negeri sabah [bil.f.1101/83/42 pekeliling ......2.2 bagi menyeragamkan penggunaan daftar harta...

NEGERI SABAH [Bil.F.1101/83/42

PEKELILING KEMENTERIAN KEWANGAN NEGERI BIL.3 TAHUN 1993

PENGGUNAAN BORANG-BORANG BARU BAGI PENGURUSAN HARTA MODAL, INVENTORI DAN BEKALAN PEJABAT SERTA DAFTAR MODAL BAGI KATEGORI KENDERAAN DAN LOJI

Surat Pekeliling ini dikeluarkan sejajar dengan kehendak Pekeliling Perbendaharaan Bil. 2 Tahun 1991 bertarikh 9 Februari 1991 mengenai penggunaan bagi perkara-perkara seperti yang tersebut di atas.

1. TUJUAN

1.1 Tujuan Pekeliling ini adalah untuk mempertingkatkan lagi pengurusan harta modal, inventoridan bekalan pejabat melalui penggunaan borang-borang baru di Kementerian/Jabatan/Agensi Kerajaan.

2. LATARBELAKANG

2.1 Pada masa ini segala pengawalan stok dari segi penerimaan, penyimpanan, pengeluaran dan pinjaman, dinyatakan di dalam Panduan Perbendaharaan - Tatacara Pengurusan Stor (TPS) berserta dengan borang-borang yang perlu digunakan. Bagi stok bekalan pejabat dan inventori tidak ada borang tertentu yang dinyatakan di dalam TPS. Walau bagaimanapun, untuk bekalan pejabat, Buku Stok (S.F. 27) telah digunakan untuk merekodkan segala penerimaan dan pengeluaran bekalan pejabat. Sementara itu tidak ada borang khususyang disediakan untuk merekodkan inventori. Borang yang digunakan pada masa ini berbeza di antaraKementerian/ Jabatan/Agensi Kerajaan. Bagi Loji dan mesin-mesin pejabat, daftar yang digunakan ialahDaftar Loji (S.F. 26). Apa yang terdapat di dalam TPS ialah Daftar Loji dan Alat-alat (KEW 300-Y) yang digunakan untuk merekodkan penggunaan alat-alat di sesuatu tempat kerja, woksyop atau tempat-tempat yang seumpamanya.

2.2 Bagi menyeragamkan penggunaan Daftar Harta Modal, Inventori dan Bekalan Pejabat dan Daftar Pergerakan Harta Modal/Inventori, yang mana merupakan tambahan kepada TPS, beberapa borang baru telah disediakan atau borang lama diubahsuai untuk memudahkansesuatu harta modal, inventori dan bekalan pejabat itu dikesan.

2.3 Pada masa ini rekod-rekod berkaitan dengan pengurusan harta modal, inventori dan bekalan pejabat oleh Kementerian/Jabatan/Agensi Kerajaan dikendalikan dengan menggunakan lima(5) jenis borang utama iaitu:-

(i) Daftar Loji (S.F. 26) (ii) Daftar Loji dan Alat-alat (KEW 300-Y) (iii) Buku Rekod/Daftar Perabot dan Kelengkapan (S.F. 16) (iv) Buku Daftar/Stok Alatulis (S.F. 27) (v) Daftar Pinjaman (KEW 300-B)

1 of 25 4/5/00 9:41 AM

NEGERI SABAH file:////Blp-training/ecircular/skn/html/Bil F 1101-83-42.htm

2.4 Diperhatikan bahawa pengurusan rekod-rekod tersebut di atas telah menimbulkan beberapa kelemahan terutama sekali dari segi penggunaan borang-borang yang tidak seragam di antara Kementerian/Jabatan/Agensi Kerajaan. Ketidak seragaman ini menyebabkan pengawalan dan pengesanan ke atas harta modal, inventori dan bekalan pejabat kurang cekap dan tidak berkesan.

2.5 Asas penyediaan borang baru adalah seperb berikut:-

(i) Keperluan merekodkan butir-butir asas mengenai harta modal, inventori dan bekalan

pejabat. Pihak pengurusan perlu mempastikan semua data berkaitan dicatatkan mulai dari tarikh perolehan. Sekiranya rekod-rekod tersebut tidak dikemaskinikan, adalah sukar untuk mana-mana pihak mengawasi penggunaan aset terutama apabila ia melibatkan keputusan untuk tindakan penyenggaraan atau gantian.

