Sistem Inventori dan Pengaturan Tata Letak Barang Serta Visualisasinya

Liliana, Gregorius Satia BudhiJurusan Teknik Informatika, Fakultas Teknologi Industri Universitas Kristen Petra

Jl. Siwalankerto 121-131, Surabayae-mail: lilian@peter.petra.ac.id, greg@peter.petra.ac.id

Arief AbadiAlumni Teknik Informatika Universitas Kristen Petra

abstrak

Sebuah perusahaan manufaktur tidaklah terlepas dari persoalan inventori yang seringkali terjadi kesulitan. Kesulitan tidak hanya terjadi karena banyaknya kesalahan manusia dalam mencatat tetapi juga kesulitan yang ditimbulkan karena tata letak yang tidak diatur dengan baik. Pengaturan tata letak barang dalam gudang tidaklah mudah jika dilakukan secara manual. Selain banyaknya proses keluar masuk barang, kesulitan juga ditimbulkan oleh proses pencarian barang yang harus dikeluarkan dari gudang.

Kesulitan – kesulitan tersebut diatas bisa diatasi dengan adanya sistem inventori yang baik serta pengaturan letak barang dalam gudang yang dilakukan secara terkomputerisasi. Tujuan utama pembuatan sistem ini adalah untuk mengatasi masalah kesulitan pengaturan barang secara manual serta meminimalkan kesalahan dalam pencatatan yang dilakukan secara manual. Pengaturan letak barang akan ditunjang dengan adanya tampilan secara visual. Tampilan ini akan memudahkan dalam pencarian letak dan menemukan posisi itu saat barang akan dikeluarkan. Pengaturan letak barang tidak hanya dilakukan dalam posisi menyamping tetapi juga dilakukan untuk posisi tumpukan dengan mempertimbangkan batas tumpukan maksimum tiap-tiap barang.

Sistem yang dibuat meliputi pencatatan data barang, transaksi yang melibatkan keluar-masuknya barang ke/dari gudang serta tampilan visualnya. Dari hasil uji coba, sistem ini dapat melakukan kontrol terhadap persediaan dan memberikan laporan persediaan terbaru. Program yang dihasilkan juga mendukung pengaturan peletakan dan mampu memvisualisasikan lokasi persediaan dalam bentuk tiga dimensi. Pengujian sistem dilakukan dengan dua cara, oleh programmer dan user. Sehingga tidak hanya mudah untuk dikembangkan lebih lanjut ataupun disesuaikan untuk perusahaan yang berbeda tetapi juga memenuhi kualifikasi user friendly, mudah digunakan sekalipun dioperasikan oleh operator yang kurang berpengalaman. Kata kunci: inventori, tata letak barang, visualisasi.

1. PendahuluanDalam suatu perusahaan manufaktur, sistem penyimpanan hasil produksi

sangatlah penting peranannya. Tidak mungkin barang produksi yang dihasilkan akan langsung didistribusikan ke semua pelanggannya. Hal ini menyebabkan kebutuhan adanya tempat penyimpanan dan sistem penyimpanan yang baik. Tempat penyimpanan yang baik tidak harus sangat besar sebab jika ditunjang dengan sistem penyimpanan atau sistem inventaris yang baik maka pemanfaatan tempat penyimpanan bisa maksimal. Selain itu proses pemasukan dan pengeluaran barang juga merupakan hal yang umum terjadi. Dengan banyaknya jenis barang yang mungkin akan disimpan dan dalam jumlah yang bersar pula maka akan timbul kesulitan dalam melaksanakan proses pemasukan dan pengeluaran barang. Akan

sangat lebih menyulitkan lagi jika proses tersebut masih dicatat dan diatur secara manual.

Sistem inventaris yang baik haruslah memperhatikan efektivitas dan efisiensi dalam melakukan proses pemasukan dan pengeluaran barang. Hal – hal yang perlu diperhatikan adalah bagaimana menyusun barang agar tempat yang ada termanfaatkan secara maksimal, bagaimana mengatur posisi peletakan barang serta pengelompokannya sehingga pengeluaran kembali barang tersebut dapat dilakukan dengan mudah. Jika proses pengaturan dilakukan secara manual, butuh banyak catatan berupa peta posisi barang yang setiap saat bisa berubah. Selain membutuhkan banyak catatan juga memungkinkan terjadinya kesalahan yang berulang-ulang, seperti penumpukan suatu barang di atas tumpukan barang yang berbeda sehingga mudah terjadi kesalahan pencocokan catatan stok barang dengan barang yang ada di gudang. Selain itu tercecernya barang juga sangat mungkin terjadi, terutama jika aktivitas sangat tinggi sedangkan pengawasan kurang. Dengan adanya perangkat lunak yang dapat membantu mengatur posisi barang serta menampilkan peta dari barang yang harus dikeluarkan, maka proses keluar masuk barang akan lebih efektif dan efisien.

