KURSUS INDUKSI PEGAWAI IMIGRESEN KP 17

KURSUS INDUKSI PEGAWAI IMIGRESEN KP 17

14 NOVEMBER 2008

TAJUK

14 NOVEMBER 2008

OBJEKTIF OBJEKTIF

MENERANGKAN SKOP PELAKSANAAN MS ISO 9001:2000 JABATAN IMIGRESEN MALAYSIA

1

2

3

4 MENGAMALKAN PROSEDUR YANG BETUL MENGIKUT DOKUMEN KUALITI YANG DIDOKUMEN

MEMAHAMI MS ISO 9001:2000DI JABATAN IMIGRESEN MALAYSIA

MENYATAKAN OBJEKTIF KUALITI JABATAN5

MEMAHAMI SEJARAH MS ISO 9001:2000DI JABATAN IMIGRESEN MALAYSIA

Skop TaklimatSkop Taklimat

PENGENALAN KEPADA MS ISO 9001:2000

PELAKSANAAN MS ISO DALAM PERKHIDMATAN AWAM MALAYSIA

W H Y ?

W H E N ?

W H E R E ?

W H O ? H O W ?W H A

T ?

PEKELILING KEMAJUAN PENTADBIRAN AWAM

• Pekeliling Kemajuan Pentadbiran Awam Bil. 2/1996 (Garis Panduan Bagi Melaksanakan MS ISO 9000 Dalam Perkhidmatan Awam)

• Surat Pekeliling Kemajuan Pentadbiran Bil 2 /2002(Garis Panduan Bagi Melaksanakan MS ISO 9000:2000 Dalam Perkhidmatan Awam)

PENGENALAN KEPADA MS ISO 9001:2000

Rasional Pelaksanaan MS ISO 9000 Dalam Perkhidmatan Awam

Pada amnya, sebuah organisasi melaksanakan MSISO 9000 bagi memenuhi matlamat-matlamat berikut:

• untuk memenuhi kehendak pelanggan yang mahukan organisasi melaksanakan MS ISO 9000 sebelum pelanggan bersedia untuk membeli produk atau perkhidmatan yang dikeluarkan oleh  agensi; dan

• MS ISO 9000 dijadikan sebagai blueprint bagi usaha- usaha penambahbaikan dan peningkatan sistem kualiti  dalam organisasi bagi meningkatkan kecekapan dan  keberkesanan organisasi tersebut.

MENGAPA PERLU LAKSANAKAN MS ISO 9000 ? W H Y ?

APA ITU “ISO”?APA ITU “ISO”?`ISO’ `ISO’ bermaksud “bermaksud “equalequal” ”

nama samaran kepadanama samaran kepada

INTERNATIONAL ORGANISATION INTERNATIONAL ORGANISATION FOR STANDARDISATIONFOR STANDARDISATION (IOS)(IOS)

International Organization For International Organization For StandardizationStandardization

International Organization for standardizationInternational Organization for standardization beribu beribu pejabat di Geneva Switzerland. pejabat di Geneva Switzerland.

Pertubuhan bukan kerajaanPertubuhan bukan kerajaan Ditubuh pada 28 Februari 1947Ditubuh pada 28 Februari 1947 Mempunyai lebih dari 150 negara ahli – setiap negara Mempunyai lebih dari 150 negara ahli – setiap negara

diwakili oleh badan persijilandiwakili oleh badan persijilan Mempunyai lebih dari 180 teknikal komiti meliputi Mempunyai lebih dari 180 teknikal komiti meliputi

banyak sektor industri dan produkbanyak sektor industri dan produk Komiti bermesyuarat setiap empat tahun untuk Komiti bermesyuarat setiap empat tahun untuk

mewujud dan menyemak standardmewujud dan menyemak standard

INTERNATIONAL ORGANISATION INTERNATIONAL ORGANISATION FOR STANDARDISATION (IOS)FOR STANDARDISATION (IOS)

