ms iso 9001:2015 pejabat kesihatan daerah kota … pengurusan perolehan .pdf · ms iso 9001:2015...

MS ISO 9001:2015

PEJABAT KESIHATAN DAERAH KOTA TINGGI

Lampiran 4/29 CARTA ALIR 1 PROSES PENYEDIAAN PESANAN KERAJAAN DAN TANGGUNG KONTRAK KERAJAAN UNTUK PEROLEHAN DAN PENERIMAAN BEKALAN / PERKHIDMATAN MELALUI 1GFMAS

CARTA ALIR PROSEDUR KERJA TANGGUNGJAWAB REKOD

/DOKUMEN

1.1 Terima arahan / permohonan

untuk mendapatkan bekalan/ perkhidmatan

1.2 Cari sebutharga dan serahkan kepada PKD untuk mendapatkan kelulusan

1.3 Semak peruntukan mencukupi atau tidak

1.4 Luluskan permohonan pembelian

1.5 Semak permohonan sama ada kontrak pusat

1.6

Pastikan cara perolehan mengikut had jumlah kos perolehan tahunan

Ketua unit Ketua unit / PT PKD/PT/ Akauntan PKD PT / Akauntan PT / Akauntan

Kertas

kerja Sebutharga Nota Minta LPO Invoice Nota

Hantaran Dokumen

Sokongan Penilaian

Prestasi Pembekal

Salinan LPO

Terima

permohonan

Kelulusan PKD

Luluskan Permohonan

Semak

Dokumen

Tidak

Lengkap

Lengkap

Semak sama

ada kontrak

pusat

ya

tidak

Urus

perolehan

di luar

kontrak

pusat

Cara perolehan

mengikut had jumlah

kos perolehan tahunan

A

MS ISO 9001:2015


tidak

ya

tidak

ya


/DOKUMEN

1.7 Sediakan PO / CO

1.8 Semak dan luluskan PO / Co, Jika tidak tepat, kuiri

1.9 Semak ketepatan Kod Perakauanan dan buat pengesahan, jika tidak tepat, kuiri

1.10 Cetak salinan: Untuk PO Cetak dua (2) salinan. Cap dan dapatkan tandatangan Pegawai Pelulus. Sesalinan dikemukakan kepada pembekal dan sesalinan lagi rujukan pejabat Untuk CO Cetak sesalinan untuk pejabat

1.11

Kemaskini rekod dan fail

Pembantu Tadbir (Penyedia PTJ) Pegawai Kesihatan Daerah/ Pegawai Perubatan/ Pegawai Farmasi/ Penolong Akauntan ( Pelulus PTJ) Penyemak AO ( Jabatan Akauntan Negeri Johor) Pembantu Tadbir (Penyedia PTJ)

Borang

Pergerakan Dokumen 1gfmas

Salinan LPO

Sebutharga Perjanjian Surat

Setuju Terima

Nota Minta Pergerakan

GRN Delivery

Oder (DO)

A

Sediakan PO/CO

Kuiri

Tamat

Cetak

Semak &

Luluskan

Semak & Pengesahaan

AO

Kuiri

MS ISO 9001:2015


tidak

CARTA ALIR 2 PENERIMAAN BEKALAN DAN PERKHIDMATAN ( GRN ) 1GFMAS


/DOKUMEN

2.1 Terima DO (bekalan &

perkhidmatan) / dokumen berkaitan yang disahkan berdasarkan PO/CO

2.2 Sediakan GRN dan lakukan proses perakuan 1

2.3 Semak ketetapan data, dan lakukan Perakuan 2. Jika tidak tepat, Kuiri

2.4 Cetak satu (1) salinan untuk rujukan pejabat jika perlu

Penyedian / Peraku 1 ( PTJ ) Penyedian / Peraku 1 ( PTJ ) Peraku 2 ( PTJ ) Penyedian / Peraku 1 ( PTJ )

