MANUAL SMM 4.0 ONLINE

KANDUNGAN

1. PENGENALAN

2. PERSEDIAAN FAIL DARI SMM OFFLINE2.1 Regional setting2.2 Nama Kelas2.3 Naik Kelas2.4 Eksport Sekolah

3. MUATNAIK KE SMM 4.0 ONLINE (admin)3.1 Periksa Data3.2 Ujian Keserasian (Import Semula ke SMM offline)

4. NAVIGASI & FUNGSI4.1 Pelarasan Default Pilihan4.2 Senarai mengikut Kelas4.3 Senarai mengikut Tahun/Tingkatan4.4 Senarai Keseluruhan4.5 Maklumat Terperinci Murid4.6 Ubah Maklumat Murid4.7 Jalan pintas untuk ubah4.8 Daftar Pelajar4.9 Fungsi eksport individu4.10 Fungsi Eksport pilihan4.11 Fungsi Eksport Keseluruhan4.12 Fungsi Padam Individu4.13 Fungsi ubah nombor kad pengenalan/Sijil Lahir4.14 Padam Pilihan4.15 Padam Keseluruhan (admin)4.16 Naik Kelas Global (admin)4.17 Ubah Nama Kelas Pilihan4.18 Semakan Tiada Maklumat4.19 Kesan penggunaan (Tracking log) [admin]

5. EKSPORT, MUAT-TURUN DAN SOKONGAN (BACKUP)5.1 Eksport Individu5.2 Eksport Pilihan5.3 Eksport Semua Pelajar & Sekolah

1

5.4 Sokongan (backup)[admin]

6. IMPORT KE SMM OFFLINE (admin)6.1 Unzip / Extract File6.2 Padam Maklumat SMM Offline6.3 Import ke SMM offline

7. MASALAH YANG SERING DI HADAPIDibahagikan kepada dua 1.SMM Online , 2. SMM offline

7.1 SMM Online7.1.1 Tidak boleh masuk ke bahagian SMM7.1.2 Tiada maklumat sekolah dan tiada maklumat pelajar di pamerkan7.1.3 Sebahagian maklumat sekolah dan sebahagian maklumat pelajar7.1.4 Sebahagian maklumat sekolah, tiada maklumat pelajar7.1.5 Hampir semua error pada tarikh lahir dan tarikh masuk sekolah7.1.6 Daftar Pelajar baru, setelah simpan , tidak dapat ke muka 2.7.1.7 Maklumat bantuan tiada atau tidak disimpan7.1.8 Maklumat bantuan Agensi Lain tiada atau tidak disimpan7.1.9 Maklumat Tanggungan tiada atau tidak disimpan7.1.10 Auto Lagout7.1.11 Jumlah pelajar pada senarai, bewarna merah7.1.12 Tidak boleh atau tiada fungsi ubah nama kelas lebih dari seorang pelajar7.1.13 Tiada fungsi ubah tingkatan/tahun lebih dari seorang pelajar7.1.14 Jumlah Keseluruhan pelajar tidak sama dan melebihi data dari SMM offline

7.2 SMM Offline 7.2.1 Tidak boleh import semula ke SMM offline7.2.2 Jumlah senarai Sila Semak Pendapatan Ibu berbeza

8. CARIAN8.1 Carian Pelajar8.2 Carian Bapa atau Ibu

2

1. PENGENALANSMM 4.0 dibina oleh syarikat Mechatronic Gallery (www.mechatronicg.com) mengikut format SMM offline dengan beberapa ciri tambahan bagi memudahkan pengguna. Walaubagaimanapun SMM offline masih diperlukan untuk mencetak laporan. Struktur pengkalan data disalin dari ms access pada sistem SMM offline, menggunakan mysql sebagai pengkalan data dan php bagi portal dan sistem. SMM 4.0 di bina secara modul. Sistem boleh di naik taraf dan ditambah fungsi degan lebih mudah oleh pembina sistem. Portal dan sistem bagi tujuan kegunaan sekolah di tempatkan di http://www.sistem.my sebagai pusat sehenti.Untuk mencuba setiap sistem yang di bangunkan lawati : http://test.mechatronicg.com

2. PERSEDIAAN FAIL DARI SMM OFFLINETerdapat dua cara untuk menyediakan (eksport) fail dari SMM komputer anda. Perkara 2.1 - 2.2 berikut perlu diberi perhatian.