Tujuan:Tujuan:

“ “ untuk mempromosi untuk mempromosi pembangunan standard … untuk pembangunan standard … untuk memajukan kerjasama di memajukan kerjasama di kalangan negara ahli dalam kalangan negara ahli dalam bidang saintifik, ekonomi dan bidang saintifik, ekonomi dan teknologi”teknologi”

APA ITU MS ISO 9000

• Standard Sistem Pengurusan Kualiti dan bukan standard untuk produk atau perkhidmatan

• Berasaskan kepada dokumentasi ‘ Say what you do’ ‘ Do what you say’ ‘ Record what you did’ ‘ Check on the result’ ‘ Act on the difference’

• Mengutamakan pencegahan• Fokus kepada apa yang perlu dilakukan dan

bukan bagaimana hendak melakukannya

ISO 9000, adalah satu standard bertulis yang menetap dan menerangkan

klausa/elemen asas yang perlu ada dalam sistem kualiti bagi memastikan

perkhidmatan yang diberikan oleh sesebuah organisasi dapat memenuhi

kehendak pelanggan.

Apa itu ISO?Apa itu ISO?W H A T ?

CIRI-CIRI MS ISO 9000:2000CIRI-CIRI MS ISO 9000:2000

MEMBERI LEBIH TUMPUAN DAN PENEKANANMEMBERI LEBIH TUMPUAN DAN PENEKANAN

Komitmen Pengurusan AtasanKomitmen Pengurusan Atasan

Proses-proses Dalam OrganisasiProses-proses Dalam Organisasi

Kompetensi Anggota OrganisasiKompetensi Anggota Organisasi

Menilai Keberkesanan Prestasi Sistem Menilai Keberkesanan Prestasi Sistem Pengurusan Kualiti Secara BerterusanPengurusan Kualiti Secara Berterusan

ASAS PELAKSANAAN

Standard MS ISO 9001:2000 Dalam Perkhidmatan Awam

UNTUK TERUS BERUSAHA MENINGKATKAN KEBERKESANAN DAN KECEKAPAN

AGENSI DALAM MEMBEKALKAN PERKHIDMATAN BERKUALITI KEPADA PELANGGAN

UNTUK TERUS BERUSAHA MENINGKATKAN KEBERKESANAN DAN KECEKAPAN

AGENSI DALAM MEMBEKALKAN PERKHIDMATAN BERKUALITI KEPADA PELANGGAN

PENGURUSAN ATASAN

PENGURUSAN ATASAN

MEMAINKAN PERANAN PENTING DALAMPELAKSANAAN

MEMAINKAN PERANAN PENTING DALAMPELAKSANAAN

Empat Standard ISO Empat Standard ISO 9000:20009000:2000

ISO 9000ISO 9000: : Quality management systems - Quality management systems - ((Fundamentals and vocabularyFundamentals and vocabulary ) )

ISO 9001ISO 9001: : Quality management systems - Quality management systems - ((Requirements) Requirements) 

ISO 9004ISO 9004: : Quality management systems -  Quality management systems -  ((Guidance for Performance Improvement)Guidance for Performance Improvement)   

ISO 19011ISO 19011: Auditing: Auditing ((Guidelines on Quality and Environmental Auditing )Guidelines on Quality and Environmental Auditing )

APA ITU KUALITIAPA ITU KUALITI

Keseluruhan ciri-ciri dan sifat-sifat Keseluruhan ciri-ciri dan sifat-sifat sesuatu produk atau perkhidmatan sesuatu produk atau perkhidmatan yang dapat memenuhi kehendak yangyang dapat memenuhi kehendak yangdinyatakan atau yang tersirat dinyatakan atau yang tersirat

Contoh-contoh bagi perkhidmatan sepertiContoh-contoh bagi perkhidmatan sepertiketepatan, keselesaan, kesopanan, ketepatan, keselesaan, kesopanan, kecekapan, kebolehpercayaan, kecekapan, kebolehpercayaan, keselamatan dsb.keselamatan dsb.