Borang

Pergerakan Dokumen 1gfmas

Salinan LPO

Sebutharga Perjanjian Surat

Setuju Terima

Nota Minta Pergerakan

GRN Delivery

Oder (DO)

Mula

Terima DO

Semak &

Peraku 2

ya

Cetak

Tamat

Sediakan GRN &

Peraku 1

Kuiri

MS ISO 9001:2015


CARTA ALIR 3 PROSES KERJA PEMILIHAN PEMBEKAL UNTUK PEROLEHAN SECARA PEMBELIAN TERUS e-PEROLEHAN


/DOKUMEN

3.1 Carian Item dan membuat

perbandingan harga melalui hasil carian katalog

3.2

Hasil carian sekurang-kurangnya 2 pembekal. Teruskan Pilih pembekal dari katalog

3.3 Jika hasil carian melalui katalog kurang dari tiga (3) atau terdapat keperluan khusus / tambahan kepada spesifikasi item atau melibatkan perolehan bermasa. Kaedah Pelawaan Tawaran Harga (Simple Quote) hendaklah digunapakai

Peminta Peminta Peminta

Kertas


Hantaran Dokumen

Sokongan Penilaian

Prestasi Pembekal

Salinan LPO

Mula

Pencarian Item dan

pembekal

Tiada Hasil

Carian

Ada

A X

MS ISO 9001:2015



/DOKUMEN

3.4 Perbandingan hendaklah dibuat

dengan sekurang-kurangnya 3 pembekal dari segi spesifikasi item dan harga yang ditawarkan (kecuali bagi perolehan segera dan G2G)

3.5

Agensi boleh membuat pertanyaan kepada pembekal berkenaan item yang ditawarkan (sekiranya perlu)

3.6 3.7 3.8

Menyediakan Nota Minta dengan mengesyorkan item dan pembekal berkaitan Meluluskan/ Meminda dan melulus/ Mengembalikan kepada Peminta bagi tujuan kaji semula / Menolak Nota Minta Mengeluarkan Pesanan Kerajaan bagi pemenuhan bekalan / perkhidmatan kepada pembekal

Peminta Peminta Peminta Peminta Peminta

Kertas


Hantaran Dokumen

Sokongan Penilaian

Prestasi Pembekal

Salinan LPO

X

Perbandingan

ya

tidak

Pertanyaan

Nota minta

ya

tidak

Kelulusan

Tamat

Pemenuhan

Bekalan/Perkhidmatan

Pertanyaan

kepada

Pembekal

MS ISO 9001:2015



/DOKUMEN

3.9

Menetapkan kaedah Pelawaan Tawaran Harga

Penyediaan spesifikasi item

Penetapan kriteria kelayakan pembekal berdasarkan lokaliti dan jenis perniagaan

3.10 Pelawaan Tawaran Harga kepada sekurang-kurangnya tiga (3) pembekal berdasarkan kriteria yang ditetapkan

3.11

Pembekal membuat tawaran harga berdasarkan kaedah Pelawaan Tawaran Harga yang ditetapkan:

Tunggal – Penawaran Harga hanya boleh dihantar sekali sahaja dalam tempoh yang ditetapkan

Berulang – Penawaran Harga boleh dihantar dan dikemaskini lebih daripada sekali dalam tempoh yang ditetapkan. Sistem akan memaparkan kedudukan pembekal berdasarkan tawaran harga semasa dalam tempoh yang ditetapkan