2.1 Regional Setting (admin)

2.1.1 Kesilapan yang sering dilakukan oleh Guru Kelas dan juga Guru data adalah tidak membetulkan Regional setting sebelum maklumat pertama kali dimasukan.

2.1.2 Terdapat kes di mana tarikh bagi data yang dimasukkan (tanpa membetulkan regional setting terlebih dahulu) tetap tidak berubah selepas regional setting di betulkan. Kesan dari kesilapan adalah pada tarikh iaitu tarikh lahir, tarikh masuk sekolah & tarikh kemaskini ( Rujuk 2.1.8 ii bagi format tarikh yang betul), pemisah (separator) setiap data ( , koma bagi pemisah - betul, ; koma bernokhtah - salah).

2.1.3 Data tidak boleh digabungkan sekiranya di ambil dari komputer yang berlainan regional setting.

2.1.4 Begitu juga data yang di muat naik ke SMM 4.0 online yang mana regional setting tidak dibetulkan juga akan menghadapi masalah untuk digabungkan semula ke SMM offline.

2.1.5 Kesalahan (Error) pada tarikh lahir, tarikh masuk sekolah dan tarikh kemaskini akan ditanda dengan ‘err!’ .

2.1.6 Fail dengan error ini menyebabkan fail SMM 4.0 Online tidak boleh digabung semula ke SMM offline.

2.1.7 Tarikh yang tidak dimasukkan atau dibiarkan kosong juga ditanda ‘err!’ tetapi tidak kritikal dan boleh di abaikan.

2.1.8 Apa yang anda perlu buat ialah:i) Buka SMM 4.0 Online, klik Sekolah & Semua Pelajar di bahagian EKSPORT, rujuk 5.3 untuk ekport ke SMM offline. Sekiranya fail boleh di gabungkan di SMM offline. Sila abaikan error

3

tersebut.ii)Sekiranya fail tidak boleh digabungkan, hapuskan semua maklumat pada SMM online, betulkan dahulu regional setting pada komputer anda, pastikan tarikh betul mengikut format “dd/MM/yyyy” iaitu 2 digit hari diikuti 2 digit bulan dan 4 digit tahun, ekport dengan merujuk langkah pada 2.4.2 atau 2.4.3

2.1.9 Regional Setting perlu dibetulkan sebelum fail dieksport dan dimuat-naik dan pastikan tarikh mengikut format 2.1.8 ii diatas.

2.1.10 Cara membetulkan Regional Setting adalah sebagaimana berikut:

a) Buka SMM offline, Di bahagian Kemudahan Regional Setting klik Betulkan Secara Automatik. Rujuk gambar di bawah:

b) Periksa tarikh lahir, tarikh masuk sekolah. Format mestilah mengikut 2 digit haribulan, 2 digit bulan dan 4 digit tahun.

2.2 Nama Kelas

2.2.1 Nama Kelas perlu ada dan sama dari segi ejaan dan huruf (besar/kecil) bagi setiap pelajar yang berada dalam kelas yang sama.

2.2.2 Nama Kelas bagi SMM 4.0 Online adalah case-sensitive (bagi pendaftaran baru,nama kelas akan ditukar kepada huruf besar secara automatik). Contoh 1, kelas 1A adalah tidak sama degan kelas 1a.Contoh 2, kelas Amanah tidak sama dengan kelas AMANAH

2.2.3 Biasanya bagi kelas Pra sekolah yang ada satu kelas, nama kelas tidak dimasukkan. Sistem SMM online tidak dapat mengenal pasti kelas yang tiada nama. Nama kelas yang dibiarkan kosong akan di tanda degan dash (-).

2.3 Naik Kelas

2.3.1 Sekiranya senarai adalah dari pelajar tahun sebelumnya, pada SMM offline sila gunakan fungsi naik kelas global terlebih dahulu sebelum fail di eksport.

4

2.3.2 Terdapat kes dimana data telah di muat naik dan guru data terlupa untuk klik naik kelas global, menyebabkan data baru bercampur dengan data lama. Kerja untuk mengasingkan agak sukar, adalah lebih selamat untuk di naik kelas sebelum di muat naik.

