manual spk

MA

NU

AL

PE

NGG

UN

A

SISTEM PENGURUSAN

KONTRAK 3K (SPK3K)

KONTRAK KEBERSIHAN

KONTRAK KESELAMATAN

KONTRAK BEKALAN MAKANAN ASRAMA

* B a h a g i a n A u d i t D a l a m * K e m e n t e r i a n P e l a j a r a n M a l a y s i a *

ISI KANDUNGAN

Bil Perkara Muka Surat

1. Pengenalan

1.1 Apa itu SPK3K 1

2. Manual 1

3. Akses Sistem 1

4. Pengguna 2

5. Tatacara Menukar Saiz Gambar 2

6. Menu Utama 5

6.1 Login 5

7. Entri Data

7.1 Menu Tukar Kata Laluan 6

7.2 Menu Kemaskini Profil 7

8. Pengurusan Kontrak

8.1 Menu Kebersihan 9

8.1.1 Sub-Menu Maklumat Kontrak 10

8.1.2 Sub-Menu Prestasi Kontraktor 12

8.1.3 Sub-Menu Maklumat Kontrak Asrama 18

8.1.4 Sub-Menu Prestasi Kontrak Asrama 18

8.2 Menu Keselamatan 19



8.2.3 Sub-Menu Maklumat Kontrak Asrama 28

8.2.4 Sub-Menu Prestasi Kontrak Asrama 28

8.3 Menu Makanan Bermasak 28



9. Maklumat Umum 38

10. Fungsi Butang 39

11. Akronim Dan Singkatan 39

©2013 Kementerian Pelajaran Malaysia 1 v.1.2.2013 Disediakan oleh: arwan abdullah

SISTEM

PENGURUSAN

KONTRAK 3K

1 PENGENALAN

Manual Pengguna ini merupakan panduan kepada Sistem Pengurusan Kontrak bagi Kontrak

Perkhidmatan Kawalan Keselamatan, Kontrak Perkhidmatan Kebersihan Bangunan & Kawasan

dan Perkhidmatan Membekal Makanan Bermasak Asrama yang selepas ini dikenali sebagai

“Sistem Pengurusan Kontrak 3K (SPK3K)”.

Manual ini disediakan dalam beberapa bahagian untuk kemudahan kepada pengguna sistem di

Kementerian Pelajaran Malaysia (KPM).

1.1 Apa Itu SPK3K?

SPK3K adalah sebuah aplikasi atas talian yang dibangunkan untuk memberikan laporan

yang lebih cepat, tepat dan terkini berkaitan dengan pemantauan prestasi kontrak dan

bayaran bulanan kontrak 3K kepada Pengurusan Atasan KPM, Bahagian Audit Dalam (BAD),

Bahagian Perolehan Dan Pengurusan Aset (BPPA), Bahagian-bahagian lain di KPM, Jabatan

Pelajaran Negeri (JPN) dan Pejabat Pelajaran Daerah (PPD). Keberkesanan dan kejayaan

SPK3K memerlukan kerjasama serta peranan daripada PTJ, sekolah-sekolah di seluruh

Malaysia di bawah KPM agar dapat melaporkan dan melaksanakan pemantauan bagi

memastikan Perlaksanaan Kontrak 3K mendapat “Value For Money”.

2 MANUAL

Manual ini disediakan untuk kemudahan kepada pengguna sistem untuk memberikan kefahaman

dan melicinkan usaha perlaksanaan dan pelaporan serta kunci masuk ke dalam SPK3K.

3 AKSES SISTEM

3.1 Setiap pengguna yang ingin menggunakan SPK3K memerlukan ID Pengguna dan Kata

Laluan seperti yang dibekalkan.

3.2 ID Pengguna dan Kata Laluan adalah sebagai kawalan keselamatan pada sistem ini.

3.3 Untuk akses ke SPK3K, perlu menggunakan ‘Internet Explorer’. Alamat URL adalah seperti

berikut :

http://www.moe.gov.my/bad/kontrak



SISTEM

PENGURUSAN

KONTRAK 3K

3.4 Sekiranya anda gagal akses kepada sistem dengan menggunakan ID Pengguna dan Kata

Laluan anda, sila hubungi pentadbir sistem menerusi emel berikut :

[email protected]

4. PENGGUNA

4.1 Pengguna SPK3K terbahagi kepada 2 kategori iaitu :

Entri Data - PPD/PTJ/Sekolah

Laporan - Pengurusan Atasan/Bahagian-Bahagian/JPN/PPD

5. TATACARA MENUKAR SAIZ GAMBAR

Dalam memastikan kesesuaian gambar yang akan di muat naik ke dalam sistem SPK3K,

pengguna perlulah terlebih dahulu memastikan bahawa perkara-perkara berikut di laksanakan;

5.1 Menukar Saiz Gambar

Pada peringkat ini, pengguna hendaklah memastikan terdapatnya perisian Microsoft Office

di dalam komputer yang akan digunakan untuk tujuan laporan prestasi sistem SPK3K.

Berikut ialah turutan tatacara untuk menukar saiz gambar yang sesuai.

