KERTAS KERJA PEMBENTANGAN

PERLAKSANAAN SISTEM PENASIHATAN AKADEMIK (SPAk)

-BENGKEL PENYELARASAN SISTEM PENASIHATAN AKADEMIK-

POLITEKNIK MALAYSIA

OLEH:

PN MAYA SOFA BINTI ISMAIL

PENYELARAS PENASIHATAN AKADEMIK

POLITEKNIK PORT DICKSON

TUJUAN Perlaksanaan Sistem Penasihatan Akademik(SPAk) ini adalah bertujuan untuk membantu Politeknik

melaksanakan Program Penasihatan Akademik dengan lebih terancang dan sistematik. Ianya

menerangkan konsep dan cara pelaksanaan SPAk di Politeknik supaya lebih berketrampilan,

berwawasan dan mempunyai hala tuju yang jelas dalam pembangunan akademik dan diri pelajar.

LATAR BELAKANG

Sistem Penasihatan Akademik ( SPAk ) adalah cukup penting dalam membantu keyakinan diri,

pembangunan sahsiah dan akademik pelajar. Tidak dapat dinafikan peranan dan tanggungjawab

SPAk memberi impak kepada kemajuan dan pencapaian pelajar. SPAk memberi penekanan

penasihatan mengenai pembelajaran dan pencapaian akademik ke arah kecemerlangan pelajar.

Penasihat Akademik menjadi medium untuk membantu kecemerlangan pendidikan. Pengurusan

SPAk yang cemerlang akan menjana pelajar cemerlang dan berketrampilan.

Sekiranya SPAk dijalankan dengan sebaik mungkin, secara tidak langsung akan membentuk nilai diri

pelajar menjadi insan yang seimbang dari segi jasmani, emosi, rohani dan intelek sejajar dengan

Falsafah pendidikan Negara. Secara tidak langsung dapat meningkatkan kesedaran dalam aspek

kehidupan dan pembelajaran kepada semua pelajar agar lebih bersedia dan berdaya saing selepas

bergraduat nanti. SPAk meletakkan MinD sebagai asas pembentukan minda dan sahsiah diri bagi

membantu pelajar membina matlamat dalam kehidupan, akademik dan kerjaya. Tumpuan kepada

aspek pertemuan PA yang sebelum ini tidak bergerak dengan baik dapat di atasi. Penyelesaian

masalah PA tidak dapat mengendali sesi pertemuan bersama dengan pelajar boleh dikurangkan

dengan adanya penekanan terhadap penggunaan Modul Inspirasi Diri yang dijadikan asas panduan

penasihatan.

Inovasi yang cuba dibawa dalam perlaksanaan SPAk ialah melaksana keseluruhan Modul MinD

melalui perancangan takwim perjumpaan mingguan dan juga program berbentuk seminar. Ini dapat

dilakukan melalui usaha-usaha promosi berterusan ke semua peringkat di Politeknik. Langkah

proaktif ini perlulah mendapat sokongan dan dokongan daripada semua warga Politeknik khususnya

bahagian pengurusan. Usaha seperti ini dapat merubah dan memperkenalkan cara kerja baru dalam

sistem penasihatan akademik yang lebih kreatif dan ke depan. Tugas penasihat akademik (PA)

akan menjadi lebih mudah dengan adanya pengisian ketika perjumpaan. Pengemaskinian data juga

akan dapat dilakukan dengan lebih cekap dan berkesan serta menghasilkan output dan outcome

yang lebih baik dengan adanya sistem iPAd. iPAd memudahkan pengemaskinian maklumat terkini

pelajar, melancarkan proses pemantauan dan penyeliaan agar lebih berkesan

OBJEKTIF SISTEM PENASIHATAN AKADEMIK Objektif SPAk adalah untuk menambahbaik dan meningkatkan kualiti kerja dengan cara:

STRATEGI PERLAKSANAAN SISTEM PENASIHATAN AKADEMIK Strategi perlaksanaan SPAk menerangkan konsep dan pendekatan serta langkah-langkah yang perlu

diambil bagi melaksanakan program SPAk di Politeknik. Ia juga menjelaskan secara terperinci

penggunaan modul MinD dan bagaimana untuk merancang program SPAk secara berpusat.