2.4 Eksport (SMM offline)

2.4.1 Setelah perkara 2.1 – 2.3 telah di pastikan betul, ikut langkah-langkah berikut untuk eksport data dari komputer anda.

2.4.2 Cara 1 - satu fail jenis zip iaitu datahem (datahem.zip)a) Buka aplikasi SMM Offline pada komputer andab) Klik Import/Eksport Sekolah Eksport Semuac) Masej pemberitahuan eksport akan dipaparkan, klik okd) Lokasi fail yang telah siap berada di C:\HEM\datahem.zipe) Fail ini dihasilkan walaupun komputer anda tiada pemacu A (Floppy Disk Drive)f) Pastikan kelima-lima fail text(sila rujuk nama fail text pada 2.4.3 di bawah) wujud dalam datahem.zip

5

2.4.3 Cara 2 – lima fail jenis text (TBantuan.txt, TBantuanAl.txt, TMurid.txt, TLBSek.txt dan TTanggung.txt)a) Buka aplikasi SMM Offline pada komputer andab) Klik Import/eksport JPN/PPD Pemacu Pilihan Eksport c) Pada Sila Pilih Pemacu, pilih C:\d) Klik Teruskane) Masej pemberitahuan eksport akan dipaparkan, klik okf) Klik My Computer dan klik pada C:\g) Pastikan kelima-lima fail (TBantuan.txt, TBantuanAl.txt, TMurid.txt, TLBSek.txt dan TTanggung.txt) ada dan mengandungi data. Klik pada fail untuk melihat isi kandungan setiap fail.h) Kelima-lima fail ini telah sedia untuk di muat naiki) Fail ini juga boleh di ‘zip’ kan, pilih semua fail text [rujuk g) diatas], klik kanan pada salah satu fail dan pilih Sent To Compressed (zipped) folder dan namakan fail sebagai datahem (datahem.zip), dan di muat naik hanya satu fail. Rujuk 2.4.2

6

3.0 MUATNAIK KE SMM 4.0 ONLINE (admin)Setelah fail disediakan dari SMM offline (rujuk 2.4). Login ke portal sekolah dan klik SMM. Sekiranya anda tidak boleh buka SMM dan ada masej “You are not allowed to enter this area”dan tidak boleh logout, jangan risau, tutup sahaja browser, anda telah logout secara automatik. Maklumkan kepada Pentadbir laman atau Guru data sekolah. Sekiranya SMM boleh di buka teruskan dengan langkah di bawah.

3.0.1 Di bahagian Menu Utama SMM online, klik SEKOLAH & SEMUA PELAJAR di bahagian IMPORT SMM

3.0.2 Pada paparan Import Fail & Proses terdapat 2 cara untuk muat naik fail

Cara 1, Muat naik 1 fail jenis zip. Rujuk 2.4.2 bagi penyediaan fail zip.

7

a) Klik Browse, klik My Computer, C:\ , klik folder HEM,

b) Klik fail datahem.zip dan klik Open atau dwiklik terus pada fail datahem.zip

c) Klik MUATNAIK & PROSES

Cara 2. Muat naik fail jenis text. Sila rujuk 2.4.3 cara menyediakan fail text.

a) Klik Browse untuk pilih fail text pada C: computer anda

b) Fail yang di pilih mestilah menyamai nama fail yang terdapat di paparan IMPORT FAIL & PROSES

c) Setelah kelima-lima fail di pilih, klik butang MUATNAIK & PROSES

d) Anda akan di bawa ke Menu Utama SMM setelah selesai muat naik dan proses menyalin fail ke pengkalan data SMM online.

e) Fail yang telah dimuat naik akan di pamerkan disebelah setiap butang browse (rujuk gambar diatas). Klik nama fail untuk melihat kandungan.

f) Klik ikon Padam Fail ini untuk padamkan fail text yang telah di muat naik.

g) Klik ikon Import Fail ke Pengkalan data. Fungsi ikon ini adalah untuk menggantikan maklumat yang telah di salin ke pengkalan data dengan maklumat yang ada dalam text fail asal yang di muat naik.