2

(ii) Merekodkan lokasi harta modal, inventori dan bekalan pejabat. Usaha ini akan memudahkan pihak pengurusan untuk mengawas dan mengesan pergerakan sesuatu harta modal, inventori dan bekalan pejabat.

(iii) Mewujudkan sistem maklumat yang kemaskini dan berkesan bagi memudahkan pihak pengurusan mencapai penggunaan yang optima serta pengurusan harta modal, inventori dan bekalan pejabat yang cekap. Dengan sumber-sumber yang terhad untuk memberi perkhidmatan kepada sektor awam, pengawasan terhadap aset dan pengurusannya akan membolehkan maklumat-maklumat penting diperolehi mengenai penggunaan atau peruntukan sumber-sumber di mana ianya diperlukan. Keadaan ini hanya boleh berlaku sekiranya terdapat maklumat yang lengkap dan kemaskini.

2.6 Berdasarkan kepada prinsip-prinsip di atas dan keperluan untuk mengelak dari berlakunya pembaziran di dalam penggunaan harta modal, inventori dan bekalan pejabat, perubahan- perubahan yang sejajar terhadap prosidur-prosidur sekarang dm borang-borang yang baru telah dibentuk.

3. PENGGUNAAN BORANG-BORANG BARU

3.1 Untuk memenuhi tujuan-tujuan seperti di perenggan 2.5 dan 2.6, enam (6) borang baru telah diperkenalkan untuk menggantikan lima (5) borang lama. Borang-borang berkenaan adalahseperti berikut:-

Borang Baru Borang Lama

(a) Daftar Harta Modal (a) Daftar Loji (S.F. 26); (KEW 312,312A) dan Daftar Loji dan Alat-alat(KEW 300-Y)

(b) Daftar Inventori (KEW 313) (b) Buku Rekod/Daftar Perabot dan

2 of 25 4/5/00 9:41 AM


Kelengkapan (S.F. 16)

(c) Daftar Stok Bekalan (c) Buku Daftar/Stok Alatulis (S.R27) Pejabat (KEW 314) (d) Daftar Pergerakan Harta Modal (d) Daftar Pinjaman (KEW 300-B) dan Inventori (KEW 315)

(e) Daftar Harta Modal - Kategori Kenderaan (KEW N 001)

(f) Daftar Pindahan Harta Modal - Kategori Kenderaan (KEW N 002)

3.3 Dengan terkeluarnya Pekeliling Perbendaharaan ini, maka borang baru seperti Daftar Harta Modal (KEW 312, 312A) akan menggantikan borang Daftar Loji dan Daftar Loji dan Alat-alat (KEW 300-Y) seperti yang terdapat di Lampiran Y Panduan 236 Panduan Perbendaharaan- Tatacara Pengurusan Stor, manakala borang baru daftar Pergerakan HartaModal dan Inventori (KEW 315) akan menggantikan borang Daftar Pinjaman (KEW 300-B).

3.4 Perhatian Pegawai Pengawal adalah ditarik terhadap penggunaan borang baru untuk perkara3.1 (e) dan (f). Kementerian ini telah menyediakan borang-borang tersebut untuk diisi dan dilengkapi sepenuhnya oleh Ketua Jabatan/Pegawai Pengawal dan borang-borang tersebut hendaklahdikem- balikan ke Kementerian ini dengan kadar yang segera untuk direkod dan simpanan dalamSistem Komputer Kementerian sebagai bahan rujukan.

4. PELAKSANAAN PENGGUNAAN BORANG BARU

4.1. Pelaksanaan penggunaan borang-borang baru ini adalah seperti berikut:-

(i) Bagi perolehan harta modal, inventori dan bekalan pejabat yang baru, tarikhpenguatkuasaan borang-borang ini ialah1 Mei 1991.

(ii) Bagi harta modal, inventori dan bekalan pejabat yang sedia ada, maklumatmengenainya hendaklah dipindahkan daripada borang lama kepada borang baru dengan secepatmungkin tetapi tidak melebihi satu tahun dari 1 Mei 1991.