Dasar KualitiDasar Kualiti(Quality Policy(Quality Policy))

Pernyataan mengenai hasrat kualiti pihakPernyataan mengenai hasrat kualiti pihakpengurusan atasan yang memberikanpengurusan atasan yang memberikantujuarah kepada organisasi mengenaitujuarah kepada organisasi mengenainilai dan amalan kualiti yang hendaknilai dan amalan kualiti yang hendakditerapkan.diterapkan.

Sistem Pengurusan KualitiSistem Pengurusan Kualiti(Quality Managements System)(Quality Managements System)

Struktur Organisasi, tanggungjawab, Struktur Organisasi, tanggungjawab, prosedur-prosedur, proses-proses dan prosedur-prosedur, proses-proses dan sumber bagi sumber bagi melaksanakan Sistem melaksanakan Sistem Pengurusan KualitiPengurusan Kualiti

KONSEP ISO 9000

PELANGGAN KEPASTIAN KUALITI

SISTEM KUALITI(Berasaskan ISO 9000)

DOKUMENTASI ISO 9000

• Manual Kualiti• Prosedur-prosedur Kualiti• Arahan Kerja• Dokumen-dokumen Sokongan (Tanggungjawab dan Kuasa)

INPUT PROSES OUTPUT

Keperluan untuk Kualiti

Organisasi

Kawalan Kawalan Verifikasi

CONTOH LOGO SIRIM

MS ISO 9001:2000 REG.NO:AR 3344

BILA JABATAN IMIGRESEN MELAKSANAKAN MS ISO 9000 ?

KRONOLOGI PELANCARAN DAN PERSIJILAN SISTEM KUALITI MS ISO 9002:1994 OLEH MAMPU

AKTIVITIAKTIVITI YANG TELAH DIPERSIJILKAN YANG TELAH DIPERSIJILKAN PELANCARANPELANCARAN PERSIJILANPERSIJILAN PERSIJILANPERSIJILAN

PERKHIDMATAN PENGURUSAN PASPORT PERKHIDMATAN PENGURUSAN PASPORT MALAYSIA (PPPM)MALAYSIA (PPPM)

01.07.199901.07.1999 15.12.199915.12.1999 15.12.200715.12.2007

PENGURUSAN KAWALAN KELUAR PENGURUSAN KAWALAN KELUAR MASUK IMIGRESEN (PKKM)MASUK IMIGRESEN (PKKM)

01.07.200101.07.2001 15.01.200215.01.2002 15.01.201015.01.2010

Pada tahun 1998, pihak pengurusan atasan dalam Mesyuarat Kualiti, Imej dan Keutuhan peringkat Ibu Pejabat, telah memutuskan penubuhan Task Force untuk membantu

merealisasikan pelaksanaan MS ISO 9000. Pada bulan Januari 1999, Pasukan Petugas Program MS ISO 9000 ditubuhkan.

W H E N

?

KRONOLOGI PELANCARAN DAN PERSIJILAN SISTEM KUALITI MS ISO 9001: 2000 OLEH SIRIM

AKTIVITIAKTIVITI YANG TELAH DIPERSIJILKAN YANG TELAH DIPERSIJILKAN PELANCARANPELANCARAN PERSIJILANPERSIJILAN

PERKHIDMATAN PENGURUSAN PASPORT PERKHIDMATAN PENGURUSAN PASPORT MALAYSIA (PPM)MALAYSIA (PPM)

15.03.200415.03.2004 20.08.200420.08.2004

PENGURUSAN KAWALAN KELUAR MASUK PENGURUSAN KAWALAN KELUAR MASUK IMIGRESEN (PKKM)IMIGRESEN (PKKM)

15.03.200415.03.2004 20.08.200420.08.2004

JUMLAH = 2 AKTIVITI TERAS (CORE JUMLAH = 2 AKTIVITI TERAS (CORE BISINESS) DI BISINESS) DI 84 84 LOKASI LOKASI 15.03.200415.03.2004 20.08.200420.08.2004

APA YANG DILAKSANAKAN ?