Langkah 1 - Sila pilih gambar yang hendak di muat naik ke dalam sistem.

Langkah 2 – Pastikan gambar tersebut sesuai dengan isu yang dikehendaki dan dilaporkan.

Langkah 3 – Klik kanan pada gambar tersebut seperti pada Rajah 1 di bawah.

RAJAH 1

Langkah 4 – Screen Rajah 2 akan terpapar. Pilih pada toolbar “Edit Pictures”.

mailto:[email protected]


SISTEM

PENGURUSAN

KONTRAK 3K

Rajah 2

Langkah 5 – Selepas klik pada toolbar “Edit Pictures”, Screen seperti Rajah 3 akan terpapar.

Seterusnya klik pada menu “resize” seperti ditunjukan pada Rajah 3 dibawah.

Rajah 3

Langkah 6 – Screen Rajah 4 akan terpapar dan pengguna haruslah memilih saiz gambar yang

dikehendaki iaitu, “Web – Large (640 X 480 px)”. Seterusnya klik OK untuk


SISTEM

PENGURUSAN

KONTRAK 3K

tukaran gambar kepada saiz tersebut. Ini memudahkan pengguna/pemantau

untuk melihat gambar yang telah dimuat naik ke dalam sistem.

Rajah 4

Langkah 5 – Selepas tukaran saiz gambar dilakukan, pengguna hendaklah menyimpan atau

“save as” gambar tersebut dan seterusnya menukar dengan nama yang sesuai

(spt. Pengawal Keslamatan 2.3.2013) seperti ditunjukkan pada Rajah 5 di

bawah.


SISTEM

PENGURUSAN

KONTRAK 3K

Rajah 5

6. MENU UTAMA

6.1 LOGIN

6.1.1 Berikut adalah halaman muka depan SPK3K setelah akses ke URL

http://www.moe.gov.my/bad/kontrak seperti Rajah 6 di bawah.

RAJAH 6

Halaman Muka Depan SPK3K

Entri ID pengguna

WEA2006 - a)

Password - b)

Klik untuk masuk –

c)



SISTEM

PENGURUSAN

KONTRAK 3K

6.1.2 Untuk mengakses ke SPK3K, pengguna perlu ikuti langkah-langkah berikut seperti di

dalam Rajah 6 :

a) Masukkan ID Pengguna yang sah.

(Contoh ID Pengguna : WEA2006)

- Kod Sekolah bagi pengguna Sekolah/PTJ

- Kod dibekalkan oleh BAD untuk Bahagian KPM, JPN & PPD

b) Masukkan Kata Laluan yang sah.

(Contoh Kata Laluan : password)

c) Klik pada butang setelah masukkan ID Pengguna dan Kata Laluan untuk

mengakses sistem.

7. ENTRI DATA

7.1 Menu Tukar Kata Laluan

Berikut ialah tatacara menukar kata laluan bagi tujuan keselamatan data pengguna.

RAJAH 7

Halaman Utama Pengguna

i. Sekiranya ID Pengguna dan Kata Laluan adalah sah, sistem akan memaparkan

halaman utama seperti di Rajah 7 (bagi pengguna Entri Data). Pada halaman ini,

pengguna boleh menukarkan kata laluan yang baru bagi tujuan keselamatan.

(a)Maklumat pengguna

(b) Tukar Kata Laluan

Pwd dibekalkan

Pwd Baru

Ulang Pwd Baru

Klik Simpan


SISTEM

PENGURUSAN

KONTRAK 3K

ii. Dalam paparan ini, terdapat 2 bahagian iaitu;

(a) Maklumat pengguna sekolah

(b) Tukar Kata Laluan

iii. Sila tukar Kata Laluan (lama) kepada Kata Laluan (baru). Pengguna boleh memilih

sebarang kata laluan dalam bilangan terbaik ialah 8 aksara / angka.

iv. Setelah pengesahan kata laluan baru dilakukan, klik pada butang untuk

menyimpan kata laluan dan meneruskan capaian yang lain.

7.2 Menu Kemaskini Profil

Berikut ialah tatacara mengemaskini profil pengguna.

RAJAH 8

Halaman Kemaskini Profil Sekolah

i. Untuk memastikan kesemua data yang akan di masukkan tepat dan betul, pengguna

perlu mengemaskini maklumat profil terlebih dahulu sebelum memulakan aktiviti

kunci masuk prestasi kontraktor.

ii. Untuk kemaskini profil, klik butang yang terdapat pada sebelah kiri skrin

atau terus ke menu Kemaskini Profil di sebelah atas skrin seperti di Rajah 8.

iii. Bagi capaian medan Pembayar Kontrak seperti di dalam Rajah 9, pengguna

(sekolah) perlulah mengunci masuk samada Ya atau Tidak. (Rujuk Rajah 9 untuk

keterangan pilihan pembayar kontrak)

Klik utk kemaskini

profil

Klik utk kemaskini

profil

Sila pastikan profil sekolah/PTJ adalah betul


SISTEM

PENGURUSAN

KONTRAK 3K

RAJAH 9

Halaman Pilihan Sekolah Pembayar Kontrak

iv. Capaian medan Asrama, pengguna wajib memilih sama ada sekolah mempunyai

asrama dengan menyatakan YA atau TIDAK* seperti pada RAJAH 10.