Seterusnya, panduan ini memuatkan contoh-contoh pengisian modul MinD, dan pengurusan slot

seminar SPAk. Dengan ini ia akan dapat membantu AJK induk SPAk Politeknik menjana idea-idea

baru yang kreatif dan inovatif dalam memantapkan lagi sistem penyampaian maklumat kepada

pelajar. Strategi bagi melaksanakan SPAk yang berkesan ialah:

1. Mewujudkan struktur organisasi

o Struktur organisasi mengandungi komponen-komponen berikut: i. Jawatankuasa Induk Spak

Nota: Peranan Penyelaras Penasihatan Akademik (PPAP):

Mencari dana untuk aktiviti/ latihan/ program.

Menentukan objektif dan hala tuju SPAk.

Menilai dan memantau keberkesanan Program SPAk.

Merancang aktiviti sepanjang semester.

Mengenal pasti masalah yang dihadapi.

Mempengerusi mesyuarat dengan teratur dan berkesan.

Membentuk jawatankuasa SPAk induk.

Peranan Pegawai Collaboration, Industrial Services and Employment Centre (CISEC)):

Membantu SPAk dari segi memberi latihan/kursus kepada penasihat

akademik atau pelajar apabila diperlukan.

Membantu dari segi hala tuju kerjaya pelajar selepas bergraduat.

Peranan Pegawai Psikologi (PPsi):

Membantu SPAk dari segi memberi latihan/kursus kepada penasihat

akademik atau pelajar apabila diperlukan.

Membantu pelajar bermasalah yang memerlukan sokongan emosi yang

dirujuk oleh penasihat akademik.

Peranan Pegawai Unit Teknologi Maklumat:

Membantu SPAk dari segi memberi latihan/kursus kepada penasihat

akademik atau pelajar apabila diperlukan.

Menyelenggara modul Pengurusan Penasihatan Akademik (iPAd) dalam

Sistem Pengurusan Maklumat Politeknik (SPMP).

Mempertingkatkan sistem atas talian dari semasa ke semasa mengikut

keperluan politeknik.

Peranan Penyelaras Penasihat Akademik Jabatan (PPAJ):

Membantu kelancaran aktiviti penasihatan akademik di jabatan.

Memantau dan mengemaskini data penasihatan akademik jabatan.

Mempengerusi mesyuarat dengan teratur dan berkesan.

Membentuk jawatankuasa SPAk jabatan.

ii. Jawatankuasa Spak Jabatan (Contoh)

Peranan Penasihat Akademik Jabatan (PA):

Merancang aktiviti bersama pelajar berdasarkan takwim PA.

Membantu pelajar memahami Modul MinD.

Memantau perkembangan akademik dan pembangunan diri pelajar.

Menyelia dan mengemaskini data pelajar dalam dokumentasi atau capaian

di iPAd.

2. Menyediakan takwim

o Takwim Penasihatan Akademik mengandungi komponen-komponen berikut: i. Takwim perancangan Jawatankuasa Induk Spak

Mengenalpasti Perancangan Aktiviti Semester:

Cadangan daripada ahli-ahli Jawatankuasa SPAk Induk

Cadangan daripada pihak pengurusan

Cadangan atau maklum balas daripada pelajar

Sumber-sumber lain yang bersesuaian

ii. Takwim perancangan Penasihat Akademik

Mengenalpasti Perancangan Aktiviti Semester:

Mengenal pasti segala aktiviti yang perlu dilaksanakan

Menganggarkan tempoh masa bagi setiap aktiviti.

Mengenal pasti peringkat-peringkat penting bagi mencapai matlamat.

Merancang aktiviti berpandukan modul MinD dan keperluan Politeknik.

3. Menyediakan kursus kepada Penasihat Akademik (PA)

Mengenalpasti kursus yang bersesuaian dengan SPAk:

i. Kursus Ujian Psikometrik

ii. Kursus Penasihatan Akademik

iii. Kursus Modul MinD

iv. Kursus pengisian Modul MinD

v. Kursus Tatacara iPAd

4. Memastikan perjumpaan PA dilaksanakan:

Perjumpaan PA perlu dilaksanakan:

Sekurang-kurangnya 1 jam seminggu/mengikut keperluan.