DI MANA DILAKSANAKAN ?

SKOP AKTIVITISKOP AKTIVITI SKOP LOKASISKOP LOKASI

PENGURUSAN PASPORT PENGURUSAN PASPORT MALAYSIA (PPM)MALAYSIA (PPM)

36 Pejabat Pengeluar di Seluruh Negara36 Pejabat Pengeluar di Seluruh Negara

16 Pejabat Penerima di Semenanjung16 Pejabat Penerima di Semenanjung

PENGURUSAN KAWALAN PENGURUSAN KAWALAN KELUAR MASUK (PKKM)KELUAR MASUK (PKKM)

7 Pintu Keluar Masuk Melalui Udara7 Pintu Keluar Masuk Melalui Udara

13 Pintu Keluar Masuk Melalui Darat13 Pintu Keluar Masuk Melalui Darat

13 Pintu Keluar Masuk Melalui Laut13 Pintu Keluar Masuk Melalui Laut

Jumlah = 2 aktiviti teras (core business) di 84 lokasiJumlah = 2 aktiviti teras (core business) di 84 lokasi

SKOP AKTIVITI DAN LOKASI PELAKSANAAN SISTEM KUALITI MS ISO 9001:2000

SKOP W H A T ?

W H E R E ?

APA YANG DILAKSANAKAN ?

DI MANA DILAKSANAKAN ?