Peminta Peminta Pembekal

Kertas


Hantaran Dokumen

Sokongan Penilaian

Prestasi Pembekal

Salinan LPO

A

Pelawaan

Tawaran Harga

kepada pembekal

Berulang

Penawaran

Harga Sekali

serahan

sahaja

Penyediaan

Spesifikasi item

Tunggal

Kaedah

Tawaran

Penawaran

Harga boleh

dikemas kini

selepas

serahan

Y

MS ISO 9001:2015



/DOKUMEN

3.12

Tawaran tunggal/berulang

Membandingan tawaran harga yang ditawarkan

Menyediakan Nota Minta dengan mengesyorkan pembekal dan ietm berkaitan

3.13 Memperakui / Meminda / Menolak Nota Minta

3.14 3.15 3.16 3.17

Pengeluaran Surat Setuju Terima oleh Agensi kepada pembekal yang berjaya bagi perolehan bekalan/ perkhidmatan bermasa. Pembekal mengesahkan SST, Sekiranya pembekal menolak SST peminta boleh mencipta semula Nota Minta atau Pelawaan Tawaran Harga Penyediaan kontrak bagi perolehan bekalan / perkhidmatan bermasa Mengeluarkan Pesanan Kerajaan bagi pemenuhan bekalan / perkhidmatan kepada pembekal

Peminta Peminta Peminta Peminta Pembekal Pentadbir Kontrak Peminta

Kertas


Hantaran Dokumen

Sokongan Penilaian

Prestasi Pembekal

Salinan LPO

Y

Tamat

tidak

Penyediaan

Nota Minta

ya

Kelulusan

Penyediaan

Surat Setuju Terima

Perolehan

Semasa

Pengesahan

Surat Setuju

Terima

Penyediaan

Kontrak

Pemenuhan Bekalan

/ Perkhidmatan

X/Y

MS ISO 9001:2015


CARTA ALIR 4

i) CARTA ALIR PEROLEHAN MELALUI SEBUTHARGA / TENDER


/DOKUMEN

4.1 Mengenalpasti Pencadang

Spesifikasi (Business Owner)

Menyediakan spesifikasi awal untuk item yang diperlukan

4.2

Memulakan aktiviti perolehan

Menyediakan perincian sebut harga / tender

Menentukan penilaian 1 peringkat (1 tier) atau 2 peringkat (2 tiers)

Pembentukan Jawatankuasa spesifikasi

4.3 4.4

Membuat semakan, mengemas kini Jawatankuasa Spesifikasi dan meluluskan Sebut Harga / Tender

Menyerahkan semula Sebut Harga / Tender kepada Urus Setia untuk dikaji semula (jika perlu)

Pencadang Spesifikasi Urus Setia Pelulus Jawatankuasa Pelulus Jawatankuasa

Dokumen

Tawaran Sebutharga Nota Minta Pesanan

Kerajaan Profil Syarikat Laporan

Pembuka Sebutharga

Dokumen Sokongan

Penilaian Prestasi Pembekal

Laporan Jawatankuasa penilai

Surat Setuju Terima

Kontrak Perjanjian

Iklan Sebutharga

Mula

Cipta Sebut Harga / Tender

- Persediaan Perolehan

- Perincian Sebut Harga /

Tender

- Pembentukan

Jawatankuasa Spesifikasi

Tiada

Lulus ?

ya

X

Semakan Sebut Harga /

Tender dan kelulusan

Jawatankuasa Spesifikasi

MS ISO 9001:2015


tidak


/DOKUMEN

4.5 Menyediakan Spesifikasi dan

menetapkan syarat / dokumen wajib pematuhan.

Menyediakan kriteria penilaian

Menyediakan skema skor

Menetapkan markah lulus untuk penilaian teknikal dan kewanan

4.6

Membentuk Jawatankuasa Pembuka, Penilaian, Penilaian Teknikal, Penilaian Kewangan (yang Berkaitan) untuk penilaian

Boleh dibentuk di peringkat ini atau sebelum proses berkaitan dilaksanakan

Menetapka tarikh notis iklan dan tarikh-tarikh lain yang berkaitan

Menyediakan dokumen tawaran

4.7 4.8 4.9

Semua kelulusan berkaitan mesti diperolehi sebelum iklan

Pengesahan dan meluluskan Sebut Harga / Tender untuk diiklankan

Menyerahkan semula Sebut Harga / Tender kepada Urus Setia untuk dikaji semula (jika Perlu)

