manual sistem e-surat

Manual Sistem eSurat, Jabatan Kesihatan Negeri Kedah

1 /16

MANUAL SISTEM E-SURAT

1.0 PENGENALAN

Manual ini disediakan untuk memperincikan tatacara penggunaan Sistem eSurat, Jabatan Kesihatan Negeri Kedah kepada pengguna

2.0 DAFTAR MASUK

Menu Login

Pengguna perlu memasukkan idpengguna dan katalaluan yang telah didaftarkan oleh Unit ICT, JKN Kedah untuk

login kedalam sistem eSurat. Seterusnya klik pada butang Login seperti Rajah 1 dibawah.

Rajah 1 : Daftar Masuk

Masukkan ID Pengguna

Masukkan Kata Laluan

Klik “Login”


2 /16

Skrin Utama

Setelah login, skrin utama sistem akan dipaparkan seperti di Rajah 2. ID pengguna dipaparkan pada sebelah atas

skrin.

Rajah 2 : Skrin Utama

Terdapat 8 modul di dalam Sistem eSurat iaitu :

i. Surat Biasa

ii. Surat Berdaftar

iii. Surat Pelbagai

iv. Surat Poslaju

v. Surat Pengarah

vi. Laporan

vii. Profile

viii. Log Keluar

Paparan ID Pengguna


3 /16

3.0 SURAT BIASA

Bagi modul Surat Biasa, terdapat 2 sub modul iaitu Daftar Surat Biasa dan Carian Surat Biasa seperti Rajah 3

dibawah.

Rajah 3 : Modul Surat Biasa

3.1 Daftar Surat Biasa

Skrin seperti di Rajah 4 dipaparkan apabila pengguna klik pada Menu Daftar Surat Biasa .Pengguna perlu

memasukkan semua maklumat berkenaan surat yang diperlukan iaitu:

i. No Rujukan :

ii. Nama Kakitangan :

iii. Tarikh Diterima :

iv. Daripada :

v. Tarikh :

vi. Tajuk Surat :

vii. Unit :

Rajah 4 : Sub Modul Daftar Surat Biasa

Setelah memasukkan maklumat surat, pengguna perlu menekan butang Simpan dan Tutup. Sekiranya terdapat

lebih daripada 1 surat dari kategori yang sama, pengguna boleh menekan butang simpan dan seterusnya.


4 /16

3.2 Carian Surat Biasa

Sub modul Carian Surat Biasa ini akan menyenaraikan semua data surat biasa yang telah dikunci masuk seperti

Rajah 5 dibawah. Pengguna boleh mencari dengan mudah data surat yang telah dimasukkan. Carian boleh

dilakukan melalui semua jenis maklumat surat.

Rajah 5 : Sub Modul Carian Surat Biasa

Pengguna boleh melihat data surat, mengemaskini maklumat dan memadam maklumat surat yang telah dikunci

masuk. Pengguna hanya perlu menekan butang di sebelah kanan paparan surat.

Lihat

Kemaskini

Padam


5 /16

4.0 SURAT BERDAFTAR

Surat Berdaftar terdiri daripada 2 sub modul iaitu Daftar Surat Berdaftar dan Carian Surat Berdaftar seperti Rajah

6 di bawah.

Rajah 6: Modul Surat Berdaftar

4.1 Daftar Surat Berdaftar

Skrin seperti di Rajah 7 dipaparkan apabila pengguna klik pada Menu Daftar Surat Berdaftar .Pengguna perlu


i. No Daftar Surat :

ii. No Rujukan :

iii. Nama Kakitangan :

iv. Tarikh Diterima :

v. Daripada :

vi. Tarikh :

vii. Tajuk Surat :

viii. Unit :

Rajah 7 : Sub Modul Daftar Surat Berdaftar




6 /16

4.1 Carian Surat Berdaftar

Sub modul Carian Surat Berdaftar ini akan menyenaraikan semua data surat berdaftar yang telah dikunci masuk

seperti Rajah 8 dibawah. Pengguna boleh mencari dengan mudah data surat yang telah dimasukkan. Carian boleh

dilakukan melalui semua jenis maklumat surat.

Rajah 8 : Sub Modul Carian Surat Berdaftar



Lihat

Kemaskini

Padam


7 /16

5.0 SURAT PELBAGAI

Di dalam modul Surat Pelbagai terdapat dua sub modul iaitu Daftar Surat Pelbagai dan Carian Surat Pelbagai

seperti Rajah 9 di bawah.

Rajah 9 : Modul Surat Pelbagai

5.1 Daftar Surat Pelbagai

Skrin seperti di Rajah 10 dipaparkan apabila pengguna klik pada Menu Daftar Surat Pelbagai .Pengguna perlu


i. No Rujukan :



iv. Daripada :

v. Tajuk :

vi. Tarikh Surat :

vii. Unit :

Rajah 10: Sub Modul Daftar Surat Pelbagai




8 /16

5.2 Carian Surat Pelbagai

Sub modul Carian Surat Pelbagai ini akan menyenaraikan semua data surat pelbagai yang telah dikunci masuk

seperti Rajah 11 dibawah. Pengguna boleh mencari dengan mudah data surat yang telah dimasukkan. Carian

boleh dilakukan melalui semua jenis maklumat surat.