(*Bagi sekolah yang ada asrama tetapi tiada kontrak Makanan Bermasak Asrama,

sekolah perlulah memilih capaian TIDAK) – Sila rujuk keterangan pada Rajah 10

RAJAH 10

Halaman Pilihan Sekolah Ada/Tiada Asrama

Klik utk pilihan Pembayar Kontrak ;

Ya = Sekolah yang membayar sendiri kontrak spt Sekolah Menengah

Tidak = Kontrak sekolah di bayar oleh PPD spt Sekolah Rendah

Klik utk pilhan ada / tidak ada Asrama Ada = Sekolah yang ada Makanan Bermasak Asrama TIada =Sekolah yang tiada Kontrak Makanan Bermasak Asrama (Bahagn Mentah)


SISTEM

PENGURUSAN

KONTRAK 3K

v. Klik pada butang setelah Maklumat Profil dikemaskini. Halaman berikut

seperti pada Rajah 11 menunjukkan profil sekolah telah dikemaskini

RAJAH 11

Halaman Maklumat Sekolah/PTJ telah dikemaskini

vi. Selepas kemaskini Profil, pengguna boleh meneruskan capaian kepada menu-menu

berikutnya yang terdapat di bahagian atas Screen Sistem Kontrak SPK3K. Pengguna

hanya perlu klik pada capaian menu dan sub-menu yang dikehendaki tanpa

menggunakan apa-apa butang “back@kembali”

8. PENGURUSAN KONTRAK

Terdapat 3 capaian Menu pengurusan kontrak pada muka hadapan SPK3K iaitu :

a) Menu Kebersihan

b) Menu Keselamatan

c) Menu Makanan Bermasak

8.1 Menu Kebersihan

Capaian ini adalah untuk mengemaskini maklumat kontrak Kebersihan dalam bentuk

pelaporan terhadap prestasi serta maklumat isu yang dibangkitkan di peringkat

sekolah/PTJ. Capaian menu Kebersihan ini terbahagi kepada 4 sub-menu seperti pada

Rajah 12;

Maklumat Kontrak

Prestasi kontraktor


SISTEM

PENGURUSAN

KONTRAK 3K

Maklumat Kontrak Asrama

(Untuk Sekolah/PTJ yang Ada Kontrak Asrama Yang Berasingan Sahaja)

Prestasi Kontraktor Asrama


RAJAH 12

Halaman Senarai Sub-menu Kontrak Kebersihan

8.1.1 Sub-Menu Maklumat Kontrak

Pada bahagian ini, pengguna perlulah mengunci masuk maklumat data kontrak dan

kontraktor seperti pada RAJAH 13. Sila pastikan maklumat ini di input terlebih

dahulu sebelum melaksanakan laporan prestasi bulanan kontraktor.

RAJAH 13

Halaman Kemaskini Maklumat Kontrak

Klik medan ini untuk sahkan sama

ada sekolah/PTJ terima dokumen

kontrak atau tidak

(i)

(ii)

(iii)

(iv)

(v)

(vi)

(vii)

(viii)

(ix)

(x)

Senarai Sub-Menu

Kontrak Kebersihan

8.1.1

8.1.2

8.1.3

8.1.4


SISTEM

PENGURUSAN

KONTRAK 3K

(Perkara i hingga ix seperti dalam Surat Setuju Terima /perjanjian kontrak)

Rujukan perkara pada RAJAH 13 di atas seperti berikut:

i. Pilih Senarai Kontraktor yang telah didaftarkan dalam sistem. Sekiranya tidak

ada perlulah kunci masuk ke dalam medan no (ii).

ii. Medan ini adalah untuk memgunci masuk nama kontraktor yang baru yang tidak

ada dalam senarai kontraktor di medan no (i).

iii. Masukkan tarikh kontrak bermula.

iv. Masukkan tarikh akhir kontrak.

v. Masukkan nilai keseluruhan kontrak.

vi. Masukkan nombor bilangan rujukan kontrak.

vii. Masukkan jumlah bayaran kontrak sebulan mengikut zon/ sekolah PTJ.

viii. Masukkan jumlah bayaran kontrak sebulan mengikut nilai premis/sekolah.

ix. Masukkan alamat kontraktor.

x. Klik pada kotak tersebut untuk memastikan sekolah mendapat dokumen kontrak

atau tidak.

xi. Klik pada butang setelah Maklumat Kontrak telah lengkap/betul.

Paparan seperti RAJAH 14 berikut adalah paparan maklumat kontrak yang telah

di simpan dan dikemaskini.

RAJAH 14

Halaman Maklumat Kontrak Yang Telah Di Simpan Dan Di Kemaskini


SISTEM

PENGURUSAN

KONTRAK 3K

8.1.2 Sub-Menu Prestasi Kontraktor

Setelah pengguna mengemaskini maklumat kontraktor pada bahagian 8.1.1

(Maklumat Kontrak), bahagian ini memerlukan pengguna untuk mengunci masuk

laporan prestasi bulanan kontrak seperti pada RAJAH 15.

