertanahan dan tata ruang.

• Penyiapan data dan informasi pertanahan dan tata ruang;

• Penyiapan evaluasi data dan informasi pertanahan dan tata

ruang; dan

• Penyiapan laporan data dan informasi pertanahan dan tata

ruang.

(1) Subbidang Pengelolaan Data Pertanahan dan Tata Ruang


kebijakan teknis, program dan anggaran, koordinasi dan

pelaksanaan program dan anggaran, serta pelaksanaan

pemantauan, evaluasi, dan penyusunan laporan pengelolaan

data dan penyajian informasi pertanahan dan tata ruang.

(2) Subbidang Penyajian Informasi Pertanahan dan Tata Ruang


127

kebijakan teknis, program dan anggaran, koordinasi dan

pelaksanaan program dan anggaran, serta pelaksanaan

pemantauan, evaluasi, dan penyusunan laporan penyajian data

dan informasi pertanahan dan tata ruang.

c. Bidang Informasi Lahan Pertanian Pangan Berkelanjutan

Bidang Informasi Lahan Pertanian Pangan Berkelanjutan

mempunyai tugas melaksanakan penyiapan penyusunan kebijakan

teknis, program dan anggaran, dan penyiapan koordinasi dan

pelaksanaan program dan anggaran, serta pemantauan, evaluasi,

dan penyusunan laporan di bidang pengelolaan data dan informasi

lahan pertanian pangan berkelanjutan.


Informasi Lahan Pertanian Pangan Berkelanjutan


• Penyiapan penyusunan kebijakan teknis, program dan

anggaran di bidang pengelolaan data dan informasi lahan

pertanian pangan berkelanjutan;


anggaran di bidang pengelolaan data dan informasi lahan

pertanian pangan berkelanjutan; dan

128

• Pemantauan, evaluasi, dan penyusunan laporan di bidang

pengelolaan data dan informasi lahan pertanian pangan

berkelanjutan.

(1) Subbidang Pengelolaan Data Lahan Pertanian Pangan

Berkelanjutan mempunyai tugas melakukan penyiapan bahan

penyusunan kebijakan teknis, program dan anggaran,

koordinasi dan pelaksanaan program dan anggaran, dan

pelaksanaan pemantauan, evaluasi, dan penyusunan laporan di

bidang pengelolaan data lahan pertanian pangan

berkelanjutan.

(2) Subbidang Penyajian Informasi Lahan Pertanian Pangan

Berkelanjutan mempunyai tugas melakukan penyiapan bahan

penyusunan kebijakan teknis, program dan anggaran,

koordinasi dan pelaksanaan program dan anggaran, dan

pelaksanaan pemantauan, evaluasi, dan penyusunan laporan di

bidang penyajian informasi lahan pertanian pangan

berkelanjutan.

d. Subbagian Tata Usaha

Subbagian Tata Usaha mempunyai tugas melakukan urusan

ketatausahaan, kearsipan, kepegawaian, keuangan rumah tangga

dan administrasi barang milik negara.

129

e. Kelompok Jabatan Fungsional

Kelompok Jabatan Fungsional mempunyai tugas melakukan

kegiatan sesuai dengan jabatan fungsional masing-masing

berdasarkan ketentuan peraturan perundang-undangan.

4.2 Planing The Assesment


mendapatkan hasil evaluasi penilaian capability level.Dengan melakukan wawancara

dari kuesioner yang mana dalam kuesioner tersebut pertanyaan yang dijawab harus

dilengkapi dengan dokumen pendukung.Dalam penilaian ini tidak membutuhkan

banyak responden karena dalam jawaban pada kuesioner harus di lengkapi oleh

dokumen pendukung, maka untuk mempersingkat waktu kuesioner diberikan kepada

responden yang cukup bertanggung jawab untuk diajukan pertanyaan.

Pertanyaan pada capability level dikembangkan dari deskripsi model tingkat

kematangan COBIT 5 pada proses EDM04 (Ensure Optimisation Resource), APO01

(Manage The IT ManagementFramework) dan APO07 (Manage Human Resources).

Kuesioner ini dibuat berdasarkan framework COBIT 5.

Pertanyaan pada kuesioner ini dibuat dari modul COBIT 5 enabling Procces dan

Procces Assessment Model yang berfokus pada proses EDM04 (Ensure Optimisation

Resource), APO01 (Manage The IT ManagementFramework) dan APO07 (Manage

Human Resources).

130

Pertanyaan atau kuesioner diberikan kepada responden berdasarkan pemetaan

yang disesuaikan dengan RACI Chart. Berikut daftar Responden yang disesuaikan

dengan RACI Chart :

Tabel 4.1Responden Penelitian

No. RACI Chart Struktur Organisasi PUSDATIN

1.

Chief Executive Officer

Kepala PUSDATIN

2.

Head of Human Resources

Kasubbag Tata Usaha

3.

Head IT Administration

Kabid Pengembangan dan Standarisasi

Sistem Teknologi Informasi

4.

Head Development

Kasubbid Pengembangan Sistem

Teknologi Informasi.

Tabel 4. 2Pemetaan RACI Chart Terhadap Struktur Organisasi PUSDATIN

No. Deskrpisi

RACI Chart Struktur Organisasi PUSDATIN

1.

Chief Executive Officer adalah

Orang yang memiliki

kedudukan tinggi yang

bertanggung jawab dari

manajemen keseluruhan

organisasi.

Kepala PUSDATIN mempunyai tugas

melaksanakan penyusunan program dan anggaran

serta strategi pelaksanaan pengembangan sistem

teknologi informasi dan pengelolaan data dan

informasi pertanahan, tata ruang dan lahan

pertanian pangan berkelanjutan.

2.

Head of Human

Resourcesadalah Pejabat senior

pada organisasi yang

bertanggung jawab untuk

perencanaan dan kebijakan

terhadap semua sumber daya

manusia di organisasi.

Kasubbag Tata Usahamempunyai tugas

melakukan urusan ketatausahaan, kearsipan,

kepegawaian, keuangan rumah tangga dan

administrasi barang milik negara.

131

3.

Head IT Administrationadalah

Seorang individu senior yang

bertanggung jawab terkait TI,

catatan dan bertanggung jawab

untuk mendukung TI terkait

masalah administratif.

Kabid Pengembangan dan Standarisasi Sistem

Teknologi InformasiMempunyai tugas

melaksanakan penyiapan penyusunan kebijakan

teknis, program dan anggaran, dan penyiapan

koordinasi dan pelaksanaan program dan

anggaran, serta pemantauan, evaluasi, dan

penyusunan laporan strategi perancangan,

pengembangan, penyediaan, pelayanan, penerapan

serta standarisasi sistem teknologi informasi.

4.

Head Developmentadalah

Seorang individu senior

yang bertanggung jawab

terkait proses TI, proses

pembangunan solusi.

Kasubbid Pengembangan Sistem Teknologi

Informasimempunyai tugas melakukan penyiapan

bahan penyusunan, koordinasi dan pelaksanaan

kebijakan teknis program dan anggaran

pelaksanaan pengembangan dan standarisasi

sistem teknologi informasi serta penyusunan dan

pelaksanaan strategi perancangan, pengembangan,

penyediaan, pelayanan, penerapan, pemeliharaan

dan standarisasi sistem teknologi informasi.

4.3 Briefing

Tahapan ketiga adalah briefing, berupa pengarahan kepada pihak Pusat Data dan

Informasi.peneliti memberi pengarahan kepada tim penilai tentang masukan, proses

dan keluaran yang ada pada EDM04 (Ensure Optimisation Resource), APO01

(Manage The IT Management Framework) dan APO07 (Manage Human Resource).

