No Pindaan: 0 Manual MPK BIL. 21 Tarikh Berkuatkuasa: Januari 2013
2013
Kawalan & Pemantauan Pengurusan Sewaan
1
1.0 TUJUAN MANUAL
1.1 Sebagai strategi pelaksanaan Program Anjakan dan
Tambahbaik Holistik [PATH] MPK 2013.
1.2 Sebagai rujukan dan panduan kepada warga MPK dan warga
Klang.
1.3 Penyelarasan tindakan bersepadu oleh semua jabatan atau
agensi terlibat
1.4 Berfikir di luar kotak adalah cara berfikir di luar batasan masalah
yang ada
1.5 Memastikan kutipan sewa Majlis dan hasil pelbagai diurus
dengan sistematik dan teratur .
1.6 Memastikan penerimaan bayaran direkod dengan betul dan
tepat.
1.7 Tindakan diambil keatas penyewa yang mempunyai tunggakan
sewaan.
1.8 Memberi panduan dalam usaha mengurangkan tunggakan sewa
dan memastikan tunggakan sewa Majlis tidak bertambah.
2.0 LATAR BELAKANG
2.1 Unit sewaan menguruskan 1,800 akaun penyewa harta Majlis
dengan nilai hasil RM6.3 juta setahun .
2.2 Unit ini juga bertanggungjawab dalam mengutip dan mengambil
tindakan keatas tunggakan sewa bagi 600 akaun dengan nilai
sebanyak RM2.5 juta setiap tahun.
No Pindaan: 0 Manual MPK BIL. 21 Tarikh Berkuatkuasa: Januari 2013
2013
Kawalan & Pemantauan Pengurusan Sewaan
2
3.0 DEFINISI / SINGKATAN
3.1 Sewa Membayar suatu kadar yang perlu dibayar ke atas premis harta Majlis.
3.2 JTM
Jabatan Teknologi Maklumat
3.3 PPH Jabatan Penilaian Dan Pengurusan Harta
4.0 CARTA BAHAGIAN
CARTA ORGANISASI UNIT SEWA
Pengarah Kewangan (W52)
Timb. Pengarah Kewangan (W48)
Pen. Pengarah Kewangan (W41)
Penolong Akauntan (W27)
Pembantu Akauntan (W22) (+2)
Penghantar Notis (N3)
Pembantu Akauntan (W17)
Pembantu Tadbir (N17)
No Pindaan: 0 Manual MPK BIL. 21 Tarikh Berkuatkuasa: Januari 2013
2013
Kawalan & Pemantauan Pengurusan Sewaan
3
5.0 SUMBER KUASA Sumber kuasa yang menjadi rujukan jabatan bagi pelaksanaan
manual adalah seperti berikut:
i. Akta Kerajaan Tempatan 1976 (Akta 171)
ii. Pekeliling Perbendaharaan Bil 8 tahun 1986
6.0 SKOP KERJA
Skop kerja unit sewaan merangkumi penyelengaraan akaun sewa
sehingga kepada tindakan ke atas penunggak sewa melalui
pengeluaran notis peringatan dan pemindahan cagaran. Berikut
adalah skop kerja Unit Sewa:
6.1 Menyemak Hasil Kutipan Bayaran Sewa.
6.2 Penyediaan senarai peruntukan baru Dan Pembatalan Gerai.
6.3 Pemindahan Cagaran
6.4 Pengeluaran Notis Peringatan Tuntutan Tunggakan Sewa.
6.5 Mengemaskini Daftar Induk Kawalan Sewa.
No Pindaan: 0 Manual MPK BIL. 21 Tarikh Berkuatkuasa: Januari 2013
2013
Kawalan & Pemantauan Pengurusan Sewaan
4
7.0 PROSES KERJA
7.1 Menyemak hasil kutipan bayaran sewa
i. Pertama sekali, PKA akan menyemak laporan audit Roll bagi
jumlah keseluruhan hasil kutipan sewaan harian.