RAJAH 15

Halaman Prestasi Pemantauan Kontraktor

i. Pengguna boleh memilih tahun prestasi yang hendak di lihat seperti pada

Rajah 15 di atas.

ii. Pengguna perlulah mengunci masuk maklumat prestasi bagi bulan yang dipilih

dengan menekan butang dan maklumat seperti pada Rajah 16 akan

terpapar.

iii. Bahagian ini terbahagi kepada 2 capaian iaitu:

(a) Laporan Pemantauan

I. Memuaskan

II. Tidak Memuaskan

(b) Pengesahan

Klik pada butang PILIH pada pilihan

tahun prestasi


SISTEM

PENGURUSAN

KONTRAK 3K

RAJAH 16

Halaman Laporan Prestasi Kontraktor

a) Laporan Pemantauan

Pengguna perlu melaporkan prestasi kontrak pada bulan semasa yang hendak

dikunci masuk sama ada kontrak tersebut memuaskan atau tidak memuaskan

(berdasarkan borang KBK A ). Sekiranya Laporan Pemantauan adalah;

I. Memuaskan

Sekiranya prestasi kontrak memuaskan, pengguna perlulah klik pada

butang Memuaskan seperti pada RAJAH 17 di bawah. Medan berikut akan

terpapar dan pengguna perlulah memuat naik 3 gambar seperti yang

dikehendaki di dalam medan tersebut.

RAJAH 17

Halaman Prestasi Memuaskan Dan Cara Muat Naik Gambar

(I)

(II)

(a)

(b)

Klik pada butang browse

untuk memuat naik gambar

yang berkaitan


SISTEM

PENGURUSAN

KONTRAK 3K

RAJAH 18

Halaman Muat Naik Gambar

Selepas proses muat naik selesai, pengguna perlulah memasukkan “Nama,

Jawatan Dan No Telefon Pegawai” sebelum melaksanakan proses

seperti di dalam Rajah 18.

Sekolah bukan PTJ (Pembayar Kontrak), proses masih belum lengkap

selagi pengesahan oleh PPD tidak dilaksanakan. Halaman berikut (Rajah

19) akan terpapar menunjukkan bahawa proses simpan telah berjaya oleh

sekolah bukan PTJ(Bayar Kontrak).


SISTEM

PENGURUSAN

KONTRAK 3K

Rajah 19

Halaman Maklumat Prestasi Kontraktor Berjaya Dimasukkan.

Pada halaman Rajah 19 tersebut, pengguna masih boleh mengemaskini

maklumat prestasi kontrak sekiranya perlu selagi butang tersebut

masih terpapar dan pengesahan oleh PPD masih belum dilakukan.

Sekiranya pengesahan PPD telah dilakukan butang tidak akan

terpapar lagi dan pengguna tidak boleh untuk menukar/ mengemaskini

maklumat.

Atau;

II. Tidak Memuaskan

Sekiranya prestasi kontraktor Tidak Memuaskan, pengguna perlulah klik

pada butang Tidak Memuaskan dan laman seperti Rajah 20 berikut akan

terpapar.

Memerlukan pengesahan oleh

PPD

Klik pada Butang UPD sekiranya pengguna masih

ingin mengemaskini maklumat sebelum

pengesahan PPD telah dilakukan.


SISTEM

PENGURUSAN

KONTRAK 3K

RAJAH 20

Halaman Soal Selidik Tidak Memuaskan - Kontrak Kebersihan

Bilangan i pada Rajah 20 di atas wajib di klik untuk membolehkan jumlah

pemotongan mengikut syarat kontrak sebanyak 20% daripada nilai premis

keluar secara auto seperti (a).

(a)

Medan

isu ini

boleh di

klik lebih

daripada

1 isu

mengikut

prestasi

kontrak

sebenar



yang berkaitan

Wajib di klik

Klik sekiranya ada isu

Medan ini perlu diisi secara

manual

15947.50

4052.50


SISTEM

PENGURUSAN

KONTRAK 3K

Pada bilangan i.Tidak Mematuhi Kontrak seperti Rajah 20 terbahagi

kepada 3 sub-medan isu utama yang perlu di klik isu (pilih isu yang

terlibat) serta di muat naik gambar untuk setiap isu tersebut seperti pada

Rajah 20 bilangan;

i.1 Tandas dan Bilik Air

i.2 Bangunan

i.3 Kawasan Sekolah

(sila muat naik gambar minimum 1 gambar untuk setiap 3 isu utama di atas)

Sekiranya ada isu pada bilangan ii.Tidak Hadir Kerja, Rajah 13 tersebut,

pengguna perlu klik terlebih dahulu kotak pada bahagian tersebut

sebelum mengunci masuk maklumat seperti berikut:

GPS -Gaji pekerja sebulan BH -Bilangan hari BP -Bilangan pekerja

Maklumat pada iii. Jumlah Penolakan dan iv. Jumlah Bayaran Rajah 13

tersebut adalah auto dan tidak memerlukan kunci masuk data daripada

pengguna.

