PENGENALAN

Sistem Penasihatan Akademik adalah hubungan kerjasama antara pelajar dan penasihat akademik

bertujuan untuk membantu pelajar dari aspek pembangunan pendidikan dan pengesahan program.

Pembangunan Pendidikan dari aspek akademik dan sahsiah pelajar adalah faktor strategic bagi

meningkatkan daya saing dan keyakinan diri pelajar. Sistem Penasihatan Akademik Politeknik Port

Dickson berusaha melaksanakan tanggungjawab ini dengan sebaiknya berpandukan garispanduan yang

telah ditetapkan dan diselaraskan dengan situasi semasa di institusi.

PERANCANGAN AKTIVITI SESI JUN 2016

PELAKSANAAN AKTIVITI SESI JUN 2016

Sesi Jun 2016 merupakan permulaan sistem SPAk digunapakai secara menyeluruh dan aktiviti-aktiviti

yang dirancang adalah melibatkan kerjasama erat daripada semua jabatan induk. Walaubagaimanapun

pada fasa pertama ini pendekatan yang diberikan lebih kepada pendedahan dalam program ilmu bagi

memantapkan dalaman diri pelajar. Pemantauan pelajar secara praktiknya adalah dibawah selian

penasihat akademik masing-masing.

Bil AKTIVITI T. JAWAB STATUS DAN

TARIKH

PELAKSANAAN

ISU PELAKSANAAN

1

TAKLIMAT SPAk dan

MinD untuk Penasihat Akademik

Semester 1

PENYELARAS PROGRAM: TEAM SPAk POLIPPD

PENCERAMAH: 1.Pn Maya Sofa Ismail Penyelaras SPAk POLIPD 2.En. Jamaludin Suhaimi Ketua UNIT PPsi

Sasaran: Penasihat Akademik Semester 1 Tarikh: 26 Mei 2016 Masa: 8.00 – 12.00 tgh. Tempat: Dewan Kuliah 5

Tajuk perbincangan: Sesi 1: Pengenalan Sistem SPAk Sesi 2: Pengenalan penggunaan Modul MinD

Objektif 1.Menerangkan kepada penasihat akademik sistem SPAk versi baru dan penggunaan iPAd. 2. Memantapkan ilmu insani dalam diri Penasihat Akademik melalui Modul MinD.

Masalah Kehadiran peserta kurang memberangsangkan berikutan pelbagai program yang lain turut dibuat pada masa yang sama. Kehadiran hanya 75% on - off

Analisis Post Mortem

1.Program telah berjaya dilaksanakan atas kerjasama semua pihak yang terlibat. 2.Ketidakhadiran peserta menyebabkan versi baru ini tidak dapat difahami dengan baik dan diaplikasikan dengan sewajarnya oleh setiap penasihat akademik.

CQI

1.Promosi perlu terus dijalankan menerusi taklimat di jabatan-jabatan melalui Penyelaras Akademik Jabatan. 2.Ketua-ketua jabatan perlu memaklumkan perkara ini kepada staf mereka agar penasihat akademik faham mengenai tugas mereka. 3. Bagi mengatasi masalah kehadiran, makluman program perlu dibuat 2 minggu lebih awal dan surat tunjuk sebab perlu disertakan sekiranya tidak hadir.

2

PERTEMUAN PENASIHAT

AKADEMIK bersama PELAJAR 1

SEMUA PENASIHAT

AKADEMIK SEMESTER 1 – 6

Sasaran: Semua Pelajar JKA, JKE,JKM dan JP Semester 1(MSK) Tarikh: 16 Jun 2016 Masa: 2.30 – 4.00 ptg Tempat: Mengikut Jabatan Perjumpaan Mingguan – Semua semester Masa dan Tempat Mengikut jadual waktu

Tajuk perbincangan: Semester 1: Peranan PA dan pembahagian pelajar Perjumpaan Mingguan : Rujuk Takwim:

Bil AKTIVITI T. JAWAB STATUS DAN

TARIKH

PELAKSANAAN

ISU PELAKSANAAN

Objektif

1.Membantu dan memantau perkembangan akademik dan sahsiah pelajar. 2. Memaklum salauran yang betul bagi menangani masalah pelajar yang kritikal.