Perangkat lunak yang dikembangkan dimaksudkan untuk mencatat hasil produksi serta jumlahnya dan kemudian mencari tempat yang paling tepat untuk meletakkan hasil produksi tersebut dalam gudang. Jika ada proses pengambilan barang dari gudang maka akan ditampilkan dalam bentuk peta untuk mengetahui lokasi barang yang seharusnya dikeluarkan terlebih dahulu.

2. Sistem Inventori dan BacktrackingHal-hal yang perlu diperhatikan dalam sistem inventory perusahaan adalah sistem

pemasukan, pengeluaran, pemeriksaan stok dan pembuatan laporan. Sedangkan untuk pencarian tempat yang tepat untuk barang yang akan diinventori adalah dengan menggunakan algoritma backtracking, yaitu penelusuran kemungkinan satu persatu sampai didapat solusi yang paling baik. Berikut adalah penjelasan sistem inventory yang berlaku dalam gudang secara umum serta penjelasan algoritma backtracking secara terperinci.

Untuk sistem inventory, yang akan ditekankan pada proses pemasukan barang, pengeluaran barang serta pemeriksaan stok barang. Berikut akan dijabarkan lebih detail lagi mengenai ketiga proses tersebut. Pemasukan barang

Pemasukan barang merupakan proses penambahan inventori barang. Proses pemasukan barang dalam perusahaan terjadi setelah adanya pembelian dari supplier. Jika terjadi retur penjualan, barang tidak akan disimpan sebagai inventori barang baru tetapi akan disimpan sebagai barang rusak.

Pengeluaran barangPada proses pengeluaran barang, kegiatan utamanya yaitu pengiriman barang

kepada pelanggan sesuai dengan pesanan ataupun pengiriman barang ke distributor pelanggan. Pengeluaran barang sesuai dengan nota penjualan yang sudah dibuat dan dibuat juga surat jalan untuk barang yang sudah dikeluarkan.

Pemeriksaan stokPemeriksaan stok dilakukan secara periodik, misal per triwulan namun bisa

juga dilakukan tidak secara periodik. Pemeriksaan stok tidak selalu dilakukan secara keseluruhan, tetapi lebih sering dilakukan untuk beberapa barang yang dianggap memiliki penjualan yang baik.

Backtracking merupakan bentuk algoritma yang banyak dan sering digunakan dalam memecahkan permasalahan yang bersifat kombinasi. Cara kerja dari backtracking adalah mencoba satu demi satu kemungkinan cara yang bisa dilakukan

untuk memperoleh hasil yang terbaik. Secara umum algoritma backtracking dapat dilihat pada Gambar 1.

Gambar 1. Algoritma Backtracking

Backtracking memiliki keunggulan dalam kemampuannya untuk memperoleh hasil kombinasi yang terbaik karena mencoba semua kemungkinan yang ada. Di sisi lain algoritma ini tidak efisien sebab proses pencarian membutuhkan waktu yang lama karena pengujian dilakukan satu demi satu untuk semua kemungkinan.

3. FlowchartDari sistem inventori yang sudah dijabarkan di atas, maka berikut akan dibuat

flowchart bagi ketiga proses tersebut. Tujuan pembuatan flowchart adalah untuk mempermudah dalam pembuatan perangkat lunaknya serta memperbaiki kesalahan yang timbul saat pengujian sistem. Flowchart proses pemasukan barang dapat dilihat pada Gambar 2, flowchart proses pengeluaran barang pada Gambar 3 dan flowchart proses pemeriksaan stok pada Gambar 4.

Gambar 2. Flowchart proses pemasukan barang

1. Inisialisasi prioritas pemanfaatan solusi2. Sukses <- false3. Ulangi sampai step 11 atau solusi habis 4. Ambil solusi berikut sesuai dengan prioritas5. If solusi dapat dipakai 6. Then jalankan solusi tersebut7. If solusi belum lengkap 8. Then Sukses<-coba(level(n+1))9. If tidak sukses 10. Then batalkan tindakan solusi

tersebut

Gambar 3. Flowchart Proses Pengeluaran Barang

Gambar 4. Flowchart Proses Pemeriksaan Stok

Selain flowchart dari proses yang sudah ada, dibuat juga flowchart untuk sistem pengaturan barang pada gudang. Sistem ini ditambahkan pada sistem inventori supaya lebih efisien dan efektif. Pada proses pengaturan peletakan barang yang masuk terjadi beberapa tahap yaitu sebagai berikut : Pencarian lokasi barang sejenis. Barang masuk akan diperiksa apakah di dalam

gudang masih ada barang yang sama. Bila ada, dilakukan pengisian pada subblok tempat lokasi barang sejenis berada terlebih dahulu.