(iii) Borang lama hendaklah disimpan untuk tujuan audit; dan

(iv) Borang (KEW N 001, N 002) adalah di dalam bentuk kad dan hendaklah difailkan susunan tarikh kenderaan-kenderaan tersebut dibeli/didaftar. Borang-borang inihendaklah dilengkapi sepenuhnya oleh Ketua Jabatan/ Bahagian dan borang-borang tersebuthendaklah dikembalikan ke Kementerian ini tidak lewat daripada 30 September 1993.

3 of 25 4/5/00 9:41 AM


5. PESANAN BORANG

5.1 Kementerian/Jabatan/Agensi Kerajaan hendaklah memesan borang-borang baru ini daripada Jabatan Cetak Negeri.

3

5.2 Borang 312,312A, 313, KEW N 001, KEW N 002 dan KEW 003 adalah di dalam bentuk kaddan hendaklah disimpan di dalam fail keras (2 ring hard-cover file) yang boleh dipesan daripada Pencetak Kerajaan Negeri manakala borang 314 dan 315 masih di dalam bentuk buku.

6. MASALAH ATAU KEMUSYKILAN

6.1 Semua Jabatan Kerajaan hendaklah menggunakan borang-borang ini bagi maksud pendaftaran harta modal dan inventori harta benda Kerajaan. Sekiranya terdapat sebarang masalah atau kemusykilan terhadap perkara-perkara tertentu dalam penggunaan borang-borang ini, makaianya bolehlah dirujuk terus kepada Bahagian Stor dan Kontrak, Kementerian Kewangan NegeriSabah.

7. TARIKH KUATKUASA

7.1 Pekeliling Perbendaharaan ini berkuatkuasa dengan serta merta.

Sekian, terima kasih.

"BERKHIDMAT UNTUK NEGARA DENGAN BERSIH, CEKAP DAN AMANAH"

(DATUK (DATU) KHALI L BIN DATU HAJI JAMALUL)

Setiausaha Tetap, Kementerian Kewangan Negeri Sabah, KOTA KINABALU.

Tarikh: 29 Mei 1993.

s.k. Pengarah Audit Jabatan Audit KOTA KINABALU

Bendahari Negeri Jabatan Bendahari Negeri KOTA KINABALU

Diedarkan kepada: Setiausaha Kerajaan Negeri Semua Setiausaha Tetap Kementerian

4 of 25 4/5/00 9:41 AM


Semua Ketua Jabatan Negeri Semua Pegawai Daerah Semua Penolong Pegawai Daerah Kecil.

5 LAMPIRAN A

CONTOH FORMAT BORANG-BORANG BARU

1. Daftar Harta Modal (Kew 312, 312A)

2. Daftar Inventori (Kew 313)

3. Daftar Stok Bekalan Pejabat (Kew 314)

4. Daftar Pergerakan Harta Modal dan Inventori (Kew 315)

6

KEW 312 DAFTAR HARTA MODAL (Bil.Kad: )

KEM./JAB.: _______________________________________________

BHG.: ___________________________________________________

BUTIR-BUTIR HARTA

Kategori: Kos dan Tarikh Dibeli/Diterima:

Jenis: No.Pesanan Kerajaan:

Jenama dan Model: Pembekal:

Jenis dan No.Enjin*: No.Rujukan Fail:

No.Casis/Siri Pembuat: Aksesori:

No.Siri Pendaftaran:

5 of 25 4/5/00 9:41 AM


........................................................... Tarikh: ................ Tandatangan Pegawai yang Bertanggungjawab

PENEMPATAN

Lokasi

Tarikh

Tandatangan

PEMERIKSAAN HARTA MODAL**

Tarikh

T/Tangan

S (K & B) (2.00) 735/3/1-68 JD. 6/(SEM) (3) bertarikh 9 Februari 1991 YSPK(2.07)573-1 JD.3(13)bcrtarikh 8 November l990