Masalah

Perjumpaan Mingguan: 1.Perjumpaan tidak dilakukan pada waktu yang ditetapkan oleh kebanyakkan penasihat akademik kerana sebab-seba tertentu. 2.Pelajar juga tidak memberi kerjasama ketika perjumpaan.

Analisis Post Mortem

1. Penasihat akademik membuat perjumpaan tanpa rekod. 2. Pelajar yang tidak hadir tidak direkodkan . Respon kepada masalah pelajar juga lambat diselesaikan. 3. Pelajar gagal bertemu pensyarah.

CQI

1.Penasihat akademik yang tidak membuat perjumpaan perlulah membuat penyataan tunjuk sebab kepada ketua Jabatan 2.Pelajar perlu dimaklumkan keperluan sebenar perjumpaan tersebut. 3.Pelajar yang bermasalah perlu hadir pada perjumpaan. 4. Pemantauan perjumpaan penasihat akademik

3

Minggu Program

Penasihat Akademik

Objektif

1.Pelajar yang cemerlang perlu diberi motivasi dan sokongan supaya terus mengekalkan kecemerlangan di samping mengukuhkan keperibadian mereka. 2. Pelajar perlu berfikiran kreatif bagi meningkatkan kesedaran dalam aspek kehidupan dan pembelajaran agar lebih bersedia dan berdaya saing selepas bergraduat nanti.

Masalah

1. Disebabkan bilangan pelajar yang ramai, mereka perlu duduk bersila di lantai dewan sahaja. Segelintir pelajar telah keluar awal kerana tidak selesa dengan suasana yang perlu duduk berhimpit. 2.Kebersihan tidak mendapt kerjasama sepenuhnya daripada pelajar. 3.Pensyarah tetap meneruskan kelas walaupun surat perlepasan telah diberi, hal ini menyebabkan hasrat spak tidak tercapai secara menyeluruh. 4. Pelajar lewat dapat info program daripada penasihat akademik.

Bil AKTIVITI T. JAWAB STATUS DAN

TARIKH

PELAKSANAAN

ISU PELAKSANAAN

Analisis Post

Mortem

Lampiran dibawah menunjukkan peratusan pelajar yang hadir mengikut bengkel semasa

Minggu Program penasihatan Akademik yang diadakan selama 4 hari.

Bengkel 1:

Bengkel 2

Bengkel 3.

Bil AKTIVITI T. JAWAB STATUS DAN

TARIKH

PELAKSANAAN

ISU PELAKSANAAN

Bengkel 4

Secara umumnya, Program Penasihatan Akademik Jabatan Induk bersama Sistem Penasihatan

Akademik Politeknik Port Dickson ini berjalan dengan lancar dan mendapat sambutan baik

daripada semua pelajar. Semoga ilmu yang diperolehi menjadi satu dorongan dalam mengekal

dan meningkatkan kecemerlangan akademik di masa akan datang.

1. Kawalan terhadap pelajar sepanjang 4 hari program berlangsung mendapat kerjasama

sepenuh daripada Pasukan SPAk Polipd.

2. Tiada penyediaan kerusi menyebabkan pelajar resah dan tidak selesa.

3. Sedikit gangguan teknikal pada awal program.

CQI

1. Kebaikan program tersebut perlu diwar-warkan terlebih dahulu kepada pelajar bagi menarik

perhatian mereka mengikuti program ini sehingga habis.

2. Penyediaan tong sampah yang kecil di tepi setiap pintu dewan bagi memudahkan penjagaan

kebersihan.

2.Wujudkan sistem ‘mobile-info’ daripada pihak Politeknik, supaya semua program atau

informasi terkini, akan di’sms’kan atau di’Whatapps’kan terus ke telefon setiap pelajar dan

pensyarah.

3.Perlu menyediakan penceramah yang ada ‘sense of humor bagi mengelakkan kebosanan

pelajar.