Setelah maklumat selesai di kunci masuk, pengguna hendaklah mengisi

maklumat pengesahan tersebut sama seperti pada rujukan pada Rajah 12

iaitu dengan mengisi “Nama, Jawatan Dan No Telefon Pegawai” yang

membuat pengesahan.

Selepas itu pengguna boleh melaksanakan proses maklumat.

Rajah 21 dibawah adalah halaman selepas proses simpan berjaya

dilakukan.

800 2 52.20 800 2 52.50


SISTEM

PENGURUSAN

KONTRAK 3K

RAJAH 21

Halaman Laporan Prestasi Kontrak Kebersihan

Untuk menyemak semula maklumat yang telah dikunci masuk, sila klik

pada butang untuk memaparkan halaman soal selidik yang telah di

isi. Maklumat tersebut boleh dikemaskini semula sekiranya perlu sebelum

pengesahan oleh PPD dilakukan.

8.1.3 Sub-Menu Maklumat Kontrak Asrama

Tatacara mengisi maklumat bagi capaian sub-modul ini adalah sama seperti

bilangan 7.1.1 Maklumat Kontrak. (Untuk Sekolah/PTJ yang Ada Kontrak Asrama

Yang Berasingan Sahaja)

8.1.4 Sub-Menu Prestasi Kontraktor Asrama

Tatacara mengisi maklumat bagi capaian sub-modul ini juga adalah sama seperti

bilangan 7.1.2 Prestasi Kontraktor. (Untuk Sekolah/PTJ yang Ada Kontrak

Asrama Yang Berasingan Sahaja)

Maklumat berjaya dimasukkan dan menunggu

pengesahan daripada PPD


SISTEM

PENGURUSAN

KONTRAK 3K

8.2 Menu Keselamatan

Capaian ini adalah untuk mengemaskini maklumat Kontrak Keselamatan dalam bentuk

pelaporan terhadap prestasi serta maklumat isu yang dibangkitkan di peringkat

sekolah/PTJ. Capaian menu Kebersihan ini terbahagi kepada 4 sub-menu seperti pada

Rajah 22;

Maklumat Kontrak

Prestasi kontraktor

Maklumat Kontrak Asrama


Prestasi Kontraktor Asrama


RAJAH 22

Halaman Senarai Sub-menu Kontrak Keselamatan


Pada bahagian ini, pengguna perlu mengunci masuk maklumat data kontrak dan

kontraktor seperti pada RAJAH 23. Sila pastikan maklumat ini di kunci masuk

terlebih dahulu atau dikemaskini sekiranya kontrak telah tamat/kontrak baru telah

bermula, sebelum melaksanakan laporan prestasi bulanan kontraktor.

Senarai Sub-

Menu Kontrak

Keselamatan

8.2.1

8.2.2

8.2.3

8.2.4


SISTEM

PENGURUSAN

KONTRAK 3K

RAJAH 23

Halaman Kemaskini Maklumat Kontrak Keselamatan

(Perkara i hingga ix seperti dalam Surat Setuju Terima /perjanjian kontrak)

Rujukan perkara pada RAJAH 23 di atas seperti berikut:



ii. Medan ini adalah untuk kunci masuk nama kontraktor yang baru dan tidak ada

dalam senarai kontraktor di medan no (i).





vii. Masukkan jumlah bayaran kontrak sebulan mengikut zon/ sekolah PTJ.

viii. Masukkan jumlah bayaran kontrak sebulan mengikut nilai premis/sekolah.

ix. Masukkan alamat kontraktor.

x. Klik pada kotak tersebut untuk memastikan sekolah mendapat dokumen

kontrak atau tidak.

xi. Klik pada butang setelah Maklumat Kontrak telah lengkap/betul.

Paparan seperti RAJAH 24 berikut adalah paparan maklumat kontrak yang

telah di simpan dan dikemaskini.

Klik medan ini untuk sahkan

sama ada sekolah/PTJ terima

dokumen kontrak atau tidak

(i)

(ii)

(iii)

(iv)

(v)

(vi)

(vii)

(viii)

(ix)

(x)


SISTEM

PENGURUSAN

KONTRAK 3K

RAJAH 24

Halaman Maklumat Kontrak Keselamatan Yang Telah Di Simpan Dan Di Kemaskini



(Maklumat Kontrak) Rajah 23, bahagian ini memerlukan pengguna untuk mengunci

masuk laporan prestasi bulanan kontrak seperti pada RAJAH 25.