Notis Dipaparkan dalam papan kenyataan / Lawan Web

Jika ada taklimat/lawatan tapak jemputan taklimat / lawatan akan dihantar kepada pembekal yang layak

Pembekal yang berminat boleh membuat pendaftaran kehadiran

Jika tiada taklimat / lawatan tapak dokumen tawaran akan dihantar kepada pembekal yang layak

Jawatankuasa Spesifikasi Urus Setia Pelulus Iklan Sistem Pelulus Jawatankuasa

Dokumen


Kerajaan Profil

Syarikat Laporan

Pembuka Sebutharga

Dokumen Sokongan



Surat Setuju Terima

Kontrak Perjanjian

Iklan Sebutharga

ya

X

Penyediaan Spesifikasi /

Kriteria Penilaian

tidak

ya

X

Penyediaan

Jawatankuasa, Jadual

Iklan dan Dokumen

Tawaran

Y

Notis Iklan

Lulus ?

Taklimat

/lawatan

tapak

MS ISO 9001:2015


CARTA ALIR PROSEDUR KERJA TANGGUNGJAW

AB

REKOD /DOKUMEN

4.10 Agensi hendaklah membuat pendaftaran kehadiran pada tarikh taklimat / lawatan tapak

Pendfataran kehadiran taklimat hanya dibenrkan kepada wakil pembekal yang didaftarakan dalam modul Pengurusan Pembekal

Dokumen tawaran akan diserahkan kepada pembekal berdasarkan pendaftaran kehadiran dan kriteria kelayakan pembekal

4.11

Menyediakan cadangan teknikal dan kewangan

Menghantar tawaran sebelum tarikh tutup

Menyerahkan sampel sekiranya perlu

4.12 Paparan jadual harga di papan kenyataan portal

Urus Setia / Pembantu Urus Setia Pembekal Sistem

Dokumen


Kerajaan Profil

Syarikat Laporan

Pembuka Sebutharga

Dokumen Sokongan



Surat Setuju Terima

Kontrak Perjanjian

Iklan Sebutharga

X

Pendaftaran Taklimat /

Lawatan Tapak

A

Penyediaan

Cadangan

Y

Penutupan Notis Iklan

MS ISO 9001:2015


ii) CARTA ALIR PENILAIAN SATU (1) PERINGKAT


/DOKUMEN

4.13 Semakan kelayakan: * Penyerahan dokumen * Dokumen lengkap dan betul * Penyerahan sampel (jika ada)

Penyisihan pembekal yang tidak menepati kriteria pematuhan

Dokumen tawaran yang melepasi kelayakan untuk dinilai akan dibawa ke proses seterusnya

Menjana laporan penilaian 4.14

Menilai tawaran teknikal

Hanya pembekal yang melepasi penilaian teknikal layak dibawa untuk penilaian kewangan

Menjana laporan penilaian

4.15 4.16

Menilai tawaran kewangan

Menjana laporan penilaian

Membuat pengesyoran kepada PBM berdasarkan laporan jawatankuasa.

Melengkapkan kertas taklimat 4.17

Memuktamadkan pembekal berdasarkan laporan dan Jawatankuasa Penilaian

Jawatankuasa membuat keputusan untuk:- * Pemilihan Terus * Pemilihan Pelbagai

Bidaan

1 Peringkat a) Jawatankuasa Penilaian 2 Peringkat a) Jawatankuasa Pembuka b) Jawatankuasa Penilaian Teknikal Urus Setia Urus Setia Urus Setia Jawatankuasa Sebut Harga / Lembaga Perolehan

