majlis perbandaran klang - mpklang.gov.my · laporan ringkasan tunggakan sewa untuk penyediaan...

MANUAL MPK BIL : 21 /2013

MAJLIS PERBANDARAN KLANG

MANUAL:

KAWALAN & PEMANTAUAN

PENGURUSAN SEWAAN

No Pindaan: 0 Manual MPK BIL. 21 Tarikh Berkuatkuasa: Januari 2013

2013

Kawalan & Pemantauan Pengurusan Sewaan

1

1.0 TUJUAN MANUAL

1.1 Sebagai strategi pelaksanaan Program Anjakan dan

Tambahbaik Holistik [PATH] MPK 2013.

1.2 Sebagai rujukan dan panduan kepada warga MPK dan warga

Klang.

1.3 Penyelarasan tindakan bersepadu oleh semua jabatan atau

agensi terlibat

1.4 Berfikir di luar kotak adalah cara berfikir di luar batasan masalah

yang ada

1.5 Memastikan kutipan sewa Majlis dan hasil pelbagai diurus

dengan sistematik dan teratur .

1.6 Memastikan penerimaan bayaran direkod dengan betul dan

tepat.

1.7 Tindakan diambil keatas penyewa yang mempunyai tunggakan

sewaan.

1.8 Memberi panduan dalam usaha mengurangkan tunggakan sewa

dan memastikan tunggakan sewa Majlis tidak bertambah.

2.0 LATAR BELAKANG

2.1 Unit sewaan menguruskan 1,800 akaun penyewa harta Majlis

dengan nilai hasil RM6.3 juta setahun .

2.2 Unit ini juga bertanggungjawab dalam mengutip dan mengambil

tindakan keatas tunggakan sewa bagi 600 akaun dengan nilai

sebanyak RM2.5 juta setiap tahun.


2013


2

3.0 DEFINISI / SINGKATAN

3.1 Sewa Membayar suatu kadar yang perlu dibayar ke atas premis harta Majlis.

3.2 JTM

Jabatan Teknologi Maklumat

3.3 PPH Jabatan Penilaian Dan Pengurusan Harta

4.0 CARTA BAHAGIAN

CARTA ORGANISASI UNIT SEWA

Pengarah Kewangan (W52)

Timb. Pengarah Kewangan (W48)

Pen. Pengarah Kewangan (W41)

Penolong Akauntan (W27)

Pembantu Akauntan (W22) (+2)

Penghantar Notis (N3)

Pembantu Akauntan (W17)

Pembantu Tadbir (N17)


2013


3

5.0 SUMBER KUASA Sumber kuasa yang menjadi rujukan jabatan bagi pelaksanaan

manual adalah seperti berikut:

i. Akta Kerajaan Tempatan 1976 (Akta 171)

ii. Pekeliling Perbendaharaan Bil 8 tahun 1986

6.0 SKOP KERJA

Skop kerja unit sewaan merangkumi penyelengaraan akaun sewa

sehingga kepada tindakan ke atas penunggak sewa melalui

pengeluaran notis peringatan dan pemindahan cagaran. Berikut

adalah skop kerja Unit Sewa:

6.1 Menyemak Hasil Kutipan Bayaran Sewa.

6.2 Penyediaan senarai peruntukan baru Dan Pembatalan Gerai.

6.3 Pemindahan Cagaran

6.4 Pengeluaran Notis Peringatan Tuntutan Tunggakan Sewa.

6.5 Mengemaskini Daftar Induk Kawalan Sewa.


2013


4

7.0 PROSES KERJA

7.1 Menyemak hasil kutipan bayaran sewa

i. Pertama sekali, PKA akan menyemak laporan audit Roll bagi

jumlah keseluruhan hasil kutipan sewaan harian.

ii. Kemudian, PKA mencetak laporan kutipan sewaan harian

Online dalam system sewaan

iii. Selepas itu, PKA menyemak dan bandingkan jumlah kutipan

sewaan di laporan audit Roll dan kutipan harian Online dalam

system sewaan.

iv. Sekiranya terdapat perbezaan PKA akan membuat pelarasan

semula kutipan bayaran sewa mengikut salinan resit

pembayaran.

v. Sekiranya tiada perbezaan, PKA akan meneruskan proses

dengan menyemak dan mengesahkan jumlah kutipan sewaan

harian

vi. Selepas data disahkanl, PKA membuat pindahan bayaran

dalam system sewaan

vii. Akhir sekali, PKA mencetak laporan kutipan sewaan harian dan

laporan ringkasan tunggakan sewa untuk penyediaan laporan

bulanan.


2013


5

7.2 Penyediaan senarai peruntukan baru dan pembatalan gerai

i. Proses dimulai dengan PKA menerima borang peruntukan baru

/ batal yang telah diluluskan oleh PW dan resit sewaan bayaran

pendahuluan.

ii. Kemudian, PKA akan mengarahkan PT untuk menyediakan

senarai penyewa baru dan batal.

iii. PT akan memasukkan data dalam system sewa dan cetak

laporan keseluruhan senarai harta baru .

iv. Selesai tugas PT, PKA akan mengosongkan kenaan sewa bagi

akaun batal

v. PKA kemudian membuat semakan dan pindaan.

vi. Proses berakhir denagn PPW mengesahkan pindaan tersebut.