SISTEM

PENGURUSAN

KONTRAK 3K

RAJAH 25

Halaman Prestasi Pemantauan Kontraktor

iv. Pengguna boleh memilih tahun prestasi yang hendak di lihat dan hendak dikunci

masuk seperti pada Rajah 25 di atas.

v. Pengguna perlulah mengunci masuk maklumat prestasi bagi bulan yang hendak

dikemaskini dengan menekan butang dan maklumat seperti pada Rajah

26 akan terpapar.

vi. Bahagian ini terbahagi kepada 2 capaian iaitu:

(a) Laporan Pemantauan

i. Memuaskan

ii. Tidak Memuaskan

(b) Pengesahan

Klik pada butang PILIH pada pilihan

tahun prestasi


SISTEM

PENGURUSAN

KONTRAK 3K

RAJAH 26

Halaman Laporan Prestasi Kontraktor Keselamatan

8.3 Laporan Pemantauan

Pengguna perlu melaporkan prestasi kontrak keselamatan pada bulan semasa

yang hendak dikunci masuk sama ada kontrak tersebut memuaskan atau tidak

memuaskan (berdasarkan borang PKK A). Sekiranya Laporan Pemantauan adalah;

I. Memuaskan

Sekiranya prestasi kontrak memuaskan, pengguna perlulah klik pada

butang Memuaskan seperti pada RAJAH 27 di bawah. Medan berikut akan

terpapar dan pengguna perlulah memuat naik gambar seperti yang

dikehendaki di dalam medan tersebut.

RAJAH 27


(I)

(II)

(a)

(b)

Klik pada butang browse untuk

memuat naik gambar yang

berkaitan


SISTEM

PENGURUSAN

KONTRAK 3K

RAJAH 28

Halaman Muat Naik Gambar




Selepas proses oleh pengguna telah berjaya. Bagi sekolah

bukan PTJ (Bayar Kontrak), proses masih belum lengkap selagi

pengesahan oleh PPD tidak dilaksanakan. Halaman berikut (Rajah 29)

akan terpapar menunjukkan bahawa proses simpan telah berjaya oleh

sekolah bukan PTJ(Bayar Kontrak).


SISTEM

PENGURUSAN

KONTRAK 3K

Rajah 29

Halaman Maklumat Prestasi Kontraktor Keselamatan Berjaya Dikemaskini.


maklumat prestasi kontrak sekiranya perlu selagi butang tersebut

masih terpapar dan pengesahan oleh PPD masih belum dilakukan.

Sekiranya pengesahan PPD telah dilakukan butang tidak akan

terpapar lagi dan pengguna tidak boleh untuk menukar/ mengemaskini

maklumat.

Untuk sekolah Pembayar Kontrak butang akan sentiasa terpapar

selepas proses selesai di lakukan dan pengguna boleh

mengemaskini prestasi kontrak pada bila-bila masa.

Atau;

II. Tidak Memuaskan

Sekiranya prestasi kontraktor keselamatan tidak memuaskan, pengguna

perlulah klik pada butang Tidak Memuaskan dan laman seperti Rajah 30

berikut akan terpapar.

Memerlukan pengesahan oleh

PPD

Klik pada Butang UPD sekiranya pengguna masih

ingin mengemaskini maklumat sebelum

pengesahan PPD telah dilakukan.


SISTEM

PENGURUSAN

KONTRAK 3K

RAJAH 30

Halaman Soal Selidik Prestasi Kontrak Keselamatan

Bilangan i pada Rajah 30 wajib di klik untuk membolehkan jumlah

penolakan mengikut syarat kontrak sebanyak 20% daripada nilai premis

keluar secara auto seperti pada (a).

Pada bilangan i.Tidak Mematuhi Kontrak, Rajah 30 terbahagi kepada 3

sub-medan isu utama yang perlu di klik isu serta di muat naik gambar

seperti berikut;

i.1 Pengawal Keselamatan

i.2 Peralatan

i.3 CCTV/Burglar Alarm

(sila muat naik gambar minimum 1 gambar untuk setiap 3 isu utama di atas)

(b) Medan isu

ini boleh di

klik lebih dari

1 isu

mengikut

prestasi

kontrak

sebenar


untuk memuat nait gambar

yang berkaitan

Wajib di klik

(a) Klik sekiranya ada isu

Medan ini perlu diisi secara

manual


SISTEM

PENGURUSAN

KONTRAK 3K

Sekiranya ada isu pada bilangan ii.Tidak Hadir Kerja, Rajah 30 tersebut,

pengguna perlu klik terlebih dahulu kotak pada bahagian tersebut

sebelum mengunci masuk maklumat seperti berikut:

KS -Gaji Sejam BJ -Bilangan Jam BP -Bilangan pekerja

Maklumat pada iii. Jumlah Penolakan dan iv. Jumlah Bayaran Rajah 30

tersebut adalah auto dan tidak memerlukan kunci masuk data daripada

pengguna.

Setelah maklumat selesai di kunci masuk, pengguna hendaklah mengisi

maklumat pengesahan tersebut sama seperti pada rujukan pada Rajah 28

iaitu dengan mengisi “Nama, Jawatan Dan No Telefon Pegawai” yang

membuat pengesahan.

Selepas itu pengguna boleh melaksanakan proses maklumat.

Rajah 31 dibawah adalah halaman selepas proses simpan berjaya

dilakukan.