4.4 Data Collection

Pada tahap ini peneliti mengumpulkan bukti-bukti atau temuan yang terdapat

pada PUSDATIN Kementerian Agraria dan Tata Ruangberdasarkan setiap aktivitas

dalam proses EDM04 (Ensure Optimisation Resource), APO01 (Manage The IT

ManagementFramework) dan APO07 (Manage Human Resources).

132

4.4.1 Data CollectionEDM04 Ensure Optimisation Resource

Tujuan dari proses tersebut adalah memastikan sumber daya yang

dibutuhkan organisasi terpenuhi secara optimal, biaya IT ditekan secara optimal,

dan juga memastikan kemungkinan bertambahnya keuntungan dan kesediaan

untuk perubahan di masa depan.

1. EDM 04.01 Mengevaluasi manajemen sumber daya.

Panduan dalam mengalokasi sumber daya dan

kemampuan.PUSDATIN melakukan perencanaan dalam memilih

sumber daya yang dibutuhkan. Misalnya untuk sumber daya manusia

dilakukan dengan cara membuka lowongan pekerjaan, mutasi dari unit

lain, atau dengan cara pihak ketiga (outsourcing). Namun kegiatan itu

belum terdokumentasi dengan baik.

2. EDM 04.02 Manajemen Sumber daya langsung

Adanya proses mengkomunikasikan strategi sumber daya yang

disampaikan dalam bentuk meeting dengan stakeholder terkait namun

belum dilakukan secara berkala. Adanya penentuan bagian yang

bertanggung jawab dalam resource management.

3. EDM 04.03 Memonitor Manajemen Sumber daya

Adanya pemantauan terhadap alokasi dan keefektifitasan dari

penggunaan sumber daya dan kemampuan yang ada. Apabila terdapat

kekurangan sumber daya, maka terdapat tindakan untuk segera

133

memenuhi kekurangan tersebut dengan cara membuat pengajuan

kebutuhan sumber daya ke bagian tata usaha.

4.4.2 Data Collection APO01 Manage The IT Management Framework

Tujuan dari proses tersebut adalah menyediakan pendekatan pengelolaan

yang konsisten untuk memungkinkan kebutuhan pengelolaan organisasi

terpenuhi, termasuk proses manajemen, struktur organisasi, peran dan tanggung

jawab, aktivitas yang bisa diandalkan dan bisa diulang, dan kemampuan dan

kompetensi.

1. APO01.01 (Menetapkan Struktur Organisasi)

PUSDATIN memiliki struktur organisasi yang ditetapkan dalam

Peraturan Menteri Agraria dan Tata Ruang/ Badan Pertanahan

Nasional Nomor 8 Tahun 2015. Dapat dilihat pada pasal 702 ayat (1)

dan (2) yang menjelaskan PUSDATIN secara definitif. Pasal 705

mengenai susunan organisasi PUSDATIN yang terdiri atas Bidang

Pengembangan dan Standarisasi Sistem Teknologi Informasi, Bidang

Pengelolaan Data dan Informasi Pertanahan dan Tata Ruang, Bidang

Informasi Lahan Pertanian Pangan Berkelanjutan, Subbagian Tata

Usaha, dan Kelompok Jabatan Fungsional.

2. APO01.02 (Membentuk Peran dan Tanggung Jawab)

Peran dan tanggung jawab struktur organisasi PUSDATIN diatur

dalam PERMEN ATRBPN No. 8 Tahun 2015.Dapat dilihat pada pasal

703, pasal 704, pasal 706, pasal 707, pasal 708, pasal 709 ayat (1) dan

134

(2), pasal 710, pasal 711, pasal 712, pasal 713 ayat (1) dan (2), pasal

714, pasal 715, pasal 716, pasal 717 ayat (1) dan (2), pasal 718.Dalam

pasal tersebut tercantum penjelasan mengenai tugas dan fungsi

PUSDATIN dan masing-masing kepala bidang dan subbidang serta

subbag.

3. APO01.03 (Memelihara Enabler Sistem Manajemen)

Kementerian Agraria dan Tata Ruang memiliki rencana strategis yang

telah diatur dalam Peraturan Menteri Agraria dan Tata Ruang/ Badan

Pertanahan Nasional Nomor 25 Tahun 2015 tentang Rencana Strategis

Kementerian Agraria dan Tata Ruang Tahun 2015-2019.

4. APO01.04 (Mengkomunikasikan Tujuan dan Arah Manajemen)

Komunikasi dengan pembahasan tujuan dan arah TI telah dilakukan

melaui rapat kerja yang diadakan tiap tahun dalam bidang TI.Pihak

yang mengikuti rapat koordinasi adalah pihak-pihak yang berwenang

serta berkaitan dengan pembahasan agenda rapat.

5. APO01.05 (Mengoptimalkan Penempatan Fungsi TI)

Adanya PERMEN ATRBPN No. 8 Tahun 2015 sebagai bentuk

pemahaman penempatan fungsi TI.

6. APO01.06 (Menentukan Informasi (data) dan Kepemilikan)

Persediaan sistem informasi yang dimiliki PUSDATIN cukup

beragam.Diantaranya, Sistem Informasi Kepegawaian SIMPEG,

Sistem Kendali Mutu Program Pertanahan, Komputerisasi Kantor

Pertahanan berbasis web.

135

7. APO01.07 (Mengelola Perbaikan Proses yang Berkelanjutan)

Dalam hal ini PUSDATIN belum memenuhi tata kelola TI yang baik

dan sesuai standar nasional maupun internasional.Namun PUSDATIN

selalu melakukan upaya-upaya perbaikan solutif untuk mengatasi

masalah-masalah terkait TI.Rapat tahunan sampai saat ini masih

konsisten dilakukan.Namun, dalam rapat itu tidak melibatkan seluruh

unit kerja dan bidang, hanya sebatas pihak yang terkait saja.

8. APO01.08 (Menjaga kepatuhan Terhadap Kebijakan dan Prosedur)

Tidak adanya proses secara tertulis dalam melacak kepatuhan pegawai

terhadap kebijakan dan prosedur. Namun, untuk melacak hasil kinerja

pegawai dapat dilakukan dengan melihat sasaran kinerja pegawai

(SKP). Pada PUSDATIN pengambilan tindakan apabila terjadi

kelalaian dalam tindak kedisiplinan adalah diberikannya peneguran

serta dilanjutkan dengan surat peringatan apabila kelalaian terus

terjadi.

4.4.3 Data Collection APO07 Manage Human Resources

Tujuan dari proses tersebut adalah mengoptimalkan kemampuan sumber

daya manusia untuk memenuhi tujuan organisasi.

1. APO07.01 Mempertahankan staff yang kompeten dan sesuai

Dalam mempertahankan staff yang kompeten dan sesuai, Pusat

Pengolahan Data melakukan evaluasi kebutuhan staff berdasarkan

136

hasil sasaran kinerja pegawai (SKP) sehingga terbentuknya analisa

beban kerja dan analisa jabatan.

2. APO07.02 Mengidentifikasi kunci personil TI

Adanya pembagian tugas terhadap karyawan guna meminimalkan

ketergantungan satu individu dalam melakukan fungsi pekerjaan.Serta,

setiap pegawai diberikan waktu liburan tahunan seperti cuti tahunan.

3. APO07.03 Menjaga keterampilan dan kompetensi personil

Dalam menjaga keterampilan dan kompetensi personil, PUSDATIN

melakukan program pelatihan terhadap karyawan.Namun kegiatan

tersebut belum terdokumentasi dengan baik.Tidak adanya rencana

pengembangan kemampuan pada PUSDATIN.

4. APO07.04 Evaluasi kinerja karyawan

Dalam mengevaluasi kinerja karyawan, terdapat evaluasi terhadap

hasil kinerja karyawan dalam bentuk SKP (Sasaran Kinerja

Karyawan).Dokumen evaluasi prestasi dimana tercacat dalam Sasaran

Kerja Pegawai dan absensi tiap pegawai.