8

h) Sekiranya fail text masih wujud, anda tidak perlu muat naik fail dari komputer anda, hanya klik butang MUATNAIK & PROSES untuk menyalin maklumat dari text fail ke pengkalan data.

3.1 Periksa Data

3.1.1 Periksa tarikh lahir dan tarikh masuk sekolah dan tarikh kemaskini. Sekiranya hampir semua tarikh terdapat error “err!” , ada kemungkinan regional seting tidak dibetulkan (rujuk 2.1) , maklumkan kepada admin untuk di buat Ujian keserasian (rujuk 3.1.2).

3.1.2 Ujian Keserasian (admin)Untuk pastikan data boleh di pindah semula, sila rujuk 5.3 – 6.3Sekiranya berjaya di gabungkan semula ke SMM offline, data online sudah sedia untuk diubah atau ditambah. Abaikan tanda ‘err!’.

4.0 NAVIGASI & FUNGSI

4.1 Pelarasan Default Pilihan (admin)4.1.1 Fungsi Pelarasan default pilihan adalah untuk memudahkan Guru Kelas bagi pendaftaran

baru dengan tidak lagi perlu mengisi maklumat yang sama bagi majoriti pelajar.4.1.2 Contoh pilihan ialah pilihan negeri, default pilihan negeri di laras mengikut negeri pengguna,

poskod, agama dan lain-lain.

9

4.2 Senarai mengikut Kelas

4.2.1 Klik pada nama kelas dari senarai untuk memaparkan senarai hanya dari kelas pilihan4.2.2 Terdapat pilihan eksport, kemaskini dan Tukar Nama Kelas di bahagian bawah senarai.

4.3 Senarai mengikut Tahun/Tingkatan4.3.1 Senarai semua kelas dari tahun atau tingkatan yang sama.4.3.2 Senarai disusun mengikut turutan kelas dan abjad4.3.3 Terdapat pilihan eksport, kemaskini dan ubah nama kelas di bahagian bawah senarai. Rujuk

gambar pada 4.2.3

4.4 Senarai Keseluruhan4.4.1 Senarai keseluruhan boleh di paparkan dari menu utama SMM online, klik pada Senarai

Keseluruhan. Hanya 50 orang pelajar di paparkan bagi setiap muka.4.4.2 Boleh juga diklik di bahagian navigasi kelas

10

4.5 Maklumat Terperinci Murid4.5.1 Klik nama pelajar dari senarai kelas.4.5.2 Maklumat terperinci pelajar akan dipaparkan. Maklumat ini hanya untuk paparan dan tidak

boleh di ubah. Terdapat 3 butang di bahagian atas kiri iaitu, Ubah, Padam & Eksport.

4.5.3 Untuk mengubah maklumat pelajar klik pada butang Ubah 4.5.4 Untuk mengeksport pelajar ini klik butang Eksport Pelajar Ini. Hanya pelajar ini sahaja yang

akan dieksport untuk digabungkan pada SMM offline.4.5.5 Untuk Padamkan pelajar ini, klik butang Padam

4.6 Ubah Maklumat MuridSemua maklumat termasuk nombor kad pengenalan boleh diubah kecuali Negara asal.

4.7 Jalan pintas untuk ubahSetelah Login, klik Nama Kelas yang anda kehendaki, klik ikon ubah disebelah kanan pelajar yang anda ingin ubah.

11

4.8 Daftar/Tambah Pelajar4.8.1 Sekiranya maklumat sekolah telah ada(dimuat naik dari SMM offline atau daftar sekolah), klik

butang Daftar Pelajar (Pihak Sekolah). 4.8.2 Sekiranya tiada maklumat sekolah, import dari SMM offline (rujuk 2.0 – 3.0 terlebih dahulu),

atau sekiranya tiada maklumat SMM offline, klik Daftar Sekolah. Isi no kod sekolah (penting), nama sekolah dan lain-lain. Setelah siap dan di simpan, klik Daftar Pelajar (Pihak Sekolah).

4.8.3 Di bahagian atas kiri terdapat ikon dan pautan SET DEFAULT PILIHAN, hanya pentadbir laman (web admin) sahaja yang boleh mengubah default pilihan. Sila rujuk 4.1 untuk maklumat default pilihan.