SKOP AKTIVITISKOP AKTIVITI SKOP LOKASISKOP LOKASI

PENGURUSAN VISA, PENGURUSAN VISA, PAS & PERMITPAS & PERMIT

PEKERJA ASINGPEKERJA ASING

PAS PENGGAJIANPAS PENGGAJIAN

PENGUATKUASAANPENGUATKUASAAN

PENGUSIRAN PENGUSIRAN

IBU PEJABAT PUTRAJAYA IBU PEJABAT PUTRAJAYA

WILAYAH PERSEKUTUAN KUALA LUMPURWILAYAH PERSEKUTUAN KUALA LUMPUR

NEGERI SELANGOR NEGERI SELANGOR

NEGERI SEMBILAN NEGERI SEMBILAN

SEMUA AKTIVITI & SELURUH NEGERI SEMUA AKTIVITI & SELURUH NEGERI

MAR - APRIL 2009MAR - APRIL 2009

SEMUA AKTIVITI JABATAN IMIGRESEN

SKOP

PELANCARAN PELANCARAN

PADA 1 DISEMBER 2008PADA 1 DISEMBER 2008

35 PEJABAT PENGELUAR

PASPORT MALAYSIA1. Johor Bahru

2. Batu Pahat

3. Kuantan

4. Raub

5. Temerloh

6. Alor Setar

7. Bukit Kayu Hitam

8. Langkawi

9. Sungai Petani

10. Pulau Pinang

11. Georgetown

12. Melaka

13. K.Terengganu

14. Shah Alam

15. Subang

16. Kajang

17. Pelabuhan Kelang

18. Kota Kinabalu

19. Tawau

20. Sandakan

21. Labuan

22. Kuching

23. Miri

24. Bintulu

25. Limbang

26. Sibu

27. Ipoh

28. Taiping

29. Teluk Intan

30. Lumut

31. Kota Bharu

32. WP K.Lumpur

33. Wangsa Maju

34. Kangar

35. Seremban

36. Bhg. Keselamatan & Pasport (H)

16 PEJABAT PENERIMA PASPORT MALAYSIA

1. Kuala Perlis

2. Padang Besar

3. Port Dickson

4. Pengkalan Hulu

5. Besut

6. Kemaman

7. Kerteh

8. Dungun

9. Rantau Panjang

10.Pengkalan Kubor

11.Segamat

12.Kukup

13.Muar

14.Mersing

15.Tg. Pengelih

16.Kuala Lipis

1. LTA Langkawi

2. LTA Bayan Lepas

3. KLIA

4. LTA Sultan Ismail Senai

5. LTA Sultan Ahmad Shah Kuantan

6. LTA Kuching

7. LTA Kota Kinabalu

PINTU KELUAR MASUKMELALUI UDARA

1. Tambak Johor2. Kompleks Sultan Abu Bakar3. Tg. Puteri4. KTM Johor Bahru5. Padang Besar6. KTM Padang Besar

PINTU KELUAR MASUKMELALUI DARAT

7. Bukit Kayu Hitam8. Pengkalan Hulu9. RRantau Panjang10.Pengkalan Kubor11.Tebedu12.Sungai Tujoh13.Tedungan

1. Jeti Langkawi

2. Pelabuhan Tg. Lembong

3. Pelabuhan Kelang Utara

4. Pelabuhan Kelang Barat

5. Pelabuhan Melaka

6. Pelabuhan Pasir Gudang

PINTU KELUAR MASUKMELALUI LAUT

7. Jeti Kukup

8. Jeti Stulang Laut

9. Tanjung Belungkor

10.Pelabuhan Kuantan

11.Pelabuhan Kemaman

12.Dermaga Labuan

13.Demaga Bintulu

II Manual KualitiManual Kualiti

IIII26 Prosedur PKKM26 Prosedur PKKM

14 Prosedur PPM14 Prosedur PPM

17 Prosedur PK ( PS )17 Prosedur PK ( PS )

IIIIII 67 Arahan Kerja untuk PKKM67 Arahan Kerja untuk PKKM

37 Arahan Kerja untuk PPM37 Arahan Kerja untuk PPM

IVIV Senarai Induk / Rekod KualitiSenarai Induk / Rekod Kualiti

Dokumen SPK Jabatan Imigresen

KEPERLUAN STANDARD MS ISO 9001:2000

DOKUMEN PROSEDUR KUALITI JABATAN IMIGRESEN

SIJIL MS ISO 9001:2000 JABATAN IMIGRESEN MALAYSIA

BAGAIMANA MS ISO 9001:2000DILAKSANAKAN DI JABATAN IMIGRESEN H O

W ?

• AUDIT DALAMAN - 2 KALI SETAHUN

• AUDIT LUARAN – SEKALI SETAHUN OLEH SIRIM QAS BERHAD

• KUTIPAN DATA – DARI OBJEKTIF KUALITI

• MESYUARAT KAJIAN SEMULA PENGURUSAN –

2 KALI SETAHUN

SIAPA YANG TERLIBAT ? (WHO)

Pengurusan Pengurusan AtasanAtasan

Seorang atau sekumpulan orang yang memberi arahan dan mengawal Seorang atau sekumpulan orang yang memberi arahan dan mengawal organisasi pada peringkat teratasorganisasi pada peringkat teratas

Wakil Wakil PengurusanPengurusan

Seorang yang perlu dilantik oleh Seorang yang perlu dilantik oleh Pengurusan Atasan untuk Pengurusan Atasan untuk mengurus, memantau, menilai mengurus, memantau, menilai dan menyelaras SPK.dan menyelaras SPK.