PELUPUSAN

Tarikh : __________________________________________________

Rujukan : _________________________________________________

Tandatangan :______________________________________________

** Sila Rujukan kepada TPS 238, 239 dan 240

7

BUTIR-BUTIR PENYENGGARAAN HARTA MODAL

BAHAGIAN B

6 of 25 4/5/00 9:41 AM


Tarikh ServislPembaikan

Butir-butir ServislPembaikan* No. Pesanan Kerajaanl No. Inden

Tempat PembelianlServislPemb

*Sila nyatakan rujukan fail invois berkenaan jika senarai alatganti terlalu panjang ** Sila jumlah kos perbelanjaan bagi setiap akhir tahun kewangan

S (K & B) (2.00) 735/3/1-68 JD. 6/(SEM) (3) bertarikh 9 Februari 1991 YSPK(2.07)573-1 JD.3(13)bcrtarikh 8 November l990

8 Kew312 A

(Bil.Kad: ) BUTIR-BUTIR PENYENGGARAAN MODAL

7 of 25 4/5/00 9:41 AM


KEM/JAB : _____________________________________

BHG : ________________________________________

Jenis, Jenama Model : No. Siri Pendaftaran :

BAHAGIAN B (Sambungan)

Tarikh Servis/Pembaikan

Butir-butir Servis/Pembaikan* No. Pesanan Kerajaan/ No. Inden

Tempat PembelianlServislPemb

*Sila nyatakan rujukan fail invois berkenaan jika senarai alatganti terlalu panjang. ** Sila jumlah kos perbelanjaan bagi setiap akhir tahun kewangan. S (K & B) (2.00) 735/3/1-68 JD. 6/(SEM) (3) bertarikh 9 Februari 1991 YSPK(2.07)573-1 JD.3(13)bcrtarikh 8 November l990

9 BUTIR-BUTIR PENYENGGARAAN HARTA MODAL

8 of 25 4/5/00 9:41 AM


Tarikh ServislPembaikan

Butir-butir Servis/Pembaikan* No. Pesanan Kerajaan/ No. Index

Tempat PembelianlServislPem

*Sila nyatakan rujukan fail invois berkenaan jika senarai alatganti terlalu panjang ** Sila jumlah kos perbelanjaan bagi setiap akhir tahun kewangan

S (K & B) (2.00) 735/3/1-68 JD. 6/(SEM) (3) bertarikh 9 Februari 1991 YSP)K(2.07)573-1 JD.3(13)bcrtarikh 8 November l990

10

KEW 313

(Bil.Kad: )

DAFTAR INVENTORI

KEM/JAB : _____________________________ KATEGORI :____________________

BHG : ________________________________ JENIS: ______________________

9 of 25 4/5/00 9:41 AM


Bil.Butiran Kuantiti No.

Pesanankerajaan

Tarikh Dibeli

Kos Seunit

No. Siri Pendaftaran Loj

Lokasi P

Rujukan T

* Sila nyatakan rujukan fail invois berkenaan jika senarai alatganti terlalu panjang. **Sila jumlahkan kos perbelanjaan bagi setiap akhir tahun kewangan. S (K & B) (2.00) 735/3/1-68 JD. 6/(SEM) (3) bertarikh 9 Februari 1991 YSPK(2.07)573-1 JD.3(13)bertarikh 8 November l990

11

No.Pesanan

Tarikh Kos No. Siri Pelu

Bil. Butiran Kuantiti Kerajaan Dibeli Seunit Pendaftaran Lokasi Rujukan

10 of 25 4/5/00 9:41 AM


S (K & B) (2.00) 735/3/1-68 JD. 6/(SEM) (3) bertarikh 9 Februari 1991 YSPK(2.07)573-1 JD.3(13)bertarikh 8 November l990

12

KEW 314

DAFTAR STOK BEKALAN PEJABAT

KEM/JAB.: ________________________________________

BHG.: ___________________________________________

JENIS: ___________________________________________ UNIT PENGUKURAN:__________________

Bil. No.Pesanan

DiterimaDaripada/ Dikeluarkan Kepada

Tarikh Kuantiti

Terimaan Keluaran Baki


11 of 25 4/5/00 9:41 AM


13

Bil. No.Pesanan

Diterima Daripada/ Dikeluarkan Kepada

Tarikh Kuantiti

Terimaan Keluaran Baki


14

KEW 315 DAFTAR PERGERAKAN HARTA MODAL DAN INVENTORI

12 of 25 4/5/00 9:41 AM


Jenis: No. Siri Pcmbuat:

Jenama dan Model: No. Siri Pendaftaran:

PegawaiMe

Tarikh Tandatangan Ketika Dikeluarkan

Bil. Nama Peminjam Dikeluarkan Jangka Dipulangkan

Peminjam Tanda- tangan

Tarikh Tt

S (K & B) (2.00) 735/3/1-68 JD. 6/(SEM)(3) bertarikh 9 Februari 1991 YSPK (2.07) 573-1 JD.3(13) bertarikh 8 November l990

15

LAMPIRAN B

PENJELASAN TERPERINCI BORANG-BORANG BARU

16

PENJELASAN TERPERINCI BORANG-BORANG BARU

DAFTAR HARTA MODAL (KEW 312,312A)

13 of 25 4/5/00 9:41 AM


1.1 Harta Modal ialah barang-barang takluak yang bernilai RM500 atau lebih setiap satu pada masa perolehan. Barang-barang ini tidak termasuk perabot, permaidani, langsir dan seumpamanya yang diperolehi tanpa mengira kos.

1.2 Daftar Harta Modal di dalam bentuk kad diperkenalkan untuk merekod semua jenis harta modal yang diperolehi. Ia mengandungi dua bahagian iaitu:

BAHAGIAN A - merekodkan semua maklumat berhubung dengan pembelian, penempatan, pemeriksaan dan pelupusan.

BAHAGIAN B - merekodkan semua penyenggaraan seperti pembaikan dan pembelian segala alat-ganti.

1.3 Sistem kad ini diperkenalkan bagi memudahkan penrekodan segala pembelian dan penyenggaraan di dalam ruang yang disediakan dan memudahkan penyusunan rekod mengikut abjad. Dengan sistem ini segala rekod yang disimpan akan diseragamkan di mana ianya akan memudahkan kerja-kerja pengawalan dan penyenggaraan.

1.4 Satu daftar hendaklah disimpan untuk merekod penggunaan borang ini.

1.5 Butir-butir maklumat di dalam Daftar Harta Modal tersebut dibahagikan kepada dua (2) bahagian iaitu:

KEW 312 (BAHAGIAN A)

(a) Kategori Kategori harta modal misalnya: (i) Kenderaan; (ii) Loji; (iii) Mesin, peralatan dan kelengkapan pejabat; dan sebagainya.

(b) Jenis Jenis harta modal di dalam kategori "Mesin, peralatan dan kelengkapan pejabat" misalnya: (i) Kamera; (ii) Komputer; (iii) MesinPenyalin; (iv) Mesin Taip; (v) Televisyen; dan sebagainya.

(c) Jenama dan Model Jenama dan model harta modal berkenaan seperti "Proton Saga 1.51 Otomatik".

(d) Jenis dan No. Enjin Jenis dan nombor enjin (jika harta ini adalah kenderaan)

(e) No. Casis/Siri Pembuat Nombor casis bagi kenderaan atau nombor siri pembuat bagi peralatan pejabat.

(t) No. Siri Pendaftaran Nombor siri pendaftaran seperti nombor siri pendaftaran kenderaan atau nombor siri rekod pejabat.

14 of 25 4/5/00 9:41 AM


(g) Kos dan Tarikh Dibeli/Diterima Harga termasuk kos pengangkutan/insurans (jika ada) dan perbelanjaan-perbelanjaan lain yang berkaitan dengan pembelian tersebut.

(h) No. Pesanan Kerajaan Nombor rujukan pesanan kerajaan yang dikeluarkan untuk pembelian harta modal berkenaan. Jika harta modal tersebut diperolehi melalui cara-cara lain, sila nyatakan- contohnya "hadiah".

(i) Pembekal Nama pembekal.

17

(j) No. Rujukan Fail Nombor rujukan fail yang mengandungi reked-rekod mengenai pembelian harta modal berkenaan.

(k) Aksesori Senaraikan aksesori-aksesori yang dilengkapkan bersama harta modal ini.