5. APO07.05 Rencana dan melacak penggunaan TI dan pengelolaan

sumber daya manusia

PUSDATIN menggunakan analisa kebutuhan baik terhadap pranata

komputer maupun sumber daya manusia yang ada sebagai bentuk

pemeliharaan dan pengawasan terhadap inventaris bisnis TI dan

sumber daya manusia.Namun, hal ini belum terdokumentasi dengan

baik.

137

6. APO07.06 Mengelola kontrak staff

Dalam mengelola kontrak staff, terdapat prosedur untuk melakukan

pekerjaan. Surat perjanjian kerjasama adalah bentuk persetujuan resmi

dari kontraktor yang berisi hal-hal untuk mematuhi kerangka control

TI Organisasi. Namun belum ada bentuk dokumentasi mengenai

ulasan perjanjian kontrak.

4.5 Data Validation

Pada tahapan ini dilakukannya validasi bukti/output yang telah ditentukan pada

COBIT 5 dengan dokumen yang terdapat pada PUSDATIN.

4.6.1 Data Validation EDM04Ensure Optimisation Resource

Berikut ini merupakan Data Validation pada proses EDM04 Ensure

Resource Optimisation yang terdapat pada Pusat Data dan Informasi

Kementerian Agraria dan Tata Ruang yang telah disesuaikan dengan output pada

COBIT 5:

Tabel 4.3Data Validation EDM04 PA 1.1

No. Sub Proses Output Pemenuhan

Dokumen

Kriteria

Memenuhi

(Y/T)

1. EDM04.01 Evaluasi

Manajemen Sumber

daya.

Pedoman untuk alokasi

sumber daya dan

kemampuan karyawan

-

T

138

Apa ada doku men

tentang evaluasi

manajemen sumber

daya?

Pedoman untuk arsitektur

organisasi

PERMEN

ATRBPN No. 8

Tahun 2015

Y

Perencanaan sumber daya

SKP

Y

2. EDM04.02 Mengatur

Manajemen Sumber

Daya

Apa ada doku men

tentang manajemen

sumber daya?

Strategi sumber daya

-

T

Pelatihan sumber daya

-

T

Dokumentasi hasil kerja

SKP

Y

3. EDM04.03 Memantau

Pengelolaan Sumber

Daya

Apa ada doku men

terkait memantau

pengelolaan smuber

daya?

Tujuan kinerja dalam

memastikan

pengoptimalan sumber

daya.

SKP

Y

Tindakan cadangan

sumber daya jika tidak

memenuhi target.

-

T

4.5.2 Data ValidationAPO01 Manage The IT Management Framework

Berikut ini merupakan Data Validation pada proses APO01 Manage The

IT Management Frameworkyang terdapat pada Pusat Data dan Informasi

Kementerian Agraria dan Tata Ruang yang telah disesuaikan dengan output pada

COBIT 5:

139

Tabel 4. 4Data ValidationAPO01 PA 1.1


Dokumen

Kriteria

Memenuhi

(Y/T)

1. APO01.01 Menetapkan

Struktur Organisasi

Apa ada doku men dalam

menetapkan struktur

organisasi

?

Penetapan struktur

organisasi dan fungsi

PERMEN

ATRBPN No. 8

Tahun 2015

Y

Garis pedoman

operasi organisasi

Bagan Struktur

Y

Aturan komunikasi

kerja

PERMEN

ATRBPN No. 8

Tahun 2015

Y

2. APO01.02 Membentuk Peran

dan Tanggung Jawab

Apa ada dokumen dalam

Membentuk peran dan

tanggung jawab ?

Penetapan peraturan

terkait TI dan

tanggung jawab

PERMEN

ATRBPN No. 8

Tahun 2015

Y

Penetapan praktik

pengawasan Renstra

Y

3. APO01.03 Memelihara

Enabler Sistem Manajemen


memelihara enabler sistem

manajemen?

Kebijakan terkait TI Renstra

Y

4. APO01.04

Mengkomunikasikan Tujuan

dan Arah Manajemen


mengkomunikasikan tujuan

dan arah manajemen?

Komunikasi sasaran

TI

Renstra

Y

5. APO01.05 Mengoptimalkan

Penempatan Fungsi TI


mengoptimalkan penempatan

fungsi TI?

Evaluasi pilihan

untuk organisasi TI

-

T

Penetapan operasi

penempatan fungsi TI

PERMEN

ATRBPN No. 8

Tahun 2015

Y

6. APO01.06 Menentukan

Informasi (data) dan

Kepemilikan Sistem

Pedoman kerja

klasifikasi data

- T

Pedoman kerja

kontrol dan keamanan

- T

140


menentukan informasi (data)

dan kepemilikan sistem?

data

Prosedur integritas

data

- T

7. APO01.07 Mengelola

perbaikan proses yang

berkelanjutan


mengelola perbaikan proses

yang berkelanjutan

?

Penilaian kapabilitas

proses

Indeks

Keamanan

Informasi

Y

Peluang perbaikan

proses Renstra

Y

Berkas perbaikan

proses untuk tujuan

pelaksanaan proses

Renstra

Y

8. APO01.08 Menjaga

Kepatuhan Terhadap

Kebijakan dan Prosedur


menjaga kepatuhan terhadap

kebijakan dan prosedur?

Tindakan terkait

perbaikan yang tidak

patuh pada kebijakan

dan prosedur

-

T

4.5.3 Data Validation APO07 Manage Human Resources

Berikut ini merupakan Data Validation pada proses APO07 Manage

Human Resources yang terdapat pada Pusat Data dan Informasi Kementerian

Agraria dan Tata Ruang yang telah disesuaikan dengan output pada COBIT 5:

Tabel 4. 5Data ValidationAPO07 PA 1.1


Dokumen

Kriteria

Memenuhi

(Y/T)

1. APO07.01 Maintain adequate

and appropriate staffing


memelihara dan

mempertahankan staf yang

mumpuni

Prosedur evaluasi

Kebutuhan Staf

SKP

Y

Rencana

Pengembangan Karir

dan Kompetensi staff

-

T

141

? Rencana Perekrutan

Pegawai

SKP

Y

2. APO07.02 Identify key IT

personnel


prosedur dalam ketidak

tergantungan pada staf ahli?

-

T

3. APO07.03 Maintain the skills

and competencies of personnel.

Apakah ada dokumen dalam

mempertahankan keterampilan

dan kompetensi pegawai ?

Dokumen tentang

keterampilan dan

Kompetensi pegawai

-

T

Rencana

pengembangan

kemampuan

-

T

Ulasan laporan kerja

pegawai

SKP Y

4. APO07.04 Evaluate employee

job performance.

Apakah ada dokumen atau

prosedur dalam mengevaluasi

kinerja kerja karyawan ?

Dokumen tujuan

pegawai

SKP

Y

Evaluasi prestasi SKP Y

Rencana perbaikan - T

5. APO07.05 Plan and track the

usage of IT and business

human resources.

Apakah ada dokumen atau

prosedur dalam Rencana dan

melacak penggunaan TI?

Dokumen prosedur

penggunaan IT dan

sumber daya manusia .

-

T

Prosedur analisa

kekurangan pada

pegawai

-

T

Prosedur pemanfaatan

catatan kerja pegawai

SKP

Y

6. APO07.06 Manage contract

staff

Apakah ada prosedur dalam

mengelola

kontrak pegawai ?

Kebijakan kontrak

pegawai

-

T

Perjanjian kontrak

SKP

Y

Ulasan perjanjian

kontrak

-

T

142

4.6 Procces Atribut Level

Tahap Procces Atribut Level adalah tahap dilakukan proses memberi level pada

atribut yang ada disetiap indikator, yang bertujuan untuk menunjukkan hasil

capability level dari hasil perhitungan kuesioner pada tahap-tahap sebelumnya.