ii. Kemudian, PKA mencetak laporan kutipan sewaan harian
Online dalam system sewaan
iii. Selepas itu, PKA menyemak dan bandingkan jumlah kutipan
sewaan di laporan audit Roll dan kutipan harian Online dalam
system sewaan.
iv. Sekiranya terdapat perbezaan PKA akan membuat pelarasan
semula kutipan bayaran sewa mengikut salinan resit
pembayaran.
v. Sekiranya tiada perbezaan, PKA akan meneruskan proses
dengan menyemak dan mengesahkan jumlah kutipan sewaan
harian
vi. Selepas data disahkanl, PKA membuat pindahan bayaran
dalam system sewaan
vii. Akhir sekali, PKA mencetak laporan kutipan sewaan harian dan
laporan ringkasan tunggakan sewa untuk penyediaan laporan
bulanan.
No Pindaan: 0 Manual MPK BIL. 21 Tarikh Berkuatkuasa: Januari 2013
2013
Kawalan & Pemantauan Pengurusan Sewaan
5
7.2 Penyediaan senarai peruntukan baru dan pembatalan gerai
i. Proses dimulai dengan PKA menerima borang peruntukan baru
/ batal yang telah diluluskan oleh PW dan resit sewaan bayaran
pendahuluan.
ii. Kemudian, PKA akan mengarahkan PT untuk menyediakan
senarai penyewa baru dan batal.
iii. PT akan memasukkan data dalam system sewa dan cetak
laporan keseluruhan senarai harta baru .
iv. Selesai tugas PT, PKA akan mengosongkan kenaan sewa bagi
akaun batal
v. PKA kemudian membuat semakan dan pindaan.
vi. Proses berakhir denagn PPW mengesahkan pindaan tersebut.
7.3 Pemindahan cagaran sewa
i. PPW menerima surat pembatalan gerai dari Jabatan Penilaian &
Pengurusan Harta ( JPPH) dan mengarahkan PKA
menguruskan perkara tersebut.
ii. PKA mengarahkan PT untuk memproses pembatalan dan
pelarasan akaun sewa dalam system sewa.
iii. PT kemudian akan mencetak penyata akaun penyewa dan
menyemak samada penyewa mempunyai tunggakan atau tidak
iv. Sekiranya ada tunggakan PT akan membuat carian dan
semakan nombor cagaran penyewa dalam system cagaran
v. Seterusnya, PT akan mendapatkan resit asal bayaran cagaran
penyewa / cetakan maklumat cagaran dalam system.
No Pindaan: 0 Manual MPK BIL. 21 Tarikh Berkuatkuasa: Januari 2013
2013
Kawalan & Pemantauan Pengurusan Sewaan
6
vi. PT akan menyemak jumlah cagaran dan buat pemindahan
cagaran bagi mengurangkan tunggakan
vii. Pemulangan bayaran akan dibuat oleh PT sekiranya ada lebihan
cagaran
viii. PT menyediakan baucer pembayaran
7.4 Pengeluaran Notis Peringatan Tuntutan Tunggakan Sewa
i. Sekiranya akaun tersebut masih tertunggak, PKA akan
mencetak senarai penyewa tertunggak mengikut kawasan.
ii. Kemudian, PKA menyenaraikan penyewa tertunggak melebihi 3
bulan mengikut kawasan dan mencetak penyata sewaan setiap
penyewa tertunggak.
iii. PKA akan mengarahkan PT untuk memproses pengeluaran
notis bagi setiap akaun yang tertunggak tersebut.
iv. Selepas itu semakan dan pengesahan akan dilakukan oleh
PPW/PKA.
v. PKA mengarahkan PN untuk membuat serahan.
vi. PN akan memberi laporan penerimaan notis peringatan tuntutan
tunggakan daripada penyewa kepada PKA untuk tujuan
pengesahan notis tersebut telah dihantar.