(l) Tandatangan Tandatangan pegawai yang bertanggungjawab mengesahkan butir-butir di atas serta tarikh.

(m) Penempatan Penempatan tetap dan tarikh penempatan harta modal berkenaan. Setiap pindahan* penempatan perlu direkodkan dan ditandatangani oleh pegawai di Bahagian Pengguna.

Pindahan* Sekiranya sesuatu harta modal dipindah keluar secara tetap daripada pejabat yang mengawalnya, kad Daftar Harta Modal asal hendaklah dihantar bersama-sama dengan harta modal berkenaan kepada pejabat yang menerimanya. Satu salinan kad Daftar Harta Modal tersebut hendaklah disimpan dengan menulis perkataan "Dipindah .............................. (Ruj.: ............................ )" di dalam fail yang berasingan berhubung dengan rekod harta modal yang dipindah.

Selepas butir-butir di atas diisi, pegawai yang bertanggungjawab perlu menandatangani di ruang yang disediakan serta tarikh.

(n) Pemeriksaan Harta Modal Ketua Jabatan hendaklah mengaturkan pemeriksaan ke atas harta modal sebagaimana yang dlikehendaki di dalam TPS para 238, 239 dan 240.

(o) Pelupusan Pegawai berkenaan hendaklah mencatatkan tarikh, No. fail dan tandatangan, bila sesuatu harta modal itu diluluskan untuk pelupusan oleh Perbendaharaan atau Pegawai Pengawal di mana berkenaan.

15 of 25 4/5/00 9:41 AM


KEW 312 (BAHAGIAN B) Butir-butir yang perlu direkodkan di dalam bahagian ini, adalah seperti berikut:

(a) Tarikh Servis/Pembaikan Tarikh servis atau pembaikan yang telah dilakukan bagi harta modal berkenaan.

(b) Butir-butir Servis/Pembaikan Keterangan lanjut mengenai apa yang telah dibaiki atau diservis termasuk alat-ganti yang dibeli.

(c) No. Pesanan Kerajaan/No. Inden Nombor rujukan pesanan kerajaan/nombor inden.

(d) Tempat Pembelian/Servis/Pembaikan Nama syarikat di mana alat-ganti dibeli atau pembaikan dibuat.

(e) Kos Kos alat-ganti atau kos pembaikan atau kedua-duanya sekali.

(f) Tandatangan Pegawai yang bertanggungjawab hendaklah menandatangani bagi mengesahkan butir-butir penyenggaraan harta modal itu.

1.6 KEW 312A Borang ini merupakan sambungan kepada Borang KEW 312. la hanya digunakan selepasruangan di KEW 312 (Bahagian B) telah habis digunakan.

2. DAFTAR INVENTORI (KEW 313)

2.1 Inventori ialah barang-barang takluak yang bernilai kurang dari RM500.00 - setiap satu padamasa perolehan. Walau bagaimanapun, barang-barang seperti perabot, permaidani dan langsir serta pinggan mangkuk adalah termasuk di dalam kategori inventori tanpa mengira kos.

18

2.2 Daftar Inventori diperkenalkan untuk merekodkan perolehan dan penempatan inventori.Daftar ini juga adalah di dalam bentuk kad untuk memudahkan penyusunan dan juga semasa membuat rujukan. Kad-kad ini disusun mengikut jenis inventori dan abjad.

2.3 Satu daftar hendaklah disimpan untuk merckod penggunaan borang ini.

2.4 Butir-butir yang perlu direkodkan di dalam bahagian ini adalah seperti berikut:

16 of 25 4/5/00 9:41 AM


(a) Kategori Kategori inventori misalnya (i) Peralatan dan kelengkapan pejabat; (ii) Perabot, permaidani dan langsir; dan sebagainya.

(b) Jenis Jenis inventori di dalam kategori "Peralatan dan Kelengkapan Pejabat" misalnya- (i) Alat pengira; (ii) Kipas angin; dan sebagainya Jenis inventori di dalam kategori "Perabot, Permaidani dan Langsir" misalnya- (i) Kerusi, (ii) Meja; (iii) Langsir, dan sebagainya.

(c) Bil Bilangan mengikut urutan biasa.