4.8.4 Isi maklumat sebagamaina pada borang, klik butang ‘Simpan & Ke Muka 2’ untuk ke bahagian kedua.

4.8.5 Pada muka 2, Sila klik OK pada hujung sebelah kanan sekiranya ada maklumat yang diisi pada ketiga-tiga bahagian, iaitu jenis bantuan, jenis bantuan agensi lain dan maklumat tanggungan.

12

4.9 Fungsi eksport individu4.9.1 Klik SMM setelah login, klik nama pelajar dari senarai kelas yang dipilih.4.9.2 Pada paparan maklumat pelajar terdapat 3 butang, ubah, eksport dan padam di sebelah

atas kiri.

4.9.3 Klik pautan Eksport Pelajar Ini Klik Save pada dialog box pilih lokasi untuk disimpan fail. Fail adalah jenis zip. Bagi pengguna Windows Vista, sila install winrar terlebih dahulu. Rujuk 4.11.4 di bawah.

4.10 Fungsi Eksport pilihan4.10.1 Sekiranya ada beberapa orang pelajar dari kelas yang sama atau dari tahun/tingkatan yang

sama perlu di eksport, sila klik nama kelas atau tahun/tingkatan dahulu.4.10.2 Dari senarai tandakan pada kotak pelajar yang anda kehendaki.4.10.3 Setelah ditanda, klik pilihan eksport, klik teruskan.4.10.4 Anda akan di bawa ke muka pilihan muat turun. Klik muat turun dan klik Save pada lokasi

pilihan anda.

4.11 Fungsi Eksport Keseluruhan4.11.1 Pada menu utama SMM, di bahagian Eksport, klik Semua Pelajar dan sekolah4.11.2 Klik Save dan pilih lokasi untuk menyimpan fail yang dimuat turun.4.11.3 Sekiranya anda menggunakan Windows Vista, anda perlu menggunakan win rar. 4.11.4 Pautan ke laman win rar , http://www.win-rar.com

13

4.11.5 Pasang (install) winrar pada computer anda, setelah dimuat turun data SMM, klik kanan pada folder DATAHEM.ZIP, klik Extract here.

4.11.6 Setelah di extract, folder dengan nama SMM Online akan terhasil. Fail yang berada dalam folder adalah jenis text, copy semua fail dan paste ke folder C:\HEM\

4.12 Fungsi Padam Individu

4.12.1 Setelah login sebagai Guru Kelas, klik nama pelajar dari senarai kelas.4.12.2 Terdapat tiga butang di bahagian atas kiri, butang Ubah, Padam dan Eksport.4.12.3 Untuk padam pelajar klik butang Padam, pada paparan seterusnya klik Padam sekali lagi.

4.13 Fungsi ubah nombor Kad Pengenalan/Sijil Lahir4.13.1 Sekiranya pelajar didaftar dengan no. sijil lahir atau no rekaan. 4.13.2 Setelah login sebagai Guru Kelas, klik nama pelajar dari senarai kelas.4.13.3 Klik butang ubah. Pada ruang no kad pengenalan klik Ubah no kad pengenalan.4.13.4 Pada paparan masukan no kad pengenalan mengikut ruang yang disediakan. Klik Simpan4.13.5 Maklumat yang berkaitan dengan no asal, seperti maklumat tanggungan dan bantuan juga

akan di ubah dengan merujuk no (kad pengenalan) baru yang di masukkan.

4.14 Padam Pilihan4.14.1 Setelah login sebagai Guru Kelas, klik nama kelas sekiranya pelajar yang ingin dipadamkan

berada dalam satu kelas yang sama, atau klik Tahun/Tingkatan sekiranya pada tahun yang sama dan kelas berlainan.

4.14.2 Di hujung kanan nama terdapat kotak pilihan. Pilih pelajar yang ingin dipadamkan4.14.3 Pada bahagian bawah senarai, pilih Padam Pelajar dan klik butang Teruskan.

4.15 Padam Keseluruhan (admin)4.15.1 Fungsi Padam Keseluruhan adalah untuk Guru data/Pentadbir laman sahaja.4.15.2 Setelah Login sebagai Pentadbir laman (web Admin), Pilihan Padam Semua akan wujud di

bahagian Padam. Di syorkan anda klik Eksport Semua terlebih dahulu sebagai sokongan(backup).

