majlis perbandaran klang - mpklang.gov.my · kerana ianya menjadi sumber panduan dan rujukan...

No Pindaan: 0 Manual MPK BIL. 15 Tarikh Berkuatkuasa: Januari 2013

2013

Penyediaan Laporan Kewangan Bulanan, Sukuan Dan Penyata Kewangan 1

MANUAL MPK BIL : 15 /2013

MAJLIS PERBANDARAN KLANG

MANUAL:

PENYEDIAAN LAPORAN

KEWANGAN BULANAN, SUKUAN

DAN PENYATA KEWANGAN


2013


KANDUNGAN

NO ISI KANDUNGAN MUKA SURAT

SEPATAH KATA DARIPADA SETIAUSAHA 3

PRAKATA DARIPADA KETUA JABATAN 4

1.0 TUJUAN MANUAL 5

2.0 LATAR BELAKANG 6

3.0 DEFINISI 6

4.0 CARTA UNIT 7

5.0 SUMBER KUASA 7

6.0 SKOP KERJA 8

7.0 PROSES KERJA 9

8.0 CARTA ALIR 10

9.0 PENUTUP 15

10.0 LAMPIRAN 15


2013


SEPATAH KATA DARI SETIAUSAHA

Selaras dengan visi MPK untuk menjadi Bandaraya

Terbilang diMalaysia menjelang 2015 maka menjadi

tugas kita bersama sebagai wargakerja MPK untuk

berusaha membuat penambahbaikan agar

penyampaian perkhidmatan kita bermutu tinggi,

berkualiti tinggi atau berkelas dunia sebelum

tibanya pengiktirafan status Bandaraya tersebut.

Manual ini diharapkan dapat membantu pegawai dan kakitangan yang

terlibat melaksanakan tadbir urus yang menepati undang-undang dan

garis panduan yang digunapakai. Manual ini juga diharapkan dapat

mengekalkan system kerja yang sistematik selaras dengan objektif

perlaksanaan Program Anjakan dan Tambahbaik Holistik MPK 2013.

Sebagai usaha penambahbaikan dan meminimumkan kesalahan,

maka manual ini disediakan dengan tujuan supaya Majlis dapat

melaksanakan tanggungjawab dengan penuh dedikasi, telus dan

sempurna.

Marilah kita seluruh wargakerja MPK sama-sama mendokong motto

yang telah ditetapkan iaitu : “Perpaduan Sendi Kekuatan”. Kita

berpadu untuk membuat perubahan dan penambahbaikan dalam

semua bidang dan tugas masing-masing supaya bila tiba masanya

status bandaraya kita perolehi maka pasukan kita sudah benar-benar

bersedia dam mampu mengalas tanggungjawab yang berupaya

memberi hasilkerja dan penyampaian perkhidmatan yang sangat

memuaskan hati semua pelanggan MPK atau “stakeholder” dan rakyat

umumnya.

“Perpaduan Sendi Kekuatan”. Sekian. Terima kasih

Mohd Ikhsan Bin Mukri

Setiausaha MPK


2013


PRAKATA DARIPADA KETUA JABATAN

Jabatan Kewangan berfungsi menyediakan perkhidmatan

pengurusan kewangan kepada semua warga kerja, jabatan-

jabatan dalam Majlis, pembayar cukai serta orang awam

dengan cekap dan berkesan selaras dengan keperluan akta

yang digunapakai.

Antara sasaran Jabatan Kewangan adalah meningkatkan kecekapan

Pengurusan Kewangan dengan melaksanakan kawalan dalaman ke atas

kawalan perbelanjaan dan kawalan kutipan hasil yang efektif. Sasaran

kutipan hasil haruslah dicapai disamping memastikan pengurusan tunggakan

hasil dijalankan dengan lebih berkesan dan sistematik. Pengurusan

perbelanjaan haruslah dikawal bagi memastikan perbelanjaan berhemah dan

mampu memberi impak yang lebih besar kepada ‘stakeholder’ serta membuat

pembayaran dalam tempoh 14 hari seperti yang telah ditetapkan di dalam

Arahan Perbendaharaan.

Manual Prosedur Kerja adalah penting di dalam sesebuah organisasi

kerana ianya menjadi sumber panduan dan rujukan kakitangan dalam

menjalankan tugas. Kecemerlangan kakitangan dalam sesebuah organisasi

tidak bergantung kepada kemampuan teknologinya semata-mata. Ianya

berkait rapat dengan kualiti kerja kakitangan dan pembaharuan sistem-sistem

kerja di dalam sesebuah organisasi itu.

Manual ini juga memberi panduan mengenai peraturan yang perlu

dipatuhi dan larangan yang perlu dihindarkan oleh semua kakitangan Majlis

bagi memberi perkhidmatan yang sentiasa berprestasi tinggi, berkualiti dan

dihormati oleh semua pihak. Oleh yang demikian, saya berharap agar

kakitangan dapat memberikan kerjasama dan sokongan dengan cekap dan

berkesan semasa menjalankan tugas.