7.3 Pemindahan cagaran sewa

i. PPW menerima surat pembatalan gerai dari Jabatan Penilaian &

Pengurusan Harta ( JPPH) dan mengarahkan PKA

menguruskan perkara tersebut.

ii. PKA mengarahkan PT untuk memproses pembatalan dan

pelarasan akaun sewa dalam system sewa.

iii. PT kemudian akan mencetak penyata akaun penyewa dan

menyemak samada penyewa mempunyai tunggakan atau tidak

iv. Sekiranya ada tunggakan PT akan membuat carian dan

semakan nombor cagaran penyewa dalam system cagaran

v. Seterusnya, PT akan mendapatkan resit asal bayaran cagaran

penyewa / cetakan maklumat cagaran dalam system.


2013


6

vi. PT akan menyemak jumlah cagaran dan buat pemindahan

cagaran bagi mengurangkan tunggakan

vii. Pemulangan bayaran akan dibuat oleh PT sekiranya ada lebihan

cagaran

viii. PT menyediakan baucer pembayaran

7.4 Pengeluaran Notis Peringatan Tuntutan Tunggakan Sewa

i. Sekiranya akaun tersebut masih tertunggak, PKA akan

mencetak senarai penyewa tertunggak mengikut kawasan.

ii. Kemudian, PKA menyenaraikan penyewa tertunggak melebihi 3

bulan mengikut kawasan dan mencetak penyata sewaan setiap

penyewa tertunggak.

iii. PKA akan mengarahkan PT untuk memproses pengeluaran

notis bagi setiap akaun yang tertunggak tersebut.

iv. Selepas itu semakan dan pengesahan akan dilakukan oleh

PPW/PKA.

v. PKA mengarahkan PN untuk membuat serahan.

vi. PN akan memberi laporan penerimaan notis peringatan tuntutan

tunggakan daripada penyewa kepada PKA untuk tujuan

pengesahan notis tersebut telah dihantar.

7.5 Mengemaskini Daftar Induk Kawalan Sewa.

i. Pertama sekali, PKA akan menyemak semua senarai penyewa

baru dan batal mengikut kawasan masing- masing

ii. Kemudian PKA mengemaskini data di dalam daftar kawalan

induk kawalan sewa

iii. Akhir sekali PKA menyediakan laporan jumlah gerai yang masih

belum disewakan


2013


7

8. CARTA ALIRAN 8.1 Menyemak hasil kutipan sewa

Mula

Semak laporan audit roll

Cetak laporan kutipan sewa online

Pindahan bayaran system sewa

Banding laporan audit roll dengan kutipan sewa online

Selesai Selaras kutipan ikut resit

Pengesahan


Cetak laporan kutipan harian

Cetak ringkasan tunggakan sewa

Tamat


2013


8

8.2 Penyediaan senarai peruntukan baru Dan Pembatalan Gerai

Mula

Terima peruntukan baru/batal

Sudah proses


Semak peruntukan

belum proses

Selesai Masuk data dalam sistem

Kosongkan kenaan akaun batal

Semakan dan pindaan

Pengesahan

Tamat


2013


9

8.3 Pemindahan cagaran sewa

Mula

Batal & selaras akaun batal

Semak penyata sewa

Carian & semakan system

cagaran

Keluar resit asal cagaran

Pindahan cagaran

Semak penyata sewa

Selesai

Tamat

Tindakan PUU

Pulang bayaran

Proses pulang cagaran

Tiada baki AkaunBerbaki

Lebihan baki cagaran

Tiada tunggakan

Tunggakan


2013


10

8.4 Pengeluaran Notis Peringatan Tuntutan Tunggakan Sewa

Mula

Cetak senarai tunggakan sewa

Senaraikan penunggak sewa lebih 3 bulan

Cetak penyata penunggak individu

Proses pengeluaran notis tuntutan

Semakan dan pengesahan pegawai

Serah notis oleh PN

Laporan terimaan notis PN

Tamat


2013


11

8.5 Mengemaskini Daftar Induk Kawalan Sewa

Mula

Semak senarai penyewa baru & lama

Kemaskini data daftar induk

Laporan gerai belum sewa

Tamat

9 PENUTUP

Manual ini merupakan panduan kepada warga kerja MPK bagi

meningkatkan kualiti kerja dan tatacara dalam melaksanakan tugas

sebagai wakil Majlis dalam menerima dan meningkatkan hasil Majlis.

10 LAMPIRAN 10.1 Borang kenaan peruntukan baru

10.2 Borang nota debit / kredit / pemindahan cagaran

10.3 Borang batal / peruntukan semula / perubahan kadar

10.4 Borang kelulusan pemindahan / pemulangan cagaran

10.5 Maklumat penyewa batal

10.6 Notis tuntutan tunggakan sewa

10.7 Borang ansuran pembayaran

10.8 Borang akaun sewa tertunggak bagi tindakan undang- undang


2013


12

10 LAMPIRAN(samb’)

9.1 Borang cadang batal akaun tertunggak

9.2 Borang sokongan bayaran amJernal pelarasan sewa

9.3 Bil sewa

9.4 Bil pendahuluan bayaran sewa

majlis perbandaran klang - mpklang.gov.my · laporan ringkasan tunggakan sewa untuk penyediaan...

Documents