1. LANGKAH AWAL Langkah yang yang perlu pengguna lakukan adalah dengan memastikan setting yang betul untuk region setting iaitu long adn short date dan kemudian setting untuk Trust Center. Ia boleh dilihat dengan berpandukan rajah seperti berikut. Kemudian, menu berikut akan dipaparkan. Lakukan seperti yang dinyatakan.

Pilih Region and Language.

Pertama, buka Region and

Language. Cari pada menu

seperti yang ditunjukkan.

Klik disini

Tulis format seperti yang

dipaparkan

Kemudian, setting untuk excel. Buka EXCEL BARU (Microsoft Excel)

Klik disini untuk

paparakan menu pilihan

Klik pada EXCEL

OPTION.

Sila lakukan seperti yang

dipaparkan di bawah.

Klik ok dan keluar

Microsoft Excel.

2. CARA INSTALL Program TAPSKOM ini adalah secara ‘excel-base’ dan tidak mempunyai sokongan program pemasangan secara automatik seperti program PATSKOM (Program Kewangan). Oleh yang demikian, cara yang saya tunjukkan di sini adalah cara yang saya rasakan paling ringkas untuk para pengguna. Langkah pertama, kenal pasti di mana anda meletakkan FOLDER TAPSKOM.

Selepas itu, anda akan dapat melihat paparan awal program ini. Anda tidak boleh melakukan pengisian data seperti merekod keluar dan masuk barangan.

Buka FOLDER TAPSKOM

anda.

Pastikan di dalam folder

anda terdapat item – item

WAJIB seperti yang

dipaparkan sebelah.

Pilih TAPSKOM.XLT dan

open file tersebut.

Di bawah adalah paparan program TAPSKOM. Ikut arahan yang seterusnya.

Jika nama fail anda seperti

ini, anda masih belum

boleh melakukan sebarang

pengisian di dalam

program ini.

Langkah awal, klik butang

menu seperti yang

dipaparkan.

Klik pada ‘save as’ dan pilih

‘excel 97-2003 workbook. Hal

ini kerana segala formula

dalam program ini menyokong

secara baik Microsoft Excel

2007 yang disimpan (save as)

di dalam excel 97-2003.

Kemudian, anda akan mendapati paparan seperti berikut. Ikut arahan yang seterusnya.

Selepas selesai, anda terus boleh gunakan program ini. Sebagai contoh, jika anda ‘save as’ di My Dokumen, anda boleh terus buka fail dengan ‘double click’ sahaja.

Nama Fail sudah berubah

mengikut yang telah kita tulis.

Ini menandakan program

sudah boleh digunakan.

Jika keluar seperti paparan berikut,

JANGAN TANDAKAN ‘TICK’. Lakukan

seperti yang dinyatakan di atas.

Kemudian klik ‘continue’.

3. PENGGUNAAN PERISIAN TAPSKOM

Secara ringkasnya di bawah ini adalah aliran cara penggunaan Tapskom dan kaedah pengurusan stor yang akan dilaksanakan apabila menggunakan perisian ini. Pengguna perlu memahami konsep yang telah ditetapkan seiring dengan pekeliling yang berkuatkuasa.

Langkah terakhir sekali ialah dengan mencetak borang Kew. PS 3 untuk tujuan pengauditan. Dengan menggunakan Tapskom, anda akan mendapati pengurusan stor pejabat akan bertambah mudah dan seterusnya membantu dalam mengurangkan beban kepada Pembantu Tadbir khususnya. Muka surat seterusnya akan menerangkan cara penggunaa Tapskom dengan lebih mendalam lagi.

TERIMA BARANG,

REKOD TERUS KE DALAM KEW.PS 5

DARIPADA KEW.PS 5,

BARANGAN AKAN 'LINK'

TERUS KEPADA KEW.PS 3

PENGELUARAN DARIPADA KEW.PS 3 DENGAN

MENGGUNAKAN KEW.PS 11

SELEPAS PENGELUARAN DILULUSKAN,

REKOD SECARA MANUAL KE

DALAM KEW. PS 4. INI

DILAKUKAN OLEH KETUA PANITIA @

PEGAWAI YANG MENGURUSKAN

BARANGAN TERSEBUT

SEGALA REKOD AKAN DICETAK

MELALUI KEW PS 13, KEW PS 14

DAN KEW PS 15 MELALUI HASIL

DARIPADA DATA KEW. PS 3

Langkah awal sebelum anda merekodkan barangan yang diterima ialah dengan mendaftarkan kod bagi mengklasifikasikan setiap barangan yang diperoleh dan memudahkan urusan pengendaliannya. Di bawah ialah gambaran Kew PS 5 yang belum diisi.

Klik pada DAFTAR KOD. Kemudian,

tuliskan daftar kod anda pada ‘SENARAI

DAFTAR KOD KUMPULAN STOK – KAD

KAWALAN STOK DAN KAD PETAK. Anda

disyorkan untuk mencetak bahagian ini

untuk memudahkan rujukan anda. Anda

masih boleh menambah kumpulan stok

jika dirasakan perlu.