7.5 Mengemaskini Daftar Induk Kawalan Sewa.
i. Pertama sekali, PKA akan menyemak semua senarai penyewa
baru dan batal mengikut kawasan masing- masing
ii. Kemudian PKA mengemaskini data di dalam daftar kawalan
induk kawalan sewa
iii. Akhir sekali PKA menyediakan laporan jumlah gerai yang masih
belum disewakan
No Pindaan: 0 Manual MPK BIL. 21 Tarikh Berkuatkuasa: Januari 2013
2013
Kawalan & Pemantauan Pengurusan Sewaan
7
8. CARTA ALIRAN 8.1 Menyemak hasil kutipan sewa
Mula
Semak laporan audit roll
Cetak laporan kutipan sewa online
Pindahan bayaran system sewa
Banding laporan audit roll dengan kutipan sewa online
Selesai Selaras kutipan ikut resit
Pengesahan
Pindahan bayaran system sewa
Cetak laporan kutipan harian
Cetak ringkasan tunggakan sewa
Tamat
No Pindaan: 0 Manual MPK BIL. 21 Tarikh Berkuatkuasa: Januari 2013
2013
Kawalan & Pemantauan Pengurusan Sewaan
8
8.2 Penyediaan senarai peruntukan baru Dan Pembatalan Gerai
Mula
Terima peruntukan baru/batal
Sudah proses
Pindahan bayaran system sewa
Semak peruntukan
belum proses
Selesai Masuk data dalam sistem
Kosongkan kenaan akaun batal
Semakan dan pindaan
Pengesahan
Tamat
No Pindaan: 0 Manual MPK BIL. 21 Tarikh Berkuatkuasa: Januari 2013
2013
Kawalan & Pemantauan Pengurusan Sewaan
9
8.3 Pemindahan cagaran sewa
Mula
Batal & selaras akaun batal
Semak penyata sewa
Carian & semakan system
cagaran
Keluar resit asal cagaran
Pindahan cagaran
Semak penyata sewa
Selesai
Tamat
Tindakan PUU
Pulang bayaran
Proses pulang cagaran
Tiada baki AkaunBerbaki
Lebihan baki cagaran
Tiada tunggakan
Tunggakan
No Pindaan: 0 Manual MPK BIL. 21 Tarikh Berkuatkuasa: Januari 2013
2013
Kawalan & Pemantauan Pengurusan Sewaan
10
8.4 Pengeluaran Notis Peringatan Tuntutan Tunggakan Sewa
Mula
Cetak senarai tunggakan sewa
Senaraikan penunggak sewa lebih 3 bulan
Cetak penyata penunggak individu
Proses pengeluaran notis tuntutan
Semakan dan pengesahan pegawai
Serah notis oleh PN
Laporan terimaan notis PN
Tamat
No Pindaan: 0 Manual MPK BIL. 21 Tarikh Berkuatkuasa: Januari 2013
2013
Kawalan & Pemantauan Pengurusan Sewaan
11
8.5 Mengemaskini Daftar Induk Kawalan Sewa
Mula
Semak senarai penyewa baru & lama
Kemaskini data daftar induk
Laporan gerai belum sewa
Tamat
9 PENUTUP
Manual ini merupakan panduan kepada warga kerja MPK bagi
meningkatkan kualiti kerja dan tatacara dalam melaksanakan tugas
sebagai wakil Majlis dalam menerima dan meningkatkan hasil Majlis.
10 LAMPIRAN 10.1 Borang kenaan peruntukan baru
10.2 Borang nota debit / kredit / pemindahan cagaran
10.3 Borang batal / peruntukan semula / perubahan kadar
10.4 Borang kelulusan pemindahan / pemulangan cagaran
10.5 Maklumat penyewa batal
10.6 Notis tuntutan tunggakan sewa
10.7 Borang ansuran pembayaran
10.8 Borang akaun sewa tertunggak bagi tindakan undang- undang