4. Memastikan persiapan dewan dan teknikal pada tahap yang terbaik.

4

PEMANTAUAN PA MENGIKUT KELAS

SEMUA PENASIHAT

AKADEMIK SEMESTER 1 – 6

Sasaran: Semua Penasihat Akademik JKA, JKE,JKM dan JP Semester 1-6 Perjumpaan Mingguan – Masa dan Tempat Mengikut jadual waktu

Tajuk perbincangan: Perjumpaan Mingguan : Rujuk Takwim:

Objektif 1. Memantau perkembangan akademik dan sahsiah pelajar. 2. Memaklum saluran yang betul bagi menangani masalah pelajar yang kritikal. 3. Memberi informasi yang terkini di Politeknik.

Bil AKTIVITI T. JAWAB STATUS DAN

TARIKH

PELAKSANAAN

ISU PELAKSANAAN

Masalah

Perjumpaan Mingguan: 1.Perjumpaan tidak dilakukan dan direkodkan. 2.Pelajar juga tidak memberi kerjasama ketika perjumpaan.

1. Kesemua masalah diatas telah dapat diselesaikan diperingkat PA. Namun data yang sebenar

tidak dapat diperolehi kerana hanya terdapat segelintir penasihat akademik tidak mengisi

jadual perjumpaan PA dari setiap jabatan.

2. Masalah pelajar yang sebenar dari segi kehadiran, prestasi akademik, disiplin dan masalah

keluarga telah dapat diselesaikan pada peringkat awal.

3. Penggunaan iPAd tidak berjalan dengan baik dan penasihat akademik juga tidak membuat

catatan bercetak dalam fail PA

CQI

1. Ketua Jabatan perlu memantau prestasi penasihat akademik masing-masing. 2. Penasihat akademik perlu didedahkan tentang kepentingan keperluan perjumpaan PA dir rekod melalui sesi Taklimat Jabatan. 3. Promosi perlu dilakukan dari masa ke semasa. 4. Keperluan iPAd adalah kemudahan Penasihat Akademik untuk membuat laporan yang cepat dan pantas. 5. Tatacara iPAd perlu ditunjukkan bagi memudahkan semua Penasihat Akademik.

Bil AKTIVITI T. JAWAB STATUS DAN

TARIKH

PELAKSANAAN

ISU PELAKSANAAN

5

PENILAIAN KEBERKESANAN

SISTEM PENASIHATAN

AKADEMIK

SEMUA PENASIHAT

AKADEMIK SEMESTER 1 – 6

Sasaran: Semua Pelajar JKA, JKE,JKM dan JP Tarikh: 12/9 – 22/10 2016 Tempat: SPMP - IpaD

Tajuk perbincangan:

Menilai Kefahaman pelajar berkenaan SPAk

Objektif

1.Memberi platform kepada pelajar memberi cadangan penambahbaikan sistem SPAk. 2. Membantu pengurusan akademik memantapkan peranan mereka terhadap pelajar dan organisasi.

Masalah 1.Pelajar tidak membuat penilaian walaupun telah dimaklumkan oleh Penasihat Akademik. 2.Sistem iPAd tidak berfunsi dengan baik menyebabkan ianya tergendala beberapa kali.

Analisis Post Mortem

Status pelajar yang menjawab borang penilaian keberkesanan SPAk

Peratus keseluruhan pelajar yang membuat penilaian ialah 76% sahaja.

Bil AKTIVITI T. JAWAB STATUS DAN

TARIKH

PELAKSANAAN

ISU PELAKSANAAN

Analisa soalan dan skor min untuk setiap jabatan

Dilampirkan keputusan analisis pelajar Politeknik Port Dickson yg telah membuat penilaian dan memberi skor bagi setiap jawapan mengikut soalan.

1.

Daripada dapatan soalan di atas, pelajar lebih suka berbincang dengan penasihat akademik secara bersemuka berbanding melalui telefon mahupun media sosial. Rumusannya di sini perjumpaan PA sangat penting untuk dilaksanakan. 2.

1.Melalui dapatan diatas, dapatlah diringkaskan bahawa, JKE telah berjaya melaksanakan sistem SPAk dengan baik dan dapat diterima baik oleh pelajar dengar skor 4.02. Ini dikuti dengan JKM 3.73, manakala JP 3.63 dan JKA 3.60 . .

Bil AKTIVITI T. JAWAB STATUS DAN

TARIKH

PELAKSANAAN

ISU PELAKSANAAN

3.