Bila ternyata subblok tidak mencukupi atau gudang tidak mempunyai barang yang sejenis, maka dilakukan pengujian terhadap subblok dengan backtracking. Selama

backtracking berlangsung, dilakukan pengujian terhadap lokasi barang yang ditempati dengan membandingkan jumlah subblok yang terpakai secara keseluruhan hasil backtracking dan berapa sisa space yang tidak dapat dipergunakan bila barang yang sama memenuhi subblok tersebut.

Bila backtracking selesai maka akan dihasilkan beberapa solusi untuk dipilih oleh user untuk peletakan barang.

Untuk lebih memperjelas tahapan dari proses pengaturan peletakan, maka digambarkan dalam bentuk flowchart pada gambar 5. Pengaturan peletakan diawali dengan penentuan lokasi dari barang yang sama dengan barang yang baru masuk untuk diletakkan. Bila masih ada barang yang belum ditempatkan pada tahap awal ini, maka akan dilakukan tahap selanjutnya dengan memanggil prosedur cari lokasi keseluruhan yang merupakan prosedur rekursi. Pada prosedur inilah diterapkan backtracking, dimana barang yang akan diletakkan satu demi satu dicarikan susunan subblok yang mungkin untuk peletakan. Yang dilanjutkan dengan rekursi untuk barang selanjutnya.

Untuk mencari kemungkinan susunan subblok untuk satu barang, dilakukan pemanggilan prosedur pada program yang diberi nama subblok perbarang. Prosedur ini akan mengambil subblok secara ascending (urutan kecil ke besar) dari sisa space yang mampu menampung keseluruhan dari barang. Bila tidak ada maka dilakukan pencarian lokasi subblok secara descending (besar ke kecil) pada lokasi yang mampu menampung satu barang dengan identitas yang sama. Perbedaan perlakuan ditujukan agar subblok yang dipergunakan lebih sedikit dan efisien. Dalam prosedur sub blok perbarang terdapat pemanggilan prosedur lain yang juga berupa rekursi yaitu sub blok pecahan.

Prosedur sub blok pecahan berfungsi untuk melakukan simulasi peletakan barang ke dalam subblok yang telah dihasilkan pada prosedur sub_blok_perbarang. Subblok yang dipakai sebagai lokasi peletakan dalam sistem akan dimasukkan ke dalam kumpulan kemungkinan susunan lokasi. Dari solusi yang ada, selanjutnya dilakukan pembandingan secara berpasangan antara solusi untuk memperoleh solusi terbaik dari keseluruhan pada prosedur isi solusi akhir. Hasil dari solusi akan ditampilkan pada visualisasi peletakan barang. Perbandingan yang dilakukan menggunakan acuan jumlah subblok minimum yang dapat dipergunakan dan rata-rata sisa ruang tak terpakai saat penempatan barang. Suatu penempatan dapat dikatakan lebih baik bila dapat diletakkan pada subblok yang sesedikit mungkin dan rata-rata sisa ruang yang tak terpakai yang seminim mungkin. Sisa ruang tidak bisa dipakai dapat diperoleh hasil pengurangan volume ruang dengan maksimum volume jumlah barang yang dapat diletakkan dalam ruang tersebut. Sementara rata-rata yang dimaksud adalah rata-rata dari sisa space bila barang diletakkan pada subblok yang berbeda.

Gambar 5. Flowchart Prosedur Pengaturan Peletakan

4. Desain VisualisasiSetelah semua desain dan komponen ditentukan maka selanjutnya dilakukan

pembuatan user interface. Untuk menghasilkan user interface yang baik perlu diperhatikan konsistensi, kesederhanaan dan kenyamanan dari user dalam menggunakan sistem. User interface yang ditekankan adalah yang digunakan untuk penampilan visualnya.Form visualisasi peletakan barang menyediakan tombol navigasi untuk melakukan pemantauan terhadap visualisasi gudang. Beberapa tombol yaitu tombol arah (atas, bawah, kiri , kanan), tombol rotasi (atas, bawah, kiri dan kanan) dan tombol zoom in dan zoom out untuk memperbesar atau memperkecil gambar yang dapat digantikan dengan menekan tombol Ctrl+’W’ atau Ctrl+’S’.