RAJAH 31

Halaman Laporan Kontrak

Maklumat berjaya dimasukkan dan menunggu

pengesahan daripada PPD

4.50 36 162.00


SISTEM

PENGURUSAN

KONTRAK 3K

Untuk menyemak semula maklumat yang telah dikunci masuk, sila klik

pada butang untuk memaparkan halaman soal selidik yang telah di

isi. Maklumat tersebut boleh dikemaskini semula sekiranya perlu sebelum

pengesahan oleh PPD dilakukan.

Bagi sekolah PTJ, maklumat pengesahan yang telah di simpan tidak boleh

di pinda.

8.2.3 Sub-Menu Maklumat Kontrak Asrama

Tatacara mengisi maklumat bagi capaian sub-modul ini adalah sama seperti

bilangan 8.2.1 Maklumat Kontrak. (Untuk Sekolah/PTJ yang Ada Kontrak Asrama

Yang Berasingan Sahaja)

8.2.4 Sub-Menu Prestasi Kontraktor Asrama

Tatacara mengisi maklumat bagi capaian sub-modul ini juga adalah sama seperti

bilangan 8.2.2 Prestasi Kontraktor. (Untuk Sekolah/PTJ yang Ada Kontrak

Asrama Yang Berasingan Sahaja)

8.3 Menu Makanan Bermasak

Capaian ini adalah untuk mengemaskini maklumat kontrak Makanan Bermasak Asrama

dalam bentuk pelaporan terhadap prestasi serta maklumat isu yang dibangkitkan di

peringkat sekolah/PTJ. Capaian menu Makanan Bermasak Asrama ini terbahagi kepada 2

sub-menu seperti pada Rajah 32;

Maklumat Kontrak

Prestasi kontraktor

RAJAH 32

Halaman Senarai Sub-menu Kontrak Makanan Bermasak Asrama

Senarai Sub-

Menu Kontrak

Makanan

Bermasak

Asrama

8.3.1

8.3.2


SISTEM

PENGURUSAN

KONTRAK 3K


Pada bahagian ini, pengguna perlulah mengunci masuk maklumat data kontrak

dan kontraktor sebelum maklumat prestasi kontraktor di kunci masuk. Klik pada

Kemaskini Maklumat seperti pada Rajah 33.

RAJAH 33

Halaman Maklumat Kontrak Yang Perlu Dikemaskini


SISTEM

PENGURUSAN

KONTRAK 3K

RAJAH 34

Halaman Kemaskini Maklumat Kontrak

(Perkara i hingga xiii seperti dalam Surat Setuju Terima /perjanjian kontrak)

Rujukan perkara pada Rajah 34 di atas seperti berikut:



(i)

(ii)

(iii)

(iv)

(v)

(vi)

(vii)

(viii)

(ix)

(x)

(xi)

(xii)

(xiii)

Klik medan ini untuk sahkan

sama ada sekolah/PTJ terima

dokumen kontrak atau tidak


SISTEM

PENGURUSAN

KONTRAK 3K

ii. Medan ini adalah untuk kunci masuk nama kontraktor yang baru dan tidak ada

dalam senarai kontraktor di medan no (i).





vii. Masukkan jumlah bayaran kontrak sebulan mengikut sekolah.

viii. Masukkan nama Penyelia Asrama.

ix. Masukkan alamat kontraktor dan Klik pada kotak tersebut untuk memastikan

sekolah mendapat dokumen kontrak atau tidak.

x. Masukkan gred premis (gred yang diberi oleh Pejabat Kesihatan atau majlis

daerah)

xi. Masukkan Harga Sajian pada setiap waktu sajian.

xii. Masukkan Bilangan Penghuni Asrama mengikut kapasiti sebenar asrama

sekolah.

xiii. Masukkan Bilangan Penghuni Asrama mengikut jumlah sebenar penghuni asrama

yang berdaftar.

xiv. Klik pada butang setelah Maklumat Kontrak telah lengkap/betul.

Rajah 35 berikut adalah paparan maklumat kontrak yang telah di simpan dan

dikemaskini.


SISTEM

PENGURUSAN

KONTRAK 3K

RAJAH 35

Halaman Maklumat Kontrak Yang Telah Di Simpan Dan Di Kemaskini



(Maklumat Kontrak), bahagian ini memerlukan pengguna untuk mengunci masuk

laporan prestasi bulanan kontrak seperti pada Rajah 36.


SISTEM

PENGURUSAN

KONTRAK 3K

RAJAH 36

Halaman Pilihan Tahun Dan Prestasi Pemantauan Kontraktor

i. Pengguna boleh memilih tahun prestasi yang hendak di lihat seperti pada

rajah di atas.

ii. Pengguna perlulah mengunci masuk maklumat prestasi dengan menekan

butang bagi bulan yang ingin di kemaskini seperti pada Rajah 37 akan

terpapar.

iii. Bahagian ini terbahagi kepada 2 capaian iaitu:

a. Laporan Pemantauan

I. Memuaskan

II. Tidak Memuaskan

b. Pengesahan

Klik untuk memilih tahun

yang dikehendaki

Klik untuk mula masukkan

laporan prestasi kontraktor


SISTEM

PENGURUSAN

KONTRAK 3K

RAJAH 37

Halaman Laporan Prestasi Kontraktor

a. Laporan Pemantauan

Pengguna perlu melaporkan prestasi kontrak pada bulan semasa yang hendak dikunci

masuk sama ada kontrak tersebut memuaskan atau tidak memuaskan. Sekiranya

Laporan Pemantauan adalah;

(i) Memuaskan

Sekiranya prestasi kontrak memuaskan, pengguna perlulah klik pada butang

Memuaskan seperti pada Rajah 37 di bawah. Medan berikut akan terpapar

dan pengguna perlulah memuat naik 3 gambar seperti yang dikehendaki di

dalam medan tersebut.

