laporan sistem pengurusan kualiti - utm library...

LAPORAN SISTEM PENGURUSAN KUALITI

Januari – Jun 2015

BAHAGIAN AUTOMASIBANGUNAN PERPUSTAKAAN RAJA ZARITH SOFIAH

CERTIFIED TO ISO 9001:2008CERT. NO. : AR 1405

CERTIFIED TO ISO 9001:2008CERT. NO. : AR 1405

Salinan BahagianPerpustakaan UTM

Isi Kandungan

Laporan Objektif Kualiti - CapaiBil. Prosedur Nama Unit Mukasurat

1.0 Penyelenggaraan Dan Membaikpulih PerkakasanPerkomputeran– AKT(PMPP)/PSZ/63

Unit Perolehan Dan PenyelenggaraanKomputer

1

2.0 Mengurus Dan Mengendali Penyelenggaraan ICT -PSZ AKT(PMMP)/PSZ/63

Unit Sistem Aplikasi Perpustakaan 2

Lain-Lain Laporan

1.0 Laporan Log Tindakan Audit Dalam

Laporan Objektif Kualiti –Tidak Capai1.0 Mengurus Dan Mengendali Penyelenggaraan ICT -

PSZ AKT(PMMP)/PSZ/63Unit Sistem Pengurusan Perpustakaan 1

2.0 Mengurus Dan Mengendali Penyelenggaraan ICT -PSZ AKT(PMMP)/PSZ/63

Unit Server Dan Rangkaian Komputer 3

3.0 Penyelenggaraan Dan Membaikpulih PerkakasanPerkomputeran– AKT(PMPP)/PSZ/63

Unit Perolehan Dan PenyelenggaraanKomputer

4

Isi Kandungan Tajuk Lampiran No. Lampiran

Jadual 1 : Laporan Kerosakan Dimajukan Kepada Pembekal Dalam Tempoh 9 Jam Waktu BekerjaJanuari – Jun 2015

Lampiran 1

Jadual 2 : Laporan Permasalahan DMS (Problem Report) Januari – Jun 2015 (Tindakan BA)

Jadual 3 : Laporan Permasalahan DMS (Problem Report) Januari – Jun 2015 (Tindakan Pembekal)

Jadual 4 : Laporan Permasalahan DMS (Problem Report) Mengikut Modul Januari – Jun 2015

Lampiran 2

Jadual 5 : Laporan Masalah/Keperluan LMS Yang Diterima Dan Diselesaikan pada Januari – Jun 2015(Tindakan BA)

Jadual 6 : Laporan Masalah/Keperluan LMS Yang Diterima Dan Diselesaikan pada Januari – Jun 2015(Tindakan Pembekal)

Jadual 7 : Jumlah Keseluruhan aduan yang diterima dengan tempoh penyelesaian bagi Januari-Jun 2015

Lampiran 3

Jadual 8 : Bilangan masalah yang selesai/belum selesai bagi masalah rangkaian Perpustakaan UTM yang diterima pada Januari - Jun 2015.

Jadual 9 : Bilangan masalah yang selesai/belum selesai bagi masalah server Perpustakaan UTM yang diterima pada Januari-Jun 2015.

Jadual 10 : Peratusan tempoh selesai (1 hari/lebih 7 hari) oleh Bahagian Automasibagi masalah rangkaian dan server Perpustakaan UTM yang diterima Januari-Jun 2015

Jadual 11 : Peratusan tempoh selesai (1 hari/lebih 7 hari) atau belum selesai oleh vendor/CICT/PHBbagi masalah rangkaian dan server Perpustakaan UTM yang diterima Januari-Jun 2015

Lampiran 4

Isi Kandungan Tajuk Lampiran No. Lampiran

Jadual 12 : Penyelenggaraan Perkakasan Komputer Mengikut Pihak Yang Membaikpulih dari Januari -Jun 2015

Jadual 13 : Penyelenggaraan Perkakasan Komputer Yang Dikendalikan oleh Juruteknik BA Mengikut Sasaran Masa Januari - Jun 2015

Jadual 14 : Penyelenggaraan Perkakasan Komputer Yang Dikendalikan oleh CICT dan Pembekal Luar Mengikut Sasaran Masa Januari - Jun 2015