(d) Butiran Perihal inventori yang diperolehi misalnya- (i) Kerusi eksekutif; (ii) Meja kerani; (iii) Rak bertutup; dan sebagainya.

(e) Kuantiti Jumlah unit inventori yang diperolehi.

(f) No. Pesanan Kerajaan Nombor rujukan pesanan kerajaan.

(g) Tarikh dibeli Tarikh inventori tersebut dibeli mengikut Pesanan Kerajaan.

(h) Kos Seunit Kos termasuk kos pengangkutan dan insurans (jika ada) bagi setiap unit inventoritersebut.

(i) No. Siri Pendaftaran Nombor siri pendaftaran seperti nombor siri rekod pejabat.

(j) Lokasi Penempatan inventori tersebut.

(k) Pelupusan Nombor rujukan fail ada pelupusan itu diluluskan oleh Perbendaharaan atau Pegawai Pengawal di mana berkenaan.

(1) Catatan Apa-apa perkara yang berkaitan.

(m) Tandatangan Pegawai yang bertanggungjawab hendaklah menandatangani bagi mengesahkanbutir-butir

17 of 25 4/5/00 9:41 AM


yang dicatatkan itu.

3. DAFTAR STOK BEKALAN PEJABAT (KEW 314)

3.1 Bekalan pejabat ialah semua barang luak dan termasuk alatulis serta kelengkapan pejabattakluak yang rendah nilainya dan tidak ekonomik untuk dikesan penempatannya secara satu persatu.

19

3.2 Daftar stok Bekalan Pejabat diperkenalkan untuk merekodkan segala perolehan bekalanpejabat- pejabat. Daftar ini adalah di dalam bentuk buku.

3.3 (a) Jenis Jenis bekalan pejabat seperti barang-barang luak misalnya- (i) Ball pen; (ii) Kertas am; (iii) Gam dan sebagainya.

Jenis bekalan pejabat seperti barang-barang tak luak misalnya- (i) Gunting; (ii) Stapler; dan sebagainya . (b) Unit Pengukuran Dikira di dalam bentuk batang; kotak; rim dan sebagainya.

(c) Bil Bilangan mengikut urutan biasa.

(d) No. Pesanan Nombor rujukan pesanan/pesanan kerajaan.

(e) Diterima Daripada/Dikeluarkan Kepada Nama pembekal atau pegawai yang menerima.

(f) Tarikh Tarikh bekalan tersebut diterima atau dikeluarkan

(g) KuantitiTerimaan Bilangan unit bekalan diterima.

(h) Kuantiti Keluaran Bilangan unit bekalan dikeluarkan.

(i) Baki Baki bilangan unit bekalan yang ada.

(j) Penerima

18 of 25 4/5/00 9:41 AM


Nama dan tandatangan pegawai yang menerima bekalan.

4. DAFTAR PERGERAKAN HARTA MODAL DAN INVENTORI (KEW 315)

4.1 Daftar Pergerakan Harta Modal dan Inventori bertujuan untuk merekodkan pergerakansebarang harta modal atau inventori. Pergerakan yang dimaksudkan adalah pindahan melaluipinjaman atau penempatan sementara.

4.2 Daftar Pergerakan Harta Modal dan Inventori adalah di dalam bentuk buku.

4.3 Butir-butir yang perlu direkodkan di dalam bahagian ini adalah seperti berikut-

(a) Jenis Jenis harta modal/inventori misalnya "kamera" atau "televisyen".

(b) Jenama dan Model Model harta modal/inventori misaknya "Canon TY 700".

(c) No. Siri Pembuat Nombor siri pembuat harta modal/inventori berkenaan.

(d) No. Siri Pendaftaran Nombor siri pendaftaran seperti nombor siri rekod pejabat.

(e) Bil Bilangan mengikut urutan biasa.

(f) Nama Peminjam Nama peminjam.

20 (g) Tarikh Dikeluarkan Tarikh sebenar harta modal/inventori dikeluarkan atau dipindahkan daripenempatan asal.

(h) Tarikh Jangka Dipulangkan Tarikh harta modal/inventori berkenaan dijangka dipulangkan.

(i) Tandatangan Peminjam Peminjam hendaklah memeriksa harta moda/inventori yang dipinjamkan danmenand- tangani ketika mengambilnya.