Berikut penjelasan level dari hasil kuesioner:

4.6.1 Penentuan Nilai dan Capability Level pada EDM04Ensure Optimisation

Resource

Tabel 4. 6Process Attribute Rating EDM04

No. Sub Proses Output Exist Score

1.

EDM04.01 Evaluasi Manajemen

Sumber daya.

Pedoman untuk alokasi sumber

daya dan kemampuan karyawan

-

66,6%

Pedoman untuk arsitektur

organisasi

√

Perencanaan sumber daya

√

2. EDM04.02 Mengatur

Manajemen Sumber Daya

Strategi sumber daya

-

33,3% Pelatihan sumber daya

-

Dokumentasi hasil kerja

√

3. EDM04.03 Memantau

Pengelolaan Sumber Daya

Tujuan kinerja dalam memastikan

pengoptimalan sumber daya.

√

50%

143

Tindakan cadangan sumber daya

jika tidak memenuhi target.

-

Average Score 49,9%

Pada tahap penilaian PA 1.1 process performance hasil kuesioner pada

proses EDM04 (Ensure Optimisation Resource) mendapat nilai 49,9%.

Dimanadengan nilai 49,9% penilaian pada proses ini masuk pada kategori

Partially Achieve. Dengan kategori ini maka penilaian pada proses EDM04

(Ensure Optimisation Resource) belum dapat di lanjutkan ke level selanjutnya

dan hanya berhenti di level 1. Maka penilaian terhadap EDM04 (Ensure

Optimisation Resource) berada pada level 1.

Berdasarkan hasil perhitungan dan nilai yang didapat berikut di bawah ini

digambarkan ringkasan hasil pencapaian level beserta pecapaian secara spesifik

tiap level.

Tabel 4. 7Tabel Indikator Level EDM04

Procces

Name

Level 0 Level 1 Level 2 Level 3 Level 4 Level 5

EDM04 PA 1.1 PA

2.1

PA

2.2

PA

3.1

PA

3.2

PA

4.1

PA

4.2

PA

5.1

PA

5.2

Rating by

Criteria

F

(100%)

P

(49,9%)

144

0

1

2

3

4

5EDM04.01

EDM04.02EDM04.03

Diagram EDM04

Current Capability

Expected Capabilty

Max Capability

Capability

Level

1

Legend :

N(Not Achieved, 0-15%) P(Partially Achieved, >15%-50%) L(Largely Achieved,>50%-85%)

F(Fully Achieved,>85%-100%)

Di bawah ini adalah grafik dari penilaian capability maturity pada

prosesAPO01 (Manage The IT Management Framework).

Gambar 4. 8Diagram Representasi EDM04

145

4.6.2 Penentuan Nilai dan Capability Level pada APO01 Manage The IT

Management Framework

Tabel 4. 8Process Attribute Rating APO01


1. APO01.01 Menetapkan Struktur

Organisasi

Penetapan struktur organisasi

dan fungsi

√

100% Garis pedoman operasi

organisasi

√

Aturan komunikasi kerja √

2. APO01.02 Membentuk Peran dan

Tanggung Jawab

Penetapan peraturan terkait

TI dan tanggung jawab

√

100%

Penetapan praktik

pengawasan

√

3. APO01.03 Memelihara Enabler

Sistem Manajemen

Kebijakan terkait TI

√

100%

4. APO01.04 Mengkomunikasikan

Tujuan dan Arah Manajemen

Komunikasi sasaran TI

√

5. APO01.05 Mengoptimalkan

Penempatan Fungsi TI

Evaluasi pilihan untuk

organisasi TI

-

50%

Penetapan operasi

penempatan fungsi TI

√

6. APO01.06 Menentukan Informasi

(data) dan Kepemilikan Sistem

Pedoman kerja klasifikasi

data

-

0% Pedoman kerja kontrol dan

keamanan data

-

146

Prosedur integritas data -

7. APO01.07 Mengelola perbaikan

proses yang berkelanjutan

Penilaian kapabilitas proses √

100%

Peluang perbaikan proses √

Berkas perbaikan proses

untuk tujuan pelaksanaan

proses

√

8. APO01.08 Menjaga Kepatuhan

Terhadap Kebijakan dan Prosedur

Tindakan terkait perbaikan

yang tidak patuh pada

kebijakan dan prosedur

-

0%

Average Score

56,25%


proses APO01 (Manage The IT Management Framework) mendapat nilai

56,25%. Dimanadengan nilai 56,25% penilaian pada proses ini masuk pada

kategori Largely Achieve.. Dengan kategori ini maka penilaian pada proses

APO01 (Manage The IT Management Framework) belum dapat di lanjutkan ke

level selanjutnya dan hanya berhenti di level 1. Maka penilaian terhadap APO01

(Manage The IT Management Framework) berada pada level 1.



tiap level.

147

Tabel 4.9 Tabel Indikator Level APO01

Procces

Name


APO01 PA 1.1 PA

2.1

PA

2.2

PA

3.1

PA

3.2

PA

4.1

PA

4.2

PA

5.1

PA

5.2

Rating by

Criteria

F

(100%)

L

(56,25%)

Capability

Level

1

Legend :




prosesAPO01 (Manage The IT Management Framework).

148

Gambar 4. 9Diagram Diagram Representasi APO01

4.6.3 Penentuan Nilai dan Capability Level pada APO07 Manage Human

Resources

Tabel 4. 10Process Attribute Rating APO07


1. APO07.01 Maintain adequate and

appropriate staffing

Prosedur evaluasi Kebutuhan

Staf

√

66.6% Rencana Pengembangan Karir

dan Kompetensi staff

-

Rencana Perekrutan Pegawai

√

2. APO07.02 Identify key IT personnel

-

0%

0

1

2

3

4

5APO01.01

APO01.02

APO01.03

APO01.04

APO01.05

APO01.06

APO01.07

APO01.08

Diagram APO01

Current Capability

Expected Capability

Max Capability

149

3. APO07.03 Maintain the skills and

competencies of personnel.

Dokumen tentang keterampilan

dan Kompetensi pegawai

-

33,3% Rencana pengembangan

kemampuan

-

Ulasan laporan kerja pegawai √

4. APO07.04 Evaluate employee job

performance.

Dokumen tujuan pegawai

√

66,6% Evaluasi prestasi √

Rencana perbaikan -

5. APO07.05 Plan and track the usage

of IT and business human resources.

Dokumen prosedur

penggunaan IT dan

sumber daya manusia .

-

33,3% Prosedur analisa kekurangan

pada pegawai

-

Prosedur pemanfaatan catatan

kerja pegawai

√

6. APO07.06 Manage contract staff

Kebijakan kontrak pegawai

-

33,3% Perjanjian kontrak

√

Ulasan perjanjian kontrak

-

Average Score

33,3%


proses APO07 (Manage Human Resources) mendapat nilai 33,3%.

Dimanadengan nilai 33,3% penilaian pada proses ini masuk pada kategori

Largely Achieve. Dengan kategori ini maka penilaian pada proses APO07

(Manage Human Resources)belum dapat di lanjutkan ke level selanjutnya dan

150

hanya berhenti di level 1. Maka penilaian terhadap APO07 (Manage Human

Resources)berada pada level 1.



tiap level.