Jadual 15 : Laporan Pengurusan Proses Penghantaran Alat Dalam Tempoh 9 Jam Dari Tarikh SiapJanuari - Jun 2015

Lampiran 5

LAPORAN PENCAPAIAN OBJEKTIF KUALITI

(CAPAI)

1

LAPORAN PENCAPAIAN OBJEKTIF KUALITI JANUARI – JUN 2015

UNIT/ BAHAGIAN : PEROLEHAN DAN PENYELENGGARAAN KOMPUTER, BAHAGIAN AUTOMASI

PERPUSTAKAAN UTM : PERPUSTAKAAN RAJA ZARITH SOFIAH

Nama Prosedur : Penyelenggaraan Dan Membaikpulih Perkakasan Perkomputeran

Bil. Objektif Kualiti Pencapaian

(Nyatakan Capai/Tidak/ Pelaporan Sebahagian)

Punca Masalah (Jika Tidak Capai)

Penambahbaikan/ Pelan Tindakan Catatan

1.0

Memastikan laporan kerosakan dimajukan kepada pembekal dalam tempoh 9 jam waktu bekerja selepas semakan pertama dilakukan.

Sasaran : 100% Pencapaian : 100 % Keputusan : Capai Tempoh pelaporan kerosakan kepada pembekal

0 – 9 jam = 7 (100%) >9 jam = 0 (0%) Rujuk Lampiran 1 : Jadual 1.

2

LAPORAN PENCAPAIAN OBJEKTIF KUALITI JANUARI-JUN 2015

UNIT/ BAHAGIAN: SISTEM APLIKASI PERPUSTAKAAN, BAHAGIAN AUTOMASI

PERPUSTAKAAN UTM: PERPUSTAKAAN RAJA ZARITH SOFIAH

Nama Prosedur : Mengurus Dan Mengendali Penyenggaraan ICT




Penambahbaikan/ Pelan

Tindakan Catatan

2.0

Memastikan sistem Perpustakaan Digital Perpustakaan UTM (LMS, LSS dan DMS) dapat beroperasi dan berfungsi dengan baik dan permasalahan sistem dapat diatasi dalam masa 7 hari bekerja kecuali yang melibatkan pembekal sistem.

2.1 . Sistem Perkhidmatan Perpustakaan

(LSS)

- Tiada pencapaian 2.2. Sistem Pengurusan Dokumen (DMS)

a. Permasalahan DMS (Problem Report) –

Penyelesaian aduan mengikut tempoh (Tindakan BA)

Sasaran : 100% Pencapaian : 100% Keputusan : Capai

Tindakan BA

i. 7 hari = 4 aduan atau 100% (selesai)

ii. > 7 hari 0 aduan atau 0%

iii. Dalam perhatian/outstanding =

0 aduan atau 0%

LSS masih diperingkat pembangunan oleh pihak Vendor. Jangkaan penggunaan Sistem adalah pada Oktober 2015

3

Tindakan Pembekal

i. 7 hari = 1 aduan atau 33.3% (Selesai)

ii. > 7 hari = 1 aduan atau 33.3% (Selesai)

iii. Dalam perhatian/outstanding = 1 aduan atau 33.3%

Jumlah keseluruhan aduan yang diterima dengan tempoh penyelesaiannya adalah seperti berikut.

i. 7 hari = 5 aduan atau 71.4%

(Selesai)

ii. > 7 hari = 1 aduan atau 14.3% (Selesai)

iii. Dalam perhatian/Outstanding =

1 aduan atau 14.3%

Rujuk Lampiran 2 : Jadual 2- Jadual 4.