Rajah 11: Sub Modul Carian Surat Pelbagai



Lihat

Kemaskini

Padam


9 /16

6.0 SURAT POS LAJU

Modul Surat Pos Laju mempunyai 2 sub modul iaitu Daftar Surat Pos Laju dan Carian Surat Pos Laju seperti Rajah

12 dibawah.

Rajah 12: Modul Surat Pos Laju

6.1 Daftar Surat Poslaju

Skrin seperti di Rajah 11 dipaparkan apabila pengguna klik pada Menu Daftar Surat Poslaju .Pengguna perlu


i. No Rujukan :



iv. Daripada :

v. Tajuk :

vi. Tarikh Surat :

vii. Unit :

Rajah 13 : Sub Modul Daftar Surat Pos Laju




10 /16

6.2 Carian Surat Poslaju

Sub modul Carian Surat Poslaju ini akan menyenaraikan semua data surat poslaju yang telah dikunci masuk



Rajah 14 : Sub Modul Carian Surat Poslaju



Lihat

Kemaskini

Padam


11 /16

7.0 SURAT PENGARAH

Modul Surat Pengarah mempunyai 2 sub modul iaitu Daftar Surat Pengarah dan Carian Surat Pengarah seperti

Rajah 15 di bawah.

Rajah 15 : Modul Surat Pengarah

7.1 Daftar Surat Pengarah

Skrin seperti di Rajah 16 dipaparkan apabila pengguna klik pada Menu Daftar Surat Pengarah .Pengguna perlu


i. Kaedah Penghantaran :

ii. No Daftar Pos :

iii. No Rujukan :

iv. Tarikh Diterima :

v. Daripada :

vi. Tajuk :

vii. Tarikh Surat :

Rajah 16 : Sub Modul Daftar Surat Pengarah




12 /16

7.2 Carian Surat Pengarah

Sub modul Carian Surat Pengarah ini akan menyenaraikan semua data surat pengarah yang telah dikunci masuk





Lihat

Kemaskini

Padam


13 /16

8.0 LAPORAN

Terdapat 4 sub modul di dalam modul Laporan iaitu Rekod Surat Harian (Laporan 1), Jumlah Surat Harian

(Laporan 2), Statistik Pengguna (Laporan 3) dan Statistik Bulanan (Laporan 4) seperti Rajah 17 dibawah.

Rajah 17 : Laporan eSurat

8.1 Rekod Surat Harian (Laporan 1)

Laporan Rekod Surat Harian memaparkan carian surat berdasarkan tarikh terima surat yang dimasukkkan oleh

pengguna. Pengguna perlu memilih unit, memasukkan tarikh dan klik pada jenis surat yang hendak dicari.

Kemudian pengguna perlu menekan butang “Refresh” untuk memaparkan data carian seperti Rajah 18 di bawah.

Rajah 18 : Rekod Surat Harian (Laporan 1)


14 /16

8.2 Jumlah Surat Harian (Laporan 2)

Laporan 2 ini memaparkan jumlah surat harian yang diterima berdasarkan unit dan tarikh yang dipilih. Pengguna

perlu memilih unit, memasukkan tarikh mula dan tarikh akhir, seterusnya klik pada butang “Refresh” untuk

menjana laporan seperti Rajah 19 di bawah.

Rajah 19 : Jumlah Surat Harian (Laporan 2)

8.3 Statistik Pengguna (Laporan 3)

Pengguna boleh melihat jumlah surat yang telah dikunci masuk. Pengguna perlu memilih nama, memasukkan

tarikh mula dan tarikh akhir dan seterusnya menekan butang “Refresh” untuk memaparkan data seperti Rajah 20

dibawah.

Rajah 20 : Statistik Pengguna (Laporan 3)


15 /16

8.4 Laporan Bulanan (Laporan 4)

Modul ini menjana laporan jumlah surat yang dikunci masuk mengikut tahun. Pengguna perlu memilih tahun dan

menekan butang “Refresh” untuk menjana laporan seperti Rajah 21 seperti dibawah.

Rajah 21 : Laporan Bulanan (Laporan 4)


16 /16

9.0 Profile

9.1 Tukar Kata Laluan

Bagi tujuan keselamatan sistem, pengguna boleh menukar kata laluan sendiri dengan menekan butang kata laluan

seperti Rajah 22 di bawah.

Rajah 22: Ubah Kata Laluan

10.0 Log Keluar

Setelah pengguna selesai menggunakan sistem, pengguna perlu log keluar sistem bagi memastikan tiada

pencerobohan data berlaku. Pengguna hanya perlu menekan butang keluar seperti Rajah 23 di bawah.

Rajah 23 : Log Keluar

manual sistem e-surat

Documents