Dokumen


Kerajaan Profil

Syarikat Laporan

Pembuka Sebutharga

Dokumen Sokongan



Surat Setuju Terima

Kontrak Perjanjian

Iklan Sebutharga

Bidaan

Semakan Dokumen

Pematuhan

C

Penilaian Teknikal

A

Penilaian Kewangan

Pengesyoran kepada

PBM

Memuktamadkan

Pemilihan

Pembekal

D

E

Pemilihan

Terus

Pemilihan

Pelbagai

MS ISO 9001:2015


iii) CARTA ALIR PEMBELIAN TERUS


/DOKUMEN

4.18 Menyediakan dan menyerahkan Surat Niat (jika perlu) kepada pembekal bagu tujuan rundingan selain daripada harga

4.19

Menyemak Surat Niat

Menyetuju terima / Menolak Surat Niat

4.20 4.20

Pembekal perlu mengesahkan surat niat

Menyediakan dan menyerahkan Surat Setuju Terima kepada pembekal

4.21 4.22 4.23

Menyemak Surat Setuju Terima

Setuju terima / Tolak Surat Setuju Terima

Penyedian Kontrak

Mengeluarkan pesanan bagi pemenuhan bekalan / perkhidmatan kepada pembekal

Urus Setia Urus Setia Pembekal Urus Setia Pembekal Pentadbir Kontrak Peminta

Dokumen


Kerajaan Profil

Syarikat Laporan

Pembuka Sebutharga

Dokumen Sokongan



Surat Setuju Terima

Kontrak Perjanjian

Iklan Sebutharga

Ya

Penyediaan Surat

Niat

C

Pengesahan Surat

Niat

Penyediaan Surat

Setuju Terima

Tidak

Perlu Surat

Niat

Pengesahan Surat

Setuju Terima

Pengurusan Kontrak

Pemenuhan Bekalan

/ Perkhidmatan

MS ISO 9001:2015


iv) CARTA ALIR PEMILIHAN PELBAGAI


/DOKUMEN

4.24 Menyediakan dan menyerahkan Surat Niat kepada pembekal yang disenarai pendek bagi tujuan rundingam harga dan lain-lain

4.25

Menyemak Surat Niat

Setuju terima / Menolak Surat Niat

4.26 4.27

Mengunci masuk hasil rundingan

Memuktamadkan pembekal 4.28 4.29 4.30 4.31

Menyediakan dan menyerahkan Surat Setuju Terima kepada satu pembekal atau lebih berdasarkan keputusan


Setuju terima / tolak surat setuju terima

Penyediaan Kontrak

Mengeluarkan pesanan bagi pemenuhan bekalan / perkhidmatan kepada pembekal

Urus Setia Pembekal Urus Setia Jawatankuasa Sebutharga / Lembaga Perolehan Urus Setia Pembekal Pentadbir Kontrak Peminta

Dokumen


Kerajaan Profil

Syarikat Laporan

Pembuka Sebutharga

Dokumen Sokongan



Surat Setuju Terima

Kontrak Perjanjian

Iklan Sebutharga

Penyediaan Surat

Niat

D

Pengesahan Surat

Niat

Penyediaan Surat

Setuju Terima

Pengesahan Surat

Setuju Terima

Pengurusan Kontrak

Pemenuhan Bekalan

/ Perkhidmatan

Hasil Rundingan

Keputusan Akhir

MS ISO 9001:2015


v) CARTA ALIR BIDAAN


/DOKUMEN

4.32 Menetapkan tarikh bidaan dan nilai penurunan

Menghantar jemputan kepada semua pembekal yang layak

4.33

Proses bidaan pada tarikh dan masa yang ditetapkan

Pemantauan bidaan oleh Agensi

4.34 4.35

Menyediakan dan menyerahkan Surat Niat (jika perlu) kepada pembekal di kedudukan pertama bagi tujuan rundingan selain daripada harga