Procces

Name


APO07 PA 1.1 PA

2.1

PA

2.2

PA

3.1

PA

3.2

PA

4.1

PA

4.2

PA

5.1

PA

5.2

Rating by

Criteria

F

(100%)

P

(33,3%)

Capability

Level

1

Legend :




prosesAPO07 (Manage Human Resources)

151

Gambar 4. 10Diagram Representasi APO07

4.7 Reporting the Result

Reporting the result adalah tahap ketujuh berdasarkan process assessment model

yang mengulas tentang laporan dan hasil proses penilaian dari tahap-tahap

sebelumnya. Pada bagian ini penulis memaparkan dokumen yang belumterpenuhi

yang didapatkan setelah melakukan penilaian hasil kuesioner.Dari dokumen yang

belum terpenuhi tersebut penulis dapat melakukan rekomendasi. Rekomendasi disini

dilakukan untuk pemenuhan kriteria pada proses EDM04 (Ensure Optimisation

Resource), APO01 (Manage The IT Management Framework) dan APO07 (Manage

Human Resources). Diketahui bahwa nilai EDM04 (Ensure Optimisation Resource)

adalah 49,9% yakni berada pada level 1 (Performed Process)dengan kriteria

Partially Achieved, APO01 (Manage The IT Management Framework) adalah

0

1

2

3

4

5APO07.01

APO07.02

APO07.03

APO07.04

APO07.05

APO07.06

Diagram APO07

Current Capability

Expected Capability

Max Capability

152

56,25% yakni berada pada level 1 (Performed Process)dengan kriteria Largely

Achieve dan APO07 (Manage Human Resources) adalah 33,3% yakni berada pada

level 1 (Performed Process)dengan kriteria Partially Achieved. Dengan kriteria

tersebut maka rekomendasi yang dibuat adalah untuk mencapai kriteria selanjutnya

yaitu Fully Achieved bukan untuk mencapai level selanjutnya karena untuk mencapai

level selanjutnya kriteria harus mencapai Fully Achieved. Berikut adalah Gaps dan

rekomendasi yang harus dibuat dari ketiga proses :

4.7.1 Gaps dan Rekomendasi EDM04 (Ensure Optimisation Resource)

Tabel 4.11Gaps dan Rekomendasi EDM04.01

Proses Gaps Rekomendasi

EDM04.01

PUSDATIN belum memiliki

panduan dalam mengalokasi

sumber daya dan kemampuan.

PUSDATIN melakukan

perencanaan dalam memilih sumber

daya yang dibutuhkan. Misalnya

untuk sumber daya manusia

dilakukan dengan cara membuka

lowongan pekerjaan, mutasi dari

unit lain, atau dengan cara pihak

ketiga (outsourcing). Namun

kegiatan itu belum terdokumentasi

dengan baik

PUSDATIN direkomendasikan

untuk membuat panduan dalam

mengalokasikan sumber daya

dan kemampuan. Misalnya

dengan membuat panduan dalam

bentukstandar operasional prosedur (SOP). PUSDATIN

direkomendasikan untuk

membuat dokumentasi terkait

perencanaan dalam memilih

sumber daya yang dibutuhkan.

EDM04.01

Belum adanya kebijakan mengenai

pengelolaan dan pengendalian

arsitektur enterprise. Contohnya

master plan TI atau Grand design

TI yang mencakup seluruh

perencaan pengelolaan arsitektur TI

di PUSDATIN.


untuk membuat kebijakan

mengenai pengelolaan dan

pengendalian arsitektur

enterprise. Misalnya dengan

membuat master plan TI atau

Grand design TI yang mencakup

seluruh perencaan pengelolaan

arsitektur TI di PUSDATIN.

PUSDATIN belum melakukan

audit secara berkala terhadap

penggunaan dan pengelolaan


untuk melakukan audit secara

berkala, baik dari pihak internal

153

EDM04.01 sumber daya TI untuk memastikan

pengoptimalan sumber daya TI.

atau ekternal terhadap

penggunaan dan pengelolaan

sumber daya TI untuk

memastikan pengoptimalan

sumber daya TI.



EDM04.02

Belum adanya jadwal

tetapdalam melakukan kegiatan

mengkomunikasikan strategi

sumber daya yang dilakukan

melalui meeting dengan

stakeholder.


untuk membuat kegiatan rutin

untuk mengkomunikasikan strategi

sumber daya yang dilakukan

melalui meeting dengan

stakeholder. Misalkan dengan

melakukanpertemuan atau rapat koordinasi mengenai strategi sumber daya.

EDM04.02


dokumentasi yang baik terkait

pengelolaan sumber daya agar

dapat dijadikan ukuran dalam

memantau alokasi dan

optimalisasi sumber daya


untuk membuat dokumetasi yang

baik terkait pengelolaan sumber

daya agar dapat dijadikan ukuran

dalam memantau alokasi dan

optimalisasi sumber daya. Misalnya

membuat kebijakan terkait

penetapan tanggung jawab dan

tugas untuk memonitor alokasi dan

optimalisasi sumber daya TI dibuat

EDM04.02

PUSDATINbelum menetapkan

prinsip-prinsip atau kebijakan

yang berkaitan dengan

pemeliharaan dan perawatan

sumber daya.


untuk membuat kebijakan yang

berkaitan dengan pemeliharaan dan

perawatan sumber daya.Misalnya

membuatkebijakan dalam bentuk

standar operasional prosedur (SOP)

terkait alur dan tata cara

pemeliharaan dan perawatan

sumber daya.

154



EDM04.03

PUSDATIN belum optimal

dalam melakukan pemantuan

kinerja sumber daya terhadap

resiko target , termasuk

menganilisis kemungkinan

penyebabnya dan melakukan

tindakan perbaikan,

PUSDATIN direkomendasikan agar

memantau kinerja sumber daya

terhadap resiko target, menganilisis

kemungkinan penyebabnya dan

melakukan tindakan perbaikan,

misalkan dengan melakukan review

terhadap laporan mengenai suatu

penyimpangan pengelolaan sumber

daya agar dapat dijadikan sebagai

dasar tindakan perbaikan guna

menghindari penyimpangan ulang.

EDM04.03

Belum terdapat dokumentasi

secara detail mengenai

tindakan perbaikan terhadap

penyimpangan jika proses

tidak sesuai dengan target.


membuat dokumentasi secara detail

mengenai tindakan perbaikan

terhadap penyimpangan jika proses

tidak sesuai dengan target. Misalnya

menyiapkan perencanaan cadangan

pengelolaan penyimpangan sumber

daya yang seluruh prosedur

pelaksanaannya sudah

terdokumentasi.

4.7.2 Gaps dan Rekomendasi APO01 (Manage The IT Management

Framework)

Tabel 4.14Gaps dan Rekomendasi APO01.01


APO01.01

Penetapan struktur organisasi dan

fungsi sudah ditetapkan dalam

PERMEN ATRBPN No. 8 Tahun

2015, namun belum ada standar

dan kebijakan terkait tata kelola

IT.

PUSDATINdirekomendasikan

membuat suatu kebijakan dan

membuat standar lain terkait tata

kelola TI yang

mendukungPERMEN ATRBPN

No. 8 Tahun 2015 agar berjalan

dengan baik.

PUSDATINdirekomendasikan

menentukan acuan framewrok TI

155

dengan berkonsultasi dengan

pihak eksternal. Misalnya

KEMKOMINFO

APO01.01

Belum ada keterangan yang jelas

terkait garis pedoman operasi

organisasi serta tidak ada garis

instruksi jelas yang mengatur

langsung urusan TI dari kepala

PUSDATIN ke seluruh unit IT

lainnya


membuat kebijakan dan standar

yang diberlakukan untuk

memperjelas garis pedoman

operasi organisasi (koordinasi dan

instruksi) antar unit instansi dan

bidang dalam PUSDATIN. SOP

diperlukan untuk pembuatan garis

pedoman operasi ini karena harus

ada komunikasi, koordinasi, dan

instruksi yang jelas dalam

menjalankan program kerja

terutama Teknologi Informasi.