LAMPIRAN 1

Jadual 1: Laporan Kerosakan Dimajukan Kepada Pembekal Dalam Tempoh 9 Jam Waktu Bekerja

Januari - Jun 2015

Tempoh Masa Jan Feb Mac Apr Mei Jun Kuantiti

(unit)

Peratus

(%)

0 – 9 jam - - - 1 - 1 2 100

>9 jam - - - - - - 0 0

Jumlah - - - 1 - 1 2 100

LAMPIRAN 2

Jadual 2 : Laporan Permasalahan DMS (Problem Report) Januari-Jun 2015

Jadual 4: Laporan Permasalahan DMS (Problem Report) Mengikut Modul bagi Januari-Jun 2015

BULAN

SISTEM APLIKASI PERPUSTAKAAN

(PROBLEM REPORT) BAGI TINDAKAN BA JUMLAH

SELESAI DALAM PERHATIAN/

OUTSTANDING 7 HARI >7HARI JANUARI 2 0 0 2 FEBUARI 0 0 0 0

MAC 0 0 0 0

APRIL 0 0 0 0

MAY 0 0 0 0

JUN 2 0 0 2

JUMLAH 4 0 0 4 PERATUS (%)

100

0

0

100

MODUL OUT STANDING SELESAI JUMLAH

Valet 0 3 3 Vital 1 3 4

JUMLAH 1 6 7

Jadual 3 : Laporan Permasalahan DMS (Problem Report) Januari-Jun 2015

BULAN

SISTEM APLIKASI PERPUSTAKAAN

(PROBLEM REPORT) BAGI TINDAKAN PEMBEKAL JUMLAH



MAC 0 0 0 0

APRIL 0 0 0 0

MAY 1 1 0 2

JUN 0 0 0 0

JUMLAH 1 1 1 3 PERATUS (%)

33.3

33.3

33.3

100

LAPORAN PENCAPAIAN OBJEKTIF KUALITI

(TIDAK CAPAI)

1

LAPORAN PENCAPAIAN OBJEKTIF KUALITI JANUARI-JUN 2015

UNIT/ BAHAGIAN : SISTEM PENGURUSAN PERPUSTAKAAN, BAHAGIAN AUTOMASI

PERPUSTAKAAN UTM : PERPUSTAKAAN SULTANAH ZANARIAH

Nama Prosedur : Mengurus Dan Mengendali Penyelenggaraan ICT





1.0

Memastikan sistem Perpustakaan Digital Perpustakaan UTM (LMS, LSS dan DMS) dapat beroperasi dan berfungsi dengan baik dan permasalahan sistem dapat diatasi dalam masa 7 hari bekerja kecuali yang melibatkan pembekal sistem

1.1 Sistem Pengurusan Perpustakaan (LMS)

Permasalahan LMS – Penyelesaian aduan mengikut tempoh (Tindakan BA) Laporan masalah/ keperluan : 32 aduan (100%)

Sasaran : 100% Pencapaian : 84.4 % Keputusan : Tidak Capai

Tindakan BA

i. 7 hari=27 aduan 84.4% ii. >7 hari=3 aduan 9.4% iii. Dalam perhatian/ Outstanding=2 aduan

atau 6.3%

1.1.1 Keperluan teknikal yang memerlukan perbincangan berterusan dengan modul owner

2





Tindakan Pembekal

i. 7 hari= 6 aduan atau 60.0% (Selesai) ii. >7 hari= 1 aduan atau 10.0% (Selesai) iii. Dalam perhatian/ Outstanding = 3

aduan atau 30.0%

Jumlah keseluruhan aduan yang diterima dengan tempoh penyelesaian adalah seperti berikut.

i. 7 hari = 33 aduan atau 78.6% (Selesai)

ii. >7 hari = 4 aduan atau 9.5% (Selesai) iii. Dalam perhatian/ Outstanding =

5 aduan atau 12.0%

Rujuk Lampiran 3 : Jadual 5 - Jadual 7.

3


UNIT/ BAHAGIAN : SERVER DAN RANGKAIAN KOMPUTER, BAHAGIAN PEMBANGUNAN AUTOMASI

PERPUSTAKAAN UTM : PERPUSTAKAAN SULTANAH ZANARIAH Nama Prosedur : Mengurus Dan Mengendali Penyenggaraan ICT PSZ





2.0

Memastikan sistem rangkaian dan server Perpustakaan UTM dapat beroperasi dan berfungsi dengan baik dan efisyen dengan memastikan setiap masalah diatasi dalam masa 1 hari bagi masalah biasa dan 7 hari bekerja bagi masalah teknikal kecuali masalah yang sangat teknikal dan di luar kawalan Perpustakaan UTM.