Sekian Terima Kasih Zahrin bin Md Nasir Pengarah Kewangan Majlis Perbandaran Klang


2013


1.0 TUJUAN MANUAL

1.1 Sebagai strategi pelaksanaan Program Anjakan dan

Tambahbaik Holistik [PATH] MPK 2013.

1.2 Sebagai rujukan dan panduan kepada warga MPK dan warga

Klang.

1.3 Penyelarasan tindakan bersepadu oleh semua jabatan atau

agensi terlibat.

1.4 Memastikan tatacara penyediaan Laporan Bulanan, Sukuan dan

Penyata Kewangan Tahunan Majlis Perbandaran Klang

disediakan dengan penuh tangungjawab.

1.5 Memastikan tatacara penyediaan Laporan Bulanan, Sukuan dan

Penyata Kewangan Tahunan Majlis Perbandaran Klang

disediakan mengikut peraturan kewangan dan disediakan dalam

tempoh yang telah ditetapkan.

1.6 Menjadi rujukan kepada pegawai yang menyediaan Laporan

Bulanan, Sukuan dan Penyata Kewangan Tahunan.

2.0 LATAR BELAKANG

2.1 Unit Akaun berfungsi untuk mengendali kesemua kerja

perakaunan, menyimpan, mengawal dan menyemak segala

kutipan dan pembayaran Majlis.

2.2 Antara salah satu skop tugasan di Unit Akaun adalah

memastikan laporan perakaunan disediakan mengikut standard

dan piawaian yang telah ditetapkan.


2013


3.0 DEFINISI / SINGKATAN

3.1 Jawatankusa Kewangan

Mesyuarat khas yang di pengerusikan oleh Yang Di Pertua dan

diwakili oleh Ahli-Ahli Majlis yang dilantik.

3.2 Ketua Jabatan

Semua Pegawai-pegawai yang mengetuai sesebuah Jabatan.

3.3 Laporan Kewangan Bulanan

Laporan yang dikeluarkan setiap bulan yang melaporkan

kedudukan prestasi hasil, perbelanjaan, aliran tunai, akaun

pinjaman kakitangan, asset-aset dan insuran dan yang berkaitan

dengannya.

3.4 Penyata Kewangan Tahunan

Penyata Kewangan yang mengandungi Penyata Lembaran

Imbangan, Penyata Pendapatan Dan Perbelanjaan, Penyata

Perubahan Ekuiti, Penyata Aliran Tunai, Dasar Perakaunan Dan

Nota-Nota berkaitan dengannya yang disediakan setahun sekali.

3.5 Laporan Kewangan Sukuan

Laporan yang mengandungi Prestasi Belanjawan Hasil dan

Perbelanjaan serta kedudukan Aliran Tunai setiap tiga bulan

untuk kelulusan Jawatankuasa Kewangan.

3.6 PW

Pengarah Kewangan

3.7 TPW

Timbalan Pengarah Kewangan

3.8 PPW(K)

Penolong Pengarah Kewangan (Kanan)

3.9 PPW


2013


Penolong Pengarah Kewangan

3.10 PKA

Penolong Akauntan

3.11 PA

Pembantu Akauntan

3.12 PT

Pembantu Tadbir

3.13 CARTA UNIT

4.0 SUMBER KUASA

Pengarah Kewangan

(W52)

Penolong Pengarah

Kewangan (Kanan)(W44)

Penolong Pengarah

Kewangan (W41)

Penolong Akauntan

(W27)

Pembantu Akauntan

(W17) (4 Orang)

Pembantu Tadbir

(N17) (1 Orang)


2013


4.1 Sumber kuasa yang menjadi rujukan jabatan bagi pelaksanaan

manual adalah seperti berikut:

i. Akta Kerajaan Tempatan 1976 (Akta 171)

ii. Arahan Perbendaharaan

5.0 SKOP KERJA

6.1 Penyediaan Laporan Bulanan 6.2 Penyediaan Laporan Sukuan

6.3 Penyediaan Laporan Tahunan

6.0 PROSES KERJA

7.1 Penyediaan Laporan Bulanan

i. PW mengarahkan PPW(K)/PPW/PKA menyediakan

Laporan Bulanan, mengikut tempoh yang ditetapkan.

ii. PPW(K)/PPW/PKA mengarahkan PA/PT menyemak

semua lejer akaun hasil, perbelanjaan dan interim setiap

bulan, menyediakan Penyata penyesuaian dan

menyediakan Penyata Laporan Bulanan untuk disemak.

iii. PA/PT Mencetak Lejer Akaun, menyediakan Penyata

Penyesuaian dan Laporan untuk disemak dan

ditandatangani oleh PPW(K)/PPW/PKA.

iv. PPW(K)/PPW/PKA menyemak dan menandatangani

penyata tersebut.

v. PA/PT mengumpulkan semua penyata-penyata yang

disediakan untuk dibukukan.

vi. PPW/PKA menyediakan Laporan Prestasi Hasil Dan

Perbelanjaan dan Prestasi Belanjawan.