Tabel 4.15 Gaps dan Rekomendasi APO01.02


APO01.02

Dalam PERMEN ATRBPN No. 8

Tahun 2015 tidak ada penjelasan

mengenai aturan otoritas yang jelas

diberikan kepada bidang Bidang

Pengembangan dan Standarisasi

Sistem Teknologi Informasi

PUSDATIN bertanggung jawab

melaksanakan perumusan dan

pelaksanaan kebijakan, standar dan

evaluasi pengelolaan TI.


membuatpenjelasan mengenai

aturan otoritasyang jelas dalam

melaksanakan perumusan dan

pelaksanaan kebijakan, standar

dan evaluasi pengelolaan TI



APO01.03

Belum adanya kebijakan terkait TI

yang dikeluarkan PUSDATIN.

Renstra hanya berupa draft dan

belum disahkan.


membuatkebijakandan standar

lain yang mendukung

pemeliharaan enabler sistem

manajemen supaya kebijakan

saat ini berjalan dengan baik.


mengesahkan draft renstra.

156



APO01.04


kebijakan secara tertulis terhadap

komunikasi yang berkelanjutan

tentang tujuan dan arah TI. Contoh:

Belum adanyaevaluasi secara

berkala, baik dalam bentuk rapat

internal, belum dokumentasi tertulis

berkaitan agenda rapat yang perlu

membahas tujuan dan arah TI serta

pegawai pada PUSDATIN


membuatkebijakan secara

tertulis terhadap komunikasi

yang berkelanjutan tentang

tujuan dan arah TI. Lalu

mengadakan evaluasi secara

berkala dalam bentuk rapat

internal. Serta membuat

dokumentasinya.



APO01.05

Belum adanya evaluasi dalam

penentuan pilihan untuk organisasi

TI,

Belum optimalnya PUSDATIN

dalam melakukan implementasi

hasil identifikasi untuk penempatan

fungsi TI, sumber daya TI dan

model operasi layanan TI.


membuatevaluasi dan

dokumentasi dalam penentuan

pilihan untuk struktur organisasi

TI.


membuatkebijakan dan standar

lain yang mendukung

penempatan fungsi TI supaya

optimal.



APO01.06


pedoman kerja klasifikasi data.


membuat pedoman kerja

klasifikasi data dalam bentuk

SOP

APO01.06


pedomankerja kontrol dan

keamanan data saat ini.


membuat kebijakan kerja kontrol

dan keamanan data yang sesuai

standar keamanan informasi

yang berlaku.

157



APO01.07

Sejauh ini PUSDATIN sudah

melakukan penilaian kapabilitas

prosesnya di dalam organisasi dari

aspek infrastruktur TI. Namun

belum ada tindak lanjut terhadap

hasil penilaian yang dilakukan

seperti penilaian keamanan

informasi dari KEMKOMINFO

berdasarkan Standar SNI ISO/IEC

27001.

PUSDATIN dapat mengevaluasi

hasil penilaian kapabilitas proses

seperti keamanan informasi yang

dapat dijadikan pertimbangan

atas rekomendasi dari

KEMKOMINFO, tentu dengan

melibatkan pihak-pihak yang

terlibat. Mengingat bahwa hasil

dari penilaian tersebut

PUSDATIN perlu meningkatkan

sistem keamanan informasinya.

Perlu dokumentasi dalam proses

evaluasi ini.

APO01.07


perencanaan secara tertulis

berkaitan dengan analisa terhadap

proses yang sudah lama dijalankan.


menganalisis dan

mendokumentasikan

perencanaan secara tertulis

berkaitan dengan analisa

terhadap proses yang sudah lama

dijalankan terutama dalam aspek

tata kelola IT organisasi. Hasil

analisis tersebut harus

ditindaklanjuti dan harus

tanggap memanfaatkan peluang

yang ada.

APO01.07

Bekas perbaikan proses untuk

tujuan pelaksanaan proses saat ini

belum terdokumentasi dengan baik.

Belum ada prosedur yang mengatur

terkait pengelolaan dokumen hasil

perbaikan berkelanjutan.


meningkatkan maintanance

dokumen, data, file, softcopy,

hardcopy evaluasi atau hasil

perbaikan berkelanjutan dengan

membuat kebijakan dalam aspek

pengelolaan output perbaikan.

Yang berguna menjadi bahan

evaluasi masa akan datang. Perlu

SOP untuk pemeliharaan

dokumen perbaikan masalah TI

ini.

158

Tabel 4. 21Gaps dan Rekomendasi APO01.08


APO01.08

Belum adanya kebijakan dan

standar yang menjadi pedoman

kerja untuk melakukan tindakan

perbaikan bagi yang tidak patuh

pada kebijakan dan prosedur.


membuat kebijakan dan standar

lain yang jelas dan tegas untuk

mengatur pola kerja yang patuh

terhadap kebijakan dan prosedur

TI yang berlaku.

4.7.3 Gaps dan Rekomendasi APO07 (Manage Human Resources)



APO07.01

Tidak ada rencana pengembangan

karir dan kompetensi staf yang

dilakukan oleh PUSDATIN


membuat ada rencana

pengembangan karir dan

kompetensi staff. Misalnya

dengan mengadakan pelatihan

bekala.



APO07.02

PUSDATIN belum optimal dalam

meminimalkan ketergantungan satu

individu dalam melakukan fungsi

pekerjaan yang diberikan. Contoh :

Masih adanya pegawai yang

memiliki ketergantungan dengan

pegawai lain saat melakukan suatu

fungsi pekerjaan dikarenakan

kemampuan yang tidak

mencukupi.

PUSDATIN

direkomendasikanmelakukan

suatu tindakan guna

meminimalkan ketergantungan

individu terhadap fungsi

pekerjaan. Misalnya

PUSDATIN melakukan

identifikasi beban kerja serta

analisa jabatanyang dibutuhkan

dalam meminimalkan

ketergantungan satuindividu,

lalu dilanjutkan dengan evaluasi

kompetensi dan skill yang

dimiliki pegawai untuk

memenuhi pelaksanaan fungsi

159

pekerjaan, setelah itu diberikan

pelatihan sebagai proses

pengembangan kompetensi dan

skill untuk memenuhi

pelaksanaan fungsi pekerjaan

tersebut. Apabila hal tersebut

belum efektif maka dapat

menggunakan jasa tenaga

kontraktor untuk membantu

pelaksanaan fungsi pekerjaan.

Tabel 4. 24Gaps dan Rekomendasi APO07.03


APO07.03

PUSDATIN belum optimal dalam

menyediakan repository

pengetahuan untuk menjaga

keterampilan pengembangan

pengetahuan dan kompetensi

karyawan.


membuat prosedur catatan dan

dokumentasi untuk membuat

menjaga keterampilan dan

kompetensi pegawai melalui

analisa catatan evaluasi pegawai

apa saja yang dibutuhkan dan

apa saja yang harus

dipertahankan. PUSDATIN

direkomendasikan menyediakan

repository pengetahuan untuk

menjaga keterampilan

pengembangan pengetahuan dan

kompetensi karyawan

APO07.03

Dalam menjaga keterampilan

dan kompetensi personil,

PUSDATIN melakukan program

pelatihan terhadap karyawan.

Namun kegiatan tersebut belum

terdokumentasi dengan baik


membuat dokumentasi terkait

pelatihan karyawan.

.

160



APO07.04

Belum atau tidak ada rencana

perbaikan dalam mengevaluasi

kinerja kerja karyawan.


membuat dokumentasi serta

prosedur dalam membuat

rencana perbaikan dalam

mengevaluasi kinerja kerja

karyawan.