Skroll ke bawah untuk melihat senarai

daftar kod ini.

Pada menu, klik pada ‘view’ dan ‘turn on

heading’. Hal ini dapat memudahkan

penggunaan Tapskom.

Klik pada ‘link’ di Kew.PS 5 selepas

melakukan pengisian. Sebagai contoh,

masukkan data KERTAS A4 pada Kew PS

5 dan klik pada link untuk memaparkan

Bahagian B Kew PS 3.

Untuk menulis perihal stok, pengguna dikehendaki menulis perihal dengan seringkas mungkin. Ini

bermaksud, jika ada beberapa barangan yang dalam kategori yang sama, anda boleh satukan di

bawah satu perihal yang sama dan akan dipecahkan kepada item berlain pada Kew. PS 4 oleh ketua

panitia.

Contoh dalam perkara ini. Pembelian bikar 50ml dan bikar 100ml oleh panitia sains. Apa yang perlu

dilakukan oleh Pembantu Tadbir ialah dengan merekodkan BIKAR sahaja pada Kew. PS 3 dengan

merekodkan ketiga – tiga butiran pada Kad Kawalan yang sama dan keluarkan menggunakan Kew. PS

11 yang sama untuk pengeluaran item.

NO KAD

• Bilangan Kad Kawalan Stok

• Bermula dengan 001

• Untuk perisian Tapskom, memuatkan 100 item

NO KOD

• Dimulai dengan huruf yang didaftarkan.

• Contoh, A001

PERIHAL STOK

• Tuliskan nama stok anda di sini. Contoh menulis perihal stok akan diterangkan kemudian

JENIS UKURAN

• Penjodoh bilangan

KUMPULAN

• Rujuk pada Senarai Daftar Kod. Perlu seiring dengan No Kod.

GERAKAN

• AKTIF / KURANG AKTIF

• Bergantung kepada jenis barangan sama ada kerap digunakan atau sebaliknya

Perkara ini bertujuan untuk

memudahkan penyelenggaraan stor

pejabat dan seterusnya

memudahkan urusan ketika berlaku

pengauditan kepada sekolah.

Paparan berikut akan kelihatan setelah pengguna klik pada ‘link’ di Kew PS 5.

Pada Bahagian Kanan, terdapat ruang

yang membezakan setiap suku tahunan.

Diharapkan, pengguna tidak tersilap

semasa pengisian dalam kerana ianya

akan menjejaskan data laporan.

Suku Tahun Pertama (Jan – Mac) Suku Tahun Kedua (Apr – Jun) Suku Tahun Ketiga (Jul – Sep) Suku Tahun Keempat (Okt – Dis)

Contoh pengisian Kew PS 3. - No rujukan keluar ialah Invois

atau Pesanan Sekolah atau kedua – duanya.

- No rujukan untuk pengeluaran ialah pada Kew PS 11. Contoh, BPPS 01/12. 01 mewakili bilangan dan 12 mewakili tahun.

Contoh Borang Kew PS 11. Borang Permohonan Stok.

Bahagian bawah

Selesai proses Kew PS. 3 bahagian B. Untuk Kew PS 3 bahagian A, ikuti langkah yang berikut.

Klik ‘KEW. PS_3A pada paparan menu.

Anda tidak perlu melakukan pengisian data kecuala pengisian Tahun yang teribat sahaja

Cetak Kew PS 3 dan pastikan bahagian B juga adalah item yang sama setelah selesai dicetak.

Selepas selesai pengisian di dalam TAPSKOM, Pembantu Tadbir perlu menyediakan borang

Kew PS 4 untuk diisikan oleh ketua panitia. Hal ini kerana Kew PS 4 perlu diuruskan dan perlu berada

di lokasi barangan itu berada. Oleh yang demikian, Kew PS 4 perlu dijalankan secara manual dan

diuruskan oleh pegawai yang bertanggungjawab seperti Ketua Panitia (untuk barangan panitia

termasuk barangan habis guna panitia dan penjaga stor pejabat (contohnya Pembantu Am Pejabat)

untuk barangan pejabat (contohnya kertas A4 pejabat dan lain – lain barangan. Borang Kew PS 4

boleh diperolehi daripada Pekeliling Perbendaharaan Bilangan 5 Tahun 2009 dan perlu dicetak pada

kertas tebal berwarna hijau (100gram ke atas).

Berikut adalah contoh keterangan ringkas Kad Kew PS 4. Untuk pengeluaran, lakukan secara manual (menggunakan tulis tangan)

Sekali lagi diingatkan, KEW. PS 4 adalah secara manual yang diuruskan oleh Ketua Panitia / Pegawai Penjag Stor.

Terima kasih kerana menggunakan TAPSKOM. Sebarang pertanyaan sila hubungi pegawai seperti yang tertera di dalam program.

Sebarang kekurangan adalah kelemahan kami bersama.

Disediakan Oleh : Amirrul Ashraf bin Haji Mohd Mislan