4.15.3 Setelah di buat sokongan klik Padam Semua, dan klik Padam sekali lagi pada paparan seterusnya.

4.16 Naik Kelas Global (admin)4.16.1 Fungsi adalah untuk kegunaan Pentadbir laman (web admin) sahaja.

14

4.16.2 Sebelum menggunakan fungsi ini, sila buat sokongan terlebih dahulu dengan mengklik butang Eksport Sekolah dan Semua Pelajar.

4.16.3 Maklumat pelajar tahun akhir (Tahun Enam atau Tingkatan 5 & 6 Atas) akan di simpan di Jadual Tamat Pengajian. Fail boleh di akses setelah paparan siap (masih dalam proses pembinaan) bagi kegunaan pindahan sekolah (sekolah rendah ke menengah) atau sebagai rujukan Alumni.

4.17 Ubah Nama Kelas PilihanSekiranya Nama kelas telah ditukar , pilih nama kelas, dari senarai, klik butang Tanda Semua di bahagian bawah, pada pilihan, pilih Ubah Nama Kelas, masukan nama kelas baru dan klik Teruskan

4.18 Semakan Tiada Maklumat4.18.1 Bagi maklumat yang tidak diisi boleh di rujuk dengan mengklik butang SEMAKAN TIADA

MAKLUMAT.4.18.2 Di bahagian hujung terdapat pautan SILA SEMAK, klik pautan SILA SEMAK untuk melihat

senarai pelajar maklumat tidak lengkap mengikut ruang yang tidak diisi4.18.3 Bagi pendapatan ibu dengan pilihan X01 Tidak Bekerja, pendapatan tidak di ambil kira.

15

4.19 Kesan penggunaan (Tracking log) [admin]4.19.1 Kesan Penggunaan adalah satu fungsi mengenal pasti setiap perubahan yang di buat oleh

pengguna. Perubahan meliputi, muat naik fail dari SMM offline, ubah, padam, daftar pelajar, eksport, dan lain-lain.

4.19.2 Ia dapat membantu pentadbir dalam mengenal pasti kesilapan yang dilakukan dan mengambil langkah yang perlu bagi mengelak kesilapan berulang.

4.19.3 Fungsi ini juga dapat membantu Pembina sistem membuat penambah baikan.

5.0 EKSPORT, MUAT-TURUN DAN SOKONGAN (BACKUP)5.1 Eksport Individu

5.1.1 Klik SMM setelah login, klik nama pelajar dari senarai kelas yang dipilih.

5.1.2 Pada paparan maklumat pelajar terdapat 3 butang, ubah, eksport dan padam di sebelah atas kiri.

5.1.3 Klik butang eksport Klik Save pada dialog box pilih lokasi untuk disimpan fail. Fail adalah jenis zip. Bagi pengguna Windows Vista, sila install winrar terlebih dahulu.

5.2 Eksport Pilihan5.2.1 Sekiranya ada beberapa orang pelajar dari kelas yang sama atau dari tahun/tingkatan yang

sama perlu di eksport, sila klik nama kelas atau tahun/tingkatan dahulu.5.2.2 Dari senarai tandakan pada kotak pelajar yang anda kehendaki.

16

5.2.3 Setelah ditanda, klik pilihan eksport, klik teruskan.5.2.4 Anda akan di bawa ke muka pilihan muat turun. Klik muat turun dan klik Save pada lokasi

pilihan anda.

5.3 Eksport Semua Pelajar & Sekolah5.3.1 Pada menu utama SMM, di bahagian Eksport, klik SEKOLAH & SEMUA PELAJAR 5.3.2 Klik Save dan pilih lokasi untuk menyimpan fail yang akan dimuat turun.5.3.3 Sekiranya anda menggunakan Windows Vista, anda perlu menggunakan win rar. 5.3.4 Pautan ke laman win rar , http://www.win-rar.com5.3.5 Pasang winrar pada computer anda, setelah dimuat turun data SMM, klik kanan pada folder

DATAHEM.ZIP, klik Extract here.5.3.6 Setelah di extract, folder dengan nama SMM Online akan terhasil. Fail yang berada dalam

folder adalah jenis text, copy semua fail dan paste ke folder C:\HEM\

5.4 Sokongan (backup)[admin]5.4.1 Untuk membuat sokongan (backup) , sila rujuk 5.3. Adalah disyorkan pentadbir atau Guru

Kelas membuat sokongan sebelum sebarang perubahan dibuat. 5.4.2 Setelah dimuat turun, ubah nama fail mengikut format, tahun, bulan & haribulan, contoh:

tahun 2012, bulan Mac dan 07, namakan fail sebagai 2012C07.zip gunakan abjad untuk bulan, A untuk Januari, B untuk Februari C untuk Mac dan seterusnya.