APO07.05

Belum adanya dokumen tentang

pemeliharaan inventaris bisnis TI

dan sumber daya manusia yang ada.


membuat dokumen tentang

pemeliharaan inventaris bisnis

TI dan sumber daya manusia

yang ada.

APO07.05

PUSDATIN belum menetapkan

pemahaman dalam memenuhi

kebutuhan saat ini dan

mengidentifikasi kekurangan

sumber daya manusia untuk

rencana perekrutan karyawan.

Contohnya PUSDATIN belum

melakukan identifikasi terhadap

kekurangan sumber daya manusia

yang menyebabkan tugas menjadi

banyak dan hasil kinerja nya

menjadi tidak optimal.


untuk membuat pemahaman

dalam memenuhi kebutuhan saat

ini dan mengidentifikasi

kekurangan sumber daya

manusia untuk rencana

perekrutan karyawan.

Contohnya melakukan

identifikasi terhadap kekurangan

sumber daya manusia yang

menyebabkan tugas menjadi

banyak dan hasil kinerja nya

menjadi tidak optimal.

161



APO07.06

Tidak ada kebijakan terkait kontrak

pegawai dan ulasan mengenai

perjanjian kontrak maupun

koordinasi dengan pegawai

mengenai ulasan. Tidak ada

dokumen atau catatan ulasan

perjanjian kontrak baik mengenai

penempatan atau tugas bagi

pegawai.


untuk membuat kebijakan terkait

kontrak pegawai dan ulasan

mengenai perjanjian kontrak.

162

BAB V

PENUTUP

5.1 Simpulan

Berdasarkan hasil analisis yang telah diuraikan pada pembahasan

babsebelumnyaberikut adalah simpulan yang dapat diberikan penulis:

1. Berdasarkan hasil evaluasi tata kelola TI menggunakan framework COBIT

5, dengan menggunakan metode Process Assessment Model (PAM).Maka

telah diketahui tingkat kapabilitas Pusat Data dan Informasi (PUSDATIN)

Kementerian Agraria dan Tata Ruang pada proses EDM04 (Ensure

Optimisation Resource) adalah 49,9%yakni berada pada level 1 (Performed

Process)dengan kriteria Partially Achieved,sedangkan tingkat yang

diharapkan berada pada level 2 (Managed process).Dengan nilai

49,9%proses ini memiliki banyak kekurangan, kekurangan yang paling

terlihat adalah belum adanya panduan dalam mengalokasi sumber daya dan

kemampuan dan belum adanya kebijakan mengenai pengelolaan dan

pengendalian arsitektur enterprise.

2. Berdasarkan hasil penilaian pada prosesAPO01 (Manage The IT

Management Framework) adalah 56,25%yakni berada pada level 1

(Performed Process)dengan kriteria Largely Achieve, sedangkan tingkat

yang diharapkan berada pada level 2 (Managed process). Artinya sudah ada

proses - proses dasaryang telah dilakukan namun masih banyak yg

163

belumdijalankan seperti belum adanya garis pedoman operasi organisasi,

belum adanya kebijak terkait TI. Oleh karena itu harus di adakan perbaikan

level pada proses APO01 (Manage The IT Management Framework)agar

memenuhi kriteria Fully Achieved.

3. Berdasarkan hasil penilaian pada prosesAPO07 (Manage Human Resources)

adalah 33,3%yakni berada pada level 1 (Performed Process)dengan kriteria

Partially Achieved, sedangkan tingkat yang diharapkan berada pada level 2

(Managed process).Dengannilai 33,3%proses ini memiliki banyak

kekurangan seperti, tidak ada rencana pengembangan karir dan kompetensi

staf yang dilakukan oleh PUSDATIN, PUSDATIN juga belum optimal

dalam meminimalkan ketergantungan satu individu dalam melakukan fungsi

pekerjaan yang diberikan dan tidak adanya perencanaan karir pengembangan

kemampuan.

5.2 Saran

Penulis menyadari bahwa penelitian yang dilakukan masih memiliki

keterbatasan, yaitu:

1. Penelitian ini hanya menggunakan Framework COBIT 5.

2. Penelitian ini hanya mengevaluasi tiga domain saja.

3. Penelitian ini hanya menggunakan satu skala perhitungan.

Berdasarkan simpulan dan keterbatasan yang dijelaskan di atas ,peneliti

memberikan saran yang dapat menjadi pertimbangan maupun bahan evaluasi

164

bagiPusat Data dan Informasi (PUSDATIN) Kementerian Agraria dan Tata Ruang

yakni sebagai berikut:

1. PUSDATIN diharapkan bisa mengalokasisumber daya dan kemampuan

dengan baik, membuat kebijakan terkait TI, rencana pengembangan karir

dan kompetensi staff agar meminimalkan ketergantungan satu individu

dalam melakukan fungsi pekerjaan yang diberikan.

2. PUSDATIN diharapkan dapat melaksanakan semua rekomendasi proses

EDM04 (Ensure Optimisation Resource), proses APO01(Manage The IT

Management Framework) dan proses APO07 (Manage Human Resources)

dari penelitian ini.

3. PUSDATIN dianjurkan untuk membuat laporan dan dokumentasi usai

melaksanakan segala kegiatan yang berhubungan dengan peningkatan TI,

bukti itu sangat berguna sebagai bahan evaluasi di masa akan datang.

4. Diharapkan penelitian selanjutnyauntuk menggunaka Framewok tata kelola

yang berbeda.

5. Diharapkan penelitian selanjutnyauntuk mengevaluasi domain proses

berbeda dari penelitian ini.

6. Diharapkan penelitian selanjutnyauntukmenggunakan metode dan skala

pengukuran yang berbeda.Sehingga didapatkan pengolahan data yang

berbeda.

1

DAFRTAR PUSTAKA

Arifin, Z. (2013). Evaluasi Pembelajaran: Prinsip, Teknik, Prosedur. Bandung: PT

Remaja Rosdakarya.

Arikunto, S. (2013). Manajemen Penelitian. Jakarta: Rineka Cipta.

Credo, J. (2014). Evaluasi Tata Kelola Teknologi Informasi Pada Rumah Sakit

Pusat Pertamina Menggunakan Framework COBIT 5 . Jakarta: UIN

Jakarta.

Fauziah. (2010). Pengantar Teknologi Informasi. Bandung: Muara Indah.

Grembergen, W. V., & Haes, S. D. (2009). Enterprise Governance of Information

Technology. New York: Springer.

Gusnita, N. (2015). Evaluasi Tata Kelola Teknologi Informasi Menggunakan

Framework COBIT 5 Fokus pada Proses Manage The IT Management

Framework (APO01) dan Manage Human Resources (APO07). Jakarta:

UIN Jakarta.

Huda, M. Q., Hidayah, N. A., & Putra, S. J. (2016, April). A Study of Social

Technology Use inState Islamic University (UIN) SyarifHidayatullah

Jakarta. InCyber and IT Service Management, International Conference

on(pp. 1-6). IEEE.

2

Huda, M. Q., & Hussin, H. (2016, October). Evaluation model of Information

Technology innovation effectiveness case of higher education institutions in

Indonesia. In Informatics and Computing (ICIC), International Conference

on (pp. 221-226). IEEE.

Huda, M. Q., &Sa'adah, N. U. (2014, November). Measurement model of

information technology implementation effectiveness. In Cyber and IT

Service Management (CITSM), 2014 International Conference on (pp. 21-

24). IEEE.

Indrajit, R. E. (2014). Manajemen Organisasi dan Tata Kelola Teknologi Informasi.

Jakarta: APTIKOM.

ISACA. (2012). A Business Framework for the Governance and Management of

Enterprise IT. USA: IT Governance Institute.

ISACA. (2012). A Business Framework for the Governance and Management of

Enterprise IT. USA: IT Governance Institute. USA.