Sasaran : 100% Pencapaian : 93 % Keputusan : Tidak Capai Tempoh penyelesaian permasalahan sistem rangkaian dan server oleh BA :

a. Selesai 1-7 hari : 14 aduan (93 %)

b. Selesai > 7 hari : 1 aduan (7 %)

Rujuk Lampiran 4 : Jadual 8 – Jadual 11.

3.1 Semakan keseluruhan network port di dalam bilik 24 Jam perlu dilakukan kerana pengguna tidak menyatakan network port secara spesifik. 3.2 Masalah akses ke pangkalan data langganan Perpustakaan UTM yang disebabkan oleh massive downloading oleh pengguna kampus. 3.3 Masalah akses ke rangkaian tanpa wayar – 4G Yes.

Pustakawan bertugas perlu memaklumkan pengguna supaya menyatakan network port secara spesifik – no port dan lokasi dalam borang aduan supaya memudahkan proses semakan. Cadangan CICT untuk perolehan peralatan kawalan pengguna ke rangkaian terpaksa ditangguhkan -kekangan peruntukan kewangan Universiti. Pihak CICT/Universiti dalam proses melaksanakan langkah penyelesaian bagi isu rangkaian tanpa wayar 4G Yes.

4


UNIT/ BAHAGIAN : PEROLEHAN DAN PENYELENGGARAAN KOMPUTER, BAHAGIAN AUTOMASI

PERPUSTAKAAN UTM : PERPUSTAKAAN RAJA ZARITH SOFIAH Nama Prosedur : Penyelenggaraan Dan Membaikpulih Perkakasan Perkomputeran





3.0

3.1 Mengurus

penyelenggaraan perkakasan perkomputeran dalam tempoh 45 jam waktu bekerja dari masa dan tarikh perkakasan komputer diterima sehingga siap dibaikpulih termasuk gantian perkakasan komputer sementara/kekal kecuali yang memerlukan alat gantian ataupun penyelenggaraan luar seperti di CICT ataupun pembekal luar.

Sasaran : 100% Pencapaian : 91% Keputusan : Tidak Capai Penerimaan laporan kerosakan komputer = 13 kes (SW=5 kes ; HW=8 kes) a. Penyelenggaraan Perkakasan Komputer

Mengikut Pihak Yang Membaikpulih dari Januari - Jun 2015

Rujuk Lampiran 5 : Jadual 12. b. Penyelenggaraan kes yang

dikendalikan oleh juruteknik BA (11 kes) mengikut sasaran masa.

0-45 jam = 10 kes (91%) 46–90 jam = 1 kes (9%) 91–135 jam = 0 (0%) >135 jam = 0 kes (0%)

Rujuk Lampiran 5 : Jadual 13. Penyelenggaraan Perkakasan yang dikendalikan oleh CICT dan Pembekal luar, rujuk Lampiran 5 : Jadual 14 Nota:pengiraan peratus mengikut sasaran masa hanya melibatkan kes yang dikendalikan oleh juruteknik BA sahaja.

4.1.1 Pada bulan Mac 2015, juruteknik terlibat dengan projek pemasangan komputer, pencetak dan pengimbas baru di PSZJB. Ini menyebabkan berlaku kelewatan pada kes kerosakan yang dihantar ke PRZS.

LAMPIRAN 3

Jadual 5 : Laporan Permasalahan LMS (Problem Report/Request) bagi Januari-Jun 2015

Jadual 7 : Jumlah keseluruhan aduan yang diterima dengan tempoh penyelesaian bagi Januari-Jun 2015

BULAN

SISTEM PENGURUSAN PERPUSTAKAAN

(PROBLEM REPORT/REQUEST) BAGI TINDAKAN BA JUMLAH



MAC 4 0 0 4

APRIL 4 0 0 4

MEI 6 2 0 8

JUN 6 0 0 6

JUMLAH 27 3 2 32

PERATUS (%) 84.4 9.4 6.3 100

BULAN SELESAI DALAM

PERHATIAN/ OUTSTANDING

JUMLAH 7 HARI >7HARI

JAN 1 0 0 1

FEBRUARI 7 2 4 13

MAC 4 0 0 4

APRIL 5 0 0 5

MEI 7 2 1 10

JUN 9 0 0 9

JUMLAH 33 4 5 42

PERATUS (%) 78.6 9.5 12.0 100

Jadual 6 : Laporan Permasalahan LMS (Problem Report/Request) bagi Januari-Jun 2015