6.0 IMPORT KE SMM OFFLINE (admin)

6.1 Unzip / Extract File6.1.1 Setelah di eksport dari SMM online (rujuk 5.3). Kenal pasti lokasi fail yang telah di muat

turun.6.1.2 Klik kanan pada fail datahem (datahem.zip), klik Extract all, klik Next, di bahagian hujung

kanan ruang Extract destination, klik Browse, klik My Computer C: klik Hem klik OK6.1.3 Pada ruang Extract destination adalah C:\HEM klik Next Finish6.1.4 Satu folder smm_online akan terhasil, buka folder smm_online6.1.5 Terdapat 5 fail text iaitu;

a) tbantuan.txt, b) tbantuanAL.txt,c) tlbsek.txt, d) tmurid.txt dan e) ttang.txt

6.2 Padam Maklumat SMM Offline6.2.1 Sebelum fail di gabung ke SMM offline, anda di syorkan untuk membuat salinan sebagai

sokongan kepada fail SMM offline dengan cara menyalin folder HEM ke thumbdrive atau mana-mana lokasi.

6.2.2 Buka SMM offline dengan dwiklik pada SMMAPP.

17

6.2.3 Klik Hapus Rekod Hapus Pilihan HAPUS SEMUA Yes Ok6.2.4 Anda boleh minimized atau tutup SMM offline

6.3 Import ke SMM offline6.3.1 Salin kesemua fail pada 6.1.5 ke lokasi C:\HEM\6.3.2 Sekiranya terdapat fail yang sama pada lokasi, klik Yes untuk menggantikan(overwrite) fail

sediada.6.3.3 Buka semula SMM offline, klik Import/Eksport Sekolah Import6.3.4 Pada paparan Import/Gabung Data, klik butang Gabung data yang telah di import (abaikan

butang import data dari disket A:\ ke pengkalan data).6.3.5 Tunggu hingga selesai, dan klik OK pada paparan gabung data selesai.6.3.6 Sila periksa data yang telah di gabungkan.

7.0 MASALAH YANG SERING DI HADAPIDibahagikan kepada dua 1.SMM Online, 2. SMM offline

7.1 SMM Online7.1.1 Tidak boleh masuk ke bahagian SMM

Sekiranya anda tidak boleh masuk ke bahagian SMM, sila hubungi pentadbir laman (web admin) atau Guru Data bagi mengubah kumpulan anda dari kumpulan Registered User kepada kumpulan Guru Kelas. Sekiranya anda adalah pentadbir laman (web admin) sila hubungi webmaster (Pembina sistem) melalui email, webmaster@sistem.my dengan maklumat laman web sekolah, nama dan no telefon untuk di hubungi.

7.1.2 Tiada maklumat sekolah dan tiada maklumat pelajar di pamerkanSetelah di muat naik dan di proses, tiada maklumat sekolah dan pelajar dipamerkan. Sila periksa perkara berikut:

a) Pada Menu Utama SMM online di bahagian IMPORT SMM, Klik SEKOLAH & SEMUA PELAJAR

b) Rujuk Cara 2. Text Fail (*.txt), terdapat fail disebelah kanan butang Browse. Sekiranya tiada fail disebelah butang Browse, bermakna fail yang di muat naik tidak dijumpai. Berkemungkinan fail zip yang di muat naik tidak dinamakan sebagai datahem.zip

18

c) Klik pada nama fail untuk melihat kandungan bagi setiap fail. Sekiranya tiada maklumat pada faili. tlbsek.txt – tiada maklumat sekolah.ii. tmurid.tx – tiada maklumat murid.

d) Sila rujuk 2.4 untuk menyediakan fail untuk di muat naik semulae) Sekiranya ada maklumat pada fail text yang dimuat naik, sila rujuk 2.1

7.1.3 Sebahagian maklumat sekolah dan sebahagian maklumat pelajarBerkemungkinan regional setting tidak di betulkan, sila rujuk 2.1 untuk membetulkan regional setting.