Min tertinggi dan terendah boleh diperolehi daripada analisis sebagai panduan jabatan untuk

memperbaiki sistem penasihatan akademik masing-masing.

1. Semua jabatan memberi skor Min tertinggi bagi soalan no 1. iaitu :

1. Saya sangat memerlukan PA sepanjang pengajian saya di politeknik

2. Soalan-soalan yang memberi skor Min terendah ialah:

2. PA memperuntukan waktu untuk temujanji bersama saya 8. Saya selesa untuk menceritakan masalah berkaitan akademik dan peribadi kepada PA 10. SPAk membantu saya dalam mematuhi peraturan politeknik 14. Prestasi akademik saya semakin baik stelah mendapatkan nasihat dan bimbingan dari PA

CQI

1.Pelajar perlu diarahkan untuk membuat penilaian seawal minggu ke 14. 2. Penasihat akademik perlu memastikan semua pelajar membuat penilaian sebelum peperiksaan akhir bermula. 3.Ketua Jabatan perlu memantau perjumpaan PA 4.Penyelaras PA perlu memberi penerangan dalam setiap mesyuarat Jabatan. 5. Ketua Jabatan harus memberi maklumbalas mengenai dapatan analisis kepada jabatan dan membuat tindakan susulan bagi mengatasi masalah bagi skor min yang rendah

5

EXTRA AKTIVITI

Kerjasama TEAM SPAK dan UNIT Psikologi

1.UJIAN PSIKOMETRIK

Sasaran: PELAJAR SEM 1 MINGGU KE 4 (1/7/16) Masa: 2.30 – 4.00 ptg

Tajuk perbincangan: Menentukan minat dan kebolehan pelajar dalam kursus yang di ambil.

Bil AKTIVITI T. JAWAB STATUS DAN

TARIKH

PELAKSANAAN

ISU PELAKSANAAN

UNTUK SEM 1 OLEH PEG. PPSI

Tempat: Dewan Wawasan

Kerjasama TEAM SPAK dan Penceramah Luar

2.Taklimat Kerjaya dan Ujian Personaliti

UNTUK SEM 6 OLEH:Advisory

Procurement

Professional - Malaysia

Airlines Berhad

Sasaran: PELAJAR SEM 6 MINGGU KE 14 (30/9/16) Semua Pelajar JKA, JKE,JKM dan JP Masa: 2.30 – 4.00 ptg Tempat: Dewan Kuliah 5

Menentukan minat dan kebolehan pelajar untuk memilih kerjaya yang sesuai.

Objektif

1. Menyediakan ujian Psikometrik bagi mengenali potensi diri pelajar 2. Menyediakan ujian Personaliti bagi memastikan pelajar memilih kerjaya yang sesuai.

Masalah 1.Menyedia ruang waktu yang sesuai untuk semua pelajar. 2.Masa yang tidak mencukupi

Analisis Post

Mortem

1.Pelajar semester 1 memberi sambutan yang sangat baik dan ujian ini dapat dijalankan dengan jayanya. 2.Pelajar semester 6 kurang memberi sambutan kerana kebanyakan mereka terlibat dengan projek dan aktiviti Pnp.

CQI

1.Membuat perancangan awal terutama bila melibatkan pihak luar. 2.Memperuntukkan masa yang mencukupi.

Secara keseluruhannya , Keberkesanan Sistem Penasihatan Akademik di Politeknik Port Dikson berada

ditahap baik. Perancangan sistem penasihatan akademik berjaya dilaksanakan dengan kerjasama yang

erat daripada semua pihak. Adalah diharapkan sokongan padu terus diberikan bagi memberi impak

yang positif terhadap perkembangan pendidikan pelajar. Pihak pengurusan perlu memainkan peranan

yang jitu bagi memastikan setiap pensyarah maklum akan pentingnya peranan PA dalam pembangunan

akademik dan sahsiah pelajar. Pendapat pelajar melalui analisis penilaian perlulah diambil berat bagi

mempertingkatkan prestasi penasihat akademik di samping sentiasa membantu pelajar dari masa ke

semasa.

Disediakan Oleh

Maya Maya Sofa bt Ismail

Penyelaras Penasihatan Akademik

Politeknik Port Dickson

Tarikh: 7 November 2016