Pengisian perjumpaan mengikut takwim PA selain daripada isu

semasa pelajar.

Contoh pengisian Modul MinD

5. Merancang Program PA untuk pelajar:

Merancang Program PA untuk pelajar:

Membentuk jawatankuasa program

Merancang pengisian program

Memilih penceramah

Rasional perlaksanaan program SPAk:

Pelajar yang cemerlang perlu diberi motivasi dan sokongan supaya

terus mengekalkan kecemerlangan disamping mengukuhkan

keperibadian mereka.

Minggu Program Penasihat Akademik merupakan platform utama

bagi memperkenalkan Modul Inspirasi Diri (MinD) dan

merealisasikan penggunaannya dikalangan pelajar bagi memastikan

semua pelajar mendapat pendedahan yang menyeluruh mengenai

Modul MinD.

Contoh pengisian slot program Penasihatan Akademik

6. Memperkukuhkan sistem pemantauan dan penilaan:

Pemantauan dan penilaian perlu dilaksanakan:

Memantau sesi perjumpaan PA

Memantau dokumen PA semester/sekali

Memantau kemaskini data dalam iPAd

Menilai keberkesanan SPAk dari persepsi pelajar

Laporan pemantauan M8 dan M14

Laporan aktiviti penasihatan di jabatan

7. Penghargaan dan Pengiktirafan:

Penilaian PA terbaik dilihat daripada aspek:

Komitment penasihatan akademik di jabatan oleh KJ

Fail PA, data iPAd dan sesi pejumpaan oleh Jawatankuasa SPAk

Penilaian SPAk oleh Pelajar

TINDAKAN DAN PENYERAGAMAN

Setiap aktiviti SPAk di Politeknik perlulah diseragamkan di antara jabatan bagi memastikan kejayaan.

Penyeragaman perlu dilakukan untuk mendapat hasil yang terbaik. Strategi perlaksanaan SPAk

dihasilkan bagi memberi kemudahan kepada para penasihat akademik untuk menambahbaik budaya

kerja mereka melalui pelbagai kaedah. Ia bukan sahaja dapat meningkatkan kualiti sesi penasihatan

malah perancangan aktiviti akan lebih tersusun.

PENUTUP

Antara faktor yang menyokong kejayaan pelaksanaan SPAk ialah:

Sokongan dan kerjasama daripada semua peringkat terutama daripada pihak pengurusan

atasan dalam setiap aktiviti SPAk.

Sikap yang positif, kesungguhan dan komitmen daripada semua Penasihat Akademik.

Berani menerima perubahan,ubah budaya kerja ke arah lebih positif dan berdaya saing.

Kejayaan Sistem Penasihatan Akademik bergantung sepenuhnya kepada budaya kerja penasihat

akademik. Penasihat akademik merupakan tonggak kepada arus perubahan diri pelajar ketika

berada di Politeknik. Perubahan diri pelajar bergantung kepada kualiti penasihatan. Kualiti

penasihatan boleh digilap melalui kursus/taklimat ataupun pengalaman hidup. Penasihat Akademik

perlu berfikiran terbuka dan memandang setiap isu dari pelbagai sudut. SPAk politeknik membantu

penasihat akademik dari sudut kelancaran dan pengisian aktiviti pembangunan diri. Selain itu,

strategi perlaksanaan SPAk ini juga dapat memupuk disiplin kerja penasihat akademik, memupuk

hubungan yang lebih harmoni dengan pelajar, seterusnya membawa kepada peningkatan imej sistem

penasihatan akademik keseluruhannya.

Rujukan:

1. Manual Pengguna, Modul Pengurusan Penasihatan Akademik (iPAd), Politeknik Malaysia,

Kementerian Pendidikan Tinggi, (Edisi 2017).

2. Buku Panduan Sistem Penasihatan Akademik (SPAk), Politeknik Malaysia, Kementerian

Pendidikan Tinggi, (Edisi 2016).

Modul Inspirasi Diri (MinD), Politeknik Malaysia, Kementerian Pendidikan Tinggi, (Edisi 2016)