TKPITKPI

Dibantu oleh:Dibantu oleh:

PQIP- Pasukan ISOPQIP- Pasukan ISO

KAD – Audit KAD – Audit Dalaman ISODalaman ISO

Timbalan Timbalan Wakil Wakil PengurusanPengurusan

Pegawai yang dilantik oleh Pegawai yang dilantik oleh Ketua Agensi untuk membantu Ketua Agensi untuk membantu Wakil Pengurusan dalam Wakil Pengurusan dalam memastikan keberkesanan SPK memastikan keberkesanan SPK yang terletak di bawah kawalan yang terletak di bawah kawalan merekamereka

Semua PINSemua PIN

PB(H)PB(H)

PB(C)PB(C)

KI KLIAKI KLIA

KI TJKI TJ

Dibantu oleh:Dibantu oleh:

PQN/Penyelaras QPQN/Penyelaras Q

Urusetia ISO / Urusetia ISO /

Urusetia QUrusetia Q

PelaksanaPelaksana Semua warga JIM yang melaksanakan tugas dan yang akan memberi Semua warga JIM yang melaksanakan tugas dan yang akan memberi kesan kepada kualiti perkhidmatankesan kepada kualiti perkhidmatan

FAEDAH PELAKSANAAN MS ISO 9001: 2000

Kejayaan mendapat persijilan MS ISO 9001: 2000 dapat memberi keyakinan kepada pelanggan bahawa perkhidmatan yang dihasilkan mempunyai tahap kualiti yang diiktiraf pada peringkat antarabangsa.

PENGENALAN KEPADA MS ISO 9000

PELAKSANAAN MS ISO 9000DI JABATAN IMIGRESEN MALAYSIA

• Membolehkan pegawai

memberi tumpuan kepada kehendak pelanggan

• Mengurangkan kesilapan semasa bekerja

• Menggalakan pematuhan kepada kualiti

• Menjalankan tugas secara berfokus, jelas dan terancang

• Meningkatkan kecekapan bekerja

• Memastikan tahap kualiti perkhidmatan konsisten

HASIL DARIPELAKSANAAN

MS ISO 9001: 2000

FAEDAH-

FAEDAH

Dasar Kualiti

Dasar Kualiti Jabatan Imigresen Malaysia:

““Jabatan Imigresen Malaysia sentiasa beriltizam untuk menyediakan perkhidmatan

imigresen yang cemerlang bagi memenuhi keperluan pelanggannya. Pengurusan imigresen hendaklah melaksanakan penambahbaikan yang

berterusan berasaskan MS ISO 9001 : 2000”

Objektif Kualiti

Dasar Kualiti hendaklah bersesuaian, dihebahkan, difahami oleh setiap pegawai dan di kaji semula

Hendaklah boleh diukur, boleh dicapai, realistik dan Selaras dengan Dasar Kualiti

BRAIN TEASERA

R O A D

R

A

D

MS ISO 9001:2000 JABATAN IMIGRESEN MALAYSIA UJI MINDA

1. APA MAKNA MS ISO ? MS -………………………………………… ISO -…………………………………………

2. BILA JABATAN DI PERSIJILKAN MS ISO ? .........................................................

3. BERAPAKAH SKOP (KOR BISNES) MS ISO DI

JABATAN ? ................................................................................

.

4. APAKAH SKOP (KOR BISNES) MS ISO DI JABATAN ? ............................................................................

5. NAMAKAN PEKELILING BERKAITAN GARIS PANDUAN MELAKSANAKAN MS ISO 001:2000 DALAM PERKHIDMATAN AWAM ?

..............................................................................

6. APAKAH PRINSIP ASAS MS ISO 9000 ?.............................................................. ............................................................................................................................ ..............................................................

7. SIAPAKAH PENGURUSAN ATASAN DI DALAM MS ISO 9001:2000 JABATAN?.............................................................

8. APAKAH KEDUDUKAN SEMUA PENGARAH IMM NEGERI DAN BAHAGIAN DI DALAM MS ISO9001:2000 JABATAN?................................................................................

9. APA FAEDAH –FAEDAH PELAKSANAAN MS ISO 90001:2000 ?.................................................................................

10. APAKAH DASAR KUALITI JABATAN ?................................................................................

SEBARANG KEMUSKILAN / PERTANYANTEL : 03 88801247/1250/1255 @ e_mail- roznain@imi.gov.my

SEKIAN….TERIMA KASIH