2013


vii. Membukukan semua laporan tersebut dan dikemukakan

kepada PPW(K)/PPW/PKA/PW.

7.2 Penyediaan Laporan Sukuan

i. PPW/PKA menyediakan Kertas Keja Ringkasan laporan

Prestasi Hasil Dan Perbelanjaan Dan Kedudukan Aliran

Tunai setiap tiga bulan mengikut laporan yang disediakan

oleh setiap bahagian.

ii. PPW(K) menyemak kertas kerja Laporan Sukuan

tersebut dan kemukakan kepada Pengarah Kewangan

untuk persetujuan.

iii. PW memberi persetujuan dan mengarahkan PPW/PKA

menyediakan salinan yang mencukupi kertas kerja

laporan untuk dikemukakan kepada urusetia mesyuarat.

iv. Jawatankuasa Kewangan meluluskan laporan Sukan

Prestasi Kewangan tersebut.


i. PPW(K) mengarahkan PPW/PKA menyelaraskan semua

penutupan akaun-akaun tahunan berkaitan dengan

membuat jernal pelarasan.

ii. PPW/PKA menyediakan penyata sokongan setiap akaun

beserta dengan lejer akaun untuk disemak dan diluluskan

oleh PPW(K).

iii. PPW(K) menyemak dan meluluskan penyata akaun-

akaun yang telah diselaraskan.

iv. PPW(K) menyemak baki akaun setiap akaun dengan

timbang duga.


2013


v. PPW(K) mengarahkan PPW/PKA menyediakan Penyata

Kewangan.

vi. PPW/PKA menyediakan Draf Penyata Kewangan yang

diselaraskan dari baki-baki seperti timbang duga akhir.

Penyata ini hendaklah dikemukakan kepada PPW(K)

untuk dianalisa dan di perbaiki bagi menunjukkan

kedudukan kewangan yang benar dan saksama.

vii. PPW(K) menyemak dan membuat analisa Penyata

Kewangan tersebut dan kemukakan kepada PW untuk

persetujuan.

viii. PW membuat semakan dan kelulusan.

ix. PW mengarahkan PPW/PKA menyediakan kertas kerja

membentang Laporan Penyata Kewanga Tahunan untuk

kelulusan Jawatankuasa Kewangan.

x. PPW/PKA menyediakan kertas kerja tersebut dan

kemukakan kepada PW untuk persetujuan.

xi. PW memberi persetujuan.

xii. Jawatankuasa Kewangan meluluskan kertas kerja.

xiii. PPW/PKA menyediakan Perakuan Penyata Kewangan

untuk tandatangan YDP, SU, Ahli Majlis dan PW.

xiv. PPW/PKA menyediakan 10 salinan asal dan sediakan

surat untuk menghantar penyata tersebut ke Jabatan

Audit Selangor, Pihak Berkuasa Negeri dan Juruaudit

swasta.

xv. YDP, SU, Ahli Majlis dan PW menandatangani perakuan

dan surat tersebut.

xvi. PPW/PKA menghantar Penyata Kewangan tersebut.


2013


xvii. PPW/PKA menyediakan fail-fail rujukan untuk semakan

audit.


2013


8.0 CARTA ALIR

8.1 Penyediaan Laporan Bulanan

Buat Tidak

Pembetulan

Ya

Mula Beri arahan Cetak & Sedia Semak Betul? Kumpul Penyata Sedia Laporan Bukukan Kemuka Tamat


2013


8.2 Penyediaan Laporan Sukuan

Tidak

Buat

Pembetulan

Ya

Mula

Sediakan

Semak

Betul?

Kemuka

Setuju & Arah

Buat Salinan

Lulus

Tamat


2013



Tidak

Buat

Pembetulan Ya

Mula Arah Sedia Penyata Semak Betul? Sedia Draf Semak & Analisa Semak & Lulus Sedia Kertas Kerja & Kemuka Setuju Lulus Sedia Perakuan Penyata Sedia 10 salinan Tandatangan Hantar Fail Tamat


2013


9.0 PENUTUP

Manual ini diharapkan dapat meningkatkan kestabilan kewangan Majlis

selaras dengan pembangunan yang semakin pesat seterusnya

merealisasikan visi MPK dalam membentuk sebuah bandaraya pada

tahun 2015.

10.0 LAMPIRAN

Jenis Rekod Tempoh Penyimpanan

Lokasi

1. Penyata Kewangan

7 Tahun

Bilik Fail, Jabatan Kewangan

2. Dokumen-dokumen sokongan, baucer bayaran, resit hasil dan perjanjian

7 Tahun


3. Sijil Audit

7 Tahun


4. Buku Anggaran Belanjawan Tahunan

7 Tahun

Bilik Fail,Jabatan Kewangan

5. Keputusan Minit Mesyuarat Jawatankuasa Kewangan

7 Tahun


majlis perbandaran klang - mpklang.gov.my · kerana ianya menjadi sumber panduan dan rujukan...

Documents