Menyemak Surat Niat

Menyetuju terima / Menolak Surat Niat

4.36 4.37

Menyediakan dan menyerahkan Surat Setuju Terima kepada pembekal


Setuju terima / tolak surat setuju terima

Urus Setia Sistem / Pembekal / Agensi Urus Setia Pembekal Urus Setia Pembekal

Dokumen


Kerajaan Profil

Syarikat Laporan

Pembuka Sebutharga

Dokumen Sokongan



Surat Setuju Terima

Kontrak Perjanjian

Iklan Sebutharga

Tidak

Ya

Penyediaan Jadual dan

Jemputan Bidaan

E

Pengesahan Surat

Niat

Pengesahan Surat

Setuju Terima

Kontrak

Pemenuhan Bekalan

/ Perkhidmatan

Penyediaan Surat

Niat

Perlu Surat

Niat

Bidaan atas talian

Penyediaan Surat

Setuju Terima

MS ISO 9001:2015


CARTA ALIR 5 ARAHAN PEMBAYARAN MELALUI 1gfmas


/DOKUMEN

5.1 Terima PO/CO/CW/WPUA/WO, Invois, Nota Debit, Nota Kredit atau lain-lain dokumen berkaitan yang telah disahkan.

5.2

Sediakan arahan pembayaran

5.3 5.4 5.5 5.6

Semak dan lakukan perakuan I. Jika tidak tepat, kuiri dan ulang langkah 2 hingga selesai. Sahkan ketepatan kod perakaunan tambahan jika ada. Jika tidak tepat, kuiri dan ulang langkah 2 hingga selesai Jika tidak berkaitan, terus ke langkah 5. Semak dan lakukan perakuan II. Jika tidak tepat, kuiri dan ulang langkah 2 hingga selesai. Semak status dan cetak Arahan Pembayaran setelah nombor EFT dijana. Failkan dokumen ikut turutan nombor siri. Buat Penilaian Prestasi Pembekal

Penyedia (PTJ) Penyedia (PTJ) Peraku I (PTJ) Penyemak (AO) Peraku II (PTJ) Penyedia (PTJ)

Borang

PergerakanDokumen 1gfmas

Invoice Penilaian

Prestasi Pembekal

MS ISO 9001:2015


CARTA ALIR 6 PROSES PEROLEHAN DAN BAYARAN DENGAN PESANAN KERAJAAN MELALUI ePEROLEHAN


/DOKUMEN

6.1 Semak paparan senarai tugas harian di sistem ePerolehan

6.2

Semak ketepatan kod perakaunan PO/CO dan sahkan. Sekiranya tidak tepat, kuiri. Nota: PO/CO perlu disediakan semula bagi menggantikan PO/CO yang telah dikuiri untuk disahkan semula oleh AO.

6.3 6.4

PTJ semak status semakan AO. Teruskan proses perolehan, penerimaan barang dan penerimaan invois di eP.

Penyemak (AO) Penyemak (AO) PTJ eP PTJ eP

Borang


Invoice Penilaian

Prestasi Pembekal

MS ISO 9001:2015



/DOKUMEN

6.5 Terima dokumen sokongan selepas Proses Padanan Bayaran di eP

6.6

Semak ketepatan data dan buat Perakuan I. Sekiranya tidak tepat, Rujuk Nota Penting di bawah.

6.7 6.8 6.9

Sahkan ketepatan kod termasuk kod perakaunan tambahan (Jika berkaitan). Jika tiada tambahan kod perakaunan, terus ke langkah 4. Semak ketepatan data dan buat Perakuan II. Semak status dan cetak Arahan Pembayaran setelah nombor EFT dijana. Failkan dokumen ikut turutan siri Buat Penilaian Prestasi Pembekal

Peraku 1 (PTJ) Peraku 1 (PTJ) Penyemak (AO) Peraku II (PTJ) Penyedia (PTJ)

Borang


Invoice Penilaian

Prestasi Pembekal

ms iso 9001:2015 pejabat kesihatan daerah kota … pengurusan perolehan .pdf · ms iso 9001:2015...

Documents