BULAN

SISTEM PENGURUSAN PERPUSTAKAAN

(PROBLEM REPORT/REQUEST) BAGI TINDAKAN PEMBEKAL JUMLAH SELESAI DALAM

PERHATIAN/ OUTSTANDING 7 HARI >7HARI

JANUARI 0 0 0 0 FEBUARI 1 1 2 4

MAC 0 0 0 0

APRIL 1 0 0 1

MEI 1 0 1 2

JUN 3 0 0 3 JUMLAH 6 1 3 10

PERATUS (%) 60.0 10.0 30.0 100

LAMPIRAN 4

Jadual 8: Bilangan masalah yang selesai/belum selesai bagi masalah rangkaian Perpustakaan UTM yang diterima pada Januari - Jun 2015.

Diselesaikan oleh

MASALAH RANGKAIAN JUMLAH Selesai Belum selesai

1 hari 2-7 hari >7 hari BA 1 1 1 - 3 Vendor/CICT 1 - 3 1 5 JUMLAH 2 1 4 1 8

Punca Masalah Bilangan

Masalah Bulan Tempoh

penyelesaian Status Tindakan

Masalah gangguan akses ke Pangkalan Data Langganan Perpustakaan UTM – CRC Press berpunca dari massive downloading oleh pengguna kampus.

1 Jan 1 hari Selesai oleh vendor.

Masalah gangguan akses ke Pangkalan Data Langganan Perpustakaan UTM – ACS Publications berpunca dari massive downloading oleh pengguna kampus.

1 Jan Lebih 7 hari Selesai oleh vendor.

Masalah gangguan akses ke Pangkalan Data Langganan Perpustakaan UTM – IEEExplore Digital Library berpunca dari massive downloading oleh pengguna kampus.

1 Mac Lebih 7 hari Selesai oleh vendor.

Masalah gangguan akses ke Pangkalan Data Langganan Perpustakaan UTM – SPIE berpunca dari massive downloading oleh pengguna kampus.

1 April Lebih 7 hari Selesai oleh vendor.

Kerosakan network port di Bilik 24 Jam. 1 Mei Lebih 7 hari Selesai oleh BA. Kerosakan network port di Bilik Karel, Aras 4 1 Mei 1 hari Selesai oleh BA. Masalah akses ke rangkaian tanpa wayar – 4G Yes. 1 Jun - Dalam perhatian

CICT/Universiti. Kerosakan peralatan rangkaian yang menyebabkan gangguan akses rangkaian di bilik 24 Jam.

1 Jun 2-7 hari Selesai oleh BA.

JUMLAH 8

Jadual 9 : Bilangan masalah yang selesai/belum selesai bagi masalah server Perpustakaan UTM yang diterima pada Januari-Jun 2015.

Diselesaikan oleh MASALAH SERVER JUMLAH

Selesai Belum selesai 1 hari 2-7 hari >7 hari

BA 12 - - - 12 Vendor/CICT/PHB 1 - 3 - 4 JUMLAH 13 - 3 - 16

Punca Masalah Bilangan Masalah

Bulan Tempoh penyelesaian

Status Tindakan

Masalah akses Library Enterprise Portal (OPAC-LESTARI) yang berpunca dari bebanan akses yang tinggi dan saiz log akses server yang besar dalam tempoh yang singkat.

1 Jan 1 hari Selesai oleh BA. 2 Mac 1 hari Selesai oleh BA. 1 Apr 1 hari Selesai oleh BA. 3 Mei 1 hari Selesai oleh BA. 5 Jun 1 hari Selesai oleh BA.