ISACA. (2012). COBIT 5 Implementation. USA: IT Governance Institute.

ISACA. (2012). Enabling Processes. USA: IT Governance Institute.

ISACA. (2012). Process Assesment Model (PAM) : Using COBIT 5. USA: IT

Governance Institute.

3

Islamiah, M. P. (2014). Tata Kelola Teknologi Informasi (IT Governance)

Menggunakan Framework COBIT 5 (Studi Kasus : Dewan Kehormatan

Penyelenggara Pemilu (DKPP). Jakarta: UIN Jakarta.

Jogiyanto, & Abdillah, W. (2011). Sistem Tata Kelola Teknologi Informasi.

Yogyakarta: Andi.

Machali, I. (2016). Menulis Karya Ilmiah : Panduan Praktis Menulis Karya Ilmiah

Terpublikasi. Yogyakarta: Program Studi Manajemen Pendidikan Islam UIN

Sunan Kalijaga Yogyakarta.

Nugroho, E. (2008). Sistem Informasi Manajemen: Konsep, Aplikasi, dan

Perkembangan. Yogyakarta: ANDI.

Prasetya, F. (2014). Usulan Tata Kelola Teknologi Informasi Pada Rumah Sakit

Pusat Pertamina Fokus Pada Proses Manage Innovation (APO04). Jakarta:

UIN Jakarta.

Putra, S. J., Subiyakto, A., Ahlan, A. R., & Kartiwi, M. (2016). A Coherent

Framework for Understanding the Success of an Information System

Project. TELKOMNIKA (Telecommunication, Computing, Electronics and

Control), 14(1), 302-308. doi:

http://dx.doi.org/10.12928/telkomnika.v14i1.2711

http://dx.doi.org/10.12928/telkomnika.v14i1.2711

4

Rahmawati, S. (2015). Usulan Tata Kelola Teknologi Informasi (IT Governance)

Menggunakan Framework COBIT 5 (Studi Kasus: Pusat Informasi dan

Hubungan Masyarakat Kementerian Agama RI). Jakarta: UIN Jakarta.

Sarno, R. (2009). Audit Sistem & Teknologi Informasi. Surabaya: ITS Press.

Siregar, S. (2016). Evaluasi Tata Kelola Teknologi Informasi Berdasarkan

Framework COBIT 5 Pada Pusat Informasi dan Hubungan Masyarakat

Fokus EDM03, APO01, MEA02. Jakarta: UIN Jakarta.

Subagyo, J. (2015). Metode Penelitian dalam Teori dan Praktik.Jakarta: Rineka

Cipta.

Subiyakto, A., & Ahlan, A. R. (2013, 27-28 Nov. 2013). A Coherent Framework for

Understanding Critical Success Factors of ICT Project Environment. Paper

presented at the 2013 International Conference on Research and Innovation in

Information Systems (ICRIIS).

Subiyakto, A. (2017). Development of The Readiness and Success Model for

Assessing the Information System Integration. Paper Presented at the

International Conference on Science and Technology (ICOSAT) 2017,

Jakarta.

Subiyakto, A., Ahlan, A. R., Kartiwi, M., & Putra, S. J. (2016). Measurement of The

Information System Project Success of the Higher Education Institutions in

Indonesia: a pilot study.International Journal of Business Information

System, 23(2), 229-247. doi: https://doi.org/10.1504/IJBIS.2016.078908

5

Subiyakto, A., Ahlan, A. R., Kartiwi, M., & Sukmana, H. T. (2015). Measurement of

Information System Project Success Based on Perceptions of the Internal

Stakeholders.International Journal of Electrical and Computer

Engineering (IJECE), 5(2), 271-279.

Surendro, K. (2009). Implememtasi Tata Kelola Teknologi Informasi. Bandung:

Informatika.

6

LAMPIRAN – LAMPIRAN

10

Hasil Wawancara

Nama : Ibu Tanti Wahyuni S.Kom

Jabatan : Kasubbag Pengembangan Sistem

Tanggal : 13 Februari 2018

Tempat : Pusat Data dan Informasi Kementerian Agraria dan Tata

Ruang/Badan Pertanahan Negara

P : Apa jabatan ibu dalam pusdatin?

N : Kepala subbidang pengembangan sistem.

P : Adakah visi dan misi kementerian ATR/BPN? Apa visi dan misi tersebut?

N : Iya ada, tercantum dalam PERMEN ATRBPN No. 8 Tahun 2015

P : Apa Tugas dan fungsi Kasubbid pengembangan sistem?

N : Kasubbid pengembangan sistem mempunyai tugas melakukan penyiapan bahan

penyusunan, koordinasi dan pelaksanaan kebijakan teknis program dan anggaran

pelaksanaan pengembangan dan standarisasi sistem teknologi informasi serta

penyusunan dan pelaksanaan strategi perancangan, pengembangan, penyediaan,

pelayanan, penerapan, pemeliharaan dan standarisasi sistem teknologi informasi.

P : Apa ada struktur organisasi pada Kementrian ATR/BPN dan Pusdatin?

N : Ya ada, tecantum dalam PERMEN ATRBPN No. 8 Tahun 2015

11

Nama : Ibu Tanti Wahyuni S.Kom

Jabatan : Kasubbag Pengembangan Sistem

Tanggal : 14 Februari 2018

Tempat : Pusat Data dan Informasi Kementerian Agraria dan Tata

Ruang/Badan Pertanahan Negara

P : Apa kendala yang sedang dihadapi oleh pusdatin dalam menerapkan TI?

N : Kendalanya, kita mengalami kesulitan dalam menerapkan best practice, dan

sampai saat ini belum menerapkan best practice akibatnya terkendalanya

beberapa kebijakan yang menyebabkan tidak terdokumentasinya setiap aktifitas

dengan baik.

P : Lalu adakah masalah lainnya yang dihadapi dalam penerapan IT? Kenapa?

N : Ya, terkait pengelolaan Sumber Daya Manusia (SDM). Beberapa penyebabnya

antara lain terbatasnya kuantitas dan kualitas SDM di bidang TI..

P : Apa dampak terbatasnya kuantitas dan kualitas SDM?

N :Contohnya, adanya karyawan yang bekerja lebih dari satu tugas, ketergantungan

pada satu orang dalam melaksanakan tugas dan fungsi pada PUSDATIN, serta

kurang proporsionalnya beban kerja yang diberikan kepada masing-masing

karyawan.

P : Apakah ada pelatihan terkait SDM?

N : Ya ada, tapi tidak ada dokumentasinya.

P : Apakah di Kementerian ATR/BPN pernah melakukan audit?

N : Pernah pada tahun 2015, oleh pihak eksternal KEMKOMINFO menggunakan

Indeks KAMI terkait keamanan informasi, bukti penilaiannya juga ada.

12

P : Apakah pusdatin (seluruh unit) pernah melakukan evaluasi kinerja (masing-

masing) khususnya terkait penggunaan TI?

N : Tidak ada.

P : Apakah pusdatin memiliki dokumentasi hasil kinerja tiap unit yang ada

pusdatin?

N : Adanya hanya Sasaran Kinerja Pegawai (SKP). Per bidang memilikinya

masing-masing.

P : Menganai perekrutan kepegawaian, bagaimana melakukan kegiatan tersebut?

N : Itu dilakukan oleh Biro Kepegawaian, kita hanya bisa merekomendasikan

kriteria pegawai yang dibutuhkan.

13

RencanaStrategisKementerian ATR/BPN

14

StrukturOrganisasiKementerian ATR/BPN

15

StrukturOrganisasiPusdatin

16

LaporanPeningkatanKeamananInformasiTahun 2015

17

PeraturanMenteriAgrariadan Tata Ruang

18


19


new evaluasi tata kelola teknologi informasi...

Documents