(i)

(ii)

(a)

(b)


SISTEM

PENGURUSAN

KONTRAK 3K

RAJAH 37




.

Selepas itu, pengguna bolehlah menekan butang untuk

menyimpan data tersebut.


untuk memuat naik

gambar yang berkaitan

Sila Masukkan Bayaran

Sebenar Bulan Semasa


SISTEM

PENGURUSAN

KONTRAK 3K

RAJAH 38

Pada halaman Rajah 38 berikut, pengguna masih boleh mengemaskini

maklumat prestasi kontrak sekiranya perlu dengan menekan butang .

Pada bahagian ini, paparan Pengesahan PPD tidak akan berlaku kerana

bayaran kontrak Bekalan Makanan Bermasak dipertanggungjawabkan kepada

sekolah melalui Akaun Kumpulan Wang Asrama.

Atau;

(ii) Tidak Memuaskan

Sekiranya prestasi kontrak Membekal Makanan Bermasak Asrama pada bulan

semasa Tidak Memuaskan, pengguna perlulah klik pada butang Tidak

Memuaskan, laman seperti Rajah 39 berikut akan terpapar.


SISTEM

PENGURUSAN

KONTRAK 3K

RAJAH 39

Halaman Laporan Prestasi Tidak Memuaskan

Rujukan perkara pada Rajah 39 di atas seperti berikut:

i. Klik Pilihan isu Sajian Sehari

ii. Masukkan Jumlah Pemotongan berdasarkan pengiraan denda dalam

dokumen kontrak.

iii. Masukkan jumlah bayaran sebulan mengikut baucar bayaran bulan

semasa.

iv. Medan ini tidak perlu diisi kerana jumlah pemotongan keseluruhan ini

adalah jumlah tambah secara AUTOMATIK daripada data pada ii. dan

iv.

v. Medan ini tidak perlu diisi kerana Jumlah Bayaran adalah jumlah tolak

secara Automatik daripada data Bayaran Bulanan dan data iii.



yang berkaitan

i.

ii.

iii.

iv.

Medan isu ini boleh di klik lebih

daripada1 isu mengikut prestasi

kontrak sebenar

v.


SISTEM

PENGURUSAN

KONTRAK 3K


Jawatan Dan No Telefon Pegawai” sebelum melaksanakan proses simpan


Setelah selesai memasukkan data yang dikehendaki, pengguna boleh lah

melaksanakan proses simpan data dengan menekan butang .

RAJAH 34

Halaman Maklumat Berjaya Dimasukkan


maklumat prestasi kontrak sekiranya perlu dengan menekan butang .

9. MAKLUMAT UMUM

9.1 Sistem ini telah menyediakan kemudahan butang-butang dan ikon untuk membantu

pengguna semasa menggunakan sistem.

9.2 Setiap butang yang terdapat pada sistem ini mempunyai fungsi-fungsinya yang tersendiri.

9.3 Istilah seperti akronim juga digunakan di dalam dokumen ini.


SISTEM

PENGURUSAN

KONTRAK 3K

10 FUNGSI BUTANG

Sila lihat jadual berikut untuk memahami fungsi-fungsi butang yang terdapat pada sistem ini.

Bil. Ikon/Butang Nama Ikon/Butang Keterangan

1.

Butang Login Untuk akses ke sistem.

2.

Butang Simpan Untuk menyimpan maklumat yang telah diisi ke pangkalan data.

3. Butang Carian Untuk mencari fail gambar untuk dimuatnaik

4.

Butang Tambah Untuk memasukkan data pemantauan kontrak

5.

Butang Update Untuk mengemaskini semula maklumat yang telah dikunci masuk.

6. Butang Kemas Kini

Untuk mengemaskini maklumat yang telah disimpan

8

Butang Batal Kembali kepada menu sebelum

10. AKRONIM DAN SINGKATAN

Sila rujuk jadual berikut untuk rujukan maklumat akronim.

Bil. Akronim Nama Penuh

1. KPM Kementerian Pelajaran Malaysia

2. SPK3K Sistem Pengurusan Kontrak 3K

3. BAD Bahagian Audit Dalam

4. PPD Pejabat Pelajaran Daerah

CAWANGAN AUDIT KHAS

* BAHAGIAN AUDIT DALAM *

*KEMENTERIAN PELAJARAN MALAYSIA *

Tel : 03-8884 5341/5461/5252/5358

Emeil : [email protected]

manual spk

Documents