Kerosakan hardware (MBU & RAM) server sylis

1 Apr >7 hari Selesai oleh vendor.

Kerosakan peralatan KVM monitor server 1 Mac >7 hari Selesai oleh vendor. Masalah akses ke semua server berpunca dari gangguan bekalan elektrik disebabkan kerosakan transformer UTM

1 Mac 1 hari Selesai oleh PHB.

Perpindahan server dari Bangunan PSZ ke PRZS – akses ke semua server diberhentikan

1 Apr >7 hari Selesai oleh vendor.

JUMLAH 16

Jadual 10 : Peratusan tempoh selesai (1 hari/lebih 7 hari) oleh Bahagian Automasi bagi masalah rangkaian dan server Perpustakaan UTM yang diterima Januari-Jun 2015

JENIS MASALAH SELESAI oleh BA JUMLAH 1– 7 hari >7 hari Masalah rangkaian 2 1 3 Masalah server 12 0 12 JUMLAH (%) 14 (93%) 1(7%) 15(100%)

Jadual 11 : Peratusan tempoh selesai (1 hari/lebih 7 hari) atau belum selesai oleh vendor/CICT/PHB bagi masalah rangkaian dan server Perpustakaan UTM yang diterima Januari-Jun 2015

JENIS MASALAH

SELESAI oleh vendor/CICT/PHB BELUM SELESAI JUMLAH 1– 7 hari >7 hari

Masalah rangkaian

1 3 1 5

Masalah server

1 3 0 4

JUMLAH (%) 2 (22%) 6(67%) 1(11%) 9(100%)

LAMPIRAN 5

Jadual 12: Penyelenggaraan Perkakasan Komputer Mengikut Pihak Yang Membaikpulih dari Januari - Jun 2015

Pihak yang

membaikpulih Kuantiti

penyelenggaraan Peratus (%)

BA 11 84.6

CICT 2 15.4

Pembekal Luar 0 0

Jumlah 13 100

Jadual 13: Penyelenggaraan Perkakasan Komputer Yang Dikendalikan oleh Juruteknik BA Mengikut Sasaran Masa

Januari - Jun 2015 Tempoh

penyelenggaraan Kuantiti


0 – 45 jam 10 91

46 – 90 jam 1 9

91 –135 jam 0 0

> 135 jam 0 0

Jumlah 11 100

Jadual 14: Penyelenggaraan Perkakasan Komputer Yang Dikendalikan oleh CICT dan Pembekal Luar Mengikut Sasaran Masa Januari - Jun 2015

Tempoh

penyelenggaraan Kuantiti


0 – 45 jam 0 0

46 – 90 jam 0 0

91 –135 jam 0 0

> 135 jam 2 100

Jumlah 2 100

Jadual 15: Laporan Pengurusan Proses Penghantaran Alat Dalam Tempoh 9 Jam Dari Tarikh Siap Januari - Jun 2015

Tempoh Penghantaran Jan Feb Mac Apr Mei Jun Kuantiti

(unit) Peratus

(%)

0 – 9 jam 4 1 2 - - 1 8 61.5

>9 jam - 1 1 1 2 - 5 38.5

Jumlah 4 2 3 1 2 1 13 100

LAPORAN LOG TINDAKAN AUDIT DALAM

PSZ 27.6(c)(Pin. 1/2014)

LOG TINDAKAN PEMBETULAN : Proses Kerja Harian/ Audit Dalam - _2015___

BAHAGIAN ___AUTOMASI__________

PERPUSTAKAAN__RAJA ZARITH SOFIAH____________

Bil. No. Prosedur dan Keterangan Ketidakpatuhan Punca Ketidakpatuhan Tindakan Pembetulan &

Pelan Tindakan Pembetulan Staf

Bertanggung- jawab

Tarikh jangkaan selesai

Status* Tutup/KIV

1. PMPP/PSZ/63 Penggunaan nama borang disenaraikan sebagai rekod kualiti dan bukan nama fail di mana borang yang lengkap difailkan dan digunakan untuk rujukan.

Kesilapan pengunaan borang-borang yang difailkan dalam satu fail yang sama sebagai Rekod Kualiti.

Kemaskini Rekod Kualiti-mengunakan nama fail yang terlibat sebagai Rekod Kualiti dan menambah nama sistem UTMFIN sebagai salah satu Rekod Kualiti, sepertimana pada mukasurat 3.

Haslinda binti Sabari

30 Julai 2015

Tutup – 30 Julai 2015

2. PMPP/PSZ/63 Tiada perancangan latihan khusus kepada juruteknik bagi meningkatkan kekompetenan dalam menyumbang kepada pencapaian kepada perkhidmatan.