7.1.4 Sebahagian maklumat sekolah, tiada maklumat pelajarRujuk 7.1.1

7.1.5 Hampir semua error pada tarikh lahir dan tarikh masuk sekolahRujuk 7.1.1

7.1.6 Daftar Pelajar baru, setelah simpan, tidak dapat ke muka 2.Sekiranya anda mengisi maklumat murid dan membiarkan borang tidak dikemaskini melebihi 15 minit, maklumat yang telah diisi tidak akan disimpan, anda perlu login semula.

7.1.7 Maklumat bantuan tidak disimpanDibahagian hujung kanan ruang untuk diisi maklumat bantuan, terdapat butang OK. Klik butang OK setiap kali maklumat diisi.

7.1.8 Maklumat bantuan Agensi Lain tidak disimpanDibahagian hujung kanan ruang untuk diisi maklumat bantuan agensi lain terdapat butang OK. Klik butang OK setiap kali maklumat bantuan Agensi lain diisi.

7.1.9 Maklumat Tanggungan tidak disimpanDi hujung kanan ruang maklumat tanggungan terdapat butang Ok. Klik OK untuk menyimpan maklumat tanggungan yang disi.

7.1.10 Auto LagoutSekiranya anda login melebihi 15 minit tanpa apa-apa aktiviti, anda akan di logout secara automatik. Sila login semula.

7.1.11 Jumlah pelajar pada senarai bewarna merahSekiranya pelajar baru didaftar pada kelas yang tiada pelajar kurang dari 5 orang, jumlah pelajar akan di tanda warna merah. Warna merah akan hilang setelah pelajar keenam di simpan atau pelajar melebihi 5 orang.

19

7.1.12 Tidak boleh ubah nama kelas lebih dari seorang pelajar.a) Sekiranya nama kelas pada tahun ini telah di tukar kepada nama kelas baru, pada Menu Utama SMM, sila klik nama kelas.b) Di bahagian bawah senarai klik Tanda Semua, pada pilihan sila pilih Ubah Nama Kelas, pada ruang kosong disebelah masukan nama kelas baru dan klik Teruskan.

7.1.13 Tidak boleh ubah tingkatan/tahun lebih dari seorang pelajarBagi mengubah Tahun/Tingkatan adalah disarankan menggunakan SMM offline sebelum dimuatnaik. Sila rujuk 2.1

7.1.14 Jumlah Keseluruhan pelajar tidak sama dan melebihi data dari SMM offlineSekiranya jumlah pelajar tidak sama, sila 2.1 hingga 2.3

7.2 SMM Offline 7.2.1 Tidak boleh import semula ke SMM offline

Sila rujuk 2.1.1 hingga 2.1.7

7.2.2 Jumlah senarai Sila Semak Pendapatan Ibu berbezaPada sistem SMM online, maklumat ibu yang tidak bekerja, yang mana pada ruang pekerjaan dipilih X01 Tidak Bekerja, pendapatan tidak diambil kira. Hanya maklumat selain tidak bekerja dan pendapatan tidak diisi sahaja yang di kira. Manakala pada sistem SMM offline, semua pendapatan ibu yang tidak diisi akan dikira tanpa mengambil kira pekerjaan sebagai Tidak bekerja.

8.0 CARIAN8.1 Carian Pelajar

8.1.1 Carian nama pelajar boleh di buat dengan cara berikut8.1.2 Sekiranya SHAH dimasukan, apa-apa nama yang ada shah di bahagian tengah

nama akan di paparkan, contoh Ahmad SHAHrin, Mohamad SHAHrizal, Ainul SHAHira atau Azman bin SHAHrul

8.1.3 Sekiranya nama yang ingin dicari ialah SHAH, tekan space bar selepas SHAH

8.2 Carian Bapa atau IbuBagi carian bapa atau ibu, cara adalah sama sebagaimana carian nama pelajar di 8.1 di atas.

20