Pada sistem pengeluaran barang, ditentukan lokasi dimana user dapat mengeluarkan barang berdasarkan tanggal pemasukan barang. Barang yang paling pertama masuk akan menjadi barang pertama yang diusulkan untuk dikeluarakan. Form Pencarian dan visualisasi Merupakan form yang berfungsi untuk memvisualisasikan sekaligus untuk memperlihatkan posisi/lokasi dari barang dalam gudang dan segala informasi yang berhubungan dengan keberadaan barang dalam gudang. Beberapa fitur yang disediakan oleh form ini adalah :

a. Barang yang ditampung dalam sebuah subblok beserta dengan persentase pemakaian ruang. Pada fitur ini, user dapat melihat persentase penggunaan space dari tiap barang dalam satu subblok. User dapat melihat komposisi penggunaan ruang dari panel gambar atau dari visualisasi yang membagi panjang subblok menjadi sekat-sekat berwarna yang panjangnya berdasarkan persentase.

b. Lokasi subblok dari satu barang dalam gudang beserta visualisasinya. Pada pencarian subblok berdasarkan barang, dapat dilihat di subblok mana saja suatu barang tersebar. Fitur ini bertujuan mempermudah pencarian barang.

c. Isi dari barang kemasan. Fasilitas ini adalah untuk melihat isi dari barang kemasan tidak standar sekaligus subblok penempatannya dalam sistem. User dapat mencari data barang kemasan dengan menggunakan fasilitas pencarian yang dimiliki.

Visualisasi gudang dan solusi penempatan

Data subblok penempatan dan lokasinya

BerikutSebelumnya

Navigasi tampilan grafik

Simpan

Gambar 12. Desain Form Cari Barang

5. Uji Coba SistemPengujian dilakukan pertama-tama dengan memasukkan 3 barang dengan jumlah, volume dan prioritas yang berbeda ke dalam subblok. Tujuan dari pengujian ini adalah untuk memperlihatkan bagaimana proses pengaturan peletakan yang berlangsung dengan mempergunakan jumlah subblok, sisa space tak terpakai dan prioritas lokasi pada pemasukan barang. Daftar barang yang dimasukkan masing-masing barang “A”, “B”, dan “C” yang berjumlah 300,100 dan 30 dalam satuan dos.

Setelah itu proses akan dilanjutkan dengan proses pengaturan peletakan. Hasil proses akan ditampikan pada form visualisasi hasil bersama dengan solusi yang diberikan (lihat Gambar 16).

Gambar 5.3. Form Visualisasi Hasil Pengaturan Peletakan

Dari hasil pengaturan peletakan, maka solusi yang dihasilkan menurut urutannya, diambil lima solusi terbaik dan kemudian ditampilkan dalam bentuk laporan. Dari solusi yang diberikan, dapat dilihat bahwa sistem akan menempatkan barang sesuai dengan prioritas lokasinya.

6. Kesimpulan

Visualisasi gudang

Panel Pencarian

Navigasi tampilan grafik

Setelah melakukan analisa, desain, implementasi dan pengujian sistem oleh user maka dengan ini dapat diambil kesimpulan terhadap sistem yang dihasilkan sebagai berikut:

Manfaat yang diperoleh dari penerapan sistem secara keseluruhan dapat memberikan bantuan dalam hal efisiensi waktu kegiatan pencatatan dan pelaporan, serta efisiensi penggunaan tenaga kerja.

Banyak kesalahan pencatatan inventori barang yang dapat direduksi karena sistem pencatatan yang terkomputerisasi.

Dari segi interface, sistem mampu mempercepat kinerja saat pemasukan serta pengeluaran barang. Karena tidak lagi dilakukan secara manual. Selain itu solusi yang dihasilkan mampu mempermudah penataan gudang.

7. Daftar Pustaka

Axmark, David. MySQL Manual version 4.0.5. MySQL AB, 2002. www.mysql.com

Hoffman, James. Introduction to Structure Query language version 4.66 . 4 July 2001. < http://www.highcroft.com/highcroft/hc_links.html >

McLeod, Jr., Raymond and Schell, George. International Edition Management Information Systems (eight edition). Prenhall, 1979.

SiliconGraphics Computer Systems. OpenGL the industry’s foundation for high performance graphic. California: SiliconGraphics, 1998. www.opengl.org

Supardi, Yuniar, Ir. C & Flowchart Lewat Praktek. Dinastindo. Jakarta ,2001

Data penulis:Tempat / Tanggal lahir : Surakarta / 3 Oktober 1978

Riwayat Pendidikan :

1985 : SD di SD. Warga 1, Ska

1991 : SLTP di SMPPL Bintang Laut, Ska

1994 : SMU di SMU Regina pacis, Ska

1997 : S-1 di Universitas Surabaya, Sby

Riwayat Kerja :

2002 : dosen luar biasa di Universitas Surabaya

2003 : dosen luar biasa di Universitas Kristen Petra.

2003 - sekarang : dosen tetap di

Organisasi Profesi : -