Tiada latihan khusus yang diberikan kepada Juruteknik sejak 2012.

Pihak BA akan semak Jadual Perkhidmatan latihan staf UTM dan memilih latihan bersesuaian untuk Juruteknik mulai 2016. Perancangan latihan akan dimajukan kepada BTK sebelum/pada Januari 2016.


Januari 2016

KIV

3. PMPP/PSZ/63 Aktiviti dilaksanakan tetapi tidak didokumenkan melibatkan pelepasan produk selepas hantar serah masalah "tidak selesai"di Lampiran 1 serta proses perolehan peralatan dan pembaharuan kontrak

Carta alir di Lampiran 1 hanya menerangkan aktiviti yang dilakukan apabila masalah “selesai” dan berjaya dibaiki oleh pembekal, manakala tiada penerangan aktiviti bagi masalah yang tidak selesai dan tidak berjaya dibaiki oleh pembekal.

Carta alir telah dikemaskini dengan menerangkan aktiviti yang dilaksanakan apabila masalah tidak berjaya dibaiki oleh pembekal, yang melibatkan aktiviti pengujian alat oleh Juruteknik. Seterusnya, proses pengasingan alat untuk tujuan pelupusan, seperti mana perincian di Lampiran 1.


30 Julai 2015


Bil. No. Prosedur dan Keterangan Ketidakpatuhan Punca Ketidakpatuhan Tindakan Pembetulan &

Pelan Tindakan Pembetulan Staf

Bertanggung- jawab

Tarikh jangkaan selesai

Status* Tutup/KIV

4. PMPP/PSZ/63 Aktiviti yang dilaksanakan tidak didokumenkan dengan berkesan bagi Lampiran 3 proses outsourcing sistem pemantauan rangkaian.

Carta alir menerangkan proses kerja yang dibuat oleh Pegawai Unit Server dan Rangkaian.

Kemaskini Carta alir-pembetulan proses kerja sebenar telah dibuat melibatkan langkah pembaharuan penyelengaraan Sistem Pemantauan Rangkaian di Lampiran 3.


30 Julai 2015


5. PMPP/PSZ/63 Semakan kepada keberkesanan tindakan pembetulan yang diambil tidak dilaksanakan bagi penyelenggaraan kepada PC leasing oleh pihak pembekal.

Tiada semakan pada penyelenggaraan pencegahan (Preventice Maintenance) yang dilakukan kerana tidak melibatkan sebarang kerosakan pada alat.

Carta alir pada Lampiran 4 telah dikemaskini dengan menambah aktiviti memeriksa tindakan yang telah dilakukan oleh pembekal oleh P(UPP)/FT(BA)



6. PMMP/PSZ/63 Pemantauan kepada capaian akses Sistem Perpustakaan Digital Perpustakaan tidak dilaksanakan.

Tiada semakan berkala yang dilakukan oleh BA keatas Sistem Perpustakaan Digital Perpustakaan UTM kerana tindakan akan dibuat setelah mendapat makluman masalah daripada staf perpustakaan.

Semak capaian akses Sistem Perpustakaan Digital Perpustakaan UTM utama (LMS, DMS, LSS) akan dilakukan empat (4) kali tempoh 8.00-10.00 pagi, 11.00 pagi-1.00 tengahari, 2.00-3.00 petang dan 3.00-5.00 petang setiap hari mengikut waktu bekerja rasmi mulai Ogos 2015.

Norhafisah binti Zakaria


7. PMMP/PSZ/63 Penambahabaikan berterusan kepada analisa data bagi Sistem pengurusan Bahagian Automasi.

Laporan analisa data hanya dimaklumkan kepada pegawai bertanggungjawab sahaja.

Mulai Ogos 2015 segala pelaporan analisa data akan dimaklumkan kepada pegawai bertanggungjawab dan semua pustakawan supaya analisa data ini dapat dikongsi dengan semua. Perkongsian maklumat analisa data akan dibuat dari masa ke semasa dan mengikut keperluan.

Norhafisah binti Zakaria


laporan sistem pengurusan kualiti - utm library...

Documents