(j) Pegawai Mengeluar Pegawai bertanggungjawab mengawasi harta modal/inventori pejabat atau seorangpegawai lain yang telah ditugaskan hendaklah menandatangani ketika harta/inventori

19 of 25 4/5/00 9:41 AM


dikeluarkan dan dipulangkan serta tarikhnya.

(k) Catatan Apa-apa perkara yang berkaitan.

21

20 of 25 4/5/00 9:41 AM


22

PENJELASAN BORANG KEW 001

1. No. Siri Pendaftaran Nombor siri pendaftaran kenderaan.

2. No. Rujukan Fail Nombor rujukan fail yang mengandungi rekod-rekod pembelian kenderaan berkenaan.

3. Jenama dan Model Jenama dan model kenderaan berkenaan contohnya seperti "Proton Saga Otomatik".

4. No. Enjin Nombor Enjin bagi kenderaan.

5. No. Casis Nombor casis bagi kenderaan.

6. Kapasiti Pembawaan Kapasiti pembawaan kenderaan berkenaan contohnya 1500".

7. Kos Pembelian Harga termasuk kos pengangkutan insurans (jika ada) dan perbelanjaan-perbelanjaan lain yangberkaitan dengan pembelian tersebut.

8. Tarikh Dibeli

9. Tarikh Diterima

10. No. Pesanan Kerajaan Nombor rujukan pesanan kerajaan yang dikeluarkan untuk pembeian kenderaan berkenaan.Jika kenderaan tersebut diperolehi melalui cara-cara lain, sila nyatakan - contohnya "hadiah".

11. Pembekal Nama Pembekal kenderaan berkenaan.

21 of 25 4/5/00 9:41 AM


12. Aksesori Senaraikan aksesori-aksesori yang dilengkapkan bersama kenderaan.

13. Nama Pegawai atau Jabatan yang diperuntukkan kenderaan berkenaan.

14. Sekiranya kenderaan diperuntukkan kepada pegawai sila isikan nombor Kad Pengenalanpegawai tersebut.

15. Isikan Nombor Kad Pengenalan Baru jika ada.

16. Catatan Hal-hal lain yang berkaitan dengan kenderaan yang berkenaan.

17. Nama dan tandatangan pegawai pengawal.

23

22 of 25 4/5/00 9:41 AM


KEW 002

24



2. No.Rujukan Fail Nombor rujukan fail yang mengandungi rekod-rekod berkenaan dengan kenderaan tersebut.

3. Nama pegawai atau jabatan yang diperuntukkan.

4. Sekiranya kenderaan diperuntukkan kepada pegawai, catatkan nombor kad pengenalannya.

5. Isikan nombor kad pengenalan baru jika ada.

6. Tarikh Diterima Tarikh kenderaan berkenaan diterima daripada jabatan yang mengeluarkannya.

7-9. Catatkan nama kenderaan, jabatan dan bahagian yang mengeluarkan kenderaan tersebut.

10. Catatan Hal-hal lain yang bcrkaitan dengan kenderaan yang berkenaan.


23 of 25 4/5/00 9:41 AM


- 25 -

24 of 25 4/5/00 9:41 AM


26



2. No.Rujukan Fail Nombor rujukan fail yang mengandungi rekod-rekod pembelian kenderaan berkenaan.

3. Tarikh Pemeriksaan Tarikh kenderaan berkenaan diperiksa.

4. Nilai Nilai kenderaan berkenaan pada masa pemeriksaan.

5. Tarikh Kelulusan Tarikh kelulusan diberi atas pelupusan kenderaan berkenaan.

6. Tarikh Pelupusan Tarikh kenderaan berkenaan dilupuskan.

7. Cara pelupusan dilakukan. Tandakan dengan ( x ).

8. Harga Jualan Harga kenderaan berkenaan semasa dilupuskan.

9. Catatan Hal-hal lain yang berkaitan dengan kenderaan yang berkenaan.


25 of 25 4/5/00 9:41 AM


negeri sabah [bil.f.1101/83/42 pekeliling ......2.2 bagi menyeragamkan penggunaan daftar harta...

Documents